बहीखाते की ऑटोमैटिक श्रेणियाँ: कर रिटर्न से पहले क्या जाँचें

क्या चैटबॉट या ऑटोमैटिक श्रेणी-प्रणाली मेरा बहीखाता सँभाल सकती है, और रिटर्न की ज़िम्मेदारी किसकी है?

सॉफ़्टवेयर और चैटबॉट बैंक की हर पंक्ति के लिए एक श्रेणी सुझा सकते हैं। बैंक की पंक्ति में सिर्फ़ पैसा पाने वाले का नाम, तारीख और रकम दिखती है। उससे यह पता नहीं चलता कि आपने पैसा क्यों खर्च किया, वह व्यवसाय का था या स्वामी का, या खरीद चालू खर्च है या पूँजीगत लागत (ऐसी चीज़ जो एक साल से ज़्यादा चलती है; उसकी लागत आम तौर पर कई सालों में घटाई जाती है, या पहले साल की कटौती लागू हो तो पहले ही साल में)। यह जानकारी आपको ही देनी होगी। आप ये टूल इस्तेमाल कर सकते हैं। अगर आपका सॉफ़्टवेयर विकल्प देता है, तो उससे श्रेणियाँ सिर्फ़ सुझाने को कहें और मंज़ूरी आप दें, खुद दर्ज करने न दें, ताकि गलत अनुमान आपकी जाँच पर रुक जाए। रिटर्न के सही होने की ज़िम्मेदारी आपकी ही रहती है, और उसका आधार आपका बहीखाता है।

IRS के अनुसार आप कोई भी रिकॉर्ड-प्रणाली इस्तेमाल कर सकते हैं, बशर्ते वह आपकी आय और खर्च साफ़ दिखाए, और यहाँ दिए IRS पन्नों में चैटबॉट या ऑटोमैटिक श्रेणियों का ज़िक्र नहीं है। इसलिए कसौटी वही है जो हर बहीखाते की होती है: रिकॉर्ड रिटर्न का समर्थन करें।

नियमों में पर्याप्त बहीखाता और रिकॉर्ड न रखना, या मदों को ठीक से प्रमाणित न करना लापरवाही माना गया है। कर तैयारकर्ता को पैसे देने से ज़िम्मेदारी नहीं हटती: Form 1040 के निर्देश कहते हैं कि कोई और आपका रिटर्न तैयार करे, तब भी उसके सही होने की ज़िम्मेदारी आपकी रहती है।

मामला आसान नहीं है, अगर:

• व्यक्तिगत और व्यावसायिक पैसा एक ही खाते या कार्ड में है;
• कई कंपनियाँ, खाते या कार्ड एक ही बहीखाते में जुड़ते हैं;
• यह आपके बहीखाते का पहला साल है, इसलिए सॉफ़्टवेयर के पास पिछली पसंद का कोई आधार नहीं है;
• इस साल में उपकरण, वाहन, भोजन या यात्रा के खर्च हैं;
• बहीखाते में "बिना श्रेणी" या "अकाउंटेंट से पूछें" की बड़ी रकम पड़ी है, या रिटर्न की तारीख पास है और श्रेणियों की जाँच नहीं हुई;
• S corporation अपने स्वामी को भुगतान करती है, इसलिए वेतन और वितरण में फ़र्क करना ज़रूरी है;
• पिछले सालों की कभी समीक्षा नहीं हुई।

शुरू करने से पहले ये जमा करें: बैंक और कार्ड के विवरण, रसीदें और चालान, माइलेज लॉग, पिछले साल का रिटर्न, और टूल के नियमों व बदलावों की सूची।

अगर इनमें से दो या ज़्यादा बातें आप पर लागू होती हैं, तो और ऑटोमैटिक छँटाई चलाने से पहले श्रेणियाँ और साल-अंत की समीक्षा किसी व्यक्ति से तय कराएँ; देखें बहीखाता सहायता।

हर खर्च के लिए मेरे रिकॉर्ड में क्या दिखना चाहिए?

