Kredi Kartı Ödemelerini Transfer Olarak Kaydetme ve Mutabakat

Kredi kartı ödemesi bir gider midir?

Hayır. Karttaki her alım, yapıldığı anda ne için olduğuna göre kaydedilir: genellikle gider, ama stok satılana kadar varlıktır; ekipman da küçük alım kuralı gider yazmanıza izin vermedikçe varlıktır (bkz. küçük alımları gider yazma veya aktifleştirme); kişisel harcamalar ise işletme maliyeti değildir. Kart borcunu ödemek yalnızca parayı banka hesabından kart hesabına taşır, yani bir transferdir. Hem alımları hem de ödemeyi gider olarak kaydetmek aynı harcamayı iki kez saymaktır.

IRS belirli kayıtlar istemez. Gelir ve giderleri açıkça gösteren bir sistem kullanmanızı söyler; bir kart için standart kayıtlar şunlardır:

Defterler bunu böyle kaydeder. Bir harcamanın hangi vergi yılında indirileceği ayrı bir sorudur ve sonda ele alınır.

Harcamayı iki kez saymak giderleri olduğundan yüksek, kârı olduğundan düşük gösterir. Bu bir beyannameye yansırsa, ihmalden veya önemli bir eksik beyandan kaynaklanan eksik ödemenin %20 oranındaki kısmı için doğruluğa ilişkin ceza uygulanabilir.

Defterlerdeki kart bakiyesi birkaç aydır hesap özetiyle tutmuyorsa, birden çok kart varsa, kişisel ve işletme harcamaları aynı kartı paylaşıyorsa veya beyanname vadesi gelmeden kayıtlar gerideyse kart işi basit değildir. Bunlardan biri sizi anlatıyorsa sondaki Sizin durumunuz farklı mı? bölümüne gidin.

Başlamadan önce toplayın:

• Yıla ait tüm hesap özetleri, her kart için, kapatılmış olanlar dahil
• Her kart ödemesini gösteren banka hesap özetleri
• Makbuzlar ve faturalar
• Ödül (rewards) özetleri ve varsa itiraz yazıları

Kredi kartı ödemesini nasıl kategorize ederim?

Vadesiz hesaptan kredi kartı hesabına, bankadan çıkan tutar kadar bir transfer olarak kaydedin. Ödemenin gider kategorisi yoktur.

1. Her karta defterlerde kendi hesabını verin; bu bir borç (yükümlülük) hesabıdır. Zaten var olan bir hesap, kontrol edilmiş açılış bakiyesini korur. Yeni bir hesapta, girdiğiniz ilk işlemden önceki borç bakiyesiyle başlayın; bu normalde mutabakatını yaptığınız ilk hesap özetindeki önceki bakiyedir. O hesap özetinin yeni bakiyesiyle başlayıp aynı zamanda hareketlerini de girmeyin.
2. Ödeme banka akışında (banka işlemlerinin muhasebe yazılımınıza otomatik indirilmesi) veya banka hesap özetinde göründüğünde, onu bu kart hesabına bir transfer olarak kaydedin.
3. Aynı ödeme kartta da alınan ödeme olarak görünür. Bu, aynı transferin diğer yarısıdır: eşleştirin ve ikinci bir kayıt eklemeyin.
4. Gerçekte ödenen tutarı girin. Asgari veya kısmi ödeme de bir transferdir ve ödenmeyen tutar kartta borç olarak kalır.

Kart borcu işletmeye ait olmayan bir hesaptan ödendiyse bu, vadesiz hesaptan bir transfer değildir: karşı taraf sahibin koyduğu paradır; kuruluş türüne göre sermaye katkısı veya kredi olur. Bkz. işletme ve kişisel paraların ayrıştırılması.

Hesap özetindeki faiz, ödendiğinde değil, faturalandığında kaydedilmiştir.

Kart alımlarım neden iki kez görünüyor?

