Muhasebede Otomatik Kategorilendirme: Vergi Öncesi Kontrol

Chatbot veya otomatik kategorilendirme muhasebe kayıtlarımı tutabilir mi, beyannameden kim sorumlu olur?

Yazılımlar ve chatbot'lar her banka satırı için bir kategori önerebilir. Banka satırında alıcı, tarih ve tutar görünür. Parayı neden harcadığınız, paranın işletmenin mi sahibin mi olduğu ya da alımın cari gider mi yoksa sermaye maliyeti mi olduğu görünmez. Sermaye maliyeti, bir yıldan uzun süre kullanılan bir şeyin bedelidir; genellikle birkaç yıla yayılarak, ilk yıl indirimi uygulanıyorsa da ilk yılda indirilir. Bu bilgiyi yalnızca siz verebilirsiniz. Bu araçları kullanabilirsiniz. Yazılımınız seçim sunuyorsa kategorileri kendiliğinden işlemesin, onayınıza sunsun; böylece yanlış tahmin sizin kontrolünüzde durur. Beyannamenin doğruluğundan siz sorumlu kalırsınız ve beyannameyi destekleyen şey muhasebe kayıtlarıdır.

IRS, gelirlerinizi ve giderlerinizi açıkça gösteren herhangi bir kayıt sistemini kullanmanıza izin verir. Burada anılan IRS sayfaları chatbot'lardan veya otomatik kategorilerden söz etmez. Dolayısıyla ölçüt, her muhasebe kaydı için geçerli olandır: kayıtlar beyannameyi desteklemelidir.

Yönetmelikler, yeterli defter ve kayıt tutmamayı veya kalemleri usulüne uygun belgelememeyi ihmal sayar. Bir hazırlayıcıya ödeme yapmak sorumluluğu devretmez: Form 1040 talimatları, beyannamenizi başkası hazırlasa da doğruluğundan hâlâ sizin sorumlu olduğunuzu söyler.

Durum şu hallerde basit değildir:

• kişisel ve işletme parası aynı hesabı veya kartı kullanıyor;
• birden fazla işletme, hesap veya kart tek bir muhasebe kaydını besliyor;
• bu, muhasebe kayıtlarınızın ilk yılı; yani yazılımın izleyebileceği daha önceki bir tercih yok;
• yıl içinde ekipman, araç, yemek veya seyahat gideri var;
• kayıtlarda büyük bir “kategorisiz” veya “muhasebecime sor” bakiyesi bekliyor ya da beyanname vermeye az kaldı ve kategoriler gözden geçirilmedi;
• bir S şirketi sahibine ödeme yapıyor, bu yüzden ücret ile temettü dağıtımı birbirinden ayrılmalı;
• önceki yıllar hiç gözden geçirilmedi.

Başlamadan önce toplayın: banka ve kart hesap özetleri, makbuzlar ve faturalar, kilometre kaydı, geçen yılın beyannamesi, araçtaki kural ve değişiklik listesi.

Bunlardan ikisi veya daha fazlası sizin için geçerliyse otomatik sınıflandırmayı sürdürmeden önce kategorileri ve yıl sonu gözden geçirmeyi bir kişinin kurmasını sağlayın; bkz. muhasebe kayıtları desteği.

Kayıtlarım her gider için neyi göstermeli?

Destekleyici belgeleriniz ödenen tutarı ve bunun bir işletme gideri için olduğunu göstermelidir; seyahat, hediye ve araç giderleri için daha fazlası gerekir. Uygulamada tutarı, tarihi, alıcıyı, neyin satın alındığını ve işletme için neden gerekli olduğunu saklayın. İlk üçünü banka satırı verir, ne alındığını makbuz gösterir; iş amacını ise siz yazmalısınız.

