छोटे व्यवसाय का CRA ऑडिट किन कारणों से होता है

CRA किसी छोटे व्यवसाय या कंपनी को ऑडिट के लिए कैसे चुनती है?

CRA ऑडिट के कारणों की कोई सूची प्रकाशित नहीं करती। वह कहती है कि उसकी जोखिम-आकलन प्रणालियाँ नियम-पालन के ऊँचे जोखिम वाले रिटर्न पहचानती हैं, और फिर CRA का एक अधिकारी अलग-अलग स्रोतों की जानकारी देखकर तय करता है कि ऑडिट ज़रूरी है या नहीं (CRA: व्यावसायिक ऑडिट)। इस आकलन में रिटर्न में गलतियाँ कितनी बार दिखती हैं जैसे कारक देखे जाते हैं, और CRA किसी फ़ाइल की तुलना मिलती-जुलती फ़ाइलों से कर सकती है (CRA: ऑडिट के बारे में आपको क्या जानना चाहिए)। CRA के पृष्ठ केवल कुछ कारक बताते हैं और उनका वज़न नहीं बताते, इसलिए "कारणों" की कोई भी लंबी सूची अनुमान भर है।

व्यावसायिक ऑडिट में CRA जिन संकेतों पर आय की अप्रत्यक्ष जाँच करती है, उन्हें वह प्रकाशित करती है। वे अगले खंड में हैं। मामला तब आसान नहीं रहता जब व्यावसायिक और निजी पैसा एक ही खाते में हो, कंपनी का स्वामी वर्षांत के पार भी कंपनी का देनदार हो, बताई गई आय मिलते-जुलते व्यवसायों से कम हो, या CRA पहले ही पत्र लिख चुकी हो। किसी एक दावे का सबूत माँगने वाला पत्र आम तौर पर समीक्षा होती है, ऑडिट नहीं; दोनों का अंतर CRA की समीक्षा या ऑडिट के पत्र की मार्गदर्शिका में समझाया गया है।

पहले ये इकट्ठा करें: संबंधित सालों के सभी बैंक और कार्ड विवरण (व्यावसायिक और निजी), जमा राशि से जुड़े बिक्री रिकॉर्ड, कंपनी हो तो शेयरधारक ऋण का बही-खाता, और बहीखाते से जोड़े गए दाखिल रिटर्न।

CRA बिना बताई आय के कौन से संकेत देखती है?

CRA कहती है कि जब पाँच संकेतों में से एक या अधिक दिखें, तो वह आम तौर पर आय की अप्रत्यक्ष जाँच की पद्धति इस्तेमाल करती है (CRA: व्यावसायिक ऑडिट)। ये ऑडिट में आय की अप्रत्यक्ष जाँच के बारे में CRA के अपने शब्द हैं; CRA यह नहीं कहती कि इनसे तय होता है कि कौन सी फ़ाइलें चुनी जाएँ। अप्रत्यक्ष जाँच का मतलब है कि CRA बताई गई आय को किसी वैकल्पिक तरीके से परखती है, सिर्फ़ बहीखाते से नहीं।

सबसे आम अप्रत्यक्ष पद्धति नेट वर्थ पद्धति है। CRA कहती है कि उसे स्वामी के पारिवारिक इकाई की पूरी वित्तीय तस्वीर चाहिए, इसलिए यह पद्धति इस्तेमाल करने पर वह व्यवसाय के स्वामी के जीवनसाथी और घर के किसी भी अन्य कमाने वाले सदस्य के निजी वित्तीय रिकॉर्ड माँगेगी (CRA: व्यावसायिक ऑडिट)। जो ऑनलाइन प्लेटफ़ॉर्म CRA को बिक्री की रिपोर्ट देते हैं, उनके बारे में CRA का डिजिटल प्लेटफ़ॉर्म रिपोर्टिंग देखें।

क्या व्यावसायिक और निजी खर्च के लिए एक ही बैंक खाता इस्तेमाल करने से जोखिम बढ़ता है?