Aynı harcama kayıtlara birden fazla yoldan ulaşır. Dört neden yaygındır:

İki işaret nedeni bulmaya yardım eder. Defterlerdeki kart bakiyesi her ay artıyor ve hesap özetinin yeni bakiyesinin çok üstünde duruyorsa, çoğu zaman ödemeler kart hesabına uygulanmamıştır: gider, sahibin çekimi olarak kaydedilmiş ya da hiç kaydedilmemiştir. Hesap özetinin üstünde tam bir harcama kadar bir bakiye ise çoğu zaman bir mükerrer kayda ya da henüz işlenmemiş bir harcamaya işaret eder. Kart hesabında aynı tarih, alıcı ve tutara sahip çiftleri arayın ve kartı ödeyen her banka satırının kategorisini kontrol edin.

Bağlı bir akış defterlerin doğru olduğunu kanıtlamaz: bkz. banka akışı neden mutabakat değildir. Akış durduysa bkz. banka akışı içe aktarmayı durdurduğunda.

Kredi kartının hesap özetiyle mutabakatını her ay nasıl yaparım?

Hesap özetindeki her satırı defterlere bir kez girin; böylece kart hesabı, listelenen zamanlama kalemleri dışında kapanış tarihinde hesap özetinin yeni bakiyesini göstersin. IRS vadesiz hesabın mutabakatını her ay yapmanızı söyler: hesap özetini defterlerle karşılaştırın, defterlerin atladığını girin, hataları düzeltin, sonra bakiyelerin uyuştuğunu doğrulayın. Kart da aynı şekilde işler.

1. Dönemin hesap özetini kart veren kuruluştan alın ve mutabakatla birlikte saklayın.
2. Mutabakatın başlangıç bakiyesinin (önceki aylarda zaten eşleştirilmiş harcamalar ve ödemeler) hesap özetindeki önceki bakiyeye eşit olduğunu kontrol edin. Geçen aydan devreden zamanlama kalemleri ondan ayrı listelenir. Başlangıç bakiyesi farklıysa genellikle kapalı bir dönemdeki bir kayıt değişmiştir: bkz. yanlış açılış bakiyesi.
3. Hesap özetindeki her satırı defterlerle işaretleyin: alımlar, ödemeler, iadeler, faiz ve ücretler. Her biri bir kez görünmelidir.
4. Eksik olanı girin ve mükerrerleri kaldırın.
5. Defterlerdeki kart bakiyesini kapanış tarihinde hesap özetinin yeni bakiyesiyle karşılaştırın. Zamanlama kalemleri hariç eşleşmelidir: kapanış tarihinden önce tarihlenip sonra işlenen bir harcama ya da kartın henüz işlemediği bir ödeme. Bunları listeleyin ve sonraki hesap özetinde kapandıklarını kontrol edin. Başka her fark bir hatadır: devam etmeden önce bulun.
6. Hesap özetini kaydedin ve dönemi mutabık olarak işaretleyin.

Tutmuyorsa farkın büyüklüğü nedene işaret eder:

Açıklanamayan bir farkı düzeltme kaydıyla kapatmayın: nedeni gizler ve fark gelecek ay geri döner. Kartın çevresindeki aylık kapanış banka akışları ve mutabakat rehberinde anlatılır.

Kredi kartı faizini, yıllık ücretleri ve geç ödeme ücretlerini nasıl kaydederim?

Faizi ve her ücreti ayrı bir gider satırı olarak, hesap özetinin faturaladığı tarihle girin; kart bakiyesi aynı tutar kadar artar. Bunları atlamak, kart bakiyesinin hesap özetinin altında kalmasının ve farkın her ay büyümesinin yaygın bir nedenidir.

