KI-Buchhaltung: Automatische Kategorien vor der Steuer prüfen

Kann ein Chatbot oder eine automatische Kategorisierung meine Buchhaltung übernehmen, und wer ist für die Steuererklärung verantwortlich?

Software und Chatbots können für jede Bankzeile eine Kategorie vorschlagen. Eine Bankzeile zeigt aber nur Empfänger, Datum und Betrag. Sie zeigt nicht, warum Sie das Geld ausgegeben haben, ob es Geschäftsgeld oder Privatgeld des Eigentümers war und ob ein Kauf eine laufende Betriebsausgabe oder eine aktivierungspflichtige Anschaffung ist (etwas, das länger als ein Jahr hält; die Kosten werden meist über mehrere Jahre abgeschrieben, oder schon im ersten Jahr, wenn ein Sofortabzug gilt). Das müssen Sie liefern. Sie dürfen diese Werkzeuge nutzen. Wenn Ihre Software es erlaubt, lassen Sie Kategorien nur vorschlagen und bestätigen Sie sie selbst, statt sie automatisch buchen zu lassen. So wird ein falscher Vorschlag bei Ihrer Prüfung abgefangen. Für die Richtigkeit der Steuererklärung bleiben Sie verantwortlich, und Ihre Bücher sind der Nachweis dafür.

Der IRS erlaubt es Ihnen, jedes Buchführungssystem zu verwenden, das Ihre Einnahmen und Ausgaben klar zeigt. Die hier zitierten IRS-Seiten erwähnen weder Chatbots noch automatische Kategorien. Es gilt also derselbe Maßstab wie für jede Buchhaltung: Die Unterlagen müssen die Steuererklärung belegen.

Die Vorschriften werten es als Fahrlässigkeit, wenn keine ausreichenden Bücher und Unterlagen geführt oder Posten nicht ordnungsgemäß belegt werden. Auch wenn Sie einen Ersteller der Steuererklärung bezahlen, geht die Verantwortung nicht auf ihn über: Laut Anleitung zu Form 1040 sind Sie auch dann für die Richtigkeit verantwortlich, wenn jemand anderes die Steuererklärung erstellt.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• private und geschäftliche Gelder über dasselbe Konto oder dieselbe Karte laufen;
• mehrere Unternehmen, Konten oder Karten in einer Buchhaltung zusammenlaufen;
• es Ihr erstes Buchhaltungsjahr ist und die Software daher keine früheren Entscheidungen als Vorbild hat;
• im Jahr Ausrüstung, ein Fahrzeug, Bewirtungs- oder Reisekosten angefallen sind;
• in den Büchern ein großer Saldo „nicht kategorisiert“ oder „Frage an den Buchhaltungsexperten“ liegt oder eine Steuererklärung bald fällig ist und die Kategorien noch nicht geprüft wurden;
• eine S Corporation (US-Kapitalgesellschaft, deren Gewinne bei den Eigentümern besteuert werden) ihren Eigentümer bezahlt und daher Gehalt und Ausschüttungen getrennt werden müssen;
• frühere Jahre nie geprüft wurden.

Legen Sie vorab bereit: Bank- und Kartenauszüge, Belege und Rechnungen, ein Fahrtenbuch, die Steuererklärung des Vorjahres und die Liste der Regeln und Änderungen des Programms.

Wenn zwei oder mehr dieser Punkte zutreffen, sollte eine Person die Kategorien und die Prüfung zum Jahresende festlegen, bevor weiter automatisch sortiert wird; siehe Hilfe bei der Buchhaltung.

Was müssen meine Unterlagen zu jeder Ausgabe zeigen?

Ihre Belege sollten den gezahlten Betrag zeigen und dass er für eine Betriebsausgabe bestimmt war; bei Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten sind mehr Angaben nötig. In der Praxis halten Sie Betrag, Datum, Empfänger, das Gekaufte und den geschäftlichen Grund fest. Die Bankzeile liefert die ersten drei Angaben, der Beleg zeigt das Gekaufte, und den geschäftlichen Grund müssen Sie selbst angeben.

