Dành cho ai
- Chủ doanh nghiệp một chủ và LLC một thành viên tại Hoa Kỳ có phần mềm kế toán gợi ý hoặc tự áp dụng phân loại
- Hợp danh, LLC nhiều thành viên và công ty để phần mềm hoặc chatbot sắp xếp giao dịch ngân hàng và thẻ
Không đề cập ở đây
- Nên chọn sản phẩm nào, hoặc một sản phẩm phân loại giao dịch tốt đến mức nào
- Thiết lập hệ thống tài khoản kế toán hoặc đối chiếu một tài khoản từng bước
- Thời gian lưu hồ sơ, quy định về hồ sơ của từng tiểu bang và quy định về hồ sơ của Canada
Chatbot hoặc tính năng tự phân loại có thể làm việc ghi sổ kế toán thay tôi không, và ai chịu trách nhiệm về tờ khai?
Phần mềm và chatbot có thể gợi ý loại cho từng dòng giao dịch ngân hàng. Một dòng ngân hàng chỉ có tên bên nhận, ngày và số tiền. Dòng đó không cho biết vì sao bạn chi tiền, khoản đó của doanh nghiệp hay của chủ sở hữu, hay khoản mua là chi phí trong kỳ hay chi phí vốn hóa (tài sản dùng được hơn một năm; chi phí thường được tính dần trong nhiều năm, hoặc tính ngay trong năm đầu nếu được hưởng khoản khấu trừ năm đầu). Phần này phải do bạn quyết định. Bạn có thể dùng các công cụ này. Nếu phần mềm cho phép chọn, hãy để nó gợi ý để bạn duyệt thay vì tự ghi sổ, để một dự đoán sai bị chặn lại ở bước bạn xem xét. Bạn vẫn chịu trách nhiệm về tính chính xác của tờ khai, và sổ sách là căn cứ chứng minh cho tờ khai đó.
Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) cho phép bạn dùng bất kỳ hệ thống lưu hồ sơ nào cho thấy rõ thu nhập và chi phí của bạn, và các trang IRS được trích dẫn ở đây không nhắc đến chatbot hay tính năng tự phân loại. Vì vậy tiêu chuẩn vẫn như với mọi bộ sổ sách: hồ sơ phải chứng minh được cho tờ khai.
Các quy định của Hoa Kỳ coi việc không lưu sổ sách và hồ sơ đầy đủ, hoặc không chứng minh đúng các khoản là thiếu cẩn trọng (negligence). Trả tiền cho người chuẩn bị thuế không chuyển trách nhiệm sang họ: hướng dẫn khai Form 1040 nêu rằng nếu có người lập tờ khai giúp bạn, bạn vẫn chịu trách nhiệm về tính chính xác của tờ khai.
Trường hợp không đơn giản khi:
- tiền cá nhân và tiền kinh doanh dùng chung một tài khoản hoặc thẻ;
- nhiều pháp nhân, tài khoản hoặc thẻ cùng đổ dữ liệu vào một bộ sổ;
- đây là năm đầu tiên bạn ghi sổ, nên phần mềm không có lựa chọn trước đó để làm theo;
- trong năm có thiết bị, xe, bữa ăn hoặc chi phí đi lại;
- trong sổ còn một khoản lớn ở mục "chưa phân loại" hoặc "hỏi kế toán", hoặc sắp đến hạn nộp tờ khai mà các phân loại chưa được xem lại;
- một S corporation trả tiền cho chủ sở hữu, nên phải phân biệt tiền lương với khoản phân phối;
- các năm trước chưa từng được xem lại.
Hãy chuẩn bị trước khi bắt đầu: sao kê ngân hàng và thẻ, biên lai và hóa đơn, nhật ký số dặm, tờ khai năm trước, và danh sách quy tắc cùng các thay đổi của công cụ.