आपके सहायक दस्तावेज़ों में चुकाई गई रकम और यह दिखना चाहिए कि वह व्यावसायिक खर्च था; यात्रा, उपहार और कार के खर्च के लिए ज़्यादा जानकारी चाहिए। व्यवहार में रकम, तारीख, पैसा पाने वाला, क्या खरीदा और वह व्यवसाय के लिए क्यों था, यह सब रखें। पहली तीन बातें बैंक की पंक्ति से मिलती हैं, क्या खरीदा यह रसीद बताती है, और व्यावसायिक उद्देश्य आपको खुद बताना होगा।

IRS कहता है कि रद्द किए गए चेक की जगह खाते का विवरण भी भुगतान का सबूत हो सकता है, अगर उसमें रकम, पैसा पाने वाले का नाम और तारीख हो, और चेक के मामले में चेक नंबर भी। वह यह भी कहता है कि सिर्फ़ भुगतान का सबूत कटौती साबित नहीं करता: वह बिक्री पर्ची या चालान भी रखें जो दिखाए कि खर्च आपने किया। यात्रा, उपहार और कार के खर्च के लिए कंप्यूटर पर तैयार किया गया रिकॉर्ड पर्याप्त रिकॉर्ड माना जाता है, इसलिए सॉफ़्टवेयर में टाइप किए नोट चल जाते हैं।

यात्रा, उपहार और कार के खर्च में अनुमान से लिखी गई रकम की कटौती नहीं मिलती। $75 से कम के खर्च के लिए रसीद ज़रूरी नहीं है (ठहरने का खर्च छोड़कर), लेकिन रकम, तारीख, जगह और व्यावसायिक उद्देश्य फिर भी दर्ज करने होंगे। रसीद खो जाए तो देखें व्यावसायिक खर्चों की खोई रसीदें। कार के लॉग के लिए देखें माइलेज लॉग की शर्तें।

सबसे पहले कौन-से लेन-देन जाँचूँ?

बैंक की इन पंक्तियों के अलग-अलग मतलब हो सकते हैं, और भुगतान पाने वाले के नाम और पुरानी पसंद से छाँटने वाला टूल शायद फ़र्क न पहचाने। इन्हें सबसे पहले जाँचें।

हर महीने और रिटर्न से पहले मैं क्या जाँचूँ?

हर महीने हर खाते को उसके विवरण से मिलाएँ और पढ़ें कि टूल ने अपने-आप क्या किया। रिटर्न से पहले बहीखाते को अपने कर दस्तावेज़ों से मिलाएँ और हर उस श्रेणी को देखें जिसमें कुछ असामान्य हो। IRS के अनुसार बैंक का विवरण आने पर विवरण, आपकी चेकबुक और आपका बहीखाता आपस में मेल खाने चाहिए। शेष राशि मिल जाना श्रेणियों के सही होने का सबूत नहीं है; देखें बैंक फ़ीड मिलान नहीं है।

ऑटोमैटिक श्रेणी की सेटिंग कहाँ है, यह आपके सॉफ़्टवेयर पर निर्भर है, इसलिए उसके सहायता पन्ने देखें। जो विक्रेता मिली-जुली चीज़ें बेचता है, जैसे बड़ा स्टोर, मार्केटप्लेस या पेमेंट ऐप, उसके लिए नियम न बनाएँ; ऐसी पंक्तियों को एक-एक करके जाँचें। एक नियम आगे के हर मिलते-जुलते लेन-देन पर लागू हो सकता है, इसलिए एक गलत नियम पूरे साल दोहराया जा सकता है।

हर महीने:

