自动分类记账：报税前要审核什么

聊天机器人或自动分类能替我做账吗？报税表由谁负责？

软件和聊天机器人可以为每一条银行流水建议一个分类。银行流水只显示收款方、日期和金额，不显示您为什么花这笔钱，不显示这是企业的钱还是所有人的钱，也不显示这笔购买是当期费用还是资本性成本（使用超过一年的东西；其成本通常分几年摊销，如果适用首年扣除，也可以第一年扣除）。这些只能由您来提供。您可以使用这些工具。如果软件允许选择，请让它只提供分类建议、由您确认，而不是自动入账，这样错误的猜测在您审核时就会被拦住。报税表是否正确，责任仍在您，而账簿就是它的依据。

IRS 允许您使用任何能清楚显示收入和费用的记录系统，这里引用的 IRS 页面也没有提到聊天机器人或自动分类。所以检验标准和所有账簿一样：记录必须能支持税表。

法规把没有保存足够的账簿和记录，或没有妥善证明各项数字，视为疏忽。付钱请人报税，也不会转移责任：1040 表填报说明说明，即使有人替您准备税表，您仍然要对税表的正确性负责。

出现下列情况就不简单了：

• 个人和企业的钱用同一个账户或同一张卡；
• 多个实体、账户或信用卡的数据汇入同一套账簿；
• 这是账簿的第一年，软件没有以前的选择可以参照；
• 这一年里有设备、车辆、餐费或差旅；
• 账簿里放着一大笔“未分类”或“交给会计师”的余额，或者税表快到期了，分类还没有审核；
• S 公司向所有人付款，所以必须分清工资和分配；
• 更早的年度从来没有审核过。

开始之前请准备：银行和信用卡对账单、收据和发票、里程记录、上一年的税表，以及工具里的规则和修改清单。

如果其中有两项或更多适用，请先让专人设定分类和年末审核的方式，再继续自动分类；请参阅记账帮助。

每笔费用的记录必须显示什么？

您的证明文件应该显示付款金额，以及这笔钱用于经营支出；差旅、礼品和汽车费用需要更多信息。实际做法是，保留金额、日期、收款方、买了什么，以及为什么属于经营所需。银行流水能提供前三项，收据显示买了什么，经营目的则必须由您来写。

IRS 说明，如果账户对账单显示金额、收款方和日期，支票还要有支票号码，您可能可以用它代替已兑现的支票来证明付款。IRS 还说明，仅有付款证明不足以确立扣除：还要保留能证明费用已发生的销售单据或发票。对于差旅、礼品和汽车费用，用电脑制作的记录算是足够的记录，所以在软件里输入的备注也可以。

对于差旅、礼品和汽车费用，估算或大概的金额不能扣除。除住宿外，不足 $75 的费用不需要收据，但仍然必须记录金额、日期、地点和经营目的。收据丢了怎么办，请参阅经营费用的收据丢失。汽车记录请参阅里程记录的要求。

应该先检查哪些交易？

下面这些银行流水可能有不同的含义，而按收款方和以往选择来分类的工具，不一定分得出来。请先检查它们。

每月要审核什么？报税前要审核什么？

每个月，把每个账户与对账单核对，并检查工具自己做了什么。报税前，把账簿与您的税务文件核对，并查看所有存放异常内容的分类。IRS 说明，收到银行对账单时，对账单、您的支票簿和您的账簿应该一致。余额一致并不能证明分类正确；请参阅银行流水同步不等于对账。

自动分类的设置在哪里，取决于您用的软件，请查看它的帮助页面。不要给销售杂项商品的收款方设规则，例如大型商超、交易平台或支付应用；这些流水要逐条审核。一条规则可能套用到之后所有匹配的交易，所以一条错误的规则可能全年都在重复出错。

