Baixa de fatura não paga no Canadá: dívida incobrável e GST/HST

Posso baixar uma fatura de cliente não paga como perda no Canadá?

Sim, para o imposto de renda, se a fatura já foi contada na sua renda e se tornou impossível de cobrar. O preço sem imposto passa a ser despesa com dívida incobrável, e o GST/HST dessa venda pode ser recuperado à parte, na linha 107 da sua declaração de GST/HST, se as condições abaixo forem atendidas. Uma dívida apenas duvidosa tem outro tratamento:

As regras do imposto de renda estão nos parágrafos 20(1)(l) e 20(1)(p) da Income Tax Act. A regra do GST/HST está na seção 231 da Excise Tax Act. As duas são regras federais e valem em todas as províncias. Uma sociedade de pessoas calcula sua renda como se fosse uma pessoa separada (s. 96). Por isso ela deduz a dívida incobrável ao calcular a renda da sociedade; cada sócio informa então sua parte desse resultado líquido, no valor 5A do Form T2125 ou no informe T5013, e não deduz a dívida de novo. O empresário individual lança a dívida incobrável na linha 8590, Dívidas incobráveis, do Form T2125; a corporação usa o código GIFI 8590 na sua T2 (veja a seção sobre a escrituração mais abaixo).

O caso deixa de ser simples quando a venda caiu em um ano já declarado, o cliente tem relação com você ou está fora do Canadá, a venda ou a baixa é de vários anos atrás, o GST/HST da venda nunca foi informado nem pago, ou uma corporação tem muitas contas a receber no fim do exercício. Reúna a fatura e a declaração que informou a venda, uma lista do que os clientes devem por idade da dívida, as provas dos seus esforços de cobrança, a data em que cada dívida foi baixada na escrituração e as declarações de GST/HST do período da venda e do período da baixa.

Quando uma fatura não paga é dívida incobrável, e não só duvidosa?

Uma dívida é incobrável quando se comprova que não dá para cobrá-la, e não quando está apenas atrasada. A Income Tax Act permite deduzir as dívidas que você comprova terem se tornado incobráveis no ano, e a Excise Tax Act exige que se comprove que a dívida, toda ou em parte, se tornou incobrável (s. 231(1)). Nenhuma das duas leis fixa um número de dias de atraso.

O boletim IT-442R da CRA (Agência da Receita do Canadá) diz que uma dívida apenas duvidosa não deve ser declarada como incobrável. Ele procura esforços de cobrança firmes e malsucedidos ou prova clara de que a dívida não pode ser cobrada. O boletim está arquivado e não é mais atualizado, então trate-o como orientação histórica. Como o teste depende dos fatos, guarde as provas:

• Lembretes datados, ligações e e-mails cobrando o pagamento.
• Falência, insolvência ou fechamento da empresa do cliente.
• Relatório de uma empresa de cobrança ou de um advogado dizendo que nada pode ser recuperado.
• O próprio lançamento da baixa.

A dedução no imposto de renda vale para o ano em que a dívida se tornou incobrável. Uma dívida que se tornou incobrável em um ano anterior não pode ser deixada para um ano posterior (IT-442R). Se uma declaração anterior já entregue ainda pode ser alterada é uma questão para um profissional.

Se você e o cliente combinam reduzir ou cancelar o preço, isso é uma redução de preço, e não uma dívida incobrável; no GST/HST vale a regra da nota de crédito. Veja GST/HST sobre depósitos e faturas não pagas. Aceitar menos porque o resto não pode ser cobrado ainda pode ser dívida incobrável, então defina qual dos dois casos ocorreu antes de ajustar o imposto. Uma disputa, por si só, não é nenhum dos dois. Não apague uma fatura que ainda lhe devem.

Por que a fatura precisa estar na renda antes de eu poder baixá-la?

A dedução de dívida incobrável cancela uma renda que você já informou, então a fatura precisa ter sido incluída na renda antes (linha 8590 do T2125; parágrafo 20(1)(p)). A CRA exige o regime de competência para a maior parte da renda de autônomos, que conta a renda quando ela é ganha, paga ou não.