1. हर बैंक और कार्ड खाते को उसके विवरण से मिलाएँ।
2. टूल ने जो लेन-देन अपने-आप छाँटे, उन्हें एक साथ मंज़ूर करने के बजाय सबसे बड़े से शुरू करके एक-एक पढ़ें।
3. ट्रांसफ़र, ऋण का मूलधन और स्वामी की निकासी या वितरण जाँचें; इनमें से कोई भी आय या खर्च में नहीं होना चाहिए। ऋण का ब्याज खर्च है।
4. भोजन, यात्रा और कार के खर्च का व्यावसायिक उद्देश्य जोड़ें और मील दर्ज करें, जब तक वे याद हैं।
5. आपने जो नियम जोड़ा या बदला, उसे जाँचें।
6. जो टूल कहीं नहीं रख सका, उसे निपटाएँ; देखें कर का समय आने से पहले बिना श्रेणी के खर्च।

रिटर्न से पहले:

1. आय को अपने Form 1099-K, Form 1099-NEC और प्लेटफ़ॉर्म रिपोर्ट से मिलाएँ। Schedule C के निर्देश कहते हैं कि व्यावसायिक आय के लिए मिले किसी भी Form 1099 को जाँचें।
2. हर खर्च के कुल को उस रिटर्न लाइन से मिलाएँ जिसमें वह जाता है; देखें Schedule C के लिए खातों की सूची। जिस श्रेणी में अचानक उछाल आया हो, उसे पढ़ें।
3. एक साल से ज़्यादा चलने वाली हर खरीद को अपनी पूँजीकरण नीति और छोटी खरीद के सुरक्षित दायरे के चुनाव से मिलाएँ। जिन्हें पूँजीगत रखना ज़रूरी है, वे सप्लाई में नहीं, संपत्ति सूची में जाएँगे; देखें छोटी खरीद को खर्च मानें या पूँजीगत।
4. पक्का करें कि खर्चों में कोई व्यक्तिगत मद या स्वामी की निकासी नहीं बची है।
5. साझेदारी या कंपनी: पक्का करें कि वेतन और कटौती योग्य गारंटीकृत भुगतान खर्च के खातों में हैं, निकासी या वितरण इक्विटी में हैं, स्वामियों को दिए या उनसे लिए ऋण ऋण के खातों में हैं, और शुरुआती शेष पिछले साल के रिटर्न से मेल खाते हैं। देखें स्वामी की निकासी दर्ज करना और रिटेंड अर्निंग्स जो पिछले साल के रिटर्न से मेल नहीं खातीं।
6. अपने कर तैयारकर्ता को विवरण, रसीदें, माइलेज लॉग, संपत्ति सूची और बदलावों का रिकॉर्ड दें।

मासिक दिनचर्या पूरी जानने के लिए देखें महीने के अंत की क्लोज़ चेकलिस्ट।

अगर कोई गलत श्रेणी निकल जाए, तो रिटर्न पर क्या गड़बड़ हो सकती है?

गलत श्रेणी से रिटर्न में दिखने वाला मुनाफ़ा बदल जाता है, और कम बताए गए कर पर कम चुकाई गई रकम का 20% सटीकता से जुड़ा जुर्माना लग सकता है। IRS इसे कम भुगतान के उस हिस्से पर लगाता है जो लापरवाही, नियमों की अनदेखी या भारी कम-घोषणा से हुआ हो। लापरवाही के संकेत देने वाले उसके उदाहरणों में Form 1099 में दिखी आय छोड़ना और ऐसी कटौती या क्रेडिट न जाँचना शामिल है जो ज़रूरत से ज़्यादा अच्छा लगे। भारी कम-घोषणा एक अलग आधार है, और उसकी कसौटी व्यक्तियों और कंपनियों के लिए अलग है; IRS के पन्ने पर दोनों दी गई हैं।

श्रेणी की गलती का असर ऐसे पड़ता है:

