תשלומי כרטיס אשראי בספרים: רישום כהעברה והתאמה

האם תשלום של כרטיס אשראי הוא הוצאה?

לא. כל רכישה בכרטיס נרשמת כשהיא מחויבת, לפי מה שנרכש: בדרך כלל הוצאה, אבל מלאי הוא נכס עד שהוא נמכר, וציוד הוא נכס אלא אם כלל של רכישות קטנות מאפשר לנכות אותו כהוצאה (ראו הוצאה או הוון של רכישות קטנות), וחיובים אישיים אינם עלויות עסקיות. תשלום חשבון הכרטיס רק מעביר מזומן מחשבון הבנק לחשבון הכרטיס, ולכן הוא העברה. רישום הרכישות וגם התשלום כהוצאות סופר את אותה הוצאה פעמיים.

IRS אינו מחייב רישומים מסוימים. הוא קובע להשתמש במערכת שמראה בבירור הכנסות והוצאות, ואלה הרישומים הרגילים לכרטיס:

כך הספרים רושמים זאת. באיזו שנת מס מנכים חיוב היא שאלה נפרדת, שמטופלת בסוף.

ספירת הוצאות פעמיים מנפחת הוצאות ומקטינה רווח. אם זה מגיע לדוח, ייתכן שיחול קנס על אי-דיוק בשיעור ⁦20%⁩ מהחלק בחוב המס שנובע מרשלנות או מהצהרת חסר מהותית.

מקרה של כרטיס אינו פשוט כשהיתרה בספרים לא התאימה לדף החשבון כמה חודשים, יש כמה כרטיסים, חיובים אישיים ועסקיים חולקים כרטיס, או שהספרים מפגרים לפני מועד הדוח. אם אחד מאלה מתאים לכם, עברו אל המצב שלכם שונה? בסוף.

מה לאסוף לפני שמתחילים:

• כל דפי החשבון של השנה, לכל כרטיס, כולל כרטיסים שנסגרו
• דפי חשבון הבנק שמראים כל תשלום לכרטיס
• קבלות וחשבוניות
• כל דף הטבות וכל מכתב מחלוקת

איך מסווגים תשלום של כרטיס אשראי?

רשמו אותו כהעברה מחשבון העו״ש לחשבון כרטיס האשראי, בסכום שיצא מהבנק. לתשלום אין קטגוריית הוצאה.

1. פתחו לכל כרטיס חשבון משלו בספרים, חשבון חוב (התחייבות). חשבון שכבר קיים שומר על יתרת הפתיחה שנבדקה. בחשבון חדש, התחילו מהיתרה שחייבים לפני התנועה הראשונה שאתם מזינים, בדרך כלל היתרה הקודמת בדף החשבון הראשון שאתם מתאימים. אל תתחילו מהיתרה החדשה של אותו דף ובנוסף תזינו את התנועות שלו.
2. כשהתשלום מופיע בהזנת הבנק (ההורדה האוטומטית של תנועות הבנק לתוכנת הנהלת החשבונות) או בדף חשבון הבנק, רשמו אותו כהעברה לחשבון הכרטיס.
3. אותו תשלום מופיע גם בכרטיס כתשלום שהתקבל. זה החצי השני של אותה העברה: התאימו אותו ואל תוסיפו רישום שני.
4. הזינו את הסכום ששולם בפועל. תשלום מינימלי או חלקי הוא עדיין העברה, והסכום שלא שולם נשאר בכרטיס כחוב.

אם החשבון שולם מחשבון שאינו של העסק, זו אינה העברה מחשבון העו״ש: הצד השני הוא כסף שהבעלים הכניס, הפקדת הון או הלוואה, בהתאם לסוג הגוף. ראו הפרדה בין כספי העסק לכספים אישיים.

הריבית בדף החשבון נרשמה כשחויבה, לא כשהיא משולמת.

למה הרכישות בכרטיס מופיעות פעמיים?

