Kreditkartenzahlungen als Umbuchung erfassen und abstimmen

Ist eine Kreditkartenzahlung eine Ausgabe?

Nein. Jeder Einkauf mit der Karte wird bei der Belastung gebucht, und zwar auf das, wofür er war: meist eine Ausgabe, aber Waren sind bis zum Verkauf ein Vermögenswert, und Anlagen sind ein Vermögenswert, wenn nicht eine Regel für Kleinanschaffungen den sofortigen Abzug erlaubt (siehe Kleinanschaffungen als Ausgabe oder Anlage buchen); private Belastungen sind keine Geschäftskosten. Die Zahlung der Kartenrechnung bewegt nur Geld vom Bankkonto auf das Kartenkonto, ist also eine Umbuchung. Wer sowohl die Einkäufe als auch die Zahlung als Ausgaben bucht, zählt dieselben Ausgaben doppelt.

Der IRS schreibt keine bestimmten Buchungen vor. Er verlangt ein System, das Einnahmen und Ausgaben klar zeigt, und dies sind die üblichen Buchungen für eine Karte:

So bildet die Buchhaltung es ab. In welchem Steuerjahr eine Belastung abgezogen wird, ist eine getrennte Frage, die am Ende behandelt wird.

Doppelt gezählte Ausgaben überhöhen die Aufwendungen und senken den Gewinn. Wirkt sich das auf eine Erklärung aus, kann ein genauigkeitsbezogener Strafzuschlag von 20 % auf den Teil der Steuernachzahlung anfallen, der auf Fahrlässigkeit oder eine wesentliche Unterbewertung zurückgeht.

Ein Kartenfall ist nicht einfach, wenn der Saldo in der Buchhaltung seit mehreren Monaten nicht mit der Abrechnung übereinstimmt, es mehrere Karten gibt, private und geschäftliche Belastungen auf einer Karte liegen oder die Buchhaltung vor Fälligkeit einer Erklärung im Rückstand ist. Trifft eines davon zu, gehen Sie zu Anders in Ihrem Fall? am Ende.

Halten Sie vor Beginn bereit:

• Jede Abrechnung des Jahres für jede Karte, auch für geschlossene
• Die Kontoauszüge, die jede Kartenzahlung zeigen
• Belege und Rechnungen
• Jede Prämienabrechnung und jedes Reklamationsschreiben

Wie kategorisiere ich eine Kreditkartenzahlung?

Buchen Sie sie als Umbuchung vom Girokonto auf das Kreditkartenkonto, in Höhe des Betrags, der die Bank verlassen hat. Eine Zahlung hat keine Ausgabenkategorie.

1. Geben Sie jeder Karte ein eigenes Konto in der Buchhaltung, ein Schuldenkonto (Verbindlichkeitskonto). Ein bereits vorhandenes Konto behält seinen geprüften Anfangssaldo. Bei einem neuen beginnen Sie mit dem geschuldeten Saldo vor der ersten Transaktion, die Sie erfassen, normalerweise dem Vorsaldo der ersten Abrechnung, die Sie abstimmen. Beginnen Sie nicht mit dem neuen Saldo dieser Abrechnung und erfassen zusätzlich deren Umsätze.
2. Wenn die Zahlung im Bankfeed (dem automatischen Download von Banktransaktionen in Ihre Buchhaltungssoftware) oder auf dem Kontoauszug erscheint, buchen Sie sie als Umbuchung auf dieses Kartenkonto.
3. Dieselbe Zahlung erscheint auch auf der Karte als erhaltene Zahlung. Das ist die andere Hälfte derselben Umbuchung: Ordnen Sie sie zu und fügen Sie keine zweite Buchung hinzu.
4. Erfassen Sie den tatsächlich gezahlten Betrag. Eine Mindest- oder Teilzahlung ist ebenfalls eine Umbuchung, und der nicht gezahlte Betrag bleibt als Schuld auf der Karte.

Wurde die Rechnung von einem Konto bezahlt, das nicht dem Unternehmen gehört, ist es keine Umbuchung vom Girokonto: Die Gegenseite ist Geld, das der Eigentümer eingebracht hat, je nach Rechtsform eine Einlage oder ein Darlehen. Siehe Geschäftliches und Privates entflechten.

Die Zinsen auf der Abrechnung wurden gebucht, als sie berechnet wurden, nicht bei Zahlung.

