Paiements de carte de crédit : virement et rapprochement

Un paiement de carte de crédit est-il une dépense?

Non. Chaque achat fait avec la carte est inscrit au moment de la charge, selon son objet : généralement une dépense, mais les stocks sont un actif jusqu'à leur vente, l'équipement est un actif sauf si une règle sur les petits achats permet de le passer en dépense (voyez passer en dépense ou capitaliser les petits achats), et les charges personnelles ne sont pas des coûts d'entreprise. Payer la facture de la carte déplace seulement de l'argent du compte bancaire vers le compte de la carte; c'est donc un virement. Inscrire à la fois les achats et le paiement comme dépenses compte deux fois la même dépense.

L'IRS n'exige pas d'écritures particulières. Il demande d'utiliser un système qui montre clairement les revenus et les dépenses, et voici les écritures habituelles pour une carte :

C'est ainsi que les livres l'inscrivent. L'année d'imposition où une charge est déduite est une question distincte, traitée à la fin.

Compter deux fois une dépense surévalue les dépenses et sous-évalue le bénéfice. Si cette erreur se rend jusqu'à une déclaration américaine, une pénalité liée à l'exactitude de 20 % de la partie de l'impôt payé en moins attribuable à la négligence ou à une sous-estimation importante peut s'appliquer.

Le cas d'une carte n'est pas simple lorsque son solde dans les livres ne concorde plus avec le relevé depuis plusieurs mois, qu'il y a plusieurs cartes, que des charges personnelles et d'entreprise partagent une carte ou que les livres sont en retard avant l'échéance d'une déclaration. Si l'une de ces situations est la vôtre, allez à Votre situation est différente? à la fin.

À rassembler avant de commencer :

• Tous les relevés de l'année, pour chaque carte, y compris les cartes fermées
• Les relevés bancaires qui montrent chaque paiement de carte
• Les reçus et les factures
• Tout relevé de récompenses et toute lettre de litige

Comment classer un paiement de carte de crédit?

Inscrivez-le comme un virement du compte chèques vers le compte de carte de crédit, pour le montant qui a quitté la banque. Un paiement n'a pas de catégorie de dépense.

1. Donnez à chaque carte son propre compte dans les livres, un compte de dette (passif). Un compte qui existe déjà garde son solde d'ouverture vérifié. Pour un nouveau compte, commencez au solde dû avant la première opération que vous saisissez, normalement le solde précédent du premier relevé que vous rapprochez. Ne commencez pas au nouveau solde de ce relevé tout en saisissant aussi ses opérations.
2. Lorsque le paiement apparaît dans le flux bancaire (le téléchargement automatique des opérations bancaires dans votre logiciel comptable) ou sur le relevé bancaire, inscrivez-le comme un virement vers ce compte de carte.
3. Le même paiement apparaît aussi sur la carte comme un paiement reçu. C'est l'autre moitié du même virement : associez-le, et n'ajoutez pas une deuxième écriture.
4. Saisissez le montant réellement payé. Un paiement minimum ou partiel reste un virement, et le montant impayé reste sur la carte comme dette.

Si la facture a été payée à partir d'un compte qui n'appartient pas à l'entreprise, ce n'est pas un virement du compte chèques : l'autre côté est de l'argent que le propriétaire a investi, un apport ou un prêt selon l'entité. Voyez démêler l'argent de l'entreprise et l'argent personnel.

Les intérêts du relevé ont été inscrits au moment de la facturation, et non au moment du paiement.

Pourquoi mes achats par carte apparaissent-ils en double?

La même dépense arrive dans les livres par plus d'une voie. Quatre causes sont courantes :

Deux indices aident à trouver la cause. Un solde de carte dans les livres qui grimpe chaque mois et reste très au-dessus du nouveau solde du relevé signifie souvent que les paiements n'ont pas été appliqués au compte de la carte : ils ont été inscrits comme dépenses, comme retrait du propriétaire, ou pas du tout. Un solde supérieur au relevé d'exactement une charge signifie souvent un doublon ou une charge non encore comptabilisée. Cherchez dans le compte de la carte les paires ayant la même date, le même bénéficiaire et le même montant, et vérifiez la catégorie de chaque ligne bancaire qui paie la carte.

Un flux connecté ne prouve pas que les livres sont exacts : voyez pourquoi un flux bancaire n'est pas un rapprochement. Si le flux s'est arrêté, voyez quand un flux bancaire cesse d'importer.