Nếu có từ hai điều trở lên ở trên, hãy nhờ một người thiết lập các phân loại và việc xem xét cuối năm trước khi để tính năng tự phân loại chạy thêm; xem dịch vụ ghi sổ kế toán.
Hồ sơ của tôi phải cho thấy những gì về mỗi khoản chi?
Chứng từ của bạn nên cho thấy số tiền đã trả và khoản đó là chi phí kinh doanh; chi phí đi lại, quà tặng và xe cần nhiều thông tin hơn. Trên thực tế, hãy giữ số tiền, ngày, bên nhận, thứ đã mua và lý do khoản đó phục vụ kinh doanh. Dòng ngân hàng cho ba mục đầu, biên lai cho biết đã mua gì, còn mục đích kinh doanh phải do bạn ghi.
IRS cho biết bạn có thể chứng minh việc thanh toán bằng sao kê tài khoản thay cho séc đã thanh toán nếu sao kê ghi số tiền, bên nhận và ngày, cùng số séc nếu là séc. IRS cũng nói rằng chỉ có bằng chứng thanh toán thì chưa đủ để được khấu trừ: hãy giữ phiếu bán hàng hoặc hóa đơn cho thấy bạn đã phát sinh chi phí. Với chi phí đi lại, quà tặng và xe, hồ sơ lập trên máy tính được coi là hồ sơ đầy đủ, nên ghi chú gõ ngay trong phần mềm của bạn dùng được.
| Chi tiết | Cần giữ gì | Có trên dòng ngân hàng không? |
|---|---|---|
| Số tiền, ngày, bên nhận | Dòng sao kê, biên lai hoặc hóa đơn | Có |
| Đã mua gì | Biên lai, hóa đơn hoặc xác nhận đơn hàng | Chỉ có tên người bán |
| Mục đích kinh doanh | Ghi chú ngắn về giao dịch | Không |
| Bữa ăn | Biên lai ghi nhà hàng, số người dùng bữa, ngày và số tiền, cùng người tham dự và lý do | Không |
| Chi phí xe | Với mỗi chuyến đi công tác: ngày, nơi đến, mục đích và số dặm công tác, cùng tổng số dặm trong năm | Không; khoản đổ xăng không cho biết số dặm |
Với chi phí đi lại, quà tặng và xe, số tiền bạn ước chừng hoặc ước tính không được khấu trừ. Khoản chi dưới $75, trừ tiền chỗ ở, không cần biên lai, nhưng vẫn phải ghi số tiền, ngày, địa điểm và mục đích kinh doanh. Nếu mất biên lai, xem biên lai bị mất của chi phí kinh doanh. Về nhật ký xe, xem yêu cầu đối với nhật ký số dặm.
Tôi nên kiểm tra những giao dịch nào trước?
Những dòng ngân hàng này có thể mang nhiều nghĩa khác nhau, và công cụ phân loại theo bên nhận và các lựa chọn trước đây có thể không phân biệt được. Hãy kiểm tra chúng trước.
