Regime de caixa ou competência no Canadá: o que a CRA permite

Um empresário individual no Canadá pode usar o regime de caixa na T2125?

Em geral, não. A CRA diz que agricultores, pescadores e agentes comissionados autônomos podem usar o regime de caixa ou o de competência, e que toda outra renda de autônomo deve ser informada no regime de competência. Consultoria, ofícios, comércio e vendas on-line informados na T2125 (o formulário de renda de negócio da declaração pessoal) estão nesse segundo grupo.

O regime de competência conta a receita no ano em que ela é ganha e as despesas no ano em que são incorridas. O regime de caixa conta a receita quando ela é recebida e as despesas quando são pagas, seja com cartão, e-transfer ou cheque, seja com notas e moedas. A regra da CRA depende do tipo de renda. As páginas da CRA sobre métodos contábeis para renda de negócio não fixam nenhum nível de vendas abaixo do qual o regime de caixa seja permitido.

Tem uma corporação ou uma sociedade de pessoas? A resposta é menos clara: veja abaixo a seção sobre se uma corporação ou sociedade pode escolher. A renda de aluguel segue outra regra, na última seção.

Seu caso não é simples quando:

• a escrituração foi montada a partir dos depósitos bancários, ou seu contador diz que a receita deve ser apurada pelo regime de competência, e as declarações seguiram os depósitos.
• havia faturas a receber ou contas a pagar em aberto no fim de um exercício, principalmente de valor alto.
• você mantém estoque.
• a empresa é uma corporação ou uma sociedade de pessoas.
• você tem renda de comissões e outras rendas de negócio.
• anos anteriores já foram entregues no regime de caixa.

Qualquer um desses pontos pode significar que declarações anteriores precisam ser recalculadas, e não só a próxima. Os anos já entregues, uma mudança que exige permissão da CRA e a escrituração de uma corporação são os pontos em que a revisão de um profissional faz diferença.

Reúna suas faturas de venda com a data de pagamento de cada uma, as faturas a receber e as contas a pagar em aberto em cada fim de exercício, as contagens de estoque e suas declarações anteriores.

O que significa o regime de competência para receitas, despesas e estoque?

O regime de competência conta o que você ganhou e o que você deve, e não o que passou pelo banco. A CRA diz para informar a receita no exercício fiscal em que você a ganha, não importa quando a recebe, e para deduzir as despesas no período em que são incorridas, sejam pagas nesse período ou não. “Incorrer” em geral quer dizer que você pagou ou terá de pagar a despesa.

O Income Tax Act aponta na mesma direção. A renda de negócio é o lucro do ano (seção 9). Um valor a receber (dinheiro que os clientes ainda lhe devem) por bens vendidos ou serviços prestados no ano entra na renda mesmo que só vença em ano posterior, a menos que o método adotado pelo contribuinte, e aceito para fins de imposto de renda, não exija isso (seção 12(1)(b)).

Em que ano cai uma venda de dezembro paga em janeiro está em vendas de dezembro pagas em janeiro. O dinheiro recebido antes de o trabalho ser feito está em pagamentos antecipados de clientes.

Quanto ao estoque, a CRA manda listá-lo e contá-lo no fim de cada exercício fiscal e usar o mesmo método de avaliação todo ano (T4002, capítulo 2; métodos contábeis). A avaliação e o custo das mercadorias vendidas estão em custo das mercadorias vendidas de um empresário individual.

Quem pode usar o regime de caixa no Canadá, e para qual renda?

Para a renda de autônomo, só agricultores, pescadores e agentes comissionados autônomos, e só para essa renda. Todo o resto é regime de competência.

As páginas da CRA não definem “agente comissionado autônomo”. A CRA diz que trata a renda de comissões de autônomo como parte da renda de negócio e pede que você controle quanto da sua renda de negócio veio de comissões (T4002, capítulo 2). Quem revende, comprando e vendendo mercadorias, não deve presumir que a exceção cobre essa renda. Se você acha que está no grupo das comissões, reúna os contratos ou extratos que mostram como você é pago e mantenha as comissões separadas dos honorários e das vendas de produtos.

O regime de caixa cobre só a renda de comissões. A outra renda de negócio da mesma pessoa segue o regime de competência, e a CRA manda manter um conjunto de registros separado para cada método contábil usado (T4002, capítulo 1).

