تسجيل مدفوعات بطاقة الائتمان كتحويلات وتسويتها

هل سداد بطاقة الائتمان مصروف؟

لا. تُسجَّل كل عملية شراء على البطاقة عند حدوثها بحسب ما اشتُريت من أجله: مصروف في الغالب، لكن المخزون أصل إلى أن يُباع، والمعدات أصل إلا إذا سمحت قاعدة المشتريات الصغيرة بتسجيلها مصروفًا (راجع تسجيل المشتريات الصغيرة مصروفًا أو رسملتها)، والمشتريات الشخصية ليست تكاليف نشاط. أما سداد فاتورة البطاقة فينقل النقد من الحساب المصرفي إلى حساب البطاقة فقط، فهو تحويل. وتسجيل المشتريات والسداد معًا مصروفات يحتسب الإنفاق نفسه مرتين.

لا يشترط IRS قيودًا بعينها. فهو يقول استخدم نظامًا يُظهر الدخل والمصروفات بوضوح، وهذه هي القيود المعتادة للبطاقة:

هكذا تُسجَّل في الدفاتر. أما في أي سنة ضريبية يُخصم الشراء فمسألة منفصلة، تُعرض في النهاية.

احتساب الإنفاق مرتين يضخّم المصروفات ويقلّل الربح. وإذا وصل ذلك إلى الإقرار، فقد تنطبق غرامة الدقة بنسبة ⁦20%⁩ من جزء النقص في الضريبة المسدَّدة الناتج عن الإهمال أو التقليل الجوهري في الدخل المصرَّح به.

لا تكون حالة البطاقة بسيطة عندما لا يتطابق رصيدها في الدفاتر مع الكشف منذ عدة أشهر، أو توجد عدة بطاقات، أو تشترك مشتريات شخصية وتجارية في بطاقة واحدة، أو تكون الدفاتر متأخرة قبل موعد الإقرار. وإذا انطبقت إحدى هذه الحالات فانتقل إلى هل حالتك مختلفة؟ في النهاية.

جهّز قبل أن تبدأ:

• كل كشوف السنة، لكل بطاقة، بما فيها البطاقات المغلقة
• الكشوف المصرفية التي تُظهر كل سداد للبطاقة
• الإيصالات والفواتير
• أي كشف مكافآت وأي خطابات نزاع

كيف أصنّف سداد بطاقة الائتمان؟

سجّله تحويلًا من الحساب الجاري إلى حساب بطاقة الائتمان، بالمبلغ الذي خرج من البنك. ليس لسداد البطاقة فئة مصروف.

1. أعطِ كل بطاقة حسابها الخاص في الدفاتر، حساب دين (التزام). والحساب الموجود أصلًا يحتفظ برصيده الافتتاحي المدقَّق. أما الحساب الجديد فابدأه بالرصيد المستحق قبل أول عملية تدخلها، وهو عادةً الرصيد السابق في أول كشف تسوّيه. لا تبدأ برصيد الكشف الجديد وتُدخل حركته أيضًا.
2. عندما يظهر السداد في الربط البنكي التلقائي (bank feed، أي تنزيل المعاملات المصرفية تلقائيًا إلى برنامج المحاسبة) أو في الكشف المصرفي، سجّله تحويلًا إلى حساب تلك البطاقة.
3. يظهر السداد نفسه أيضًا على البطاقة بوصفه دفعة مستلمة. وهذا هو النصف الآخر من التحويل نفسه: طابقه ولا تضف قيدًا ثانيًا.
4. أدخل المبلغ المسدَّد فعلًا. السداد الأدنى أو الجزئي يبقى تحويلًا، ويبقى المبلغ غير المسدَّد على البطاقة دينًا.

إذا سُدِّدت الفاتورة من حساب لا يخص النشاط، فليست تحويلًا من الحساب الجاري: الطرف الآخر مال وضعه المالك، مساهمة أو قرضًا بحسب نوع الكيان. راجع فصل أموال النشاط عن الأموال الشخصية.

الفوائد على الكشف سُجِّلت عند فوترتها، لا عند سدادها.