IRS, hesap özeti tutarı, alıcıyı ve tarihi, çek ise çek numarasını gösteriyorsa ödemeyi iptal edilmiş çek yerine hesap özetiyle kanıtlayabileceğinizi söyler. IRS ayrıca yalnızca ödeme kanıtının indirimi doğrulamadığını belirtir: gideri yaptığınızı gösteren satış fişini veya faturayı da saklayın. Seyahat, hediye ve araç giderlerinde bilgisayarda hazırlanmış kayıt yeterli kayıt sayılır; yani yazılımınıza yazdığınız notlar işe yarar.

Seyahat, hediye ve araç giderlerinde tahmin ettiğiniz veya yaklaşık olarak belirttiğiniz tutarlar indirilemez. Konaklama dışında $75 altındaki bir gider için makbuz gerekmez; ancak tutar, tarih, yer ve iş amacı yine de kaydedilmelidir. Kayıp makbuz için bkz. iş giderleri için kaybolan makbuzlar. Araç kayıtları için bkz. kilometre kaydı şartları.

Önce hangi işlemleri kontrol etmeliyim?

Bu banka satırları farklı anlamlara gelebilir; alıcıya ve geçmiş tercihlere göre sınıflandıran bir araç hangisi olduğunu ayırt edemeyebilir. Önce bunları kontrol edin.

Her ay ve beyannameden önce neyi gözden geçirmeliyim?

Her ay her hesabı hesap özetiyle eşleştirin ve aracın kendi başına yaptıklarını okuyun. Beyannameden önce muhasebe kayıtlarını vergi belgelerinizle eşleştirin ve olağan dışı bir şey içeren her kategoriye bakın. IRS, banka özeti geldiğinde özetin, çek defterinizin ve muhasebe kayıtlarınızın birbirini tutması gerektiğini söyler. Bakiyelerin tutması kategorilerin doğru olduğunu kanıtlamaz; bkz. banka akışı mutabakat değildir.

Otomatik kategorilendirme ayarının yeri yazılımınıza göre değişir; yazılımın yardım sayfalarına bakın. Büyük market zinciri, pazaryeri veya ödeme uygulaması gibi karışık ürün satan alıcılar için kural tanımlamayın; bu satırları tek tek gözden geçirin. Bir kural sonraki tüm eşleşmelere uygulanabilir, bu yüzden tek bir yanlış kural yıl boyu tekrarlanabilir.

Her ay:

1. Her banka ve kart hesabını hesap özetiyle mutabık hale getirin.
2. Aracın kendi başına kategorilendirdiği her işlemi, toplu onaylamak yerine en büyüğünden başlayarak okuyun.
3. Transferleri, kredi anaparasını ve sahibin çekimlerini veya dağıtımlarını kontrol edin; hiçbiri gelir ya da gider içinde olmamalıdır. Kredi faizi ise bir giderdir.
4. Yemek, seyahat ve araç giderlerine iş amacını yazın ve kilometreleri hatırladığınız sırada kaydedin.
5. Eklediğiniz veya değiştirdiğiniz her kuralı gözden geçirin.
6. Aracın yerleştiremediklerini temizleyin; bkz. vergi dönemi öncesinde kategorisiz giderler.

Beyannameden önce:

1. Gelirinizi Form 1099-K, Form 1099-NEC ve platform raporlarıyla karşılaştırın. Schedule C talimatları, işletme geliri için aldığınız Form 1099'ları kontrol etmenizi söyler.
2. Her gider toplamını beslediği beyanname satırıyla eşleştirin; bkz. Schedule C için hesap planı. Birden fazla artan her kategoriyi okuyun.
3. Bir yıldan uzun süre kullanılan her alımı aktifleştirme politikanızla ve varsa küçük alım güvenli liman seçiminizle karşılaştırın. Aktifleştirilmesi gereken kalemler sarf malzemesine değil varlık listesine girer; bkz. küçük alımları gider yazma veya aktifleştirme.
4. Giderler içinde kişisel kalem veya sahibin çekimi kalmadığından emin olun.
5. Ortaklık veya şirket: ücretlerin ve indirilebilir garantili ödemelerin gider hesaplarında, çekimlerin veya dağıtımların özkaynakta, sahiplere verilen veya sahiplerden alınan kredilerin kredi hesaplarında durduğunu ve açılış bakiyelerinin geçen yılın beyannamesiyle tuttuğunu doğrulayın. Bkz. sahibin çekimlerini kaydetme ve geçen yılın beyannamesiyle tutmayan birikmiş kâr.
6. Hazırlayıcınıza hesap özetlerini, makbuzları, kilometre kaydını, varlık listesini ve değişiklik kaydınızı verin.

