Phạt nộp trễ chứng từ T4 và T5 của công ty nhỏ

Nộp trễ hoặc không nộp chứng từ T4, T5 thì bị phạt bao nhiêu?

Tờ khai T4 hoặc T5 nộp sau hạn, hoặc không nộp, bị phạt tối thiểu $100. Theo Income Tax Act, mức phạt là số cao hơn giữa mức tối thiểu đó và mức tính theo ngày, tính cho mỗi ngày vi phạm tiếp diễn, tối đa 100 ngày. Mức theo ngày tăng theo số chứng từ nộp trễ (Income Tax Act, s. 162(7.01); CRA: khi nào phải nộp). Với tờ khai T5, CRA nêu mức tối đa cao nhất là $7.500 (CRA: tiền phạt T5).

Tiền phạt chưa nộp cũng bị tính lãi (CRA: tiền phạt T5).

Điều làm trường hợp không còn đơn giản. Mỗi năm dương lịch là một tờ khai riêng, và T4 với T5 là hai loại tờ khai khác nhau, nên bỏ lỡ nhiều năm làm tiền phạt nhân lên. Các chứng từ cũng phải khớp với sổ sách của công ty, tờ khai T2 và tờ khai cá nhân của chủ sở hữu; CRA có thể liên hệ người sử dụng lao động nếu thông tin cung cấp không khớp với hồ sơ của CRA (CRA: Employers' Guide). Các khoản chi trả chưa được ghi đúng vào sổ sách phải được ghi nhận trước khi biết số tiền trên chứng từ. Nếu đã nhận thông báo phạt, trước hết hãy kiểm tra tài khoản, năm, ngày nộp và số chứng từ. Để phản đối khoản phạt bị ấn định sai, công ty nói chung phải gửi đơn phản đối trong vòng 90 ngày sau khi thông báo được gửi (Income Tax Act, s. 165(1)). Yêu cầu giải thích hoặc xin miễn giảm không thay thế cho đơn phản đối. Xem Tiền phạt, tiền lãi và miễn giảm.

Chuẩn bị trước khi nộp:

• Hồ sơ bảng lương hoặc ngân hàng của mọi khoản tiền lương đã trả cho chủ sở hữu, theo từng năm dương lịch.
• Nghị quyết chia cổ tức và hồ sơ chi trả, theo từng năm dương lịch.
• Tờ khai T2 và báo cáo tài chính của công ty cho các năm đó.
• Tờ khai cá nhân của chủ sở hữu cho cùng các năm đó.
• Số tài khoản tiền lương và tài khoản tờ khai thông tin (RZ) của công ty.
• Mọi thông báo hoặc thư phạt của CRA, và ngày thực tế nộp từng chứng từ.

Chứng từ T4 và T5 đến hạn khi nào, và thế nào là nộp trễ?

Cả hai tờ khai đến hạn vào ngày cuối cùng của tháng 2 sau năm dương lịch mà khoản lương hoặc cổ tức thuộc về. Nếu ngày đó là cuối tuần hoặc ngày lễ được CRA công nhận, tờ khai được coi là đúng hạn khi CRA nhận được, hoặc khi được đóng dấu bưu điện, chậm nhất vào ngày làm việc kế tiếp (Income Tax Regulations, s. 205(1); CRA: khi nào phải nộp).

Tờ khai bị coi là trễ nếu không được nhận đúng hạn và, với hồ sơ giấy được phép, cũng không được đóng dấu bưu điện đúng hạn. T4 khai cho năm tiền lương được trả (CRA: Employers' Guide); T5 theo năm dương lịch của cổ tức (CRA: Hướng dẫn T5).

CRA có quy tắc nộp trễ nhẹ hơn khi chỉ trễ vài chứng từ không?

Với tờ khai T4 và T5, cũng như NR4, T4A, T4E và T5018, chính sách hành chính của CRA giảm mức phạt có thể áp dụng cho người nộp: cố định $100 cho 1 đến 5 chứng từ trễ, và $5 mỗi ngày, tối đa $500, cho 6 đến 10 chứng từ (CRA: khi nào phải nộp). Trang của CRA nói người nộp có thể bị tính mức đã giảm và không nêu điều kiện nào khác. Chính sách này không nằm trong luật, nên hãy đối chiếu mọi thông báo với dòng ứng với số chứng từ của bạn.

Đếm chứng từ trễ riêng cho từng loại tờ khai và từng năm dương lịch. Luật quy định tiền phạt theo số tờ khai trễ thuộc một loại được quy định, và các quy định liệt kê T4 và T5 là hai loại riêng (Income Tax Act, s. 162(7.01); Income Tax Regulations, s. 205(3)). Ghi chú giải thích của Finance Canada, vốn không phải là luật, mô tả tiền phạt theo cùng cách: "of a particular type" (Finance Canada). Vì vậy một T4 trễ và một T5 trễ bị hai khoản phạt. Trang chính sách của CRA không nói cách CRA đếm, nên hãy đối chiếu thông báo với dòng ứng với từng loại; trong lúc đó, lãi vẫn tính trên mọi khoản chưa nộp.

