Etsy Muhasebe Kayıtları: Satış, Ücret, Kargo ve Para Yatışları

Etsy mağazam için gerçek bir muhasebe kaydı gerekir mi, yoksa mağazanın raporları yeter mi?

Mağazanın raporları tek başına yetmez. IRS, işlemlerinizi özetleyen, brüt geliri, indirimleri ve kredileri gösteren ve destekleyici belgelerle desteklenen defterler bekler. Mağazanın hesap özetleri destekleyici belgedir; mağaza dışında ödediğiniz malzeme, ambalaj ve gereç gibi giderleri göstermezler (Publication 583).

Banka yatışı satış rakamı değildir. Ücretler, kargo etiketleri ve iadeler para bankanıza ulaşmadan önce düşülür; bu yüzden yatışlardan kurulan defterler satışları eksik gösterir ve giderleri gizler. Form 1099-K ise bu kalemler düşülmeden önceki brüt tutarı bildirir (IRS: 1099-K SSS).

Form 1099-K, mağazanın toplamları ve bankanız birbirini tutmuyorsa, aylarca satış hiç kaydedilmediyse, satışlar birden fazla kanaldan geçiyorsa, alıcılar birçok eyaletteyse, stok tutuyorsanız, mağaza parası kişisel bir hesaptan geçiyorsa ya da defterler elektronik tabloyu aştıysa mağaza artık basit değildir. Bir muhasebe sorumlusunu veya hazırlayıcıyı devreye almanın zamanı bu noktalardır.

Başlamak için aylık ödeme hesabı özetlerini, yıl sonu satış raporunu, varsa Form 1099-K'yı, banka hesap özetlerini ve malzeme makbuzlarını toplayın.

Etsy mağazası için hangi kayıtları tutmalıyım?

Mağazanın aylık hesap özetlerini, sipariş bazında satış raporunu, banka hesap özetlerini, her Form 1099-K'yı ve her maliyet için bir makbuzu saklayın. Kopyaları kendiniz indirin: işletme kayıtları IRS incelemesi için her zaman erişilebilir olmalıdır (Publication 583; IRS: Hangi kayıtları tutmalıyım?). Ne kadar süre saklanacağı işletme kayıtları ne kadar süre saklanır sayfasındadır.

Kendi hesap özetinizdeki adları kullanın. Her platform ücretlerini kendi biçiminde adlandırır.

İlan ücretini her tahsil edildiğinde mi kaydetmeliyim?

Hayır. Her ücret türünü ayda bir kez aylık hesap özetinden kaydedin; genellikle her tür için tek kayıt yeterlidir. Publication 583, işlemleri günlük kaydetmenin genellikle en iyisi olduğunu söyler; ancak gelir ve giderleri açıkça gösteren herhangi bir kayıt sistemini kullanmanıza izin verir ve kendi örnek sistemi de günlük kayıtları aylık özetlere toplar (Publication 583).

Üç koşul aylık bir kaydın savunulabilir kalmasını sağlar:

1. Aylık toplamın çıkarıldığı hesap özetini saklayın.
2. Her ücret türünü (ilan, işlem, ödeme işleme, reklam) ayrı bir satır olarak kaydedin; çünkü bunlar farklı Schedule C satırlarına gidebilir.
3. Ayın ücret satırlarının toplamının hesap özetindeki ücretlerle tuttuğunu kontrol edin.

Her satışı tam fiyatıyla mı kaydederim, yoksa yalnızca yatışı mı?

Her satışı tam fiyatıyla kaydedin; ücretleri, kargo etiketlerini ve iadeleri kendi satırlarına koyun. Schedule C brüt hasılattan başlar ve talimatları, aldığınız Form 1099'ları bu satırla karşılaştırmanızı söyler. Net yatışlara dayanan defterler ikisiyle de tutmaz (IRS: Schedule C talimatları).

Her aktarımı mağazanın ödeme hesabından bankanıza bir transfer olarak kaydedin; geriye kalan, mağaza hesap özetindeki bakiyeye eşit olmalıdır. Bir aktarım ayrıca gelir olarak da kaydedilirse aynı satış iki kez sayılmış olur.

Mağaza ücretleri, kargo, ambalaj ve gereçler hangi Schedule C satırlarına girer?

