Pacote online de contabilidade e impostos ou escritório de CPA

Devo usar um pacote online de escrituração contábil e impostos ou manter um CPA separado?

Nenhum dos dois rótulos decide. Um pacote é um formato de preço, não uma credencial: nos EUA, qualquer pessoa com um PTIN (número de identificação de preparador do IRS) pode preparar declarações federais mediante pagamento (IRS: como escolher um profissional de impostos), e um escritório de CPA (contador público habilitado) também pode vender por valor fixo. Cinco respostas por escrito decidem: quem assina suas declarações, quem pode falar por você com o IRS, quais declarações o valor cobre, quem responde se um depósito da folha de pagamento falhar e quem guarda seus registros e logins. O IRS define regras para preparadores e empregadores, não para o que um pacote inclui; por isso, o escopo por escrito é seu único guia.

Compare o custo total, não a mensalidade. Some o que o valor deixa de fora (declarações estaduais, declarações da folha de pagamento, meses atrasados, resposta a um aviso) e compare com o orçamento por escrito de um CPA para a mesma lista. Para saber o que define uma mensalidade, veja custo da escrituração contábil por mês.

Se um único prestador cuida de escrituração, declarações e folha de pagamento, uma lacuna no escopo ou o encerramento do serviço pode atingir as três áreas. Se você já paga por um pacote, ou uma plataforma acabou de fechar, e algum desses casos se aplica, o escopo por escrito, suas últimas declarações e o arquivo contábil são o que um profissional precisa ver primeiro.

Reúna antes de comparar: o escopo ou os termos por escrito, a lista das declarações entregues no ano passado, os relatórios do provedor da folha de pagamento (trimestrais e de fim de ano), uma exportação ou cópia de segurança do arquivo contábil e os extratos bancários e de cartão.

O que dá errado com contadores online baratos?

O valor não mostra o que o serviço cobre; o escopo por escrito mostra. Cada falha abaixo se liga a uma regra que você pode conferir antes de assinar e tem sua própria seção.

Quem prepara e assina minha declaração, e quem pode falar por mim se o IRS escrever?

Em geral, um preparador remunerado deve assinar a declaração, informar um PTIN e entregar uma cópia a você (instruções do Form 1040; 26 U.S.C. 6107); se essa pessoa pode depois falar por você depende da credencial. As instruções do Form 1065 e do Form 1120-S dizem o mesmo para as declarações de sociedade de pessoas e de corporação S, e dizem que o proprietário também assina: um sócio ou membro da LLC na declaração de sociedade de pessoas, um diretor autorizado na declaração de corporação. O IRS afirma que o contribuinte é legalmente responsável pelo que é entregue (IRS: má conduta de preparadores).

Fonte: página de credenciais do IRS; a condição do Record of Completion está nas instruções do Form 2848. Toda linha exige um PTIN para preparar declarações mediante pagamento (IRS: requisitos do PTIN). Peça o nome da pessoa que vai assinar. Sobre as funções de responsável contábil, contador e CPA, veja responsável contábil, contador ou CPA.

Quais declarações estão no valor fixo: só a federal, ou também as estaduais, a folha de pagamento, o imposto sobre vendas e os Forms 1099?

Um valor fixo cobre só as declarações que o contrato cita; cada declaração abaixo tem seu próprio formulário, órgão e data de vencimento.

Se um estado exige uma declaração é regra daquele estado, que está no site do órgão de impostos dele; uma página de preços não decide isso. Veja também quais declarações sua empresa entrega.

Atualizar livros antigos ou corrigir erros do ano passado está incluído no preço?

Só se o escopo por escrito disser que sim. Nenhuma fonte do IRS define o que uma mensalidade inclui; por isso, trate três trabalhos como separados até que o escopo os cite: meses antigos sem escrituração, limpeza de um arquivo errado ou herdado, e correções. As correções incluem declarações retificadoras e formulários de correção da folha de pagamento, como o Form 941-X (Publication 15). Para cada trabalho, pergunte se ele está incluído ou orçado à parte, o que gera uma cobrança extra e quem prepara e assina as declarações retificadoras. Sobre os fatores de custo, veja custo da atualização contábil; para saber qual caminho serve a um arquivo bagunçado, veja limpar a escrituração contábil ou recomeçar do zero.

Se o serviço roda minha folha de pagamento e deixa de fazer um depósito, quem deve ao IRS?

Em geral, quem deve é o empregador. Pelas regras de imposto sobre o emprego, um provedor de folha de pagamento ou agente de declaração que deixa de fazer um depósito não responde como empregador nem como agente do empregador; ele entrega as declarações sob o seu próprio EIN (número de identificação do empregador, o número fiscal federal de uma empresa nos EUA), e o que ele deve a você pelo contrato é outra questão. O IRS pode lançar multas e juros na conta do empregador, e o empregador também pode ser responsabilizado pessoalmente por certos impostos não pagos (Publication 15, seção 16; IRS: terceirização das funções da folha de pagamento).

