קנס על איחור בהגשת ⁦T4⁩ ו-⁠⁦T5⁩ בחברה קטנה

מהו הקנס אם שוברי ⁦T4⁩ או ⁦T5⁩ מוגשים באיחור או לא מוגשים בכלל?

דוח ⁦T4⁩ או ⁦T5⁩ שמוגש אחרי המועד, או שלא מוגש בכלל, מחויב בקנס של לפחות ⁦$100⁩. לפי Income Tax Act הקנס הוא הגבוה מבין המינימום הזה לבין סכום יומי, שנספר לכל יום שבו ההפרה נמשכת, עד 100 ימים. הסכום היומי עולה עם מספר השוברים שבאיחור (Income Tax Act, סעיף ⁦162(7.01)⁩; CRA: מתי מגישים). בדוח ⁦T5⁩ CRA מציינת מקסימום גבוה ביותר של ⁦$7,500⁩ (CRA: קנסות ⁦T5⁩).

ריבית נצברת גם על קנס שלא שולם (CRA: קנסות ⁦T5⁩).

מה הופך מקרה למורכב. כל שנה קלנדרית היא דוח נפרד, ו-⁠⁦T4⁩ ו-⁠⁦T5⁩ הם סוגי דוחות נפרדים, ולכן כמה שנים שהוחמצו מכפילות את הקנס. השוברים צריכים גם להתאים לספרים של החברה, לדוח ⁦T2⁩ שלה ולדוח האישי של הבעלים; CRA עשויה לפנות למעסיק אם המידע שנמסר אינו תואם לרישומים שלה (CRA: Employers' Guide). תשלומים שלא נרשמו נכון בספרים חייבים להירשם לפני שסכומי השוברים ידועים. אם הגיעה הודעת קנס, בדקו קודם את החשבון, השנה, תאריך ההגשה ומספר השוברים. כדי לערער על קנס שנקבע בטעות, החברה צריכה בדרך כלל להגיש השגה בתוך 90 ימים מהמועד שבו נשלחה ההודעה (Income Tax Act, סעיף ⁦165(1)⁩). בקשה להסבר או להקלה אינה מחליפה השגה. ראו קנסות, ריבית והקלה.

מה לאסוף לפני ההגשה:

• רישומי שכר או בנק של כל תשלום משכורת לבעלים, לפי שנה קלנדרית.
• החלטות על דיבידנד ורישומי תשלום, לפי שנה קלנדרית.
• דוחות ⁦T2⁩ והדוחות הכספיים של החברה לאותן שנים.
• הדוחות האישיים של הבעלים לאותן שנים.
• מספרי חשבון השכר וחשבון דוחות המידע (RZ) של החברה.
• כל הודעת קנס או מכתב מ-⁠CRA, ותאריך ההגשה בפועל של כל שובר.

מתי מגישים שוברי ⁦T4⁩ ו-⁠⁦T5⁩, ומה נחשב איחור?

שני הדוחות מועדם ביום האחרון של פברואר שאחרי השנה הקלנדרית שאליה שייכים השכר או הדיבידנד. אם היום הזה חל בסוף שבוע או בחג ש-⁠CRA מכירה בו, הדוח מוגש בזמן אם CRA מקבלת אותו, או אם הוא נושא חותמת דואר, עד יום העסקים הבא (Income Tax Regulations, סעיף ⁦205(1)⁩; CRA: מתי מגישים).

דוח נחשב באיחור אם CRA לא קיבלה אותו עד המועד, ואם בהגשה בנייר מותרת הוא לא נושא חותמת דואר עד המועד. שובר ⁦T4⁩ מדווח על השנה שבה שולם השכר (CRA: Employers' Guide); שובר ⁦T5⁩ מדווח על השנה הקלנדרית של הדיבידנד (CRA: ⁦T5⁩ Guide).

האם ל-⁠CRA יש כלל קל יותר לאיחור כשרק מעט שוברים באיחור?

