Pagamento de cartão de crédito: transferência e conciliação

O pagamento do cartão de crédito é uma despesa?

Não. Cada compra no cartão é registrada quando é cobrada, na conta do que ela foi: em geral uma despesa, mas estoque é um ativo até ser vendido, e equipamento é um ativo, a menos que uma regra para compras pequenas permita lançá-lo como despesa (veja despesa ou capitalização em compras pequenas), e cobranças pessoais não são custos do negócio. Pagar a fatura do cartão apenas move dinheiro da conta bancária para a conta do cartão, então é uma transferência. Registrar como despesa tanto as compras quanto o pagamento conta o mesmo gasto duas vezes.

O IRS não exige lançamentos específicos. Ele diz para usar um sistema que mostre com clareza a renda e as despesas, e estes são os lançamentos padrão para um cartão:

É assim que a escrituração registra. Em qual ano fiscal uma cobrança é deduzida é outra questão, tratada no fim.

Contar o gasto duas vezes superestima as despesas e subestima o lucro. Se isso chegar a uma declaração, pode incidir uma multa por imprecisão de 20% da parte do imposto pago a menos que se deva a negligência ou a uma subavaliação substancial.

O caso de um cartão não é simples quando o saldo dele na escrituração não bate com a fatura há vários meses, há vários cartões, cobranças pessoais e do negócio dividem o mesmo cartão ou a escrituração está atrasada antes do vencimento de uma declaração. Se algum desses casos é o seu, vá a E no seu caso? no fim.

Reúna antes de começar:

• Todas as faturas do ano, de todos os cartões, inclusive os encerrados
• Os extratos bancários que mostram cada pagamento do cartão
• Recibos e faturas
• Qualquer extrato de recompensas e qualquer carta de contestação

Como categorizo o pagamento de um cartão de crédito?

Registre-o como transferência da conta corrente para a conta do cartão de crédito, pelo valor que saiu do banco. Um pagamento não tem categoria de despesa.

1. Dê a cada cartão a sua própria conta na escrituração, uma conta de dívida (passivo). Uma conta que já existe mantém o saldo inicial conferido. Para uma conta nova, comece pelo saldo devido antes da primeira transação que você lançar, normalmente o saldo anterior da primeira fatura que você concilia. Não comece pelo novo saldo dessa fatura e lance também a movimentação dela.
2. Quando o pagamento aparece no feed bancário (o download automático das transações do banco para o seu software de contabilidade) ou no extrato bancário, registre-o como transferência para a conta desse cartão.
3. O mesmo pagamento também aparece no cartão como pagamento recebido. Essa é a outra metade da mesma transferência: concilie-a e não faça um segundo lançamento.
4. Lance o valor realmente pago. Um pagamento mínimo ou parcial continua sendo uma transferência, e o valor não pago permanece no cartão como dívida.

Se a fatura foi paga por uma conta que não é do negócio, não é uma transferência da conta corrente: o outro lado é dinheiro que o proprietário aportou, como aporte ou empréstimo, conforme a entidade. Veja como separar fundos do negócio e pessoais.

Os juros da fatura foram registrados quando foram cobrados, e não quando são pagos.

Por que minhas compras no cartão aparecem duas vezes?

O mesmo gasto chega à escrituração por mais de um caminho. Quatro causas são comuns:

Dois sinais ajudam a achar a causa. Um saldo do cartão na escrituração que sobe todo mês e fica muito acima do novo saldo da fatura costuma indicar que os pagamentos não foram aplicados à conta do cartão: foram lançados como despesas, como retirada do proprietário ou não foram lançados. Um saldo acima da fatura exatamente por uma cobrança costuma indicar uma duplicata ou uma cobrança ainda não lançada. Procure na conta do cartão pares com a mesma data, o mesmo beneficiário e o mesmo valor, e confira a categoria de cada linha do banco que paga o cartão.

Um feed conectado não prova que a escrituração está certa: veja por que um feed bancário não é uma conciliação. Se o feed parou, veja quando um feed bancário para de importar.

