GST/HST na escrituração: contas a pagar, ITC e imposto líquido

De quais contas de GST/HST um negócio registrado precisa?

Crie contas para o imposto cobrado, o imposto pago nas compras (créditos de imposto sobre insumos, ITCs) e o imposto líquido a pagar. Elas geram os três valores que a declaração pede: o imposto cobrado ou a cobrar (linha 103), os ITCs (linha 106) e o imposto líquido (linha 109). Pelo método regular (e não pelo Quick Method), o imposto líquido é o imposto das vendas menos os ITCs, mais ou menos os ajustes (CRA: como calcular o seu GST/HST líquido; Excise Tax Act, s. 225).

A CRA diz que um registrado guarda o imposto cobrado em custódia (in trust) até enviá-lo à CRA (RC4022); por isso, a escrituração normalmente o mantém em uma conta de passivo, e não em vendas ou despesas. Se uma corporação não recolhe o imposto líquido, os administradores da época podem responder pessoalmente junto com ela, e a CRA pode lançar o imposto contra um administrador em até dois anos depois que ele deixou o conselho (Excise Tax Act, s. 323). Se ele conta como renda na declaração de imposto de renda é outra questão: veja o GST/HST cobrado é renda?.

A maioria dos programas lança nessas contas a partir de um código de imposto em cada linha. Em um lançamento manual, coloque o imposto em linha própria, nunca dentro da linha de venda ou de despesa.

A configuração é simples quando o negócio está registrado, usa o método regular e guarda os documentos. Não é simples quando a primeira declaração ainda está por vir, o imposto já está misturado às vendas ou às despesas, vários períodos foram entregues com estimativas, o valor a pagar não confere com o saldo da CRA, ou o negócio fica em Quebec, onde as declarações em geral vão para a Revenu Québec (RC4022).

Reúna antes de lançar: a confirmação do registro e a data em que ele vale, o período de declaração mostrado na sua conta da CRA (CRA: instruções da declaração), as faturas de venda, os recibos de fornecedores, os extratos do banco e do cartão, as declarações entregues e o saldo da conta na CRA.

Por que o balanço patrimonial mostra linhas de GST/HST a pagar, de transição (suspense) e de imposto líquido?

Cada linha de GST/HST no balanço patrimonial é uma etapa do valor líquido que você deve à CRA. Os nomes vêm do programa de contabilidade, e não da CRA; por isso, leia o que cada linha soma, em vez de seu rótulo.

Juntas, as linhas em aberto devem ser iguais ao imposto cobrado menos os ITCs dos períodos que você ainda não entregou. A linha a pagar deve ser igual ao imposto líquido das declarações entregues, menos os pagamentos e as parcelas; uma restituição devida fica em uma linha separada, a restituir. Um saldo de transição que sobra de um período cuja declaração foi entregue normalmente significa que a declaração nunca foi lançada. Um valor a pagar que difere do saldo da CRA exige uma conciliação: veja como conciliar o GST/HST a pagar com a CRA.

Lanço o GST/HST de uma venda quando emito a fatura ou quando o cliente paga?

Em geral, lance o GST/HST de uma venda na data da fatura ou na data do pagamento, o que vier primeiro. O imposto é devido no primeiro dia entre aquele em que o preço (a contraprestação) é pago e aquele em que ele vence (Excise Tax Act, s. 168). Em geral, o preço vence no primeiro dia entre aquele em que a fatura é emitida pela primeira vez, a data impressa nela, o dia em que ela teria sido emitida se não houvesse atraso indevido e o dia em que um acordo escrito exige o pagamento (s. 152). A regra é da lei; por isso, ela não espera o dinheiro, seja qual for o método usado na declaração de imposto de renda.

Uma venda faturada em março e paga em maio, portanto, pertence à escrituração de março e à declaração que cobre março. Um cliente que paga antes de você emitir a fatura faz o imposto ser lançado na data do pagamento. Aluguéis e taxas de licença previstos em um acordo escrito vencem na data de pagamento que ele fixa (s. 152(2)); outros casos de data estão em GST/HST sobre depósitos e faturas não pagas.

Uma venda com alíquota zero ou isenta não tem lançamento de imposto, mas ainda conta nas vendas da declaração, na linha 101 (instruções da declaração). Quais vendas se enquadram: veja isentas, com alíquota zero e fora do alcance.

Quando o total de um recibo inclui só o GST/HST, divida o total por um mais a alíquota do GST/HST para obter o preço; o resto é imposto. Se ele também traz PST ou QST, tire esse imposto primeiro; veja preços com imposto incluído e GST/HST. A alíquota depende de onde a venda é feita: veja como cobrar GST/HST, PST e QST por província.

Como lanço uma despesa para que só a parte recuperável seja um ITC?

Lance o preço na conta de despesa e o GST/HST recuperável na conta de ITC; o total vai para o banco, o cartão ou contas a pagar. O crédito pertence ao período em que o imposto se torna devido ou é pago (Excise Tax Act, s. 169).