Aylık rutinin tamamı için ay sonu kapanış kontrol listesine bakın.

Yanlış bir kategori gözden kaçarsa beyannamede ne ters gidebilir?

Yanlış bir kategori beyannamede bildirilen kârı değiştirir ve eksik vergi, eksik ödenen tutarın %20 oranında doğruluğa ilişkin ceza doğurabilir. IRS bu cezayı eksik ödemenin ihmalden, kuralların göz ardı edilmesinden veya önemli ölçüde eksik beyandan kaynaklanan kısmına uygular. İhmale işaret edebilecek örnekleri arasında Form 1099'da görünen bir gelirin beyan edilmemesi ve gerçek olamayacak kadar iyi görünen bir indirimin veya kredinin kontrol edilmemesi vardır. Önemli ölçüde eksik beyan ayrı bir tetikleyicidir ve ölçütü bireyler ile şirketler için farklıdır; IRS sayfası ikisini de ortaya koyar.

Kategori hatası beyannameye nasıl yansır:

• Giderler içindeki kişisel kalemler, sahibin çekimleri ve kredi anaparası kârı düşürür; bu yüzden vergi eksik hesaplanır.
• Sarf malzemesi olarak kaydedilen ekipman yanlış satırda durur ve varlık kaydı olmaz; uygulanabilecek ilk yıl indirimi (ek amortisman veya 179. madde seçimi) doğru formda talep edilmez.
• Yanlış yere kaydedilen bir iade, transfer veya ücret satışları yanlış gösterir ve gelir, IRS'nin elindeki Form 1099'larla tutmaz hale gelebilir.
• Ortaklık veya S şirketi beyannamesinde yanlış bir kategori her sahibin Schedule K-1'ine geçer (Form 1065, Form 1120-S).
• “Kategorisiz” bırakılan veya kişisel olarak kaydedilen gerçek giderler beyannamede yer almaz; bu yüzden kâr olduğundan yüksek görünür ve ödenen vergi gerekenden fazla olur.

IRS, doğruluğa ilişkin cezayı makul sebep ve iyi niyet nedeniyle azaltabilir veya kaldırabilir ve her olayı kendi koşullarına göre karara bağlar. Bkz. muhasebe kaydı tutmama cezaları ve muhasebecinin hatası ceza getirdiğinde.

Bir chatbot'a veya yeni bir uygulamaya hesap özetlerimi, vergi kimlik numaramı ve hesap numaralarımı vermem güvenli mi?

Yalnızca işin gerektirdiği bilgiyi paylaşın ve yüklemeden önce sağlayıcının bunu nasıl sakladığını ve kullandığını öğrenin. Burada anılan IRS ve FTC sayfaları hiçbir ürünü derecelendirmez.

FTC'nin rehberi, işletmelerin elindeki kişisel bilgileri bilmesini, yalnızca ihtiyaç duyduklarını saklamasını ve Sosyal Güvenlik numaralarını yalnızca zorunlu ve yasal amaçlarla kullanmasını söyler. Ayrıca hizmet sağlayıcılarla yapılan sözleşmelerde güvenlik beklentilerinin yazılı olarak belirtilmesini, uyumun doğrulanmasını ve her güvenlik olayının bildirilmesinde ısrar edilmesini ister. Aşağıdaki liste bu noktaları bir yüklemeye uygular. Hizmet sağlayıcı, kayıt tutma yükümlülüğünüzü de devralmaz: kapsadığı işletmeler için Revenue Procedure 98-25, elektronik kayıtları tutmak veya yönetmek için üçüncü bir tarafı kullanmanın mükellefi kayıt tutma yükümlülüklerinden kurtarmadığını belirtir.

