T4 et T5 en retard : pénalité d'une petite société

Quelle est la pénalité si les feuillets T4 ou T5 sont produits en retard ou jamais?

Une déclaration T4 ou T5 produite après sa date d'échéance, ou jamais produite, entraîne une pénalité d'au moins 100 $. Selon la Loi de l'impôt sur le revenu, c'est le plus élevé de ce minimum et d'un montant quotidien, compté pour chaque jour où le défaut se poursuit, jusqu'à 100 jours. Le montant quotidien augmente avec le nombre de feuillets en retard (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 162(7.01); ARC : quand produire). Pour une déclaration T5, l'ARC indique un maximum le plus élevé de 7 500 $ (ARC : pénalités T5).

Des intérêts s'accumulent aussi sur une pénalité impayée (ARC : pénalités T5).

Ce qui rend un dossier non simple. Chaque année civile est une déclaration distincte, et les T4 et T5 sont des types de déclarations distincts : plusieurs années omises multiplient donc la pénalité. Les feuillets doivent aussi concorder avec les livres de la société, sa déclaration T2 et la déclaration personnelle du propriétaire; l'ARC peut communiquer avec un employeur si les renseignements fournis ne correspondent pas à ses dossiers (ARC : Guide de l'employeur). Les paiements qui n'ont jamais été bien consignés dans les livres doivent l'être avant que les montants des feuillets soient connus. Si un avis de pénalité est arrivé, vérifiez d'abord le compte, l'année, la date de production et le nombre de feuillets. Pour contester une pénalité cotisée à tort, la société doit généralement faire opposition dans les 90 jours suivant l'envoi de l'avis (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 165(1)). Demander une explication ou un allègement ne remplace pas une opposition. Voir Pénalités, intérêts et allègement.

À rassembler avant de produire :

• Les registres de paie ou bancaires de chaque paiement de salaire au propriétaire, par année civile.
• Les résolutions de dividende et les preuves de paiement, par année civile.
• Les déclarations T2 et les états financiers de la société pour ces années.
• Les déclarations personnelles du propriétaire pour les mêmes années.
• Les numéros de compte de retenues sur la paie et de compte de déclarations de renseignements (RZ) de la société.
• Tout avis ou toute lettre de pénalité de l'ARC, et la date où chaque feuillet a réellement été produit.

Quand les feuillets T4 et T5 sont-ils dus, et qu'est-ce qui est tardif?

Les deux déclarations sont dues le dernier jour de février qui suit l'année civile à laquelle se rattache la rémunération ou le dividende. Si ce jour tombe un week-end ou un jour férié reconnu par l'ARC, la déclaration est à temps si l'ARC la reçoit, ou si elle est oblitérée, au plus tard le jour ouvrable suivant (Règlement de l'impôt sur le revenu, par. 205(1); ARC : quand produire).

Une déclaration est tardive si elle n'est ni reçue à la date limite ni, pour une production sur papier permise, oblitérée à cette date. Un T4 est déclaré pour l'année où la rémunération est versée (ARC : Guide de l'employeur); un T5 suit l'année civile du dividende (ARC : Guide T5).

L'ARC a-t-elle une règle plus souple pour la production tardive lorsque peu de feuillets sont en retard?

Pour les déclarations T4 et T5, ainsi que NR4, T4A, T4E et T5018, la politique administrative de l'ARC réduit la pénalité qu'un déclarant peut se voir imposer : un montant fixe de 100 $ pour 1 à 5 feuillets en retard, et 5 $ par jour, au plus 500 $, pour 6 à 10 (ARC : quand produire). La page de l'ARC dit qu'un déclarant peut se voir imposer le montant réduit et n'énonce aucune autre condition. La politique ne fait pas partie de la Loi : comparez donc tout avis à la ligne qui correspond à votre nombre de feuillets.

Comptez les feuillets en retard séparément pour chaque type de déclaration et chaque année civile. La Loi fixe la pénalité selon le nombre de déclarations tardives d'un type prescrit, et le Règlement énumère les T4 et les T5 comme des types distincts (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 162(7.01); Règlement de l'impôt sur le revenu, par. 205(3)). Les notes explicatives du ministère des Finances du Canada, qui n'ont pas force de loi, décrivent la pénalité de la même façon : « d'un type particulier » (ministère des Finances du Canada). Un T4 tardif et un T5 tardif entraînent donc deux pénalités. La page de politique de l'ARC ne dit pas comment elle compte : comparez un avis à la ligne de chaque type; des intérêts s'accumulent entre-temps sur tout montant impayé.