• खर्चों में पड़े व्यक्तिगत मद, स्वामी की निकासी और ऋण का मूलधन मुनाफ़ा घटा देते हैं, इसलिए कर कम दिखता है।
• सप्लाई के रूप में दर्ज उपकरण गलत लाइन पर बैठा रहता है और उसका कोई संपत्ति रिकॉर्ड नहीं होता, और पहले साल की जो कटौती लागू हो सकती थी (बोनस मूल्यह्रास या धारा 179 चुनाव), वह सही फ़ॉर्म पर नहीं ली जाती।
• गलत जगह दर्ज रिफ़ंड, ट्रांसफ़र या शुल्क बिक्री को गलत दिखाता है, और आय उन Form 1099 से मेल खाना बंद कर सकती है जो IRS के पास हैं।
• साझेदारी या S corporation के रिटर्न पर गलत श्रेणी हर स्वामी के Schedule K-1 में पहुँचती है (Form 1065, Form 1120-S)।
• "बिना श्रेणी" में छूटे या व्यक्तिगत दर्ज हुए असली खर्च रिटर्न में नहीं आते, इसलिए मुनाफ़ा बढ़ा हुआ दिखता है और चुकाया गया कर ज़रूरत से ज़्यादा होता है।

IRS उचित कारण और सद्भावना के आधार पर सटीकता से जुड़ा जुर्माना घटा या हटा सकता है, और हर मामले का फ़ैसला तथ्यों पर करता है। देखें व्यावसायिक रिकॉर्ड न रखने पर जुर्माने और बहीखाता विशेषज्ञ की गलती से जुर्माना लगे तो।

क्या चैटबॉट या नए ऐप को अपने बैंक विवरण, कर पहचान संख्या और खाता संख्याएँ देना सुरक्षित है?

सिर्फ़ उतना साझा करें जितना काम के लिए चाहिए, और अपलोड से पहले जान लें कि प्रदाता उसे कैसे सहेजता और इस्तेमाल करता है। यहाँ दिए IRS और FTC के पन्ने किसी प्रोडक्ट को रेटिंग नहीं देते।

FTC की मार्गदर्शिका व्यवसायों से कहती है कि वे जानें कि उनके पास कौन-सी व्यक्तिगत जानकारी है, सिर्फ़ ज़रूरी जानकारी रखें, और Social Security number का इस्तेमाल सिर्फ़ आवश्यक और वैध कामों के लिए करें। वह यह भी कहती है कि सेवा प्रदाताओं के साथ अनुबंध में सुरक्षा की अपेक्षाएँ लिखित में रखें, अनुपालन की पुष्टि करें, और किसी सुरक्षा घटना की सूचना देना अनिवार्य करें। नीचे की चेकलिस्ट इन बातों को अपलोड पर लागू करती है। सेवा प्रदाता आपकी रिकॉर्ड रखने की ज़िम्मेदारी भी अपने ऊपर नहीं लेता: जिन व्यवसायों पर यह लागू होता है, उनके लिए Revenue Procedure 98-25 कहता है कि इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड रखने या सँभालने के लिए बाहरी पक्ष को लगाने से करदाता की रिकॉर्ड रखने की ज़िम्मेदारी खत्म नहीं होती।

अपनी फ़ाइल की प्रति अपलोड करने के बजाय किसी असिस्टेंट को अपनी अकाउंटिंग फ़ाइल या बैंक लॉगिन से जोड़ने पर वह नया डेटा लगातार पाता रहता है। देखें कि वह किस पहुँच की माँग करता है और आप कनेक्शन कैसे खत्म करेंगे।

अपलोड से पहले:

• खाता संख्याएँ और कर पहचान संख्याएँ (Social Security number या EIN) हटा दें। श्रेणी सुझाने के लिए टूल को आम तौर पर तारीख, पैसा पाने वाला और रकम चाहिए; जिन मेमो में नाम या खाते का ब्योरा हो, उन्हें छोड़ दें।
• प्रतियाँ अपलोड करें। मूल विवरण जस के तस रखें।
• प्रदाता की लिखित शर्तें पढ़ें: वह क्या सहेजता है, कितने समय तक, क्या अपलोड को किसी और काम में इस्तेमाल करता है, क्या आप उन्हें मिटा सकते हैं, और सुरक्षा घटना की सूचना कैसे देता है। जिस प्लान का आप असल में इस्तेमाल करते हैं, उसी की शर्तें देखें।
• लिख लें कि आपने क्या, कब और कहाँ अपलोड किया, ताकि प्रदाता घटना की सूचना दे तो आप कदम उठा सकें।

टूल ने क्या किया और मैंने क्या बदला, इसका कौन-सा रिकॉर्ड रखूँ?

मूल दस्तावेज़, टूल का अपना बदलाव-इतिहास और हर समीक्षा का तारीख वाला एक छोटा नोट रखें। IRS की इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड की प्रक्रिया, Revenue Procedure 98-25, के अनुसार दस्तावेज़ होने चाहिए कि रिकॉर्ड कैसे बनते और बदलते हैं, अनधिकृत बदलाव या हटाने से रोकने वाले नियंत्रण क्या हैं, खातों की सूची (chart of accounts) क्या है, और इनमें हुए बदलाव तारीख के साथ। यह उस व्यवसाय पर लागू होती है जिसकी संपत्ति $10 मिलियन या उससे ज़्यादा है, और छोटे व्यवसाय पर भी तब, जब कानून के लिए ज़रूरी जानकारी का कुछ हिस्सा सिर्फ़ सॉफ़्टवेयर में हो।

Small Business/Self-Employed ऑडिट में, जिन व्यवसायों का बहीखाता अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में है, उनके ज़्यादातर मामलों में IRS सॉफ़्टवेयर की बैकअप फ़ाइल माँगता है, हालाँकि ऑडिट सीमित हो तो वह इसे छोड़ सकता है। वह इस फ़ाइल से रिकॉर्ड की जाँच करता है, और साल के दौरान बनाए या बदले गए डेटा की समीक्षा कर सकता है। IRS के लिए दोबारा बनाई गई फ़ाइल उसकी माँग पूरी नहीं करती।

रखें:

• विवरण और रसीदें जैसे मिलीं वैसे, संपादित प्रतियाँ नहीं।
• चैटबॉट की हर सुझाव-सूची जो आपने इस्तेमाल की, इस नोट के साथ कि आपने क्या मंज़ूर किया और क्या बदला।
• लागू नियम, उन्हें जोड़ने या बदलने की तारीखों के साथ।
• सॉफ़्टवेयर का उस साल का बदलाव-इतिहास, अगर वह रखता है, और साल-अंत का बैकअप।
• हर समीक्षा के बाद तारीख वाला नोट: आपने क्या जाँचा, क्या कहाँ ले गए और क्यों।

गलतियाँ मूल फ़ाइल में तारीख वाले सुधार से ठीक करें। उसकी जगह IRS के लिए नई फ़ाइल न बनाएँ; IRS के अनुसार दोबारा दर्ज की गई फ़ाइल उसकी माँग पूरी नहीं करती। इन्हें कितने समय तक रखना है, इसके लिए देखें व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें।

बहीखाता विशेषज्ञ या CPA कब काम का है?

