Ghi sổ cho cửa hàng Etsy: doanh thu, phí, vận chuyển và tiền về

Cửa hàng Etsy của tôi có cần ghi sổ đúng nghĩa không, hay báo cáo của cửa hàng là đủ?

Báo cáo của cửa hàng tự nó là chưa đủ. Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) kỳ vọng bạn có sổ sách tóm tắt các giao dịch và cho thấy tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế, kèm chứng từ hỗ trợ. Bảng sao kê của cửa hàng là chứng từ hỗ trợ; chúng không cho thấy những gì bạn trả bên ngoài cửa hàng, như nguyên liệu, bao bì và vật tư (Publication 583).

Khoản tiền về ngân hàng không phải là số doanh thu. Phí, nhãn vận chuyển và hoàn tiền bị trừ trước khi tiền đến ngân hàng của bạn, nên sổ sách dựng từ các khoản tiền về sẽ thấp hơn doanh thu thật và che mất chi phí. Form 1099-K khai tổng số tiền trước khi trừ những khoản đó (IRS: hỏi đáp về 1099-K).

Cửa hàng không còn đơn giản khi Form 1099-K, tổng số của cửa hàng và ngân hàng của bạn không khớp nhau, nhiều tháng doanh thu chưa từng được ghi, doanh thu đi qua nhiều kênh, người mua ở nhiều tiểu bang, bạn giữ hàng tồn kho, tiền của cửa hàng đi qua tài khoản cá nhân, hoặc sổ sách đã vượt quá một bảng tính. Đó là những lúc nên nhờ người ghi sổ hoặc người chuẩn bị thuế.

Để bắt đầu, hãy gom các bảng sao kê hằng tháng của tài khoản thanh toán, báo cáo doanh thu cuối năm, mọi Form 1099-K, sao kê ngân hàng và biên lai vật tư.

Tôi cần giữ những hồ sơ nào cho cửa hàng Etsy?

Hãy giữ các bảng sao kê hằng tháng của cửa hàng, báo cáo doanh thu theo từng đơn hàng, sao kê ngân hàng, mọi Form 1099-K và biên lai cho từng khoản chi. Hãy tải bản của riêng bạn: hồ sơ kinh doanh phải luôn sẵn sàng để IRS kiểm tra (Publication 583; IRS: nên lưu giữ những loại hồ sơ nào?). Giữ trong bao lâu có ở giữ hồ sơ kinh doanh trong bao lâu.

Hãy dùng tên gọi trên bảng sao kê của chính bạn. Mỗi nền tảng gọi tên các loại phí theo cách riêng.

Tôi có nên ghi phí đăng sản phẩm mỗi lần nó bị tính không?

Không. Hãy ghi mỗi loại phí một lần mỗi tháng từ bảng sao kê hằng tháng; một bút toán cho mỗi loại nói chung là đủ. Publication 583 nói rằng nói chung tốt nhất là ghi giao dịch hằng ngày, nhưng cho phép dùng bất kỳ hệ thống lưu giữ hồ sơ nào cho thấy rõ thu nhập và chi phí, và hệ thống mẫu của chính tài liệu này gộp các bút toán hằng ngày thành bản tóm tắt hằng tháng (Publication 583).

Ba điều kiện giúp bút toán theo tháng có đủ căn cứ:

1. Giữ bảng sao kê mà tổng số của tháng được lấy từ đó.
2. Ghi mỗi loại phí thành một dòng riêng (đăng sản phẩm, giao dịch, xử lý thanh toán, quảng cáo), vì chúng có thể thuộc các dòng khác nhau của Schedule C.
3. Kiểm tra rằng các dòng phí của tháng cộng lại bằng số phí trên bảng sao kê.

Tôi ghi mỗi lần bán theo giá đầy đủ, hay chỉ ghi khoản tiền về ngân hàng?

Hãy ghi mỗi lần bán theo giá đầy đủ và đặt phí, nhãn vận chuyển và hoàn tiền vào các dòng riêng. Schedule C bắt đầu từ tổng doanh thu, và hướng dẫn yêu cầu đối chiếu các Form 1099 bạn nhận được với dòng đó. Sổ sách dựng trên số tiền ròng về ngân hàng sẽ không khớp với cả hai (IRS: hướng dẫn Schedule C).

Hãy ghi mỗi khoản chi trả như một khoản chuyển từ tài khoản thanh toán của cửa hàng sang ngân hàng của bạn; phần còn lại phải bằng số dư trên bảng sao kê của cửa hàng. Nếu một khoản chi trả cũng được ghi là thu nhập, cùng một lần bán bị tính hai lần.

Phí cửa hàng, vận chuyển, bao bì và vật tư thuộc dòng nào của Schedule C?

