Faturas do exterior no Canadá: dedução, GST/HST e retenção

Posso deduzir faturas de fora do Canadá?

Em geral, sim. Uma empresa pode deduzir um custo incorrido para gerar renda do negócio, na medida em que seja razoável e esteja comprovado por registros (Income Tax Act, s. 18 e s. 67). A CRA (Agência da Receita do Canadá) espera que cada dedução se apoie em uma fatura, um recibo ou outro comprovante (CRA: despesas de negócios). Um endereço estrangeiro na fatura não muda isso. Em geral, uma compra de capital, como equipamento ou software que a empresa mantém como ativo, não pode ser deduzida de uma só vez (s. 18(1)(b)); ela é deduzida ao longo do tempo. Veja depreciação fiscal (CCA).

Depois, três testes separados se aplicam ao mesmo pagamento. Passar em um deles não diz nada sobre os outros.

Este guia trata de serviços, software e licenças comprados de fora do Canadá. Para bens que cruzam a fronteira, veja GST sobre importações e faturas de alfândega.

Quem deveria ter retido imposto e não reteve responde por esse imposto, mais juros e multas (circular IC75-6 da CRA, parágrafo 41). O caso deixa de ser simples quando qualquer um destes pontos for verdadeiro:

• O prestador de serviços fez qualquer parte do trabalho no Canadá.
• O pagamento é por uma licença ou direito de uso de algo, e não por um trabalho feito.
• Você paga por meio de uma plataforma ou agência, e o dinheiro não vai para quem fez o trabalho.
• Quem recebe é um parente, um acionista ou uma empresa que você controla.
• A maior parte das suas vendas é isenta de GST/HST.
• Você paga fornecedores do exterior há anos, ou em valores altos, sem verificar nada disso.
• A CRA já fez perguntas sobre as deduções.

Reúna as faturas, o contrato ou a descrição do trabalho, o comprovante de cada pagamento, o local onde cada trabalho foi feito e qualquer número de imposto ou de GST/HST que o fornecedor tenha informado.

Que comprovação a CRA espera para uma fatura de fora do Canadá?

A mesma de qualquer despesa de negócios: uma fatura, um recibo ou outro comprovante, mais os cheques compensados se o seu banco os devolve. A CRA diz que os recibos devem trazer o nome do vendedor e a data, e a página dela não fixa regra separada para fatura estrangeira (CRA: despesas de negócios).

Para cada pagamento ao exterior, guarde a fatura (fornecedor, data, descrição, valor, moeda), o contrato ou as mensagens que mostram o que você pediu, o registro do pagamento no banco, no cartão ou na plataforma, o trabalho entregue e uma anotação de onde ele foi feito.

Em geral, os registros e os documentos de apoio devem ser guardados por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem (CRA: onde guardar seus registros). Onde e como guardá-los está em por quanto tempo guardar os registros do negócio. Baixe cada fatura para os seus próprios arquivos, em vez de depender do portal do fornecedor. Se alguma já se perdeu, veja despesas de negócios sem recibo.

Qual taxa de câmbio converte a fatura, e o que fazer se o extrato do cartão mostra dólares canadenses?

Para o imposto de renda, converta pela taxa à vista do dia em que o valor surge: a taxa do Bank of Canada desse dia, ou a do dia anterior mais próximo com cotação (Folio S5-F4-C1, parágrafos 1.3 e 1.4). Em geral, o folio aceita outra fonte se todas as sete condições dele forem atendidas, entre elas: a taxa é publicada por um provedor independente, é usada nas suas demonstrações financeiras e é usada de forma consistente de um ano para o outro (parágrafo 1.6).

Para o GST/HST, o memorando da CRA lista mais fontes, entre elas o Bank of Canada, um banco canadense e a fonte usada em uma conversão real. A fonte deve ser documentada e usada de forma consistente por um período razoável, como um ano (GST/HST Memorandum 3-6, parágrafos 13 a 15 e 21).

