Factura impaga en Canadá: deuda incobrable y GST/HST

¿Puedo dar de baja la factura impaga de un cliente como pérdida en Canadá?

Sí, para el impuesto sobre la renta, si la factura ya se incluyó en su ingreso y se volvió imposible de cobrar. El precio antes de impuestos pasa a ser un gasto por deuda incobrable, y el GST/HST de esa factura puede recuperarse aparte en la línea 107 de su declaración de GST/HST, si se cumplen las condiciones que siguen. Una deuda que solo es dudosa recibe otro trato:

Las reglas del impuesto sobre la renta están en los párrafos 20(1)(l) y 20(1)(p) del Income Tax Act. La regla del GST/HST está en la sección 231 del Excise Tax Act. Ambas son reglas federales y se aplican en todas las provincias. Una sociedad de personas calcula su ingreso como si fuera una persona aparte (sec. 96), así que deduce la deuda incobrable al calcular el ingreso de la sociedad; luego cada socio declara su parte de ese ingreso neto, en el monto 5A del Form T2125 o con el comprobante T5013, y no vuelve a deducir la deuda. Un propietario único anota la deuda incobrable en la línea 8590, Deudas incobrables, del Form T2125; una corporación usa el código GIFI 8590 en su T2 (vea más abajo la sección sobre la contabilidad).

El caso deja de ser sencillo cuando la venta cae en un año ya presentado, cuando el cliente es parte relacionada o está fuera de Canadá, cuando la venta o la baja tiene varios años, cuando nunca se declaró ni se pagó el GST/HST de la venta, o cuando una corporación tiene muchas cuentas por cobrar al cierre del año. Reúna la factura y la declaración que la reportó, una lista por antigüedad de lo que le deben los clientes, pruebas de sus gestiones de cobro, la fecha en que cada deuda se dio de baja en sus registros contables y las declaraciones de GST/HST del período de la venta y del período de la baja.

¿Cuándo una factura impaga es una deuda incobrable y no solo dudosa?

Una deuda es incobrable cuando se establece que no se puede cobrar, no cuando solo está atrasada. El Income Tax Act permite deducir las deudas que usted establezca que se volvieron incobrables en el año, y el Excise Tax Act exige que se establezca que la deuda, en todo o en parte, se volvió incobrable (sec. 231(1)). Ninguna de las dos leyes fija un número de días de atraso.

El boletín IT-442R de la CRA dice que una deuda meramente dudosa no debe reclamarse como incobrable, y busca gestiones de cobro firmes que no dieron resultado o pruebas claras de que la deuda no se puede cobrar. El boletín está archivado y ya no se actualiza, así que tómelo como guía histórica. Como la prueba depende de los hechos, conserve la evidencia:

• Recordatorios fechados, llamadas y correos que exigen el pago.
• Una quiebra, una insolvencia o el cierre del negocio del cliente.
• El informe de una agencia de cobranza o de un abogado que indica que no se puede recuperar nada.
• El asiento de baja.

La deducción del impuesto sobre la renta corresponde al año en que la deuda se volvió incobrable. Una deuda que se volvió incobrable en un año anterior no se puede aplazar para reclamarla en un año posterior (IT-442R). Si todavía se puede modificar una declaración anterior ya presentada, es una pregunta para un profesional.

Si usted y el cliente acuerdan reducir o cancelar el precio, eso es una rebaja de precio, no una deuda incobrable, y el GST/HST sigue la regla de las notas de crédito; vea GST/HST sobre depósitos y facturas impagas. Aceptar menos porque el resto no se puede cobrar sí puede ser una deuda incobrable, así que defina cuál de los dos casos ocurrió antes de ajustar el impuesto. Una disputa, por sí sola, no es ninguno de los dos. No elimine una factura que todavía le deben.

¿Por qué la factura debe estar en el ingreso antes de poder darla de baja?

La deducción por deuda incobrable cancela un ingreso que usted ya declaró, así que la factura debe haberse incluido primero en el ingreso (línea 8590 del T2125; párrafo 20(1)(p)). La CRA exige el método de acumulación para la mayoría de los ingresos de trabajo independiente, que cuenta el ingreso cuando se gana, se haya cobrado o no.

