Multa por presentar tarde los T4 y T5 de una corporación pequeña

¿Cuál es la multa si los comprobantes T4 o T5 se presentan tarde o nunca?

Una declaración T4 o T5 presentada después de su fecha de vencimiento, o que nunca se presenta, genera una multa de al menos $100. Según la Income Tax Act, es la cantidad mayor entre ese mínimo y un monto diario, contado por cada día que continúa el incumplimiento, hasta 100 días. El monto diario aumenta con el número de comprobantes tardíos (Income Tax Act, s. 162(7.01); CRA: cuándo presentar). Para una declaración T5, la CRA indica un máximo más alto de $7,500 (CRA: multas del T5).

También se cobran intereses sobre una multa impaga (CRA: multas del T5).

Qué hace que un caso no sea sencillo. Cada año calendario es una declaración distinta, y el T4 y el T5 son tipos de declaración separados, así que varios años omitidos multiplican la multa. Los comprobantes también deben coincidir con la contabilidad de la corporación, con su T2 y con la declaración personal del propietario; la CRA puede comunicarse con un empleador si la información presentada no coincide con sus registros (CRA: Guía del empleador). Los pagos que nunca se registraron bien en los libros deben registrarse antes de conocer los montos de los comprobantes. Si llegó un aviso de multa, primero revise la cuenta, el año, la fecha de presentación y el número de comprobantes. Para impugnar una multa determinada incorrectamente, la corporación generalmente debe presentar una objeción dentro de 90 días después de que se envió el aviso (Income Tax Act, s. 165(1)). Pedir una explicación o un alivio no sustituye una objeción. Vea multas, intereses y alivio.

Reúna antes de presentar:

• Los registros de nómina o bancarios de cada pago de sueldo al propietario, por año calendario.
• Las resoluciones de dividendos y los registros de pago, por año calendario.
• Las declaraciones T2 y los estados financieros de la corporación de esos años.
• Las declaraciones personales del propietario de los mismos años.
• Los números de la cuenta de nómina de la corporación y de su cuenta de declaraciones informativas (RZ).
• Cualquier aviso o carta de multa de la CRA, y la fecha en que realmente se presentó cada comprobante.

¿Cuándo vencen los comprobantes T4 y T5 y qué se considera tarde?

Ambas declaraciones vencen el último día de febrero posterior al año calendario al que corresponde el sueldo o el dividendo. Si ese día es fin de semana o un feriado reconocido por la CRA, la declaración está a tiempo si la CRA la recibe, o se envía con matasellos, a más tardar el siguiente día hábil (Income Tax Regulations, s. 205(1); CRA: cuándo presentar).

Una declaración es tardía si la CRA no la recibe a más tardar en la fecha límite ni, en una presentación en papel permitida, tiene matasellos de esa fecha. El T4 se informa en el año en que se paga el sueldo (CRA: Guía del empleador); el T5 sigue el año calendario del dividendo (CRA: Guía del T5).

¿La CRA tiene una regla más ligera de presentación tardía cuando solo se atrasan pocos comprobantes?

Para las declaraciones T4 y T5, y para las NR4, T4A, T4E y T5018, la política administrativa de la CRA reduce la multa que se puede cobrar a quien presenta: una suma fija de $100 por 1 a 5 comprobantes tardíos, y $5 por día, con un máximo de $500, por 6 a 10 (CRA: cuándo presentar). La página de la CRA dice que se puede cobrar el monto reducido y no enumera otra condición. La política no forma parte de la ley, así que compare cualquier aviso con la fila que corresponde a su número de comprobantes.