Doanh thu bán hàng ghi ở dòng 1, hoàn tiền ở dòng 2, và mỗi khoản chi ở dòng chi phí phù hợp. Chủ doanh nghiệp một chủ, kể cả LLC một chủ sở hữu chưa bầu chọn chịu thuế như công ty, nộp Schedule C cùng Form 1040 (IRS: Topic no. 407).

Dòng 10 có một điều kiện. Hướng dẫn nêu rằng hoa hồng và phí trả để hỗ trợ việc bán tài sản nói chung phải được vốn hóa: không khấu trừ như một khoản phí ở dòng này, mà trừ khỏi số tiền thực thu từ lần bán trong năm bán (26 CFR 1.263(a)-1). Ngoại lệ là người kinh doanh mua bán tài sản (dealer), được định nghĩa là người thường xuyên bán tài sản trong hoạt động kinh doanh thông thường; dealer ghi chúng ở dòng 10 (IRS: hướng dẫn Schedule C; IRS: Schedule C). Cửa hàng bán thường xuyên như một hoạt động kinh doanh có vẻ khớp với cách diễn đạt đó; cửa hàng chỉ thỉnh thoảng bán thì có thể không. Hãy thống nhất với người chuẩn bị thuế cách xử lý nào phù hợp với cửa hàng của bạn trước khi tờ khai được chuẩn bị.

Số dòng theo Schedule C mới nhất đã công bố; hãy đối chiếu với biểu mẫu của tờ khai bạn nộp. Nguyên liệu được ghi vào chi phí ngay hay là hàng tồn kho có ở hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ.

Thuế bán hàng mà nền tảng thu hộ người mua có thuộc thu nhập của tôi không?

Nói chung là không. Thuế bán hàng của tiểu bang và địa phương đánh vào người mua, mà bạn bắt buộc phải thu và nộp cho chính quyền, không phải là thu nhập (Publication 334). Nó cũng không phải là khoản khấu trừ (IRS: hướng dẫn Schedule C).

Khi nền tảng thu thuế từ người mua và nộp cho tiểu bang, nói chung nó không phải doanh thu của cửa hàng, vì thuế đánh vào người mua và chuyển cho tiểu bang. Hãy giữ nó ngoài cả doanh thu bán hàng lẫn chi phí. Hãy tìm nó như một dòng riêng trên bảng sao kê. Các trang của IRS mô tả khoản thuế do chính bạn thu; chúng không đề cập trường hợp nền tảng thu thay bạn.

Quy tắc đảo ngược với khoản thuế mà luật tiểu bang đánh vào bạn với tư cách người bán và bạn thu: khoản đó nằm trong tổng doanh thu, và thuế được khấu trừ ở dòng 23. Ngoài ra, nếu tiểu bang cho phép bạn giữ một phần thuế người mua mà bạn thu, phần đó là thu nhập ở dòng 6 (IRS: hướng dẫn Schedule C).

Form 1099-K có thể gồm cả thuế bán hàng của người mua, nên tổng của nó có thể vượt doanh thu của bạn (Publication 334). Bạn có phải tự thu thuế cho các giao dịch bán ngoài nền tảng hay không có ở khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.

Một lần bán thuộc năm nào khi tiền được chi trả vài ngày sau đó?

Theo phương pháp tiền mặt, mà nhiều chủ doanh nghiệp một chủ không có hàng tồn kho dùng, một lần bán được tính vào năm bạn thực sự hoặc theo nghĩa pháp lý nhận tiền (constructive receipt). Constructive receipt nghĩa là số tiền đã được ghi có vào tài khoản của bạn hoặc sẵn sàng cho bạn dùng không hạn chế, dù bạn chưa rút (Publication 334).

Vì vậy, một lần bán được ghi có vào số dư tài khoản thanh toán của cửa hàng vào cuối tháng 12 và vào ngân hàng đầu tháng 1 có thể thuộc năm trước, dù Form 1099-K vẫn có thể ghi nó vào năm sau, như phần tiếp theo giải thích. Việc giữ hoặc tạm giữ tiền có thể làm đổi điều này. Nếu nền tảng nhận tiền của người mua với tư cách đại diện của bạn, bạn được coi là đã nhận tiền khi nền tảng nhận (Publication 334). Các nguồn của IRS không giải quyết điều này cho mọi điều khoản của từng nền tảng, nên hãy thống nhất cách xử lý cuối năm với người chuẩn bị thuế và áp dụng giống nhau mỗi năm.