Em geral, uma fatura emitida no período e ainda não paga no fim dele ainda gera o crédito nesse período, porque o imposto é devido no primeiro dia entre o do pagamento e o do vencimento do preço. O crédito também exige que os documentos do fornecedor estejam em mãos antes da entrega da declaração (s. 169(4); CRA: créditos de imposto sobre insumos). Um crédito não pedido no prazo é perdido; a maioria dos registrados tem quatro anos. Veja o que um recibo deve mostrar. O imposto pago antes da data do seu registro segue regras próprias: veja como pedir o GST/HST pago antes do registro.

Lançar o recibo inteiro na conta de despesa e ainda pedir o ITC deduz o imposto duas vezes. Um registrado no Quick Method não pode pedir ITCs sobre despesas operacionais (CRA); por isso, o imposto fica na despesa: veja o Quick Method na escrituração.

O que muda quando só parte do imposto é recuperável?

Lance na conta de ITC somente a parte recuperável do imposto e deixe o resto na despesa ou na conta do proprietário. O crédito acompanha a medida em que a compra foi usada em atividades comerciais, ou seja, a parte usada nas vendas tributáveis do seu negócio (Excise Tax Act, s. 169).

Níveis de uso: CRA: percentual de elegibilidade ao ITC. A parte das refeições é a regra habitual da CRA (RC4022). A CRA também permite que um registrado peça o imposto inteiro das refeições durante o ano e some de volta a parte restrita na linha 104 uma vez por ano: quem declara por mês ou por trimestre, no primeiro período de declaração do exercício fiscal seguinte; quem declara por ano, na declaração desse exercício fiscal (instruções da declaração; RC4022). Seja qual for o modo, a escrituração deve mostrar a mesma divisão da declaração.

Para o momento da soma de volta, veículos, escritórios em casa e outros custos sem crédito ou com crédito parcial, veja despesas sem ITC ou com ITC parcial; para refeições em corporações, veja refeições e entretenimento na escrituração de corporações. Como uma corporação trata o custo pessoal de um acionista é outra questão tributária: veja despesas do negócio pagas com dinheiro pessoal.

Como lanço um depósito, um pagamento de cliente, uma nota de crédito ou uma fatura baixada?

Um depósito, um pagamento de uma fatura já lançada, uma nota de crédito e uma fatura baixada têm, cada um, o seu lançamento; notas de crédito e dívidas incobráveis também ajustam a declaração.

A dedução para uma fatura paga em parte cobre apenas a parte não paga. Para as regras de momento, as condições da dívida incobrável e o prazo, veja GST/HST sobre depósitos e faturas não pagas e baixa de faturas de clientes não pagas.

Como lanço a declaração de GST/HST: o pagamento, uma restituição ou uma parcela?

Lance a declaração quando ela for entregue e, depois, lance o dinheiro quando ele se mover. O imposto líquido da declaração é a linha 109; as parcelas são deduzidas na linha 110, e um resultado negativo é uma restituição na linha 114 (instruções da declaração).

Um declarante anual cujo imposto líquido do exercício fiscal anterior foi de $3.000 ou mais pode ter de pagar parcelas trimestrais (CRA: parcelas). A declaração anual informa as parcelas na linha 110; não as lance de novo. Lançar o imposto líquido (linha 109) em GST/HST a pagar compensa o saldo devedor. Se as parcelas passam de um imposto líquido positivo, sobra um débito: passe-o para a restituir (débito em a restituir, crédito em a pagar). Os ajustes de notas de crédito e de dívidas incobráveis vão para as mesmas contas, no período em que são informados.

Se um depósito, uma parcela ou uma restituição difere do que a CRA mostra, veja como conciliar o GST/HST a pagar com a CRA. Para saber como entregar e quando vence, veja entrega do GST/HST e pedido de ITCs.

Para onde vão o PST e o QST, se eu também pago esses impostos?

O PST e o QST vão em contas próprias, e não nas de GST/HST. O imposto líquido conta apenas o imposto da parte do Excise Tax Act sobre o GST/HST (s. 225), e a linha 101 da declaração exclui o imposto provincial sobre vendas (instruções da declaração).

• PST sobre vendas: cada província com PST define as próprias regras de cobrança e recolhimento. Calcule o GST sobre o preço sem o PST (RC4022).
• PST sobre compras: um ITC recupera o GST/HST (CRA: créditos de imposto sobre insumos); por isso, o PST pago em geral faz parte do custo, a menos que as regras da província isentem a compra ou permitam recuperar o PST. Para acompanhar o GST/HST a recolher, mas não o PST, codifique a fatura de modo que só a parte do GST/HST alimente a conta de ITC; o PST fica na despesa.
• Províncias com HST: não há PST separado; o HST, inclusive a parte provincial, passa pelas contas acima.
• QST: em geral, um negócio localizado em Quebec entrega as declarações de GST/HST à Revenu Québec, nos formulários dela (RC4022). O QST tem alíquota própria, 9,975%, e regras próprias. Mantenha o QST cobrado, pago e a pagar em contas separadas.

As regras por província estão em PST e QST por província.