Uma fatura emitida em dólares canadenses não precisa de conversão. O folio não trata de extratos de cartão. Para o imposto de renda, o padrão é a taxa do Bank of Canada, e a taxa do emissor do cartão é outra fonte, que precisa cumprir as sete condições. Para o GST/HST, o memorando aceita a fonte usada em uma conversão real. Guarde o extrato e a fonte da taxa, e use o mesmo método todos os anos. Se você paga depois da data da fatura, as taxas das duas datas podem ser diferentes. O critério do folio é o dia em que o valor surge e não diz se é a data da fatura ou a do pagamento; por isso, escolha um método documentado e aplique-o todos os anos. Despesas pagas em moeda estrangeira trata da escolha entre o recibo e o extrato.

Devo GST/HST sobre serviços comprados de um fornecedor de fora do Canadá?

Possivelmente. Um comprador residente no Canadá paga GST de 5% sobre um fornecimento tributável importado, que é um serviço tributável prestado fora do Canadá (Excise Tax Act, s. 218). A definição exclui o serviço adquirido exclusivamente para as atividades comerciais do comprador e alguns serviços sobre bens situados fora do Canadá (s. 217). “Exclusivamente” significa todo ou quase todo, e vendas isentas não são atividades comerciais (s. 123(1)). Portanto, uso comercial é usar o serviço em um negócio que faz vendas tributáveis (vendas com alíquota zero contam); o uso para vendas isentas não conta.

A CRA fixa o limite em 90%. Se você compra serviços ou bens intangíveis de um não residente não registrado, fora do Canadá, em geral você faz a autoavaliação do GST, ou da parte federal do HST, quando os usa em menos do que isso em atividades comerciais (CRA: GST/HST sobre importações e exportações). Autoavaliar significa que você mesmo calcula e informa o imposto, porque o fornecedor não o cobrou. O teste olha como você usa o serviço, e não se você está registrado.

Estas etapas são as da CRA. Uma empresa localizada em Quebec entrega as declarações de GST/HST à Revenu Québec, salvo se for uma instituição financeira listada selecionada; veja a tabela provincial abaixo. A tabela vale para uma empresa que não é instituição financeira: o limite de uso comercial da CRA é mais rigoroso para uma instituição financeira, que também enfrenta outras regras de importação.

Se o fornecedor cobrou GST/HST de você, vale outra regra; veja a próxima seção. O dever do próprio fornecedor de se registrar está em vendedores não residentes e digitais, e a declaração em si está em entrega do GST/HST e créditos de imposto sobre insumos.

E se o fornecedor estrangeiro cobrou GST/HST: posso usar o crédito de imposto sobre insumos?

Somente quando um fornecedor registrado o cobrou e a fatura traz os dados exigidos. A CRA orienta os compradores a garantir que seus créditos incluam apenas o GST/HST cobrado por quem está registrado, e indica o cadastro dela para a conferência (CRA: créditos de imposto sobre insumos). O que a fatura deve mostrar está em dados do recibo de GST/HST para créditos de imposto sobre insumos.

A maioria dos registrados tem quatro anos para pedir o crédito. A mesma página da CRA diz que um registrado que compra de um não residente registrado pelo sistema simplificado deve dar a esse fornecedor a prova de seu registro. O imposto que esse fornecedor cobra de um registrado não pode ser usado como crédito de imposto sobre insumos nem como restituição (Excise Tax Act, s. 211.17); o caminho é uma restituição ou um crédito do próprio fornecedor. HST sobre anúncios de plataformas estrangeiras mostra esse caso e seus prazos. O IVA ou imposto sobre vendas estrangeiro não é GST/HST; portanto, não gera crédito de imposto sobre insumos pelas regras do GST/HST.

Qual imposto provincial vale para software ou serviços do exterior?

Nas províncias com HST, a parte provincial do HST também pode entrar na autoavaliação, como acima. A Colúmbia Britânica e Saskatchewan tributam o software comprado do exterior para uso nelas, e você recolhe o imposto por conta própria se o fornecedor não o cobrou. Para as outras províncias, consulte a página da própria província.