La CRA permite el método de efectivo solo a agricultores, pescadores y agentes de comisiones que trabajan por cuenta propia; todos los demás ingresos de trabajo independiente deben usar el método de acumulación (CRA). Una factura en el método de acumulación ya está en el ingreso, así que puede darse de baja cuando la deuda es incobrable. En el método de efectivo, una factura impaga nunca estuvo en el ingreso, así que no hay nada que deducir. Tampoco hay nada que deducir por un trabajo que nunca facturó ni incluyó en el ingreso. La regla del GST/HST no pregunta cómo declara su ingreso. Si en años anteriores declaró con el método de efectivo pero correspondía el de acumulación, quizá deba corregir sus declaraciones anteriores antes de dar algo de baja. Vea contabilidad de efectivo o de acumulación para saber quién puede usar cada método.

¿Puedo crear una provisión para cuentas de cobro dudoso para efectos fiscales?

Sí, como reserva, para deudas ya incluidas en el ingreso y solo por un monto razonable. El párrafo 20(1)(l) permite un monto razonable por deudas dudosas que ya se incluyeron en el ingreso. La reserva dura un año: el monto deducido se suma de nuevo al ingreso del año siguiente (párrafo 12(1)(d)), y usted fija una reserva nueva con los hechos al cierre de ese año. Una reserva lleva parte de una posible pérdida a la deducción de este año y se revierte el año siguiente. No da de baja la deuda.

«Razonable» significa ligado a las cuentas de las que usted realmente duda. El IT-442R dice que una reserva basada en un porcentaje de todas las deudas o de las ventas brutas no es razonable, y que debe apoyarse en deudas dudosas identificadas. Lleve una lista de cada cuenta, el monto reservado y el motivo.

Dónde va la reserva depende de quién presenta la declaración:

• Propietario único: la reserva del año pasado se suma al ingreso en la línea 8290, Reservas deducidas el año pasado (CRA). La CRA incluye las reservas permitidas entre los otros gastos del negocio. Las demás líneas del T2125 están en líneas de gastos para trabajadores independientes.
• Corporación: el Schedule 13 muestra la continuidad de las reservas, con el saldo inicial sumado en la línea 125 del Schedule 1 y el saldo final deducido en la línea 413 (T4012). Una provisión registrada en los estados financieros no es automáticamente la reserva fiscal: las reservas de los estados financieros se ajustan por separado en el Schedule 1; vea por qué el ingreso gravable difiere de la utilidad contable.

Una reserva no da ningún alivio de GST/HST. La sección 231 deduce el impuesto solo de una deuda establecida como incobrable y dada de baja.

¿Cómo recupero el GST/HST de una factura dada de baja (línea 107)?

Dedúzcalo en la línea 107 de la declaración de GST/HST del período de reporte que incluye la baja, o de uno posterior (sec. 231(1)). No enmiende la declaración que reportó la venta por primera vez (instrucciones de la declaración de la CRA).

La deducción es A × B ÷ C:

• A es el GST/HST de la venta.
• B es el precio impago, con el impuesto y el impuesto provincial aplicable, que usted dio de baja.
• C es el precio total, con el impuesto y el impuesto provincial aplicable, de la venta.

Dar de baja toda la factura recupera todo el impuesto, si se cumplen las condiciones que siguen. Una baja parcial recupera la misma proporción. En una provincia con HST, el impuesto es el HST. Si en la misma venta se cobró un impuesto provincial sobre ventas prescrito, ese impuesto cuenta en B y en C, pero solo se recupera el GST/HST (sec. 231(5)). Para presentar la declaración en sí, vea presentar el GST/HST y los créditos fiscales por insumos. Si se debía GST/HST sobre la factura impaga desde un principio se explica en GST/HST sobre depósitos y facturas impagas.

¿Qué condiciones se aplican al reclamo del GST/HST?

