自動記帳分類：報稅前要檢查什麼

聊天機器人或自動分類可以做我的帳嗎？稅表由誰負責？

軟體和聊天機器人可以為每一筆銀行明細建議一個類別。銀行明細只顯示收款人、日期和金額，不會顯示您為什麼花這筆錢、這是企業的錢還是所有者的錢，也看不出這筆購買是當期費用還是資本性支出（使用超過一年的東西；其成本通常分幾年沖銷，如適用第一年扣除，則可在第一年沖銷）。這些只有您才能提供。您可以使用這些工具。如果軟體讓您選擇，請設成由它建議類別、由您批准，而不是自動入帳，這樣猜錯的類別會在您審核時被攔住。稅表是否正確，責任仍在您，而帳目是它的依據。

IRS 允許您使用任何能清楚顯示收入和開支的記帳系統，而這裡引用的 IRS 頁面沒有提到聊天機器人或自動分類。所以檢驗標準和任何帳目一樣：記錄必須支持稅表。

法規把未能保存足夠的帳簿和記錄，或未能妥善證明各項目視為疏忽。請報稅員代辦也不能轉移責任：1040 表填表說明指出，即使有人為您準備稅表，您仍須對稅表是否正確負責。

出現以下情況，就不算簡單：

• 個人和企業的資金共用一個帳戶或一張卡；
• 多個實體、帳戶或信用卡匯入同一套帳；
• 這是第一年記帳，軟體沒有以前的選擇可以參考；
• 該年度有設備、車輛、餐飲或差旅；
• 帳目中有一大筆「未分類」或「問會計師」的餘額，或者稅表快到期了，類別卻還沒有檢查；
• S 公司向所有者支付報酬，因此必須分清工資和分配；
• 更早的年度從未檢查過。

開始前請備齊：銀行和信用卡對帳單、收據和發票、里程記錄、去年的稅表，以及工具中的規則清單和更改記錄。

如果上述情況中有兩項或以上適用，請先由專人設定類別和年底檢查，再讓自動分類繼續運作；請見記帳協助。

每一筆開支的記錄必須顯示什麼？

您的佐證文件應顯示支付的金額，以及這是企業開支；差旅、禮品和汽車成本需要更多資料。實際操作上，請保留金額、日期、收款人、購買了什麼，以及為什麼屬於企業。銀行明細會給出前三項，收據顯示買了什麼，而業務目的必須由您提供。

IRS 說明，如果帳戶對帳單顯示金額、收款人和日期，支票還要有支票號碼，您可以用它代替已兌現的支票，來證明付款。IRS 還說明，只有付款證明不足以確立扣除：您還要保留顯示費用確已發生的銷售單或發票。對於差旅、禮品和汽車成本，電腦製作的記錄也算足夠的記錄，所以在軟體裡輸入的備註是可以的。

對於差旅、禮品和汽車成本，估算或約略的金額不能扣除。低於 $75 的開支（住宿除外）不需要收據，但仍須記錄金額、日期、地點和業務目的。收據遺失的處理方式，請見遺失的經營開支收據。汽車記錄請見里程記錄的要求。

哪些交易要先檢查？

以下這些銀行明細可能有不同含義，只按收款人和過往選擇來分類的工具，可能分不出來。請先檢查它們。

每個月和提交稅表前要檢查什麼？

每個月，把每個帳戶與其對帳單核對，並看一遍工具自行做了什麼。提交稅表前，把帳目與您的稅務文件核對，並查看每一個存有異常項目的類別。IRS 指出，收到銀行對帳單時，對帳單、支票簿和您的帳目應該一致。餘額一致，不代表類別正確；請見銀行資料串接不等於對帳。

自動分類的設定在哪裡，取決於您的軟體，請看它的說明頁面。不要為銷售混合商品的收款人設定規則，例如大型量販店、交易平台或支付應用程式；這些明細請逐筆檢查。一條規則可能套用到之後所有符合的交易，所以一條錯誤的規則可能整年重複出錯。

每個月：

1. 把每個銀行和信用卡帳戶與其對帳單對帳。
2. 逐筆看工具自行分類的交易，從金額最大的開始，不要整批接受。
3. 檢查轉帳、貸款本金和所有者提款或分配；這些都不該出現在收入或費用裡。貸款利息則是費用。
4. 趁還記得，為餐飲、差旅和汽車成本補上業務目的，並記下里程。
5. 檢查您新增或更改的每一條規則。
6. 清理工具無法歸類的項目；請見報稅前的未分類開支。

