Escrituração de um negócio novo no Canadá: GST/HST e exercício

O que preciso guardar desde o primeiro dia, e a CRA exige algum sistema específico?

A lei exige registros de cada transação que sustentem suas deduções de renda e despesas, mas a CRA não exige nenhum sistema específico. Ela não emite livros de registro nem sugere um conjunto de livros, e registros em computador são aceitos se forem claros e fáceis de ler (CRA: registros de negócio). O Income Tax Act pede livros e registros em uma forma que permita determinar o imposto a pagar (seção 230).

Comece com isto no primeiro dia:

• Cada fatura que você emite e cada recibo de dinheiro que você gasta, em qualquer sistema claro.
• Extratos de cada conta bancária e cartão que o negócio usa.
• As datas de registro e, para uma corporação, os documentos de constituição.
• Tudo o que foi pago antes da primeira venda, com o recibo.

O empresário individual mantém registros separados para cada negócio que opera.

Começar não é simples se você faturou ou vendeu antes de a escrituração existir, cobrou GST/HST (ou não cobrou) sem uma data de início clara, movimentou dinheiro do negócio por uma conta pessoal ou não tem certeza do fim do seu exercício. Uma corporação também precisa das próprias contas, do capital social e de uma conta de empréstimo de acionista. Para uma escrituração já atrasada, veja como atualizar a escrituração atrasada.

Empresário individual ou corporação: o que se configura de modo diferente?

O empresário individual declara a renda do negócio no Form T2125, junto com a declaração pessoal. A corporação entrega a própria declaração T2 em cada ano fiscal, mesmo que não haja imposto a pagar (CRA: guia do T2).

Fontes: CRA: datas de vencimento para pessoas físicas; CRA: guia do T2, antes de começar; CRA: guia do GIFI. A CRA administra o imposto de renda provincial de corporações em todo lugar, exceto em Alberta e Quebec (CRA: imposto provincial e territorial de corporações). Uma corporação com estabelecimento permanente em Alberta também entrega uma declaração de Alberta (AT1), a menos que seja isenta, com vencimento seis meses após o fim do exercício; o imposto de Alberta tem regras próprias para o saldo a pagar (Alberta: imposto de renda de corporações). Quebec tem a própria declaração de corporações. Para a passagem de um regime ao outro, veja a escrituração depois de constituir uma corporação a partir de uma empresa individual.

Que fim de exercício escolho, e posso escolher?

O empresário individual em geral usa 31 de dezembro. Uma corporação nova pode escolher qualquer fim de exercício, desde que o primeiro ano fiscal dela não passe de 53 semanas a partir da constituição.

• Empresário individual: uma pessoa elegível pode usar outro período fiscal, mas somente fazendo a opção no Form T1139, enviado com a declaração que inclui o primeiro dia do primeiro período fiscal do negócio, até o vencimento dessa declaração. Caso contrário, vale 31 de dezembro. O formulário passa a ser entregue todos os anos, e uma opção cancelada não pode ser feita de novo (CRA: Form T1139; Income Tax Act, seção 249.1). O primeiro período pode ter menos de doze meses, porque o negócio começou no meio do ano (CRA: T4002).
• Corporação: o ano fiscal é o período fiscal. Mudá-lo depois, em geral, exige a aprovação da CRA por carta ao escritório de serviços tributários, com uma lista curta de exceções (CRA: guia do T2, capítulo 1). Uma aquisição de controle, ou a corporação passar a ser ou deixar de ser uma CCPC, também encerra o ano fiscal antes do tempo (Income Tax Act, seção 249; veja encerramento presumido do exercício na aquisição de controle).

A escolha de uma corporação nova define o vencimento da T2, e um fim de exercício logo depois da constituição significa um primeiro ano fiscal curto. Defina isso antes da primeira declaração. Veja como escolher ou mudar o fim do exercício e regime de caixa ou de competência.

Quando preciso me registrar no GST/HST, e devo me registrar antes?

Um negócio deve se registrar quando as vendas tributáveis passam do limite de pequeno fornecedor (small supplier), de $30.000, em quatro trimestres-calendário consecutivos ou em um único trimestre-calendário. Abaixo desse limite, ele é pequeno fornecedor e o registro é voluntário, exceto que um negócio de táxi ou de transporte comercial por aplicativo deve se registrar mesmo sendo pequeno fornecedor (CRA: quando se registrar).

Passar do limite em um único trimestre encerra a condição de pequeno fornecedor na venda que o fez ultrapassar. Passar do limite apenas ao somar vários trimestres a encerra no fim do mês seguinte a esse trimestre. A contagem tem regras próprias para negócios associados, vendas fora do Canadá e exclusões: veja quando se registrar no GST/HST.