Debe cumplirse cada condición de la sección 231:

1. Gravada, no de tasa cero. Una venta de tasa cero no tiene impuesto que recuperar.
2. Cliente sin relación con usted. Las personas relacionadas se consideran como si no actuaran en condiciones de plena competencia, y para personas no relacionadas es una cuestión de hecho (sec. 126). Relacionada significa relacionada según el Income Tax Act (sec. 251): por ejemplo, la familia unida por sangre, matrimonio, unión de hecho o adopción, y una corporación y la persona que la controla. Un miembro de una sociedad de personas también se considera relacionado con la sociedad, así que un monto que un socio le debe a la sociedad no califica.
3. Incobrable y dada de baja en sus registros contables. Debe establecerse que la deuda, en todo o en parte, es incobrable, y usted debe darla de baja en sus libros de contabilidad.
4. Impuesto declarado y pagado. Usted declaró el GST/HST de la venta en su declaración del período en que se pudo cobrar, y pagó lo que esa declaración indicaba que debía (sec. 231(1.1)).
5. A tiempo. El reclamo debe estar en una declaración presentada dentro del límite que se indica más abajo.

Un saldo pendiente en esa declaración bloquea el reclamo. También lo bloquea el impuesto que nunca se declaró. Un cliente relacionado lo bloquea igual, aunque la deuda siga siendo incobrable para el impuesto sobre la renta.

¿Cuánto tiempo tengo para reclamar el GST/HST?

La declaración que lo reclama debe presentarse dentro de 4 años después del día en que vencía la declaración del período de la baja (sec. 231(4)). El plazo empieza con el período en que usted dio la deuda de baja en sus registros contables, no con el período de la venta.

Un asiento de baja hecho hace años y nunca reclamado puede estar ya fuera de plazo. La ley liga el plazo del GST/HST a los registros contables y la deducción del impuesto sobre la renta al año en que la deuda se volvió incobrable. Cuando esas fechas difieren, confirme ambas antes de reclamar cualquiera de las dos.

¿Qué pasa si el cliente paga una parte después?

Un pago sobre una deuda que usted dedujo como incobrable en un año anterior vuelve a ser ingreso, y una parte del GST/HST que dedujo en la línea 107 se suma de nuevo. La parte del pago que corresponde al precio de venta es ingreso en el año en que se recibe (párrafo 12(1)(i)); un propietario único la anota en la línea 8230, Otros ingresos (CRA).

La parte del impuesto va en la línea 104 de la declaración del período en que usted recibe el dinero, pero solo si reclamó la deducción de la línea 107 (sec. 231(3)). Se calcula A × B ÷ C, donde A es el monto recuperado, B es el GST/HST de la venta y C es el precio total, con el impuesto y el impuesto provincial aplicable.

¿Qué cambia en Quebec, y qué pasa con el PST en Columbia Británica, Saskatchewan y Manitoba?

En Quebec, la parte del GST sigue la misma sección 231, pero Revenu Québec (la autoridad tributaria de Quebec) generalmente administra allí el GST/HST, así que el reclamo va en la declaración presentada ante esa autoridad (RC4022). Esta página no cubre el ajuste del QST por deudas incobrables; empiece con la página de deudas incobrables de Revenu Québec.

El PST en Columbia Británica, Saskatchewan y Manitoba es un impuesto provincial aparte. La sección 231 devuelve solo el GST/HST, y esta página no indica el alivio de PST de ninguna provincia. Empiece con impuesto provincial sobre ventas.

¿Cómo registro la baja y el GST/HST en mi contabilidad?

Ponga la fecha correcta al asiento de baja: su período decide qué declaración de GST/HST lleva el reclamo y a partir de él empieza a correr el plazo. Use las mismas cuentas de las que lee la declaración; vea registrar el GST/HST en su contabilidad.

Los asientos de GST/HST que siguen suponen que la baja califica para la línea 107, y el asiento de recuperación supone que se reclamó la línea 107. Si no hay alivio, por ejemplo con un cliente relacionado o una venta bajo el Quick Method, defina cómo se trata el impuesto no recuperado antes de registrarlos.

En el T2 de una corporación, el código GIFI del gasto por deudas incobrables es 8590 y el de la provisión para cuentas de cobro dudoso es 1061 (guía GIFI de la CRA).

¿El Quick Method cambia el reclamo?