Como concilio um cartão de crédito com a fatura todo mês?

Lance cada linha da fatura uma única vez na escrituração, para que a conta do cartão mostre o novo saldo da fatura na data de fechamento, exceto pelos itens de data listados. O IRS diz para conciliar a conta corrente todo mês: compare o extrato com a escrituração, lance o que faltou, corrija os erros e depois confirme que os saldos concordam. O cartão funciona do mesmo jeito.

1. Peça à emissora do cartão a fatura do período e guarde-a junto com a conciliação.
2. Confira se o saldo inicial da conciliação (as cobranças e os pagamentos já conciliados em meses anteriores) é igual ao saldo anterior da fatura. Os itens de data trazidos do mês passado ficam listados à parte. Se o saldo inicial for diferente, provavelmente um lançamento de um período fechado mudou: veja um saldo inicial errado.
3. Confira cada linha da fatura com a escrituração: compras, pagamentos, créditos, juros e taxas. Cada uma deve aparecer uma vez.
4. Lance o que falta e remova as duplicatas.
5. Compare o saldo do cartão na escrituração na data de fechamento com o novo saldo da fatura. Eles devem bater, exceto pelos itens de data: uma cobrança datada antes do fechamento que foi lançada depois dele, ou um pagamento que o cartão ainda não lançou. Liste-os e confira se são compensados na fatura seguinte. Qualquer outra diferença é um erro: encontre-o antes de seguir em frente.
6. Salve a fatura e marque o período como conciliado.

Se não bater, o tamanho da diferença aponta a causa:

Não tape uma diferença sem explicação com um lançamento de ajuste: ele esconde a causa, e a diferença volta no mês seguinte. O fechamento mensal em torno do cartão está no guia de feeds bancários e conciliação.

Como registro os juros do cartão de crédito, a anuidade e as multas por atraso?

Lance os juros e cada taxa como uma linha de despesa própria, com a data em que a fatura os cobra, aumentando o saldo do cartão no mesmo valor. Deixar de lançá-los é um motivo comum para o saldo do cartão ficar abaixo da fatura, com uma diferença que cresce todo mês.

• Juros. A Publication 334 diz que você geralmente pode deduzir os juros de dívidas relacionadas ao seu negócio, e uma dívida está relacionada ao negócio quando você usa o dinheiro em uma despesa do negócio. Se um empréstimo é em parte do negócio e em parte pessoal, você deve dividir os juros entre os dois. O IRS Topic 505 lista os juros de cartão de crédito sobre despesas pessoais como não dedutíveis. Um limite pode se aplicar a alguns contribuintes; a Publication 334 remete às instruções do Form 8990.
• Anuidade e outras taxas. Lance cada uma em uma linha de taxas do cartão. O teste para qualquer despesa do negócio é que ela seja comum e necessária (Publication 334), que lista tarifas bancárias, mas não cita a anuidade de cartão.
• Multas por atraso. Lance a multa por atraso em uma linha própria, separada dos juros. Se ela conta como juros na declaração é uma questão tributária que as publicações do IRS citadas não resolvem; por isso, deixe a classificação dela para o fim do ano.

Preciso de recibos se a fatura do cartão já mostra a cobrança?

Em geral sim: guarde o recibo ou a fatura da compra. A fatura do cartão mostra que você pagou, e não pelo quê. Para um cartão de crédito, a Publication 583 diz que a fatura pode provar o pagamento se mostrar o valor cobrado, o nome do beneficiário e a data da transação. Ela acrescenta que a prova de pagamento, sozinha, não estabelece uma dedução: guarde os comprovantes de venda e as faturas que mostram que você teve o custo e que ele foi para o negócio.

Salve cada recibo na transação do cartão quando a cobrança for lançada. Custos de viagem, presentes e veículos têm regras de prova mais rígidas. Se os recibos já se perderam, ou o custo é um desses, veja recibos perdidos de despesas do negócio.

Como concilio um cartão de crédito com uma contestação de cobrança ou uma fatura que falta?