हाँ, ऑडिट शुरू होने के बाद। CRA व्यावसायिक और निजी खाते एक-दूसरे की जगह इस्तेमाल होने को ऐसा संकेत बताती है जिससे आय की अप्रत्यक्ष जाँच होती है (CRA: व्यावसायिक ऑडिट); वह यह नहीं कहती कि यह संकेत तय करता है कि कौन सी फ़ाइलें चुनी जाएँ। कानून ऐसे रिकॉर्ड माँगता है जिनके रूप और जानकारी से देय कर तय हो सके (Income Tax Act, उपधारा 230(1))। मिला-जुला खाता हर लाइन को सवाल बना देता है: यह व्यावसायिक खर्च है, स्वामी की निकासी है, या कुछ और।

एकल स्वामी या साझेदार के लिए निजी भुगतान स्वामी की निकासी हैं, खर्च नहीं। कंपनी के लिए, कंपनी जो निजी खर्च चुकाती है वह स्वामी के लिए कर योग्य लाभ (उपधारा 15(1)) या ऐसा ऋण बन सकता है जो स्वामी कंपनी का देनदार है; ऑडिट में मिले शेयरधारक लाभ देखें। जहाँ खाते पहले से मिले हुए हैं, वहाँ हर निजी भुगतान को उसके सबूत के साथ एक कार्य-प्रति में सूचीबद्ध करें, और बैंक विवरण वैसे ही रखें जैसे बैंक ने जारी किए। कंपनी के लिए, शेयरधारक ऋण की प्रविष्टि के साथ चुकाने की वास्तविक बाध्यता का सबूत चाहिए; इसके बिना भुगतान कर योग्य लाभ माना जा सकता है, और केवल लेखा प्रविष्टि से यह तय नहीं होता (CRA का शेयरधारक ऋण फ़ोलियो, पैराग्राफ़ 1.13–1.14)। बैंक विवरण से बहीखाता दोबारा बनाना देखें। जो व्यावसायिक खर्च आपने निजी तौर पर चुकाए, वे उलटी तरह दर्ज होते हैं; निजी तौर पर चुकाए गए व्यावसायिक खर्च देखें।

अगर रिकॉर्ड छाँटने पर पता चले कि पहले दाखिल रिटर्न में आय या कर छूट गया है, तो सुधार दाखिल करने से पहले स्वैच्छिक प्रकटीकरण के बारे में पढ़ें: CRA से किसी भी संपर्क से पहले, संपर्क के बाद। प्रकटीकरण स्वीकार होगा या नहीं, यह समय और अन्य शर्तों पर निर्भर करता है।

बहीखाते में गलतियों की संभावना का क्या मतलब है, और साफ़ बहीखाता कैसा दिखता है?

CRA कहती है कि बहीखाता और रिकॉर्ड तब गलतियों की संभावना वाले हो सकते हैं जब ज़्यादातर लेखा एक ही व्यक्ति करता हो, या व्यवसाय के मुख्य काम एक व्यक्ति या संबंधित व्यक्तियों के छोटे समूह के हाथ में हों (CRA: व्यावसायिक ऑडिट)। अगर आप बहीखाता खुद रखते हैं और कोई उसकी समीक्षा नहीं करता, तो अपना बहीखाता खुद रखना या बहीखाता विशेषज्ञ रखना देखें। CRA "साफ़ बहीखाता" को परिभाषित नहीं करती। नीचे की पहली पंक्ति कानूनी ज़रूरत है और दूसरी उस पर CRA का मार्गदर्शन; बाकी व्यावहारिक कदम हैं जो ऊपर के संकेतों में मदद करते हैं।

ऊपर की संकेत तालिका में जमा राशि से जुड़ी बिक्री और दूसरा समीक्षक भी सूचीबद्ध हैं।

अगर रिकॉर्ड अपर्याप्त हों, तो मंत्री किसी व्यक्ति से वे रिकॉर्ड और बहियाँ रखने को कह सकता है जो मंत्री तय करे (उपधारा 230(3))।

क्या बड़ा शेयरधारक ऋण या बड़ा संचित लाभ कंपनी को चिह्नित करवाता है?