لماذا تظهر مشترياتي بالبطاقة مرتين؟

يصل الإنفاق نفسه إلى الدفاتر عبر أكثر من طريق. وهذه أربعة أسباب شائعة:

علامتان تساعدان على إيجاد السبب. رصيد البطاقة في الدفاتر الذي يرتفع كل شهر ويبقى أعلى بكثير من الرصيد الجديد في الكشف يعني غالبًا أن المدفوعات لم تُطبَّق على حساب البطاقة: سُجِّلت مصروفات، أو سحب مالك، أو لم تُسجَّل أصلًا. ورصيد أعلى من الكشف بقيمة عملية واحدة بالضبط يعني غالبًا تكرارًا أو عملية لم تُرحَّل بعد. ابحث في حساب البطاقة عن أزواج لها التاريخ والمستفيد والمبلغ نفسه، وافحص تصنيف كل سطر مصرفي يسدد البطاقة.

الربط المتصل لا يثبت أن الدفاتر صحيحة: راجع لماذا الربط البنكي ليس تسوية. وإذا توقف الربط، راجع عندما يتوقف الربط البنكي عن الاستيراد.

كيف أسوّي بطاقة الائتمان مع الكشف كل شهر؟

ضع كل سطر في الكشف في الدفاتر مرة واحدة، فيُظهر حساب البطاقة رصيد الكشف الجديد في تاريخ الإقفال، باستثناء بنود التوقيت المدرجة. ويقول IRS سوِّ الحساب الجاري كل شهر: قارن الكشف بالدفاتر، وأدخل ما فاتها، وصحّح الأخطاء، ثم تأكد أن الأرصدة متفقة. وتعمل البطاقة بالطريقة نفسها.

1. احصل على كشف الفترة من الجهة المصدرة للبطاقة واحتفظ به مع التسوية.
2. تحقق من أن الرصيد الافتتاحي للتسوية (العمليات والمدفوعات المطابَقة سابقًا في الأشهر الماضية) يساوي الرصيد السابق في الكشف. وتُدرج بنود التوقيت المرحَّلة من الشهر الماضي بمعزل عنه. وإذا اختلف الرصيد الافتتاحي فغالبًا تغيّر قيد في فترة مغلقة: راجع رصيد افتتاحي خاطئ.
3. طابق كل سطر في الكشف مع الدفاتر: المشتريات والمدفوعات والمبالغ الدائنة والفوائد والرسوم. ويجب أن يظهر كل منها مرة واحدة.
4. أدخل ما ينقص واحذف التكرارات.
5. قارن رصيد البطاقة في الدفاتر في تاريخ الإقفال برصيد الكشف الجديد. يجب أن يتطابقا إلا في بنود التوقيت: عملية مؤرخة قبل تاريخ الإقفال رُحِّلت بعده، أو سداد لم تسجله البطاقة بعد. اسردها وتأكد أنها تُسوّى في الكشف التالي. وأي فرق آخر خطأ: ابحث عنه قبل أن تنتقل.
6. احفظ الكشف وضع علامة أن الفترة سُوِّيت.

إذا لم تتطابق، فحجم الفرق يدل على السبب:

لا تسدّ فجوة غير مفسَّرة بقيد تسوية: فهو يخفي السبب، ويعود الفرق في الشهر التالي. والإقفال الشهري المتعلق بالبطاقة في دليل الربط البنكي والتسوية.

كيف أسجّل فوائد بطاقة الائتمان والرسوم السنوية ورسوم التأخير؟

أدخل الفوائد وكل رسم سطر مصروف مستقلًا، بتاريخ فوترته في الكشف، مع ارتفاع رصيد البطاقة بالمبلغ نفسه. وتخطيها سبب شائع لانخفاض رصيد البطاقة عن الكشف واتساع الفجوة كل شهر.