Registre-se em até 29 dias da data de vigência. Um registro voluntário normalmente vale a partir do dia do pedido, ou até 30 dias antes. Fora de Quebec, registre-se pelo serviço online da CRA; se você não tem um número de empresa (business number), recebe um junto com a conta de GST/HST (CRA: como se registrar para uma conta de GST/HST). Se o local físico do seu negócio é em Quebec, entre em contato com a Revenu Québec, que em geral administra o GST/HST lá (CRA: RC4022).

Registrar-se antes de ser obrigado tem vantagens e desvantagens. Depois de registrado, você cobra GST/HST sobre as vendas tributáveis, entrega declarações e recolhe o que cobrou, e pode pedir créditos de imposto sobre insumos, um crédito pelo GST/HST pago em custos do negócio. Um pequeno fornecedor que não se registra não cobra GST/HST (exceto em certos fornecimentos de imóveis) e não pode pedir créditos de imposto sobre insumos (CRA: RC4022). O imposto sobre serviços prestados a você antes do registro não gera crédito, mesmo que você o pague depois de se registrar. O imposto devido antes do registro sobre serviços prestados depois dele pode ser pedido, e bens de capital e estoque em mãos no registro podem se qualificar por regras à parte (CRA: créditos de imposto sobre insumos). Veja como pedir o GST/HST pago antes do registro e, para o teste de registro em si, quando se registrar no GST/HST. As corporações também precisam das contas delas na CRA: veja depois de constituir a corporação.

Como configuro o GST/HST na escrituração: alíquotas, vendas com alíquota zero e isentas, PST e QST?

A alíquota segue o local do fornecimento (place of supply), a província ou o território em que uma venda é considerada feita, que nem sempre é onde o negócio fica. O exemplo da CRA é um laptop entregue na Nova Escócia, que é fornecido na Nova Escócia. Mantenha o PST ou o QST separado do GST/HST. Regras especiais se aplicam; por isso, uma venda a um cliente em outra província precisa ser conferida (CRA: qual alíquota cobrar; CRA: alíquotas).

A Colúmbia Britânica, Manitoba e Saskatchewan também têm PST, e Quebec tem QST. Cada um é um imposto separado, que a CRA lista à parte do GST/HST e deixa a cargo da província; por isso, lance cada um em sua própria conta. Em Quebec, a Revenu Québec em geral administra o GST/HST, e um negócio localizado lá entrega as declarações a ela. Veja PST por província.

Dois tipos de venda não cobram imposto, e não são a mesma coisa. Uma venda com alíquota zero, como a de alimentos básicos, é tributável a 0%; por isso, as compras relacionadas ainda podem gerar créditos de imposto sobre insumos. Uma venda isenta não está sujeita ao GST/HST, e as compras feitas para realizar vendas isentas em geral não geram créditos (CRA: alíquotas; CRA: créditos de imposto sobre insumos).

Na escrituração, abra uma conta de GST/HST cobrado, uma conta de GST/HST pago nas compras, contas separadas de PST ou QST e um código de imposto para cada tratamento: tributável pela alíquota do local do fornecimento, com alíquota zero e isento. As etapas de cada lançamento estão em lançamento do GST/HST na escrituração.

O GST/HST que você cobra é mantido em custódia para a Coroa até você recolhê-lo (Excise Tax Act, seção 222). Se uma corporação não recolhe o imposto líquido, os administradores da época respondem solidariamente com ela quando a cobrança contra a corporação fracassa ou ela está em falência, liquidação ou dissolução. Eles podem ser cobrados em até dois anos depois que deixaram de ser administradores pela última vez, a menos que tenham tido o cuidado que uma pessoa razoavelmente prudente teria tido para evitar a falha (seção 323).

O que um recibo deve mostrar para eu pedir créditos de imposto sobre insumos, e de quanto tempo disponho?

Um recibo ou uma fatura deve trazer os dados exigidos para o seu valor, e os créditos devem ser pedidos dentro de um prazo (abaixo) (CRA: créditos de imposto sobre insumos).

O prazo habitual é de quatro anos depois do fim do período de declaração a que o crédito se refere: um crédito deve ser pedido até o vencimento da declaração do último período de declaração que termina dentro desse prazo (Excise Tax Act, seção 225). A compra deve ser para as suas atividades comerciais, e a CRA espera que você tenha provas suficientes antes de pedir o crédito. Compras pessoais não geram crédito, e alguns custos, como refeições, permitem apenas uma parte. Veja despesas sem crédito ou com crédito parcial. Se o recibo de um fornecedor não traz o número de registro ou outros dados, veja dados do recibo para créditos de imposto sobre insumos; se não há recibo, veja despesas de negócios sem recibo.