CRA के संकेतों की सूची में संचित लाभ (retained earnings) या शेयरधारक ऋण की शेष राशि शामिल नहीं है, और व्यावसायिक ऑडिट, ऑडिट चयन और GST/HST ऑडिट पर उसके पृष्ठ इनमें से किसी को कारण नहीं बताते। संचित लाभ वह मुनाफ़ा है जिसे कंपनी ने अपने पास रखा है।

शेयरधारक ऋण एक अलग वजह से मायने रखता है: अगर ऑडिट कंपनी के बहीखाते तक पहुँचता है, तो शेष राशि तय करती है कि कर का कोई नियम लागू होता है या नहीं। जो शेयरधारक, या उससे जुड़ा व्यक्ति, कंपनी से ऋण लेता है या उसका देनदार बन जाता है, उसकी आय में आम तौर पर वह राशि उस साल के लिए जोड़ी जाती है (उपधारा 15(2))। यह नियम उस उधारकर्ता पर लागू नहीं होता जो कनाडा में निवासी कंपनी है, या ऐसी साझेदारी पर जो केवल ऐसी कंपनियों से बनी है। अगर राशि जिस कर वर्ष में ऋण दिया गया, उस कंपनी के कर वर्ष के अंत के एक साल बाद के भीतर चुका दी जाए, और चुकाना ऋणों या अन्य लेन-देन और भुगतानों की किसी श्रृंखला का हिस्सा न हो, तो वह आय में नहीं जोड़ी जाती (उपधारा 15(2.6))। अन्य अपवाद उपधाराओं 15(2.2) से 15(2.5) में हैं।

जो शेष राशि कई वर्षांत से बढ़ती आई है, उसके लिए तारीख़ वाला बही-खाता चाहिए जो दिखाए कि क्या लिया गया, क्या चुकाया गया और कैसे। बही-खाते के लिए शेयरधारक ऋण खाता और नियम के लिए शेयरधारक ऋण देखें।

क्या GST/HST रिटर्न ऑडिट के लिए अलग से चुने जा सकते हैं?

हाँ। CRA कहती है कि GST/HST रिटर्न ऑडिट या जाँच के लिए जोखिम-आकलन और बेतरतीब फ़ाइल चयन, दोनों के आधार पर चुने जाते हैं, और ये ऑडिट फ़ाइलिंग की गलतियों और चूकों पर केंद्रित होते हैं (CRA: GST/HST ऑडिट और जाँच)। उसी पृष्ठ के अनुसार रिफ़ंड के अनुरोध भुगतान से पहले जाँचे जाते हैं और कुछ की और गहरी जाँच होती है। CRA के उस पृष्ठ पर 22 जून 2017 की तारीख़ दिखती है।

बेतरतीब चयन का मतलब है कि GST/HST रिटर्न बिना किसी जोखिम संकेत के भी चुना जा सकता है, इसलिए GST/HST रिटर्न उन्हीं बिक्री और खरीद रिकॉर्ड से जुड़ा होना चाहिए जिनसे आयकर रिटर्न बना है। GST/HST के पत्र के लिए GST/HST समीक्षा और ऑडिट देखें।

ऑडिटर पहले क्या माँगेगा, और किसके रिकॉर्ड दायरे में आते हैं?

CRA कहती है कि ऑडिटर आम तौर पर आपसे मिलने से पहले आपके इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड माँगेगा (CRA: व्यावसायिक ऑडिट)। ऑडिटर ईमेल से फ़ाइलें नहीं ले सकते; दस्तावेज़ सुरक्षित ऑनलाइन सेवा से, डाक से या CRA के कार्यालय में दिए जाते हैं।

दायरे में आने वाले रिकॉर्ड व्यवसाय से आगे तक जाते हैं (CRA कर सुझाव; CRA: व्यावसायिक ऑडिट):

CRA संबंधित संस्थाओं को एक आर्थिक इकाई के रूप में समूहित कर सकती है और एक से अधिक सदस्य का ऑडिट कर सकती है। अगर ऑडिटर बदलाव प्रस्तावित करता है, तो प्रस्ताव का पत्र सहमत या असहमत होने के लिए 30 दिन देता है (RC4188)।

मुझे कौन से रिकॉर्ड, किस रूप में और कितने समय तक रखने चाहिए?

ज़्यादातर रिकॉर्ड और लेखा बहियाँ, सहायक वाउचरों के साथ, उस आख़िरी कर वर्ष के अंत से छह साल तक रखें जिससे वे जुड़े हैं (उपधारा 230(4); CRA: रिकॉर्ड रखना)।

लंबी अवधि की संपत्ति और शेयरों के रिकॉर्ड, और वह अन्य इतिहास जो बाद की बिक्री या कंपनी समेटने पर असर डालता है, अनिश्चित काल तक रखने पड़ सकते हैं (CRA: रिकॉर्ड रखना)। व्यवसाय या कंपनी बंद होने, या आपत्ति या अपील दाखिल होने पर दूसरी अवधियाँ लागू होती हैं; व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें देखें। स्कैन की गई प्रतियाँ और क्लाउड स्टोरेज CRA के लिए स्कैन की गई रसीदें में हैं। रसीद में क्या दिखना चाहिए, यह CRA की रसीद संबंधी ज़रूरतें में है। CRA कितने साल पीछे तक पुनर्निर्धारण कर सकती है, यह एक अलग सीमा है; CRA कितने साल पीछे तक पुनर्निर्धारण कर सकती है देखें।

क्या साफ़ बहीखाता ऑडिट न होने की गारंटी दे सकता है?