| Dữ liệu ngân hàng hiển thị | Thực chất có thể là | Quy tắc |
|---|---|---|
| Chuyển tiền giữa các tài khoản của chính bạn, hoặc khoản tiền gửi vào thực ra là khoản vay hay tiền của chủ sở hữu | Không phải doanh thu bán hàng: không là thu nhập cũng không là chi phí | IRS cho biết hồ sơ có thể xác định nguồn của các khoản thu; nhờ đó bạn tách được khoản thu kinh doanh với khoản thu không phải kinh doanh, và thu nhập chịu thuế với thu nhập không chịu thuế. |
| Khoản thanh toán từ tài khoản ngân hàng sang thẻ tín dụng của bạn | Không phải chi phí: mỗi khoản mua đã được tính khi giao dịch vào thẻ | Hãy xem đó là khoản chuyển tiền để trả bớt dư nợ thẻ. Xem khoản thanh toán thẻ tín dụng trong sổ sách. |
| Khoản tiền gửi từ đơn vị xử lý thanh toán, sàn thương mại hoặc máy quẹt thẻ | Đây là khoản thanh toán ròng, không phải bản thân các giao dịch bán hàng: có thể gồm thuế bạn phải nộp, hoặc không gồm thuế mà sàn thương mại tự nộp | Hãy đối chiếu báo cáo thanh toán với khoản tiền gửi, rồi ghi riêng doanh thu bán hàng, phí, tiền hoàn và thuế bán hàng, không tính một giao dịch bán hai lần. Xem đối chiếu doanh thu bán hàng và các khoản thanh toán và bút toán ghi thuế bán hàng. |
| Khoản trả nợ vay | Tiền lãi cộng với phần gốc đã vay được trả lại | Tiền lãi của khoản nợ liên quan đến hoạt động kinh doanh của bạn nói chung được khấu trừ; phần gốc trả lại không phải tiền lãi. Xem ghi khoản vay kinh doanh. |
| Khoản rút tiền của chủ sở hữu, khoản phân phối hoặc rút tiền cá nhân | Không phải chi phí | Chủ doanh nghiệp một chủ không được khấu trừ các khoản rút tiền cá nhân. Trong hợp danh hoặc công ty, cùng một dòng đó có thể là khoản rút tiền, khoản phân phối, khoản thanh toán bảo đảm (guaranteed payment) hoặc tiền lương, và mỗi loại được ghi sổ khác nhau. Xem ghi khoản rút tiền của chủ sở hữu. |
| Khoản hoàn tiền cho khách hàng | Khoản giảm doanh thu bán hàng (IRS gọi là hàng trả lại và giảm giá, returns and allowances), không phải chi phí | Các khoản bạn hoàn lại cho khách hàng là hàng trả lại và giảm giá (returns and allowances), được khai ở Schedule C line 2 đối với chủ doanh nghiệp một chủ. |
| Khoản mua cá nhân bằng thẻ hoặc tài khoản kinh doanh | Không được khấu trừ | Không được khấu trừ các chi phí cá nhân, sinh hoạt hoặc gia đình. Nếu một khoản chi vừa là cá nhân vừa là kinh doanh, hãy tách phần cá nhân ra. |
| Máy tính, máy móc, đồ nội thất hoặc xe bị ghi vào mục vật tư | Chi phí vốn hóa | Tài sản dự kiến dùng được hơn một năm nói chung được khấu hao, không được khấu trừ toàn bộ trong năm mua, dù có thể áp dụng khoản khấu trừ năm đầu như khấu hao bổ sung (bonus depreciation) hoặc lựa chọn section 179. Các món nhỏ có thể được tính thẳng vào chi phí theo lựa chọn safe harbor, thực hiện mỗi năm bằng một bản kê đính kèm tờ khai gốc nộp đúng hạn; xem tính vào chi phí hay vốn hóa các khoản mua nhỏ và khấu trừ thiết bị trong năm đầu. |
| Khoản chi tại nhà hàng | Bữa ăn có thể được khấu trừ một phần, khấu trừ toàn bộ theo một ngoại lệ, hoặc không được khấu trừ | Bữa ăn kinh doanh trong hầu hết trường hợp chỉ được khấu trừ một phần, có ngoại lệ như bữa ăn được coi là tiền lương của nhân viên, và chỉ khi mục đích cùng những người dùng bữa phù hợp với quy tắc. Dòng ngân hàng không cho biết ai có mặt hay vì sao. Xem khấu trừ bữa ăn kinh doanh. |
| Xăng, phí đậu xe, phí cầu đường hoặc tiền trả góp xe | Tùy phương pháp; phần gốc khoản vay mua xe không bao giờ là chi phí | Với phương pháp chi phí thực tế, bạn chia chi phí xe giữa mục đích kinh doanh và cá nhân, ví dụ theo số dặm. Phần gốc khoản vay không phải chi phí: giá trị chiếc xe được ghi khi mua, còn các lần trả nợ làm giảm dư nợ. Với mức dặm tiêu chuẩn (standard mileage rate), bạn không được khấu trừ riêng tiền xăng hoặc tiền thuê xe nhưng có thể cộng thêm phí đậu xe và phí cầu đường dùng cho kinh doanh. Xem mức dặm tiêu chuẩn hay chi phí xe thực tế. |
Mỗi tháng tôi cần xem lại gì, và trước khi nộp tờ khai thì sao?