Comment rapprocher une carte de crédit de son relevé chaque mois?

Inscrivez une seule fois chaque ligne du relevé dans les livres, pour que le compte de la carte affiche le nouveau solde du relevé à la date de clôture, hormis les éléments de décalage indiqués. L'IRS demande de rapprocher le compte chèques chaque mois : comparez le relevé aux livres, saisissez ce que les livres ont manqué, corrigez les erreurs, puis confirmez que les soldes concordent. La carte fonctionne de la même façon.

1. Obtenez de l'émetteur de la carte le relevé de la période et conservez-le avec le rapprochement.
2. Vérifiez que le solde de départ du rapprochement (les charges et paiements déjà associés lors des mois précédents) égale le solde précédent du relevé. Les éléments de décalage reportés du mois dernier sont indiqués à part. Si le solde de départ diffère, une écriture d'une période close a probablement changé : voyez un solde de départ erroné.
3. Cochez chaque ligne du relevé dans les livres : achats, paiements, crédits, intérêts et frais. Chacune doit apparaître une seule fois.
4. Saisissez ce qui manque et supprimez les doublons.
5. Comparez le solde de la carte dans les livres à la date de clôture avec le nouveau solde du relevé. Ils doivent concorder, sauf pour les éléments de décalage : une charge datée avant la date de clôture mais comptabilisée après, ou un paiement que la carte n'a pas encore comptabilisé. Dressez-en la liste et vérifiez qu'ils se règlent au relevé suivant. Tout autre écart est une erreur : trouvez-la avant de continuer.
6. Enregistrez le relevé et marquez la période comme rapprochée.

S'il ne concorde pas, la taille de l'écart indique la cause :

Ne bouchez pas un écart inexpliqué avec une écriture d'ajustement : elle cache la cause, et l'écart revient le mois suivant. La clôture mensuelle autour de la carte est expliquée dans le guide des flux bancaires et du rapprochement.

Comment inscrire les intérêts de carte de crédit, les frais annuels et les frais de retard?

Saisissez les intérêts et chaque frais comme une ligne de dépense distincte, datée selon la facturation du relevé, le solde de la carte augmentant du même montant. Les omettre est une cause courante d'un solde de carte inférieur au relevé, avec un écart qui grandit chaque mois.

• Intérêts. La Publication 334 indique que vous pouvez généralement déduire les intérêts sur les dettes liées à votre entreprise, et qu'une dette est liée à l'entreprise lorsque vous utilisez l'argent pour une dépense d'entreprise. Si un prêt est en partie d'entreprise et en partie personnel, vous devez répartir les intérêts entre les deux. Le Topic 505 de l'IRS indique que les intérêts de carte de crédit sur des dépenses personnelles ne sont pas déductibles. Une limite peut s'appliquer à certains contribuables; la Publication 334 renvoie aux instructions du formulaire 8990.
• Frais annuels et autres frais. Inscrivez chacun dans une ligne de frais de carte. Le critère pour toute dépense d'entreprise est qu'elle soit ordinaire et nécessaire (Publication 334), qui mentionne les frais bancaires mais ne nomme pas les frais annuels de carte.
• Frais de retard. Inscrivez les frais de retard sur leur propre ligne, à part des intérêts. Savoir s'ils comptent comme intérêts dans la déclaration est une question fiscale que les publications de l'IRS citées ne tranchent pas; laissez donc leur classement à la fin de l'année.

Ai-je besoin de reçus si le relevé de la carte montre déjà la charge?

Généralement oui : conservez le reçu ou la facture. Un relevé montre que vous avez payé, pas pourquoi. Pour une carte de crédit, la Publication 583 indique que le relevé peut prouver le paiement s'il montre le montant facturé, le nom du bénéficiaire et la date de l'opération. Elle ajoute que la preuve de paiement ne suffit pas à elle seule à établir une déduction : conservez les bordereaux de vente et les factures qui montrent que vous avez engagé le coût et qu'il visait l'entreprise.

Enregistrez chaque reçu avec son opération de carte au moment où la charge est comptabilisée. Les frais de voyage, de cadeaux et de véhicule ont des règles de preuve plus strictes. Si les reçus sont déjà perdus, ou si le coût est de ce genre, voyez reçus perdus pour des dépenses d'entreprise.

Comment rapprocher une carte de crédit en cas de litige de facturation ou de relevé manquant?