नहीं। CRA फ़ाइलें जोखिम-आकलन से चुनती है, उन्हें मिलती-जुलती फ़ाइलों से मिला सकती है, और GST/HST के लिए बेतरतीब ढंग से भी चुनती है। वह अन्य ऑडिट या जाँचों की जानकारी भी देख सकती है (RC4188; CRA: GST/HST ऑडिट और जाँच)। बेतरतीब चयन आपके बहीखाते पर निर्भर नहीं करता, और अन्य ऑडिट की जानकारी उसके बाहर से आती है।

साफ़ बहीखाता ऑडिट के चलने का तरीका बदलता है। CRA का जोखिम-आकलन रिटर्न में गलतियों की संभावना या आवृत्ति देखता है, इसलिए सही रिटर्न इस कारक पर मदद करते हैं; CRA यह नहीं बताती कि इसका कितना वज़न है। मिलान किए गए रिकॉर्ड से आप ऑडिट के सवालों का जवाब दस्तावेज़ों से भी दे पाते हैं, हालाँकि क्या स्वीकार करना है यह CRA तय करती है। ऑडिट का मतलब यह नहीं कि रिटर्न गलत था: CRA के अनुसार वह बिना किसी समायोजन के, ज़्यादा कर के साथ पुनर्निर्धारण पर, या रिफ़ंड के साथ पुनर्निर्धारण पर खत्म होता है (RC4188)।

उदाहरण

ये उदाहरण केवल समझाने के लिए हैं; सभी राशियाँ कनाडाई डॉलर में हैं।

व्यावसायिक खाते से किराने का भुगतान

एक एकल स्वामी ठेकेदार का राजस्व C$90,000 है। पूरे साल किराने का सामान और स्वामी के घर का किराया व्यावसायिक खाते से निकलता है, कुल करीब C$24,000। एक-दूसरे की जगह इस्तेमाल होने वाले खाते एक सूचीबद्ध संकेत हैं। आम जवाब के दो हिस्से हैं: आगे के लिए अलग निजी खाता खोलें, और पहले चुकाए गए C$24,000 का निजी हिस्सा खर्च के रूप में नहीं, स्वामी की निकासी के रूप में दर्ज करें। व्यावसायिक लागतें व्यावसायिक खर्च ही रहती हैं। तारीख़ वाला निकासी रिकॉर्ड स्वामी को दिखाने देता है कि कौन सा भुगतान कौन सा था।

वह स्वामी जो कंपनी का देनदार है

दिसंबर वर्षांत वाली एक कंपनी वर्ष 1 के मार्च में अपने व्यक्तिगत शेयरधारक को C$45,000 उधार देती है। लिखित समझौता चुकाने की वास्तविक बाध्यता दिखाता है, और कोई अन्य ऋण-अपवाद लागू नहीं होता।

• वर्ष 1 के अंत में: बहीखाता शेयरधारक से देय C$45,000 दिखाता है।
• वर्ष 2 के अंत में: शेष राशि अब भी C$45,000 है। वर्ष 1 की राशि चुकाने की अवधि वर्ष 2 के 31 दिसंबर को बंद हो गई।
• वर्ष 2 के बाद: अगर उस अवधि में राशि नहीं चुकाई गई, तो C$45,000 स्वामी की वर्ष 1 की आय में जोड़े जा सकते हैं। जो भुगतान ऋणों और भुगतानों की किसी श्रृंखला का हिस्सा हो, वह गिना नहीं जाता। सबसे पहले ऋण का बही-खाता और चुकाने की तारीख़ें जाँचें।
• अगर आय में जोड़ा गया: बाद में किया गया भुगतान उसी साल कटौती योग्य है जिसमें वह किया गया, जब तक वह ऐसी किसी श्रृंखला का हिस्सा न हो (पैराग्राफ़ 20(1)(j))।