Warum erscheinen meine Karteneinkäufe doppelt?

Dieselben Ausgaben gelangen auf mehr als einem Weg in die Buchhaltung. Vier Ursachen sind häufig:

Zwei Anzeichen helfen bei der Suche nach der Ursache. Ein Kartensaldo in der Buchhaltung, der jeden Monat steigt und weit über dem neuen Saldo der Abrechnung liegt, bedeutet oft, dass Zahlungen nicht auf das Kartenkonto angewendet wurden: als Ausgaben gebucht, als Entnahme des Eigentümers oder gar nicht. Ein Saldo, der genau um eine Belastung über der Abrechnung liegt, bedeutet oft ein Duplikat oder eine noch nicht verbuchte Belastung. Suchen Sie auf dem Kartenkonto nach Paaren mit gleichem Datum, Empfänger und Betrag und prüfen Sie die Kategorie jeder Bankzeile, die die Karte bezahlt.

Ein verbundener Feed beweist nicht, dass die Buchhaltung stimmt: siehe warum ein Bankfeed keine Abstimmung ist. Wenn der Feed nicht mehr importiert, siehe wenn ein Bankfeed nicht mehr importiert.

Wie stimme ich eine Kreditkarte jeden Monat mit der Abrechnung ab?

Erfassen Sie jede Zeile der Abrechnung einmal in der Buchhaltung, damit das Kartenkonto am Abschlussdatum den neuen Saldo der Abrechnung zeigt, abgesehen von aufgeführten zeitlichen Abgrenzungsposten. Der IRS sagt, dass Sie das Girokonto jeden Monat abstimmen sollen: Kontoauszug mit den Büchern vergleichen, Fehlendes erfassen, Fehler korrigieren und dann bestätigen, dass die Salden übereinstimmen. Bei der Karte läuft es genauso.

1. Holen Sie die Abrechnung für den Zeitraum vom Kartenaussteller und bewahren Sie sie bei der Abstimmung auf.
2. Prüfen Sie, ob der Anfangssaldo der Abstimmung (die Belastungen und Zahlungen, die in früheren Monaten bereits zugeordnet wurden) dem Vorsaldo der Abrechnung entspricht. Zeitliche Abgrenzungsposten aus dem Vormonat werden getrennt aufgeführt. Weicht der Anfangssaldo ab, hat sich meist eine Buchung in einem abgeschlossenen Zeitraum geändert: siehe ein falscher Anfangssaldo.
3. Haken Sie jede Zeile der Abrechnung gegen die Buchhaltung ab: Einkäufe, Zahlungen, Gutschriften, Zinsen und Gebühren. Jede sollte genau einmal vorkommen.
4. Erfassen Sie, was fehlt, und entfernen Sie Duplikate.
5. Vergleichen Sie den Kartensaldo der Buchhaltung am Abschlussdatum mit dem neuen Saldo der Abrechnung. Sie sollten übereinstimmen, außer bei zeitlichen Abgrenzungsposten: einer Belastung mit Datum vor dem Abschlussdatum, die danach verbucht wurde, oder einer Zahlung, die die Karte noch nicht verbucht hat. Listen Sie sie auf und prüfen Sie, dass sie in der nächsten Abrechnung verschwinden. Jede andere Differenz ist ein Fehler: Finden Sie ihn, bevor Sie weitermachen.
6. Speichern Sie die Abrechnung und markieren Sie den Zeitraum als abgestimmt.

Stimmt es nicht überein, weist die Größe der Differenz auf die Ursache:

Schließen Sie eine ungeklärte Lücke nicht mit einer Ausgleichsbuchung: Sie verdeckt die Ursache, und die Differenz kehrt im nächsten Monat zurück. Den Monatsabschluss rund um die Karte behandelt der Ratgeber zu Bankfeeds und Abstimmung.

Wie buche ich Kreditkartenzinsen, Jahresgebühren und Verspätungsgebühren?

Erfassen Sie Zinsen und jede Gebühr als eigene Ausgabenzeile mit dem Datum der Abrechnung, wobei der Kartensaldo um denselben Betrag steigt. Wer sie auslässt, hat häufig einen Kartensaldo unter der Abrechnung, und die Lücke wächst jeden Monat.