Y a-t-il une pénalité distincte si le feuillet n'est pas remis à l'employé ou à l'actionnaire?

Oui pour les feuillets T4. L'ARC peut imposer 25 $ par jour pour chaque feuillet T4 non remis à un employé au plus tard le dernier jour de février, avec un minimum de 100 $ et un maximum de 2 500 $ (ARC : Guide de l'employeur; ARC : distribuer les feuillets).

La même obligation vise le T5 : le Règlement exige que des copies des déclarations T4 et T5 soient remises à chaque bénéficiaire au plus tard à la date de production (Règlement de l'impôt sur le revenu, art. 209). Les pages de l'ARC sur le T5 n'indiquent aucun montant pour une copie de T5 non remise (ARC : Guide T5). La pénalité générale de la Loi pour le défaut de se conformer à une obligation prévue au Règlement est le plus élevé de 100 $ ou de 25 $ par jour, jusqu'à 100 jours, lorsqu'aucune autre pénalité n'est prévue (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 162(7)); un T5 jamais remis à l'actionnaire peut donc l'entraîner. Les pages consultées ne précisent pas si l'ARC l'impose.

Si vous n'avez jamais reçu votre propre T5. La société doit toujours produire le T5, et l'actionnaire doit toujours déclarer le dividende, majoré, dans sa déclaration personnelle, avec ou sans feuillet (ARC : ligne 12000). Les registres de dividendes de la société montrent si chaque paiement était déterminé ou non. Pour la majoration et l'impôt, voir Impôt sur les dividendes de votre société.

Dois-je remplir un feuillet T5 pour les dividendes que je me suis versés, et y a-t-il un minimum?

Oui, lorsque la société a versé ou crédité un dividende à un résident du Canada : un dividende déterminé, un dividende non déterminé ou la plupart des dividendes réputés. Un dividende en capital n'exige pas de T5, pas plus qu'une année où le total versé à un bénéficiaire est inférieur à 50 $ (ARC : quand préparer un T5). La règle de l'ARC dépend de la personne qui reçoit le dividende et de son lieu de résidence; sa page ne prévoit aucune règle distincte pour le propriétaire de la société qui le verse.

Un T5 est un feuillet par bénéficiaire : un conjoint ou un autre actionnaire qui a reçu un dividende reçoit donc le sien, et le seuil de 50 $ s'applique à chaque bénéficiaire (ARC : Guide T5).

Ne produisez pas de T5 à néant pour une année sans dividendes (ARC : Guide T5). Le T5 est produit sous un compte de programme des déclarations de renseignements (RZ) lié au numéro d'entreprise de la société (ARC : compte RZ). Pour la résolution, le paiement et les cases du feuillet, voir Déclarer et verser un dividende.

Je n'ai jamais émis de feuillets pour des années antérieures : dois-je quand même les produire?

Oui. Le Règlement exige une déclaration pour chaque année civile où la société a versé un salaire ou des dividendes (Règlement de l'impôt sur le revenu, par. 200(1); art. 201(1); art. 205), et les pages de l'ARC sur la production n'indiquent aucune limite après laquelle une déclaration omise n'a plus à être produite. Réglez d'abord toute question de divulgation volontaire (paragraphe suivant), puis produisez sans tarder : une déclaration en retard de moins de 100 jours ajoute encore des frais quotidiens. Une déclaration déjà en retard de plus de 100 jours a atteint le plafond : la produire n'ajoute rien à cette pénalité, mais des intérêts s'accumulent sur toute pénalité impayée, et le fait de corriger rapidement une omission est un facteur que l'ARC pèse dans une demande d'allègement (IC07-1R1).

Si des déclarations personnelles antérieures ont omis la rémunération ou les dividendes, envisagez la voie de la divulgation volontaire avant les productions de rattrapage ordinaires. Elle ne couvre généralement pas les pénalités déjà cotisées, et une vérification ou une enquête portant sur les renseignements divulgués, visant le contribuable ou un contribuable lié comme une société qu'il contrôle, rend une demande non volontaire (ARC : admissibilité au PDV).