Có khoản phạt riêng nếu không đưa chứng từ cho nhân viên hoặc cổ đông không?

Có đối với chứng từ T4. CRA có thể phạt $25 mỗi ngày cho mỗi chứng từ T4 chưa đưa cho nhân viên chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng 2, tối thiểu $100 và tối đa $2.500 (CRA: Employers' Guide; CRA: phát chứng từ).

Nghĩa vụ này cũng áp dụng cho T5: các quy định yêu cầu gửi bản sao tờ khai T4 và T5 cho từng người nhận chậm nhất vào ngày nộp (Income Tax Regulations, s. 209). Các trang về T5 của CRA không nêu số tiền phạt cho việc thiếu bản sao T5 (CRA: Hướng dẫn T5). Khoản phạt chung của luật cho việc không thực hiện nghĩa vụ theo các quy định là mức cao hơn giữa $100 và $25 mỗi ngày, tối đa 100 ngày, khi không có khoản phạt nào khác được quy định (Income Tax Act, s. 162(7)), nên T5 chưa bao giờ đưa cho cổ đông có thể bị phạt theo quy định này. Các trang đã đọc không nói CRA có ấn định khoản phạt đó hay không.

Nếu bạn chưa bao giờ nhận T5 của chính mình. Công ty vẫn phải nộp T5, và cổ đông vẫn phải khai cổ tức trên tờ khai cá nhân, đã tăng thêm (gross-up), dù có chứng từ hay không (CRA: dòng 12000). Hồ sơ cổ tức của công ty cho biết từng khoản là cổ tức đủ điều kiện hay không. Về gross-up và thuế, xem Thuế trên cổ tức từ công ty của bạn.

Tôi có phải lập chứng từ T5 cho cổ tức tôi tự trả cho mình không, và có mức tối thiểu không?

Có, khi công ty đã trả hoặc ghi có cổ tức cho người cư trú Canada: cổ tức đủ điều kiện, cổ tức không đủ điều kiện, hoặc hầu hết các khoản cổ tức được coi là đã trả. Cổ tức vốn (capital dividend) không cần T5, và năm mà tổng mọi khoản trả cho một người nhận dưới $50 cũng không cần (CRA: khi nào phải lập T5). Quy tắc của CRA dựa vào ai nhận cổ tức và họ cư trú ở đâu; trang của CRA không đặt ra quy tắc riêng cho chủ sở hữu của công ty trả cổ tức.

Mỗi người nhận có một chứng từ T5, nên vợ/chồng hoặc cổ đông khác đã nhận cổ tức sẽ có chứng từ riêng, và ngưỡng $50 áp dụng cho từng người nhận (CRA: Hướng dẫn T5).

Không nộp T5 bằng không cho năm không có cổ tức (CRA: Hướng dẫn T5). T5 được nộp qua tài khoản chương trình tờ khai thông tin (RZ) gắn với mã số doanh nghiệp của công ty (CRA: tài khoản RZ). Về nghị quyết, khoản chi trả và các ô trên chứng từ, xem Tuyên bố và trả cổ tức.

Tôi chưa bao giờ lập chứng từ cho các năm trước: tôi có còn phải nộp không?

Có. Các quy định yêu cầu nộp một tờ khai cho mỗi năm dương lịch mà công ty đã trả lương hoặc cổ tức (Income Tax Regulations, s. 200(1); s. 201(1); s. 205), và các trang hướng dẫn nộp của CRA không nêu mốc nào mà sau đó tờ khai bị bỏ lỡ không còn phải nộp. Hãy xử lý trước mọi câu hỏi về tự nguyện khai báo (đoạn kế tiếp), rồi nộp sớm: tờ khai trễ chưa đến 100 ngày vẫn bị cộng thêm mức phạt theo ngày. Tờ khai đã trễ quá 100 ngày thì đã chạm mức tối đa, nên việc nộp không làm tăng khoản phạt đó, nhưng lãi vẫn tính trên mọi khoản phạt chưa nộp, và hành động nhanh để sửa sai sót là một yếu tố CRA cân nhắc khi xét yêu cầu miễn giảm (IC07-1R1).

Nếu tờ khai cá nhân các năm trước bỏ sót tiền lương hoặc cổ tức, hãy cân nhắc con đường tự nguyện khai báo trước khi nộp bù thông thường. Con đường này nói chung không bao gồm tiền phạt đã được ấn định, và việc kiểm toán hoặc điều tra về thông tin được khai báo, nhắm vào người nộp thuế hoặc người nộp thuế liên quan như công ty do họ kiểm soát, khiến đơn không còn được coi là tự nguyện (CRA: điều kiện VDP).