• Faiz. Publication 334, işletmenizle ilgili borçlar üzerindeki faizi genellikle indirebileceğinizi söyler; parayı bir işletme gideri için kullandığınızda borç işletmenizle ilgili olur. Bir kredi kısmen işletme, kısmen kişisel ise faizi ikisi arasında bölmeniz gerekir. IRS Topic 505, kişisel harcamalar üzerindeki kredi kartı faizini indirilemez olarak sayar. Bazı mükellefler için bir sınır uygulanabilir; Publication 334 Form 8990 talimatlarına yönlendirir.
• Yıllık ve diğer ücretler. Her birini bir kart ücretleri satırına kaydedin. Her işletme gideri için ölçüt, giderin olağan ve gerekli olmasıdır (Publication 334); yayın banka ücretlerini sayar ama kart yıllık ücretlerini adıyla anmaz.
• Geç ödeme ücretleri. Geç ödeme ücretini faizden ayrı, kendi satırına kaydedin. Beyannamede faiz sayılıp sayılmayacağı, anılan IRS yayınlarının çözmediği bir vergi sorusudur; bu yüzden sınıflandırmasını yıl sonuna bırakın.

Hesap özeti harcamayı zaten gösteriyorsa makbuz gerekir mi?

Genellikle evet: makbuzu veya faturayı saklayın. Hesap özeti ödeme yaptığınızı gösterir, ne için olduğunu değil. Kredi kartı için Publication 583, hesap özetinin harcanan tutarı, alıcının adını ve işlem tarihini gösteriyorsa ödemeyi kanıtlayabileceğini söyler. Ayrıca ödeme kanıtının tek başına bir indirim oluşturmadığını ekler: maliyete katlandığınızı ve bunun işletme için olduğunu gösteren satış fişlerini ve faturaları saklayın.

Her makbuzu, harcama işlendiğinde kart işlemine kaydedin. Seyahat, hediye ve araç giderleri için kanıt kuralları daha sıkıdır. Makbuzlar zaten kaybolduysa ya da gider bunlardan biriyse bkz. işletme giderleri için kayıp makbuzlar.

Faturalama itirazı olan veya hesap özeti eksik olan bir kredi kartının mutabakatını nasıl yaparım?

İtiraz edilen harcamayı, kart veren kuruluş bir iade işleyene kadar hesap özetinde göründüğü gibi defterlerde tutun; böylece kart tutmaya devam eder. Gerçek bir işletme alımı hesabını korur. Yetkisiz veya mükerrer bir harcama işletme maliyeti değildir: çözülene kadar gider olarak değil, ayrı bir itiraz edilen kalemler hesabında tutun. İadeyi tutarı taşıyan hesaba karşı kaydedin. Geçici bir iade de aynı şekilde kaydedilir ve kart veren kuruluş geri alırsa ters kayıt yapılır. Harcamayı erken silmek hesap özetiyle bağı koparır. İtiraz tarihini, tutarı, satıcıyı ve kart veren kuruluşun referansını mutabakatla birlikte not edin.

İtiraz kuralları karta bağlıdır:

• Bireysel kartlar. Regulation Z uyarınca, bir faturalama hatasının (yönetmelik bunları sayar: örneğin yetkisiz bir harcama, yanlış tutar veya kararlaştırıldığı gibi teslim edilmeyen mal) yazılı bildirimi, hatanın göründüğü ilk hesap özetinden sonraki 60 gün içinde, hesap özetindeki faturalama hatası adresinden kart veren kuruluşa ulaşmalıdır. Kuruluş bunu 30 gün içinde teyit eder ve 2 fatura döngüsü içinde, en geç 90 gün içinde çözer. Hesap özeti kalemi göstermeye devam edebilir, ancak bunun ödenmesinin gerekli olmadığını belirtir. Bir satıcıyla kalite uyuşmazlığı ayrı bir kurala tabidir (section 1026.12(c)).
• İş kartları. Öncelikle bir iş amacıyla veya şirket ya da LLC gibi gerçek kişi olmayan birine verilen krediler Regulation Z kapsamı dışındadır; faturalama hatası kuralları da dahil, dolayısıyla bu haklar yönetmelikten gelmez. Süreyi ve süreci kart sözleşmesi belirler. Sözleşmeyi okuyun ve gecikmeden itiraz edin. Yetkisiz kullanım istisnadır: yönetmeliğin kart sahibinin bunun için sorumluluğunu sınırlayan hükmü iş kartlarına da uygulanır (resmî yorum, comment 3-1); ancak aynı kuruluştan 10 veya daha fazla kart alan bir kurum, kart veren kuruluşla farklı bir düzenleme yapabilir.
• İş harcaması içeren kişisel kart. Belirleyici olan harcama değil, kartın türüdür. Regulation Z'nin resmî yorumu, comment 3(a)-2, bireysel amaçlı bir kartın ara sıra yapılan iş harcamalarında bile faturalama hatası haklarını koruduğunu, iş amaçlı bir kartın ise ara sıra yapılan kişisel harcamalarda bu haklara sahip olmadığını söyler. Kartınızın hangi türde olduğunu kart veren kuruluşa sorun.