चुकाने की वास्तविक बाध्यता के बिना वही भुगतान उपधारा 15(1) के तहत वर्ष 1 की आय में शामिल शेयरधारक लाभ हो सकता है; केवल ऋण खाते की प्रविष्टि से चुकाने की अवधि नहीं बनती।

वह दुकान जो मिलती-जुलती दुकानों से कम आय बताती है

एक छोटी दुकान तीन सालों में C$150,000, C$148,000 और C$152,000 की बिक्री बताती है, और हर साल अपने क्षेत्र की मिलती-जुलती दुकानों से कम आय। यह सूचीबद्ध संकेत है। दुकान रोज़ की टिल रिपोर्ट रखती है और कुल बिक्री का मिलान जमा राशि, हाथ में बचे नकद, दर्ज किए गए नकद खर्च, कार्ड शुल्क और समय के अंतर से करती है। बिक्री तब भी दर्ज रहती है जब रकम बैंक में जमा न हुई हो। वह आपूर्तिकर्ताओं के चालान और लीज़ भी रखती है, ताकि मिलती-जुलती दुकानों से कम मार्जिन का दस्तावेज़ों वाला कारण मौजूद रहे।

आपके मामले में अलग?

• CRA पहले ही पत्र लिख चुकी है: CRA की समीक्षा या ऑडिट के पत्र की मार्गदर्शिका के कदम अपनाएँ। अगर पत्र के पीछे के रिकॉर्ड मेल नहीं खाते, या वे पहले के रिटर्न में छूटी आय दिखाते हैं, तो जवाब देने से पहले बहीखाता सहायता लें।
• व्यावसायिक और निजी पैसा मिला हुआ है, शेयरधारक ऋण की शेष राशि बढ़ गई है, या एक ही व्यक्ति पूरा बहीखाता बिना समीक्षा के रखता है: अगली फ़ाइलिंग से पहले रिकॉर्ड छाँटने ज़रूरी हैं, और छाँटने पर पिछले सालों की गलतियाँ दिख सकती हैं। शेयरधारक ऋण खाता, अपना बहीखाता खुद रखना या बहीखाता विशेषज्ञ रखना और बहीखाता सहायता देखें।
• आपकी आय आपके क्षेत्र के हिसाब से कम दिखती है, या आपका खर्च आंशिक रूप से व्यवसाय के बाहर के पैसे से चुकता है (विदेश की बचत, परिवार के उपहार, संपत्ति की बिक्री): CRA के पूछने से पहले जाँच लें कि बिक्री जमा राशि से मेल खाती है और दूसरे पैसे के कागज़ात मौजूद हैं; सिर्फ़ कुल राशि से अंतर समझाना मुश्किल होता है। बहीखाता सहायता देखें।
• बहीखाता या रिटर्न महीनों या सालों पीछे हैं: पिछड़े हुए बहीखाते को पूरा करना देखें, या अगर आपके पास केवल विवरण हैं तो बैंक विवरण से बहीखाता दोबारा बनाना देखें। अगर रिकॉर्ड इतने पीछे हैं, तो बहीखाता सहायता देखें। जिस कंपनी के रिटर्न दाखिल नहीं हुए हैं, वह दाखिल न किए गए कंपनी रिटर्न पूरे करना देखें।
• CRA ने कुछ खर्चों को निजी बताया: ऑडिट में मिले शेयरधारक लाभ देखें।
• आपके पास GST/HST या पेरोल का पत्र है: GST/HST समीक्षा और ऑडिट या पेरोल ऑडिट देखें।
• आपका व्यवसाय या कंपनी क्यूबेक या Alberta में है: CRA फिर भी संघीय आयकर चलाती है, पर क्यूबेक या Alberta का प्रांतीय कंपनी कर वह नहीं चलाती (CRA: प्रांतीय कंपनी कर), इसलिए प्रांतीय ऑडिट उस प्रांत की प्रक्रिया से चलता है। क्यूबेक में CRA व्यक्तियों का प्रांतीय आयकर नहीं चलाती (CRA: व्यक्तियों के लिए प्रांतीय और क्षेत्रीय कर), और वहाँ भौतिक रूप से स्थित व्यवसाय का GST/HST Revenu Québec चलाती है (CRA: बिज़नेस नंबर के लिए पंजीकरण)। यह पृष्ठ CRA को कवर करता है।