אותה הוצאה מגיעה לספרים ביותר מדרך אחת. ארבע סיבות נפוצות:

שני סימנים עוזרים למצוא את הסיבה. יתרת כרטיס בספרים שעולה בכל חודש ונמצאת הרבה מעל היתרה החדשה בדף החשבון מעידה לעיתים קרובות שתשלומים לא יושמו בחשבון הכרטיס: נרשמו כהוצאות, כמשיכת בעלים, או לא נרשמו בכלל. יתרה מעל דף החשבון בדיוק בחיוב אחד מעידה לעיתים קרובות על כפילות או על חיוב שעדיין לא נרשם בכרטיס. חפשו בחשבון הכרטיס זוגות עם אותו תאריך, אותו מקבל תשלום ואותו סכום, ובדקו את הקטגוריה של כל שורת בנק ששילמה את הכרטיס.

הזנה מחוברת אינה מוכיחה שהספרים נכונים: ראו למה הזנת בנק אינה התאמה. אם ההזנה הפסיקה, ראו כשהזנת בנק מפסיקה לייבא.

איך מתאימים כרטיס אשראי לדף החשבון בכל חודש?

הכניסו כל שורה בדף החשבון לספרים פעם אחת, כך שחשבון הכרטיס יציג את היתרה החדשה של הדף בתאריך הסגירה, מלבד פריטי תזמון שמפורטים. IRS קובע להתאים את חשבון העו״ש מדי חודש: להשוות את הדף לספרים, להזין מה שהספרים החמיצו, לתקן טעויות, ואז לאשר שהיתרות מתאימות. הכרטיס פועל באותה דרך.

1. קבלו מהמנפיק את דף החשבון לתקופה ושמרו אותו יחד עם ההתאמה.
2. ודאו שיתרת הפתיחה של ההתאמה (החיובים והתשלומים שכבר הותאמו בחודשים קודמים) שווה ליתרה הקודמת בדף החשבון. פריטי תזמון שהועברו מהחודש שעבר מפורטים בנפרד. אם יתרת הפתיחה שונה, בדרך כלל השתנה רישום בתקופה סגורה: ראו יתרת פתיחה שגויה.
3. סמנו כל שורה בדף החשבון מול הספרים: רכישות, תשלומים, זיכויים, ריבית ועמלות. כל אחת צריכה להופיע פעם אחת.
4. הזינו מה שחסר והסירו כפילויות.
5. השוו את יתרת הכרטיס בספרים בתאריך הסגירה ליתרה החדשה בדף החשבון. הן צריכות להתאים, מלבד פריטי תזמון: חיוב בתאריך שלפני הסגירה שנרשם אחריה, או תשלום שהכרטיס עדיין לא רשם. רשמו אותם ובדקו שהם נסגרים בדף הבא. כל הבדל אחר הוא טעות: מצאו אותה לפני שממשיכים.
6. שמרו את דף החשבון וסמנו את התקופה כמותאמת.

אם אין התאמה, גודל ההפרש מצביע על הסיבה:

אל תסתמו פער לא מוסבר ברישום תיאום: הוא מסתיר את הסיבה, וההפרש חוזר בחודש הבא. הסגירה החודשית סביב הכרטיס מוסברת במדריך הזנות בנק והתאמות.

איך רושמים ריבית בכרטיס אשראי, דמי כרטיס שנתיים ודמי איחור?

הזינו ריבית וכל עמלה כשורת הוצאה נפרדת, בתאריך שבו דף החשבון מחייב אותה, כשיתרת הכרטיס עולה באותו סכום. אי הזנתן היא סיבה נפוצה לכך שיתרת כרטיס נמוכה מדף החשבון והפער גדל מדי חודש.