Theo phương pháp dồn tích, thu nhập được tính vào năm mà mọi sự kiện xác lập quyền nhận thu nhập đã xảy ra và số tiền có thể xác định, bất kể ngày chi trả. Cửa hàng cần hàng tồn kho để thể hiện thu nhập nói chung phải dùng phương pháp dồn tích cho doanh thu và mua hàng. Người nộp thuế là doanh nghiệp nhỏ, có tổng doanh thu bình quân hằng năm $32.000.000 trở xuống trong ba năm thuế trước, có thể chọn không giữ hàng tồn kho (Publication 334). Điều kiện đầy đủ có ở hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ.

Sổ sách của bạn phải dùng cùng phương pháp với tờ khai, và khi đã chọn phương pháp, đổi phương pháp nói chung cần IRS chấp thuận, được xin bằng Form 3115 (Publication 334).

Vì sao Form 1099-K của tôi không khớp với tổng cuối năm của cửa hàng hay ngân hàng của tôi?

Form 1099-K khai tổng số tiền thanh toán gộp, nên nó sẽ không khớp với một khoản tiền về ngân hàng, và có thể khác với tổng cuối năm của cửa hàng vì lý do thời điểm và phạm vi. Box 1a không bị giảm bởi phí, khoản ghi có, hoàn tiền, vận chuyển hay giảm giá (IRS: việc cần làm với Form 1099-K).

Biểu mẫu cũng cho thấy tổng số tiền thanh toán của từng tháng; hãy đặt chúng cạnh các bảng sao kê hằng tháng để tìm ra tháng bị lệch (hướng dẫn Form 1099-K).

Nền tảng có gửi biểu mẫu hay không tùy vào loại hình của nó và tiểu bang của bạn, và nền tảng bắt buộc phải nộp phải gửi cho bạn một bản chậm nhất vào ngày 31 tháng 1 của năm sau (IRS: tìm hiểu Form 1099-K của bạn); các ngưỡng có ở hướng dẫn về ngưỡng 1099-K. Không có biểu mẫu không có nghĩa là không có thu nhập (IRS: Gig Economy Tax Center); xem khai thu nhập khi không nhận được biểu mẫu.

Nếu biểu mẫu sai, chỉ bên phát hành mới sửa được. Hãy giữ thư từ trao đổi và nộp tờ khai đúng hạn ngay cả khi không có biểu mẫu sửa nào đến (IRS: việc cần làm với Form 1099-K). Bảng nối từng dòng từ các khoản tiền về ngân hàng sang biểu mẫu có ở đối chiếu doanh thu, tiền được chi trả và Form 1099-K.

Tôi nên dùng bảng tính để ghi sổ cho Etsy, hay cần phần mềm kế toán?

Bảng tính là chấp nhận được. IRS nói chung không yêu cầu một hệ thống cụ thể, và hồ sơ điện tử phải đáp ứng các yêu cầu giống hồ sơ giấy (IRS: nên lưu giữ những loại hồ sơ nào?).

Bảng tính dùng được khi mỗi tháng chỉ là vài dòng mà bạn đối chiếu được với bảng sao kê và ngân hàng. Một bố cục dùng được là mỗi tháng một hàng, với các cột cho tổng doanh thu, hoàn tiền, từng loại phí, bưu phí, vật tư, khoản chi trả của cửa hàng, khoản tiền về ngân hàng và chênh lệch giữa khoản chi trả và tiền về. Hãy xóa chênh lệch đó mỗi tháng, hoặc giải thích nó là chênh lệch thời điểm, trước khi sang tháng tiếp theo.

Nên cân nhắc phần mềm kế toán khi:

• Doanh thu đi qua nhiều kênh hoặc nhiều tài khoản thanh toán.
• Bạn giữ hàng tồn kho và cần biết giá vốn của từng món.
• Bạn tự thu thuế bán hàng.
• Đối chiếu tay cho một tháng mất nhiều thời gian hơn cả doanh thu của tháng.
• Sổ sách đã bị chậm sẵn.

Để so sánh các công cụ, xem chọn ứng dụng ghi sổ cho Schedule C. Để cân nhắc giữa tự làm sổ sách và thuê người giúp, xem tự làm sổ sách hay thuê người ghi sổ.

Tôi giao gì cho người ghi sổ hoặc người chuẩn bị thuế vào cuối năm?

Hãy giao các bảng sao kê, báo cáo doanh thu, biểu mẫu, hồ sơ ngân hàng và biên lai, kèm một danh sách ngắn những gì bạn không giải thích được.