Devo reter imposto de um prestador de serviços estrangeiro, e importa onde o trabalho é feito?

A resposta depende de o beneficiário ser um não residente e de onde o trabalho é feito. Quem paga a um não residente honorários, comissão ou outro valor por serviços prestados no Canadá deve reter 15% pelo Regulamento 105 (Income Tax Regulations, s. 105). Pagamentos, ou partes de pagamentos, por serviços prestados fora do Canadá não estão sujeitos a essa retenção (circular IC75-6 da CRA, parágrafo 32).

Se o contrato cobre trabalho dentro e fora do Canadá, quem paga e o não residente devem chegar a uma divisão razoável e documentá-la. Sem ela, a CRA recomenda reter sobre o pagamento inteiro (IC75-6, parágrafos 32 a 34). O GST/HST cobrado sobre os honorários não entra na base da retenção (parágrafo 23).

Quem conta como não residente é definido pela residência de quem recebe, e não pelo endereço da fatura. A IC75-6 lista um endereço estrangeiro no contrato e o pedido de pagamento em moeda estrangeira como sinais para perguntar sobre a residência, e diz para reter se houver dúvida (parágrafo 9).

Quando a retenção se aplica:

• Recolha o valor de modo que a CRA o receba até o 15º dia do mês seguinte, por meio de uma conta de folha de pagamento (CRA: guia do T4A-NR).
• Um tratado tributário, por si só, não dispensa a retenção; o alívio vem pelo processo de dispensa da CRA (IC75-6, parágrafo 57). O não residente faz o pedido no Form R105, de preferência 30 dias antes do trabalho ou do primeiro pagamento, e você retém até ter em mãos a carta da CRA. O tratado entre o Canadá e os EUA também limita a alíquota para alguns indivíduos. Veja retenção sobre serviços prestados no Canadá.
• Quem deixa de descontar e recolher responde pelo valor inteiro, com juros e multas (IC75-6, parágrafo 41). A CRA também pode aplicar uma multa de 10% do imposto não retido, e de 20% quando uma multa anterior era devida no mesmo ano-calendário e a falha posterior foi intencional ou de negligência grave (Income Tax Act, s. 227(8)). A CRA pode lançar esses valores a qualquer momento (s. 227(10)).
• Quando uma corporação deixa de reter, os administradores da época podem responder pessoalmente, junto com ela, pelo imposto, juros e multas, sujeitos a condições de cobrança e a uma defesa de devida diligência (Income Tax Act, s. 227.1). A cobrança deve começar em até dois anos depois que a pessoa deixou de ser administradora.
• Trabalho feito em Quebec também pode exigir uma retenção separada de imposto de renda de Quebec, de 9%, sujeita às exceções da Revenu Québec; a dispensa federal não a cobre (Revenu Québec).

Nem todo pagamento a um não residente é pagamento de serviços. Aluguel e royalties seguem outra regra, com alíquota padrão de 25%, que um tratado tributário pode reduzir (CRA: não residentes e imposto de renda). Uma taxa de gestão ou administração paga a um não residente com quem você tem relação de dependência (non-arm's-length), como a sua própria empresa no exterior ou uma controladora estrangeira, pode estar sujeita ao mesmo imposto de 25%, mesmo que o trabalho seja feito fora do Canadá (Income Tax Act, s. 212(1)(a)). Duas exclusões se aplicam (s. 212(4)): um serviço que um não residente sem relação de dependência presta no curso normal do seu próprio negócio, por uma remuneração; e o pagamento razoável de uma despesa específica que o não residente teve em um serviço em seu benefício, mesmo entre partes relacionadas. Se uma licença de software, de design ou de conteúdo conta como royalty depende do contrato e dos direitos concedidos. Para um prestador de serviços dos EUA, veja pagamento a prestadores de serviços dos EUA.

Preciso emitir um informe para um prestador de serviços não residente?