1. Dựng lại từng năm. Từ hồ sơ bảng lương, nghị quyết chia cổ tức và sao kê ngân hàng, hãy liệt kê đã trả cho ai những gì, theo năm dương lịch.
2. Đối chiếu. Kiểm tra từng năm với sổ sách, tờ khai T2 và tờ khai cá nhân của chủ sở hữu. Khi chúng không khớp, số tiền cần khai tùy vào những gì thực tế đã trả và cách đã ghi nhận, và một chứng từ sai có thể phải có chứng từ điều chỉnh sau đó. Tiền rút ra mà không được gọi là lương hay cổ tức cần được phân loại trước khi chọn được chứng từ: xem Khoản vay của cổ đông và Tự trả lương cho mình sau thời điểm đã qua.
3. Mỗi năm và mỗi loại nộp một tờ khai. Mỗi tờ khai gồm một bảng tóm tắt và các chứng từ. Khai T4 cho năm tiền lương được trả và T5 cho năm cổ tức được trả hoặc ghi có.
4. Đưa cho mỗi người nhận bản của họ, gồm chủ sở hữu và mọi cổ đông khác.
5. Giữ bằng chứng. Lưu xác nhận nộp và ngày nộp của từng tờ khai.

Các trang hướng dẫn nộp của CRA không nêu thủ tục riêng cho các năm cũ và không nói công cụ trực tuyến nhận được lùi về bao nhiêu năm, nên cần hỏi CRA để xác nhận cách làm; hãy ghi lại ngày và câu trả lời. Nếu các khoản khấu trừ chưa bao giờ được nộp, xem Nộp trễ các khoản thuế lương.

Tôi có phải nộp tờ khai T4 và T5 trực tuyến không, và nếu nộp bằng giấy thì sao?

Tờ khai có hơn 5 chứng từ cùng loại trong một năm dương lịch phải nộp trực tuyến; từ 5 chứng từ trở xuống được nộp bằng giấy (Income Tax Regulations, s. 205.1; CRA: cách nộp). Nộp sai hình thức bị phạt riêng $125 cho 6 đến 50 chứng từ, tăng đến $2.500 cho 2.501 chứng từ trở lên (Income Tax Act, s. 162(7.02)). Khoản phạt này tách biệt với tiền phạt nộp trễ.

Nộp trực tuyến nghĩa là dùng Web Forms, tối đa 100 chứng từ mỗi lần nộp, hoặc truyền tệp qua Internet (Internet file transfer) cho tờ khai lớn hơn (CRA: cách nộp; CRA: Web Forms). Web Forms đăng nhập qua My Business Account hoặc Represent a Client, hoặc bằng mã truy cập web (Web access code): gắn với tài khoản tiền lương đối với T4 và với mã số doanh nghiệp đối với T5 (CRA: Employers' Guide; CRA: Hướng dẫn T5).

Làm sao thêm, sửa hoặc hủy chứng từ T4 hoặc T5 sau khi đã nộp?

Có thể thêm, sửa hoặc hủy chứng từ trực tuyến hoặc bằng giấy. Với T4, cách nào cũng được dù bản gốc nộp theo cách nào (CRA: Employers' Guide; CRA: Hướng dẫn T5).

Với hồ sơ giấy, đưa cho người nhận hai bản của chứng từ đã sửa hoặc đã hủy và gửi CRA một bản kèm thư giải thích lý do. Không nộp bảng tóm tắt đã sửa.

CRA có hủy được tiền phạt nộp trễ T4 hoặc T5 không?

Có thể, nhưng việc miễn giảm do CRA tự quyết. Hoàn cảnh bất thường hoặc chính hành động của CRA có thể là cơ sở để hủy tiền phạt và tiền lãi. Không có khả năng trả nợ hoặc khó khăn tài chính nói chung hỗ trợ cho việc miễn lãi; hủy tiền phạt vì lý do đó là ngoại lệ, và CRA có thể xét cả các hoàn cảnh khác. CRA có thể miễn một khoản phạt trước khi bị tính hoặc hủy khoản đã được ấn định (IC07-1R1).

CRA cân nhắc công ty có tiền sử tuân thủ không, có thận trọng hợp lý không, và có hành động nhanh để sửa sai sót không (IC07-1R1). Với tờ khai thông tin, quyền tự quyết này bao gồm kỳ kết thúc trong vòng 10 năm theo lịch trước năm nộp yêu cầu (CRA: Hướng dẫn T5). Tiền phạt của kỳ cũ hơn nằm ngoài quyền tự quyết đó.