Sí, para el GST/HST. Un negocio que usa el Quick Method (método simplificado de GST/HST) generalmente no puede ajustar su impuesto neto por deudas incobrables de ventas incluidas en el cálculo del Quick Method. La línea 107 es para deudas incobrables de ventas fuera de ese cálculo, y la línea 104 para su recuperación (CRA Guide RC4058). Las reglas del impuesto sobre la renta de arriba siguen exigiendo que la venta haya estado en el ingreso. Cómo el Quick Method da forma a ese ingreso se explica en el Quick Method en su contabilidad.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares canadienses.

El cliente de una consultora se declara insolvente

Una consultora de Ontario factura C$10,000 más C$1,300 de HST, C$11,300 en total, en marzo. Usa el método regular de GST/HST y no tiene vínculo con el cliente. Declara y remite el HST de ese período. El cliente se declara insolvente, ella tiene documentos que muestran que no se puede recuperar nada, y da de baja C$11,300 en diciembre.

Para el impuesto sobre la renta, C$10,000 pueden ser una deuda incobrable, porque ya estaban en su ingreso. Para el HST, A es 1,300, B es 11,300 y C es 11,300, así que la deducción es de C$1,300. La toma en la línea 107 de la declaración del período que incluye la baja de diciembre, no en la declaración de marzo, y la presenta dentro del plazo indicado arriba.

Una corporación con cuentas por cobrar al cierre del año

Una corporación tiene C$60,000 en cuentas por cobrar al cierre del año, sin contar el GST/HST y ya incluidas en el ingreso, y C$8,000 de ese total son de dos clientes identificados con mucho atraso. Estima que es improbable cobrar C$5,000 de eso y reserva C$5,000, ligados a esas dos cuentas y no a un porcentaje de las ventas.

La reserva se deduce este año y se suma de nuevo al ingreso el año siguiente, cuando se fija una reserva nueva con los hechos de ese cierre. Todavía no se recupera GST/HST. Si uno de los dos clientes quiebra más adelante y la deuda se da de baja como incobrable, la deducción por deuda incobrable corresponde al año en que se vuelve incobrable, y el reclamo de la línea 107 al período de GST/HST que incluye la baja, si se cumplen las condiciones anteriores.

Un pago parcial después de una baja

Un cliente paga C$2,000 de la factura de C$11,300 de Ontario del ejemplo anterior, que se dio de baja el año pasado. La parte del impuesto es 2,000 × 1,300 ÷ 11,300, o cerca de C$230.09, que se suma en la línea 104 del período en que llega el dinero. Los otros C$1,769.91 vuelven a ser ingreso.

¿Su caso es distinto?

• Una factura grande cuyo HST remitió hace años: el plazo de 4 años puede estar por vencer o ya haber vencido, y el año correcto de la deducción del impuesto sobre la renta puede ser otro. Haga revisar las fechas y el reclamo con ayuda de contabilidad.
• El cliente es parte relacionada (una empresa que usted o su familia controlan, o un socio), o está fuera de Canadá: un cliente relacionado bloquea la deducción del GST/HST. Una venta a un cliente en el extranjero pudo haber sido de tasa cero, y entonces no queda impuesto que recuperar; que la suya lo haya sido depende de lo que vendió. Vea cobrar GST/HST a clientes de EE. UU., y defina qué regla se aplica con ayuda de contabilidad.
• Usted es una corporación con cuentas por cobrar al cierre del año: decidir qué cuentas son incobrables y cuáles solo dudosas, y llevar una reserva por el Schedule 13, es trabajo de cierre de año. Vea la lista de verificación para el cierre del año de una corporación y obtenga ayuda de contabilidad.
• Las declaraciones de GST/HST no se han presentado, o nunca se pagó el impuesto de la venta: el reclamo depende de que el impuesto original se haya declarado y remitido. Vea declaraciones de GST/HST sin presentar, y obtenga ayuda de contabilidad para reconstruir los registros.
• Su contabilidad está atrasada: vea ponerse al día con la contabilidad atrasada antes de decidir qué dar de baja.
• El dinero llegó como depósito o cobro anticipado: vea cobros anticipados de clientes e ingresos no devengados.
• Usted está en Quebec o en una provincia con PST: las reglas del QST y del PST son distintas. Empiece con impuesto provincial sobre ventas.