Mantenha uma cobrança contestada na escrituração como a fatura a mostra até que a emissora lance um crédito, para que o cartão continue batendo. Uma compra genuína do negócio mantém a sua conta. Uma cobrança não autorizada ou duplicada não é um custo do negócio: guarde-a em uma conta separada de itens contestados, e não como despesa, até que seja resolvida. Registre o crédito na conta que carrega o valor. Um crédito provisório é registrado do mesmo modo e estornado se a emissora o retirar. Apagar a cobrança cedo demais quebra a ligação com a fatura. Anote junto com a conciliação a data da contestação, o valor, o estabelecimento e o número de referência da emissora.

As regras de contestação dependem do cartão:

• Cartões de consumo. Pela Regulation Z, um aviso por escrito de um erro de cobrança (a regulamentação os lista: por exemplo, uma cobrança não autorizada, um valor errado ou mercadorias não entregues como combinado) deve chegar à emissora, no endereço para erros de cobrança indicado na fatura, em até 60 dias após a primeira fatura que mostra o erro. A emissora confirma o recebimento em até 30 dias e resolve em até 2 ciclos de faturamento, no máximo em 90 dias. A fatura pode continuar mostrando o item, informando que o pagamento dele não é exigido. Uma disputa sobre a qualidade com um estabelecimento segue outra regra (seção 1026.12(c)).
• Cartões empresariais. O crédito concedido principalmente para fins comerciais, ou a quem não seja pessoa física, como uma corporação ou LLC, fica fora da Regulation Z, inclusive as regras de erro de cobrança; por isso, esses direitos não vêm da regulamentação. O contrato do cartão define o prazo e o processo. Leia-o e conteste logo. O uso não autorizado é a exceção: o limite da responsabilidade do titular previsto na regulamentação se aplica também a cartões empresariais (interpretação oficial, comentário 3-1), embora uma organização com 10 ou mais cartões da mesma emissora possa combinar outra coisa com ela.
• Um cartão pessoal com cobranças do negócio. Quem decide é o tipo do cartão, e não a cobrança. A interpretação oficial da Regulation Z, comentário 3(a)-2, diz que um cartão de finalidade de consumo mantém os direitos de erro de cobrança mesmo com cobranças ocasionais do negócio, e um cartão de finalidade empresarial não os tem para cobranças pessoais ocasionais. Pergunte à emissora que tipo de cartão é o seu.

Se uma contestação ainda estiver aberta no fim do ano, peça a um CPA (contador público habilitado) que revise como a cobrança está registrada antes de fechar a escrituração.

Se faltar uma fatura, peça uma cópia à emissora antes de conciliar. Concilie com a fatura da emissora, e não com o feed. Se não for possível obter as faturas de alguns meses, o saldo precisa ser reconstruído a partir de outros registros: veja reconstruir a escrituração a partir de extratos bancários.

As recompensas ou o cashback do cartão de crédito contam como renda?

Isso não está definido. As publicações e os avisos do IRS citados abaixo não dizem como o cashback ou os pontos de um cartão empresarial são tratados, e a resposta pode depender do programa. O que eles dizem:

• O IRS não vai exigir renda não declarada sobre milhas de passageiro frequente e outros benefícios promocionais em espécie obtidos em viagens a negócios, mas esse alívio exclui os benefícios convertidos em dinheiro (Announcement 2002-18). Ele não menciona o cashback de cartão.
• Outros materiais do IRS tratam alguns reembolsos como redução do que você pagou, e não como renda: um reembolso em dinheiro do revendedor ou fabricante de um item que você compra (Publication 17) e, em uma private letter ruling em que só os contribuintes que a pediram podem se apoiar, um reembolso sobre compras no cartão de crédito em um programa. Nenhum dos dois resolve o cashback de um cartão empresarial.

Na escrituração, registre o cashback em uma conta própria de recompensas quando a emissora o creditar, seja como crédito na fatura (o saldo do cartão diminui) ou como depósito. Assim ele fica fora das linhas de despesa, o cartão continua batendo com a fatura e um CPA pode decidir o tratamento no fim do ano. Guarde os extratos de recompensas.

