T4 ve T5 Geç Beyan Cezası: Küçük Şirket Rehberi

T4 veya T5 belgeleri geç verilirse ya da hiç verilmezse ceza nedir?

Son tarihinden sonra verilen veya hiç verilmeyen bir T4 veya T5 beyanı en az $100 ceza doğurur. Income Tax Act uyarınca ceza, bu asgari tutar ile günlük bir tutardan yüksek olanıdır; ihlalin sürdüğü her gün için hesaplanır ve en fazla 100 güne kadar uygulanır. Günlük tutar, geç verilen belge sayısı arttıkça yükselir (Income Tax Act, 162(7.01) alt maddesi; CRA: ne zaman verilir). T5 beyanı için CRA, en yüksek üst sınırı $7.500 olarak belirtir (CRA: T5 cezaları).

Ödenmeyen cezaya ayrıca faiz işler (CRA: T5 cezaları).

Durumu basit olmaktan çıkaran şeyler. Her takvim yılı ayrı bir beyandır ve T4 ile T5 ayrı beyan türleridir; bu yüzden birkaç kaçırılmış yıl cezayı katlar. Belgeler ayrıca şirketin defterleriyle, T2 beyannamesiyle ve sahibin kişisel beyannamesiyle uyuşmalıdır; verilen bilgi CRA kayıtlarıyla örtüşmezse CRA işverenle iletişime geçebilir (CRA: İşveren Rehberi). Defterlere hiç düzgün kaydedilmemiş ödemelerin, belge tutarları belli olmadan önce kaydedilmesi gerekir. Bir ceza bildirimi geldiyse önce hesabı, yılı, beyan tarihini ve belge sayısını kontrol edin. Hatalı tarh edilmiş bir cezaya itiraz etmek için şirket, bildirim gönderildikten sonra genellikle 90 gün içinde itiraz etmelidir (Income Tax Act, 165(1) alt maddesi). Açıklama istemek veya af talep etmek itirazın yerini tutmaz. Bkz. Cezalar, faiz ve af.

Beyandan önce toplayın:

• Sahibe yapılan her maaş ödemesinin bordro veya banka kayıtları, takvim yılına göre.
• Temettü kararları ve ödeme kayıtları, takvim yılına göre.
• Şirketin o yıllara ait T2 beyannameleri ve mali tabloları.
• Sahibin aynı yıllara ait kişisel beyannameleri.
• Şirketin bordro hesabı ve bilgi beyanları (RZ) hesap numaraları.
• Varsa CRA ceza bildirimi veya yazısı ve her belgenin fiilen verildiği tarih.

T4 ve T5 belgeleri ne zaman verilmelidir ve neye geç denir?

Her iki beyan da, ücretin veya temettünün ait olduğu takvim yılını izleyen Şubat ayının son günü verilmelidir. O gün hafta sonuna veya CRA'nın tanıdığı bir tatile denk gelirse, beyan bir sonraki iş gününe kadar CRA'ya ulaşırsa ya da o güne kadar posta damgası alırsa zamanında sayılır (Income Tax Regulations, 205(1) alt maddesi; CRA: ne zaman verilir).

Beyan, son tarihe kadar CRA'ya ulaşmamışsa ve izin verilen kâğıt beyanlarda da o tarihe kadar posta damgası almamışsa geçtir. T4, ücretin ödendiği yıl için bildirilir (CRA: İşveren Rehberi); T5 ise temettünün takvim yılını izler (CRA: T5 Rehberi).

Yalnızca birkaç belge geçse CRA'nın daha hafif bir geç beyan kuralı var mı?

T4 ve T5 beyanları ile NR4, T4A, T4E ve T5018 beyanları için CRA'nın idari politikası, beyan verene uygulanabilecek cezayı düşürür: geç verilen 1–5 belge için sabit $100, 6–10 belge için günlük $5 ve en fazla $500 (CRA: ne zaman verilir). CRA'nın sayfası, beyan verene indirilmiş tutarın uygulanabileceğini belirtir ve başka bir şart saymaz. Politika Kanun'un parçası değildir, bu yüzden bir bildirimi belge sayınıza karşılık gelen satırla karşılaştırın.