Na agricultura e na pesca, o regime de caixa é uma opção prevista no Income Tax Act (seção 28). Depois que uma declaração o usa, os anos seguintes ficam nele, a menos que o Ministro aceite outro método. Se o negócio é exercido em conjunto com outras pessoas, a opção só vale se cada uma delas também tiver optado pelo regime de caixa (seção 28(2)).

Uma corporação ou sociedade de pessoas pode escolher entre regime de caixa e de competência?

Fora a agricultura e a pesca, nenhuma página da CRA dá a uma corporação a opção pelo regime de caixa, então uma corporação não deve presumir que tem essa opção. As fontes que tratam do assunto pendem para o regime de competência, e o resto é uma questão a resolver com um profissional.

Agricultura e pesca são a exceção que a lei mostra. A seção 28 permite que um contribuinte opte pelo regime de caixa em um negócio agrícola ou de pesca, e o contribuinte inclui uma corporação (seção 28; seção 248(1)).

Para uma corporação, o Income Tax Act inclui os valores a receber do ano, a menos que um método aceito não os exija (seção 12(1)(b)). A T2 parte das demonstrações financeiras da corporação. Em geral, o lucro líquido contábil não é igual ao lucro líquido para fins de imposto, e o Schedule 1 concilia os dois (guia da T2 da CRA, capítulo 3). Se a escrituração da sua corporação está no regime de caixa, as demonstrações de fim de exercício podem precisar de ajustes para faturas a receber, contas a pagar e estoque antes de a T2 ser preparada. Nenhuma página da CRA resolve se uma escrituração no regime de caixa sustenta a declaração; resolva isso com um profissional antes de entregar. O que a T2 precisa das demonstrações está em demonstrações financeiras de fim de ano de uma corporação, e a diferença entre lucro fiscal e lucro contábil está em renda tributável versus lucro contábil.

Para uma sociedade de pessoas, a CRA publica a página de métodos contábeis junto com as empresas individuais, e o Income Tax Act calcula a renda da sociedade como se ela fosse uma pessoa separada, residente no Canadá (seção 96(1)(a)). Isso aponta para a mesma regra: regime de competência, a menos que a renda seja de agricultura ou pesca (regime de caixa só se todos os sócios tiverem optado por ele) ou de comissões. O texto da página não menciona sociedades de pessoas, então isto é uma leitura das fontes que você deve confirmar para a sua sociedade.

Posso manter a escrituração no regime de caixa e pedir ao contador que converta no fim do ano?

Muitas vezes, sim, desde que a declaração siga o método correto. A CRA não fornece livros de registro nem sugere um tipo de livro (CRA). O Income Tax Act pede registros e livros contábeis em uma forma que permita apurar o imposto, incluindo um inventário anual (seção 230(1)). A declaração deve seguir o método exigido, e os livros devem permitir apurar o imposto.

Uma conversão no fim do ano em geral faz três coisas:

1. Receita: parta dos recebimentos de clientes, some os valores a receber no fim do ano e subtraia os valores a receber do início do ano, que já foram contados no ano anterior.
2. Despesas: parta dos pagamentos de custos dedutíveis do negócio, some as contas a pagar no fim do ano e subtraia as contas a pagar do início do ano, que já foram deduzidas no ano anterior.
3. Mercadorias para venda: some o estoque inicial às compras do ano e a outros custos das mercadorias, e depois subtraia o estoque final para chegar ao custo das mercadorias vendidas. Veja custo das mercadorias vendidas de um empresário individual.

Duas armadilhas. Livros montados a partir de depósitos bancários não são livros no regime de caixa: os depósitos podem incluir empréstimos e transferências, e a reconstrução está em reconstruir a escrituração a partir de extratos bancários. E uma configuração ou relatório de regime de caixa no software de contabilidade muda a forma de exibir os livros, não o método que a declaração deve usar.

O trabalho cresce com o número de faturas a receber, contas a pagar e itens em estoque. Guarde os mapas de conversão junto com a escrituração: eles mostram como cada valor da declaração foi montado. Se vale a pena manter sua própria escrituração está em fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil.

O que muda para profissionais com trabalho em andamento?

A renda de um profissional normalmente inclui o valor do trabalho em andamento no fim do exercício. A CRA define trabalho em andamento como bens ou serviços que você ainda não terminou de fornecer no fim do seu exercício fiscal.

Os honorários profissionais do ano se compõem do que você recebeu no ano, mais os valores a receber no fim do ano, mais o valor do trabalho em andamento no fim do ano pelo qual você não recebeu nada no ano, menos os valores a receber do ano anterior e o trabalho em andamento do ano anterior. Portanto, o trabalho ainda não faturado conta, mesmo que não exista fatura.

