Unbezahlte Rechnung in Kanada: Forderungsausfall und GST/HST

Kann ich in Kanada eine unbezahlte Kundenrechnung als Verlust abschreiben?

Ja, bei der Einkommensteuer, wenn die Rechnung bereits in Ihren Einkünften enthalten war und uneinbringlich geworden ist. Der Preis ohne Steuer ist dann ein Forderungsausfall als Betriebsausgabe, und die GST/HST darauf lässt sich getrennt in Zeile 107 Ihrer GST/HST-Erklärung zurückholen, wenn die unten genannten Bedingungen erfüllt sind. Eine Forderung, die nur zweifelhaft ist, wird anders behandelt:

Die Regeln zur Einkommensteuer stehen in den Absätzen 20(1)(l) und 20(1)(p) des Income Tax Act. Die Regel zur GST/HST steht in Abschnitt 231 des Excise Tax Act. Beides sind Bundesregeln und gelten in jeder Provinz. Eine Personengesellschaft ermittelt ihre Einkünfte, als wäre sie eine eigene Person (Abschnitt 96). Sie zieht den Forderungsausfall daher bei der Berechnung ihrer Einkünfte ab; jeder Gesellschafter meldet dann einen Anteil an diesem Nettoergebnis, in Betrag 5A der Form T2125 oder aus der T5013-Bescheinigung, und zieht die Forderung nicht noch einmal ab. Ein Einzelunternehmer trägt den Forderungsausfall in Zeile 8590, Forderungsausfälle, der Form T2125 ein; eine Kapitalgesellschaft verwendet in ihrer T2-Erklärung GIFI 8590 (siehe den Abschnitt zur Buchhaltung weiter unten).

Ein Fall ist nicht einfach, wenn der Verkauf in ein bereits eingereichtes Jahr fällt, der Kunde Ihnen nahesteht oder außerhalb Kanadas sitzt, der Verkauf oder die Ausbuchung mehrere Jahre zurückliegt, die GST/HST auf den Verkauf nie gemeldet oder gezahlt wurde oder eine Kapitalgesellschaft zum Jahresende viele Forderungen hält. Legen Sie die Rechnung und die Erklärung bereit, in der sie gemeldet wurde, dazu eine nach Alter gegliederte Liste der offenen Kundenforderungen, Nachweise Ihrer Inkassobemühungen, das Datum der Ausbuchung jeder Forderung in Ihren Büchern und die GST/HST-Erklärungen für den Zeitraum des Verkaufs und den Zeitraum der Ausbuchung.

Wann ist eine unbezahlte Rechnung ein Forderungsausfall und nicht nur zweifelhaft?

Eine Forderung ist uneinbringlich, wenn sie als nicht einziehbar festgestellt ist, nicht schon, wenn sie nur überfällig ist. Nach dem Income Tax Act können Sie Forderungen abziehen, die Sie in dem Jahr als uneinbringlich festgestellt haben; der Excise Tax Act verlangt, dass festgestellt ist, dass die Forderung ganz oder teilweise uneinbringlich geworden ist (Abschnitt 231(1)). Keines der beiden Gesetze nennt eine Zahl von Tagen Verzug.

Das Merkblatt der CRA (kanadische Steuerbehörde) IT-442R sagt, dass eine nur zweifelhafte Forderung nicht als uneinbringlich geltend gemacht werden soll. Es verlangt erfolglose, ernsthafte Einziehungsversuche oder klare Belege dafür, dass die Forderung nicht einziehbar ist. Das Merkblatt ist archiviert und wird nicht mehr aktualisiert; behandeln Sie es als Orientierung aus früherer Zeit. Weil es um eine Tatsachenfrage geht, bewahren Sie die Nachweise auf:

• Datierte Zahlungserinnerungen, Anrufe und E-Mails mit Zahlungsaufforderung.
• Eine Insolvenz oder Schließung des Unternehmens des Kunden.
• Ein Bericht eines Inkassobüros oder Anwalts, dass nichts einzutreiben ist.
• Die Buchung der Ausbuchung selbst.

Der Abzug bei der Einkommensteuer gehört in das Jahr, in dem die Forderung uneinbringlich wurde. Einen Abzug für eine Forderung, die in einem früheren Jahr uneinbringlich wurde, können Sie nicht aufschieben und in einem späteren Jahr geltend machen (IT-442R). Ob eine bereits eingereichte frühere Erklärung noch geändert werden kann, sollte eine Fachperson klären.