Geç verilen belgeleri her beyan türü ve takvim yılı için ayrı sayın. Kanun, cezayı belirli bir türdeki geç beyanların sayısına göre belirler ve yönetmelikler T4 ile T5'i ayrı türler olarak sıralar (Income Tax Act, 162(7.01) alt maddesi; Income Tax Regulations, 205(3) alt maddesi). Kanun niteliğinde olmayan Finance Canada açıklayıcı notları da cezayı aynı biçimde, yani “belirli bir türden” diye tanımlar (Finance Canada). Bu yüzden geç verilen bir T4 ile bir T5 iki ceza doğurur. CRA'nın politika sayfası nasıl saydığını belirtmez; bu yüzden bir bildirimi her tür için ilgili satırla karşılaştırın; bu arada ödenmemiş her tutara faiz işler.

Belgeyi çalışana veya hissedara vermemek için ayrı bir ceza var mı?

T4 belgeleri için evet. CRA, Şubat ayının son gününe kadar çalışana verilmeyen her T4 belgesi için günlük $25 ceza kesebilir; asgari tutar $100, azami tutar $2.500'dır (CRA: İşveren Rehberi; CRA: belgeleri dağıtma).

Aynı yükümlülük T5 için de geçerlidir: yönetmelikler, T4 ve T5 beyanlarının nüshalarının beyan tarihinde veya öncesinde her alıcıya verilmesini şart koşar (Income Tax Regulations, 209. madde). CRA'nın T5 sayfaları, eksik T5 nüshası için bir tutar belirtmez (CRA: T5 Rehberi). Kanun'un, yönetmelikten doğan bir yükümlülüğe uymamaya ilişkin genel cezası, başka bir ceza belirlenmemişse $100 veya günlük $25 tutarından yüksek olanıdır ve 100 güne kadar uygulanır (Income Tax Act, 162(7) alt maddesi); dolayısıyla hissedara hiç verilmeyen bir T5 bu cezayı doğurabilir. Okunan sayfalar CRA'nın bu cezayı tarh edip etmediğini belirtmez.

Kendi T5'imi hiç almadıysam. Şirketin T5 verme yükümlülüğü devam eder ve hissedar da belge olsun olmasın temettüyü kişisel beyannamede brüt artırılmış (grossed-up) tutarla bildirir (CRA: 12000 satırı). Şirketin temettü kayıtları, her ödemenin uygun (eligible) olup olmadığını gösterir. Brüt artırım ve vergi için bkz. Şirketinizden aldığınız temettüde vergi.

Kendime ödediğim temettüler için T5 belgesi düzenlemem gerekir mi ve alt sınır var mı?

Evet, şirket Kanada mukimi bir kişiye temettü ödediğinde veya hesabına yazdığında: uygun temettü (eligible dividend), uygun olmayan temettü ya da çoğu farazi temettü. Sermaye temettüsü için T5 gerekmez; bir alıcıya yıl içinde ödenen toplamın $50 tutarından az olduğu bir yıl için de gerekmez (CRA: T5 ne zaman hazırlanır). CRA'nın kuralı temettüyü kimin aldığına ve nerede yaşadığına bağlıdır; sayfasında ödeyen şirketin sahibi için ayrı bir kural yoktur.

T5, alıcı başına bir belgedir; bu yüzden temettü ödenen bir eş veya başka bir hissedar kendi belgesini alır ve $50 testi her alıcıya ayrı uygulanır (CRA: T5 Rehberi).

Temettü ödenmeyen bir yıl için boş (nil) T5 vermeyin (CRA: T5 Rehberi). T5, şirketin işletme numarasına bağlı bir bilgi beyanları (RZ) program hesabı altında verilir (CRA: RZ hesabı). Karar, ödeme ve belgedeki kutular için bkz. Temettü nasıl ilan edilir ve ödenir.

Önceki yıllar için belge düzenlemedim: yine de vermem gerekir mi?

Evet. Yönetmelikler, şirketin maaş veya temettü ödediği her takvim yılı için bir beyan şart koşar (Income Tax Regulations, 200(1) alt maddesi; 201(1) alt maddesi; 205. madde); CRA'nın beyan sayfaları da kaçırılmış bir beyanın artık verilmesine gerek kalmadığı bir kesme tarihi belirtmez. Önce gönüllü bildirim sorusunu ele alın (sonraki paragraf), sonra hemen beyan edin: 100 günden az geç kalmış bir beyan günlük ücreti artırmaya devam eder. 100 günü zaten aşmış bir beyan üst sınırdadır, bu yüzden beyan vermek cezaya bir şey eklemez; ancak ödenmemiş cezaya faiz işler ve bir eksikliği hızla gidermek, CRA'nın af talebinde tarttığı bir etkendir (IC07-1R1).