Como confiro se as contas de GST/HST batem com a declaração antes de entregá-la?

Compare três totais da escrituração do período com as linhas 103, 106 e 109 antes de entregar.

A linha 106 inclui ITCs não pedidos em um período anterior, se o prazo não terminou (instruções da declaração); portanto, um pedido tardio explica uma linha 106 maior do que os lançamentos do período. Gere o relatório de imposto pelas datas em que o imposto se tornou devido, inclusive pagamentos parciais recebidos antes de uma fatura, e não apenas pelas datas de pagamento.

As vendas da linha 101 raramente são iguais à demonstração do resultado: veja quando a declaração não confere com a escrituração. Depois que a declaração e o pagamento forem lançados, o valor a pagar deve conferir com o saldo da CRA.

Que registros sustentam cada lançamento, e por quanto tempo os guardo?

Guarde o documento por trás de cada lançamento, normalmente por 6 anos a partir do fim do ano a que ele se refere; a CRA pode pedir por mais tempo (CRA: registros de GST/HST que você deve guardar).

Você não envia recibos nem documentos de apoio ao entregar a declaração por meio eletrônico, mas deve guardá-los para o caso de a CRA pedi-los (CRA: registros de GST/HST que você deve guardar). Um ITC exige a prova de apoio antes da entrega da declaração (CRA: créditos de imposto sobre insumos).

Exemplo

Todos os valores estão em dólares canadenses e são ilustrativos.

Empresário individual de Ontário: uma venda e uma compra

Um empresário individual de Ontário fatura C$2.000 mais C$260 de HST (13%) e compra materiais com um recibo que mostra um total de C$565, com C$65 de HST incluído (C$565 divididos por 1,13 dão C$500). A escrituração mostra vendas de C$2.000, HST cobrado de C$260, despesa com materiais de C$500 e HST pago de C$65. O imposto líquido a pagar é C$260 menos C$65, ou seja, C$195.

Corporação de Alberta: faturado em março, pago em maio

Uma corporação de Alberta que entrega a declaração por trimestre-calendário fatura C$10.000 mais C$500 de GST em 20 de março. O cliente paga C$10.500 em 3 de maio. Os C$500 pertencem à escrituração de março e à declaração do trimestre de março, porque a data da fatura vem antes da data do pagamento. O recebimento de maio debita o banco e credita contas a receber em C$10.500, sem lançamento de imposto.

Lançamento da declaração e do pagamento

Suponha que o empresário individual entregue a declaração por trimestre. Depois da fatura e da compra dos materiais, o HST cobrado é um crédito de C$260, o HST pago é um débito de C$65 e o HST a pagar é zero. Lançar a declaração debita HST cobrado em C$260, credita HST pago em C$65 e credita HST a pagar em C$195; assim, cobrado e pago zeram. Pagar debita HST a pagar e credita o banco em C$195. Se a declaração e o pagamento forem lançados juntos, credite o banco em C$195 no lugar de a pagar.

E no seu caso?

• As contas não batem com uma declaração entregue, ou as declarações foram entregues com estimativas: em geral, a CRA pode lançar novamente uma declaração em até 4 anos depois da mais tardia entre a data de vencimento e a data de entrega, sem limite em caso de fraude ou de declaração falsa por negligência, descuido ou omissão intencional (Excise Tax Act, s. 298). Se é melhor retificar, ajustar em uma declaração posterior ou refazer a escrituração depende do período e dos valores. Comece por correção de uma declaração de GST/HST já entregue e peça ajuda com a escrituração contábil.
• O imposto já está dentro das suas vendas ou despesas: confira primeiro os documentos e os lançamentos de imposto existentes. Passe o imposto realmente cobrado nas vendas para a conta de imposto cobrado. Nas compras, passe para a conta de ITC somente o imposto recuperável; o imposto restrito fica no custo, e os valores pessoais vão para a conta pessoal. Divida os recibos mistos por suas linhas de imposto e nunca lance um crédito duas vezes. Se o período já foi entregue, a correção pode mudar a declaração: veja correção de uma declaração de GST/HST já entregue. Vários períodos, ou imposto que não aparece de jeito nenhum, exigem refazer a escrituração: use a ajuda com a escrituração contábil.
• Vários períodos estão atrasados ou sem declaração: veja como atualizar a escrituração atrasada e declarações de GST/HST não entregues e lançamentos estimados; depois, use a ajuda com a escrituração contábil para refazer os períodos em ordem.
• O valor a pagar não confere com o saldo da CRA: siga como conciliar o GST/HST a pagar com a CRA; se a diferença abrange vários períodos, peça ajuda com a escrituração contábil.
• Você usa o Quick Method: veja o Quick Method na escrituração.
• Seu negócio fica em Quebec: em geral, as declarações vão para a Revenu Québec; veja entrega do GST/HST e pedido de ITCs e PST e QST por província.
• Você fatura em dólares americanos: veja vendas em dólares americanos e repasses de marketplaces.
• Você está montando a escrituração desde o início: veja como montar a escrituração de um negócio novo.