Mỗi tháng, hãy đối chiếu từng tài khoản với sao kê và đọc lại những gì công cụ đã tự làm. Trước khi nộp tờ khai, hãy đối chiếu sổ sách với các chứng từ thuế của bạn và xem mọi mục có khoản bất thường. IRS cho biết khi nhận sao kê ngân hàng, sao kê, sổ séc và sổ sách của bạn phải khớp nhau. Số dư khớp chưa chứng minh các phân loại đúng; xem dữ liệu ngân hàng tự động không phải là đối chiếu.
Vị trí của cài đặt tự phân loại tùy phần mềm của bạn, nên hãy xem trang trợ giúp của phần mềm. Đừng đặt quy tắc cho bên nhận bán nhiều loại hàng, như cửa hàng lớn, sàn thương mại hoặc ứng dụng thanh toán; hãy xem từng dòng một. Một quy tắc có thể áp dụng cho mọi giao dịch khớp về sau, nên một quy tắc sai có thể lặp lại suốt năm.
Mỗi tháng:
- Đối chiếu mọi tài khoản ngân hàng và thẻ với sao kê của tài khoản đó.
- Đọc từng giao dịch mà công cụ tự phân loại, bắt đầu từ khoản lớn nhất, thay vì chấp nhận cả loạt cùng lúc.
- Kiểm tra các khoản chuyển tiền, phần gốc khoản vay và các khoản rút tiền hoặc phân phối cho chủ sở hữu; không khoản nào được nằm trong thu nhập hoặc chi phí. Tiền lãi vay là chi phí.
- Ghi mục đích kinh doanh cho bữa ăn, chi phí đi lại và chi phí xe, và ghi số dặm khi bạn còn nhớ.
- Xem lại mọi quy tắc bạn đã thêm hoặc thay đổi.
- Xử lý những giao dịch công cụ không xếp được; xem chi phí chưa phân loại trước mùa khai thuế.
Trước khi nộp tờ khai:
- So sánh thu nhập với Form 1099-K, Form 1099-NEC và báo cáo của các nền tảng. Hướng dẫn khai Schedule C yêu cầu kiểm tra mọi Form 1099 bạn nhận được cho thu nhập kinh doanh.
- Khớp tổng từng loại chi phí với dòng của tờ khai mà loại đó dẫn vào; xem hệ thống tài khoản kế toán cho Schedule C. Đọc kỹ mọi mục tăng đột biến.
- Đối chiếu từng khoản mua dùng được hơn một năm với chính sách vốn hóa của bạn và lựa chọn safe harbor cho khoản mua nhỏ (nếu có). Những khoản phải vốn hóa được ghi vào danh sách tài sản, không ghi vào vật tư; xem tính vào chi phí hay vốn hóa các khoản mua nhỏ.
- Xác nhận không còn khoản cá nhân hay khoản rút tiền của chủ sở hữu nào nằm trong chi phí.
- Hợp danh hoặc công ty: xác nhận tiền lương và các khoản thanh toán bảo đảm được khấu trừ nằm trong tài khoản chi phí, khoản rút tiền hoặc phân phối nằm trong vốn chủ sở hữu, các khoản vay cho hoặc từ chủ sở hữu nằm trong tài khoản khoản vay, và số dư đầu kỳ khớp với tờ khai năm trước. Xem ghi khoản rút tiền của chủ sở hữu và lợi nhuận giữ lại không khớp với tờ khai năm trước.