Cuente los comprobantes tardíos por separado para cada tipo de declaración y cada año calendario. La ley fija la multa según el número de declaraciones tardías de un tipo prescrito, y el reglamento enumera el T4 y el T5 como tipos separados (Income Tax Act, s. 162(7.01); Income Tax Regulations, s. 205(3)). Las notas explicativas de Finance Canada, que no son ley, describen la multa del mismo modo: «de un tipo particular» (Finance Canada). Por eso, un T4 tardío y un T5 tardío generan dos multas. La página de política de la CRA no dice cómo cuenta, así que compare el aviso con la fila de cada tipo; mientras tanto, se cobran intereses sobre cualquier monto impago.

¿Hay una multa aparte por no entregar el comprobante al empleado o al accionista?

Sí, en el caso de los T4. La CRA puede cobrar $25 por día por cada T4 que no se entregue a un empleado a más tardar el último día de febrero, con un mínimo de $100 y un máximo de $2,500 (CRA: Guía del empleador; CRA: cómo distribuir los comprobantes).

La misma obligación cubre el T5: el reglamento exige que las copias de las declaraciones T4 y T5 lleguen a cada destinatario a más tardar en la fecha de presentación (Income Tax Regulations, s. 209). Las páginas de la CRA sobre el T5 no indican una cifra por la falta de una copia del T5 (CRA: Guía del T5). La multa general de la ley por incumplir una obligación del reglamento es la cantidad mayor entre $100 y $25 por día, hasta 100 días, cuando no se fija otra multa (Income Tax Act, s. 162(7)); por eso, un T5 que nunca se entregó al accionista puede generarla. Las páginas consultadas no dicen si la CRA la determina.

Si nunca recibió su propio T5. La corporación sigue obligada a presentar el T5, y el accionista sigue obligado a declarar el dividendo, con el incremento (gross-up), en la declaración personal, con o sin comprobante (CRA: línea 12000). Los registros de dividendos de la corporación muestran si cada pago fue elegible o no. Para el incremento y el impuesto, vea impuesto sobre los dividendos de su corporación.

¿Debo preparar un comprobante T5 por los dividendos que me pagué y hay un mínimo?

Sí, cuando la corporación pagó o acreditó un dividendo a un residente de Canadá: un dividendo elegible, un dividendo no elegible o la mayoría de los dividendos presuntos. Un dividendo de capital no requiere T5, ni tampoco un año en que todo lo pagado a un destinatario suma menos de $50 (CRA: cuándo preparar un T5). La regla de la CRA depende de quién recibe el dividendo y dónde vive; su página no establece una regla aparte para el propietario de la corporación que paga.

El T5 es un comprobante por destinatario, así que un cónyuge u otro accionista que recibió un dividendo recibe el suyo, y la prueba de $50 se aplica a cada destinatario (CRA: Guía del T5).

No presente un T5 en cero en un año sin dividendos (CRA: Guía del T5). El T5 se presenta con una cuenta de programa de declaraciones informativas (RZ) bajo el Business Number de la corporación (CRA: cuenta RZ). Para la resolución, el pago y las casillas del comprobante, vea cómo declarar y pagar un dividendo.

Nunca emití comprobantes de años anteriores: ¿aun así debo presentarlos?

Sí. El reglamento exige una declaración por cada año calendario en que la corporación pagó sueldo o dividendos (Income Tax Regulations, s. 200(1); s. 201(1); s. 205), y las páginas de presentación de la CRA no indican una fecha después de la cual ya no haga falta presentar una declaración omitida. Resuelva primero cualquier duda sobre divulgación voluntaria (en el siguiente párrafo) y luego presente cuanto antes: una declaración con menos de 100 días de atraso todavía suma un cargo diario. Una que ya pasó de 100 días está en el tope, así que presentarla no agrega nada a esa multa, pero se cobran intereses sobre la multa impaga, y actuar con rapidez para corregir una omisión es un factor que la CRA pondera en una solicitud de alivio (IC07-1R1).

Si las declaraciones personales anteriores omitieron el sueldo o los dividendos, considere la vía de la divulgación voluntaria antes de las presentaciones ordinarias para ponerse al día. Generalmente no cubre las multas ya determinadas, y una auditoría o investigación sobre la información divulgada, contra el contribuyente o contra un contribuyente relacionado, como una corporación que controla, hace que la solicitud deje de ser voluntaria (CRA: elegibilidad del VDP).