Alguns arranjos são diferentes. Um agente com um Form 2678 aprovado, ou um pagador designado pelo IRS, entrega as declarações sob o seu próprio EIN e responde solidariamente com o empregador. Uma organização certificada de empregador profissional (professional employer organization, PEO) em geral é tratada como o empregador pelos salários que paga, embora você também possa ser tratado como empregador de certos empregados. Pergunte qual arranjo o serviço usa e sob o EIN de quem as suas declarações são entregues.

Depósitos atrasados têm multa de 2% a 15% do depósito não pago, conforme o atraso e se o IRS já enviou um aviso; as alíquotas não se somam (IRS: multa por falta de depósito). O imposto de renda retido, o de Social Security (previdência social dos EUA) ou o de Medicare não pago também pode gerar a multa de recuperação de tributos retidos (trust fund recovery penalty), de 100% do imposto retido não pago, contra cada pessoa responsável que agiu de forma intencional (26 U.S.C. 6672); a Publication 15 diz que isso pode incluir um diretor, sócio, empregado ou contador. O IRS em geral tem 3 anos a partir de 15 de abril após o ano da folha de pagamento, ou a partir da data de entrega da declaração, se for posterior, para lançar a multa, e nenhum limite de tempo enquanto a declaração não for entregue (IRM 5.7.3).

• Acompanhe você mesmo os depósitos. Quando um terceiro inscreve você no sistema de pagamento de impostos do IRS (EFTPS), você recebe um Inquiry PIN. Use-o para confirmar cada depósito (Publication 15).
• Mantenha seu próprio endereço cadastrado no IRS. As cartas do IRS vão para o endereço cadastrado; trocá-lo pelo do prestador pode limitar o que você fica sabendo. Atualize-o com o Form 8822-B.

Se um aviso já chegou, veja o provedor da folha de pagamento não pagou seus impostos e erros do responsável contábil: quem paga as multas.

O que acontece com meus livros e registros se o serviço fechar ou eu sair?

Você precisa guardar os registros, não importa quem os mantém. Toda pessoa sujeita a um imposto deve manter registros (26 U.S.C. 6001), e o IRS afirma que os contribuintes são responsáveis por manter livros que sustentem a declaração e por apresentá-los em uma auditoria (IRS: perguntas frequentes sobre registros de software contábil). O fechamento de um serviço não muda isso.

• Por quanto tempo. Em geral, até o fim do prazo de prescrição da declaração: 3 anos após a entrega, no caso comum, e mais tempo em algumas situações (Publication 583). Veja por quanto tempo guardar os registros da empresa.
• O que um auditor costuma pedir. O arquivo de cópia de segurança do software contábil e o login de administrador, em vez de planilhas exportadas. Um arquivo refeito com a digitação das transações de novo não atende ao pedido (perguntas frequentes do IRS). Se o serviço tem o único login de administrador, produzir esse arquivo depende do serviço.
• O que um preparador deve devolver. Um profissional (practitioner) deve, quando solicitado, devolver sem demora os registros do cliente de que ele precisa para cumprir suas obrigações fiscais federais, e uma disputa de honorários em geral não serve de desculpa, dentro dos limites que a regra estabelece (31 CFR 10.28). A Circular 230 (regras de prática profissional do Tesouro dos EUA) não se aplica automaticamente a um preparador sem credencial que apenas prepara declarações (IRS: ética na prática fiscal); os participantes do Annual Filing Season Program concordam com seus padrões de prática (IRS: perguntas frequentes do programa). Para qualquer outro prestador, inclusive um serviço que só faz a escrituração, quem decide é o contrato e a lei estadual; por isso, obtenha por escrito os termos de devolução dos registros e de exportação do arquivo contábil.

Guarde cópias próprias das declarações assinadas, dos relatórios da folha de pagamento, dos extratos bancários e de cartão, e uma cópia de segurança atual do arquivo contábil. Veja registros a guardar ao cancelar o software contábil. Se um serviço já sumiu ou retém seu arquivo por causa de uma conta não paga, veja assumir os livros de um ex-contador.

Quem pode ver meus logins bancários e meus dados fiscais?

Qualquer pessoa a quem você der um login ou um arquivo; por isso, conceda só o que o trabalho exige. Um preparador de declarações deve manter por escrito um plano de proteção dos dados dos clientes: o IRS afirma que a FTC Safeguards Rule (regra de proteção de dados da Federal Trade Commission) exige que os preparadores de declarações criem e executem planos de segurança, e que descumpri-la pode levar a uma investigação da FTC (Publication 4557). A lei federal dos EUA também define como crime de menor gravidade (misdemeanor) a conduta de quem trabalha com a preparação de declarações de imposto de renda, ou presta serviços ligados a ela, e divulga de forma consciente ou imprudente informações fornecidas para uma declaração, ou as usa para outra finalidade, sujeito às exceções da lei e dos regulamentos (26 U.S.C. 7216).

