Catégorisation automatique des transactions : quoi vérifier

Un agent conversationnel ou la catégorisation automatique peut-il faire ma tenue de livres, et qui est responsable de la déclaration?

Un logiciel ou un agent conversationnel peut proposer une catégorie pour chaque ligne bancaire. Or une ligne bancaire montre un bénéficiaire, une date et un montant. Elle n'indique pas pourquoi vous avez dépensé cet argent, si c'était celui de l'entreprise ou celui du propriétaire, ni si un achat est une dépense courante ou un coût en capital (un bien qui dure plus d'un an; son coût est généralement amorti sur plusieurs années, ou déduit dès la première année si une déduction de première année s'applique). Cette information doit venir de vous. Vous pouvez utiliser ces outils. Si votre logiciel vous le permet, demandez-lui de proposer des catégories que vous approuvez, au lieu de les inscrire lui-même : une mauvaise supposition s'arrête alors à votre révision. Vous restez responsable de l'exactitude de la déclaration, et ce sont les livres qui l'appuient.

L'IRS vous laisse utiliser tout système de tenue des registres qui montre clairement vos revenus et vos dépenses, et les pages de l'IRS citées ici ne mentionnent ni les agents conversationnels ni les catégories automatiques. Le critère est donc celui de tous les livres : les registres doivent appuyer la déclaration.

Selon les règlements, ne pas tenir des livres et des registres adéquats, ou ne pas justifier correctement les éléments, constitue de la négligence. Payer un préparateur ne transfère pas la responsabilité : selon les instructions du formulaire 1040, si quelqu'un prépare votre déclaration, vous restez responsable de son exactitude.

Le cas n'est pas simple lorsque :

• des fonds personnels et ceux de l'entreprise partagent un même compte ou une même carte;
• plusieurs entités, comptes ou cartes alimentent un seul jeu de livres;
• c'est votre première année de livres, donc le logiciel n'a aucun choix antérieur à suivre;
• l'année comprend de l'équipement, un véhicule, des repas ou des déplacements;
• un gros solde « non classé » ou « à demander à mon comptable » dort dans les livres, ou une déclaration est bientôt due et les catégories n'ont pas été révisées;
• une société de type S rémunère son propriétaire, de sorte qu'il faut distinguer les salaires des distributions;
• les années précédentes n'ont jamais été révisées.

Rassemblez avant de commencer : les relevés bancaires et de carte, les reçus et les factures, un registre des milles parcourus, la déclaration de l'an dernier, ainsi que la liste des règles et des changements de l'outil.

Si deux de ces situations ou plus s'appliquent, faites établir les catégories et la révision de fin d'année par une personne avant de poursuivre le classement automatique; voyez aide en tenue de livres.

Que doivent montrer mes registres pour chaque dépense?

Vos pièces justificatives doivent montrer le montant payé et qu'il s'agissait d'une dépense d'entreprise; les frais de voyage, de cadeaux et d'automobile exigent davantage. En pratique, conservez un montant, une date, un bénéficiaire, ce qui a été acheté et pourquoi c'était pour l'entreprise. La ligne bancaire fournit les trois premiers éléments, le reçu montre ce qui a été acheté, et le but d'affaires doit venir de vous.

Selon l'IRS, un relevé de compte peut remplacer un chèque oblitéré comme preuve de paiement s'il montre le montant, le bénéficiaire et la date, ainsi que le numéro du chèque dans le cas d'un chèque. L'IRS ajoute que la preuve de paiement seule n'établit pas une déduction : conservez le bordereau de vente ou la facture qui montre que vous avez engagé la dépense. Pour les frais de voyage, de cadeaux et d'automobile, un registre préparé à l'ordinateur compte comme un registre adéquat; des notes saisies dans votre logiciel conviennent donc.

Pour les frais de voyage, de cadeaux et d'automobile, les montants approximatifs ou estimés ne sont pas déductibles. Aucun reçu n'est requis pour une dépense de moins de 75 $, sauf l'hébergement, mais le montant, la date, le lieu et le but d'affaires doivent tout de même être consignés. Pour un reçu perdu, voyez reçus perdus pour des dépenses d'entreprise. Pour les registres de milles parcourus, voyez exigences relatives au registre des milles.

Quelles transactions dois-je vérifier en premier?