Wenn Sie und der Kunde sich darauf einigen, den Preis zu senken oder zu streichen, ist das ein Preisnachlass und kein Forderungsausfall; bei der GST/HST gilt dann die Regel für Gutschriften, siehe GST/HST auf Kundenanzahlungen und unbezahlte Rechnungen. Wenn Sie weniger annehmen, weil sich der Rest nicht einziehen lässt, kann das trotzdem ein Forderungsausfall sein; klären Sie daher, was von beidem vorlag, bevor Sie die Steuer anpassen. Ein Streit allein ist keines von beiden. Löschen Sie keine Rechnung, die Ihnen noch geschuldet wird.

Warum muss die Rechnung schon in den Einkünften enthalten sein, bevor ich sie ausbuchen kann?

Ein Abzug für einen Forderungsausfall hebt Einkünfte auf, die Sie bereits gemeldet haben; die Rechnung muss also zuvor in die Einkünfte eingegangen sein (T2125 Zeile 8590; Absatz 20(1)(p)). Die CRA verlangt für die meisten Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit die periodengerechte Methode; dabei zählen Einkünfte, sobald sie verdient sind, ob bezahlt oder nicht.

Die CRA erlaubt die Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) nur Landwirten, Fischern und selbstständigen Provisionsvertretern; alle anderen Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit müssen nach der periodengerechten Methode (Accrual Method) ermittelt werden (CRA). Eine Rechnung nach der periodengerechten Methode steckt bereits in den Einkünften und kann ausgebucht werden, sobald die Forderung uneinbringlich ist. Bei der Zufluss-Abfluss-Methode war eine unbezahlte Rechnung nie in den Einkünften, es gibt also nichts abzuziehen. Auch für Arbeit, die Sie nie in Rechnung gestellt und nie als Einkünfte erfasst haben, gibt es nichts abzuziehen. Die GST/HST-Regel fragt nicht danach, wie Sie Ihre Einkünfte melden. Wenn Sie in früheren Jahren nach der Zufluss-Abfluss-Methode gemeldet haben, obwohl die periodengerechte Methode galt, müssen Ihre früheren Erklärungen möglicherweise korrigiert werden, bevor Sie etwas ausbuchen. Wer welche Methode nutzen darf, steht in Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechte Buchführung.

Kann ich für die Steuer eine Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen bilden?

Ja, als Rückstellung (Reserve), für Forderungen, die bereits in den Einkünften enthalten sind, und nur in angemessener Höhe. Absatz 20(1)(l) erlaubt einen angemessenen Betrag für zweifelhafte Forderungen, die bereits in die Einkünfte eingegangen sind. Die Rückstellung gilt ein Jahr: Der abgezogene Betrag wird im nächsten Jahr den Einkünften wieder hinzugerechnet (Absatz 12(1)(d)), und zum Jahresende bilden Sie anhand der dann geltenden Tatsachen eine neue Rückstellung. Eine Rückstellung zieht einen Teil eines möglichen Verlusts in den Abzug dieses Jahres vor und kehrt sich im nächsten Jahr um. Die Forderung wird dadurch nicht ausgebucht.

„Angemessen“ heißt: bezogen auf die Konten, an denen Sie tatsächlich zweifeln. Nach IT-442R ist eine Rückstellung, die auf einem Prozentsatz aller Forderungen oder des Bruttoumsatzes beruht, nicht angemessen; sie soll sich auf bestimmte zweifelhafte Forderungen stützen. Führen Sie eine Liste mit jedem Konto, dem zurückgestellten Betrag und dem Grund.

Wohin die Rückstellung gehört, hängt davon ab, wer die Erklärung einreicht:

• Einzelunternehmer: Die Rückstellung des Vorjahres wird in Zeile 8290, im Vorjahr abgezogene Rückstellungen, den Einkünften hinzugerechnet (CRA). Die CRA führt zulässige Rückstellungen unter den sonstigen Betriebsausgaben auf. Weitere Zeilen der T2125 finden Sie in Ausgabenzeilen für Selbstständige.
• Kapitalgesellschaft: Schedule 13 zeigt die Entwicklung der Rückstellungen; der Anfangsbestand wird in Schedule 1 Zeile 125 hinzugerechnet und der Endbestand in Zeile 413 abgezogen (T4012). Eine im Jahresabschluss gebuchte Wertberichtigung ist nicht automatisch die steuerliche Rückstellung: Rückstellungen aus dem Jahresabschluss werden in Schedule 1 gesondert angepasst; siehe Warum das steuerpflichtige Einkommen vom Buchgewinn abweicht.