जब गलत श्रेणी की कीमत ज़्यादा हो और जवाब ऐसे तथ्यों पर टिका हो जो सिर्फ़ किसी व्यक्ति को पता हों। इन स्थितियों में ऑटोमैटिक छँटाई कमज़ोर पड़ती है:

रिटर्न कौन तैयार करके दस्तखत कर सकता है, इसके लिए देखें बहीखाता विशेषज्ञ, अकाउंटेंट या CPA। खुद करने और किसी को रखने के बीच चुनने के लिए देखें अपना बहीखाता खुद करें या बहीखाता विशेषज्ञ रखें। Schedule C वाले व्यवसाय के लिए सही ऐप के लिए देखें Schedule C के लिए बहीखाता ऐप।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; रकमें अमेरिकी डॉलर में हैं।

खर्चों में ऋण का मूलधन और स्वामी की निकासी

US$80,000 के खर्च वाला एक एकल स्वामी पूरे साल सुझाव अपने-आप दर्ज होने देता है। समीक्षा में पता चलता है कि खर्चों में US$6,000 का ऋण मूलधन और US$3,000 की स्वामी की निकासी पड़ी है। असली खर्च US$71,000 हैं, इसलिए मुनाफ़ा US$9,000 कम दिख रहा था। सुधार यह है कि दोनों रकमें ऋण और स्वामी के खातों में ले जाएँ और बदलाव का तारीख वाला नोट लिखें।

सप्लाई के रूप में दर्ज उपकरण

दो साझेदारों वाली LLC हर सुझाव मंज़ूर कर देती है, जिसमें सप्लाई के रूप में दर्ज US$15,000 की एक मशीन भी है। एक चालान पर एक मशीन छोटी खरीद के सुरक्षित दायरे की सीमाओं से ऊपर है, इसलिए वह पूँजीगत लागत है। उसे संपत्ति सूची में होना चाहिए। फिर कर तैयारकर्ता मूल्यह्रास या कोई लागू चुनाव चुनता है। सप्लाई में छोड़ने पर लागत गलत लाइन पर रहती है और उसका कोई संपत्ति रिकॉर्ड नहीं होता, और गलती दोनों साझेदारों के Schedule K-1 में पहुँचती है।

खाता संख्याओं वाले विवरण चैटबॉट को भेजना

एक सलाहकार छँटाई के लिए साल भर के विवरण, खाता संख्याओं और कर पहचान संख्या के साथ, चैटबॉट को निर्यात करता है। अपलोड से पहले: खाता संख्याएँ और कर पहचान संख्या हटाएँ, या सिर्फ़ तारीख, पैसा पाने वाला और रकम के कॉलम भेजें; भंडारण और मिटाने पर प्रदाता की शर्तें पढ़ें; मूल विवरण जस के तस रखें; और सुझाव-सूची को इस नोट के साथ सहेजें कि क्या मंज़ूर हुआ।

आपके मामले में फ़र्क है?

• बहीखाते का पहला साल, व्यक्तिगत और व्यावसायिक इस्तेमाल का मिश्रण, कई कंपनियाँ या कार्ड, या बिना श्रेणी की बड़ी रकम के साथ पास आता रिटर्न: यहाँ किसी व्यक्ति को श्रेणियाँ तय करनी चाहिए, साल-अंत की समीक्षा तय करनी चाहिए और यह भी कि पहले सफ़ाई हो या नहीं। देखें बहीखाता सहायता।
• बिना श्रेणी की सैकड़ों पंक्तियाँ: कर का समय आने से पहले बिना श्रेणी के खर्च से शुरू करें, और रिटर्न पास हो तो बहीखाता सहायता लें।
• महीनों या एक साल पीछे: देखें पिछड़े बहीखाते को पूरा करना और बैंक विवरण से बहीखाता दोबारा बनाना, फिर बहीखाता सहायता लें।
• व्यक्तिगत और व्यावसायिक पैसा मिला हुआ: देखें व्यावसायिक और व्यक्तिगत पैसे के मिश्रण को ठीक करना, और रिटर्न पास हो तो बहीखाता सहायता लें।
• व्यक्तिगत कार्ड पर चुकाए गए व्यावसायिक खर्च: देखें व्यक्तिगत क्रेडिट कार्ड पर व्यावसायिक खर्च।
• S corporation जो अपने स्वामी को भुगतान करती है: देखें S corporation में स्वामी का वेतन और बहीखाता सहायता।