Ces lignes bancaires peuvent avoir des sens différents, et un outil qui classe selon le bénéficiaire et les choix passés ne peut pas toujours les distinguer. Vérifiez-les en premier.

Que dois-je vérifier chaque mois, et avant la déclaration?

Chaque mois, faites concorder chaque compte avec son relevé et lisez ce que l'outil a fait de lui-même. Avant la déclaration, faites concorder les livres avec vos documents fiscaux et examinez chaque catégorie qui contient quelque chose d'inhabituel. Selon l'IRS, à l'arrivée d'un relevé bancaire, le relevé, votre carnet de chèques et vos livres doivent concorder. Des soldes qui concordent ne prouvent pas que les catégories sont bonnes; voyez les flux bancaires ne sont pas un rapprochement.

L'endroit où se trouve le réglage de la catégorisation automatique dépend de votre logiciel; consultez donc ses pages d'aide. Ne créez pas de règle pour un bénéficiaire qui vend des produits variés, comme un grand magasin, une place de marché ou une application de paiement; révisez ces lignes une à une. Une règle peut s'appliquer à toutes les correspondances futures, de sorte qu'une seule règle erronée peut se répéter toute l'année.

Chaque mois :

1. Rapprochez chaque compte bancaire et de carte avec son relevé.
2. Lisez chaque transaction que l'outil a classée de lui-même, en commençant par les plus grosses, au lieu d'accepter un lot.
3. Vérifiez les transferts, le capital des prêts et les retraits ou distributions du propriétaire; aucun ne doit se trouver dans les revenus ou les dépenses. Les intérêts d'un prêt sont une dépense.
4. Ajoutez le but d'affaires aux repas, aux déplacements et aux frais d'automobile, et consignez les milles pendant que vous vous en souvenez.
5. Révisez toute règle que vous avez ajoutée ou modifiée.
6. Réglez ce que l'outil n'a pas pu placer; voyez dépenses non classées avant la saison des impôts.

Avant la déclaration :

1. Comparez les revenus avec vos formulaires 1099-K et 1099-NEC et les rapports des plateformes. Les instructions de l'annexe C demandent de vérifier tous les formulaires 1099 reçus pour des revenus d'entreprise.
2. Faites correspondre le total de chaque dépense à la ligne de la déclaration qu'il alimente; voyez plan comptable pour l'annexe C. Lisez toute catégorie qui a fait un bond.
3. Comparez chaque achat qui dure plus d'un an avec votre politique de capitalisation et tout choix de règle refuge pour les petits achats. Les éléments à inscrire à l'actif vont dans la liste des biens, pas dans les fournitures; voyez passer en charges ou inscrire à l'actif les petits achats.
4. Confirmez qu'il ne reste aucune dépense personnelle ni aucun retrait du propriétaire dans les dépenses.
5. Société de personnes ou société : confirmez que les salaires et les paiements garantis déductibles sont dans des comptes de dépenses, les retraits ou les distributions dans les capitaux propres, et les prêts aux propriétaires ou des propriétaires dans des comptes de prêts, et que les soldes d'ouverture concordent avec la déclaration de l'an dernier. Voyez inscrire les retraits du propriétaire et bénéfices non répartis qui ne correspondent pas à la déclaration de l'an dernier.
6. Donnez à votre préparateur les relevés, les reçus, le registre des milles, la liste des biens et votre registre des changements.

Pour une routine mensuelle complète, voyez la liste de vérification de la clôture mensuelle.

Que peut-il arriver à la déclaration si une mauvaise catégorie passe inaperçue?

Une mauvaise catégorie change le bénéfice déclaré, et un impôt sous-estimé peut entraîner une pénalité liée à l'exactitude de 20 % du montant sous-payé. L'IRS l'applique à la partie du montant sous-payé causée par la négligence, le mépris des règles ou une sous-estimation substantielle. Parmi ses exemples de gestes pouvant indiquer de la négligence : omettre un revenu indiqué sur un formulaire 1099 et ne pas vérifier une déduction ou un crédit qui semble trop beau pour être vrai. Une sous-estimation substantielle est un déclencheur distinct, et son critère diffère pour les particuliers et pour les sociétés; la page de l'IRS présente les deux.