• الفوائد. يقول المنشور 334 إنه يمكنك عادةً خصم الفوائد على الديون المتعلقة بنشاطك، وإن الدين يتعلق بنشاطك عندما تستخدم المال في مصروف تجاري. وإذا كان القرض جزءًا منه للنشاط وجزءًا شخصيًا، فعليك تقسيم الفوائد بينهما. ويسرد موضوع IRS رقم 505 فوائد بطاقة الائتمان على المصروفات الشخصية بوصفها غير قابلة للخصم. وقد ينطبق حد على بعض دافعي الضرائب؛ ويشير المنشور 334 إلى تعليمات النموذج 8990.
• الرسوم السنوية والرسوم الأخرى. سجّل كلًا منها في سطر رسوم البطاقة. والاختبار لأي مصروف تجاري أن يكون عاديًا وضروريًا (المنشور 334)، وهو يسرد الرسوم المصرفية لكنه لا يذكر الرسوم السنوية للبطاقات.
• رسوم التأخير. سجّل رسم التأخير في سطر مستقل عن الفوائد. وهل يُعدّ فائدة في الإقرار مسألة ضريبية لا تحسمها منشورات IRS المذكورة، فاترك تصنيفه إلى نهاية السنة.

هل أحتاج إلى إيصالات إذا كان كشف البطاقة يُظهر العملية؟

نعم في الغالب: احتفظ بالإيصال أو الفاتورة. يبيّن الكشف أنك دفعت، لا ما دفعت من أجله. وبالنسبة إلى بطاقة الائتمان، يقول المنشور 583 إن الكشف قد يثبت الدفع إذا بيّن المبلغ المحمَّل واسم المستفيد وتاريخ العملية. ويضيف أن إثبات الدفع وحده لا يثبت الخصم: احتفظ بإيصالات البيع والفواتير التي تبيّن أنك تحملت التكلفة وأنها كانت للنشاط.

احفظ كل إيصال مع عملية البطاقة عند ترحيلها. وتخضع تكاليف السفر والهدايا والمركبات لقواعد إثبات أشد. وإذا ضاعت الإيصالات أصلًا، أو كانت التكلفة من هذه الأنواع، فراجع الإيصالات المفقودة لمصروفات النشاط.

كيف أسوّي بطاقة ائتمان مع نزاع على الفوترة أو كشف مفقود؟

أبقِ العملية المتنازع عليها في الدفاتر كما يعرضها الكشف إلى أن تقيّد الجهة المصدرة مبلغًا دائنًا، حتى تبقى البطاقة متطابقة. المشتريات التجارية الحقيقية تحتفظ بحسابها. أما العملية غير المصرح بها أو المكررة فليست تكلفة نشاط: احتفظ بها في حساب مستقل للبنود المتنازع عليها لا في المصروفات إلى أن تُحسم. وسجّل المبلغ الدائن على الحساب الذي يحمل المبلغ. ويُسجَّل المبلغ الدائن المؤقت بالطريقة نفسها، ويُعكس إذا استردته الجهة المصدرة. وحذف العملية مبكرًا يكسر التطابق مع الكشف. دوّن تاريخ النزاع والمبلغ والتاجر ومرجع الجهة المصدرة مع التسوية.

تتوقف قواعد النزاع على نوع البطاقة:

• بطاقات المستهلكين. بموجب Regulation Z، يجب أن يصل إخطار مكتوب بخطأ فوترة (تسردها اللائحة، ومنها عملية غير مصرح بها أو مبلغ خاطئ أو بضاعة لم تُسلَّم كما اتُّفق) إلى الجهة المصدرة، على عنوان أخطاء الفوترة المذكور في الكشف، خلال 60 يومًا من أول كشف يُظهر الخطأ. وتؤكد الجهة المصدرة استلامه خلال 30 يومًا وتحسمه خلال دورتين ⁦(2)⁩ من دورات الفوترة، وفي موعد لا يتجاوز 90 يومًا. ويجوز أن يظل الكشف يعرض البند مع بيان أن سداده غير مطلوب. أما نزاع الجودة مع التاجر فيتبع قاعدة منفصلة (المادة ⁦1026.12(c)⁩).
• بطاقات الأعمال. الائتمان الممنوح أساسًا لغرض تجاري، أو لأي جهة غير شخص طبيعي مثل شركة أو LLC، يقع خارج Regulation Z، بما في ذلك قواعد أخطاء الفوترة، لذا لا تأتي تلك الحقوق من اللائحة. وتحدد اتفاقية البطاقة الموعد النهائي والإجراء. اقرأها واعترض بسرعة. والاستثناء هو الاستخدام غير المصرح به: فـحد مسؤولية حامل البطاقة عنه في اللائحة ينطبق على بطاقات الأعمال أيضًا (التفسير الرسمي، التعليق ⁦3-1⁩)، مع أن المنظمة التي لديها 10 بطاقات أو أكثر من جهة مصدرة واحدة يمكنها أن تتفق مع الجهة المصدرة على غير ذلك.
• بطاقة شخصية عليها مشتريات تجارية. نوع البطاقة هو الذي يحسم، لا العملية. يقول التفسير الرسمي لـ Regulation Z، التعليق ⁦3(a)-2⁩ إن بطاقة الغرض الاستهلاكي تحتفظ بحقوق أخطاء الفوترة حتى مع مشتريات تجارية عرضية، وإن بطاقة الغرض التجاري لا تملك هذه الحقوق مع مشتريات شخصية عرضية. اسأل الجهة المصدرة أي نوع هي بطاقتك.

