Multa por atraso nos informes T4 e T5 de uma pequena corporação

Qual é a multa se os informes T4 ou T5 forem entregues com atraso ou nunca forem entregues?

Uma declaração informativa T4 ou T5 entregue depois do vencimento, ou nunca entregue, gera multa de no mínimo $100. Pelo Income Tax Act, a multa é o maior valor entre esse mínimo e um valor diário, contado por cada dia em que a falta continua, por até 100 dias. O valor diário sobe conforme o número de informes atrasados (Income Tax Act, s. 162(7.01); CRA: quando entregar). Para a declaração T5, a CRA indica um teto máximo de $7.500 (CRA: multas do T5).

Também correm juros sobre a multa não paga (CRA: multas do T5).

O que torna um caso mais complexo. Cada ano-calendário é uma declaração própria, e T4 e T5 são tipos de declaração separados, então vários anos em atraso multiplicam a multa. Os informes também precisam bater com a contabilidade da corporação, com a T2 e com a declaração pessoal do proprietário; a CRA pode entrar em contato com o empregador se as informações não corresponderem aos registros dela (CRA: Employers' Guide). Pagamentos que nunca foram registrados corretamente na contabilidade precisam ser registrados antes de os valores dos informes serem conhecidos. Se chegou um aviso de multa, confira primeiro a conta, o ano, a data de entrega e o número de informes. Para contestar uma multa lançada de forma incorreta, a corporação geralmente precisa apresentar a contestação em até 90 dias depois do envio do aviso (Income Tax Act, s. 165(1)). Pedir uma explicação ou o alívio não substitui a contestação. Veja multas, juros e alívio.

Reúna antes de entregar:

• Registros da folha de pagamento ou do banco de cada pagamento de salário ao proprietário, por ano-calendário.
• Resoluções de dividendos e registros de pagamento, por ano-calendário.
• As declarações T2 e as demonstrações financeiras da corporação desses anos.
• As declarações pessoais do proprietário dos mesmos anos.
• Os números da conta de folha de pagamento e da conta de declarações informativas (RZ) da corporação.
• Qualquer aviso ou carta de multa da CRA e a data em que cada informe foi de fato entregue.

Quando vencem os informes T4 e T5, e o que conta como atraso?

As duas declarações vencem no último dia de fevereiro seguinte ao ano-calendário a que o salário ou o dividendo pertence. Se esse dia cair em fim de semana ou feriado reconhecido pela CRA, a declaração está no prazo se a CRA a receber, ou se ela for postada, até o dia útil seguinte (Income Tax Regulations, s. 205(1); CRA: quando entregar).

Uma declaração está atrasada se não for recebida até o prazo nem, no caso de entrega em papel permitida, postada até essa data. O T4 é informado no ano em que o salário é pago (CRA: Employers' Guide); o T5 segue o ano-calendário do dividendo (CRA: guia do T5).

A CRA tem uma regra mais leve quando poucos informes estão atrasados?

Para as declarações T4 e T5, e também NR4, T4A, T4E e T5018, a política administrativa da CRA reduz a multa que pode ser cobrada: um valor fixo de $100 para 1 a 5 informes atrasados, e $5 por dia, no máximo $500, para 6 a 10 (CRA: quando entregar). A página da CRA diz que pode ser cobrado o valor reduzido e não lista outra condição. A política não faz parte da lei, então confira qualquer aviso com a linha correspondente ao seu número de informes.

Conte os informes atrasados separadamente por tipo de declaração e por ano-calendário. A lei define a multa pelo número de declarações atrasadas de um tipo prescrito, e o regulamento lista T4 e T5 como tipos separados (Income Tax Act, s. 162(7.01); Income Tax Regulations, s. 205(3)). As notas explicativas do Finance Canada, que não são lei, descrevem a multa da mesma forma: “de um tipo específico” (Finance Canada). Um T4 atrasado e um T5 atrasado, portanto, geram duas multas. A página da política da CRA não diz como ela conta, então confira o aviso com a linha de cada tipo; enquanto isso, correm juros sobre qualquer valor não pago.

Existe multa separada por não entregar o informe ao empregado ou ao acionista?

Sim, para os informes T4. A CRA pode cobrar $25 por dia por cada informe T4 não entregue a um empregado até o último dia de fevereiro, com mínimo de $100 e máximo de $2.500 (CRA: Employers' Guide; CRA: como distribuir os informes).

O mesmo dever vale para o T5: o regulamento exige que cópias das declarações T4 e T5 cheguem a cada destinatário até a data de entrega (Income Tax Regulations, s. 209). As páginas da CRA sobre o T5 não indicam valor para a falta da cópia do T5 (CRA: guia do T5). A multa geral da lei por descumprir um dever previsto no regulamento é o maior valor entre $100 ou $25 por dia, por até 100 dias, quando nenhuma outra multa está prevista (Income Tax Act, s. 162(7)), então um T5 nunca entregue ao acionista pode gerá-la. As páginas lidas não dizem se a CRA a lança.