1. Reconstituez chaque année. À partir des registres de paie, des résolutions de dividende et des relevés bancaires, dressez la liste de ce qui a été payé et à qui, par année civile.
2. Rapprochez. Comparez chaque année aux livres, à la déclaration T2 et à la déclaration personnelle du propriétaire. En cas de désaccord, les montants à déclarer dépendent de ce qui a réellement été payé et de la façon dont cela a été consigné, et un feuillet modifié peut suivre un feuillet erroné. L'argent retiré sans être qualifié de salaire ou de dividende doit être classé avant de choisir un feuillet : voir Prêts à l'actionnaire et Se verser un salaire après coup.
3. Produisez une déclaration par année et par type. Chaque déclaration est un sommaire et ses feuillets. Déclarez un T4 pour l'année où la rémunération a été versée et un T5 pour l'année où le dividende a été versé ou crédité.
4. Remettez à chaque bénéficiaire sa copie, y compris au propriétaire et à tout autre actionnaire.
5. Conservez la preuve. Enregistrez la confirmation de production et la date de chaque déclaration.

Les pages de l'ARC sur la production n'offrent aucune procédure distincte pour les anciennes années et ne disent pas jusqu'où remontent les outils en ligne : c'est donc à l'ARC de confirmer la marche à suivre; notez la date et la réponse. Si des retenues n'ont jamais été versées, voir Versement tardif des retenues sur la paie.

Dois-je produire les déclarations T4 et T5 en ligne, et que se passe-t-il si je produis sur papier?

Une déclaration de plus de 5 feuillets d'un même type pour une année civile doit être produite en ligne; 5 feuillets ou moins peuvent l'être sur papier (Règlement de l'impôt sur le revenu, art. 205.1; ARC : comment produire). Produire dans le mauvais format entraîne une pénalité distincte de 125 $ pour 6 à 50 feuillets, pouvant atteindre 2 500 $ pour 2 501 feuillets ou plus (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 162(7.02)). Elle s'ajoute à la pénalité pour production tardive.

En ligne signifie Formulaires Web, jusqu'à 100 feuillets par envoi, ou transfert de fichiers par Internet pour les déclarations plus volumineuses (ARC : comment produire; ARC : Formulaires Web). On se connecte à Formulaires Web par Mon dossier d'entreprise ou Représenter un client, ou avec un code d'accès Web : lié au compte de retenues sur la paie pour un T4 et au numéro d'entreprise pour un T5 (ARC : Guide de l'employeur; ARC : Guide T5).

Comment ajouter, modifier ou annuler un feuillet T4 ou T5 après la production?

Un feuillet peut être ajouté, modifié ou annulé en ligne ou sur papier. Pour un T4, les deux méthodes fonctionnent, peu importe comment l'original a été produit (ARC : Guide de l'employeur; ARC : Guide T5).

Sur papier, remettez au bénéficiaire deux copies d'un feuillet modifié ou annulé et envoyez à l'ARC une copie avec une lettre expliquant la raison. Ne produisez pas de sommaire modifié.

L'ARC peut-elle annuler une pénalité pour production tardive d'un T4 ou d'un T5?

Peut-être, mais l'allègement est discrétionnaire. Des circonstances exceptionnelles ou les actions de l'ARC elle-même peuvent justifier l'annulation de pénalités et d'intérêts. L'incapacité de payer ou les difficultés financières appuient généralement un allègement des intérêts; annuler une pénalité pour ce motif est exceptionnel, et l'ARC peut tenir compte d'autres circonstances. Elle peut renoncer à une pénalité avant qu'elle soit imposée ou annuler une pénalité déjà cotisée (IC07-1R1).

L'ARC examine si la société a un historique de conformité, si elle a fait preuve de diligence raisonnable et si elle a agi rapidement pour corriger l'omission (IC07-1R1). Pour une déclaration de renseignements, le pouvoir discrétionnaire vise une période qui se termine dans les 10 années civiles précédant l'année de la demande (ARC : Guide T5). Une pénalité visant une période plus ancienne échappe à ce pouvoir.