1. Reconstruya cada año. Con los registros de nómina, las resoluciones de dividendos y los estados de cuenta bancarios, haga una lista de lo que se pagó y a quién, por año calendario.
2. Concilie. Compare cada año con los libros, el T2 y la declaración personal del propietario. Si no coinciden, los montos que se declaran dependen de lo que realmente se pagó y de cómo se registró, y a un comprobante equivocado puede seguirle uno enmendado. El dinero retirado sin llamarlo sueldo ni dividendo debe aclararse antes de poder elegir el comprobante: vea préstamos del accionista y pagarse un sueldo después de los hechos.
3. Presente una declaración por año y por tipo. Cada declaración es un resumen con sus comprobantes. Informe un T4 en el año en que se pagó el sueldo y un T5 en el año en que se pagó o acreditó el dividendo.
4. Entregue a cada destinatario su copia, incluidos el propietario y cualquier otro accionista.
5. Conserve la prueba. Guarde la confirmación de presentación y la fecha de cada declaración.

Las páginas de presentación de la CRA no dan un procedimiento aparte para años antiguos ni dicen hasta cuántos años atrás aceptan las herramientas en línea, así que la CRA es quien debe confirmar la vía; anote la fecha y la respuesta. Si nunca se remitieron las retenciones, vea remesas de nómina tardías.

¿Debo presentar las declaraciones T4 y T5 en línea y qué pasa si lo hago en papel?

Una declaración de más de 5 comprobantes de un mismo tipo en un año calendario debe presentarse en línea; 5 o menos pueden ir en papel (Income Tax Regulations, s. 205.1; CRA: cómo presentar). Presentar en el formato equivocado genera una multa aparte de $125 por 6 a 50 comprobantes, que sube a $2,500 por 2,501 o más (Income Tax Act, s. 162(7.02)). Es independiente de la multa por presentación tardía.

En línea significa Web Forms, hasta 100 comprobantes por envío, o transferencia de archivos por internet para declaraciones más grandes (CRA: cómo presentar; CRA: Web Forms). Web Forms se abre con My Business Account o Represent a Client, o con un código de acceso web: vinculado a la cuenta de nómina para un T4 y al Business Number para un T5 (CRA: Guía del empleador; CRA: Guía del T5).

¿Cómo agrego, enmiendo o cancelo un comprobante T4 o T5 después de presentarlo?

Un comprobante se puede agregar, enmendar o cancelar en línea o en papel. En el caso del T4, sirve cualquiera de las dos vías sin importar cómo se presentó el original (CRA: Guía del empleador; CRA: Guía del T5).

En papel, entregue al destinatario dos copias de un comprobante enmendado o cancelado y envíe a la CRA una copia con una carta que explique el motivo. No presente un resumen enmendado.

¿Puede la CRA cancelar una multa por presentar tarde un T4 o T5?

Posiblemente, pero el alivio es discrecional. Las circunstancias extraordinarias o las propias acciones de la CRA pueden respaldar la cancelación de multas e intereses. La incapacidad de pago o las dificultades económicas generalmente respaldan el alivio de intereses; cancelar una multa por ese motivo es excepcional, y la CRA también puede considerar otras circunstancias. Puede renunciar a una multa antes de cobrarla o cancelar una ya determinada (IC07-1R1).

La CRA pondera si la corporación tiene un historial de cumplimiento, si tuvo el debido cuidado y si actuó con rapidez para corregir la omisión (IC07-1R1). Para una declaración informativa, la discrecionalidad abarca un período que termina dentro de 10 años calendario antes del año de la solicitud (CRA: Guía del T5). Una multa de un período más antiguo queda fuera de esa discrecionalidad.