Comment une erreur de catégorie se répercute :

• Les dépenses personnelles, les retraits du propriétaire et le capital des prêts classés dans les dépenses réduisent le bénéfice, de sorte que l'impôt est sous-estimé.
• L'équipement inscrit comme fournitures se retrouve sur la mauvaise ligne sans fiche de bien, et la déduction de première année qui pourrait s'appliquer (amortissement bonifié ou choix de l'article 179) n'est pas demandée sur le bon formulaire.
• Un remboursement, un transfert ou des frais mal placés faussent les ventes, et le revenu peut cesser de concorder avec les formulaires 1099 que possède l'IRS.
• Dans une déclaration de société de personnes ou de société de type S, une mauvaise catégorie se répercute sur l'annexe K-1 de chaque propriétaire (formulaire 1065, formulaire 1120-S).
• De vrais coûts laissés dans « non classé » ou inscrits comme personnels manquent à la déclaration; le bénéfice est alors surestimé et l'impôt payé est plus élevé que nécessaire.

L'IRS peut réduire ou supprimer une pénalité liée à l'exactitude pour motif raisonnable et bonne foi, et tranche chaque cas selon les faits. Voyez les pénalités pour défaut de tenir les registres d'entreprise et quand l'erreur d'un spécialiste de la tenue de livres entraîne des pénalités.

Est-il prudent de confier à un agent conversationnel ou à une nouvelle application mes relevés bancaires, mon numéro d'identification fiscale et mes numéros de compte?

Ne partagez que ce que la tâche exige, et informez-vous de la façon dont le fournisseur stocke et utilise ces données avant de téléverser. Les pages de l'IRS et de la FTC citées ici n'évaluent aucun produit.

Le guide de la FTC demande aux entreprises de savoir quels renseignements personnels elles détiennent, de ne garder que ce qui est nécessaire et de n'utiliser les numéros de sécurité sociale (SSN) qu'à des fins requises et légales. Il demande aussi de fixer par écrit les attentes en matière de sécurité dans les contrats avec les fournisseurs de services, de vérifier leur conformité et d'exiger d'être avisé de tout incident de sécurité. La liste ci-dessous applique ces points à un téléversement. Un fournisseur de services ne vous décharge pas non plus de votre devoir de tenir des registres : pour les entreprises visées, la Revenue Procedure 98-25 précise que le recours à un tiers pour conserver ou gérer des registres électroniques ne libère pas le contribuable de ses obligations de tenue des registres.

Connecter un assistant à votre fichier comptable ou à votre accès bancaire, au lieu de téléverser une copie, lui permet de continuer à recevoir de nouvelles données. Vérifiez l'accès qu'il demande et la façon de mettre fin à la connexion.

Avant de téléverser :

• Retirez les numéros de compte et les numéros d'identification fiscale (un numéro de sécurité sociale ou un EIN). La date, le bénéficiaire et le montant suffisent généralement à un outil pour proposer une catégorie; laissez de côté les mémos qui contiennent des noms ou des détails de compte.
• Téléversez des copies. Gardez les relevés originaux intacts.
• Lisez les conditions écrites du fournisseur : ce qu'il stocke, pendant combien de temps, s'il utilise les fichiers téléversés à d'autres fins, si vous pouvez les supprimer et comment il signale un incident de sécurité. Vérifiez les conditions du forfait que vous utilisez réellement.
• Notez ce que vous avez téléversé, quand et où, afin de pouvoir agir si le fournisseur signale un incident.

Quel registre dois-je garder de ce que l'outil a fait et de ce que j'ai changé?

Gardez les documents d'origine, l'historique des changements de l'outil et une courte note datée de chaque révision. La procédure de l'IRS sur les registres électroniques, la Revenue Procedure 98-25, demande une documentation de la façon dont les registres sont créés et modifiés, des contrôles qui empêchent les changements ou suppressions non autorisés, du plan comptable, ainsi que de tout changement apporté à ces éléments, avec les dates. Elle vise l'entreprise dont l'actif est de 10 millions $ ou plus, et une plus petite lorsqu'une partie de l'information exigée par la loi n'existe que dans le logiciel.

Lors d'une vérification menée par la division Small Business/Self-Employed (petites entreprises et travailleurs autonomes) de l'IRS, celle-ci dit demander le fichier de sauvegarde du logiciel dans la plupart des cas où une entreprise tient ses livres dans un logiciel de comptabilité, mais il peut s'en passer lorsque la vérification est restreinte. Il s'en sert pour vérifier les registres, et il peut examiner les données créées ou modifiées pendant l'année. Un fichier que vous reconstituez pour l'IRS ne répond pas à la demande.

