Pagos de tarjeta de crédito: regístrelos como transferencias

¿Un pago de tarjeta de crédito es un gasto?

No. Cada compra con la tarjeta se registra cuando se cobra, en lo que fue: normalmente un gasto, pero el inventario es un activo hasta que se vende, el equipo es un activo salvo que una regla de compras pequeñas permita deducirlo como gasto (vea cómo decidir entre gasto o capitalización en compras pequeñas), y los cargos personales no son costos del negocio. Pagar la factura de la tarjeta solo mueve efectivo de la cuenta bancaria a la cuenta de la tarjeta, así que es una transferencia. Registrar como gastos tanto las compras como el pago cuenta dos veces el mismo gasto.

El IRS no exige asientos determinados. Indica que use un sistema que muestre con claridad los ingresos y los gastos, y estos son los asientos habituales para una tarjeta:

Así registra la contabilidad estos movimientos. En qué año fiscal se deduce un cargo es una cuestión aparte, que se explica al final.

Contar un gasto dos veces infla los gastos y reduce la utilidad. Si eso llega a una declaración, puede aplicarse una multa relacionada con la exactitud de 20% de la parte del pago insuficiente atribuible a negligencia o a una subestimación sustancial.

El caso de una tarjeta no es sencillo cuando su saldo en la contabilidad no coincide con el estado de cuenta desde hace varios meses, hay varias tarjetas, los cargos personales y del negocio comparten una tarjeta, o la contabilidad está atrasada antes de que venza una declaración. Si le aplica alguno de estos casos, vaya a ¿Su caso es distinto? al final.

Reúna antes de empezar:

• Todos los estados de cuenta del año, de todas las tarjetas, incluidas las cerradas
• Los estados de cuenta bancarios que muestran cada pago de la tarjeta
• Recibos y facturas
• Cualquier estado de cuenta de recompensas y cualquier carta de disputa

¿Cómo categorizo el pago de una tarjeta de crédito?

Regístrelo como una transferencia de la cuenta corriente a la cuenta de la tarjeta de crédito, por el monto que salió del banco. Un pago no tiene categoría de gasto.

1. Dé a cada tarjeta su propia cuenta en la contabilidad, una cuenta de deuda (pasivo). Una cuenta que ya existe conserva su saldo inicial verificado. Para una cuenta nueva, empiece con el saldo adeudado antes de la primera transacción que ingrese, normalmente el saldo anterior del primer estado de cuenta que concilie. No empiece con el saldo nuevo de ese estado de cuenta y, además, ingrese sus movimientos.
2. Cuando el pago aparezca en la conexión bancaria (la descarga automática de transacciones del banco a su software contable) o en el estado de cuenta bancario, regístrelo como una transferencia a la cuenta de esa tarjeta.
3. El mismo pago también aparece en la tarjeta como un pago recibido. Es la otra mitad de la misma transferencia: concílielo y no agregue un segundo asiento.
4. Ingrese el monto realmente pagado. Un pago mínimo o parcial sigue siendo una transferencia, y el monto no pagado queda en la tarjeta como deuda.

Si la factura se pagó desde una cuenta que no es del negocio, no es una transferencia desde la cuenta corriente: la otra parte del asiento es dinero que el propietario aportó, como aporte de capital o préstamo según el tipo de entidad. Vea cómo separar los fondos del negocio y los personales.

Los intereses del estado de cuenta se registraron cuando se facturaron, no cuando se pagan.

¿Por qué mis compras con la tarjeta aparecen dos veces?

El mismo gasto llega a la contabilidad por más de un camino. Cuatro causas son comunes:

Dos señales ayudan a encontrar la causa. Un saldo de la tarjeta en la contabilidad que sube cada mes y queda muy por encima del saldo nuevo del estado de cuenta suele indicar que los pagos no se aplicaron a la cuenta de la tarjeta: se registraron como gastos, como retiro del propietario o no se registraron. Un saldo por encima del estado de cuenta exactamente por un cargo suele indicar un duplicado o un cargo que aún no se ha publicado. Busque en la cuenta de la tarjeta pares con la misma fecha, beneficiario y monto, y revise la categoría de cada línea bancaria que paga la tarjeta.

Una conexión activa no prueba que la contabilidad esté bien: vea por qué una conexión bancaria no es una conciliación. Si la conexión dejó de funcionar, vea cuando una conexión bancaria deja de importar.