בדוחות ⁦T4⁩ ו-⁠⁦T5⁩, ובדוחות ⁦NR4⁩, ⁦T4A⁩, ⁦T4E⁩ ו-⁠⁦T5018⁩, מדיניות מנהלית של CRA מפחיתה את הקנס שאפשר לחייב מגיש: ⁦$100⁩ קבועים עבור 1 עד 5 שוברים באיחור, ו-⁠$5 ליום, עד ⁦$500⁩ לכל היותר, עבור 6 עד 10 (CRA: מתי מגישים). בעמוד של CRA כתוב שאפשר לחייב מגיש בסכום המופחת, ואין בו תנאי נוסף. המדיניות אינה חלק מהחוק, ולכן השוו כל הודעה לשורה שמתאימה למספר השוברים שלכם.

ספרו שוברים באיחור בנפרד לכל סוג דוח ולכל שנה קלנדרית. החוק קובע את הקנס לפי מספר הדוחות באיחור מסוג שנקבע, והתקנות מונות את ⁦T4⁩ ואת ⁦T5⁩ כסוגים נפרדים (Income Tax Act, סעיף ⁦162(7.01)⁩; Income Tax Regulations, סעיף ⁦205(3)⁩). הערות ההסבר של Finance Canada, שאינן חוק, מתארות את הקנס באותה דרך: “מסוג מסוים” (Finance Canada). לכן ⁦T4⁩ אחד באיחור ו-⁠⁦T5⁩ אחד באיחור מחויבים בשני קנסות. עמוד המדיניות של CRA אינו אומר איך היא סופרת, ולכן השוו הודעה לשורה של כל סוג; בינתיים נצברת ריבית על כל סכום שלא שולם.

האם יש קנס נפרד על כך שלא נמסר שובר לעובד או לבעל המניות?

כן, בשוברי ⁦T4⁩. CRA רשאית לחייב ⁦$25⁩ ליום על כל שובר ⁦T4⁩ שלא נמסר לעובד עד היום האחרון של פברואר, עם מינימום של ⁦$100⁩ ומקסימום של ⁦$2,500⁩ (CRA: Employers' Guide; CRA: חלוקת השוברים).

אותה חובה חלה גם על ⁦T5⁩: התקנות דורשות שהעתקים של דוחות ⁦T4⁩ ו-⁠⁦T5⁩ יגיעו לכל נמען עד מועד ההגשה או לפניו (Income Tax Regulations, סעיף 209). בעמודי ה-⁠⁦T5⁩ של CRA אין סכום לעותק ⁦T5⁩ שלא נמסר (CRA: ⁦T5⁩ Guide). הקנס הכללי בחוק על אי-קיום חובה לפי התקנות הוא הגבוה מבין ⁦$100⁩ לבין ⁦$25⁩ ליום, עד 100 ימים, כאשר לא נקבע קנס אחר (Income Tax Act, סעיף ⁦162(7)⁩), ולכן ⁦T5⁩ שלא נמסר לבעל המניות עלול לגרור אותו. העמודים שנבדקו אינם אומרים אם CRA קובעת אותו בפועל.

אם לא קיבלתם את ה-⁠⁦T5⁩ שלכם. החברה עדיין חייבת בהגשת ה-⁠⁦T5⁩, ובעל המניות עדיין מדווח על הדיבידנד בדוח האישי, עם תוספת ברוטו (gross-up), עם שובר או בלעדיו (CRA: שורה 12000). רישומי הדיבידנד של החברה מראים אם כל תשלום היה דיבידנד מזכה או לא. לתוספת הברוטו ולמס, ראו מס על דיבידנדים מהחברה שלכם.

האם צריך להכין שובר ⁦T5⁩ על דיבידנדים ששילמתי לעצמי, והאם יש מינימום?

כן, כשהחברה שילמה או זיכתה דיבידנד לתושב קנדה: דיבידנד מזכה, דיבידנד שאינו מזכה, או רוב הדיבידנדים לכאורה. דיבידנד הון לא דורש ⁦T5⁩, וכך גם שנה שבה כל מה ששולם לנמען אחד מסתכם בפחות מ-⁠⁦$50⁩ (CRA: מתי מכינים ⁦T5⁩). הכלל של CRA תלוי במי שמקבל את הדיבידנד ובמקום מגוריו; העמוד שלה אינו קובע כלל נפרד לבעלים של החברה המשלמת.