Eine Rückstellung bringt bei der GST/HST keine Entlastung. Abschnitt 231 lässt die Steuer nur bei einer Forderung zum Abzug zu, die als uneinbringlich festgestellt und ausgebucht ist.

Wie hole ich die GST/HST auf eine ausgebuchte Rechnung zurück (Zeile 107)?

Ziehen Sie sie in Zeile 107 der GST/HST-Erklärung für den Meldezeitraum ab, in den die Ausbuchung fällt, oder für einen späteren (Abschnitt 231(1)). Ändern Sie nicht die Erklärung, in der der Verkauf zuerst gemeldet wurde (Anleitung der CRA zur Erklärung).

Der Abzug beträgt A × B ÷ C:

• A ist die GST/HST auf den Verkauf.
• B ist der unbezahlte Preis samt Steuer und anwendbarer Provinzsteuer, den Sie ausgebucht haben.
• C ist der Gesamtpreis samt Steuer und anwendbarer Provinzsteuer des Verkaufs.

Wenn Sie die ganze Rechnung ausbuchen, holen Sie die gesamte Steuer zurück, sofern die unten genannten Bedingungen erfüllt sind. Bei einer teilweisen Ausbuchung erhalten Sie denselben Anteil zurück. In einer HST-Provinz ist die HST die Steuer. Wurde auf denselben Verkauf eine vorgeschriebene Provinzumsatzsteuer erhoben, zählt sie in B und C mit, zurück kommt aber nur die GST/HST (Abschnitt 231(5)). Wie Sie die Erklärung selbst einreichen, steht in GST/HST-Erklärung und Vorsteuerabzug. Ob auf die unbezahlte Rechnung überhaupt GST/HST angefallen ist, behandelt GST/HST auf Kundenanzahlungen und unbezahlte Rechnungen.

Welche Bedingungen gelten für den GST/HST-Antrag?

Alle Bedingungen in Abschnitt 231 müssen erfüllt sein:

1. Steuerpflichtig, nicht nullbesteuert. Bei einem nullbesteuerten Verkauf gibt es keine Steuer zurückzuholen.
2. Der Kunde steht Ihnen nicht nahe. Nahestehende Personen gelten als nicht fremdüblich (at arm's length) miteinander, und bei nicht nahestehenden Personen ist es eine Tatsachenfrage (Abschnitt 126). Nahestehend bedeutet nahestehend im Sinne des Income Tax Act (Abschnitt 251): zum Beispiel Familienmitglieder durch Blutsverwandtschaft, Ehe, Lebenspartnerschaft (Common-Law Partnership) oder Adoption sowie eine Kapitalgesellschaft und die Person, die sie beherrscht. Ein Gesellschafter gilt außerdem als der Personengesellschaft nahestehend; ein Betrag, den ein Gesellschafter der Personengesellschaft schuldet, ist daher nicht begünstigt.
3. Uneinbringlich und in Ihren Büchern ausgebucht. Es muss feststehen, dass die Forderung ganz oder teilweise uneinbringlich ist, und Sie müssen sie in Ihren Buchhaltungsunterlagen ausbuchen.
4. Steuer gemeldet und gezahlt. Sie haben die GST/HST auf den Verkauf in Ihrer Erklärung für den Zeitraum gemeldet, in dem sie einziehbar wurde, und alles gezahlt, was diese Erklärung als geschuldet auswies (Abschnitt 231(1.1)).
5. Rechtzeitig. Der Antrag muss in einer Erklärung stehen, die innerhalb der unten genannten Frist eingereicht wird.

Ein noch offener Saldo dieser Erklärung blockiert den Antrag. Das gilt auch für Steuer, die nie gemeldet wurde. Ein nahestehender Kunde blockiert ihn ebenfalls, obwohl die Forderung bei der Einkommensteuer trotzdem uneinbringlich sein kann.

Wie lange habe ich Zeit, die GST/HST zurückzufordern?

Die Erklärung mit dem Antrag muss innerhalb von 4 Jahre nach dem Tag eingereicht werden, an dem die Erklärung für den Zeitraum der Ausbuchung fällig war (Abschnitt 231(4)). Die Frist beginnt mit dem Zeitraum, in dem Sie die Forderung in Ihren Büchern ausgebucht haben, nicht mit dem Zeitraum des Verkaufs.