¿Cómo concilio una tarjeta de crédito con el estado de cuenta cada mes?

Ponga cada línea del estado de cuenta en la contabilidad una sola vez, para que la cuenta de la tarjeta muestre el saldo nuevo del estado de cuenta en la fecha de cierre, salvo las partidas por diferencia de fechas que se detallen. El IRS indica conciliar la cuenta corriente cada mes: compare el estado de cuenta con la contabilidad, ingrese lo que la contabilidad omitió, corrija los errores y luego confirme que los saldos coinciden. La tarjeta funciona igual.

1. Obtenga del emisor de la tarjeta el estado de cuenta del período y guárdelo con la conciliación.
2. Verifique que el saldo inicial de la conciliación (los cargos y pagos ya conciliados en meses anteriores) sea igual al saldo anterior del estado de cuenta. Las partidas por diferencia de fechas del mes pasado se detallan aparte. Si el saldo inicial difiere, normalmente cambió un asiento en un período cerrado: vea un saldo inicial incorrecto.
3. Marque cada línea del estado de cuenta contra la contabilidad: compras, pagos, créditos, intereses y cargos. Cada una debe aparecer una sola vez.
4. Ingrese lo que falte y elimine los duplicados.
5. Compare el saldo de la tarjeta en la contabilidad en la fecha de cierre con el saldo nuevo del estado de cuenta. Deben coincidir, salvo las partidas por diferencia de fechas: un cargo con fecha anterior al cierre que se publicó después, o un pago que la tarjeta aún no ha publicado. Enumérelas y verifique que se saldan en el siguiente estado de cuenta. Cualquier otra diferencia es un error: encuéntrelo antes de seguir.
6. Guarde el estado de cuenta y marque el período como conciliado.

Si no coincide, el tamaño de la diferencia señala la causa:

No tape una diferencia sin explicar con un asiento de ajuste: oculta la causa y la diferencia vuelve el mes siguiente. El cierre mensual en torno a la tarjeta está en la guía de conexiones bancarias y conciliación.

¿Cómo registro los intereses de la tarjeta de crédito, las cuotas anuales y los cargos por pago tardío?

Ingrese los intereses y cada cargo como una línea de gasto propia, con la fecha en que el estado de cuenta los factura, y suba el saldo de la tarjeta por el mismo monto. Omitirlos es una razón común por la que el saldo de una tarjeta queda por debajo del estado de cuenta y la diferencia crece cada mes.

• Intereses. La Publication 334 dice que generalmente se pueden deducir los intereses de deudas relacionadas con su negocio, y una deuda se relaciona con su negocio cuando usted usa el dinero para un gasto del negocio. Si un préstamo es en parte del negocio y en parte personal, debe dividir los intereses entre ambos. El IRS Topic 505 indica que los intereses de tarjeta de crédito sobre gastos personales no son deducibles. Puede aplicarse un límite a algunos contribuyentes; la Publication 334 remite a las instrucciones del Form 8990.
• Cuotas anuales y otros cargos. Regístrelos en una línea de cargos de la tarjeta. La prueba para cualquier gasto del negocio es que sea ordinario y necesario (Publication 334), que menciona los cargos bancarios pero no nombra las cuotas anuales de las tarjetas.
• Cargos por pago tardío. Registre un cargo por pago tardío en su propia línea, aparte de los intereses. Si cuenta como intereses en la declaración es una cuestión fiscal que las publicaciones del IRS citadas no resuelven, así que deje su clasificación para el cierre del año.

¿Necesito recibos si el estado de cuenta de la tarjeta ya muestra el cargo?

Generalmente sí: conserve el recibo o la factura. Un estado de cuenta muestra que usted pagó, no para qué. Con una tarjeta de crédito, la Publication 583 dice que el estado de cuenta puede probar el pago si muestra el monto cobrado, el nombre del beneficiario y la fecha de la transacción. Agrega que la prueba de pago por sí sola no establece una deducción: conserve los comprobantes de venta y las facturas que muestren que usted incurrió en el costo y que fue para el negocio.

Guarde cada recibo en la transacción de la tarjeta cuando se publique el cargo. Los costos de viajes, regalos y vehículos tienen reglas de prueba más estrictas. Si los recibos ya se perdieron, o el costo es de ese tipo, vea recibos perdidos de gastos del negocio.

¿Cómo concilio una tarjeta de crédito con una disputa de facturación o un estado de cuenta faltante?