E se cobranças pessoais e do negócio dividem um cartão, ou tenho vários cartões?

Cobranças pessoais não são despesas do negócio, então precisam ser separadas, e cada cartão tem a sua própria conta e a sua própria conciliação mensal. O IRS diz para manter uma conta corrente do negócio separada da pessoal e para manter um conjunto completo e separado de registros de cada negócio. O mesmo raciocínio vale para os cartões.

• Cobranças pessoais em um cartão empresarial. Não as deixe nas despesas. A forma de registrá-las depende da entidade: retirada do proprietário, distribuição, empréstimo ou remuneração. Veja como registrar retiradas do proprietário, cobranças pessoais em cartões da empresa e como separar fundos do negócio e pessoais.
• Juros de um cartão misto. Eles devem ser divididos entre o uso do negócio e o pessoal (veja a seção de juros acima). Guarde as faturas: a divisão segue o uso que se deu ao dinheiro, e um CPA deve calculá-la.
• Custos do negócio em um cartão pessoal. Veja despesas do negócio em um cartão de crédito pessoal.
• Vários cartões. Concilie cada um com a sua própria fatura, inclusive um cartão que você encerrou, até o saldo dele chegar a zero. Cartões emitidos a empregados em uma mesma conta são conciliados com a fatura dessa conta.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Uma LLC de design paga a fatura do cartão

Uma LLC de design de Austin lança no cartão US$4.000 em software, publicidade e materiais durante o mês e registra cada um como despesa. Depois paga a fatura de US$4.000 do cartão pela conta corrente. O pagamento é registrado como transferência: a conta corrente diminui US$4.000 e o saldo do cartão diminui US$4.000. As despesas continuam em US$4.000, e não em US$8.000.

Os dois feeds estão conectados

Um proprietário conecta o banco e o cartão. O feed do cartão traz US$6.000 em compras, cada uma categorizada corretamente. O feed do banco traz o pagamento de US$6.000 ao cartão, e o proprietário o categoriza como despesas de escritório. As despesas mostram US$12.000 para US$6.000 de gasto, e o pagamento nunca chega à conta do cartão, então o saldo do cartão na escrituração fica US$6.000 acima da fatura. Mudar a linha do banco para uma transferência para a conta do cartão resolve os dois problemas.

O saldo está errado em US$450

Uma fatura mostra um novo saldo de US$2.350, e a escrituração mostra US$1.900. A diferença é de US$450: juros de US$150 em cada um de dois meses e uma anuidade de US$150, nenhum deles lançado. Lançar as três linhas como despesas eleva o saldo do cartão para US$2.350, e o cartão concilia.

E no seu caso?

• O cartão não bate com as faturas há vários meses, faltam faturas ou uma declaração vence e a escrituração está atrasada: a questão é se é preciso uma atualização contábil e como cada mês será fechado daqui para a frente. Veja como colocar em dia a escrituração atrasada, despesas sem categoria antes da época de impostos e o checklist de limpeza da escrituração, e peça ajuda com escrituração contábil.
• Você tem vários cartões, ou cobranças pessoais e do negócio estão misturadas: separá-las é um julgamento sobre cada cobrança e cada entidade. Comece pelo guia de fundos misturados e peça ajuda com escrituração contábil.
• Houve cobranças no fim de dezembro, pagas em janeiro: em qual ano fiscal um negócio no regime de caixa as deduz é uma questão de calendário tributário que este guia não resolve. Pergunte a um CPA, que pode responder a partir do seu método contábil, antes de confiar em qualquer das duas datas.
• Sua corporação ou sociedade pagou cobranças pessoais de um proprietário: o lançamento depende da entidade. Veja corporação S que paga despesas pessoais ou corporação C que paga despesas do proprietário.
• Seus clientes pagam você com cartão: depósitos, taxas e gorjetas são outro problema. Veja como conciliar vendas e repasses, gorjetas no cartão e como registrar reembolsos.