- Đưa cho người chuẩn bị thuế các sao kê, biên lai, nhật ký số dặm, danh sách tài sản và hồ sơ thay đổi của bạn.
Về quy trình hằng tháng đầy đủ, xem danh sách việc cần làm khi khóa sổ cuối tháng.
Nếu một phân loại sai lọt qua, tờ khai có thể gặp rủi ro gì?
Một phân loại sai làm thay đổi lợi nhuận mà tờ khai báo cáo, và khoản thuế bị khai thiếu có thể bị tiền phạt liên quan đến độ chính xác (accuracy-related penalty) bằng 20% số thuế nộp thiếu. IRS áp dụng khoản phạt này cho phần thuế nộp thiếu do thiếu cẩn trọng, bỏ qua quy định hoặc khai thiếu đáng kể (substantial understatement). Các ví dụ của IRS về hành vi có thể cho thấy sự thiếu cẩn trọng gồm bỏ sót thu nhập đã ghi trên Form 1099 và không kiểm tra một khoản khấu trừ hoặc tín thuế có vẻ quá tốt để là thật. Khai thiếu đáng kể là một điều kiện riêng, và cách xác định khác nhau giữa cá nhân và công ty; trang của IRS nêu cả hai.
Một lỗi phân loại ảnh hưởng thế nào:
- Khoản cá nhân, khoản rút tiền của chủ sở hữu và phần gốc khoản vay nằm trong chi phí làm giảm lợi nhuận, nên thuế bị khai thiếu.
- Thiết bị bị ghi vào vật tư nằm sai dòng và không có hồ sơ tài sản, còn khoản khấu trừ năm đầu có thể áp dụng (khấu hao bổ sung hoặc lựa chọn section 179) không được xin trên đúng biểu mẫu.
- Khoản hoàn tiền, chuyển tiền hoặc phí ghi sai chỗ làm sai doanh thu bán hàng, và thu nhập có thể không còn khớp với các Form 1099 mà IRS đang có.
- Trên tờ khai của hợp danh hoặc S corporation, một phân loại sai chuyển sang Schedule K-1 của từng chủ sở hữu (Form 1065, Form 1120-S).
- Chi phí thật còn nằm ở mục "chưa phân loại" hoặc bị ghi là cá nhân sẽ thiếu trong tờ khai, nên lợi nhuận bị khai cao hơn thực tế và thuế phải nộp nhiều hơn mức cần thiết.
IRS có thể giảm hoặc bỏ khoản phạt liên quan đến độ chính xác vì lý do chính đáng và thiện chí, và quyết định từng trường hợp theo sự việc cụ thể. Xem tiền phạt khi không lưu sổ sách kinh doanh và khi sai sót của nhân viên ghi sổ gây ra tiền phạt.
Gửi sao kê ngân hàng, mã số thuế và số tài khoản cho chatbot hoặc ứng dụng mới có an toàn không?
Chỉ chia sẻ những gì công việc cần, và tìm hiểu nhà cung cấp lưu trữ và sử dụng dữ liệu thế nào trước khi tải lên. Các trang của IRS và FTC được trích dẫn ở đây không đánh giá bất kỳ sản phẩm nào.
Hướng dẫn của FTC yêu cầu doanh nghiệp biết mình đang giữ thông tin cá nhân nào, chỉ giữ những gì cần, và chỉ dùng số An sinh Xã hội cho mục đích bắt buộc và hợp pháp. FTC cũng nói nên ghi yêu cầu về bảo mật bằng văn bản trong hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ, kiểm tra việc tuân thủ, và yêu cầu được thông báo khi có sự cố bảo mật. Danh sách dưới đây áp dụng các điểm đó cho việc tải dữ liệu lên. Nhà cung cấp dịch vụ cũng không gánh thay nghĩa vụ lưu hồ sơ của bạn: với các doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng, Revenue Procedure 98-25 nêu rằng việc nhờ bên thứ ba lưu giữ hoặc quản lý hồ sơ điện tử không miễn nghĩa vụ lưu hồ sơ cho người nộp thuế.