⁦T5⁩ הוא שובר אחד לכל נמען, ולכן בן או בת זוג או בעל מניות אחר ששולם לו דיבידנד מקבל שובר משלו, ומבחן ה-⁠⁦$50⁩ חל על כל נמען בנפרד (CRA: ⁦T5⁩ Guide).

אל תגישו ⁦T5⁩ אפס לשנה בלי דיבידנדים (CRA: ⁦T5⁩ Guide). ה-⁠⁦T5⁩ מוגש תחת חשבון תוכנית דוחות מידע (RZ) על מספר העסק של החברה (CRA: חשבון RZ). להחלטה, לתשלום ולתיבות בשובר, ראו הכרזה על דיבידנד ותשלומו.

לא הנפקתי שוברים לשנים קודמות: האם עדיין צריך להגיש אותם?

כן. התקנות דורשות דוח לכל שנה קלנדרית שבה החברה שילמה משכורת או דיבידנדים (Income Tax Regulations, סעיף ⁦200(1)⁩; סעיף ⁦201(1)⁩; סעיף 205), ובעמודי ההגשה של CRA אין מועד חיתוך שאחריו דוח שהוחמץ אינו צריך עוד להיות מוגש. טפלו קודם בשאלת הגילוי מרצון (בפסקה הבאה), ואז הגישו בהקדם: דוח שבאיחור של פחות מ-⁠100 ימים עדיין צובר חיוב יומי. דוח שעברו עליו כבר 100 ימים הגיע לתקרה, ולכן הגשה לא מוסיפה לקנס, אבל נצברת ריבית על קנס שלא שולם, ופעולה מהירה לתיקון ההשמטה היא גורם ש-⁠CRA שוקלת בבקשת הקלה (⁦IC07-1R1⁩).

אם דוחות אישיים קודמים השמיטו את השכר או הדיבידנדים, שקלו את מסלול הגילוי מרצון לפני הגשות ההשלמה הרגילות. הוא בדרך כלל אינו חל על קנסות שכבר נקבעו, וביקורת או חקירה על המידע שמגלים, נגד הנישום או נגד נישום קשור כמו חברה בשליטתו, הופכות בקשה ללא מרצון (CRA: זכאות ל-⁠VDP).

1. בנו מחדש כל שנה. מרישומי שכר, החלטות על דיבידנד ודפי בנק, רשמו מה שולם ולמי, לפי שנה קלנדרית.
2. התאימו. בדקו כל שנה מול הספרים, דוח ⁦T2⁩ והדוח האישי של הבעלים. כשהם לא מסכימים, הסכומים לדיווח תלויים במה ששולם בפועל ובאופן שנרשם, ואחרי שובר שגוי עשוי לבוא שובר מתוקן. כסף שנמשך בלי להיקרא משכורת או דיבידנד צריך להתברר לפני שאפשר לבחור שובר: ראו הלוואות בעלי מניות ותשלום משכורת בדיעבד.
3. הגישו דוח אחד לכל שנה ולכל סוג. כל דוח הוא סיכום והשוברים שלו. דווחו ⁦T4⁩ על השנה שבה שולם השכר, ו-⁠⁦T5⁩ על השנה שבה שולם הדיבידנד או זוכה.
4. מסרו לכל נמען את העותק שלו, כולל הבעלים וכל בעל מניות אחר.
5. שמרו הוכחה. שמרו את אישור ההגשה ואת התאריך של כל דוח.

בעמודי ההגשה של CRA אין הליך נפרד לשנים ישנות, ואין בהם אמירה עד כמה אחורה הכלים המקוונים מקבלים הגשה, ולכן CRA היא שיכולה לאשר את המסלול; רשמו את התאריך ואת התשובה. אם ניכויים לא הועברו, ראו העברת שכר באיחור.

האם חייבים להגיש דוחות ⁦T4⁩ ו-⁠⁦T5⁩ באופן מקוון, ומה אם מגישים בנייר?