Mantenga un cargo en disputa en la contabilidad tal como lo muestra el estado de cuenta hasta que el emisor publique un crédito, para que la tarjeta siga coincidiendo. Una compra legítima del negocio conserva su cuenta. Un cargo no autorizado o duplicado no es un costo del negocio: manténgalo en una cuenta aparte de partidas en disputa, no como gasto, hasta que se resuelva. Registre el crédito en la cuenta que contiene el monto. Un crédito temporal se registra de la misma manera y se revierte si el emisor lo retira. Eliminar el cargo demasiado pronto rompe la coincidencia con el estado de cuenta. Anote con la conciliación la fecha de la disputa, el monto, el comercio y la referencia del emisor.

Las reglas de las disputas dependen de la tarjeta:

• Tarjetas de consumo. Conforme a la Regulation Z, un aviso escrito de un error de facturación (la regulación los enumera: por ejemplo, un cargo no autorizado, un monto equivocado o bienes que no se entregaron como se acordó) debe llegar al emisor, en la dirección para errores de facturación que figura en el estado de cuenta, dentro de los 60 días siguientes al primer estado de cuenta que muestre el error. El emisor acusa recibo dentro de 30 días y lo resuelve dentro de 2 ciclos de facturación, a más tardar en 90 días. El estado de cuenta puede seguir mostrando la partida mientras indica que no se exige su pago. Una disputa de calidad con un comercio sigue una regla aparte (sección 1026.12(c)).
• Tarjetas de negocio. El crédito otorgado principalmente con fines comerciales, o a cualquiera que no sea una persona física, como una corporación o una LLC, queda fuera de la Regulation Z, incluidas las reglas sobre errores de facturación, así que esos derechos no provienen de la regulación. El contrato de la tarjeta fija el plazo y el proceso. Léalo y presente la disputa pronto. El uso no autorizado es la excepción: el límite de la responsabilidad del titular que establece la regulación también se aplica a las tarjetas de negocio (interpretación oficial, comentario 3-1), aunque una organización con 10 o más tarjetas de un mismo emisor puede pactar otra cosa con el emisor.
• Una tarjeta personal con cargos del negocio. Lo que decide es el tipo de tarjeta, no el cargo. La interpretación oficial de la Regulation Z, comentario 3(a)-2, dice que una tarjeta de uso personal conserva sus derechos por errores de facturación incluso con cargos ocasionales del negocio, y una tarjeta de uso comercial no los tiene por cargos personales ocasionales. Pregunte al emisor qué tipo de tarjeta es la suya.

Si una disputa sigue abierta al cierre del año, pida a un CPA que revise cómo se registra el cargo antes de cerrar la contabilidad.

Si falta un estado de cuenta, obtenga una copia del emisor antes de conciliar. Concilie con el estado de cuenta del emisor, no con la conexión. Si no se pueden obtener los estados de cuenta de algunos meses, hay que reconstruir el saldo con otros registros: vea cómo reconstruir la contabilidad con los estados de cuenta bancarios.

¿Las recompensas o el reembolso en efectivo (cash back) de la tarjeta de crédito cuentan como ingreso?

Este punto no está resuelto. Las publicaciones y avisos del IRS citados abajo no dicen cómo se trata el reembolso en efectivo ni los puntos de una tarjeta de negocio, y la respuesta puede depender del programa. Esto es lo que sí dicen:

• El IRS no sostendrá que hay ingresos no reportados por millas de viajero frecuente ni otros beneficios promocionales en especie obtenidos en viajes de negocios, pero ese alivio excluye los beneficios convertidos en efectivo (Announcement 2002-18). No menciona el reembolso en efectivo de las tarjetas.
• Otro material del IRS trata algunos reembolsos como una reducción de lo que usted pagó y no como ingreso: un reembolso en efectivo del distribuidor o fabricante de un artículo que compra (Publication 17) y, en una resolución privada en la que solo pueden apoyarse los contribuyentes que la solicitaron, un reembolso sobre compras con tarjeta de crédito en un programa. Ninguno resuelve el reembolso en efectivo de una tarjeta de negocio.

En la contabilidad, registre el reembolso en efectivo en su propia cuenta de recompensas cuando el emisor lo acredite, ya sea como crédito en el estado de cuenta (el saldo de la tarjeta baja) o como depósito. Así queda fuera de las líneas de gastos, la tarjeta sigue coincidiendo con el estado de cuenta y un CPA puede decidir el tratamiento al cierre del año. Conserve los estados de cuenta de recompensas.