Doanh nghiệp xin bằng Form RC4288, hoặc đăng nhập My Business Account hay Represent a Client và chọn yêu cầu miễn giảm tiền phạt và tiền lãi, kèm mọi tài liệu liên quan (CRA: cách xin). Miễn giảm không xóa nghĩa vụ nộp tờ khai. Về toàn bộ quy trình, xem Tiền phạt, tiền lãi và miễn giảm.

Còn chứng từ RL-1 và RL-3 của Quebec thì sao?

Quebec dùng chứng từ riêng: RL-1 cho thu nhập từ việc làm và RL-3 cho thu nhập đầu tư, gồm cả cổ tức. Cả hai được nộp cho Revenu Québec, cơ quan tự đặt hạn nộp và tiền phạt. Các con số của CRA trong trang này không áp dụng cho chúng, và T4 hoặc T5 liên bang không thay thế chúng. Xem Chạy bảng lương về RL-1 và Tuyên bố và trả cổ tức về RL-3.

Ví dụ

Số liệu minh họa bằng đô la Canada. Các ngày thay đổi theo cuối tuần và ngày lễ.

Hai tờ khai nộp vào tháng 5

Một công ty ở Ontario nộp một T4 cho chủ sở hữu và một T5 vào ngày 15 tháng 5 thay vì cuối tháng 2, trễ khoảng 75 ngày. Mỗi tờ khai là một loại riêng, nên công thức của luật cho khoảng C$750 mỗi tờ (75 ngày với C$10), tổng cộng C$1.500. Chính sách dành cho người nộp ít chứng từ hạ mỗi tờ xuống mức cố định C$100, tổng cộng C$200. Lãi vẫn tính trên mọi khoản phạt chưa nộp.

Cổ tức ba năm không có T5

Một công ty trả cho chủ sở hữu C$30.000 cổ tức mỗi năm trong ba năm và không lập T5 nào. Như vậy là ba tờ khai trễ, mỗi tờ một chứng từ, tất cả đều đã trễ hơn 100 ngày tính đến hôm nay.

Tổng cộng là C$3.000 theo công thức của luật và C$300 theo mức cố định của chính sách. Công ty nộp cả ba T5 và có thể xin CRA hủy các khoản phạt. Tờ khai cá nhân của chủ sở hữu phải khai các khoản cổ tức dù có T5 hay không; nếu một tờ khai đã bỏ sót thì cũng cần sửa. Sổ sách phải khớp: cùng một khoản tiền có thể đã được ghi là khoản vay hoặc tiền lương, nên các năm được kiểm tra chéo với nhau.

Tám chứng từ T4 nộp bằng giấy

Một công ty có tám nhân viên nộp tờ khai T4 bằng giấy, trễ 30 ngày. Tám chứng từ là nhiều hơn 5, nên tờ khai phải nộp trực tuyến: C$125 cho việc nộp sai hình thức. Mức phạt nộp trễ theo chính sách cho 6 đến 10 chứng từ là C$5 mỗi ngày, C$150 cho 30 ngày. Nếu CRA tính cả hai, tổng cộng là C$275 chưa kể lãi.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Chứng từ trễ nhiều năm, hoặc chưa bao giờ được lập, và tiền lương của chủ sở hữu có thể không khớp với T2, sổ sách hay tờ khai cá nhân: khi hồ sơ không khớp nhau, việc nộp chứng từ nào, với số tiền bao nhiêu, và có xin CRA hủy tiền phạt hay không đều tùy vào các tình tiết, và tờ khai cá nhân các năm trước cũng có thể đã bỏ sót tiền lương hoặc cổ tức. Đó là lúc nên nhờ kiểm tra lại các năm: xem hỗ trợ nộp tờ khai thuế công ty, và nộp bù các tờ khai công ty chưa nộp nếu cũng thiếu T2, GST/HST hoặc tờ khai thuế lương.
• Các khoản chi trả chưa bao giờ được ghi đúng vào sổ sách, hoặc không có nghị quyết nào: mọi chứng từ đều được lập từ sổ sách, nên sổ sách phải làm trước. Xem nộp bù sổ sách quá hạn và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Kế toán viên cũ đã bỏ lỡ các lần nộp và không còn trả lời: xem việc cần làm khi kế toán viên bỏ lỡ các lần nộp.
• Các khoản nộp thuế lương cũng bị bỏ lỡ, không chỉ chứng từ: xem Nộp trễ các khoản thuế lương.
• Chứng từ dành cho nhà thầu, hoặc bạn không chắc người lao động nhận T4 hay T4A: xem T4A và T5018 cho nhà thầu và chứng từ nào cần đưa cho người lao động.
• Một cổ đông sống ngoài Canada: cổ tức được khai theo cách khác; xem chủ sở hữu không cư trú của công ty Canada.