إذا ظل نزاع مفتوحًا في نهاية السنة، فاطلب من محاسب CPA مراجعة كيفية إبقاء العملية قبل إقفال الدفاتر.

في حال الكشف المفقود، احصل على نسخة من الجهة المصدرة قبل التسوية. سوِّ مع كشف الجهة المصدرة لا مع الربط. وإذا تعذّر الحصول على كشوف بعض الأشهر، فيجب إعادة بناء الرصيد من سجلات أخرى: راجع إعادة بناء الدفاتر من الكشوف المصرفية.

هل تُعدّ مكافآت بطاقة الائتمان أو الاسترداد النقدي دخلًا؟

هذه مسألة غير محسومة. فمنشورات IRS وإشعاراته المذكورة أدناه لا تبيّن كيف يُعامل الاسترداد النقدي أو النقاط على بطاقة الأعمال، وقد تتوقف الإجابة على البرنامج. وما تقوله فعلًا:

• لن يدّعي IRS دخلًا غير مصرَّح به عن أميال المسافر الدائم وغيرها من المزايا الترويجية العينية المكتسبة في السفر التجاري، لكن هذا التيسير يستثني المزايا المحوَّلة إلى نقد (الإعلان ⁦2002-18⁩). ولا يذكر الاسترداد النقدي على البطاقات.
• وتعامل مواد أخرى لـ IRS بعض التخفيضات النقدية المستردة (rebates) على أنها تخفيض لما دفعته لا دخل: الاسترداد النقدي من وكيل أو مصنّع الصنف الذي تشتريه (المنشور 17)، وفي حكم خاص واحد لا يجوز الاعتماد عليه إلا لدافعي الضرائب الذين طلبوه، استرداد على مشتريات بطاقة ائتمان بموجب برنامج واحد. ولا يحسم أي منهما الاسترداد النقدي على بطاقة الأعمال.

في الدفاتر، سجّل الاسترداد النقدي في حساب مكافآت مستقل عندما تقيّده الجهة المصدرة، سواء كمبلغ دائن في الكشف (ينخفض رصيد البطاقة) أو كإيداع. فهذا يُبقيه خارج سطور المصروفات، ويُبقي البطاقة متطابقة مع الكشف، ويتيح لمحاسب CPA تحديد المعالجة في نهاية السنة. احتفظ بكشوف المكافآت.

ماذا لو اشترك الاستخدام التجاري والشخصي في بطاقة واحدة، أو لدي عدة بطاقات؟

المشتريات الشخصية ليست مصروفات نشاط، لذا يجب فصلها، ولكل بطاقة حسابها الخاص وتسويتها الشهرية. ويقول IRS احتفظ بحساب جارٍ للنشاط منفصل عن الحساب الشخصي واحتفظ بمجموعة سجلات كاملة ومنفصلة لكل نشاط. والمنطق نفسه ينطبق على البطاقات.