Une entreprise présente sa demande au moyen du formulaire RC4288, ou se connecte à Mon dossier d'entreprise ou à Représenter un client et choisit la demande d'allègement des pénalités et des intérêts, avec tous les documents pertinents (ARC : comment présenter une demande). L'allègement ne supprime pas l'obligation de produire. Pour la marche à suivre complète, voir Pénalités, intérêts et allègement.

Et les feuillets RL-1 et RL-3 du Québec?

Le Québec utilise ses propres relevés : le RL-1 pour le revenu d'emploi et le RL-3 pour le revenu de placement, y compris les dividendes. Les deux sont produits auprès de Revenu Québec, qui fixe ses propres dates limites et pénalités. Les montants de l'ARC présentés sur cette page ne les visent pas, et un T4 ou un T5 fédéral ne les remplace pas. Voir Faire la paie pour le RL-1 et Déclarer et verser un dividende pour le RL-3.

Exemple

Montants illustratifs en dollars canadiens. Les dates changent selon les fins de semaine et les jours fériés.

Deux déclarations produites en mai

Une société de l'Ontario produit un T4 pour le propriétaire et un T5 le 15 mai plutôt qu'à la fin de février, soit environ 75 jours de retard. Chacun est un type de déclaration distinct : la formule de la Loi donne donc environ 750 $ CA pour chacun (75 jours à 10 $ CA), soit 1 500 $ CA au total. La politique pour les petits déclarants ramène chacun à un montant fixe de 100 $ CA, soit 200 $ CA au total. Des intérêts s'accumulent sur toute pénalité impayée.

Trois années de dividendes sans T5

Une société verse à son propriétaire 30 000 $ CA de dividendes par année pendant trois ans et n'émet aucun T5. Cela fait trois déclarations tardives, un feuillet chacune, toutes en retard de plus de 100 jours aujourd'hui.

Cela fait 3 000 $ CA selon la formule de la Loi et 300 $ CA selon le montant fixe de la politique. La société produit les trois T5 et peut demander à l'ARC d'annuler les pénalités. Les déclarations personnelles du propriétaire doivent faire état des dividendes qu'un T5 existe ou non; si l'une d'elles les a omis, elle doit aussi être corrigée. Les livres doivent concorder : la même somme peut avoir été consignée comme prêt ou comme salaire, et les années sont donc vérifiées les unes par rapport aux autres.

Huit feuillets T4 sur papier

Une société de huit employés produit sa déclaration T4 sur papier, avec 30 jours de retard. Huit feuillets, c'est plus de 5 : la déclaration devait être produite en ligne, d'où 125 $ CA pour le mauvais format. Les frais de retard selon la politique pour 6 à 10 feuillets sont de 5 $ CA par jour, soit 150 $ CA pour 30 jours. Si l'ARC impose les deux, le total est de 275 $ CA avant intérêts.

Votre situation est différente?

• Des feuillets sont en retard pour plusieurs années, ou n'ont jamais été émis, et la rémunération du propriétaire peut ne pas correspondre à la T2, aux livres ou à la déclaration personnelle : lorsque les registres divergent, les feuillets à produire, les montants à y inscrire et l'opportunité de demander à l'ARC d'annuler les pénalités dépendent tous des faits, et des déclarations personnelles passées peuvent aussi avoir omis de la rémunération ou des dividendes. C'est le moment de faire vérifier les années : voir aide pour les déclarations de société, et rattraper des déclarations de société non produites si les déclarations T2, de TPS/TVH ou de paie manquent aussi.
• Les paiements n'ont jamais été bien consignés dans les livres, ou aucune résolution n'existe : chaque feuillet repose sur les livres, qui passent donc en premier. Voir rattraper des livres en retard et aide en tenue de livres.
• Un ancien comptable a omis des productions et ne répond plus : voir que faire lorsqu'un comptable a omis des productions.
• Des versements ont été omis en plus des feuillets : voir Versement tardif des retenues sur la paie.
• Les feuillets visent des entrepreneurs, ou vous ne savez pas si un travailleur reçoit un T4 ou un T4A : voir T4A et T5018 pour les entrepreneurs et quel feuillet remettre à un travailleur.
• Un actionnaire vit hors du Canada : le dividende est déclaré différemment; voir propriétaires non résidents d'une société canadienne.