Xóa sổ hóa đơn khách hàng chưa trả ở Canada: nợ xấu và GST/HST

Tôi có thể xóa sổ hóa đơn khách hàng chưa trả như một khoản lỗ ở Canada không?

Có, đối với thuế thu nhập, nếu hóa đơn đã được tính vào thu nhập của bạn và không còn thu hồi được. Khi đó, giá chưa thuế là chi phí nợ xấu, và phần GST/HST trên hóa đơn có thể được lấy lại riêng ở line 107 của tờ khai GST/HST nếu đáp ứng các điều kiện bên dưới. Khoản nợ chỉ mới khó đòi thì được xử lý khác:

Quy định về thuế thu nhập nằm ở paragraph 20(1)(l) và 20(1)(p) của Income Tax Act. Quy định về GST/HST nằm ở section 231 của Excise Tax Act. Cả hai đều là quy định liên bang và áp dụng ở mọi tỉnh bang. Hợp danh tính thu nhập như thể là một pháp nhân riêng (s. 96), nên hợp danh khấu trừ nợ xấu khi tính thu nhập của hợp danh; sau đó mỗi thành viên hợp danh khai phần thu nhập ròng của mình, ở amount 5A của Form T2125 hoặc từ chứng từ T5013, và không khấu trừ khoản nợ đó thêm lần nữa. Chủ doanh nghiệp một chủ ghi nợ xấu ở line 8590, Bad debts, của Form T2125; công ty dùng GIFI 8590 trên T2 (xem phần sổ sách bên dưới).

Trường hợp sẽ không đơn giản khi giao dịch bán nằm trong một năm đã nộp tờ khai, khách hàng là bên liên quan hoặc ở ngoài Canada, giao dịch bán hoặc việc xóa sổ đã diễn ra nhiều năm trước, GST/HST của giao dịch bán chưa bao giờ được khai hoặc nộp, hoặc công ty có nhiều khoản phải thu vào cuối năm. Hãy chuẩn bị hóa đơn và tờ khai đã khai giao dịch đó, danh sách các khoản khách hàng còn nợ theo thời gian quá hạn, bằng chứng bạn đã đòi nợ, ngày từng khoản nợ được xóa sổ trong sổ sách, và các tờ khai GST/HST của kỳ bán hàng và kỳ xóa sổ.

Khi nào hóa đơn chưa trả là nợ xấu chứ không chỉ là nợ khó đòi?

Khoản nợ là nợ xấu khi đã xác định là không thu hồi được, chứ không phải chỉ vì trả trễ. Income Tax Act cho khấu trừ các khoản nợ mà bạn xác định đã trở thành nợ xấu trong năm, còn Excise Tax Act yêu cầu phải xác định được rằng toàn bộ hoặc một phần khoản nợ đã trở thành nợ xấu (s. 231(1)). Không đạo luật nào quy định số ngày quá hạn cụ thể.

Bản hướng dẫn IT-442R của CRA nói rằng khoản nợ chỉ mới khó đòi thì không nên khai là nợ xấu, và CRA tìm các nỗ lực đòi nợ kiên quyết nhưng không thành công, hoặc bằng chứng rõ ràng rằng khoản nợ không thể thu hồi. Bản hướng dẫn này đã được lưu trữ và không còn cập nhật, nên chỉ nên xem là hướng dẫn mang tính lịch sử. Vì đây là vấn đề dựa trên thực tế, hãy giữ lại bằng chứng:

• Các lần nhắc nợ, gọi điện và email yêu cầu thanh toán, có ghi ngày.
• Khách hàng phá sản, mất khả năng thanh toán hoặc đóng cửa doanh nghiệp.
• Báo cáo của công ty thu hồi nợ hoặc luật sư cho biết không thu hồi được gì.
• Chính bút toán xóa sổ.

Khoản khấu trừ thuế thu nhập được tính cho năm khoản nợ trở thành nợ xấu. Khoản nợ đã trở thành nợ xấu từ năm trước thì không thể hoãn lại để khấu trừ vào một năm sau (IT-442R). Việc có còn sửa được tờ khai đã nộp của năm trước hay không là câu hỏi cần hỏi chuyên gia.