Se você nunca recebeu seu próprio T5. A corporação continua devendo a entrega do T5, e o acionista continua informando o dividendo na declaração pessoal, com o gross-up (acréscimo), com ou sem informe (CRA: linha 12000). Os registros de dividendos da corporação mostram se cada pagamento foi qualificado (eligible) ou não. Sobre o gross-up e o imposto, veja imposto sobre dividendos da sua corporação.

Preciso preencher um informe T5 para dividendos que paguei a mim mesmo, e existe um valor mínimo?

Sim, quando a corporação pagou ou creditou um dividendo a um residente do Canadá: dividendo qualificado (eligible), dividendo não qualificado ou a maioria dos dividendos presumidos. Um dividendo de capital não exige T5, e um ano em que tudo o que foi pago a um destinatário soma menos de $50 também não (CRA: quando preparar um T5). A regra da CRA depende de quem recebe o dividendo e de onde essa pessoa mora; a página dela não traz regra separada para o proprietário da corporação pagadora.

O T5 é um informe por destinatário, então um cônjuge ou outro acionista que recebeu dividendo ganha o seu próprio, e o teste de $50 vale para cada destinatário (CRA: guia do T5).

Não entregue um T5 zerado para um ano sem dividendos (CRA: guia do T5). O T5 é entregue por meio de uma conta do programa de declarações informativas (RZ), ligada ao número de empresa da corporação (CRA: conta RZ). Para a resolução, o pagamento e as caixas do informe, veja como declarar e pagar um dividendo.

Nunca emiti informes de anos anteriores: ainda preciso entregá-los?

Sim. O regulamento exige uma declaração para cada ano-calendário em que a corporação pagou salário ou dividendos (Income Tax Regulations, s. 200(1); s. 201(1); s. 205), e as páginas de entrega da CRA não indicam um prazo-limite a partir do qual uma declaração perdida deixa de precisar ser entregue. Resolva primeiro qualquer dúvida sobre divulgação voluntária (próximo parágrafo) e depois entregue logo: uma declaração com menos de 100 dias de atraso ainda acumula a cobrança diária. Uma que já passou de 100 dias está no teto, então entregar não acrescenta nada a essa multa, mas correm juros sobre a multa não paga, e agir rápido para corrigir a omissão é um fator que a CRA pondera num pedido de alívio (IC07-1R1).

Se declarações pessoais anteriores omitiram o salário ou os dividendos, considere a via da divulgação voluntária antes das entregas ordinárias em atraso. Ela geralmente não cobre multas já lançadas, e uma auditoria ou investigação sobre a informação divulgada, contra o contribuinte ou contra um contribuinte relacionado, como uma corporação controlada, torna o pedido não voluntário (CRA: elegibilidade ao VDP).

1. Reconstrua cada ano. A partir dos registros da folha de pagamento, das resoluções de dividendos e dos extratos bancários, liste o que foi pago a quem, por ano-calendário.
2. Concilie. Confira cada ano com a contabilidade, a T2 e a declaração pessoal do proprietário. Quando divergirem, os valores a declarar dependem do que foi de fato pago e de como foi registrado, e um informe errado pode levar a um informe retificado. O dinheiro retirado sem ser chamado de salário ou dividendo precisa ser classificado antes de escolher o informe: veja empréstimos de acionista e pagar a si mesmo um salário depois do fato.
3. Entregue uma declaração por ano e por tipo. Cada declaração é um resumo mais os informes. Informe o T4 no ano em que o salário foi pago e o T5 no ano em que o dividendo foi pago ou creditado.
4. Dê a cada destinatário a sua cópia, inclusive o proprietário e qualquer outro acionista.
5. Guarde a prova. Salve a confirmação de entrega e a data de cada declaração.

As páginas de entrega da CRA não trazem procedimento separado para anos antigos nem dizem até que ano as ferramentas online aceitam, então confirme o caminho com a própria CRA; anote a data e a resposta. Se descontos na fonte nunca foram recolhidos, veja recolhimento atrasado da folha de pagamento.

Preciso entregar as declarações T4 e T5 online, e se eu entregar em papel?

Uma declaração com mais de 5 informes de um tipo em um ano-calendário deve ser entregue online; 5 ou menos podem ir em papel (Income Tax Regulations, s. 205.1; CRA: como entregar). Entregar no formato errado gera uma multa separada de C$125 para 6 a 50 informes, que sobe até $2.500 para 2.501 ou mais (Income Tax Act, s. 162(7.02)). Ela é separada da multa por atraso.

Online significa Web Forms, para até 100 informes por envio, ou transferência de arquivo pela internet para declarações maiores (CRA: como entregar; CRA: Web Forms). O Web Forms exige login pelo My Business Account ou pelo Represent a Client, ou com um código de acesso Web: ligado à conta de folha de pagamento no caso do T4 e ao número de empresa no caso do T5 (CRA: Employers' Guide; CRA: guia do T5).

Como incluo, retifico ou cancelo um informe T4 ou T5 depois de entregue?