每月：

1. 把每个银行和信用卡账户与其对账单核对。
2. 逐条查看工具自动分类的每笔交易，从金额最大的开始，不要整批接受。
3. 检查转账、贷款本金和所有人提款或分配；这些都不应放在收入或费用里。贷款利息是费用。
4. 趁您还记得，在餐费、差旅和汽车费用上补上经营目的，并记录里程。
5. 检查您添加或修改过的每一条规则。
6. 清理工具无法归类的项目；请参阅报税季前的未分类费用。

报税前：

1. 把收入与您的 1099-K 表、1099-NEC 表和平台报告对照。Schedule C 填报说明要求您核对收到的所有记载经营收入的 1099 表。
2. 把每项费用合计与它对应的税表行核对；请参阅 Schedule C 的会计科目表。查看金额突然变大的分类。
3. 对照您的资本化政策和小额购买安全港选择，检查每笔使用超过一年的购买。必须资本化的项目要列入资产清单，不能放在办公用品里；请参阅小额购买是记费用还是资本化。
4. 确认费用里没有个人项目或所有人提款。
5. 合伙企业或公司：确认工资和可扣除的保证付款在费用科目里，提款或分配在权益科目里，与所有人之间的借款在贷款科目里，并且期初余额与上一年税表一致。请参阅记录所有人提款和留存收益与上一年税表对不上。
6. 把对账单、收据、里程记录、资产清单和您的修改记录交给报税人员。

完整的每月流程，请参阅月末结账清单。

分类错误漏过去，税表上会出什么问题？

错误的分类会改变税表上报告的利润，少缴税款可能面临与准确性有关的罚款，金额为少缴税款的 20%。IRS 对因疏忽、无视规则或严重少报而少缴的那部分税款适用该罚款。IRS 列举的可能表明疏忽的行为，包括漏报 1099 表上显示的收入，以及对好得不像真的扣除或抵免不加核实。严重少报是另一个触发条件，个人和公司的判断标准不同；IRS 页面对两者都有说明。

分类错误会造成什么后果：

• 把个人项目、所有人提款和贷款本金记在费用里，会压低利润，所以税款少缴。
• 把设备记成办公用品，会放在错误的行上，也没有资产记录，可能适用的首年扣除（额外折旧或 Section 179 选择）也没有在正确的表格上申请。
• 把退款、转账或手续费放错位置，会让销售额失真，收入也可能不再与 IRS 持有的 1099 表对得上。
• 在合伙企业或 S 公司的税表上，错误的分类会传到每位所有人的 Schedule K-1（1065 表、1120-S 表）。
• 真实的成本留在“未分类”里，或被记成个人开支，就不会出现在税表上，利润会被高估，缴的税也比需要的更多。

IRS 可以因合理理由和善意而减轻或免除与准确性有关的罚款，每个案件根据具体事实判断。请参阅不保存经营记录的罚款和记账员出错导致罚款时由谁承担。

把银行对账单、税号和账号交给聊天机器人或新应用，安全吗？

只分享任务需要的内容，上传之前先了解服务商怎样保存和使用这些资料。这里引用的 IRS 和 FTC 页面没有给任何产品评级。

FTC 的指南要求企业了解自己持有哪些个人信息，只保留需要的部分，并且只在法律要求且合法的用途下使用社会保障号码。指南还要求在与服务商的合同中以书面方式写明安全期望，核实其合规情况，并要求对方在发生任何安全事件时通知。下面的清单把这些要点用到上传上。服务商也不会接过您保存记录的责任：对其所涵盖的企业，税务程序 98-25 说明，使用外部机构保管或管理电子记录，并不免除纳税人的记录保存义务。

把助手连接到您的会计文件或银行登录，而不是上传一份副本，会让它持续收到新的数据。请查看它要求什么权限，以及您如何终止这个连接。

上传之前：

• 删除账号和税号（社会保障号码或 EIN）。工具建议分类通常只需要日期、收款方和金额；备注栏里如果有姓名或账户信息，请不要上传。
• 上传副本。原始对账单保持原样。
• 阅读服务商的书面条款：它保存什么、保存多久、是否把上传内容用于其他目的、您能否删除，以及它如何通报安全事件。请查看您实际使用的套餐的条款。
• 记下您上传了什么、什么时候上传、传到了哪里，这样服务商通报事件时您才知道怎么处理。