Kết nối trợ lý với tệp kế toán hoặc tài khoản ngân hàng của bạn, thay vì tải lên một bản sao, sẽ cho phép nó tiếp tục nhận dữ liệu mới. Hãy kiểm tra nó xin quyền truy cập gì và bạn chấm dứt kết nối bằng cách nào.
Trước khi tải lên:
- Xóa số tài khoản và mã số thuế (số An sinh Xã hội hoặc EIN). Ngày, bên nhận và số tiền thường là đủ để công cụ gợi ý phân loại; hãy bỏ các ghi chú chứa tên hoặc thông tin tài khoản.
- Tải lên bản sao. Giữ nguyên các sao kê gốc.
- Đọc điều khoản bằng văn bản của nhà cung cấp: họ lưu gì, trong bao lâu, có dùng dữ liệu tải lên vào việc khác không, bạn có xóa được không, và họ báo sự cố bảo mật thế nào. Hãy kiểm tra điều khoản của gói bạn thực sự đang dùng.
- Ghi lại bạn đã tải lên gì, khi nào và ở đâu, để bạn xử lý được nếu nhà cung cấp báo có sự cố.
Tôi nên lưu hồ sơ gì về những gì công cụ đã làm và những gì tôi đã sửa?
Hãy giữ tài liệu gốc, lịch sử thay đổi của chính công cụ và một ghi chú ngắn có ghi ngày cho mỗi lần xem lại. Quy trình của IRS về hồ sơ điện tử, Revenue Procedure 98-25, yêu cầu có tài liệu mô tả cách hồ sơ được tạo và thay đổi, các biện pháp kiểm soát ngăn việc thay đổi hoặc xóa trái phép, hệ thống tài khoản kế toán, và mọi thay đổi đối với các mục này kèm ngày. Quy trình này áp dụng cho doanh nghiệp có tài sản từ $10 triệu trở lên, và cho doanh nghiệp nhỏ hơn khi một phần thông tin mà luật yêu cầu chỉ tồn tại trong phần mềm.
Trong một cuộc kiểm tra thuế do bộ phận Small Business/Self-Employed thực hiện, IRS cho biết họ yêu cầu tệp sao lưu của phần mềm trong hầu hết trường hợp doanh nghiệp giữ sổ sách bằng phần mềm kế toán, dù có thể bỏ qua khi cuộc kiểm tra hẹp. IRS dùng tệp này để kiểm tra hồ sơ, và có thể xem dữ liệu được tạo hoặc thay đổi trong năm. Một tệp do bạn dựng lại cho IRS không đáp ứng yêu cầu đó.
Hãy giữ:
- Sao kê và biên lai ở dạng đã nhận, không phải bản đã chỉnh sửa.
- Mỗi danh sách gợi ý của chatbot mà bạn đã dùng, kèm ghi chú những gì bạn chấp nhận và những gì bạn thay đổi.
- Các quy tắc đang áp dụng, kèm ngày bạn thêm hoặc thay đổi.
- Lịch sử thay đổi của phần mềm trong năm, nếu phần mềm có lưu, và một bản sao lưu cuối năm.
- Một ghi chú có ghi ngày sau mỗi lần xem lại: bạn đã kiểm tra gì, chuyển gì và vì sao.
Sửa lỗi bằng các bút toán điều chỉnh có ghi ngày ngay trong tệp gốc. Đừng thay nó bằng một tệp mới làm cho IRS; IRS cho biết tệp nhập lại không đáp ứng yêu cầu của họ. Về thời gian lưu các hồ sơ này, xem thời gian lưu hồ sơ kinh doanh.