提交稅表前：

1. 把收入與您的 1099-K 表、1099-NEC 表以及平台報告核對。Schedule C 填表說明要求您核對收到的所有載有經營收入的 1099 表。
2. 把每項開支的合計與它流入的稅表行對應；請見 Schedule C 的會計科目表。看一看任何突然大幅變動的類別。
3. 把每筆使用超過一年的購買，對照您的資本化政策和任何小額購買安全港選擇來檢查。必須資本化的項目，要列入資產清單，不能放在辦公用品裡；請見小額購買該列費用還是資本化。
4. 確認費用裡沒有留下個人項目或所有者提款。
5. 合夥企業或公司：確認工資和可扣除的保證付款在費用科目中，提款或分配在權益科目中，與所有者之間的貸款在貸款科目中，而且期初餘額與去年的稅表一致。請見記錄所有者提款和與去年稅表不符的留存收益。
6. 把對帳單、收據、里程記錄、資產清單和您的更改記錄交給報稅員。

完整的每月流程，請見月底結帳清單。

類別錯了而沒被發現，稅表上會出什麼問題？

類別錯誤會改變稅表所報告的利潤，少報的稅款可能被處以與準確性有關的罰款，金額為少繳稅款的 20%。IRS 對因疏忽、無視規則或重大少報而造成的少繳部分適用這項罰款。IRS 列舉了可能表明疏忽的行為，包括漏報 1099 表上顯示的收入，以及對好得令人難以置信的扣除或抵免不加查證。重大少報是另一個觸發條件，個人和公司的判斷標準不同；IRS 頁面兩者都有說明。

類別錯誤的後果：

• 費用裡的個人項目、所有者提款和貸款本金會降低利潤，因而少報稅款。
• 記成辦公用品的設備放錯了行，也沒有資產記錄，可能適用的第一年扣除（額外折舊或 Section 179 選擇）也沒有在正確的表格上申請。
• 退款、轉帳或費用放錯位置，會讓銷售額失真，收入也可能與 IRS 手上的 1099 表對不上。
• 在合夥企業或 S 公司稅表上，錯誤的類別會流入每位所有者的 Schedule K-1（1065 表、1120-S 表）。
• 留在「未分類」或被記為個人的真實成本，會從稅表上漏掉，利潤因此被高估，繳的稅也比需要的多。

IRS 可以因合理原因和善意而減輕或免除與準確性有關的罰款，並根據每個案件的事實決定。請見未保存經營記錄的罰款和記帳員出錯，罰款誰承擔。

把銀行對帳單、稅務識別號碼和帳戶號碼交給聊天機器人或新的應用程式安全嗎？

只分享任務需要的資料，上傳前先了解服務提供者如何儲存和使用這些資料。這裡引用的 IRS 和 FTC 頁面沒有為任何產品評級。

FTC 的指南要求企業了解自己持有哪些個人資訊，只保留需要的部分，並且只在法定要求和合法目的下使用社會安全號碼。指南還要求在與服務提供者的合約中以書面訂明安全期望，核實其合規情況，並堅持要求通知任何安全事件。下面的清單把這些要點用在上傳資料上。服務提供者也不會承接您保存記錄的責任：對於適用的企業，Revenue Procedure 98-25 指出，使用外部機構保存或管理電子記錄，並不免除納稅人保存記錄的義務。

把助理連接到您的記帳檔案或銀行登入，而不是上傳副本，會讓它持續收到新資料。請檢查它要求什麼權限，以及如何結束連接。

上傳前：

• 刪除帳戶號碼和稅務識別號碼（社會安全號碼或 EIN）。日期、收款人和金額，通常就是工具建議類別所需的資料；請不要附上載有姓名或帳戶資料的備註。
• 上傳副本。原始對帳單保持不變。
• 閱讀服務提供者的書面條款，了解它儲存什麼、儲存多久、是否把上傳內容用於其他用途、您能否刪除，以及它如何通報安全事件。請查看您實際使用的方案的條款。
• 記下您上傳了什麼、何時上傳、上傳到哪裡，這樣服務提供者通報事件時，您就知道怎麼處理。