• ריבית. פרסום 334 קובע שבדרך כלל אפשר לנכות ריבית על חובות הקשורים לעסק, וחוב קשור לעסק כשמשתמשים בכסף להוצאה עסקית. אם הלוואה היא חלקית עסקית וחלקית אישית, חובה לחלק את הריבית ביניהן. IRS: נושא 505 מונה ריבית בכרטיס אשראי על הוצאות אישיות כבלתי ניתנת לניכוי. מגבלה עשויה לחול על נישומים מסוימים; פרסום 334 מפנה להוראות טופס 8990.
• דמי כרטיס שנתיים ועמלות אחרות. רשמו כל אחת בשורת עמלות כרטיס. המבחן לכל הוצאה עסקית הוא שהיא רגילה והכרחית (פרסום 334), שמונה עמלות בנק אך אינו מזכיר דמי כרטיס שנתיים.
• דמי איחור. רשמו דמי איחור בשורה נפרדת, מחוץ לריבית. השאלה אם הם נחשבים ריבית בדוח היא שאלת מס שפרסומי IRS שצוטטו אינם מכריעים בה, ולכן השאירו את הסיווג שלהם לסוף השנה.

האם צריך קבלות אם דף חשבון הכרטיס כבר מראה את החיוב?

בדרך כלל כן: שמרו את הקבלה או החשבונית. הדף מראה שהתשלום בוצע, לא על מה. לגבי כרטיס אשראי, פרסום 583 קובע שהדף יכול להוכיח תשלום אם הוא מציג את הסכום שחויב, את שם מקבל התשלום ואת תאריך העסקה. הוא מוסיף שהוכחת תשלום לבדה אינה מבססת ניכוי: שמרו שוברי מכירה וחשבוניות שמראים שהעלות נוצרה אצלכם ושהיא הייתה לצורכי העסק.

שמרו כל קבלה בעסקת הכרטיס שלה כשהחיוב נרשם. להוצאות נסיעה, מתנות ורכב יש כללי הוכחה מחמירים יותר. אם הקבלות כבר אבדו, או שההוצאה היא מאחד הסוגים האלה, ראו קבלות אבודות להוצאות עסקיות.

איך מתאימים כרטיס אשראי כשיש מחלוקת על חיוב או דף חשבון חסר?

השאירו חיוב שנוי במחלוקת בספרים כפי שהדף מציג אותו עד שהמנפיק רושם זיכוי, כך שהכרטיס עדיין מתאים. רכישה עסקית אמיתית נשארת בחשבון שלה. חיוב לא מורשה או כפול אינו עלות עסקית: החזיקו אותו בחשבון נפרד של פריטים שנויים במחלוקת, ולא כהוצאה, עד שהעניין נפתר. רשמו את הזיכוי בחשבון שנושא את הסכום. זיכוי זמני נרשם באותה דרך ומבוטל אם המנפיק לוקח אותו בחזרה. מחיקת החיוב מוקדם מדי שוברת את ההתאמה לדף החשבון. רשמו עם ההתאמה את תאריך המחלוקת, הסכום, בית העסק והאסמכתה של המנפיק.

כללי המחלוקת תלויים בכרטיס:

• כרטיסים צרכניים. לפי Regulation Z, הודעה בכתב על טעות חיוב (התקנה מפרטת אותן: למשל חיוב לא מורשה, סכום שגוי או סחורה שלא נמסרה כמוסכם) חייבת להגיע למנפיק, בכתובת לטעויות חיוב שבדף החשבון, תוך 60 ימים מהדף הראשון שמציג את הטעות. המנפיק מאשר קבלה תוך 30 ימים ופותר תוך 2 מחזורי חיוב, ולא יאוחר מ-⁠90 ימים. הדף רשאי להמשיך להציג את הפריט תוך ציון שאין חובה לשלם אותו. מחלוקת על איכות מול סוחר כפופה לכלל נפרד (סעיף ⁦1026.12(c)⁩).
• כרטיסים עסקיים. אשראי שניתן בעיקר למטרה עסקית, או לגורם שאינו אדם טבעי כמו חברה או חברה בערבון מוגבל (LLC), אינו בגדר Regulation Z, כולל כללי טעויות החיוב, ולכן הזכויות האלה אינן נובעות מהתקנה. הסכם הכרטיס קובע את המועד ואת התהליך. קראו אותו, והגישו מחלוקת מיד. שימוש לא מורשה הוא היוצא מן הכלל: ההגבלה על אחריות בעל כרטיס בתקנה חלה גם על כרטיסים עסקיים (הפרשנות הרשמית, הערה ⁦3-1⁩), אם כי ארגון עם 10 כרטיסים או יותר מאותו מנפיק יכול להסכים אחרת עם המנפיק.
• כרטיס אישי עם חיובים עסקיים. סוג הכרטיס קובע, לא החיוב. הפרשנות הרשמית ל-⁠Regulation Z, הערה ⁦3(a)-2⁩, קובעת שכרטיס למטרה צרכנית שומר על זכויות טעות החיוב גם בחיובים עסקיים מזדמנים, וכרטיס למטרה עסקית אינו מקבל אותן בגלל חיובים אישיים מזדמנים. שאלו את המנפיק איזה סוג כרטיס יש לכם.