Satışlar satır 1'e, iadeler satır 2'ye, her maliyet ise ona uyan gider satırına gider. Şahıs işletmesi sahibi, kurum olarak vergilendirilmeyi seçmemiş tek sahipli LLC dahil, Form 1040 ile birlikte Schedule C verir (IRS: Topic no. 407).

Satır 10 bir koşul taşır. Talimatlar, mülkün satışını kolaylaştırmak için ödenen komisyon ve ücretlerin genellikle aktifleştirilmesi gerektiğini söyler: bu satırda ücret olarak indirilmez, satış yılında satışta gerçekleşen tutardan düşülür (26 CFR 1.263(a)-1). İstisna, mülk satıcısıdır (dealer); bu, ticari faaliyetinin olağan akışında düzenli olarak mülk satan kişidir ve satıcı bunları satır 10'a yazar (IRS: Schedule C talimatları; IRS: Schedule C). İşi olarak düzenli satış yapan bir mağaza bu ifadeye uyuyor görünür; yalnızca ara sıra satış yapan bir mağaza uymayabilir. Mağazanıza hangi işlemin uyduğunu beyannameyi hazırlamadan önce hazırlayıcınızla netleştirin.

Satır numaraları yayımlanmış en son Schedule C'yi izler; verdiğiniz beyannamenin formunda doğrulayın. Malzemelerin hemen gider mi yoksa stok mu olduğu küçük satıcılar için stok veya malzeme sayfasındadır.

Platformun alıcılar adına tahsil ettiği satış vergisi gelirimin parçası mı?

Genellikle hayır. Alıcıya yüklenen, sizin tahsil edip devlete aktarmak zorunda olduğunuz eyalet ve yerel satış vergisi gelir değildir (Publication 334). İndirim de değildir (IRS: Schedule C talimatları).

Platform vergiyi alıcılardan tahsil edip eyalete ödediğinde, bu genellikle mağaza geliri değildir; çünkü vergi alıcıya yüklenir ve eyalete geçer. Hem satışlardan hem giderlerden dışarıda tutun. Hesap özetinde kendi satırı olarak arayın. IRS sayfaları kendi tahsil ettiğiniz vergiyi anlatır; vergiyi sizin yerinize tahsil eden platformu ele almaz.

Eyalet hukukunun satıcı olarak size yüklediği ve sizin tahsil ettiğiniz vergide kural tersine döner: bu tutar brüt hasılata girer ve vergi satır 23'te indirilir. Ayrıca bir eyalet tahsil ettiğiniz alıcı vergisinin bir kısmını tutmanıza izin veriyorsa, o kısım satır 6'da gelirdir (IRS: Schedule C talimatları).

Form 1099-K alıcı satış vergisini içerebilir; bu yüzden toplamı satışlarınızı aşabilir (Publication 334). Platform dışındaki satışlarda vergiyi kendinizin tahsil edip etmeyeceğiniz satış vergisini ne zaman tahsil etmelisiniz sayfasında ele alınır.

Para günler sonra ödenirse bir satış hangi yıla aittir?

Stoku olmayan birçok şahıs işletmesi sahibinin kullandığı nakit esasında, bir satış parayı fiilen veya fiili olmayan biçimde (constructive receipt) aldığınız yılda sayılır. Fiili olmayan tahsil, tutarın hesabınıza geçirilmesi veya henüz çekmemiş olsanız bile kısıtlama olmaksızın size sunulması demektir (Publication 334).

Bu yüzden Aralık sonunda mağazanın ödeme hesabı bakiyesine geçen ve Ocak başında bankaya yatan bir satış önceki yıla ait olabilir; ancak bir sonraki bölümün açıkladığı gibi Form 1099-K onu yine sonraki yılda gösterebilir. Paraya konan bir bekletme veya rezerv bunu değiştirebilir. Platform, alıcının ödemesini sizin temsilciniz olarak alıyorsa, platform ne zaman aldıysa siz de o zaman almış sayılırsınız (Publication 334). IRS kaynakları bunu her platformun şartları için kesinleştirmez; bu yüzden yıl sonu işlemini hazırlayıcınızla netleştirin ve her yıl aynı şekilde uygulayın.