Com que frequência vou entregar a declaração de GST/HST, e quando ela vence?

A CRA atribui um período de declaração conforme os fornecimentos tributáveis anuais, e um registrado pode escolher um período mais frequente, por opção, no Form GST20 ou no serviço online da CRA (CRA: RC4022). Um novo registrado pode optar por um período que começa na data de registro, entregando a opção junto com o pedido; uma opção posterior vale a partir do primeiro dia de um exercício fiscal e, em geral, é entregue em até dois meses depois desse dia (Excise Tax Act, seção 250).

Uma declaração mensal ou trimestral e o pagamento vencem 1 mês depois do fim do período; para a maioria dos negócios, a declaração anual e o pagamento final vencem 3 meses depois do fim do exercício fiscal. Um declarante anual que é pessoa física com um negócio, tem exercício fiscal terminando em 31 de dezembro e teve renda do negócio para fins tributários nesse ano paga até 30 de abril e entrega até 15 de junho; quem não atende às três condições segue as datas anuais acima (CRA: prazos de declaração). Para alinhar o período ao exercício fiscal, veja período de declaração do GST/HST e exercício fiscal.

Que contas abro para facilitar o T2125 ou a declaração da corporação?

Abra uma conta para cada coisa que o negócio possui, deve, ganha e gasta, e dê a cada uma um nome que a leve a uma única linha da declaração. Acrescente outras somente quando um custo ou uma venda de verdade pedir uma conta própria.

• Empresário individual: a linha de cada custo está em linhas de despesas do T2125.
• Corporação: a declaração traz um balanço patrimonial no Schedule 100 e uma demonstração do resultado no Schedule 125, cada item com um código GIFI. A primeira declaração de uma corporação nova também exige o Schedule 101, o balanço de abertura. Guarde papéis de trabalho que mostrem as contas por trás de cada item informado, e não os envie com a declaração (CRA: guia do GIFI).

O guia do GIFI pressupõe que você prepare os códigos a partir das suas próprias demonstrações financeiras; por isso, os nomes das contas podem ser os seus, se cada um corresponder a um código. Veja um plano de contas que corresponde ao GIFI e como escolher um software de contabilidade.

Como mantenho o dinheiro do proprietário separado do dinheiro do negócio?

Identifique cada dólar que entra ou sai do negócio como negócio, retirada, remuneração ou empréstimo. A página da CRA sobre registros de negócio para empresários individuais não exige uma conta bancária separada, mas uma conta e um cartão separados para o negócio deixam claro que cada lançamento é de um lado ou do outro.

• Empresário individual: o negócio e o proprietário são um só contribuinte; por isso, não existe salário para você mesmo. Nenhuma dedução é permitida para despesas pessoais ou de subsistência (Income Tax Act, seção 18(1)(h)); portanto, o dinheiro que você retira é uma retirada, e não uma despesa. Veja retiradas do empresário individual.
• Corporação: em geral, um benefício que a corporação dá a um acionista entra na renda do acionista. Um empréstimo a um acionista também entra, a menos que seja pago em até um ano depois do fim do ano fiscal da corporação em que foi feito e que o pagamento não faça parte de uma série de empréstimos e pagamentos; existem outras exceções (seções 15(1), 15(2) e 15(2.6)). Acompanhe o dinheiro que entra e sai em uma conta de empréstimo de acionista. Veja a escrituração de uma CCPC nova e, se custos pessoais já foram pagos pela corporação, despesas pessoais pagas pela corporação.

O que guardo, por quanto tempo e onde?

Guarde os registros por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem, no seu local de negócio ou na sua residência no Canadá (Income Tax Act, seção 230; CRA: onde guardar os registros).

Os registros eletrônicos devem ser guardados em formato eletrônico legível durante todo o período. Registros guardados no exterior e acessados do Canadá não são tratados como guardados no Canadá, a menos que a CRA dê permissão.

Alguns registros, como os de bens de longo prazo e o livro de registro de ações, são guardados por mais tempo, e uma declaração atrasada, uma contestação, um recurso ou o encerramento da empresa mudam o prazo. Veja por quanto tempo guardar os registros do negócio para a data de início dos seis anos e essas exceções.

O que faço com custos pagos antes da primeira venda?