דוח של יותר מ-⁠5 שוברים מסוג אחד לשנה קלנדרית חייב להיות מוגש באופן מקוון; 5 או פחות אפשר להגיש בנייר (Income Tax Regulations, סעיף 205.1; CRA: איך מגישים). הגשה בפורמט הלא נכון גוררת קנס נפרד של ⁦$125⁩ עבור 6 עד 50 שוברים, ועד ⁦$2,500⁩ עבור 2,501 או יותר (Income Tax Act, סעיף ⁦162(7.02)⁩). הוא נפרד מהקנס על איחור בהגשה.

הגשה מקוונת פירושה Web Forms, עד 100 שוברים בכל שליחה, או העברת קבצים באינטרנט לדוחות גדולים יותר (CRA: איך מגישים; CRA: Web Forms). הכניסה ל-⁠Web Forms היא דרך My Business Account או Represent a Client, או עם קוד גישה לאינטרנט (Web access code): הקוד קשור לחשבון השכר עבור ⁦T4⁩ ולמספר העסק עבור ⁦T5⁩ (CRA: Employers' Guide; CRA: ⁦T5⁩ Guide).

איך מוסיפים, מתקנים או מבטלים שובר ⁦T4⁩ או ⁦T5⁩ אחרי ההגשה?

אפשר להוסיף, לתקן או לבטל שובר באופן מקוון או בנייר. ב-⁠⁦T4⁩ שתי הדרכים מתאימות, בלי קשר לדרך שבה הוגש המקור (CRA: Employers' Guide; CRA: ⁦T5⁩ Guide).

בנייר, מסרו לנמען שני עותקים של שובר מתוקן או מבוטל ושלחו ל-⁠CRA עותק אחד עם מכתב שמסביר את הסיבה. אל תגישו סיכום מתוקן.

האם CRA יכולה לבטל קנס על איחור ב-⁠⁦T4⁩ או ב-⁠⁦T5⁩?

אפשר, אבל ההקלה נתונה לשיקול דעת. נסיבות חריגות או פעולות של CRA עצמה עשויות לתמוך בביטול קנסות וריבית. חוסר יכולת לשלם או מצוקה כלכלית תומכים בדרך כלל בהקלה בריבית; ביטול קנס מהסיבה הזאת הוא חריג, ו-⁠CRA רשאית לשקול גם נסיבות אחרות. היא יכולה לוותר על קנס לפני שנגבה או לבטל קנס שכבר נקבע (⁦IC07-1R1⁩).

CRA שוקלת אם לחברה יש היסטוריה של עמידה בחובות, אם נקטה זהירות סבירה ואם פעלה במהירות לתיקון ההשמטה (⁦IC07-1R1⁩). בדוח מידע, שיקול הדעת חל על תקופה שמסתיימת בתוך 10 שנים קלנדריות לפני השנה שבה הוגשה הבקשה (CRA: ⁦T5⁩ Guide). קנס על תקופה ישנה יותר נמצא מחוץ לשיקול הדעת הזה.

עסק מגיש בקשה בטופס ⁦RC4288⁩, או נכנס ל-⁠My Business Account או ל-⁠Represent a Client ובוחר בבקשה להקלה בקנסות ובריבית, עם כל המסמכים הרלוונטיים (CRA: איך מגישים בקשה). הקלה אינה מבטלת את חובת ההגשה. להליך המלא, ראו קנסות, ריבית והקלה.

ומה לגבי שוברי ⁦RL-1⁩ ו-⁠⁦RL-3⁩ של קוויבק?

קוויבק משתמשת בשוברים משלה: ⁦RL-1⁩ להכנסה מעבודה ו-⁠⁦RL-3⁩ להכנסה מהשקעות, כולל דיבידנדים. שניהם מוגשים ל-⁠Revenu Québec, שקובעת מועדים וקנסות משלה. הסכומים של CRA בעמוד הזה אינם חלים עליהם, ו-⁠⁦T4⁩ או ⁦T5⁩ פדרלי אינו מחליף אותם. על ⁦RL-1⁩ ראו הרצת שכר, ועל ⁦RL-3⁩ ראו הכרזה על דיבידנד ותשלומו.