A Publication 4557 cita medidas sobre as quais vale perguntar: autenticação em várias etapas (um segundo passo além da senha) para quem acessa informações de clientes, um login separado para cada pessoa e acesso limitado a quem precisa. Ela também orienta o preparador a escolher prestadores externos que mantenham proteções; por isso, pergunte se alguém de fora do escritório toca nos seus arquivos. O guia se dirige a preparadores de declarações; um serviço que só faz a escrituração contábil não é citado, então faça a ele as mesmas perguntas. Para um acesso que não movimenta dinheiro, veja como dar ao responsável contábil acesso às suas contas.

O mesmo escritório pode cuidar de um aviso ou de uma auditoria do IRS?

Em geral, só se a pessoa que responde puder representar você e tiver sua autorização por escrito. Um CPA, enrolled agent ou advogado pode cuidar de qualquer assunto do IRS. Um preparador com direitos limitados não pode representar você em uma declaração que ele não preparou, nem em recursos ou cobrança (página de credenciais do IRS).

• O Form 2848 autoriza uma pessoa habilitada a atuar perante o IRS a representar você e a ver e receber suas informações fiscais confidenciais (IRS: sobre o Form 2848). Ele deve listar cada formulário e período; o IRS devolve o que diz “todos os anos” (instruções do Form 2848). O Form 8821 só permite que a pessoa indicada veja ou receba essas informações, e não permite que um preparador sem direitos de representação represente você (IRS: sobre o Form 8821; instruções do Form 2848). Uma sociedade de pessoas sob o regime centralizado de auditoria indica na declaração um representante da sociedade (partnership representative); confira quem foi indicado.
• Nos Forms 1065 e 1120-S, a caixa “Sim” ao lado da assinatura do preparador permite que o IRS ligue para a pessoa que assinou, com dúvidas de processamento. Essa pessoa também pode dar ao IRS informações que faltam, ligar para o IRS sobre o processamento e responder a certos avisos sobre erros de cálculo e sobre a preparação da declaração. Isso não permite que ela obrigue a empresa nem a represente de outra forma perante o IRS. Cobre só essa pessoa, não o escritório, e termina, no máximo, na data de vencimento, sem prorrogações, da declaração do ano seguinte (instruções do Form 1065; instruções do Form 1120-S).
• Veja os avisos você mesmo. Uma sociedade de pessoas, corporação S ou corporação C pode abrir uma Business Tax Account (conta fiscal da empresa) que mostra os avisos e cartas do IRS, mas o acesso completo vai para um Designated Official (responsável designado): um sócio geral (general partner) ou membro administrador de uma sociedade de pessoas, ou um diretor ou membro administrador que seja empregado com W-2 atual de uma corporação. Um empresário individual com EIN também pode abrir uma. Uma LLC de um único membro ainda não consegue acesso completo, seja ela declarada como empresário individual ou no Form 1120-S ou 1065 (IRS: conta fiscal da empresa).

Um Form 2848 federal cobre só o IRS; os avisos estaduais vêm dos órgãos estaduais, então pergunte se o serviço responde a eles e se responde a um aviso sobre uma declaração que não preparou. Se um aviso já chegou, veja aviso do IRS para a sua empresa; para uma auditoria, veja auditoria do IRS em uma pequena empresa. Para encerrar uma autorização antiga, veja assumir os livros de um ex-contador.

Como testo um pacote antes de assinar?

Faça as mesmas perguntas por escrito a cada serviço que você comparar e compare as respostas linha por linha. Dois sinais de alerta vêm direto da orientação do IRS: um preparador que não quer assinar nem informar um PTIN, e uma restituição enviada para uma conta que não é sua (IRS: má conduta de preparadores). Pergunte também como o valor é definido. A Circular 230 limita os honorários condicionais, inclusive os baseados em um percentual da restituição, para os profissionais sujeitos a ela (31 CFR 10.27); se ela se aplica depende de quem prepara a declaração e do trabalho feito. Depois:

1. Obtenha o escopo por escrito. Formulários, estados, depósitos da folha de pagamento, meses atrasados, correções, resposta a avisos e o que custa à parte. Veja carta de contratação de escrituração contábil.
2. Obtenha o nome, a credencial e o PTIN de quem assina. Pergunte quando o Form 2848 é assinado: no início, ou só depois que um aviso chega.
3. Peça um mês de amostra. Conciliações bancárias e de cartão, uma demonstração do resultado, um balanço patrimonial e uma lista de dúvidas em aberto. Veja o que um serviço mensal de escrituração contábil inclui.
4. Teste a saída. Leia por quanto tempo seus dados ficam disponíveis, como os registros são devolvidos e qual taxa existe para isso. No primeiro mês, peça uma cópia de segurança do arquivo contábil e confirme que você tem direitos de administrador.
5. Monte a supervisão da folha de pagamento. Tenha seu próprio acesso ao sistema de pagamentos do IRS antes da primeira folha.
6. Aprove cada declaração antes de ela ser entregue. Nunca assine uma declaração em branco ou incompleta (IRS: má conduta de preparadores).

