Vergi Beyannamesinden Önce Muhasebe Temizliği Kontrol Listesi

Muhasebe kayıtlarımı vergi hazırlayıcıma vermeden önce neyi göstermeli?

Muhasebe kayıtları brüt geliri, indirimleri ve kredileri göstermeli; her kayıt bir belgeye kadar izlenebilmelidir (Publication 583). Gelir ve giderleri açıkça gösteren her sistem kabul edilir. Ortaklık veya şirket için, zorunlu olduğunda beyannamedeki bilanço da (Schedule L) muhasebe kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır (Form 1065, Form 1120-S ve Form 1120 talimatları).

Kontrol listesini bu sırayla uygulayın. Her adım bir sonrakini mümkün kılar.

Durum şu hallerde basit değildir:

• Verilmiş bir yıl tutmuyor. Herhangi bir şeyi değiştirmeden önce nedenini bulun; verilen beyanname etkilenmiş olabilir.
• Bir ortaklığın veya S şirketinin kimsenin izlemediği sermaye veya kredi hesapları var. Beyannamedeki bilanço muhasebe kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır; ortaklık her fark için bir açıklama ekler ve S şirketi hissedar kredileri K-1'lerle mutabık olmalıdır.
• Sahip parası aylarca iş işlemlerine karışmış. Muhasebe kayıtları kullanılabilmeden önce her işlem ayrıştırılmalıdır.
• Bazı aylara hiçbir kayıt girilmemiş ya da yıllarca geride kalınmış. Bu kontrol listesi uygulanmadan önce eksik aylar girilmelidir; bkz. geciken muhasebe kayıtlarını tamamlama.
• Beyanname vermeye az kaldı. Farkları bulup düzeltmek için az zaman var.
• Sahip veya ana şirket ABD dışında. Yabancı sahipli bir ABD şirketi, yabancı sahibiyle yaptığı işlemleri bildirmek zorunda olabilir (Form 5472); bu yüzden sahip transferleri listesi eksiksiz olmalıdır.

Önce toplayın: her banka, kart ve kredi hesabının hesap özeti, geçen yıl verilen beyanname, alınan tüm Form 1099'lar ve işletme ile sahipleri arasında hareket eden paraların listesi.

Her banka ve kart hesabı yıl sonunda hesap özetiyle tutuyor mu?

Her banka ve kart hesabını dönemin son gününe kadar hesap özetiyle mutabık hale getirin. Henüz bankaya geçmemiş kalemleri listelediğinizde muhasebe kayıtları ile hesap özeti tutmalıdır. Publication 583, işletme hesabını kişisel hesaptan ayrı tutmanızı ve her ay mutabakat yapmanızı söyler. Mutabakat şöyle yapılır:

1. Hesap özetindeki her mevduat ve ödemeyi muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın ve her farkı not edin.
2. Muhasebe kayıtlarında olup hesap özetinde henüz görünmeyenleri listeleyin; örneğin tahsil edilmemiş çekler ve yoldaki mevduatlar.
3. Hesap özetinde olup muhasebe kayıtlarında olmayanları girin; örneğin banka ücretleri.
4. Düzeltilmiş hesap özeti bakiyesinin düzeltilmiş muhasebe bakiyesine eşit olduğunu kontrol edin. Eşit değilse bir hata vardır.

Aynı testi nadiren kullanılanlar ve kapatılmış olanlar dahil her hesaba ve karta uygulayın. Kredi kartı ve kredi bakiyeleri de hesap özetlerine karşı aynı testten geçer. Bağlı bir banka mutabakat değildir: bkz. banka akışı neden mutabakat değildir.

Tutan bir hesap nakit bakiyesinin doğru olduğunu gösterir. Kategorilerin doğru olduğunu göstermez.

Banka akışındaki eşleşmeyen ve mükerrer işlemleri hariç mı tutmalı, silmeli miyim?