אם מחלוקת עדיין פתוחה בסוף השנה, בקשו מ-⁠CPA לבדוק איך החיוב נרשם לפני סגירת הספרים.

לדף חשבון חסר, קבלו עותק מהמנפיק לפני ההתאמה. התאימו לדף החשבון של המנפיק, לא להזנה. אם אי אפשר להשיג דפי חשבון לכמה חודשים, צריך לבנות מחדש את היתרה מרישומים אחרים: ראו בנייה מחדש של ספרים מדפי חשבון בנק.

האם הטבות כרטיס אשראי או החזר כספי (cash back) נחשבים הכנסה?

זה עניין לא מוכרע. פרסומי IRS וההודעות שצוטטו בהמשך אינם אומרים איך מטפלים בהחזר כספי או בנקודות בכרטיס עסקי, והתשובה עשויה להיות תלויה בתוכנית. מה שהם כן אומרים:

• IRS לא יטען להכנסה שלא דווחה בגין מיילים של מועדון נוסעים מתמידים והטבות קידום מכירות אחרות בעין שנצברו בנסיעות עסקיות, אבל ההקלה הזאת אינה חלה על הטבות שהומרו למזומן (Announcement 2002-18). היא אינה מזכירה החזר כספי בכרטיס.
• חומרים אחרים של IRS מתייחסים להחזרים מסוימים כהפחתה במה ששילמתם ולא כהכנסה: החזר במזומן מהסוחר או מהיצרן של פריט שקניתם (פרסום 17), ובהחלטת מיסוי פרטית אחת, שרק הנישומים שביקשו אותה רשאים להסתמך עליה, החזר על רכישות בכרטיס אשראי במסגרת תוכנית אחת. אף אחד מהם אינו מכריע בעניין החזר כספי בכרטיס עסקי.

בספרים, רשמו החזר כספי בחשבון הטבות נפרד כשהמנפיק מזכה אותו, בין כזיכוי בדף החשבון (יתרת הכרטיס יורדת) ובין כהפקדה. כך הוא נשאר מחוץ לשורות ההוצאות, הכרטיס נשאר מותאם לדף החשבון, ו-⁠CPA יכול להחליט על הטיפול בסוף השנה. שמרו את דפי ההטבות.

מה אם חיובים עסקיים ואישיים חולקים כרטיס אחד, או שיש לי כמה כרטיסים?

חיובים אישיים אינם הוצאות עסקיות, ולכן צריך להפריד אותם, וכל כרטיס מקבל חשבון משלו והתאמה חודשית משלו. IRS קובע לשמור חשבון עו״ש עסקי נפרד מחשבון אישי ולשמור סט רישומים מלא ונפרד לכל עסק. אותו היגיון חל על כרטיסים.

• חיובים אישיים בכרטיס עסקי. אל תשאירו אותם בהוצאות. איך הם נרשמים תלוי בסוג הגוף: משיכת בעלים, חלוקה, הלוואה או שכר. ראו רישום משיכות בעלים, חיובים אישיים בכרטיסי חברה והפרדה בין כספי העסק לכספים אישיים.
• ריבית בכרטיס מעורב. היא חייבת להתחלק בין שימוש עסקי לאישי (ראו את הסעיף על ריבית למעלה). שמרו את דפי החשבון: החלוקה נקבעת לפי השימוש בכסף, ו-⁠CPA צריך לחשב אותה.
• עלויות עסקיות בכרטיס אישי. ראו הוצאות עסקיות בכרטיס אשראי אישי.
• כמה כרטיסים. התאימו כל אחד לדף החשבון שלו, כולל כרטיס שסגרתם, עד שיתרתו אפס. כרטיסים שהונפקו לעובדים תחת חשבון אחד מותאמים לדף החשבון של אותו חשבון.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה ובדולרים אמריקאיים.