Tahakkuk esasında gelir, ona hakkınızı belirleyen tüm olaylar gerçekleştiği ve tutar belirlenebildiği yılda sayılır; ödeme tarihi ne olursa olsun. Gelirini göstermek için stok tutması gereken bir mağaza, satışlar ve alımlar için genellikle tahakkuk esasını kullanmalıdır. Önceki üç vergi yılı boyunca ortalama yıllık brüt hasılatı $32.000.000 veya daha az olan küçük işletme mükellefi stok tutmamayı seçebilir (Publication 334). Testin tamamı küçük satıcılar için stok veya malzeme sayfasındadır.

Defterleriniz beyannamenizle aynı yöntemi kullanmalıdır ve bir yöntem belirlendikten sonra değiştirmek genellikle IRS onayı gerektirir; bu onay Form 3115 ile istenir (Publication 334).

Form 1099-K'm neden mağazanın yıl sonu toplamlarıyla veya bankamla tutmuyor?

Form 1099-K brüt ödemeleri bildirir; bu yüzden bir para yatışıyla tutmaz ve zamanlama ile kapsam nedenleriyle mağazanın yıl sonu toplamlarından farklı olabilir. Kutu 1a, ücretler, krediler, iadeler, kargo veya indirimler için azaltılmaz (IRS: Form 1099-K ile ne yapılır).

Form ayrıca her ay için brüt ödemeleri gösterir; farklı olan ayı bulmak için bunları aylık hesap özetlerinizle karşılaştırın (Form 1099-K talimatları).

Bir platformun form gönderip göndermeyeceği türüne ve eyaletinize bağlıdır; vermesi gereken platform, size bir kopyayı izleyen yılın 31 Ocak tarihine kadar göndermelidir (IRS: Form 1099-K'nızı anlamak); eşikler 1099-K eşik rehberindedir. Form olmaması gelir olmadığı anlamına gelmez (IRS: Gig Economy Tax Center); bkz. form gelmediğinde gelirin bildirilmesi.

Form yanlışsa yalnızca düzenleyici düzeltebilir. Yazışmaları saklayın ve düzeltilmiş form gelmese bile beyannameyi zamanında verin (IRS: Form 1099-K ile ne yapılır). Yatışlardan forma giden satır satır köprü satışlar, ödemeler ve Form 1099-K mutabakatı sayfasındadır.

Etsy muhasebesi için elektronik tablo mu kullanmalıyım, yoksa muhasebe yazılımı mı gerekir?

Elektronik tablo kabul edilebilir. IRS genellikle belirli bir sistem şart koşmaz ve elektronik kayıtlar kâğıt kayıtlarla aynı gereklilikleri karşılamalıdır (IRS: Hangi kayıtları tutmalıyım?).

Her ay, hesap özetine ve bankaya bağlayabileceğiniz birkaç satırdan ibaretken elektronik tablo işe yarar. Uygulanabilir bir düzen, ay başına bir satır ve şu sütunlardır: brüt satışlar, iadeler, her ücret türü, posta, gereçler, mağaza aktarımları, banka yatışları ve aktarımlarla yatışlar arasındaki fark. Devam etmeden önce bu farkı her ay sıfırlayın veya zamanlama olarak açıklayın.

Muhasebe yazılımı şu durumlarda düşünmeye değer:

• Satışlar birden fazla kanaldan veya ödeme hesabından geçiyorsa.
• Stok tutuyor ve her kalem için bir maliyete ihtiyacınız varsa.
• Satış vergisini kendiniz tahsil ediyorsanız.
• Ayı elle eşleştirmek, ayın satışlarından uzun sürüyorsa.
• Defterler zaten geride kaldıysa.

Araçları karşılaştırmak için bkz. Schedule C için muhasebe uygulaması seçimi. Defterleri kendiniz tutmakla yardım almayı tartmak için bkz. kendi defterlerinizi tutmak veya muhasebe sorumlusu tutmak.

Yıl sonunda muhasebe sorumlusuna veya hazırlayıcıya ne veririm?

Hesap özetlerini, satış raporlarını, formları, banka kayıtlarını ve makbuzları, ayrıca açıklayamadığınız her şeyin kısa bir listesini teslim edin.

• Yılın her aylık ödeme hesabı özeti.
• Her kanal için yıl sonu satış raporu.
• Her Form 1099-K ve yanlış olduğunu düşündüğünüz her biri için bir not.
• Aktarımların geldiği hesabın ve mağaza ücretlerini ödeyen her kartın hesap özetleri.
• Posta, ambalaj ve gereç makbuzları; malzeme veya stok için alış faturaları; yıl sonunda satılmamış olanların sayımı.
• Varsa satış vergisi raporları ve geçen yılın beyannamesi.
• Açıklanamayan yatışların, eksik ayların ve bekletmelerin listesi.