Önceki kişisel beyannameler ücreti veya temettüleri dışarıda bıraktıysa, olağan geriye dönük beyanlardan önce gönüllü bildirim yolunu değerlendirin. Bu yol genellikle zaten tarh edilmiş cezaları kapsamaz; bildirilen bilgiye ilişkin mükellefe veya kontrol edilen bir şirket gibi ilişkili bir mükellefe yönelik bir denetim ya da soruşturma, başvuruyu gönüllü olmaktan çıkarır (CRA: VDP uygunluğu).

1. Her yılı yeniden oluşturun. Bordro kayıtlarından, temettü kararlarından ve banka hesap özetlerinden kime ne ödendiğini takvim yılına göre listeleyin.
2. Mutabakat yapın. Her yılı defterler, T2 ve sahibin kişisel beyannamesiyle karşılaştırın. Uyuşmadıkları yerde bildirilecek tutarlar fiilen ne ödendiğine ve nasıl kaydedildiğine bağlıdır; hatalı bir belgeden sonra düzeltilmiş belge gelebilir. Maaş veya temettü diye adlandırılmadan çekilen para, hangi belgenin seçileceğine karar verilmeden önce ayrıştırılmalıdır: bkz. Hissedar kredileri ve Maaşı sonradan kendinize ödemek.
3. Her yıl ve her tür için bir beyan verin. Her beyan bir özet ve belgelerden oluşur. T4'ü ücretin ödendiği yıl için, T5'i temettünün ödendiği veya hesaba yazıldığı yıl için bildirin.
4. Her alıcıya nüshasını verin; sahip ve diğer hissedarlar da buna dahildir.
5. Kanıt saklayın. Her beyan için onay ve tarih kaydını saklayın.

CRA'nın beyan sayfaları eski yıllar için ayrı bir prosedür vermez ve çevrimiçi araçların ne kadar geriye gittiğini belirtmez; bu yüzden yolu CRA'ya teyit ettirmek gerekir, tarihi ve cevabı not alın. Kesintiler hiç aktarılmadıysa bkz. Geç bordro aktarımı.

T4 ve T5 beyanlarını çevrimiçi vermem gerekir mi, kâğıtla verirsem ne olur?

Bir takvim yılı için tek türde 5'ten fazla belge içeren bir beyan çevrimiçi verilmelidir; 5 veya daha azı kâğıtla verilebilir (Income Tax Regulations, 205.1 maddesi; CRA: nasıl verilir). Yanlış biçimde beyan vermek ayrı bir ceza doğurur: 6–50 belge için $125, 2.501 veya daha fazla belge için $2.500'a kadar (Income Tax Act, 162(7.02) alt maddesi). Bu ceza, geç beyan cezasından ayrıdır.

Çevrimiçi, bir seferde en fazla 100 belge için Web Forms, daha büyük beyanlar için internet üzerinden dosya aktarımı (Internet file transfer) anlamına gelir (CRA: nasıl verilir; CRA: Web Forms). Web Forms'a My Business Account veya Represent a Client üzerinden ya da bir Web erişim koduyla (Web access code) giriş yapılır; kod T4 için bordro hesabına, T5 için işletme numarasına bağlıdır (CRA: İşveren Rehberi; CRA: T5 Rehberi).

Verildikten sonra bir T4 veya T5 belgesini nasıl eklerim, düzeltirim ya da iptal ederim?

Bir belge çevrimiçi veya kâğıtla eklenebilir, düzeltilebilir ya da iptal edilebilir. T4 için, asıl belge nasıl verilmiş olursa olsun iki yol da geçerlidir (CRA: İşveren Rehberi; CRA: T5 Rehberi).

Kâğıtta, düzeltilmiş veya iptal edilmiş belgenin iki nüshasını alıcıya verin ve nedenini açıklayan bir yazıyla birlikte CRA'ya bir nüsha gönderin. Düzeltilmiş özet vermeyin.

CRA geç verilen bir T4 veya T5 cezasını iptal edebilir mi?

Olabilir, ancak af takdire bağlıdır. Olağanüstü koşullar veya CRA'nın kendi eylemleri cezaların ve faizin iptalini destekleyebilir. Ödeme güçsüzlüğü veya maddi zorluk genellikle faiz affını destekler; bu gerekçeyle ceza iptali istisnaidir ve CRA başka koşulları da dikkate alabilir. CRA bir cezayı kesilmeden önce silebilir veya tarh edilmiş bir cezayı iptal edebilir (IC07-1R1).

CRA, şirketin kurallara uyum geçmişine, makul özen gösterip göstermediğine ve eksikliği hızla giderip gidermediğine bakar (IC07-1R1). Bilgi beyanı için bu takdir yetkisi, talep yılından önceki 10 takvim yılı içinde sona eren dönemi kapsar (CRA: T5 Rehberi). Daha eski bir döneme ait ceza bu takdir yetkisinin dışında kalır.