Yıl sonunda bir itiraz hâlâ açıksa, defterler kapanmadan önce harcamanın nasıl taşındığını bir CPA'in gözden geçirmesini sağlayın.

Eksik bir hesap özeti için mutabakattan önce kart veren kuruluştan bir kopya alın. Akışa göre değil, kuruluşun hesap özetine göre mutabakat yapın. Bazı aylara ait hesap özetleri alınamıyorsa bakiyenin diğer kayıtlardan yeniden oluşturulması gerekir: bkz. hesap özetlerinden kayıtları yeniden oluşturma.

Kredi kartı ödülleri veya nakit iade gelir sayılır mı?

Bu konu netleşmemiştir. Aşağıda anılan IRS yayınları ve duyuruları, bir iş kartındaki nakit iade veya puanların nasıl ele alınacağını söylemez ve cevap programa bağlı olabilir. Söyledikleri şunlardır:

• IRS, iş seyahatiyle kazanılan sık uçan yolcu mil puanları ve diğer ayni tanıtım menfaatleri için beyan edilmemiş gelir iddiasında bulunmaz; ancak bu rahatlama nakde çevrilen menfaatleri kapsamaz (Announcement 2002-18). Kart nakit iadesinden söz etmez.
• Diğer IRS belgeleri bazı indirimleri gelir olarak değil, ödediğinizin azalması olarak ele alır: satın aldığınız bir kalemde satıcının veya üreticinin nakit indirimi (Publication 17) ve yalnızca başvuran mükelleflerin dayanabileceği bir private letter ruling içinde, bir program kapsamında kredi kartı alımlarında indirim. İkisi de bir iş kartındaki nakit iadeyi çözmez.

Defterlerde nakit iadeyi, kart veren kuruluş hesabınıza yatırdığında, ister hesap özeti kredisi (kart bakiyesi düşer) ister mevduat olarak, kendi ödüller hesabına kaydedin. Böylece gider satırlarının dışında kalır, kart hesap özetiyle tutar ve bir CPA ele alış biçimine yıl sonunda karar verebilir. Ödül özetlerini saklayın.

İşletme ve kişisel harcamalar aynı kartı paylaşıyorsa veya birden çok kartım varsa ne yapmalıyım?

Kişisel harcamalar işletme gideri değildir; bu yüzden ayrılmaları gerekir ve her kartın kendi hesabı ile kendi aylık mutabakatı olur. IRS, işletme vadesiz hesabını kişisel hesaptan ayrı tutmanızı ve her işletme için eksiksiz, ayrı bir kayıt seti tutmanızı söyler. Aynı mantık kartlara da uygulanır.