Para serviços prestados no Canadá, sim: o T4A-NR, o informe da CRA para pagamentos a não residentes por serviços prestados no Canadá. Ele vence até o último dia de fevereiro depois do ano do pagamento, mesmo que uma dispensa tenha sido concedida, e os valores são informados em dólares canadenses (CRA: guia do T4A-NR; IC75-6, parágrafo 42).

Como lançar taxas de processamento e taxas de plataforma em uma fatura estrangeira?

Lance os honorários do prestador de serviços e cada taxa cobrada por plataforma, banco ou cartão em linhas separadas, cada uma na conta de despesa ou de ativo adequada. As taxas ligadas à compra ou à construção de um ativo podem fazer parte do custo de capital dele (CRA: custo de capital). Cada uma é uma compra separada, de um fornecedor separado; por isso, cada uma tem seu próprio teste de GST/HST e sua própria verificação de imposto provincial.

Cadastre cada fornecedor estrangeiro com seu país, sua moeda e sua situação no GST/HST. Lance cada fatura na própria moeda e em dólares canadenses, pela fonte de taxa que você escolheu, e anexe ao lançamento a fatura, o contrato e o comprovante de pagamento.

• A taxa de serviço de uma plataforma é um serviço da própria plataforma para você. Se a plataforma está fora do Canadá, aplique as regras de autoavaliação acima. Se ela cobrou GST/HST, aplique as regras do crédito de imposto sobre insumos.
• Um prestador de serviços pago por uma plataforma: o teste da retenção continua seguindo o local onde o trabalho foi feito, mesmo que o dinheiro vá para outra pessoa (IC75-6, parágrafo 6). Leia os termos da plataforma e guarde o extrato dela que mostra como cada pagamento foi dividido.
• Uma tarifa bancária ou do cartão pela conversão de moeda: mantenha-a em linha própria. Saber se a taxa do extrato é aceitável é a questão da taxa de câmbio, acima.

E se eu pago prestadores de serviços do exterior há anos sem nada disso?

Separe os pagamentos, porque a resposta muda por pagamento, e não por ano. Para cada ano, liste fornecedor, valor, moeda, data, onde o trabalho foi feito e se o fornecedor cobrou imposto. Depois, marque quatro grupos:

1. Trabalho feito total ou parcialmente no Canadá: a retenção e um T4A-NR podem ter sido devidos.
2. Pagamentos por uma licença ou direito de uso de algo, ou honorários a uma empresa relacionada no exterior: aplica-se a questão da Parte XIII.
3. Serviços de fornecedores não registrados em que o seu uso comercial pode estar abaixo do limite do GST/HST.
4. Software ou serviços de informática comprados para uso na Colúmbia Britânica ou em Saskatchewan.

Informes T4A-NR atrasados ou ausentes podem gerar multas separadas (CRA: guia do T4A-NR). Em geral, a CRA pode lançar o imposto líquido de GST/HST em até quatro anos depois da mais tardia entre a data de vencimento da declaração e a data em que ela foi entregue, com exceções previstas em lei (Excise Tax Act, s. 298). Se o GST/HST foi declarado sem autoavaliação, a forma de corrigir depende do valor e do período; veja correção de uma declaração de GST/HST já entregue.

Se você está pensando em uma divulgação voluntária, ela precisa ser feita antes de a CRA iniciar uma auditoria ou investigação sobre as mesmas informações (CRA: elegibilidade ao VDP); veja revisões, auditorias e divulgação voluntária. Se faltam faturas, comece por reconstruir a escrituração a partir dos extratos bancários.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores das faturas estão na moeda indicada; as deduções estão em dólares canadenses.

Um desenvolvedor que trabalha inteiramente no exterior

Uma corporação de Vancouver, com apenas vendas tributáveis, paga a um desenvolvedor na Ucrânia US$12.000 em dois pagamentos de US$6.000. Todo o trabalho é feito fora do Canadá. Cada fatura tem data e é paga no mesmo dia. A taxa do Bank of Canada é 1,40 na primeira data e 1,35 na segunda.