Eine Ausbuchung, die vor Jahren gebucht und nie geltend gemacht wurde, kann bereits verspätet sein. Das Gesetz knüpft die Frist bei der GST/HST an die Bücher und den Abzug bei der Einkommensteuer an das Jahr, in dem die Forderung uneinbringlich wurde. Weichen beide ab, prüfen Sie beide Daten, bevor Sie einen der Anträge stellen.

Was ist, wenn der Kunde später einen Teil zahlt?

Eine Zahlung auf eine Forderung, die Sie in einem früheren Jahr als uneinbringlich abgezogen haben, ist wieder Einkünfte, und ein Teil der in Zeile 107 abgezogenen GST/HST wird wieder hinzugerechnet. Der Anteil der Zahlung, der auf den Verkaufspreis entfällt, ist Einkünfte im Jahr des Eingangs (Absatz 12(1)(i)); ein Einzelunternehmer trägt ihn in Zeile 8230, sonstige Einkünfte, ein (CRA).

Der Steueranteil kommt in Zeile 104 der Erklärung für den Zeitraum, in dem Sie das Geld erhalten, aber nur, wenn Sie den Abzug in Zeile 107 geltend gemacht haben (Abschnitt 231(3)). Er beträgt A × B ÷ C; A ist der zurückerhaltene Betrag, B die GST/HST auf den Verkauf und C der Gesamtpreis samt Steuer und anwendbarer Provinzsteuer.

Was ändert sich in Québec, und wie ist es mit der PST in British Columbia, Saskatchewan und Manitoba?

In Québec folgt der GST-Teil demselben Abschnitt 231, aber Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) verwaltet dort in der Regel die GST/HST; der Antrag gehört daher in die Erklärung, die bei Revenu Québec eingereicht wird (RC4022). Diese Seite behandelt nicht die Anpassung der QST bei Forderungsausfällen; beginnen Sie mit der Seite von Revenu Québec zu Forderungsausfällen.

Die PST in British Columbia, Saskatchewan und Manitoba ist eine eigene Provinzsteuer. Abschnitt 231 gibt nur die GST/HST zurück, und diese Seite nennt keine Entlastung bei der PST einer Provinz. Beginnen Sie mit Provinzumsatzsteuer.

Wie buche ich die Ausbuchung und die GST/HST in meinen Büchern?

Datieren Sie die Ausbuchung genau: Ihr Zeitraum entscheidet, welche GST/HST-Erklärung den Antrag enthält, und setzt die Frist in Gang. Verwenden Sie dieselben Konten, aus denen die Erklärung ihre Werte liest; siehe GST/HST in Ihren Büchern erfassen.

Die GST/HST-Buchungen unten setzen voraus, dass die Ausbuchung für Zeile 107 in Frage kommt, und die Buchung der Rückzahlung setzt voraus, dass Zeile 107 geltend gemacht wurde. Ist keine Entlastung möglich, zum Beispiel bei einem nahestehenden Kunden oder einem Verkauf nach der Quick Method, klären Sie, wie die nicht zurückgeholte Steuer behandelt wird, bevor Sie buchen.

In der T2-Erklärung einer Kapitalgesellschaft lautet der GIFI-Code für den Aufwand aus Forderungsausfällen 8590 und für die Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen 1061 (GIFI-Leitfaden der CRA).

Ändert die Quick Method den Antrag?

Ja, bei der GST/HST. Ein Unternehmen, das die Quick Method nutzt, kann seine Nettosteuer in der Regel nicht um Forderungsausfälle auf Verkäufe anpassen, die in die Berechnung nach der Quick Method einfließen. Zeile 107 gilt für Forderungsausfälle auf Lieferungen außerhalb dieser Berechnung und Zeile 104 für deren Wiedereingang (CRA Guide RC4058). Die oben genannten Regeln zur Einkommensteuer verlangen weiterhin, dass der Verkauf in den Einkünften enthalten war. Wie die Quick Method diese Einkünfte prägt, steht in Quick Method in den Büchern und bei den Geschäftseinkünften.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in kanadischen Dollar.

Der Kunde einer Beraterin wird zahlungsunfähig

Eine Beraterin in Ontario stellt im März C$10.000 zuzüglich C$1.300 HST in Rechnung, insgesamt C$11.300. Sie nutzt die reguläre GST/HST-Methode, und der Kunde ist ihr nicht nahestehend. Sie meldet und führt die HST für diesen Zeitraum ab. Der Kunde wird zahlungsunfähig, sie hat Unterlagen, die zeigen, dass nichts einzutreiben ist, und bucht im Dezember C$11.300 aus.