A CRA permite o regime de caixa só para agricultores, pescadores e agentes de comissão autônomos; toda outra renda de autônomo deve usar o regime de competência (CRA). Uma fatura no regime de competência já está na renda, então pode ser baixada quando a dívida se tornar incobrável. No regime de caixa, uma fatura não paga nunca entrou na renda, então não há o que deduzir. Também não há o que deduzir de um trabalho que você nunca faturou e nunca contou como renda. A regra do GST/HST não depende de como você informa a renda. Se em anos anteriores você declarou no regime de caixa, mas o regime de competência era o exigido, talvez suas declarações antigas precisem de correção antes de qualquer baixa. Veja contabilidade em regime de caixa ou de competência para saber quem pode usar cada regime.

Posso criar uma provisão para devedores duvidosos para fins de imposto?

Sim, como reserva, para dívidas já contadas na renda e só em valor razoável. O parágrafo 20(1)(l) permite um valor razoável para dívidas duvidosas que já foram incluídas na renda. A reserva dura um ano: o valor deduzido volta para a renda no ano seguinte (parágrafo 12(1)(d)), e você faz uma nova reserva com base nos fatos do fim desse ano. A reserva traz para a dedução deste ano parte de uma possível perda e se reverte no ano seguinte. Ela não baixa a dívida.

“Razoável” significa ligado às contas de que você de fato duvida. O IT-442R diz que uma reserva calculada como percentual de todas as dívidas ou das vendas brutas não é razoável e que deve se basear em dívidas duvidosas identificadas. Mantenha uma lista com cada conta, o valor reservado e o motivo.

Onde a reserva entra depende de quem entrega a declaração:

• Empresário individual: a reserva do ano passado é somada à renda na linha 8290, Reservas deduzidas no ano passado (CRA). A CRA lista as reservas permitidas entre as outras despesas do negócio. As outras linhas do T2125 estão em linhas de despesas do autônomo.
• Corporação: o Schedule 13 mostra a continuidade das reservas, com o saldo inicial somado no Schedule 1, linha 125, e o saldo final deduzido na linha 413 (T4012). Uma provisão lançada nas demonstrações financeiras não é automaticamente a reserva fiscal: as reservas das demonstrações são ajustadas à parte no Schedule 1; veja por que a renda tributável difere do lucro contábil.

A reserva não dá alívio no GST/HST. A seção 231 deduz o imposto somente de uma dívida comprovadamente incobrável e baixada.

Como recupero o GST/HST de uma fatura baixada (linha 107)?

Deduza-o na linha 107 da declaração de GST/HST do período de apuração que inclui a baixa, ou de um período posterior (s. 231(1)). Não altere a declaração que informou a venda pela primeira vez (instruções da CRA para a declaração).

A dedução é A × B ÷ C:

• A é o GST/HST da venda.
• B é o preço não pago, mais o imposto e o imposto provincial aplicável, que você baixou.
• C é o preço total, mais o imposto e o imposto provincial aplicável, da venda.

Baixar a fatura inteira recupera o imposto inteiro, se as condições abaixo forem atendidas. Uma baixa parcial recupera a mesma proporção. Numa província com HST, o HST é o imposto. Quando um imposto provincial sobre vendas previsto em regulamento foi cobrado na mesma venda, ele entra em B e C, mas só o GST/HST é recuperado (s. 231(5)). Para entregar a declaração em si, veja como entregar o GST/HST e os créditos de imposto sobre insumos. Se o GST/HST era devido sobre a fatura não paga logo de início, isso está em GST/HST sobre depósitos e faturas não pagas.

Quais condições valem para o pedido de GST/HST?