A CRA usa a palavra “profissional” e a página não lista quem é um. Se o seu trabalho conta, e que valor dar ao trabalho inacabado, são questões a resolver com um profissional antes de entregar a declaração. Reúna os registros de horas e os contratos em aberto no fim do ano.

Como passo do regime de caixa para o de competência, ou o contrário?

Do regime de caixa para o de competência é preciso permissão. A CRA diz para obter permissão do seu escritório de serviços fiscais, pedir por escrito antes do prazo de entrega da declaração de imposto de renda e explicar na carta por que você quer mudar. Para um autônomo pessoa física, o prazo de entrega geralmente é 15 de junho.

Do regime de competência para o de caixa só podem passar os que têm direito ao regime de caixa. A CRA diz para usar o regime de caixa na sua próxima declaração. Ela não cita nenhuma etapa de permissão nessa direção.

Nas duas direções, a primeira declaração no novo método deve incluir um demonstrativo com cada ajuste feito na receita e nas despesas. Os dois métodos colocam os mesmos dólares em anos diferentes, então uma mudança sem ajustes pode deixar valores sem contar ou contados duas vezes. Passar do regime de caixa para o de competência sem ajuste, por exemplo, deixaria as faturas não pagas no início do primeiro ano de competência fora da renda em todos os anos.

1. Confirme a direção e se o regime de caixa estava mesmo aberto para você.
2. Para passar do regime de caixa para o de competência, escreva ao escritório de serviços fiscais antes do vencimento da declaração e informe o motivo.
3. Na data da mudança, liste o dinheiro que lhe devem, as contas que você deve e o estoque.
4. Entregue a primeira declaração no novo método com o demonstrativo de ajustes.
5. Guarde o pedido, as listas e o demonstrativo junto com seus registros.

Se o regime de caixa nunca esteve aberto para você, um pedido de mudança não se aplica ao seu caso. A questão é se as declarações anteriores foram montadas no regime de caixa.

E se eu declarei no regime de caixa por anos?

Se o regime de caixa não estava aberto para você e uma declaração foi montada nele, essa declaração seguiu um método que as páginas da CRA não permitem para essa renda. A questão passa a ser quais anos recalcular no regime de competência, e não um pedido de permissão para mudar.

Um método errado desloca renda entre anos. Quando as faturas não pagas cresceram ano a ano, cada declaração informou menos do que o valor no regime de competência, e as faturas ainda não pagas no último fim de ano não apareceram em nenhuma declaração. Uma correção pode aumentar um ano e reduzir outro.

1. Liste os depósitos, as faturas a receber, as contas a pagar e o estoque de cada ano.
2. Recalcule cada ano no regime de competência e compare com o que foi entregue.
3. Antes de alterar qualquer declaração entregue, defina quais anos aumentam a renda e quais a reduzem, e em que ordem entregá-los.

Uma declaração de pessoa física já entregue é alterada com “Change my return” na sua conta da CRA, com o ReFILE em um software fiscal certificado ou pelo Form T1-ADJ enviado por correio (CRA). Esse caminho vale para a T1 de uma pessoa física. Este guia não cobre como alterar uma declaração T2 ou de sociedade de pessoas já entregue, e a T1 de um sócio também pode mudar. Não é emitida restituição para um pedido de ajuste feito mais de 10 anos-calendário depois do fim do ano fiscal. Incluir renda em um ano já entregue pode aumentar o imposto a pagar desse ano, e o programa de divulgação voluntária da CRA concede alívio caso a caso a quem se apresenta por conta própria.

Por quanto tempo a CRA pode refazer o lançamento de um ano entregue depende do contribuinte e de exceções; veja até quando a CRA pode refazer o lançamento. Quando a correção acrescenta renda a um ano entregue, veja renda não declarada e divulgação voluntária.

O regime de caixa ou de competência muda meu exercício fiscal ou o GST/HST?

Não. O método decide quando cada dólar conta dentro do exercício fiscal. O exercício fiscal é o ano do negócio e é uma escolha separada.

Autônomos e sociedades de pessoas com um sócio pessoa física geralmente têm de usar fim de exercício em 31 de dezembro (T4002, capítulo 1; seção 249.1). A escolha do fim de exercício está em escolher ou mudar o fim do exercício.