• مشتريات شخصية على بطاقة النشاط. لا تتركها في المصروفات. وتسجيلها يتوقف على الكيان: سحب مالك، أو توزيع، أو قرض، أو أجر. راجع تسجيل سحوبات المالك والمشتريات الشخصية على بطاقات الشركة وفصل أموال النشاط عن الأموال الشخصية.
• الفوائد على بطاقة مختلطة. يجب تقسيمها بين الاستخدام التجاري والشخصي (انظر قسم الفوائد أعلاه). احتفظ بالكشوف: فالتقسيم يتبع كيفية استخدام المال، وينبغي أن يحسبه محاسب CPA.
• تكاليف النشاط على بطاقة شخصية. راجع مصروفات النشاط على بطاقة ائتمان شخصية.
• عدة بطاقات. سوِّ كل بطاقة مع كشفها الخاص، بما فيها بطاقة أغلقتها، إلى أن يصبح رصيدها صفرًا. وتُسوّى البطاقات الصادرة للموظفين بموجب حساب واحد مع كشف ذلك الحساب.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية وبالدولار الأمريكي.

شركة LLC للتصميم تسدد فاتورة البطاقة

تحمّل شركة LLC للتصميم في أوستن بطاقتها خلال الشهر برامج وإعلانات ومستلزمات بقيمة 4,000 دولار أمريكي، وتسجّل كلًا منها مصروفًا. ثم تسدد فاتورة البطاقة البالغة 4,000 دولار أمريكي من الحساب الجاري. ويُسجَّل السداد تحويلًا: ينخفض الحساب الجاري بمقدار 4,000 دولار أمريكي وينخفض رصيد البطاقة بمقدار 4,000 دولار أمريكي. وتبقى المصروفات 4,000 دولار أمريكي، لا 8,000 دولار أمريكي.

الربطان متصلان

يربط مالك البنك والبطاقة معًا. يجلب ربط البطاقة مشتريات بقيمة 6,000 دولار أمريكي، كل منها مصنَّف بشكل صحيح. ويجلب الربط البنكي سداد 6,000 دولار أمريكي إلى البطاقة، فيصنّفه المالك مصروفات مكتبية. فتظهر المصروفات 12,000 دولار أمريكي مقابل إنفاق قدره 6,000 دولار أمريكي، ولا يصل السداد إلى حساب البطاقة أبدًا، فيبقى رصيد البطاقة في الدفاتر أعلى من الكشف بمقدار 6,000 دولار أمريكي. وتغيير السطر المصرفي إلى تحويل إلى حساب البطاقة يحل المشكلتين.

الرصيد غير مطابق بمقدار 450 دولارًا أمريكيًا

يُظهر الكشف رصيدًا جديدًا قدره 2,350 دولار أمريكي، وتُظهر الدفاتر 1,900 دولار أمريكي. والفرق 450 دولار أمريكي: فائدة قدرها 150 دولار أمريكي عن كل من شهرين، ورسم سنوي قدره 150 دولار أمريكي، ولم يُدخل أي منها. وإضافة الأسطر الثلاثة مصروفات ترفع رصيد البطاقة إلى 2,350 دولار أمريكي، فتتطابق التسوية.

هل حالتك مختلفة؟

• لم تتطابق البطاقة مع كشوفها منذ عدة أشهر، أو الكشوف مفقودة، أو يحين موعد إقرار والدفاتر متأخرة: السؤال هو هل يلزم تنظيف لاستكمال المتأخر، وكيف يُقفل كل شهر من الآن. راجع استكمال الدفاتر المتأخرة ومصروفات غير مصنفة قبل موسم الضرائب وقائمة تنظيف الدفاتر، واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
• لديك عدة بطاقات، أو اختلطت المشتريات الشخصية والتجارية: فصلها حكم يتعلق بكل عملية وكل كيان. ابدأ بـدليل اختلاط الأموال واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
• أُجريت مشتريات في أواخر ديسمبر وسُدِّدت في يناير: في أي سنة ضريبية يخصمها نشاط يتبع الأساس النقدي مسألة توقيت ضريبي لا يحسمها هذا الدليل. اسأل محاسب CPA، الذي يستطيع الإجابة من طريقتك المحاسبية، قبل الاعتماد على أي من التاريخين.
• سدّدت شركتك أو شراكتك مشتريات شخصية لمالك: القيد يتوقف على الكيان. راجع شركة S تدفع مصروفات شخصية أو شركة C تدفع مصروفات المالك.
• يدفع لك عملاؤك بالبطاقة: الإيداعات والرسوم والإكراميات مشكلة مختلفة. راجع تسوية المبيعات والدفعات وإكراميات البطاقات وتسجيل المبالغ المستردة.