Para perguntas de entrevista e sinais de alerta, veja perguntas para fazer antes de contratar um responsável contábil; para o custo de cada opção, veja custo da escrituração contábil por mês.

Quais empresas superam um pacote?

Reavalie um pacote de escopo fixo quando a empresa passar a ter qualquer um destes casos.

Quando uma linha se aplica, peça que o serviço nomeie a declaração por escrito, ou passe esse trabalho para um escritório que a faça. Em qualquer caso, nomeie quem é responsável pela conciliação de fim de ano entre os livros e a declaração: veja dos livros à declaração de imposto da empresa.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

Um consultor com um pacote mensal

Uma consultoria organizada como LLC de um único membro no Texas, tributada como empresa individual, paga US$125 por mês (US$1.500 por ano) por um pacote de escrituração contábil e declaração federal. Um cliente fica na Califórnia. Antes de renovar, o proprietário pergunta por escrito: quem assina o Schedule C, e com qual credencial? Alguma declaração estadual está no valor, e uma declaração da Califórnia custa à parte se a Califórnia exigir uma? Quem responde a uma carta do IRS sobre uma declaração que o serviço preparou? Se a Califórnia exige uma declaração é regra da Califórnia. Se o pacote a prepara é questão do contrato.

Uma corporação S com um depósito não feito

Uma corporação S tem dois empregados, e a ferramenta de folha de pagamento do serviço deixa de fazer um depósito federal de US$4.000. Ele chega ao IRS com 10 dias de atraso, o que cai na faixa de 5%: US$200, mais juros, a menos que o IRS aceite uma explicação de motivo razoável. O IRS cobra a corporação no endereço cadastrado dela, não o serviço: neste exemplo, o serviço é um provedor de folha de pagamento que opera sob o próprio EIN da corporação, não o empregador. O proprietário nunca configurou o acesso ao sistema de pagamentos do IRS, e por isso a falha só apareceu quando o aviso chegou. Se o depósito nunca tivesse sido feito, uma pessoa responsável que tivesse agido de forma intencional também poderia enfrentar uma multa pessoal sobre o imposto retido.

Um serviço que fecha

Um serviço online fecha em março. O proprietário tem 14 meses de livros alimentados pelo extrato bancário, sem recibos e sem cópia do arquivo contábil. O proprietário confere se o arquivo está sob o próprio login e se o acesso de administrador pode ser redefinido, e depois exporta uma cópia de segurança. Os recibos que faltam são reconstruídos a partir dos extratos bancários e de cartão, onde as regras permitem: veja reconstruir os livros a partir de extratos bancários.

E no seu caso?

• Você já paga por um pacote, ou uma plataforma acabou de fechar, e a empresa tem folha de pagamento, declaração de corporação S ou de sociedade de pessoas, vários estados, um aviso do IRS ou livros que você não consegue conciliar. Cada um desses casos acrescenta uma declaração, uma responsabilidade ou um registro que o escopo pode não citar. Um profissional pode comparar o escopo por escrito com suas declarações, relatórios da folha de pagamento e arquivo contábil antes de qualquer mudança: veja ajuda com escrituração contábil.
• O serviço fechou ou parou de responder. Veja assumir os livros de um ex-contador e trocar de responsável contábil. Se você decidir passar os livros e as declarações para um único prestador, veja ajuda com escrituração contábil.
• Chegou um aviso do IRS. Veja aviso do IRS para a sua empresa e ajuda com escrituração contábil, se ele envolver uma declaração ou um depósito que o serviço cuidou. Sobre multas causadas por um erro, veja erros do responsável contábil: quem paga as multas.
• Os livros estão atrasados ou bagunçados. Veja colocar a escrituração contábil atrasada em dia e ajuda com escrituração contábil.
• A empresa tem um proprietário estrangeiro. Uma empresa dos EUA de propriedade estrangeira pode ter declarações informativas, como o Form 5472 (declaração informativa de empresa americana de propriedade estrangeira), que um escopo de valor fixo pode não citar (IRS: instruções do Form 5472). Veja entregar a declaração de uma corporação a partir do exterior e ajuda com escrituração contábil.
• Você está pensando em fazer por conta própria, ou em contratar um responsável contábil local. Veja fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil e responsável contábil local ou online.