Gardez une charge contestée dans les livres telle que le relevé la montre jusqu'à ce que l'émetteur comptabilise un crédit, pour que la carte concorde toujours. Un achat d'entreprise véritable garde son compte. Une charge non autorisée ou en double n'est pas un coût d'entreprise : conservez-la dans un compte distinct d'éléments contestés, et non en dépense, jusqu'à sa résolution. Inscrivez le crédit dans le compte qui porte le montant. Un crédit temporaire s'inscrit de la même façon et s'annule si l'émetteur le reprend. Supprimer la charge trop tôt rompt la concordance avec le relevé. Notez avec le rapprochement la date du litige, le montant, le commerçant et le numéro de référence de l'émetteur.

Les règles de litige dépendent de la carte :

• Cartes de consommation. Selon la Regulation Z, un avis écrit d'erreur de facturation (le règlement en dresse la liste : par exemple une charge non autorisée, un montant erroné ou des biens non livrés comme convenu) doit parvenir à l'émetteur, à l'adresse prévue pour les erreurs de facturation sur le relevé, dans les 60 jours suivant le premier relevé qui montre l'erreur. L'émetteur en accuse réception dans les 30 jours et la règle dans les 2 cycles de facturation, au plus tard dans les 90 jours. Le relevé peut continuer à afficher l'élément tout en indiquant que son paiement n'est pas exigé. Un litige sur la qualité avec un commerçant suit une autre règle (article 1026.12(c)).
• Cartes d'entreprise. Le crédit consenti principalement à des fins commerciales, ou à toute personne autre qu'une personne physique, comme une société ou une LLC, est hors du champ de la Regulation Z, y compris les règles sur les erreurs de facturation; ces droits ne viennent donc pas du règlement. La convention de la carte fixe le délai et la marche à suivre. Lisez-la et contestez rapidement. L'utilisation non autorisée fait exception : la limite de responsabilité du titulaire prévue par le règlement s'applique aussi aux cartes d'entreprise (interprétation officielle, commentaire 3-1), bien qu'une organisation qui détient 10 cartes ou plus du même émetteur puisse convenir autrement avec lui.
• Une carte personnelle avec des charges d'entreprise. C'est le type de carte qui décide, et non la charge. L'interprétation officielle de la Regulation Z, commentaire 3(a)-2, indique qu'une carte à usage de consommation garde ses droits en cas d'erreur de facturation même pour des charges d'entreprise occasionnelles, et qu'une carte à usage commercial ne les a pas pour des charges personnelles occasionnelles. Demandez à l'émetteur de quel type est votre carte.

Si un litige est encore ouvert à la fin de l'année, faites examiner par un CPA la façon dont la charge est portée avant la clôture des livres.

Pour un relevé manquant, obtenez-en une copie de l'émetteur avant de rapprocher. Rapprochez avec le relevé de l'émetteur, et non avec le flux. Si les relevés de certains mois ne peuvent pas être obtenus, le solde doit être reconstitué à partir d'autres registres : voyez reconstituer les livres à partir des relevés bancaires.

Les récompenses ou la remise en argent d'une carte de crédit comptent-elles comme revenu?

La question n'est pas réglée. Les publications et avis de l'IRS cités plus bas ne disent pas comment traiter la remise en argent ou les points d'une carte d'entreprise, et la réponse peut dépendre du programme. Voici ce qu'ils disent :

• L'IRS ne réclamera pas de revenu non déclaré pour les milles de fidélisation et autres avantages promotionnels en nature gagnés lors de voyages d'affaires, mais cet allègement exclut les avantages convertis en argent (Announcement 2002-18). Il ne mentionne pas la remise en argent d'une carte.
• D'autres documents de l'IRS traitent certains rabais comme une réduction de ce que vous avez payé plutôt que comme un revenu : un rabais en argent du concessionnaire ou du fabricant d'un article que vous achetez (Publication 17) et, dans une décision privée sur laquelle seuls les contribuables qui l'ont demandée peuvent s'appuyer, un rabais sur des achats par carte de crédit dans le cadre d'un programme. Ni l'un ni l'autre ne règle la question de la remise en argent d'une carte d'entreprise.

Dans les livres, inscrivez la remise en argent dans son propre compte de récompenses au moment où l'émetteur la crédite, que ce soit comme crédit au relevé (le solde de la carte diminue) ou comme dépôt. Ainsi, elle reste hors des lignes de dépenses, la carte reste conforme au relevé et un CPA peut décider du traitement à la fin de l'année. Conservez les relevés de récompenses.