À conserver :

• Les relevés et les reçus tels que reçus, et non des copies modifiées.
• Chaque liste de suggestions de l'agent conversationnel que vous avez utilisée, avec une note de ce que vous avez accepté et de ce que vous avez changé.
• Les règles en vigueur, avec les dates où vous les avez ajoutées ou modifiées.
• L'historique des changements du logiciel pour l'année, s'il en garde un, et une sauvegarde de fin d'année.
• Une note datée après chaque révision : ce que vous avez vérifié, ce que vous avez déplacé et pourquoi.

Corrigez les erreurs par des corrections datées dans le fichier d'origine. Ne le remplacez pas par un nouveau fichier fait pour l'IRS; selon l'IRS, un fichier ressaisi ne répond pas à sa demande. Pour savoir combien de temps conserver ces documents, voyez combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Quand vaut-il la peine de faire appel à un spécialiste de la tenue de livres ou à un CPA?

Lorsqu'une mauvaise catégorie coûte cher et que la réponse dépend de faits que seule une personne connaît. Dans ces situations, le classement automatique est insuffisant :

Pour savoir qui peut préparer et signer une déclaration, voyez spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA. Pour choisir entre tenir ses livres soi-même et engager quelqu'un, voyez tenir ses livres soi-même ou engager un spécialiste de la tenue de livres. Pour une application adaptée à une entreprise de l'annexe C, voyez applications de tenue de livres pour l'annexe C.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration seulement; les montants sont en dollars américains.

Capital de prêt et retraits du propriétaire dans les dépenses

Un entrepreneur individuel dont les dépenses totalisent 80 000 $ US laisse les suggestions s'inscrire toute l'année. À la révision, 6 000 $ US de capital de prêt et 3 000 $ US de retraits du propriétaire se trouvent dans les dépenses. Les vraies dépenses sont de 71 000 $ US, de sorte que le bénéfice est sous-estimé de 9 000 $ US. Le correctif consiste à déplacer les deux montants vers les comptes de prêt et du propriétaire et à rédiger une note datée du changement.

Équipement inscrit comme fournitures

Une LLC à deux associés accepte toutes les suggestions, y compris une machine de 15 000 $ US inscrite comme fournitures. Une machine sur une facture dépasse les limites de la règle refuge pour les petits achats; c'est donc un coût en capital. Elle doit figurer dans la liste des biens. Le préparateur choisit ensuite l'amortissement ou un choix applicable. Si elle reste dans les fournitures, le coût se trouve sur la mauvaise ligne sans fiche de bien, et l'erreur se répercute sur l'annexe K-1 des deux associés.

Relevés avec numéros de compte envoyés à un agent conversationnel

Un consultant exporte un an de relevés, avec les numéros de compte et un numéro d'identification fiscale, vers un agent conversationnel pour les classer. Avant de téléverser : retirer les numéros de compte et le numéro d'identification fiscale, ou n'envoyer que les colonnes de la date, du bénéficiaire et du montant; lire les conditions du fournisseur sur le stockage et la suppression; garder les relevés originaux intacts; et enregistrer la liste de suggestions avec une note de ce qui a été accepté.

Votre situation est différente?

• Une première année de livres, un usage personnel et d'affaires mélangé, plusieurs entités ou cartes, ou une déclaration due avec un gros solde non classé : c'est là qu'une personne établit les catégories, définit la révision de fin d'année et décide s'il faut d'abord faire un nettoyage. Voyez aide en tenue de livres.
• Des centaines de lignes non classées : commencez par dépenses non classées avant la saison des impôts, puis obtenez de l'aide en tenue de livres si la déclaration approche.
• Des mois ou une année de retard : voyez rattraper des livres en retard et reconstituer les livres à partir des relevés bancaires, puis obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Argent personnel et argent d'entreprise mélangés : voyez corriger le mélange des fonds d'entreprise et personnels, puis obtenez de l'aide en tenue de livres si la déclaration approche.
• Des coûts d'entreprise payés avec une carte personnelle : voyez les dépenses d'entreprise sur une carte de crédit personnelle.
• Une société de type S qui rémunère son propriétaire : voyez le salaire du propriétaire d'une société de type S et aide en tenue de livres.