我该保留什么记录，说明工具做了什么、我改了什么？

保留原始文件、工具本身的修改历史，以及每次审核的简短日期备注。IRS 的电子记录程序税务程序 98-25，要求记录文件的创建和修改方式、防止未经授权的修改或删除的控制措施、会计科目表，以及这些内容的任何变动和日期。它适用于资产达到 $1,000 万 或以上的企业，也适用于较小的企业，只要法律要求的信息有一部分只存在于软件里。

在小企业/自雇人士部门的审查中，IRS 说明，企业用会计软件记账的，在大多数情况下它会要求提供软件的备份文件，不过审计范围很窄时可能不要。它用这个文件检验记录，并可能查看年内创建或修改的数据。为 IRS 重新建立的文件，不符合这一要求。

请保留：

• 对账单和收据的原件，不要只留编辑过的副本。
• 您用过的每一份聊天机器人建议清单，并注明您接受了什么、改了什么。
• 当时生效的规则，以及您添加或修改它们的日期。
• 软件当年的修改历史（如果有），以及年末备份。
• 每次审核后的带日期备注：您检查了什么，调整了什么，原因是什么。

用带日期的更正记录在原始文件里改错。不要用为 IRS 新做的文件来替换它；IRS 说明，重新录入的文件不符合其要求。这些资料要保存多久，请参阅经营记录要保存多久。

什么时候值得请记账员或 CPA？

当错误分类的代价很高，而答案取决于只有人才知道的事实时。自动分类在以下情况下做不好：

谁可以准备并签署税表，请参阅记账员、会计师还是 CPA。自己做账还是请人，请参阅自己做账还是请记账员。适合 Schedule C 企业的软件，请参阅适合 Schedule C 的记账软件。

示例

以下示例仅作说明；金额为美元。

把贷款本金和所有人提款记在费用里

一位独资经营者有 US$80,000 的费用，让建议的分类全年自动入账。审核时发现，US$6,000 的贷款本金和 US$3,000 的所有人提款被记在了费用里。真实费用是 US$71,000，所以利润被低估了 US$9,000。改法是把这两笔金额移到贷款账户和所有人账户，并写一份带日期的修改备注。

把设备记成办公用品

一家有两位合伙人的 LLC 接受了每一条建议，包括一台 US$15,000 的机器被记成办公用品。一台机器、一张发票，超过了小额购买安全港的限额，所以它是资本性成本，应该列入资产清单。之后由报税人员选择折旧，或适用的选择。如果一直当作办公用品，这笔成本就会留在错误的行上，没有资产记录，错误还会传到两位合伙人的 Schedule K-1。

把带账号的对账单发给聊天机器人

一位顾问把一整年的对账单（含账号和税号）导出，发给聊天机器人分类。上传之前：删除账号和税号，或只发日期、收款方和金额这几列；阅读服务商关于存储和删除的条款；原始对账单保持原样；并把建议清单连同接受了什么的备注一起保存。

您的情况不同？

• 账簿的第一年、个人和企业混用、有多个实体或信用卡，或者税表快到期而有一大笔未分类余额： 这时需要由专人设定分类，确定年末审核的方式，并决定要不要先做整理。请参阅记账帮助。
• 有几百条未分类的流水： 先看报税季前的未分类费用，如果税表快到期，再获取记账帮助。
• 落后了几个月或一年： 请参阅补做逾期未做的账和根据银行对账单重建账簿，然后获取记账帮助。
• 个人和企业的钱混在一起： 请参阅整理混在一起的企业和个人资金，如果税表快到期，再获取记账帮助。
• 企业成本用个人信用卡支付： 请参阅个人信用卡上的企业费用。
• S 公司向所有人付款： 请参阅 S 公司所有人的工资和记账帮助。