Bu muhasebe kayıtlarına ait olmayan bir kopyayı veya kalemi silmek yerine hariç tutun. Bu, hâlâ akışta bekleyen kalemler içindir; muhasebe kayıtlarına zaten eklenmiş bir kalem kayıtlarda düzeltilir. QuickBooks Online'da hariç tutulan bir akış kalemi bir daha getirilmez, silinen ise bankadan yeniden indirilir (Intuit belgeleri). Akışların nasıl çalıştığını anlatan resmî bir kaynak yoktur ve diğer yazılımlar farklı olabilir; buna güvenmeden önce yazılımın yardım sayfasına bakın.

Eşleşmeyen her akış kalemini üç gruptan birine ayırın:

• Gerçek ve henüz kayıtlarda yok: kategoriyle birlikte kaydedin.
• Elle giriş, fatura ödemesi veya başka bir hesaptaki transfer yoluyla kayıtlarda zaten var: o kayıtla eşleştirin.
• Bu kayıtlara ait değil ya da başka bir kalemin kopyası: hariç tutun.

Yalnızca gerçekten ait olmayan kalemleri hariç tutun. Gerçek bir mevduatı hariç tutmak muhasebe kayıtlarını hesap özetinin altında bırakır ve fark bir sonraki mutabakatta ortaya çıkar.

Mükerrer gelir ve giderleri nasıl bulup kaldırırım?

İkinci kopyayı tutar ve tarihe göre bulun, sonra bir banka kaydına veya belgeye bağlanmayanı kaldırın. Mükerrer kayıt, muhasebe bakiyesinin hesap özetinden yüksek veya düşük çıkması ya da gelirin mevduatlardan büyük görünmesi olarak ortaya çıkar.

Yaygın kaynaklar:

• Ödenmiş olarak işaretlenmiş bir fatura ve aynı mevduatın gelir olarak yeniden girilmesi.
• Aynı banka dosyasının hem akış hem de yükleme yoluyla getirilmesi.
• Aynı kartın iki kez bağlanması.
• Gider olarak kaydedilmiş bir kart ödemesi ve kartın kendi ödemeleri.
• Kendi hesaplarınız arasındaki bir transferin birinde gelir, diğerinde gider olarak kaydedilmesi. İkisi de ne gelir ne gider değildir.

Bulmak için hesap özetlerindeki mevduatları toplayın ve kayıtlı gelir ile gelir olmayan mevduatların toplamıyla karşılaştırın. Sonra tutara göre sıralayıp yakın tarihlerde aynı rakamı arayın. Mutabakat farkı tek bir mükerrer kayda eşit olabilir. Publication 583, kayıtların tahsilatların kaynağını belirlemesi gerektiğini söyler; böylece işletme parası ile işletme dışı para, vergiye tabi para ile vergiye tabi olmayan para ayrılabilir. Kopya, daha önce verilmiş bir yıla tarihliyse kaldırmadan önce hazırlayıcıya bildirin.

İki kez sayılan satışlar için bkz. muhasebe kayıtlarında mükerrer gelir. Satış raporuyla eşleşmeyen mevduatlar için bkz. satışların ve ödemelerin mutabakatı. İki kez sayılan kart ödemeleri için bkz. muhasebe kayıtlarında kredi kartı ödemeleri.

Açılış bakiyelerim geçen yıl verilen beyannameyle tutuyor mu?

Tutmalıdır. Bu yılın açılış bakiyeleri geçen yılın kapanış bakiyeleridir; ortaklık veya şirket bunları verilen beyannamedeki bilançoyla satır satır kontrol edebilir.

Küçük bir işletme, beyannamesindeki büyüklük sorusuna Evet yanıtı verirse (Form 1065 ve Form 1120-S için Schedule B'de, Form 1120 için Schedule K'de) Schedule L'yi atlayabilir; küçük bir ortaklık ayrıca Schedule M-2'yi ve her Schedule K-1'deki L kalemini de atlayabilir (Form 1065). Öyleyse geçen yılın kesinleşmiş muhasebe kayıtları ve yıl sonu hesap özetleriyle karşılaştırın. Muhasebe kayıtlarının yine de geçen yılın kapanışıyla tutması gerekir.