• Zinsen. Publication 334 sagt, dass Sie Zinsen auf Schulden im Zusammenhang mit Ihrem Geschäft in der Regel abziehen können, und eine Schuld hängt mit Ihrem Geschäft zusammen, wenn Sie das Geld für eine Betriebsausgabe verwenden. Ist ein Darlehen teils geschäftlich und teils privat, müssen Sie die Zinsen zwischen beiden aufteilen. IRS Topic 505 führt Kreditkartenzinsen für private Ausgaben als nicht abziehbar auf. Für manche Steuerpflichtige kann eine Obergrenze gelten; Publication 334 verweist auf die Anleitung zu Form 8990.
• Jahres- und sonstige Gebühren. Buchen Sie jede auf eine Zeile für Kartengebühren. Der Maßstab für jede Betriebsausgabe ist, dass sie üblich und notwendig ist (Publication 334); dort sind Bankgebühren aufgeführt, Jahresgebühren für Karten aber nicht ausdrücklich genannt.
• Verspätungsgebühren. Buchen Sie eine Verspätungsgebühr auf einer eigenen Zeile, getrennt von den Zinsen. Ob sie in der Erklärung als Zins gilt, ist eine Steuerfrage, die die genannten IRS-Veröffentlichungen nicht klären; überlassen Sie ihre Einordnung daher dem Jahresende.

Brauche ich Belege, wenn die Kartenabrechnung die Belastung schon zeigt?

In der Regel ja: Bewahren Sie den Beleg oder die Rechnung auf. Eine Abrechnung zeigt, dass Sie gezahlt haben, nicht wofür. Bei einer Kreditkarte sagt Publication 583, dass die Abrechnung die Zahlung belegen kann, wenn sie den belasteten Betrag, den Namen des Empfängers und das Datum der Transaktion zeigt. Sie fügt hinzu, dass der Zahlungsnachweis allein keinen Abzug begründet: Bewahren Sie Kassenbelege und Rechnungen auf, die zeigen, dass die Kosten entstanden und geschäftlich veranlasst waren.

Speichern Sie jeden Beleg bei der Kartentransaktion, sobald die Belastung verbucht wird. Für Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten gelten strengere Nachweisregeln. Sind Belege bereits verloren oder gehört die Ausgabe dazu, siehe verlorene Belege für Betriebsausgaben.

Wie stimme ich eine Kreditkarte bei einer Reklamation oder einer fehlenden Abrechnung ab?

Lassen Sie eine beanstandete Belastung so in der Buchhaltung, wie die Abrechnung sie zeigt, bis der Aussteller eine Gutschrift verbucht, damit die Karte weiter übereinstimmt. Ein echter Geschäftseinkauf behält sein Konto. Eine nicht autorisierte oder doppelte Belastung ist keine Geschäftsausgabe: Führen Sie sie bis zur Klärung auf einem gesonderten Konto für strittige Posten, nicht als Ausgabe. Buchen Sie die Gutschrift auf das Konto, das den Betrag trägt. Eine vorläufige Gutschrift wird genauso gebucht und rückgängig gemacht, wenn der Aussteller sie zurücknimmt. Wer die Belastung zu früh löscht, verliert die Übereinstimmung mit der Abrechnung. Vermerken Sie bei der Abstimmung das Datum der Reklamation, den Betrag, den Händler und das Aktenzeichen des Ausstellers.

Die Regeln für Reklamationen hängen von der Karte ab:

• Verbraucherkarten. Nach Regulation Z muss eine schriftliche Mitteilung über einen Abrechnungsfehler (die Verordnung listet sie auf: zum Beispiel eine nicht autorisierte Belastung, ein falscher Betrag oder nicht wie vereinbart gelieferte Ware) dem Aussteller unter der Adresse für Abrechnungsfehler auf der Abrechnung innerhalb von 60 Tagen nach der ersten Abrechnung mit dem Fehler zugehen. Der Aussteller bestätigt sie innerhalb von 30 Tagen und klärt sie innerhalb von 2 Abrechnungszyklen, spätestens in 90 Tagen. Die Abrechnung darf den Posten weiter zeigen, muss aber angeben, dass seine Zahlung nicht verlangt wird. Ein Qualitätsstreit mit einem Händler folgt einer gesonderten Regel (section 1026.12(c)).
• Geschäftskarten. Kredit, der hauptsächlich für einen geschäftlichen Zweck oder an andere Personen als natürliche Personen wie eine Corporation oder LLC gewährt wird, fällt nicht unter Regulation Z, einschließlich der Regeln zu Abrechnungsfehlern; diese Rechte ergeben sich also nicht aus der Verordnung. Den Termin und das Verfahren legt der Kartenvertrag fest. Lesen Sie ihn und reklamieren Sie zügig. Eine Ausnahme ist die unbefugte Nutzung: Die Haftungsgrenze des Karteninhabers dafür in der Verordnung gilt auch für Geschäftskarten (offizielle Auslegung, Kommentar 3-1), wobei eine Organisation mit 10 oder mehr Karten desselben Ausstellers mit dem Aussteller etwas anderes vereinbaren kann.
• Eine private Karte mit Geschäftsbelastungen. Die Art der Karte entscheidet, nicht die Belastung. Die offizielle Auslegung zu Regulation Z, Kommentar 3(a)-2, besagt, dass eine Karte für private Zwecke ihre Rechte bei Abrechnungsfehlern auch bei gelegentlichen Geschäftsbelastungen behält und eine Karte für geschäftliche Zwecke sie bei gelegentlichen privaten Belastungen nicht hat. Fragen Sie den Aussteller, um welche Art von Karte es sich bei Ihrer handelt.

Ist eine Reklamation zum Jahresende noch offen, lassen Sie einen CPA prüfen, wie die Belastung geführt wird, bevor die Bücher geschlossen werden.

Holen Sie bei einer fehlenden Abrechnung vor der Abstimmung eine Kopie vom Aussteller. Stimmen Sie mit der Abrechnung des Ausstellers ab, nicht mit dem Feed. Lassen sich Abrechnungen einzelner Monate nicht beschaffen, muss der Saldo aus anderen Unterlagen neu aufgebaut werden: siehe Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen.

Zählen Kreditkartenprämien oder Cashback als Einkommen?

Das ist ungeklärt. Die unten genannten IRS-Veröffentlichungen und -Mitteilungen sagen nicht, wie Cashback oder Punkte auf einer Geschäftskarte behandelt werden, und die Antwort kann vom Programm abhängen. Das sagen sie:

• Der IRS macht für Vielfliegermeilen und andere Sachvorteile aus Werbeaktionen, die auf Geschäftsreisen gesammelt wurden, kein nicht erklärtes Einkommen geltend, aber diese Erleichterung schließt in Bargeld umgewandelte Vorteile aus (Announcement 2002-18). Cashback auf Karten erwähnt sie nicht.
• Anderes IRS-Material behandelt manche Rabatte als Minderung dessen, was Sie bezahlt haben, und nicht als Einkommen: einen Barrabatt des Händlers oder Herstellers eines Artikels, den Sie kaufen (Publication 17), und, in einem Private Letter Ruling, auf das sich nur die Steuerpflichtigen berufen dürfen, die es beantragt haben, einen Rabatt auf Kreditkartenkäufe in einem Programm. Keines von beiden klärt Cashback auf einer Geschäftskarte.

Erfassen Sie Cashback in der Buchhaltung auf einem eigenen Prämienkonto, wenn der Aussteller es gutschreibt, sei es als Gutschrift auf der Abrechnung (der Kartensaldo sinkt) oder als Einzahlung. So bleibt es aus den Ausgabenzeilen heraus, die Karte stimmt weiter mit der Abrechnung überein, und ein CPA kann die Behandlung zum Jahresende entscheiden. Bewahren Sie die Prämienabrechnungen auf.

Was ist, wenn private und geschäftliche Belastungen auf einer Karte liegen oder ich mehrere Karten habe?

Private Belastungen sind keine Betriebsausgaben und müssen deshalb getrennt werden, und jede Karte erhält ein eigenes Konto und eine eigene monatliche Abstimmung. Der IRS sagt, dass Sie ein Geschäftskonto getrennt von einem privaten Konto führen und für jedes Geschäft einen vollständigen, getrennten Satz an Unterlagen führen sollen. Dieselbe Überlegung gilt für Karten.