Nếu bạn và khách hàng thỏa thuận giảm hoặc hủy giá bán, đó là giảm giá chứ không phải nợ xấu, và phần GST/HST theo quy tắc phiếu điều chỉnh giảm (credit note); xem GST/HST đối với tiền đặt cọc và hóa đơn chưa trả. Nhận ít hơn vì phần còn lại không thu được vẫn có thể là nợ xấu, nên hãy xác định rõ trường hợp nào đã xảy ra trước khi điều chỉnh thuế. Chỉ riêng việc tranh chấp thì không phải là cả hai. Đừng xóa hóa đơn mà bạn vẫn còn được nợ.

Vì sao hóa đơn phải nằm trong thu nhập thì tôi mới được xóa sổ?

Khoản khấu trừ nợ xấu bù lại thu nhập bạn đã khai, nên hóa đơn phải được tính vào thu nhập trước (T2125 line 8590; paragraph 20(1)(p)). CRA yêu cầu dùng phương pháp dồn tích cho phần lớn thu nhập tự kinh doanh, tức là tính thu nhập khi đã làm ra, dù đã được trả hay chưa.

CRA chỉ cho dùng phương pháp tiền mặt đối với nông dân, ngư dân và đại lý hoa hồng tự kinh doanh; mọi thu nhập tự kinh doanh khác phải dùng phương pháp dồn tích (CRA). Hóa đơn theo phương pháp dồn tích đã nằm trong thu nhập, nên có thể xóa sổ khi khoản nợ thành nợ xấu. Theo phương pháp tiền mặt, hóa đơn chưa trả chưa bao giờ nằm trong thu nhập, nên không có gì để khấu trừ. Công việc bạn chưa xuất hóa đơn và chưa tính vào thu nhập cũng không có gì để khấu trừ. Quy định GST/HST không hỏi bạn khai thu nhập theo cách nào. Nếu những năm trước bạn khai theo phương pháp tiền mặt nhưng lẽ ra phải dùng phương pháp dồn tích, các tờ khai trước có thể cần được sửa trước khi xóa sổ. Xem kế toán tiền mặt hay dồn tích để biết ai được dùng phương pháp nào.

Tôi có thể lập khoản dự phòng nợ khó đòi cho mục đích thuế không?

Có, dưới dạng khoản dự phòng, cho các khoản nợ đã được tính vào thu nhập và chỉ ở mức hợp lý. Paragraph 20(1)(l) cho phép khấu trừ một khoản hợp lý cho các khoản nợ khó đòi đã nằm trong thu nhập. Khoản dự phòng chỉ có hiệu lực một năm: số đã khấu trừ được cộng lại vào thu nhập của năm sau (paragraph 12(1)(d)), và bạn lập khoản dự phòng mới dựa trên tình hình vào cuối năm đó. Khoản dự phòng đưa một phần khoản lỗ có thể xảy ra vào khoản khấu trừ của năm nay rồi đảo ngược vào năm sau. Nó không xóa sổ khoản nợ.

"Hợp lý" nghĩa là gắn với những khoản bạn thật sự nghi ngờ. IT-442R nói khoản dự phòng tính theo tỷ lệ phần trăm của tất cả các khoản nợ hoặc của tổng doanh số là không hợp lý, và phải dựa trên các khoản nợ khó đòi đã xác định. Hãy giữ danh sách từng khoản, số tiền đã lập dự phòng và lý do.

Nơi ghi khoản dự phòng tùy vào người nộp tờ khai:

• Chủ doanh nghiệp một chủ: khoản dự phòng của năm ngoái được cộng vào thu nhập ở line 8290, Reserves deducted last year (CRA). CRA liệt kê các khoản dự phòng được phép trong các chi phí kinh doanh khác. Các line khác của T2125 nằm trong các line chi phí của người tự kinh doanh.
• Công ty: Schedule 13 cho thấy diễn biến của các khoản dự phòng, với số dư đầu kỳ được cộng vào ở Schedule 1 line 125 và số dư cuối kỳ được khấu trừ ở line 413 (T4012). Khoản dự phòng ghi trong báo cáo tài chính không tự động là khoản dự phòng thuế: các khoản dự phòng từ báo cáo tài chính được điều chỉnh riêng ở Schedule 1; xem vì sao thu nhập chịu thuế khác lợi nhuận trên sổ sách.