• Mọi bảng sao kê hằng tháng của tài khoản thanh toán trong năm.
• Báo cáo doanh thu cuối năm của từng kênh.
• Mọi Form 1099-K, và ghi chú về biểu mẫu nào bạn cho là sai.
• Sao kê ngân hàng của tài khoản nhận khoản chi trả, và của thẻ nào đã trả phí cửa hàng.
• Biên lai bưu phí, bao bì và vật tư, và hóa đơn mua nguyên liệu hoặc hàng dự trữ, kèm số lượng chưa bán vào cuối năm.
• Mọi báo cáo thuế bán hàng, và tờ khai năm ngoái nếu có.
• Danh sách các khoản tiền về chưa giải thích được, các tháng bị thiếu và các khoản bị giữ.

Danh sách các mục chưa giải thích được là quan trọng nhất. Nó quyết định sổ sách cần bao nhiêu công việc trước khi có thể chuẩn bị tờ khai.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Khoản tiền về ngân hàng không phải là số doanh thu

Một người bán tranh in bán được $18.000 tranh in trong năm. Cửa hàng thu $2.400 phí và $1.500 nhãn vận chuyển, và chi trả tổng cộng $14.100. Sổ sách cho thấy $18.000 doanh thu và $3.900 chi phí, không phải $14.100 thu nhập. Vật tư mua bên ngoài cửa hàng, như $1.200 túi gửi hàng, là các chi phí thêm không bao giờ xuất hiện trong các khoản chi trả.

Ba trăm phí đăng sản phẩm trong một tháng

Một cửa hàng bị tính khoảng 300 phí đăng sản phẩm, mỗi phí $0,20, trong một tháng, tổng cộng $60. Người bán ghi một dòng phí đăng sản phẩm $60 cho tháng từ bảng sao kê và giữ bảng sao kê đó. Nếu cùng bảng sao kê cho thấy $45 phí giao dịch, đó là dòng thứ hai, không nằm trong dòng thứ nhất.

Kênh thứ hai và hàng dự trữ để bán lại

Một cửa hàng bán $45.000 trên kênh đầu tiên và $15.000 trên kênh thứ hai, tổng cộng $60.000, và mua $20.000 hàng dự trữ để bán lại. Mỗi kênh có thể gửi Form 1099-K hoặc không, nhưng cả $60.000 là tổng doanh thu. Mỗi biểu mẫu được đối chiếu với báo cáo doanh thu của chính kênh đó, không phải với tổng $60.000. Người bán cần sổ sách theo tháng và kiểm đếm hàng chưa bán vào cuối năm. Với hai kênh và hàng dự trữ phải đếm, đây là lúc bảng tính không còn đủ.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Nhiều tháng hoặc nhiều năm doanh thu chưa từng được ghi: hãy dựng lại từ các bảng sao kê cũ và hồ sơ ngân hàng. Xem hoàn thiện sổ sách quá hạn và nhờ dịch vụ ghi sổ.
• Form 1099-K, tổng số của cửa hàng và ngân hàng không khớp nhau: bắt đầu với đối chiếu doanh thu, tiền được chi trả và Form 1099-K. Chênh lệch bạn không giải thích được là lúc nên nhờ dịch vụ ghi sổ.
• Doanh thu đã vượt quá bảng tính, với nhiều kênh hoặc hàng tồn kho phải đếm: xem chọn ứng dụng ghi sổ cho Schedule C và dịch vụ ghi sổ.
• Bạn mua nguyên liệu hoặc hàng dự trữ: xem hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ và giá vốn hàng bán cho sản phẩm thủ công.
• Thông báo của IRS nói thu nhập của bạn không khớp với Form 1099-K: xem thông báo CP2000: cách phản hồi. Nếu sổ sách của bạn không chỉ ra được chênh lệch đến từ đâu, đó là lúc nên nhờ dịch vụ ghi sổ.
• Người mua ở nhiều tiểu bang: xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.
• Tiền của cửa hàng vào tài khoản cá nhân: xem thu nhập kinh doanh trong tài khoản cá nhân.
• Bạn chưa chắc cửa hàng đã là doanh nghiệp: xem sở thích, bán đồ cá nhân hay kinh doanh.
• Cửa hàng có từ hai chủ sở hữu trở lên, hoặc chạy qua công ty (hay LLC chịu thuế như công ty): trang này giả định chỉ có một chủ sở hữu. Cửa hàng của một cặp vợ chồng nói chung là hợp danh, trừ khi cả hai cùng làm việc trong đó và chọn tư cách qualified joint venture bằng cách nộp tờ khai chung với các Schedule C riêng (IRS: lựa chọn dành cho vợ chồng). LLC không thể đưa ra lựa chọn này. Xem LLC của vợ chồng và gia đình, cách hợp danh bị đánh thuế và dịch vụ ghi sổ.
• Bạn muốn biết thuế trên lợi nhuận: xem thuế thu nhập cho người bán trực tuyến và các khoản nộp thuế tạm tính hằng quý.