Khi nào nên thuê nhân viên ghi sổ hoặc CPA?
Khi một phân loại sai gây tốn kém và câu trả lời phụ thuộc vào những sự việc chỉ con người mới biết. Đây là những tình huống mà tự phân loại không đủ:
| Tình huống | Vì sao công cụ không đủ | Người xử lý quyết định gì |
|---|---|---|
| Năm đầu ghi sổ | Không có lựa chọn trước đó để làm theo; chi phí khởi nghiệp, thiết bị và tiền của chủ sở hữu đến cùng lúc | Hệ thống tài khoản kế toán, các bút toán mở đầu và ai duyệt các phân loại |
| Dùng lẫn cá nhân và kinh doanh | Dòng ngân hàng không cho biết khoản mua dành cho ai | Cách chia các chi phí dùng chung, và dọn lại các tháng trước |
| Nhiều pháp nhân, tài khoản hoặc thẻ | Cùng một bên nhận có thể thuộc về các pháp nhân khác nhau, và tiền chuyển qua lại giữa chúng | Pháp nhân nào chịu từng chi phí, và số dư giữa các pháp nhân |
| Tiền trả cho chủ sở hữu S corporation | Tiền lương và khoản phân phối cho chủ sở hữu có thể trông giống nhau trên dòng ngân hàng | Cách trả và ghi sổ cho chủ sở hữu; xem tiền lương của chủ sở hữu S corporation |
| Ghi sổ chậm, hoặc còn khoản lớn chưa phân loại | Phân loại chồng lên một đống việc tồn đọng có thể lặp lại chính những lỗi đó | Dọn sổ trước khi chạy bất kỳ tính năng tự phân loại nào |
Về việc ai được lập và ký tờ khai, xem nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA. Về việc tự ghi sổ hay thuê người, xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ. Về ứng dụng phù hợp với doanh nghiệp khai Schedule C, xem ứng dụng ghi sổ kế toán cho Schedule C.
Ví dụ
Các ví dụ này mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.
Phần gốc khoản vay và khoản rút tiền của chủ sở hữu nằm trong chi phí
Một chủ doanh nghiệp một chủ có US$80.000 chi phí để phần mềm tự ghi các gợi ý suốt năm. Khi xem lại, US$6.000 phần gốc khoản vay và US$3.000 khoản rút tiền của chủ sở hữu đang nằm trong chi phí. Chi phí thực là US$71.000, nên lợi nhuận bị khai thấp US$9.000. Cách sửa là chuyển cả hai khoản sang tài khoản khoản vay và tài khoản chủ sở hữu, đồng thời ghi một ghi chú có ngày về thay đổi này.
Thiết bị bị ghi vào vật tư
Một LLC có hai thành viên chấp nhận mọi gợi ý, kể cả một cỗ máy US$15.000 bị ghi vào vật tư. Một cỗ máy trên một hóa đơn vượt giới hạn safe harbor cho khoản mua nhỏ, nên đây là chi phí vốn hóa. Nó phải nằm trong danh sách tài sản. Sau đó người chuẩn bị thuế chọn khấu hao hoặc một lựa chọn phù hợp. Nếu để trong vật tư, chi phí nằm sai dòng, không có hồ sơ tài sản, và lỗi chuyển sang Schedule K-1 của cả hai thành viên hợp danh.
Sao kê có số tài khoản được gửi cho chatbot
Một nhà tư vấn xuất sao kê cả năm, kèm số tài khoản và mã số thuế, cho chatbot để phân loại. Trước khi tải lên: xóa số tài khoản và mã số thuế, hoặc chỉ gửi các cột ngày, bên nhận và số tiền; đọc điều khoản của nhà cung cấp về lưu trữ và xóa dữ liệu; giữ nguyên các sao kê gốc; và lưu danh sách gợi ý cùng ghi chú những gì đã được chấp nhận.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Năm đầu ghi sổ, dùng lẫn cá nhân và kinh doanh, nhiều pháp nhân hoặc thẻ, hoặc sắp đến hạn nộp tờ khai mà còn một khoản lớn chưa phân loại: đây là lúc cần một người thiết lập các phân loại, xác định việc xem xét cuối năm và quyết định có nên dọn sổ trước hay không. Xem dịch vụ ghi sổ kế toán.