İşletme, Form RC4288 ile başvurur ya da My Business Account veya Represent a Client'a giriş yapıp ilgili tüm belgelerle birlikte ceza ve faiz affı talebini seçer (CRA: nasıl başvurulur). Af, beyan verme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Sürecin tamamı için bkz. Cezalar, faiz ve af.

Québec'in RL-1 ve RL-3 belgeleri ne olacak?

Québec kendi belgelerini kullanır: istihdam geliri için RL-1, temettü dahil yatırım geliri için RL-3. İkisi de kendi son tarihlerini ve cezalarını belirleyen Revenu Québec'e verilir. Bu sayfadaki CRA tutarları bunları kapsamaz ve federal bir T4 veya T5 bunların yerini tutmaz. RL-1 için bkz. Bordro yürütme, RL-3 için Temettü nasıl ilan edilir ve ödenir.

Örnek

Tutarlar açıklayıcıdır ve Kanada dolarıdır. Tarihler hafta sonlarına ve tatillere göre kayar.

Mayıs'ta verilen iki beyan

Ontario'daki bir şirket, sahip için bir T4 ve bir T5'i Şubat sonu yerine 15 Mayıs'ta verir; yaklaşık 75 gün geçtir. Her biri ayrı bir beyan türü olduğundan Kanun'un formülü her biri için yaklaşık C$750 (75 gün × C$10), toplamda C$1.500 verir. Küçük beyan veren politikası her birini sabit C$100'a, toplamda C$200'a indirir. Ödenmeyen cezaya faiz işler.

Üç yıl boyunca T5'siz temettü

Bir şirket sahibine üç yıl boyunca her yıl C$30.000 temettü öder ve hiç T5 düzenlemez. Bu, her biri tek belgeden oluşan, bugün hepsi 100 günden fazla geç kalmış üç geç beyandır.

Bu, Kanun'un formülüne göre C$3.000, politikanın sabit ücretine göre C$300 eder. Şirket üç T5'i de verir ve CRA'dan cezaların iptalini isteyebilir. Sahibin kişisel beyannameleri, T5 olsun olmasın temettüleri göstermelidir; biri bunları dışarıda bıraktıysa onun da düzeltilmesi gerekir. Defterler de uyuşmalıdır: aynı para kredi veya maaş olarak kaydedilmiş olabilir, bu yüzden yıllar birbiriyle karşılaştırılır.

Kâğıtla verilen sekiz T4 belgesi

Sekiz çalışanı olan bir şirket T4 beyanını kâğıtla, 30 gün geç verir. Sekiz belge 5'ten fazla olduğundan beyanın çevrimiçi verilmesi gerekirdi: yanlış biçim için C$125. 6–10 belge için politikaya göre geç verme ücreti günlük C$5'tir; 30 gün için C$150. CRA ikisini de keserse faizden önceki toplam C$275 olur.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Belgeler birkaç yıl geç verildi veya hiç düzenlenmedi ve sahibin ücreti T2, defterler ya da kişisel beyannameyle uyuşmayabilir: kayıtlar çeliştiğinde hangi belgelerin hangi tutarlarla verileceği ve CRA'dan cezaların iptalinin istenip istenmeyeceği olgulara bağlıdır; geçmiş kişisel beyannameler de ücreti veya temettüleri dışarıda bırakmış olabilir. Yılların kontrol ettirilmesi gereken an budur: bkz. şirket vergisi beyanlarında destek; T2, GST/HST veya bordro beyanları da eksikse verilmemiş şirket beyannamelerini tamamlama.
• Ödemeler defterlere hiç düzgün kaydedilmedi veya hiç karar yok: her belge defterlerden hazırlanır, bu yüzden önce defterler gelir. Bkz. gecikmiş defterleri tamamlama ve muhasebe kayıtları desteği.
• Eski bir muhasebeci beyanları kaçırdı ve yanıt vermeyi bıraktı: bkz. muhasebeci beyanları kaçırdığında ne yapılır.
• Aktarımlar da belgeler gibi kaçırıldı: bkz. Geç bordro aktarımı.
• Belgeler yükleniciler içindir veya bir çalışana T4 mü T4A mı verileceğinden emin değilsiniz: bkz. yükleniciler için T4A ve T5018 ve bir çalışana hangi belge verilir.
• Bir hissedar Kanada dışında yaşıyor: temettü farklı bildirilir; bkz. Kanada şirketinin mukim olmayan sahipleri.