Der IRS erklärt, dass Sie die Zahlung statt mit einem entwerteten Scheck unter Umständen mit einem Kontoauszug nachweisen können, wenn dieser Betrag, Empfänger und Datum sowie bei einem Scheck die Schecknummer zeigt. Er sagt auch, dass der Zahlungsnachweis allein keinen Abzug begründet: Bewahren Sie den Kassenbon oder die Rechnung auf, die zeigt, dass die Kosten entstanden sind. Bei Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten gilt eine am Computer erstellte Aufzeichnung als ausreichend. Notizen, die Sie in Ihre Software tippen, genügen also.

Bei Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten sind geschätzte oder gerundete Beträge nicht abziehbar. Für Ausgaben unter $75 ist außer bei Unterkunft kein Beleg nötig, aber Betrag, Datum, Ort und geschäftlicher Zweck müssen trotzdem festgehalten werden. Zu verlorenen Belegen siehe verlorene Belege für Betriebsausgaben. Zu Fahrtenbüchern siehe Anforderungen an das Fahrtenbuch.

Welche Buchungen sollte ich zuerst prüfen?

Diese Bankzeilen können Unterschiedliches bedeuten, und ein Werkzeug, das nach Empfänger und früheren Entscheidungen sortiert, erkennt den Unterschied womöglich nicht. Prüfen Sie sie zuerst.

Was prüfe ich jeden Monat und vor der Steuererklärung?

Stimmen Sie jeden Monat jedes Konto mit seinem Auszug ab und lesen Sie nach, was das Programm von selbst getan hat. Vor der Steuererklärung gleichen Sie die Bücher mit Ihren Steuerunterlagen ab und sehen sich jede Kategorie an, die etwas Ungewöhnliches enthält. Der IRS sagt, dass bei Eingang eines Kontoauszugs Auszug, Scheckbuch und Bücher übereinstimmen sollten. Übereinstimmende Salden beweisen aber nicht, dass die Kategorien stimmen; siehe Bankfeeds sind keine Abstimmung.

Wo die Einstellung für die automatische Kategorisierung liegt, hängt von Ihrer Software ab; nutzen Sie deren Hilfeseiten. Legen Sie keine Regel für Empfänger fest, die Verschiedenes verkaufen, etwa Großmärkte, Marktplätze oder Zahlungs-Apps. Prüfen Sie diese Zeilen einzeln. Eine Regel kann auf alle späteren Treffer angewendet werden, sodass eine falsche Regel sich das ganze Jahr über wiederholen kann.

Jeden Monat:

1. Stimmen Sie jedes Bank- und Kartenkonto mit seinem Auszug ab.
2. Lesen Sie jede Buchung, die das Programm selbst kategorisiert hat, beginnend mit der größten, statt einen ganzen Stapel zu bestätigen.
3. Prüfen Sie Übertragungen, Darlehenstilgungen und Entnahmen oder Ausschüttungen; keine davon gehört in Einnahmen oder Ausgaben. Darlehenszinsen sind eine Ausgabe.
4. Ergänzen Sie bei Bewirtung, Reisen und Fahrzeugkosten den geschäftlichen Zweck und tragen Sie die Meilen ein, solange Sie sich erinnern.
5. Prüfen Sie jede Regel, die Sie neu angelegt oder geändert haben.
6. Klären Sie, was das Programm nicht zuordnen konnte; siehe nicht kategorisierte Ausgaben vor der Steuerzeit.

Vor der Steuererklärung:

1. Vergleichen Sie die Einnahmen mit Ihren Forms 1099-K und 1099-NEC (Meldungen von Zahlungen über Plattformen und an Auftragnehmer) und den Plattformberichten. Die Anleitung zu Schedule C sagt, Sie sollen alle erhaltenen Forms 1099 über Geschäftseinnahmen prüfen.
2. Ordnen Sie jede Ausgabensumme der Zeile der Steuererklärung zu, in die sie einfließt; siehe Kontenplan für Schedule C. Sehen Sie sich jede Kategorie an, die sprunghaft gestiegen ist.
3. Prüfen Sie jeden Kauf, der länger als ein Jahr hält, anhand Ihrer Aktivierungsrichtlinie und einer möglichen Safe-Harbor-Wahl für Kleinanschaffungen. Was aktiviert werden muss, gehört in die Anlagenliste und nicht unter Verbrauchsmaterial; siehe Kleinanschaffungen: Ausgabe oder Aktivierung.
4. Vergewissern Sie sich, dass keine privaten Posten oder Entnahmen mehr in den Ausgaben stehen.
5. Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft: Prüfen Sie, dass Gehälter und abziehbare garantierte Zahlungen in Aufwandskonten stehen, Entnahmen oder Ausschüttungen im Eigenkapital und Darlehen an oder von Eigentümern in Darlehenskonten, und dass die Eröffnungssalden mit der Steuererklärung des Vorjahres übereinstimmen. Siehe Entnahmen der Eigentümer buchen und Gewinnrücklagen, die nicht zur Steuererklärung des Vorjahres passen.
6. Geben Sie Ihrem Ersteller der Steuererklärung die Auszüge, Belege, das Fahrtenbuch, die Anlagenliste und Ihr Änderungsprotokoll.

Eine vollständige Monatsroutine finden Sie in der Checkliste für den Monatsabschluss.

Was kann in der Steuererklärung schiefgehen, wenn eine falsche Kategorie durchrutscht?

Eine falsche Kategorie verändert den Gewinn, den die Steuererklärung ausweist, und eine zu niedrig angegebene Steuer kann einen genauigkeitsbezogenen Strafzuschlag von 20 % der Nachzahlung nach sich ziehen. Der IRS wendet ihn auf den Teil einer Nachzahlung an, der auf Fahrlässigkeit, Missachtung der Regeln oder eine erhebliche Unterschätzung zurückgeht. Zu den Beispielen für mögliche Fahrlässigkeit zählen, Einnahmen aus einer Form 1099 wegzulassen und einen Abzug oder eine Steuergutschrift nicht zu prüfen, die zu gut klingt, um wahr zu sein. Eine erhebliche Unterschätzung ist ein eigener Auslöser, und ihre Schwelle unterscheidet sich für Privatpersonen und Kapitalgesellschaften; die IRS-Seite nennt beide.

So wirkt sich ein Kategorienfehler aus:

• Private Posten, Entnahmen und Darlehenstilgungen in den Ausgaben senken den Gewinn, sodass die Steuer zu niedrig ausfällt.
• Als Verbrauchsmaterial gebuchte Ausrüstung steht in der falschen Zeile ohne Eintrag in der Anlagenliste, und der mögliche Sofortabzug (Bonusabschreibung oder Wahlrecht nach Section 179) wird im richtigen Formular nicht geltend gemacht.
• Eine Erstattung, Übertragung oder Gebühr am falschen Ort verfälscht die Umsätze, und die Einnahmen können von den Forms 1099 abweichen, die dem IRS vorliegen.
• In der Steuererklärung einer Personengesellschaft oder S Corporation fließt eine falsche Kategorie in die Schedule K-1 jedes Eigentümers ein (Form 1065, Form 1120-S).
• Echte Kosten, die unter „nicht kategorisiert“ bleiben oder als privat gebucht sind, fehlen in der Steuererklärung. Dann ist der Gewinn zu hoch angesetzt, und die gezahlte Steuer ist höher als nötig.

Der IRS kann einen genauigkeitsbezogenen Strafzuschlag bei triftigem Grund und gutem Glauben senken oder erlassen und entscheidet jeden Fall nach den Tatsachen. Siehe Strafzuschläge bei fehlenden Geschäftsunterlagen und wenn der Fehler eines Buchhalters Strafzuschläge kostet.

Ist es sicher, einem Chatbot oder einer neuen App meine Kontoauszüge, Steuernummer und Kontonummern zu geben?

Geben Sie nur weiter, was die Aufgabe braucht, und informieren Sie sich vor dem Hochladen, wie der Anbieter die Daten speichert und nutzt. Die hier zitierten Seiten des IRS und der FTC bewerten kein Produkt.