Que faire si des charges d'entreprise et personnelles partagent une carte, ou si j'ai plusieurs cartes?

Les charges personnelles ne sont pas des dépenses d'entreprise; elles doivent donc être séparées, et chaque carte a son propre compte et son propre rapprochement mensuel. L'IRS demande de garder un compte chèques d'entreprise distinct d'un compte personnel et de tenir un ensemble de registres complet et distinct pour chaque entreprise. Le même raisonnement vaut pour les cartes.

• Charges personnelles sur une carte d'entreprise. Ne les laissez pas dans les dépenses. La façon de les inscrire dépend de l'entité : retrait du propriétaire, distribution, prêt ou rémunération. Voyez inscrire les retraits du propriétaire, charges personnelles sur les cartes de l'entreprise et démêler l'argent de l'entreprise et l'argent personnel.
• Intérêts d'une carte mixte. Ils doivent être répartis entre l'usage d'entreprise et l'usage personnel (voyez la section sur les intérêts plus haut). Conservez les relevés : la répartition suit l'utilisation de l'argent, et un CPA devrait l'établir.
• Coûts d'entreprise sur une carte personnelle. Voyez dépenses d'entreprise sur une carte de crédit personnelle.
• Plusieurs cartes. Rapprochez chacune avec son propre relevé, y compris une carte que vous avez fermée, jusqu'à ce que son solde soit nul. Les cartes émises aux employés sous un même compte sont rapprochées avec le relevé de ce compte.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs et utilisent des dollars américains.

Une LLC de design paie la facture de la carte

Une LLC de design d'Austin porte à sa carte 4 000 $ US de logiciels, de publicité et de fournitures pendant le mois et inscrit chaque achat comme dépense. Elle paie ensuite la facture de 4 000 $ US de la carte à partir du compte chèques. Le paiement est inscrit comme un virement : le compte chèques diminue de 4 000 $ US et le solde de la carte diminue de 4 000 $ US. Les dépenses restent à 4 000 $ US, et non à 8 000 $ US.

Les deux flux sont connectés

Un propriétaire connecte la banque et la carte. Le flux de la carte importe 6 000 $ US d'achats, chacun correctement classé. Le flux bancaire importe le paiement de 6 000 $ US à la carte, et le propriétaire le classe comme frais de bureau. Les dépenses affichent 12 000 $ US pour 6 000 $ US de dépenses réelles, et le paiement n'atteint jamais le compte de la carte; le solde de la carte dans les livres reste donc 6 000 $ US au-dessus du relevé. Changer la ligne bancaire en virement vers le compte de la carte règle les deux problèmes.

Le solde est inexact de 450 $ US

Un relevé affiche un nouveau solde de 2 350 $ US, et les livres affichent 1 900 $ US. L'écart est de 450 $ US : des intérêts de 150 $ US pour chacun de deux mois et des frais annuels de 150 $ US, tous non saisis. Ajouter les trois lignes comme dépenses fait monter le solde de la carte à 2 350 $ US, et la carte est rapprochée.

Votre situation est différente?

• La carte ne concorde plus avec ses relevés depuis plusieurs mois, des relevés manquent, ou une déclaration est à produire et les livres sont en retard : la question est de savoir si une remise à niveau est nécessaire et comment chaque mois sera clos à partir de maintenant. Voyez rattraper des livres en retard, dépenses non classées avant la période des impôts et la liste de vérification du nettoyage des livres, et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous avez plusieurs cartes, ou des charges personnelles et d'entreprise sont mélangées : les démêler suppose un jugement sur chaque charge et chaque entité. Commencez par le guide des fonds mélangés et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Des charges ont été faites à la fin de décembre et payées en janvier : l'année d'imposition où une entreprise qui utilise la méthode de caisse les déduit est une question de calendrier fiscal que ce guide ne tranche pas. Demandez à un CPA, qui peut répondre selon votre méthode comptable, avant de vous fier à l'une ou l'autre date.
• Votre société ou société de personnes a payé des charges personnelles d'un propriétaire : l'écriture dépend de l'entité. Voyez société de type S qui paie des dépenses personnelles ou société de type C qui paie des dépenses de propriétaire.
• Vos clients vous paient par carte : les dépôts, les frais et les pourboires sont un autre problème. Voyez rapprocher les ventes et les versements, les pourboires par carte et inscrire les remboursements.