Un negocio presenta la solicitud en el Form RC4288, o inicia sesión en My Business Account o Represent a Client y elige la solicitud de alivio de multas e intereses, con todos los documentos pertinentes (CRA: cómo solicitarlo). El alivio no elimina la obligación de presentar. Para el proceso completo, vea multas, intereses y alivio.

¿Y los comprobantes RL-1 y RL-3 de Quebec?

Quebec usa sus propios comprobantes: el RL-1 para ingresos de empleo y el RL-3 para ingresos de inversión, incluidos los dividendos. Ambos se presentan ante Revenu Québec (la autoridad tributaria de Quebec), que fija sus propios plazos y multas. Las cifras de la CRA de esta página no los cubren, y un T4 o T5 federal no los sustituye. Vea cómo procesar la nómina para el RL-1 y cómo declarar y pagar un dividendo para el RL-3.

Ejemplo

Montos ilustrativos en dólares canadienses. Las fechas cambian con los fines de semana y los feriados.

Dos declaraciones presentadas en mayo

Una corporación de Ontario presenta un T4 para el propietario y un T5 el 15 de mayo en lugar de a fines de febrero, con unos 75 días de atraso. Cada uno es un tipo de declaración distinto, así que la fórmula de la ley da unos C$750 por cada uno (75 días a C$10), C$1,500 en total. La política para presentadores pequeños reduce cada uno a una suma fija de C$100, C$200 en total. Se cobran intereses sobre cualquier multa impaga.

Tres años de dividendos sin T5

Una corporación paga a su propietario C$30,000 de dividendos cada año durante tres años y no emite ningún T5. Son tres declaraciones tardías, con un comprobante cada una, todas con más de 100 días de atraso a hoy.

Son C$3,000 según la fórmula de la ley y C$300 según el cargo fijo de la política. La corporación presenta los tres T5 y puede pedir a la CRA que cancele las multas. Las declaraciones personales del propietario deben mostrar los dividendos exista o no un T5; si alguna los omitió, también hay que corregirla. Los libros deben coincidir: el mismo dinero puede estar registrado como préstamo o sueldo, así que los años se revisan entre sí.

Ocho comprobantes T4 en papel

Una corporación con ocho empleados presenta su declaración T4 en papel, con 30 días de atraso. Ocho comprobantes son más de 5, así que la declaración debía presentarse en línea: C$125 por el formato equivocado. El cargo por atraso según la política para 6 a 10 comprobantes es de C$5 por día, C$150 por 30 días. Si la CRA cobra ambos, el total es C$275 antes de intereses.

¿Su caso es distinto?

• Los comprobantes están atrasados varios años, o nunca se emitieron, y el sueldo del propietario puede no coincidir con el T2, los libros o la declaración personal: cuando los registros no coinciden, qué comprobantes presentar, por qué montos y si pedir a la CRA que cancele las multas dependen de los hechos, y además las declaraciones personales pasadas pueden haber omitido sueldo o dividendos. Ese es el momento de pedir que revisen los años: vea ayuda con las declaraciones de impuestos corporativos y cómo ponerse al día con declaraciones corporativas sin presentar si también faltan el T2 o las declaraciones de GST/HST o de nómina.
• Los pagos nunca se registraron bien en los libros, o no existen resoluciones: cada comprobante se arma a partir de los libros, así que primero van los libros. Vea cómo ponerse al día con una contabilidad atrasada y ayuda con la contabilidad.
• Un contador anterior omitió las presentaciones y dejó de responder: vea qué hacer cuando un contador omitió presentaciones.
• Además de los comprobantes, se omitieron remesas: vea remesas de nómina tardías.
• Los comprobantes son para contratistas, o no sabe si un trabajador recibe un T4 o un T4A: vea T4A y T5018 para contratistas y qué comprobante entregar a un trabajador.
• Un accionista vive fuera de Canadá: el dividendo se informa de otra manera; vea propietarios no residentes de una corporación canadiense.