Karşılaştırmak için geçen yılın yıl sonu bilançosunu bu yılın açılış bilançosunun yanına koyun ve farklı olan her satırı listeleyin. Yaygın bir neden, kapanmış yıla tarihlenen ve beyanname hazırlandıktan sonra değiştirilen bir kayıttır. Bir ortaklığın verilen bilançosu vergi esasına göre olabilir ve L kalemi vergi esasına göre sermayeyi bildirir; bu yüzden muhasebe kayıtlarının yanlış olduğunu varsaymadan önce kasıtlı bir farkı açıklayan belgeyi isteyin.

Nedenini bilmeden bir farkı bu yıla ait bir kayıtla kapatmayın. Bkz. kapanmış dönemde değişen açılış bakiyesi, beyannameyle tutmayan birikmiş kâr ve verilmiş bir yılı kilitleme.

İşletme hesabındaki kişisel harcamaları ve sahip transferlerini nasıl ele almalıyım?

Çekimler, sermaye katkıları ve sahibin verdiği krediler sahip hesaplarına girer; asla gelir veya giderlere girmez. Ücretler ve garantili ödemeler ayrıdır ve bunları hazırlayıcı sınıflandırır. Publication 334, kişisel, geçim ve aile giderlerini indiremeyeceğiniz giderler olarak sayar ve karışık bir giderin kişisel kısmını ayırmanızı söyler. Ayrıca kişisel kullanım için çekilen işletme gelirine ayrı bir çekim hesabını tarif eder.

Publication 583, her mevduatı işletme geliri, kişisel para veya kredi olarak işaretlemenizi ve kendinize yalnızca kişisel çekimler için çek yazmanızı önerir. Gerçek bir kredi yoluyla borç alınan para gelir değildir.

İşletme ile sahipleri arasındaki yıl boyunca yapılan her transferin tek bir listesini hazırlayın: tarih, tutar, hesap ve amaç. Kişisel harcamaları giderlerden çıkarıp bir sahip hesabına koyun. Hesabın adı vergi niteliğini belirlemez; hazırlayıcı transferleri tüm yılı göz önünde tutarak ayrıştırır.

Aylarca karışmış paralar karışmış fonları düzeltme rehberindedir. Ortak ödemeleri garantili ödemeler ve ortak çekimleri rehberindedir. S şirketi sahip transferleri S şirketi için geriye dönük muhasebe kayıtları ve S şirketinin ödediği kişisel giderler rehberlerindedir. C şirketi için bkz. C şirketinin ödediği sahip giderleri.

Hiçbir şey göndermeden önce kategorisiz kalemleri ve askı hesaplarını nasıl temizlerim?

Her işleme bir beyanname satırına ulaşan bir kategori verin veya neyin bilinmediğini söyleyen yazılı bir not ekleyin. Kategorisiz gelir, kategorisiz gider veya her şeyin toplandığı bir bekleme hesabında hiçbir şey bırakmayın.

1. Bu hesaplardaki her işlemi listeleyin.
2. Her birini ayırın: gelir, işletme gideri, sahip parası, kendi hesaplarınız arasındaki transfer, kredi veya kart ödemesi ya da ekipman alımı.
3. Kaydı olmayan bir kalem için banka veya kart hesap özetine bakın. Hesap özeti ödemeyi kanıtlayabilir; ancak yalnızca ödeme kanıtı indirimi doğrulamaz, bu yüzden faturayı veya makbuzu da saklayın.
4. Tanıyamadığınız bir kalem için tarihi, tutarı ve alıcıyı hazırlayıcıya bir notla bildirin. Kategori tahmin etmeyin.

Yöntemin tamamı vergi dönemi öncesinde kategorisiz giderler rehberindedir. Eksik makbuzlar için bkz. iş giderleri için kaybolan makbuzlar.

Gelirim Form 1099-K ve Form 1099-NEC ile tutuyor mu?