Bir asistanı kopya yüklemek yerine muhasebe dosyanıza veya banka girişinize bağlamak, asistanın yeni veri almaya devam etmesine izin verir. Ne tür bir erişim istediğini ve bağlantıyı nasıl sonlandıracağınızı kontrol edin.

Yüklemeden önce:

• Hesap numaralarını ve vergi kimlik numaralarını (Sosyal Güvenlik Numarası veya EIN) çıkarın. Bir aracın kategori önerebilmesi için genellikle tarih, alıcı ve tutar yeterlidir; isim veya hesap bilgisi içeren notları dışarıda bırakın.
• Kopyaları yükleyin. Asıl hesap özetlerini değiştirmeden saklayın.
• Sağlayıcının yazılı şartlarını okuyun: neyi sakladığı, ne kadar süre sakladığı, yüklemeleri başka bir amaçla kullanıp kullanmadığı, silebilip silemeyeceğiniz ve güvenlik olayını nasıl bildirdiği. Gerçekten kullandığınız planın şartlarına bakın.
• Sağlayıcı bir olay bildirirse harekete geçebilmeniz için neyi, ne zaman ve nereye yüklediğinizi yazın.

Aracın ne yaptığına ve benim neyi değiştirdiğime dair hangi kaydı tutmalıyım?

Asıl belgeleri, aracın kendi değişiklik geçmişini ve her gözden geçirmeye dair kısa, tarihli bir not saklayın. IRS'nin elektronik kayıtlar usulü Revenue Procedure 98-25, kayıtların nasıl oluşturulduğunun ve değiştirildiğinin, yetkisiz değişiklikleri veya silmeleri önleyen kontrollerin, hesap planının ve bunlardaki değişikliklerin tarihleriyle birlikte belgelenmesini ister. Varlıkları $10 milyon veya daha fazla olan işletmeyi kapsar; ayrıca yasanın gerektirdiği bilginin bir kısmı yalnızca yazılımda bulunan daha küçük işletmeyi de kapsar.

Small Business/Self-Employed denetiminde IRS, muhasebe kayıtlarını muhasebe yazılımında tutan işletmelerin çoğunda yazılımın yedek dosyasını istediğini söyler; denetim dar kapsamlıysa bunu atlayabilir. Dosyayı kayıtları sınamak için kullanır ve yıl içinde oluşturulan veya değiştirilen verileri inceleyebilir. IRS için yeniden oluşturduğunuz bir dosya talebi karşılamaz.

Tutun:

• Hesap özetlerini ve makbuzları aldığınız haliyle saklayın, düzenlenmiş kopyalarını değil.
• Kullandığınız her chatbot öneri listesini; nelerin kabul edildiğini ve nelerin değiştirildiğini gösteren bir notla birlikte.
• Yürürlükteki kuralları, eklendikleri veya değiştirildikleri tarihlerle birlikte.
• Yazılım tutuyorsa yıla ait değişiklik geçmişini ve yıl sonu yedeğini.
• Her gözden geçirmeden sonra tarihli bir not: neyi kontrol ettiğiniz, neyi taşıdığınız ve nedeni.

Hataları, asıl dosya içinde tarihli düzeltmelerle giderin. Yerine IRS için yeni bir dosya hazırlamayın; IRS, yeniden girilmiş bir dosyanın talebini karşılamadığını belirtir. Bunları ne kadar süre saklayacağınız için bkz. işletme kayıtları ne kadar süre saklanır.