O GST/HST (imposto federal sobre bens e serviços do Canadá) não está ligado ao seu método de renda. O imposto sobre uma operação tributável é devido no que ocorrer primeiro: o dia em que a contraprestação é paga ou o dia em que ela vence (Excise Tax Act, seção 168(1)), então uma fatura não paga pode gerar GST/HST antes de você receber. A CRA também manda os agricultores no regime de caixa usarem o regime de competência para fins de GST/HST. Veja período de apuração do GST/HST e exercício fiscal.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares canadenses.

Um consultor emite fatura em dezembro

Um consultor empresário individual, com fim de exercício em 31 de dezembro, conclui o trabalho combinado e emite uma fatura de C$20.000 em 10 de dezembro. O cliente paga em 12 de janeiro. No regime de competência, os C$20.000 são renda do ano em que o trabalho foi feito e o valor passou a ser devido, embora o banco só mostre o recebimento no ano seguinte. Uma declaração montada a partir dos depósitos põe esse valor no ano errado.

Um vendedor comissionado e um revendedor

Um vendedor comissionado autônomo ganha C$150.000 em comissões e as informa quando recebe. O regime de caixa está aberto para essa renda. Um revendedor que compra mercadorias e as vende, com C$150.000 em vendas, não pode usá-lo: o regime de competência é a regra para essa renda, e o estoque do fim do ano é contado.

Três anos de escrituração com base nos depósitos bancários

Um responsável contábil mantém por três anos a escrituração de um empresário individual com base nos depósitos bancários. O contador converte cada ano para o regime de competência. Só a receita. O negócio começou no Ano 1, então nenhuma fatura estava em aberto no início:

A receita no regime de competência é os depósitos, mais as faturas não pagas no fim do ano, menos as faturas não pagas do ano anterior. As contas a pagar também precisam de ajustes de início e de fim. No estoque, o estoque inicial aumenta o custo das mercadorias vendidas e o estoque final o reduz. As três declarações mudam, e neste exemplo os C$15.000 ainda não pagos no fim do Ano 3 não apareceram em nenhuma das três declarações.

E no seu caso?

• Sua escrituração está no regime de caixa, seu contador diz que a receita deve seguir o regime de competência, declarações anteriores usaram as datas dos depósitos, ou você tem vários anos no regime de caixa com faturas grandes em aberto ou estoque: a conversão precisa das faturas a receber, das contas a pagar e do estoque de cada ano, e de uma decisão sobre se as declarações entregues mudam; uma correção pode aumentar a renda de um ano entregue. Veja ajuda com escrituração contábil e atualizar a escrituração atrasada.
• A CRA escreveu para você sobre sua renda ou seu método contábil: guarde a carta e defina os anos e o caminho de entrega antes de alterar qualquer declaração. Veja ajuda com escrituração contábil.
• Você tem uma corporação e mantém a escrituração no regime de caixa: o que a T2 precisa das demonstrações está em demonstrações financeiras de fim de ano de uma corporação; nenhuma página da CRA resolve se uma escrituração no regime de caixa sustenta a T2, então confirme isso antes de entregar. Veja ajuda com escrituração contábil.
• Você faz parte de uma sociedade de pessoas: o método é uma leitura das fontes que você deve confirmar para a sua sociedade, e a declaração de cada sócio é afetada. Veja ajuda com escrituração contábil e a primeira declaração de uma sociedade geral.
• Você informa rendimentos de aluguel no T776: a CRA diz que a maior parte da renda de aluguel usa o regime de competência, e o regime de caixa só é permitido com quase nenhum valor a receber e nenhuma despesa em aberto no fim do ano, e só se a renda líquida ou o prejuízo líquido de aluguel fosse quase igual no regime de competência (CRA, rendimentos de aluguel). Veja rendimentos de aluguel; um aluguel de curta duração pode ser renda de negócio, veja aluguel no Airbnb ou renda de negócio.
• Um cliente nunca pagou uma fatura que você contou como receita: veja baixar faturas de clientes não pagas.
• Você é um profissional com trabalho ainda não faturado: o trabalho inacabado conta na renda, e o valor a dar a ele é uma questão a resolver antes de entregar a declaração. Veja ajuda com escrituração contábil.
• Um ano entregue deixou renda de fora: veja renda não declarada e divulgação voluntária.
• Você também tem um negócio nos EUA: veja regime de caixa ou de competência para uma pequena empresa dos EUA.
• Você mora em Quebec: este guia trata das regras federais. Residentes de Quebec também entregam uma declaração de Quebec à Revenu Québec, que este guia não cobre.
• Você quer o quadro completo do imposto de autônomo: veja como a renda de autônomo é tributada.