Her formu ödeyen veya platform bazında toplayın, o kaynaktan kaydedilen gelirle karşılaştırın ve her farkı bir notla açıklayın. IRS, Form 1099-K'yi diğer kayıtlarla birlikte kullanmanızı ve form gelsin gelmesin tüm geliri bildirmenizi söyler. Muhasebe kayıtları formlardan fazlasını gösterebilir; formlardan azını gösteren kayıtların belgeleyebileceğiniz bir nedeni olmalıdır.

Ödeme kartı işlemcisi, tutar ne olursa olsun kart ödemeleri için Form 1099-K gönderir. Bir ödeme uygulaması veya çevrimiçi pazaryeri, mal veya hizmet ödemeleri 200'den fazla işlemde $20.000 tutarını aşarsa bir tane göndermek zorundadır ve daha azında da gönderebilir. Aile ve arkadaşlardan hediye veya kişisel bir giderin geri ödemesi olarak gelen para Form 1099-K'de yer almamalıdır (IRS). Publication 583, Form 1099-MISC ve Form 1099-NEC'i brüt hasılatı destekleyen belgeler arasında sayar.

Farklar genellikle ücretlerden, iadelerden, tahsil edilen satış vergisinden, zamanlamadan, kişisel ödemelerden, mükerrer kayıtlardan veya formdaki hatalardan kaynaklanır. Eyalet için tahsil edilen satış vergisi, vergi alıcıya yüklenmişse gelir değildir; ancak vergi satıcı olarak size yüklenmişse brüt hasılattır (Publication 334). Zamanlama, muhasebe kayıtları tahakkuk esasında ve beyanname nakit esasında olduğunda yıl sonunda ödenmemiş faturaları içerir (Publication 583; bkz. tahakkuk esaslı kayıtlar ve nakit esaslı beyanname). Bir Form 1099-NEC ve bir Form 1099-K aynı ödemeyi bildiriyor olabilirse bir kez sayın: bkz. iki vergi formundaki aynı gelir.

Satış raporuyla eşleşmeyen gelir satışların ve ödemelerin mutabakatı rehberindedir. Geciken muhasebe kayıtları için geliri formlarla eşleştirme geciken muhasebe kayıtlarını tamamlama rehberindedir.

Hangi krediler, kredi kartları ve ekipman bilançoya girer?

Borçlar ve işletmenin sahip olduğu şeyler gelir tablosuna değil bilançoya girer. Bilanço belirli bir tarihteki varlıkları, borçları ve sahibin özkaynağını gösterir (Publication 583).

• Krediler: bakiye, kredi verenin yıl sonu hesap özetiyle tutar. Borç alınan para gelir değildir ve işletme borcunun faizi giderlere ulaşan maliyettir (Publication 334). Bkz. işletme kredisini kaydetme.
• Kredi kartları: bakiye, kart hesap özetiyle tutar. Kart borcunu ödemek parayı bankadan karta taşır; ikinci bir gider değildir. Bkz. muhasebe kayıtlarında kredi kartı ödemeleri.
• Ekipman: işletmede kullandığınız ve bir yıldan uzun süre kullanılması beklenen mülkün bedeli, satın alındığı yılda genellikle tamamen indirilemez; maliyet amortisman olarak birden fazla vergi yılına yayılır (Publication 334). 179. madde indirimi (Publication 583), ek amortisman ve küçük kalemler için de minimis güvenli liman seçimi daha büyük bir ilk yıl indirimine izin verebilir; güvenli liman yalnızca muhasebe kayıtlarında indirilen tutarlar için geçerlidir (Publication 334). Edinme tarihini, fiyatı, iyileştirmeleri, varsa 179. madde indirimini ve uygulanan amortismanı saklayın (Publication 583).

Onarım veya sarf malzemesi gideri olarak kaydedilmiş her ekipmanı ve varlık listesinde eksik kalan her alımı hazırlayıcıya bildirin. Küçük bir alımı bilançoya taşımadan önce güvenli liman seçiminin kullanılıp kullanılmadığını sorun: bkz. küçük alımları gider yazma veya aktifleştirme. Eksik bir varlık çizelgesi eksik amortisman çizelgesini yeniden kurma rehberindedir.

Kayıtlar temizlendikten sonra hazırlayıcıya ne göndermeliyim?