Um informe pode ser incluído, retificado ou cancelado online ou em papel. Para o T4, qualquer das duas vias vale, independentemente de como o original foi entregue (CRA: Employers' Guide; CRA: guia do T5).

Em papel, entregue ao destinatário duas cópias de um informe retificado ou cancelado e envie à CRA uma cópia com uma carta explicando o motivo. Não entregue um resumo retificado.

A CRA pode cancelar uma multa por atraso no T4 ou no T5?

Possivelmente, mas o alívio é discricionário. Circunstâncias extraordinárias ou ações da própria CRA podem justificar o cancelamento de multas e juros. A incapacidade de pagar ou a dificuldade financeira geralmente justifica o alívio dos juros; cancelar uma multa por esse motivo é excepcional, e a CRA pode considerar outras circunstâncias. Ela pode dispensar uma multa antes de cobrá-la ou cancelar uma já lançada (IC07-1R1).

A CRA pondera se a corporação tem histórico de conformidade, se agiu com cuidado razoável e se agiu rápido para corrigir a omissão (IC07-1R1). No caso de uma declaração informativa, a discricionariedade abrange um período que termina em até 10 anos-calendário antes do ano do pedido (CRA: guia do T5). A multa de um período mais antigo fica fora dessa discricionariedade.

Uma empresa pede o alívio pelo Form RC4288, ou entra no My Business Account ou no Represent a Client e seleciona o pedido de alívio de multas e juros, com todos os documentos relevantes (CRA: como pedir). O alívio não elimina o dever de entregar. Para o processo completo, veja multas, juros e alívio.

E os informes RL-1 e RL-3 de Quebec?

Quebec usa informes próprios: o RL-1 para rendimentos de trabalho e o RL-3 para rendimentos de investimento, inclusive dividendos. Ambos são entregues à Revenu Québec, que define seus próprios prazos e multas. Os valores da CRA desta página não os cobrem, e um T4 ou T5 federal não os substitui. Veja como operar a folha de pagamento para o RL-1 e como declarar e pagar um dividendo para o RL-3.

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares canadenses. As datas mudam com fins de semana e feriados.

Duas declarações entregues em maio

Uma corporação de Ontário entrega um T4 do proprietário e um T5 em 15 de maio, em vez de no fim de fevereiro, cerca de 75 dias de atraso. Cada um é um tipo de declaração próprio, então a fórmula da lei dá cerca de C$750 para cada (75 dias a C$10), C$1.500 no total. A política para quem entrega poucos informes reduz cada um a um valor fixo de C$100, C$200 no total. Correm juros sobre qualquer multa não paga.

Três anos de dividendos sem T5

Uma corporação paga ao proprietário C$30.000 de dividendos por ano durante três anos e não emite nenhum T5. São três declarações atrasadas, com um informe cada, todas com mais de 100 dias de atraso hoje.

São C$3.000 pela fórmula da lei e C$300 pelo valor fixo da política. A corporação entrega os três T5 e pode pedir à CRA que cancele as multas. As declarações pessoais do proprietário precisam mostrar os dividendos exista ou não um T5; se alguma os omitiu, ela também precisa ser corrigida. A contabilidade precisa bater: o mesmo dinheiro pode ter sido registrado como empréstimo ou salário, então os anos são conferidos entre si.

Oito informes T4 em papel

Uma corporação com oito empregados entrega a declaração T4 em papel, com 30 dias de atraso. Oito informes é mais de 5, então a declaração tinha de ser online: C$125 pelo formato errado. A cobrança por atraso pela política para 6 a 10 informes é de C$5 por dia, C$150 por 30 dias. Se a CRA cobrar as duas, o total é de C$275 antes dos juros.

E no seu caso?

• Os informes estão atrasados há vários anos, ou nunca foram emitidos, e o salário do proprietário pode não bater com a T2, a contabilidade ou a declaração pessoal: quando os registros divergem, quais informes entregar, com que valores e se vale pedir à CRA o cancelamento das multas dependem dos fatos, e declarações pessoais anteriores também podem ter omitido salário ou dividendos. É o momento de mandar conferir os anos: veja ajuda com as declarações de impostos de corporação e como regularizar declarações de corporação não entregues se a T2, o GST/HST ou as declarações da folha de pagamento também estiverem faltando.
• Os pagamentos nunca foram registrados corretamente na contabilidade, ou não existem resoluções: todo informe é montado a partir da contabilidade, então a contabilidade vem primeiro. Veja como colocar a contabilidade em dia e ajuda com escrituração contábil.
• Um antigo contador deixou de entregar as declarações e parou de responder: veja o que fazer quando um contador deixou de entregar declarações.
• Faltaram recolhimentos, além dos informes: veja recolhimento atrasado da folha de pagamento.
• Os informes são de prestadores de serviços, ou você não sabe se um trabalhador recebe T4 ou T4A: veja T4A e T5018 para prestadores de serviços e qual informe dar a um trabalhador.
• Um acionista mora fora do Canadá: o dividendo é declarado de outra forma; veja proprietários não residentes de uma corporação canadense.