Guarde cada recibo e registre cada custo com a data, porque a data de início decide como ele é tratado. A CRA diz que a renda é declarada, e as despesas podem ser deduzidas, a partir do início do negócio, e que um negócio começa quando você inicia alguma atividade significativa que faz parte regular dele, como comprar mercadorias suficientes para revenda ou equipamentos para começar. Pesquisar um negócio possível não o inicia, e esses custos de pesquisa não podem ser deduzidos (CRA: T4002). Para uma corporação, um custo pago pessoalmente antes da constituição precisa de tratamento próprio, e o GST/HST sobre serviços prestados antes do registro não gera crédito (acima). Veja custos de abertura antes da primeira venda.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares canadenses.

Uma designer freelancer de Ontário começa em 15 de janeiro

As vendas dela por trimestre-calendário são C$9.000, C$12.000, C$14.000 e C$10.000, ou seja, C$45.000 no ano. Suponha que toda venda seja um fornecimento tributável a um cliente de Ontário e que ela não tenha negócios associados. O ano do T2125 dela vai de 15 de janeiro a 31 de dezembro, e a declaração vence em 15 de junho do ano seguinte. Depois do terceiro trimestre, as vendas dela nos trimestres até agora somam C$35.000, acima do limite de C$30.000, embora nenhum trimestre isolado o tenha ultrapassado. Com esses fatos, ela deixaria de ser pequena fornecedora no fim de outubro, cobraria o HST de Ontário a partir da data de vigência do registro (o mais tardar na primeira venda depois de 31 de outubro) e se registraria em até 29 dias dessa data. O teste de registro tem exceções.

Uma corporação de Alberta constituída em 10 de março

Ela escolhe 31 de dezembro. O primeiro ano fiscal dela dura 297 dias, dentro do limite de 371 dias. A T2 vence seis meses após o fim do exercício, ou seja, em 30 de junho do ano seguinte. Se ela tem estabelecimento permanente em Alberta, a AT1 tem o mesmo vencimento. O imposto federal a pagar vence dois meses após o fim do exercício. A data de três meses para certas CCPCs testa o ano fiscal anterior, que uma corporação de primeiro ano não tem; por isso, pagar até a data de dois meses afasta a dúvida (Income Tax Act, subseção 248(1)). O imposto de Alberta tem regras próprias para o saldo a pagar. Depois de registrada, ela cobraria GST de 5% sobre os fornecimentos feitos em Alberta, e Alberta não tem PST.

Uma empresária individual de Ontário compra equipamento

Ela paga C$2.260: C$2.000 mais C$260 de HST, a um registrado. Como o total passa de C$500, a fatura que sustenta o crédito deve mostrar o nome e o número de registro do fornecedor, a data, o total, o HST, o nome dela, uma breve descrição e as condições de pagamento. Se ela está registrada e comprou o equipamento para uso principalmente no negócio (mais de 50% do uso), os C$260 inteiros podem ser pedidos como crédito de imposto sobre insumos; se o uso no negócio é de 50% ou menos, nenhum valor pode (Excise Tax Act, seção 199; CRA: percentuais para bens pessoais de capital). Se ela o comprou antes de se registrar, o equipamento em mãos no registro pode se qualificar por regras à parte.

E no seu caso?

• Você começou a vender antes de a escrituração existir: se faturas saíram sem uma data clara de início do GST/HST, o dinheiro passou por uma conta pessoal ou o fim do exercício está indefinido, a posição de abertura (data de registro, fim do exercício, como codificar o que já aconteceu) depende de fatos que um profissional deve revisar. Veja como atualizar a escrituração atrasada, reconstruir a escrituração a partir dos extratos bancários e ajuda com a escrituração contábil.
• Você cobrou GST/HST antes de ter um número, ou passou do limite sem se registrar: veja GST/HST cobrado antes do registro e declarações de GST/HST não entregues, ou a ajuda com a escrituração contábil se a escrituração desses períodos não está em ordem.
• Você é uma corporação nova: o capital social, o empréstimo de acionista e a primeira T2 exigem cuidado. Veja a escrituração de uma CCPC nova e a ajuda com impostos de corporações.
• Você passou uma empresa individual para uma corporação: veja a escrituração depois de constituir uma corporação a partir de uma empresa individual.
• Você vende em mais de uma província ou em Quebec: veja operar em mais de uma província.
• Você recebe em dólares americanos ou atende clientes dos EUA: veja freelancer pago em dólares americanos e a ajuda com impostos entre países.
• Você tem um sócio no negócio: veja o primeiro ano de uma sociedade geral.