Todas as condições da seção 231 devem ser atendidas:

1. Venda tributável, não de alíquota zero. Uma venda de alíquota zero não tem imposto a recuperar.
2. Cliente sem relação com você. Pessoas relacionadas são tratadas como se tivessem relação de dependência (non-arm's-length), e, entre pessoas não relacionadas, isso é questão de fato (s. 126). Relacionadas, aqui, é o sentido da Income Tax Act (s. 251): por exemplo, familiares ligados por sangue, casamento, união estável ou adoção, e uma corporação e a pessoa que a controla. Um membro de uma sociedade de pessoas também é tratado como relacionado à sociedade, então um valor que um sócio deve à sociedade não se qualifica.
3. Incobrável e baixada na sua escrituração. Deve estar comprovado que a dívida, toda ou em parte, é incobrável, e você precisa baixá-la nos seus livros contábeis.
4. Imposto informado e pago. Você informou o GST/HST da venda na declaração do período em que ele se tornou cobrável e pagou tudo o que essa declaração mostrava como devido (s. 231(1.1)).
5. Dentro do prazo. O pedido deve estar em uma declaração entregue dentro do limite abaixo.

Um saldo ainda devido nessa declaração bloqueia o pedido. Imposto que nunca foi informado também bloqueia. Um cliente relacionado bloqueia da mesma forma, mesmo que a dívida ainda possa ser incobrável para o imposto de renda.

Quanto tempo tenho para pedir o GST/HST?

A declaração que faz o pedido deve ser entregue em até 4 anos após o dia em que venceu a declaração do período da baixa (s. 231(4)). O prazo conta a partir do período em que você baixou a dívida na escrituração, e não do período da venda.

Uma baixa lançada há anos e nunca pedida pode já estar fora do prazo. A lei liga o prazo do GST/HST à escrituração e a dedução do imposto de renda ao ano em que a dívida se tornou incobrável. Quando as duas datas diferem, confirme ambas antes de fazer qualquer um dos pedidos.

E se o cliente pagar uma parte depois?

Um pagamento de dívida que você deduziu como incobrável em um ano anterior volta a ser renda, e parte do GST/HST que você deduziu na linha 107 é somada de volta. A parte do pagamento que corresponde ao preço de venda é renda no ano em que é recebida (parágrafo 12(1)(i)); o empresário individual a lança na linha 8230, Outras rendas (CRA).

A parte do imposto vai na linha 104 da declaração do período em que você recebe o dinheiro, mas só se você tiver pedido a dedução da linha 107 (s. 231(3)). O cálculo é A × B ÷ C, em que A é o valor recuperado, B é o GST/HST da venda e C é o preço total, mais o imposto e o imposto provincial aplicável.

O que muda em Quebec, e o que dizer do PST na Colúmbia Britânica, em Saskatchewan e em Manitoba?

Em Quebec, a parte do GST segue a mesma seção 231, mas a Revenu Québec (o órgão de impostos de Quebec) em geral administra o GST/HST ali, então o pedido vai na declaração entregue a ela (RC4022). Esta página não cobre o ajuste de dívida incobrável do QST; comece pela página de dívidas incobráveis da Revenu Québec.

O PST na Colúmbia Britânica, em Saskatchewan e em Manitoba é um imposto provincial separado. A seção 231 devolve apenas o GST/HST, e esta página não afirma qual alívio de PST existe em nenhuma província. Comece pelo imposto provincial sobre vendas.

Como registro a baixa e o GST/HST na minha escrituração?

Date o lançamento da baixa com exatidão: o período dele decide qual declaração de GST/HST leva o pedido e quando começa a contar o prazo. Use as mesmas contas de onde a declaração tira os valores; veja como registrar o GST/HST na escrituração.

Os lançamentos de GST/HST abaixo supõem que a baixa se qualifica para a linha 107, e o lançamento de recuperação supõe que a linha 107 foi usada. Se o alívio não estiver disponível, por exemplo com um cliente relacionado ou uma venda no Quick Method, defina como o imposto não recuperado será tratado antes de lançar.

Na T2 de uma corporação, o código GIFI da despesa com dívida incobrável é 8590 e o da provisão para devedores duvidosos é 1061 (guia GIFI da CRA).

O Quick Method muda o pedido?