Khoản dự phòng không được giảm trừ GST/HST. Section 231 chỉ khấu trừ thuế trên khoản nợ đã xác định là nợ xấu và đã được xóa sổ.

Làm sao lấy lại GST/HST trên hóa đơn đã xóa sổ (line 107)?

Hãy khấu trừ ở line 107 của tờ khai GST/HST cho kỳ khai thuế có chứa thời điểm xóa sổ, hoặc một kỳ sau đó (s. 231(1)). Đừng sửa tờ khai đã khai giao dịch bán lần đầu (hướng dẫn lập tờ khai của CRA).

Khoản khấu trừ là A × B ÷ C:

• A là GST/HST của giao dịch bán.
• B là phần giá bán chưa trả, gồm thuế và thuế cấp tỉnh bang áp dụng, mà bạn đã xóa sổ.
• C là tổng giá bán, gồm thuế và thuế cấp tỉnh bang áp dụng, của giao dịch bán đó.

Xóa sổ toàn bộ hóa đơn thì lấy lại toàn bộ thuế, nếu đáp ứng các điều kiện bên dưới. Xóa sổ một phần thì lấy lại cùng tỷ lệ đó. Ở tỉnh bang dùng HST, HST chính là thuế. Nếu giao dịch đó còn bị tính thuế bán hàng cấp tỉnh bang theo quy định, khoản này được tính vào B và C, nhưng chỉ phần GST/HST được lấy lại (s. 231(5)). Cách lập tờ khai xem trong nộp GST/HST và tín thuế đầu vào. Câu hỏi hóa đơn chưa trả ngay từ đầu có phải nộp GST/HST hay không được giải thích trong GST/HST đối với tiền đặt cọc và hóa đơn chưa trả.

Những điều kiện nào áp dụng cho yêu cầu lấy lại GST/HST?

Phải đáp ứng mọi điều kiện trong section 231:

1. Chịu thuế, không phải zero-rated. Giao dịch bán zero-rated (thuế suất 0%) không có thuế để lấy lại.
2. Khách hàng không phải bên liên quan. Các bên liên quan được xem là không giao dịch độc lập (arm's length), còn với các bên không liên quan thì đó là vấn đề dựa trên thực tế (s. 126). Bên liên quan là bên liên quan theo Income Tax Act (s. 251): ví dụ, người thân qua huyết thống, hôn nhân, quan hệ vợ chồng không đăng ký kết hôn hoặc nhận con nuôi, và công ty với người kiểm soát công ty đó. Thành viên hợp danh cũng được xem là bên liên quan của hợp danh, nên khoản một thành viên hợp danh nợ hợp danh không đủ điều kiện.
3. Là nợ xấu và đã xóa sổ trong sổ sách của bạn. Phải xác định được toàn bộ hoặc một phần khoản nợ là nợ xấu, và bạn phải xóa sổ khoản đó trong sổ kế toán.
4. Thuế đã được khai và nộp. Bạn đã khai GST/HST của giao dịch bán trong tờ khai của kỳ mà khoản đó có thể thu được, và đã nộp đủ số thuế mà tờ khai đó cho thấy bạn phải nộp (s. 231(1.1)).
5. Đúng hạn. Yêu cầu phải nằm trong tờ khai được nộp trong thời hạn nêu bên dưới.

Nếu tờ khai đó còn số thuế chưa nộp, yêu cầu lấy lại sẽ bị chặn. Thuế chưa bao giờ được khai cũng vậy. Khách hàng là bên liên quan cũng chặn yêu cầu, dù khoản nợ vẫn có thể là nợ xấu đối với thuế thu nhập.

Tôi có bao lâu để yêu cầu lấy lại GST/HST?

Tờ khai có yêu cầu lấy lại phải được nộp trong vòng 4 năm sau ngày đến hạn nộp tờ khai của kỳ xóa sổ (s. 231(4)). Thời hạn bắt đầu từ kỳ bạn xóa sổ khoản nợ trong sổ sách, không phải kỳ bán hàng.