- Hàng trăm dòng chưa phân loại: hãy bắt đầu với chi phí chưa phân loại trước mùa khai thuế, rồi nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán nếu sắp đến hạn nộp tờ khai.
- Chậm sổ nhiều tháng hoặc một năm: xem bắt kịp sổ sách quá hạn và dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng, rồi nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán.
- Tiền cá nhân và tiền kinh doanh bị trộn lẫn: xem sửa lỗi trộn lẫn tiền kinh doanh và tiền cá nhân, rồi nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán nếu sắp đến hạn nộp tờ khai.
- Chi phí kinh doanh trả bằng thẻ tín dụng cá nhân: xem chi phí kinh doanh trả bằng thẻ tín dụng cá nhân.
- S corporation trả tiền cho chủ sở hữu: xem tiền lương của chủ sở hữu S corporation và dịch vụ ghi sổ kế toán.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Chi phí đi lại, quà tặng và xe: mức chi phí mà dưới đó không cần biên lai (không gồm tiền lưu trú) Không cần chứng từ gốc khi chi phí, trừ tiền lưu trú, thấp hơn số tiền này; vẫn phải ghi lại số tiền, ngày, địa điểm và mục đích kinh doanh. Pub. 463, ấn bản 2025. | $75 | IRS: Publication 463, Chi phí đi lại, quà tặng và xe Đã kiểm tra |
| Mức phạt liên quan đến độ chính xác (accuracy-related penalty) Tỷ lệ số thuế nộp thiếu do bất cẩn, bỏ qua quy định hoặc khai thiếu đáng kể | 20% | IRS: Tiền phạt liên quan đến độ chính xác của tờ khai Đã kiểm tra |
| Ngưỡng tài sản mà từ mức đó thủ tục hồ sơ điện tử luôn được áp dụng Người nộp thuế có tài sản từ $10 triệu trở lên vào cuối năm thuế phải tuân theo Rev. Proc. 98-25; người nộp thuế nhỏ hơn cũng phải tuân theo nếu, chẳng hạn, một phần thông tin theo section 6001 chỉ nằm trong hồ sơ đọc được bằng máy (section 3.02). | $10 triệu | IRS: Revenue Procedure 98-25 (sổ sách và hồ sơ điện tử) Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ
- IRS: Lưu giữ hồ sơ
- IRS: Publication 463, Chi phí đi lại, quà tặng và xe
- IRS: Hướng dẫn khai Schedule C (Form 1040)
- IRS: Publication 334, Hướng dẫn về thuế cho doanh nghiệp nhỏ
- IRS: Quy định cuối cùng về tài sản hữu hình
- IRS: Tiền phạt liên quan đến độ chính xác của tờ khai
- IRS: Xóa tiền phạt vì lý do chính đáng
- IRS: Revenue Procedure 98-25 (sổ sách và hồ sơ điện tử)
- IRS: Hồ sơ từ phần mềm kế toán điện tử, các câu hỏi thường gặp
- IRS: Hướng dẫn khai Form 1040 và 1040-SR
- IRS: Hướng dẫn khai Form 1065
- IRS: Hướng dẫn khai Form 1120
- IRS: Hướng dẫn khai Form 1120-S
- 26 U.S.C. 262: Chi phí cá nhân, sinh hoạt và gia đình
- 26 CFR 1.6662-3: Thiếu cẩn trọng hoặc bỏ qua quy định
- FTC: Bảo vệ thông tin cá nhân, hướng dẫn dành cho doanh nghiệp
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.