Der Leitfaden der FTC rät Unternehmen, zu wissen, welche personenbezogenen Daten sie besitzen, nur das Nötige aufzubewahren und Social Security Numbers nur für vorgeschriebene und rechtmäßige Zwecke zu verwenden. Außerdem sollen Sicherheitsanforderungen in Verträgen mit Dienstleistern schriftlich festgehalten, ihre Einhaltung überprüft und eine Meldung bei Sicherheitsvorfällen verlangt werden. Die folgende Checkliste überträgt diese Punkte auf einen Upload. Ein Dienstleister nimmt Ihnen auch nicht die Pflicht ab, Unterlagen aufzubewahren: Für die erfassten Unternehmen sagt Revenue Procedure 98-25, dass die Einschaltung Dritter für die Aufbewahrung oder Verwaltung elektronischer Unterlagen den Steuerpflichtigen nicht von seinen Aufbewahrungspflichten befreit.

Wenn Sie einen Assistenten mit Ihrer Buchhaltungsdatei oder Ihrem Bankzugang verbinden, statt eine Kopie hochzuladen, kann er laufend neue Daten erhalten. Prüfen Sie, welchen Zugriff er verlangt und wie Sie die Verbindung beenden.

Vor dem Hochladen:

• Entfernen Sie Kontonummern und Steuernummern (eine Social Security Number oder eine EIN). Datum, Empfänger und Betrag reichen einem Werkzeug meist, um eine Kategorie vorzuschlagen; lassen Sie Vermerke mit Namen oder Kontodaten weg.
• Laden Sie Kopien hoch. Bewahren Sie die Originalauszüge unverändert auf.
• Lesen Sie die schriftlichen Bedingungen des Anbieters: was er speichert, wie lange, ob er Uploads für andere Zwecke nutzt, ob Sie sie löschen können und wie er einen Sicherheitsvorfall meldet. Prüfen Sie die Bedingungen des Tarifs, den Sie tatsächlich nutzen.
• Notieren Sie, was Sie wann und wohin hochgeladen haben, damit Sie handeln können, falls der Anbieter einen Vorfall meldet.

Welche Aufzeichnungen sollte ich darüber führen, was das Programm getan hat und was ich geändert habe?

Bewahren Sie die Originalbelege, den eigenen Änderungsverlauf des Programms und eine kurze, datierte Notiz zu jeder Prüfung auf. Das IRS-Verfahren für elektronische Unterlagen, Revenue Procedure 98-25, verlangt eine Dokumentation darüber, wie Unterlagen erstellt und geändert werden, welche Kontrollen unbefugte Änderungen oder Löschungen verhindern, wie der Kontenplan aussieht und welche Änderungen es daran mit Datum gab. Es gilt für Unternehmen mit $10 Millionen oder mehr Vermögen und für kleinere Unternehmen, wenn ein Teil der gesetzlich geforderten Angaben nur in der Software vorliegt.

Bei einer Prüfung durch die Abteilung Small Business/Self-Employed fordert der IRS nach eigener Aussage in den meisten Fällen die Sicherungsdatei der Software an, wenn ein Unternehmen seine Bücher in einer Buchhaltungssoftware führt. Bei einer eng begrenzten Prüfung kann er darauf verzichten. Er nutzt die Datei, um die Unterlagen zu testen, und kann Daten sichten, die im Lauf des Jahres erstellt oder geändert wurden. Eine Datei, die Sie für den IRS neu aufbauen, erfüllt die Anforderung nicht.

Bewahren Sie auf:

• Auszüge und Belege so, wie Sie sie erhalten haben, nicht bearbeitete Kopien.
• Jede Vorschlagsliste des Chatbots, die Sie genutzt haben, mit einer Notiz, was Sie übernommen und was Sie geändert haben.
• Die geltenden Regeln mit den Daten, an denen Sie sie angelegt oder geändert haben.
• Den Änderungsverlauf der Software für das Jahr, falls sie einen führt, und eine Sicherung zum Jahresende.
• Nach jeder Prüfung eine datierte Notiz: was Sie geprüft, was Sie verschoben haben und warum.