Bút toán xóa sổ đã làm từ nhiều năm trước mà chưa bao giờ được yêu cầu lấy lại có thể đã quá hạn. Luật tính thời hạn GST/HST theo sổ sách, còn khoản khấu trừ thuế thu nhập theo năm khoản nợ trở thành nợ xấu. Khi hai mốc này khác nhau, hãy xác nhận cả hai ngày trước khi yêu cầu bất kỳ khoản nào.

Nếu khách hàng trả một phần sau này thì sao?

Khoản trả cho một khoản nợ mà bạn đã khấu trừ là nợ xấu ở năm trước lại trở thành thu nhập, và một phần GST/HST bạn đã khấu trừ ở line 107 phải được cộng lại. Phần giá bán trong khoản thanh toán là thu nhập của năm nhận tiền (paragraph 12(1)(i)); chủ doanh nghiệp một chủ ghi khoản này ở line 8230, Other income (CRA).

Phần thuế được ghi ở line 104 của tờ khai cho kỳ bạn nhận tiền, nhưng chỉ khi bạn đã yêu cầu khấu trừ ở line 107 (s. 231(3)). Công thức là A × B ÷ C, trong đó A là số tiền thu hồi được, B là GST/HST của giao dịch bán, và C là tổng giá bán, gồm thuế và thuế cấp tỉnh bang áp dụng.

Quebec khác thế nào, và PST ở BC, Saskatchewan và Manitoba thì sao?

Ở Quebec, phần GST theo cùng section 231, nhưng Revenu Québec thường quản lý GST/HST ở đó, nên yêu cầu được ghi trong tờ khai nộp cho cơ quan này (RC4022). Trang này không đề cập việc điều chỉnh nợ xấu của QST; hãy bắt đầu từ trang về nợ xấu của Revenu Québec.

PST ở British Columbia, Saskatchewan và Manitoba là một loại thuế cấp tỉnh bang riêng. Section 231 chỉ hoàn lại GST/HST, và trang này không nêu việc giảm trừ PST của bất kỳ tỉnh bang nào. Hãy bắt đầu từ thuế bán hàng cấp tỉnh bang.

Tôi ghi khoản xóa sổ và GST/HST vào sổ sách như thế nào?

Hãy ghi ngày của bút toán xóa sổ cho chính xác: kỳ của bút toán này quyết định tờ khai GST/HST nào mang yêu cầu lấy lại và bắt đầu tính thời hạn. Dùng đúng các tài khoản mà tờ khai lấy số liệu; xem ghi GST/HST vào sổ sách.

Các bút toán GST/HST bên dưới giả định khoản xóa sổ đủ điều kiện cho line 107, và bút toán thu hồi giả định line 107 đã được yêu cầu. Nếu không được giảm trừ, ví dụ với khách hàng là bên liên quan hoặc giao dịch bán theo Quick Method, hãy xác định cách xử lý phần thuế không lấy lại được trước khi ghi sổ.

Trên T2 của công ty, mã GIFI cho chi phí nợ xấu là 8590 và cho khoản dự phòng nợ khó đòi là 1061 (hướng dẫn GIFI của CRA).

Quick Method có thay đổi yêu cầu lấy lại không?

Có, đối với GST/HST. Doanh nghiệp dùng Quick Method nói chung không được điều chỉnh thuế ròng cho nợ xấu của các giao dịch bán nằm trong phép tính Quick Method. Line 107 dành cho nợ xấu của các giao dịch cung cấp nằm ngoài phép tính đó, và line 104 dành cho việc thu hồi chúng (CRA Guide RC4058). Các quy định thuế thu nhập ở trên vẫn yêu cầu giao dịch bán đã nằm trong thu nhập. Quick Method ảnh hưởng đến thu nhập này thế nào được giải thích trong Quick Method trong sổ sách.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Canada.

Khách hàng của một chuyên gia tư vấn mất khả năng thanh toán

Một chuyên gia tư vấn ở Ontario lập hóa đơn C$10.000 cộng C$1.300 HST, tổng cộng C$11.300, vào tháng 3. Cô dùng phương pháp GST/HST thông thường và giao dịch độc lập (arm's length) với khách hàng. Cô đã khai và nộp HST của kỳ đó. Khách hàng mất khả năng thanh toán, cô có tài liệu chứng minh không thể thu hồi gì, và cô xóa sổ C$11.300 vào tháng 12.