Sim, no GST/HST. Uma empresa que usa o Quick Method (método simplificado de apuração do GST/HST) em geral não pode ajustar o imposto líquido por dívidas incobráveis de vendas incluídas no cálculo desse método. A linha 107 serve para dívidas incobráveis de vendas fora desse cálculo, e a linha 104 para a recuperação delas (CRA Guide RC4058). As regras do imposto de renda acima ainda exigem que a venda tenha estado na renda. Como o Quick Method afeta essa renda está em o Quick Method na escrituração e na renda do negócio.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares canadenses.

O cliente de uma consultora se torna insolvente

Uma consultora de Ontário fatura C$10.000 mais C$1.300 de HST, C$11.300 no total, em março. Ela usa o método regular do GST/HST e não tem relação de dependência (arm's length) com o cliente. Ela informa e recolhe o HST desse período. O cliente se torna insolvente, ela tem documentos mostrando que nada pode ser recuperado, e baixa C$11.300 em dezembro.

Para o imposto de renda, C$10.000 podem então ser dívida incobrável, porque já estavam na renda dela. Para o HST, A é 1.300, B é 11.300 e C é 11.300, então a dedução é de C$1.300. Ela a lança na linha 107 da declaração do período que inclui a baixa de dezembro, e não na declaração de março, e entrega dentro do prazo acima.

Uma corporação com contas a receber no fim do exercício

Uma corporação tem C$60.000 de contas a receber no fim do exercício, sem o GST/HST e já incluídas na renda, e C$8.000 disso vêm de dois clientes identificados, com atraso antigo. Ela avalia que C$5.000 desse valor dificilmente serão cobrados e reserva C$5.000, ligados a essas duas contas, e não a um percentual das vendas.

A reserva é deduzida neste ano e somada de volta à renda no ano seguinte, quando uma nova reserva é feita com os fatos do fim desse ano. Ainda não se recupera nenhum GST/HST. Se um dos dois clientes quebrar mais tarde e a dívida for baixada como incobrável, a dedução da dívida incobrável vem no ano em que ela se torna incobrável, e o pedido na linha 107 vem no período de GST/HST que inclui a baixa, se as condições acima forem atendidas.

Um pagamento parcial depois da baixa

Um cliente paga C$2.000 da fatura de C$11.300 de Ontário vista acima, que foi baixada no ano passado. A parte do imposto é 2.000 × 1.300 ÷ 11.300, ou cerca de C$230,09, somada na linha 104 do período em que o dinheiro chega. Os outros C$1.769,91 voltam a ser renda.

Seu caso é diferente?

• Uma fatura grande cujo HST você recolheu anos atrás: a janela de 4 anos pode estar acabando ou já ter acabado, e o ano certo para a dedução do imposto de renda pode ser outro. Peça para conferir as datas e o pedido com a ajuda de escrituração contábil.
• O cliente tem relação com você (uma empresa que você ou sua família controla, ou um sócio) ou está fora do Canadá: um cliente relacionado bloqueia a dedução do GST/HST. Uma venda a um cliente no exterior pode ter sido de alíquota zero, o que não deixa imposto a recuperar; se a sua foi, depende do que você vendeu. Veja cobrar GST/HST de clientes dos EUA e defina qual regra vale com a ajuda de escrituração contábil.
• Você é uma corporação com contas a receber no fim do exercício: decidir quais contas são incobráveis e quais são só duvidosas, e levar uma reserva pelo Schedule 13, é trabalho de fim de exercício. Veja a lista de verificação do fechamento do exercício de uma corporação e peça ajuda de escrituração contábil.
• As declarações de GST/HST não foram entregues, ou o imposto da venda nunca foi pago: o pedido depende de o imposto original ter sido informado e recolhido. Veja declarações de GST/HST não entregues e peça ajuda de escrituração contábil para reconstruir os registros.
• Sua escrituração está atrasada: veja como colocar em dia a escrituração atrasada antes de decidir o que baixar.
• O dinheiro veio como depósito ou pagamento antecipado: veja pagamentos antecipados de clientes e receita diferida.
• Você está em Quebec ou em uma província com PST: as regras do QST e do PST são diferentes. Comece pelo imposto provincial sobre vendas.