İnsan bir muhasebe sorumlusu veya CPA ne zaman değer?

Yanlış bir kategorinin maliyetli olduğu ve cevabın yalnızca bir kişinin bildiği olgulara bağlı olduğu durumlarda. Otomatik sınıflandırmanın yetersiz kaldığı durumlar şunlardır:

Bir beyannameyi kimin hazırlayıp imzalayabileceği için bkz. muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA. Kendi kayıtlarınızı tutmak ile birini işe almak arasındaki seçim için bkz. kendi muhasebe kayıtlarınızı tutmak veya muhasebe sorumlusu çalıştırmak. Schedule C işletmesine uygun bir uygulama için bkz. Schedule C için muhasebe uygulamaları.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Giderler içinde kredi anaparası ve sahibin çekimleri

US$80.000 gideri olan bir şahıs işletmesi sahibi, önerilerin yıl boyu kendiliğinden işlenmesine izin veriyor. Gözden geçirmede US$6.000 kredi anaparası ve US$3.000 sahibin çekimi giderlerin içinde duruyor. Gerçek giderler US$71.000 olduğundan kâr US$9.000 eksik görünüyor. Çözüm, her iki tutarı kredi ve sahip hesaplarına taşımak ve değişikliği tarihli bir notla kaydetmektir.

Sarf malzemesi olarak kaydedilen ekipman

İki ortaklı bir LLC her öneriyi kabul ediyor; bunların arasında sarf malzemesi olarak kaydedilmiş US$15.000 değerinde bir makine var. Tek faturadaki tek makine, küçük alım güvenli liman sınırlarının üstündedir; bu yüzden sermaye maliyetidir ve varlık listesine girmelidir. Hazırlayıcı daha sonra amortismanı veya uygulanabilir bir seçimi belirler. Sarf malzemesi olarak bırakılırsa maliyet yanlış satırda, varlık kaydı olmadan durur ve hata her iki ortağın Schedule K-1'ine geçer.

Hesap numaralı hesap özetleri chatbot'a gönderildi

Bir danışman, hesap numaraları ve bir vergi kimlik numarasıyla birlikte bir yıllık hesap özetini sınıflandırması için bir chatbot'a aktarıyor. Yüklemeden önce: hesap numaralarını ve vergi kimlik numarasını çıkarın ya da yalnızca tarih, alıcı ve tutar sütunlarını gönderin; sağlayıcının saklama ve silme şartlarını okuyun; asıl hesap özetlerini değiştirmeden saklayın; kabul edilenleri gösteren bir notla öneri listesini kaydedin.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Muhasebe kayıtlarının ilk yılı, kişisel ve işletme kullanımının karışması, birden fazla işletme veya kart ya da büyük bir kategorisiz bakiyeyle yaklaşan beyanname: kategorileri, yıl sonu gözden geçirmeyi bir kişinin belirlediği ve önce temizlik yapılıp yapılmayacağına karar verdiği durumlar bunlardır. Bkz. muhasebe kayıtları desteği.
• Yüzlerce kategorisiz satır: vergi dönemi öncesinde kategorisiz giderler ile başlayın; beyanname yakınsa ardından muhasebe kayıtları desteği alın.
• Aylarca veya bir yıl geride kaldınız: bkz. geciken muhasebe kayıtlarını tamamlama ve hesap özetlerinden muhasebe kayıtlarını yeniden kurma; ardından muhasebe kayıtları desteği alın.
• Kişisel ve işletme parası karışmış: bkz. karışmış işletme ve kişisel fonları düzeltme; beyanname yakınsa ardından muhasebe kayıtları desteği alın.
• İşletme giderleri kişisel kartla ödendi: bkz. kişisel kredi kartındaki işletme giderleri.
• Sahibine ödeme yapan bir S şirketi: bkz. S şirketi sahibinin maaşı ve muhasebe kayıtları desteği.