Temiz muhasebe kayıtlarını ve arkasındaki belgeleri, çözülmemiş her şeyi anlatan bir notla birlikte gönderin.

Bir hazırlayıcının çektiği raporlar muhasebe kayıtlarından işletme vergi beyannamesine rehberindedir. 31 Aralık'tan sonra neyin kapandığı yıl sonu kapanış kontrol listesinde yer alır.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Hesabı tutmayan serbest çalışan bir tasarımcı

Muhasebe kayıtları vadesiz hesapta US$18.400 gösteriyor, 31 Aralık hesap özeti ise US$17.950 gösteriyor. Tahsil edilmemiş çek ve yoldaki mevduat yok. US$450'lik fark, akışın iki kez girdiği tek bir ödeme işlemcisi mevduatıdır. Fazla kaydı kaldırmak tek bir mevduat bırakır ve muhasebe kayıtlarını US$17.950'ye getirir. Akışta hâlâ bekleyen kopyayı hariç tutun ki geri gelmesin.

Açılış nakdi tutmayan iki üyeli bir LLC

Ortaklık olarak vergilendirilen iki üyeli bir LLC, yıla muhasebe kayıtlarında US$31.000 nakitle başlıyor. Geçen yıl verilen Schedule L, yıl sonunda US$26.500 nakit gösteriyordu. US$4.500'lük fark, kapanmış yıla tarihlenen ve beyanname hazırlandıktan sonra değiştirilen bir kayıttan gelebilir. Düzeltme, bu yılın nakdini ayarlamakla değil nedeni bulmakla başlar. Neden, hazırlayıcının hiç görmediği bir değişiklikse verilen beyannameye yeniden bakmak gerekebilir; bu hazırlayıcının kararıdır.

Sahibin kirasını ödeyen bir S şirketi

Bir S şirketi, sahibin US$6.000 tutarındaki kişisel kirasını işletme kartından ödedi ve kira gideri olarak kaydetti. Hazırlayıcı tüm yılı göz önünde tutarak bunun ücret, dağıtım veya hissedar kredisi olduğuna karar verene kadar US$6.000 bir sahip hesabına gider. Dağıtım veya kredi ise kira giderinden çıkarmak giderleri US$6.000 düşürür ve muhasebe kârını aynı tutarda artırır. Hizmetler için makul bir ücret ise bordro bildirimiyle birlikte ücret olarak gider kalır ve kâr değişmez.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bir bakiye verilmiş bir yılla tutmuyor ya da temizlemeli, yeniden kurmalı mı yoksa yeni dosya mı açmalı bilmiyorsunuz: bkz. kapanmış dönemde değişen açılış bakiyesi, beyannameyle tutmayan birikmiş kâr, temizlik mi yeni başlangıç mı ve geriye dönük muhasebe kayıtlarının maliyeti; ayrıca muhasebe kayıtları desteği alın.
• Bazı aylara hiçbir kayıt girilmemiş ya da beyanname vermeye az kaldı: bkz. geciken muhasebe kayıtlarını tamamlama; ayrıca muhasebe kayıtları desteği alın.
• Sahip parası aylarca işlemlere karışmış: bkz. karışmış fonları düzeltme; ayrıca muhasebe kayıtları desteği alın.
• Bir ortaklığın veya S şirketinin kimsenin izlemediği sermaye veya hissedar kredisi hesapları var: bkz. S şirketi için geriye dönük muhasebe kayıtları ve garantili ödemeler ve ortak çekimleri; ayrıca muhasebe kayıtları desteği alın.
• Sahip yurt dışında yaşıyor, işletmenin sahibi yabancı bir şirket ya da yurt dışında bir hesap var: bkz. yabancı sahipli bir ABD şirketi için muhasebe kayıtları, yabancı sahipli bir LLC için işlem kayıtları ve yurt dışındaki şirket hesapları için FBAR; ayrıca sınır ötesi vergi desteği alın.
• Mevduatlar satış raporlarınızla tutmuyor: bkz. satışların ve ödemelerin mutabakatı.