דוגמה

סכומים להמחשה בדולרים קנדיים. התאריכים משתנים לפי סופי שבוע וחגים.

שני דוחות שהוגשו במאי

חברה באונטריו מגישה ⁦T4⁩ אחד לבעלים ו-⁠⁦T5⁩ אחד ב-⁠15 במאי במקום בסוף פברואר, כ-⁠75 ימים באיחור. כל אחד הוא סוג דוח נפרד, ולכן הנוסחה בחוק נותנת כ-⁠⁦C$750⁩ לכל אחד (75 ימים כפול ⁦C$10⁩), בסך הכול ⁦C$1,500⁩. מדיניות המגישים הקטנים מורידה כל אחד ל-⁠⁦C$100⁩ קבועים, בסך הכול ⁦C$200⁩. ריבית נצברת על כל קנס שלא שולם.

שלוש שנות דיבידנדים בלי ⁦T5⁩

חברה משלמת לבעלים ⁦C$30,000⁩ דיבידנדים בכל אחת משלוש שנים ולא מנפיקה ⁦T5⁩. אלה שלושה דוחות באיחור, שובר אחד בכל דוח, וכולם באיחור של יותר מ-⁠100 ימים היום.

זה ⁦C$3,000⁩ לפי הנוסחה בחוק ו-⁠⁦C$300⁩ לפי החיוב הקבוע של המדיניות. החברה מגישה את שלושת ה-⁠⁦T5⁩ ויכולה לבקש מ-⁠CRA לבטל את הקנסות. הדוחות האישיים של הבעלים חייבים להראות את הדיבידנדים בין שהיה ⁦T5⁩ ובין שלא; אם אחד מהם השמיט אותם, גם אותו צריך לתקן. הספרים חייבים להתאים: אותו כסף עשוי להירשם כהלוואה או כמשכורת, ולכן בודקים את השנים אחת מול השנייה.

שמונה שוברי ⁦T4⁩ בנייר

חברה עם שמונה עובדים מגישה את דוח ה-⁠⁦T4⁩ שלה בנייר, באיחור של 30 ימים. שמונה שוברים הם יותר מ-⁠5, ולכן היה צריך להגיש באופן מקוון: ⁦C$125⁩ על הפורמט הלא נכון. החיוב על האיחור לפי המדיניות עבור 6 עד 10 שוברים הוא C$5 ליום, ⁦C$150⁩ ל-⁠30 ימים. אם CRA מחייבת בשניהם, הסכום הכולל הוא ⁦C$275⁩ לפני ריבית.

שונה אצלכם?

• שוברים באיחור כמה שנים, או שלא הונפקו כלל, והשכר של הבעלים אולי לא תואם ל-⁠⁦T2⁩, לספרים או לדוח האישי: כשהרישומים לא מסכימים, אילו שוברים להגיש, על אילו סכומים, והאם לבקש מ-⁠CRA לבטל את הקנסות, הכול תלוי בעובדות, וייתכן שדוחות אישיים קודמים השמיטו שכר או דיבידנדים. זו הנקודה לבדוק את השנים: ראו עזרה בהגשות מס חברות, והשלמת דוחות חברה שלא הוגשו אם חסרים גם דוחות ⁦T2⁩, ⁦GST/HST⁩ או שכר.
• התשלומים לא נרשמו נכון בספרים, או שאין החלטות: כל שובר נבנה מהספרים, ולכן הספרים קודמים. ראו השלמת ספרים שהתעכבו ועזרה בהנהלת חשבונות.
• רואה חשבון קודם החמיץ הגשות והפסיק להשיב: ראו מה עושים כשרואה חשבון החמיץ הגשות.
• הוחמצו גם העברות, לא רק שוברים: ראו העברת שכר באיחור.
• השוברים הם לקבלנים, או שאינכם בטוחים אם עובד מקבל ⁦T4⁩ או ⁦T4A⁩: ראו ⁦T4A⁩ ו-⁠⁦T5018⁩ לקבלנים ואיזה שובר לתת לעובד.
• בעל מניות גר מחוץ לקנדה: הדיבידנד מדווח אחרת; ראו בעלים תושבי חוץ של חברה קנדית.