• Private Belastungen auf einer Geschäftskarte. Lassen Sie sie nicht in den Ausgaben. Wie sie gebucht werden, hängt von der Rechtsform ab: eine Entnahme, eine Ausschüttung, ein Darlehen oder Vergütung. Siehe Entnahmen der Eigentümer buchen, private Belastungen auf Firmenkarten und Geschäftliches und Privates entflechten.
• Zinsen auf einer gemischten Karte. Sie müssen zwischen geschäftlicher und privater Nutzung aufgeteilt werden (siehe den Abschnitt zu Zinsen oben). Bewahren Sie die Abrechnungen auf: Die Aufteilung richtet sich danach, wie das Geld verwendet wurde, und ein CPA sollte sie ermitteln.
• Geschäftskosten auf einer privaten Karte. Siehe Betriebsausgaben auf einer privaten Kreditkarte.
• Mehrere Karten. Stimmen Sie jede mit ihrer eigenen Abrechnung ab, auch eine Karte, die Sie geschlossen haben, bis ihr Saldo null ist. Karten, die Mitarbeitern unter einem Konto ausgestellt wurden, stimmen Sie mit der Abrechnung dieses Kontos ab.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und verwenden US-Dollar.

Eine Design-LLC zahlt die Kartenrechnung

Eine Design-LLC in Austin belastet ihre Karte im Monat mit US$4.000 für Software, Werbung und Material und bucht jede Belastung als Ausgabe. Dann zahlt sie die Kartenrechnung über US$4.000 vom Girokonto. Die Zahlung wird als Umbuchung erfasst: Das Girokonto sinkt um US$4.000, und der Kartensaldo sinkt um US$4.000. Die Ausgaben bleiben bei US$4.000, nicht US$8.000.

Beide Feeds sind verbunden

Ein Eigentümer verbindet sowohl die Bank als auch die Karte. Der Kartenfeed bringt Einkäufe über US$6.000 herein, jeder richtig kategorisiert. Der Bankfeed bringt die Zahlung von US$6.000 an die Karte herein, und der Eigentümer kategorisiert sie als Bürobedarf. Die Ausgaben zeigen US$12.000 für Ausgaben von US$6.000, und die Zahlung erreicht das Kartenkonto nie, sodass der Kartensaldo in der Buchhaltung US$6.000 über der Abrechnung bleibt. Wird die Bankzeile in eine Umbuchung auf das Kartenkonto geändert, lösen sich beide Probleme.

Der Saldo weicht um US$450 ab

Eine Abrechnung zeigt einen neuen Saldo von US$2.350, die Buchhaltung US$1.900. Die Differenz beträgt US$450: Zinsen von US$150 für jeden von zwei Monaten und eine Jahresgebühr von US$150, keine davon erfasst. Werden die drei Zeilen als Ausgaben hinzugefügt, steigt der Kartensaldo auf US$2.350, und die Karte stimmt überein.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Karte stimmt seit mehreren Monaten nicht mit ihren Abrechnungen überein, Abrechnungen fehlen, oder eine Erklärung ist fällig und die Buchhaltung im Rückstand: Die Frage ist, ob eine Aufholbereinigung nötig ist und wie jeder Monat von hier an abgeschlossen wird. Siehe überfällige Buchhaltung aufholen, nicht kategorisierte Ausgaben vor der Steuerzeit und die Checkliste zur Buchhaltungsbereinigung und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie haben mehrere Karten, oder private und geschäftliche Belastungen sind vermischt: Sie zu entflechten, ist eine Beurteilung jeder Belastung und jeder Rechtsform. Beginnen Sie mit dem Ratgeber zu vermischten Geldern und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Belastungen erfolgten Ende Dezember und wurden im Januar bezahlt: In welchem Steuerjahr ein Unternehmen mit Zufluss-Abfluss-Methode sie abzieht, ist eine Frage des steuerlichen Zeitpunkts, die dieser Ratgeber nicht klärt. Fragen Sie einen CPA, der sie anhand Ihrer Gewinnermittlungsmethode beantworten kann, bevor Sie sich auf eines der beiden Daten verlassen.
• Ihre Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft hat private Belastungen eines Eigentümers bezahlt: Die Buchung hängt von der Rechtsform ab. Siehe S Corporation zahlt private Ausgaben oder C Corporation zahlt Ausgaben eines Eigentümers.
• Ihre Kunden zahlen per Karte: Auszahlungen, Gebühren und Trinkgelder sind ein anderes Problem. Siehe Umsätze und Auszahlungen abstimmen, Trinkgelder bei Kartenzahlung und Rückerstattungen buchen.