Về thuế thu nhập, C$10.000 khi đó có thể là nợ xấu, vì khoản này đã nằm trong thu nhập của cô. Về HST, A là 1.300, B là 11.300 và C là 11.300, nên khoản khấu trừ là C$1.300. Cô ghi khoản này ở line 107 của tờ khai cho kỳ có chứa việc xóa sổ tháng 12, không phải tờ khai tháng 3, và nộp trong thời hạn nêu ở trên.

Công ty có các khoản phải thu cuối năm

Một công ty có C$60.000 khoản phải thu cuối năm, chưa gồm GST/HST và đã nằm trong thu nhập, trong đó C$8.000 của hai khách hàng cụ thể quá hạn từ lâu. Công ty đánh giá C$5.000 trong số đó khó thu được và lập dự phòng C$5.000, gắn với hai tài khoản này chứ không theo tỷ lệ phần trăm của doanh số.

Khoản dự phòng được khấu trừ trong năm nay và cộng lại vào thu nhập năm sau, khi một khoản dự phòng mới được lập từ tình hình cuối năm đó. Chưa lấy lại GST/HST nào. Nếu sau này một trong hai khách hàng phá sản và khoản nợ được xóa sổ là nợ xấu, khoản khấu trừ nợ xấu được tính trong năm khoản nợ trở thành nợ xấu, và yêu cầu line 107 được tính trong kỳ GST/HST có chứa việc xóa sổ, nếu đáp ứng các điều kiện ở trên.

Một khoản thanh toán một phần sau khi xóa sổ

Một khách hàng trả C$2.000 cho hóa đơn Ontario C$11.300 nói trên, hóa đơn này đã được xóa sổ vào năm ngoái. Phần thuế là 2.000 × 1.300 ÷ 11.300, tức khoảng C$230,09, được cộng vào line 104 của kỳ nhận tiền. C$1.769,91 còn lại được tính lại vào thu nhập.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Hóa đơn lớn mà bạn đã nộp HST từ nhiều năm trước: thời hạn 4 năm có thể sắp hết hoặc đã hết, và năm đúng để khấu trừ thuế thu nhập có thể khác. Hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán kiểm tra các ngày và yêu cầu lấy lại.
• Khách hàng là bên liên quan của bạn (công ty do bạn hoặc gia đình kiểm soát, hoặc một thành viên hợp danh), hoặc ở ngoài Canada: khách hàng là bên liên quan sẽ chặn khoản khấu trừ GST/HST. Giao dịch bán cho khách hàng ở nước ngoài có thể là zero-rated, nên không còn thuế để lấy lại; giao dịch của bạn có phải vậy hay không tùy vào thứ bạn đã bán. Xem tính GST/HST cho khách hàng Hoa Kỳ, và xác định quy định nào áp dụng với dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn là công ty có các khoản phải thu vào cuối năm: quyết định khoản nào là nợ xấu, khoản nào chỉ là nợ khó đòi, và chuyển khoản dự phòng qua Schedule 13 là công việc của kỳ khóa sổ cuối năm. Xem danh sách kiểm tra khóa sổ cuối năm và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Tờ khai GST/HST chưa nộp, hoặc thuế của giao dịch bán chưa bao giờ được nộp: yêu cầu lấy lại phụ thuộc vào việc thuế ban đầu đã được khai và nộp. Xem tờ khai GST/HST chưa nộp, và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán dựng lại hồ sơ.
• Sổ sách của bạn bị chậm: xem bắt kịp sổ sách quá hạn trước khi quyết định xóa sổ khoản nào.
• Tiền đến dưới dạng tiền đặt cọc hoặc khoản trả trước: xem tiền trả trước của khách hàng và doanh thu chưa thực hiện.
• Bạn ở Quebec hoặc một tỉnh bang có PST: quy định QST và PST khác. Hãy bắt đầu từ thuế bán hàng cấp tỉnh bang.