Bei der Einkommensteuer können C$10.000 dann ein Forderungsausfall sein, weil sie bereits in ihren Einkünften enthalten waren. Bei der HST ist A gleich 1.300, B gleich 11.300 und C gleich 11.300, der Abzug beträgt also C$1.300. Sie nimmt ihn in Zeile 107 der Erklärung für den Zeitraum vor, in den die Ausbuchung im Dezember fällt, nicht in der Märzerklärung, und reicht innerhalb der oben genannten Frist ein.

Eine Kapitalgesellschaft mit Forderungen zum Jahresende

Eine Kapitalgesellschaft hat zum Jahresende Forderungen von C$60.000, ohne GST/HST und bereits in den Einkünften enthalten; C$8.000 davon stammen von zwei namentlich bekannten Kunden und sind lange überfällig. Sie hält C$5.000 davon für wahrscheinlich nicht einziehbar und bildet eine Rückstellung von C$5.000, bezogen auf diese beiden Konten und nicht auf einen Prozentsatz des Umsatzes.

Die Rückstellung wird in diesem Jahr abgezogen und im nächsten Jahr den Einkünften wieder hinzugerechnet, wenn anhand der Tatsachen zum dann geltenden Jahresende eine neue Rückstellung gebildet wird. Es wird noch keine GST/HST zurückgeholt. Fällt einer der beiden Kunden später aus und wird die Forderung als uneinbringlich ausgebucht, folgt der Abzug als Forderungsausfall in dem Jahr, in dem sie uneinbringlich wird, und der Antrag in Zeile 107 in dem GST/HST-Zeitraum, in den die Ausbuchung fällt, wenn die oben genannten Bedingungen erfüllt sind.

Eine Teilzahlung nach einer Ausbuchung

Ein Kunde zahlt C$2.000 auf die oben genannte Rechnung aus Ontario über C$11.300, die im Vorjahr ausgebucht wurde. Der Steueranteil beträgt 2.000 × 1.300 ÷ 11.300, also rund C$230,09, und wird in Zeile 104 für den Zeitraum hinzugerechnet, in dem das Geld eingeht. Die übrigen C$1.769,91 sind wieder Einkünfte.

Anders in Ihrem Fall?

• Eine große Rechnung, deren HST Sie vor Jahren abgeführt haben: Die Frist von 4 Jahre läuft möglicherweise ab oder ist abgelaufen, und das richtige Jahr für den Abzug bei der Einkommensteuer kann abweichen. Lassen Sie die Daten und den Antrag mit Hilfe bei der Buchhaltung prüfen.
• Der Kunde steht Ihnen nahe (eine Gesellschaft, die Sie oder Ihre Familie beherrschen, oder ein Gesellschafter) oder sitzt außerhalb Kanadas: Ein nahestehender Kunde blockiert den GST/HST-Abzug. Ein Verkauf an einen Kunden im Ausland kann nullbesteuert gewesen sein, dann gibt es keine Steuer zurückzuholen; ob das bei Ihnen so war, hängt davon ab, was Sie verkauft haben. Siehe GST/HST bei Kunden in den USA berechnen und klären Sie mit Hilfe bei der Buchhaltung, welche Regel gilt.
• Sie sind eine Kapitalgesellschaft mit Forderungen zum Jahresende: Zu entscheiden, welche Konten uneinbringlich und welche nur zweifelhaft sind, und eine Rückstellung über Schedule 13 fortzuführen, gehört zur Jahresabschlussarbeit. Siehe die Checkliste zum Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• GST/HST-Erklärungen sind nicht eingereicht, oder die Steuer auf den Verkauf wurde nie gezahlt: Der Antrag setzt voraus, dass die ursprüngliche Steuer gemeldet und abgeführt wurde. Siehe nicht eingereichte GST/HST-Erklärungen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um die Unterlagen wiederherzustellen.
• Ihre Bücher hinken hinterher: Lesen Sie überfällige Buchhaltung aufholen, bevor Sie entscheiden, was Sie ausbuchen.
• Das Geld kam als Anzahlung oder Vorauszahlung: Siehe Kundenanzahlungen und noch nicht verdiente Erträge.
• Sie sind in Québec oder in einer PST-Provinz: Die Regeln zu QST und PST weichen ab. Beginnen Sie mit Provinzumsatzsteuer.