חברת עיצוב משלמת את חשבון הכרטיס

חברה בערבון מוגבל (LLC) לעיצוב באוסטין מחייבת בכרטיס ⁦US$4,000⁩ של תוכנה, פרסום וחומרים במהלך החודש ורושמת כל חיוב כהוצאה. לאחר מכן היא משלמת את חשבון הכרטיס בסך ⁦US$4,000⁩ מחשבון העו״ש. התשלום נרשם כהעברה: חשבון העו״ש יורד ב-⁦US$4,000⁩ ויתרת הכרטיס יורדת ב-⁦US$4,000⁩. ההוצאות נשארות ⁦US$4,000⁩, לא ⁦US$8,000⁩.

שתי ההזנות מחוברות

בעלים מחבר גם את הבנק וגם את הכרטיס. הזנת הכרטיס מביאה רכישות בסך ⁦US$6,000⁩, כל אחת מסווגת נכון. הזנת הבנק מביאה את התשלום לכרטיס בסך ⁦US$6,000⁩, והבעלים מסווג אותו כהוצאות משרד. ההוצאות מוצגות כ-⁦US$12,000⁩ על הוצאה של ⁦US$6,000⁩, והתשלום אף פעם לא מגיע לחשבון הכרטיס, ולכן יתרת הכרטיס בספרים נשארת גבוהה ב-⁦US$6,000⁩ מדף החשבון. שינוי שורת הבנק להעברה לחשבון הכרטיס פותר את שתי הבעיות.

היתרה שגויה ב-⁠⁦US$450⁩

דף חשבון מציג יתרה חדשה של ⁦US$2,350⁩, והספרים מציגים ⁦US$1,900⁩. ההפרש הוא ⁦US$450⁩: ריבית של ⁦US$150⁩ לכל אחד משני חודשים, ודמי כרטיס שנתיים של ⁦US$150⁩, ואף אחד מהם לא הוזן. הוספת שלוש השורות כהוצאות מעלה את יתרת הכרטיס ל-⁦US$2,350⁩, והכרטיס מותאם.

המצב שלכם שונה?

• הכרטיס לא התאים לדפי החשבון כמה חודשים, דפי חשבון חסרים, או שמועד דוח מתקרב והספרים מפגרים: השאלה היא אם נדרשת השלמת הנהלת חשבונות, ואיך כל חודש נסגר מכאן והלאה. ראו השלמת ספרים באיחור, הוצאות לא מסווגות לפני מועד הדוח ואת רשימת הבדיקה לניקוי הנהלת חשבונות, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• יש לכם כמה כרטיסים, או שחיובים אישיים ועסקיים מעורבבים: ההפרדה ביניהם היא שיקול דעת לגבי כל חיוב וכל גוף. התחילו במדריך הכספים המעורבבים וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• חיובים נעשו בסוף דצמבר ושולמו בינואר: באיזו שנת מס עסק בשיטת מזומן מנכה אותם היא שאלת תזמון מס שהמדריך הזה אינו מכריע. שאלו CPA, שיכול לענות לפי שיטת הנהלת החשבונות שלכם, לפני שאתם מסתמכים על אחד התאריכים.
• החברה או השותפות שלכם שילמו חיובים אישיים של בעלים: הרישום תלוי בסוג הגוף. ראו חברת S ששילמה הוצאות אישיות או חברת C ששילמה הוצאות של בעלים.
• הלקוחות שלכם משלמים לכם בכרטיס: הפקדות, עמלות וטיפים הם עניין אחר. ראו התאמת מכירות והפקדות, טיפים בכרטיס ורישום החזרים.