¿Y si los cargos personales y del negocio comparten una tarjeta, o tengo varias tarjetas?

Los cargos personales no son gastos del negocio, así que hay que separarlos, y cada tarjeta tiene su propia cuenta y su propia conciliación mensual. El IRS indica mantener una cuenta corriente del negocio separada de una personal y llevar un conjunto completo y separado de registros para cada negocio. El mismo razonamiento se aplica a las tarjetas.

• Cargos personales en una tarjeta del negocio. No los deje en gastos. Cómo se registran depende de la entidad: retiro del propietario, distribución, préstamo o sueldo. Vea cómo registrar los retiros del propietario, cargos personales en tarjetas de la empresa y cómo separar los fondos del negocio y los personales.
• Intereses en una tarjeta mixta. Deben dividirse entre el uso del negocio y el personal (vea la sección de intereses arriba). Conserve los estados de cuenta: la división sigue cómo se usó el dinero, y debe calcularla un CPA.
• Costos del negocio en una tarjeta personal. Vea gastos del negocio en una tarjeta de crédito personal.
• Varias tarjetas. Concilie cada una con su propio estado de cuenta, incluida una tarjeta que cerró, hasta que su saldo sea cero. Las tarjetas emitidas a empleados bajo una sola cuenta se concilian con el estado de cuenta de esa cuenta.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Una LLC de diseño paga la factura de la tarjeta

Una LLC de diseño de Austin carga US$4,000 en software, publicidad y suministros a su tarjeta durante el mes y registra cada uno como gasto. Luego paga la factura de la tarjeta de US$4,000 desde la cuenta corriente. El pago se registra como transferencia: la cuenta corriente baja US$4,000 y el saldo de la tarjeta baja US$4,000. Los gastos se quedan en US$4,000, no en US$8,000.

Ambas conexiones están activas

Un propietario conecta tanto el banco como la tarjeta. La conexión de la tarjeta trae US$6,000 en compras, cada una categorizada correctamente. La conexión del banco trae el pago de US$6,000 a la tarjeta, y el propietario lo categoriza como gastos de oficina. Los gastos muestran US$12,000 por US$6,000 de gasto, y el pago nunca llega a la cuenta de la tarjeta, así que el saldo de la tarjeta en la contabilidad queda US$6,000 por encima del estado de cuenta. Cambiar la línea bancaria a una transferencia a la cuenta de la tarjeta corrige ambos problemas.

El saldo difiere en US$450

Un estado de cuenta muestra un saldo nuevo de US$2,350 y la contabilidad muestra US$1,900. La diferencia es de US$450: intereses de US$150 en cada uno de dos meses y una cuota anual de US$150, ninguno ingresado. Al agregar las tres líneas como gastos, el saldo de la tarjeta sube a US$2,350 y la tarjeta concilia.

¿Su caso es distinto?

• La tarjeta no coincide con sus estados de cuenta desde hace varios meses, faltan estados de cuenta, o una declaración vence y la contabilidad está atrasada: la pregunta es si hace falta una limpieza para ponerse al día y cómo se cerrará cada mes de aquí en adelante. Vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada, gastos sin categorizar antes de la temporada de impuestos y la lista de verificación para limpiar la contabilidad, y reciba ayuda con la contabilidad.
• Tiene varias tarjetas, o los cargos personales y del negocio están mezclados: separarlos es un criterio sobre cada cargo y cada entidad. Empiece con la guía de fondos mezclados y reciba ayuda con la contabilidad.
• Los cargos se hicieron a fines de diciembre y se pagaron en enero: en qué año fiscal los deduce un negocio con el método de efectivo es una cuestión de oportunidad fiscal que esta guía no resuelve. Pregunte a un CPA, que puede responderla según su método contable, antes de apoyarse en cualquiera de las dos fechas.
• Su corporación o sociedad de personas pagó cargos personales de un propietario: el asiento depende de la entidad. Vea una corporación S que paga gastos personales o una corporación C que paga gastos del propietario.
• Sus clientes le pagan con tarjeta: los depósitos, los cargos y las propinas son un problema distinto. Vea cómo conciliar ventas y pagos del procesador, propinas con tarjeta y cómo registrar reembolsos.