• İş kartındaki kişisel harcamalar. Bunları giderler içinde bırakmayın. Nasıl kaydedileceği kuruluş türüne bağlıdır: sahibin çekimi, dağıtım, kredi veya ücret. Bkz. sahibin çekimlerini kaydetme, şirket kartlarındaki kişisel harcamalar ve işletme ve kişisel paraların ayrıştırılması.
• Karma kullanılan kartın faizi. İşletme ve kişisel kullanım arasında bölünmelidir (yukarıdaki faiz bölümüne bakın). Hesap özetlerini saklayın: bölüşüm paranın nasıl kullanıldığına göre yapılır ve bunu bir CPA hesaplamalıdır.
• Kişisel kartla ödenen işletme giderleri. Bkz. kişisel kredi kartındaki işletme giderleri.
• Birden çok kart. Her birinin mutabakatını kendi hesap özetine göre yapın; kapattığınız bir kartı da bakiyesi sıfır olana kadar dahil edin. Tek hesap altında çalışanlara verilen kartların mutabakatı o hesabın hesap özetine göre yapılır.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD doları kullanır.

Kart borcunu ödeyen bir tasarım LLC'si

Austin'deki bir tasarım LLC'si ay içinde kartına US$4.000 yazılım, reklam ve sarf malzemesi harcaması yapar ve her birini gider olarak kaydeder. Sonra US$4.000 kart borcunu vadesiz hesaptan öder. Ödeme transfer olarak kaydedilir: vadesiz hesap US$4.000 azalır, kart bakiyesi US$4.000 azalır. Giderler US$8.000 değil, US$4.000 olarak kalır.

Her iki akış da bağlı

Bir işletme sahibi hem bankayı hem de kartı bağlar. Kart akışı, her biri doğru kategorize edilmiş US$6.000 alım getirir. Banka akışı karta yapılan US$6.000 ödemeyi getirir ve sahip bunu büro giderleri olarak kategorize eder. Giderler, US$6.000 harcama için US$12.000 gösterir; ödeme de kart hesabına hiç ulaşmaz, bu yüzden defterlerdeki kart bakiyesi hesap özetinin US$6.000 üstünde kalır. Banka satırını kart hesabına bir transfere çevirmek iki sorunu birden giderir.

Bakiye US$450 fark ediyor

Bir hesap özeti US$2.350 yeni bakiye gösterir, defterler ise US$1.900. Fark US$450'dir: iki ayın her biri için US$150 faiz ve US$150 yıllık ücret; hiçbiri girilmemiştir. Üç satırı gider olarak eklemek kart bakiyesini US$2.350'ye çıkarır ve kartın mutabakatı tamamlanır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Kart birkaç aydır hesap özetleriyle tutmuyor, hesap özetleri eksik ya da beyanname vadesi geldi ve kayıtlar geride: soru, bir geriye dönük düzeltmenin gerekip gerekmediği ve bundan sonra her ayın nasıl kapatılacağıdır. Bkz. gecikmiş kayıtların tamamlanması, vergi zamanından önce kategorize edilmemiş giderler ve muhasebe kayıtları temizlik kontrol listesi; muhasebe kayıtları desteği alın.
• Birden çok kartınız var ya da kişisel ve işletme harcamaları karışmış: bunları ayırmak her harcama ve her kuruluş için bir değerlendirmedir. Karışmış paralar rehberiyle başlayın ve muhasebe kayıtları desteği alın.
• Harcamalar Aralık sonunda yapıldı ve Ocak'ta ödendi: nakit esasına göre çalışan bir işletmenin bunları hangi vergi yılında indireceği, bu rehberin çözmediği bir vergi zamanlaması sorusudur. Tarihlerden birine dayanmadan önce muhasebe yönteminize bakarak yanıtlayabilecek bir CPA'e sorun.
• Şirketiniz veya ortaklığınız bir sahibin kişisel harcamalarını ödedi: kayıt kuruluş türüne bağlıdır. Bkz. S şirketinin kişisel giderleri ödemesi veya C şirketinin sahip giderlerini ödemesi.
• Müşterileriniz size kartla ödüyor: mevduatlar, ücretler ve bahşişler farklı bir sorundur. Bkz. satışlar ve ödemelerin mutabakatı, kart bahşişleri ve iadelerin kaydedilmesi.