Korrigieren Sie Fehler mit datierten Korrekturen in der Originaldatei. Ersetzen Sie sie nicht durch eine neue Datei, die Sie für den IRS erstellen; laut IRS erfüllt eine neu eingegebene Datei seine Anforderung nicht. Wie lange Sie diese Unterlagen aufbewahren, lesen Sie unter wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Wann lohnt sich ein Buchhalter oder CPA?

Wenn eine falsche Kategorie teuer wird und die Antwort von Tatsachen abhängt, die nur eine Person kennt. In diesen Situationen reicht die automatische Sortierung nicht aus:

Wer eine Steuererklärung erstellen und unterschreiben darf, lesen Sie unter Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA. Zur Wahl zwischen eigener Buchhaltung und Einstellung eines Buchhalters siehe eigene Buchhaltung oder Buchhalter beauftragen. Für eine App, die zu einem Schedule-C-Unternehmen passt, siehe Buchhaltungs-Apps für Schedule C.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Darlehenstilgung und Entnahmen in den Ausgaben

Ein Einzelunternehmer mit US$80.000 Ausgaben lässt das ganze Jahr über Vorschläge automatisch buchen. Bei der Prüfung stehen US$6.000 Darlehenstilgung und US$3.000 Entnahmen in den Ausgaben. Die echten Ausgaben betragen US$71.000, der Gewinn ist also um US$9.000 zu niedrig. Die Lösung: beide Beträge auf das Darlehens- und das Entnahmekonto verschieben und die Änderung in einer datierten Notiz festhalten.

Ausrüstung als Verbrauchsmaterial gebucht

Eine LLC mit zwei Gesellschaftern übernimmt jeden Vorschlag, auch eine Maschine für US$15.000, die als Verbrauchsmaterial gebucht wird. Eine Maschine auf einer Rechnung liegt über den Grenzen des Safe Harbor für Kleinanschaffungen, also ist sie eine aktivierungspflichtige Anschaffung. Sie gehört in die Anlagenliste. Der Ersteller der Steuererklärung wählt dann die Abschreibung oder ein anwendbares Wahlrecht. Bleibt sie unter Verbrauchsmaterial, steht die Ausgabe in der falschen Zeile ohne Eintrag in der Anlagenliste, und der Fehler fließt in die Schedules K-1 beider Gesellschafter.

Auszüge mit Kontonummern an einen Chatbot geschickt

Ein Berater exportiert Auszüge eines ganzen Jahres samt Kontonummern und Steuernummer an einen Chatbot, damit dieser sie sortiert. Vor dem Hochladen: Kontonummern und Steuernummer entfernen oder nur die Spalten Datum, Empfänger und Betrag senden; die Bedingungen des Anbieters zu Speicherung und Löschung lesen; die Originalauszüge unverändert aufbewahren; und die Vorschlagsliste mit einer Notiz speichern, was übernommen wurde.

Anders in Ihrem Fall?

• Ein erstes Buchhaltungsjahr, gemischte private und geschäftliche Nutzung, mehrere Unternehmen oder Karten oder eine fällige Steuererklärung mit großem nicht kategorisiertem Saldo: Hier legt eine Person die Kategorien fest, bestimmt die Prüfung zum Jahresende und entscheidet, ob zuerst eine Bereinigung nötig ist. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Hunderte nicht kategorisierte Zeilen: Beginnen Sie mit nicht kategorisierten Ausgaben vor der Steuerzeit und holen Sie sich dann Hilfe bei der Buchhaltung, wenn die Steuererklärung nahe ist.
• Monate oder ein Jahr im Rückstand: Siehe überfällige Buchhaltung nachholen und Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen, und holen Sie sich dann Hilfe bei der Buchhaltung.
• Private und geschäftliche Gelder vermischt: Siehe vermischte private und geschäftliche Gelder bereinigen und holen Sie sich dann Hilfe bei der Buchhaltung, wenn die Steuererklärung nahe ist.
• Geschäftskosten, die mit einer privaten Karte bezahlt wurden: Siehe Betriebsausgaben auf einer privaten Kreditkarte.
• Eine S Corporation, die ihren Eigentümer bezahlt: Siehe Gehalt des Eigentümers einer S Corporation und Hilfe bei der Buchhaltung.