Açıklanamayan kalemler listesi en önemlisidir. Beyanname hazırlanabilmeden önce defterlerin ne kadar iş gerektirdiğini belirler.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Banka yatışı satış rakamı değildir

Bir baskı satıcısı yıl içinde $18.000 değerinde baskı satar. Mağaza $2.400 ücret ve $1.500 kargo etiketi keser ve toplamda $14.100 öder. Defterler $14.100 gelir değil, $18.000 satış ve $3.900 gider gösterir. Mağaza dışında alınan gereçler, örneğin $1.200 tutarındaki zarflar, aktarımlarda hiç görünmeyen ek giderlerdir.

Bir ayda üç yüz ilan ücreti

Bir mağazadan bir ayda $0,20 tutarında yaklaşık 300 ilan ücreti, toplam $60 kesilir. Satıcı ay için hesap özetinden tek bir $60 ilan ücreti satırı kaydeder ve hesap özetini saklar. Aynı hesap özeti $45 işlem ücreti gösteriyorsa bu, birincinin parçası değil, ikinci bir satırdır.

İkinci bir kanal ve yeniden satış için stok

Bir mağaza ilk kanalında $45.000, ikinci kanalında $15.000, toplam $60.000 satış yapar ve yeniden satmak için $20.000 stok alır. Kanallardan biri veya ikisi birer Form 1099-K gönderebilir ya da hiç göndermeyebilir; ancak $60.000'ın tamamı brüt hasılattır. Her form, $60.000 toplamıyla değil, o kanalın kendi satış raporuyla karşılaştırılır. Satıcının aylık deftere ve yıl sonunda satılmamış stok sayımına ihtiyacı vardır. İki kanal ve sayılacak stokla birlikte, elektronik tablonun yetmemeye başladığı nokta burasıdır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Aylarca veya yıllarca satış hiç kaydedilmedi: bunları eski hesap özetlerinden ve banka kayıtlarından yeniden kurun. Bkz. gecikmiş defterleri tamamlama ve muhasebe desteği alın.
• Form 1099-K, mağazanın toplamları ve banka birbirini tutmuyor: satışlar, ödemeler ve Form 1099-K mutabakatı ile başlayın. Açıklayamadığınız farklar, muhasebe desteğini devreye almanın zamanıdır.
• Satışlar elektronik tabloyu aştı; birden fazla kanal veya sayılacak stok var: bkz. Schedule C için muhasebe uygulaması seçimi ve muhasebe desteği.
• Malzeme veya stok alıyorsunuz: bkz. küçük satıcılar için stok veya malzeme ve el yapımı ürünlerde satılan malın maliyeti.
• Bir IRS bildirimi, gelirinizin bir Form 1099-K ile tutmadığını söylüyor: bkz. CP2000 bildirimi: nasıl yanıt verilir. Defterleriniz farkın nereden geldiğini gösteremiyorsa, muhasebe desteğini devreye almanın zamanı gelmiştir.
• Alıcılarınız birçok eyalette: bkz. satış vergisini ne zaman tahsil etmelisiniz.
• Mağaza parası kişisel bir hesaba düşüyor: bkz. kişisel hesaptaki işletme geliri.
• Mağazanın henüz işletme olup olmadığından emin değilsiniz: bkz. hobi, kişisel satış veya işletme.
• Mağazanın iki veya daha fazla sahibi var ya da bir şirket (veya şirket olarak vergilendirilen bir LLC) üzerinden yürütülüyor: bu sayfa tek sahibi varsayar. Evli bir çiftin mağazası, her iki eş de orada çalışıp ayrı Schedule C'lerle ortak beyanname vererek nitelikli ortak girişim (qualified joint venture) işlemini seçmedikçe genellikle ortaklıktır (IRS: Evli çiftler için seçim). LLC bu seçimi yapamaz. Bkz. eş ve aile LLC'leri, ortaklıklar nasıl vergilendirilir ve muhasebe desteği.
• Kâr üzerinden ödenecek vergiyi öğrenmek istiyorsunuz: bkz. online satıcılar için gelir vergisi ve üç aylık tahmini vergi ödemeleri.