• Custo: 6.000 × 1,40 = C$8.400, mais 6.000 × 1,35 = C$8.100, ou seja, C$16.500. Se os honorários são um custo comum do negócio, essa é a dedução. Se compram um software que a corporação mantém como ativo, é um custo de capital, deduzido ao longo do tempo.
• Não há retenção pelo Regulamento 105 nem T4A-NR, porque nenhum trabalho foi feito no Canadá.
• A corporação usa o serviço inteiramente em atividade tributável; por isso, não faz a autoavaliação do GST/HST pela regra de uso comercial de 90%.
• A dedução se apoia no contrato, nas faturas, no comprovante de cada pagamento e no trabalho entregue. O PST da Colúmbia Britânica é uma verificação à parte: o software escrito somente para a corporação é isento para uso próprio.

Uma empresa com maioria de vendas isentas

Uma empresa de Ontário registrada no GST/HST faz 80% de vendas isentas e 20% de vendas tributáveis. Ela compra C$20.000 de desenvolvimento de software de um fornecedor não registrado no exterior, com o trabalho feito fora do Canadá.

• Suponha que ela use o serviço somente em Ontário, use-o 20% em atividades comerciais (abaixo do limite de 90%) e não seja uma instituição financeira. Ela faz a autoavaliação da parte federal, 5% × C$20.000 = C$1.000, informada na linha 405 no período em que o valor foi pago ou se tornou pagável.
• Ontário é uma província participante e o uso lá é de pelo menos 10%; por isso, ela também faz a autoavaliação da parte provincial: 8% × C$20.000 = C$1.600. Total autoavaliado: C$2.600.
• Ela pode então pedir um crédito de imposto sobre insumos pela parte comercial: 20% × C$2.600 = C$520, o que deixa C$2.080 de imposto não recuperado.
• Nenhuma retenção pelo Regulamento 105 se aplica, porque o trabalho foi feito fora do Canadá.

Parte do trabalho feito no Canadá

Uma empresa de Edmonton contrata uma corporação de consultoria sediada fora do Canadá para um projeto de C$40.000. Dez dos 40 dias de trabalho são passados em Alberta. A empresa e a consultora combinam por escrito que 10 dos 40 dias, ou C$10.000, são a parte canadense.

• A menos que a CRA tenha concedido uma dispensa, a empresa retém 15% × C$10.000 = C$1.500 e paga à consultora C$38.500. Ela recolhe os C$1.500 até o dia 15 do mês seguinte.
• Ela informa a parte canadense de C$10.000 e os C$1.500 retidos em um T4A-NR até o último dia de fevereiro do ano seguinte.
• Sem uma divisão por escrito, a CRA recomenda reter sobre os C$40.000 inteiros: C$6.000.
• Dias são uma forma de dividir. O critério é uma divisão razoável.

E no seu caso?

• Você paga fornecedores ou prestadores de serviços do exterior há anos, ou em valores altos, sem autoavaliação de GST/HST nem revisão da retenção: as regras que valem para cada pagamento e a forma de corrigir declarações já entregues dependem de datas e fatos. Veja ajuda com a escrituração contábil.
• Um prestador de serviços fez parte do trabalho no Canadá: a retenção, a divisão e o T4A-NR são deveres seus como pagador. Veja retenção sobre serviços prestados no Canadá e peça ajuda com a escrituração contábil para documentar a divisão.
• A CRA fez perguntas sobre as suas deduções: reúna primeiro as faturas, os contratos e os comprovantes de pagamento. Veja revisões e auditorias de GST/HST e ajuda com a escrituração contábil para organizar os registros.
• Seu prestador de serviços está nos EUA: veja pagamento a prestadores de serviços dos EUA por uma corporação canadense.
• O seu prestador de serviços trabalha como empregado: veja prestador de serviços ou empregado no Canadá.
• Você está em Quebec, Manitoba ou outra província com imposto próprio sobre vendas, ou o trabalho foi feito em Quebec: veja imposto provincial sobre vendas, por província.
• Sua escrituração está atrasada: veja como atualizar a escrituração atrasada e ajuda com a escrituração contábil.