我該保留什麼記錄，說明工具做了什麼、我又改了什麼？

請保留原始文件、工具本身的更改記錄，以及每次檢查的簡短註明日期的備註。IRS 的電子記錄程序 Revenue Procedure 98-25 要求提供：記錄如何建立和更改的文件、防止未經授權更改或刪除的控制措施、會計科目表，以及這些項目的任何更改及其日期。它適用於資產達到 $1,000 萬 或以上的企業，也適用於較小的企業，只要法律要求的部分資料只存在於軟體中。

在小企業／自僱人士（Small Business/Self-Employed）部門的審查中，只要企業用記帳軟體記帳，IRS 說明在大多數情況下會要求提供軟體的備份檔案，審查範圍較窄時則可能略過。IRS 用這個檔案來檢驗記錄，也可能查看年內建立或更改的資料。您為 IRS 重新建立的檔案不符合這項要求。

請保留：

• 對帳單和收據要保留收到時的原樣，不要保留編輯過的副本。
• 您用過的每份聊天機器人建議清單，並註明您接受了什麼、更改了什麼。
• 生效中的規則，以及您新增或更改的日期。
• 當年軟體的更改記錄（如果軟體有保存），以及年底備份。
• 每次檢查後註明日期的備註：檢查了什麼、移動了什麼，以及原因。

錯誤要在原始檔案中以註明日期的更正來修改。不要用為 IRS 新做的檔案取代它；IRS 說明重新輸入的檔案不符合其要求。這些記錄要保留多久，請見經營記錄要保留多久。

什麼時候值得請記帳員或 CPA？

當類別錯誤代價高昂，而答案取決於只有人才知道的事實時。以下這些情況，是自動分類做不好的地方：

誰可以準備和簽署稅表，請見記帳員、會計師還是 CPA。自己做帳還是請人，請見自己做帳還是請記帳員。適合 Schedule C 企業的應用程式，請見 Schedule C 的記帳應用程式。

舉例

以下例子僅作說明；金額以美元計。

貸款本金和所有者提款記在費用裡

一位獨資經營者的費用為 US$80,000，一整年都讓軟體的建議自動入帳。檢查時發現，費用裡有 US$6,000 貸款本金和 US$3,000 所有者提款。真正的費用是 US$71,000，所以利潤被少報了 US$9,000。處理方法是把這兩筆金額移到貸款和所有者科目，並寫一則註明日期的更改備註。

被記為辦公用品的設備

一家兩位合夥人的 LLC 接受了每一項建議，包括一台 US$15,000 的機器被記為辦公用品。一張發票上的一台機器，超過小額購買安全港的上限，所以是資本性支出。它應列入資產清單。報稅員再選擇折舊，或適用的選擇。如果仍記為辦公用品，這筆成本就放在錯誤的行上，沒有資產記錄，錯誤還會流入兩位合夥人的 Schedule K-1。

把帶有帳戶號碼的對帳單傳給聊天機器人

一位顧問把一整年的對帳單匯出，連同帳戶號碼和稅務識別號碼，交給聊天機器人分類。上傳前應該：刪除帳戶號碼和稅務識別號碼，或只傳送日期、收款人和金額這幾欄；閱讀服務提供者有關儲存和刪除的條款；保持原始對帳單不變；並保存建議清單，註明接受了什麼。

您的情況不同？

• 第一年記帳、個人和企業用途混合、有多個實體或信用卡，或稅表快到期但還有一大筆未分類餘額： 這些情況需要由專人設定類別、確定年底檢查的內容，並決定是否要先清理帳目。請洽記帳協助。
• 有數百筆未分類的明細： 先看報稅前的未分類開支，如果稅表快到期，再洽記帳協助。
• 落後數月或一年： 請見補做逾期未記的帳和根據銀行對帳單重建帳目，再洽記帳協助。
• 個人和企業的資金混在一起： 請見整理混用的企業和個人資金，如果稅表快到期，再洽記帳協助。
• 用個人信用卡支付的經營成本： 請見個人信用卡上的經營開支。
• 向所有者支付報酬的 S 公司： 請見 S 公司所有者的薪金和記帳協助。