مسك دفاتر Etsy: تسجيل المبيعات والرسوم والشحن والإيداعات

هل أحتاج إلى مسك دفاتر حقيقي لمتجري على Etsy، أم تكفي تقارير المتجر؟

تقارير المتجر وحدها لا تكفي. تتوقع IRS دفاترًا تلخّص معاملاتك وتُظهر إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات، ومدعومة بمستندات. وكشوف المتجر مستندات داعمة؛ لكنها لا تُظهر ما تدفعه خارج المتجر، مثل المواد والتغليف واللوازم (المنشور 583).

الإيداع ليس رقم المبيعات. فالرسوم وملصقات الشحن والمبالغ المستردة تُخصم قبل أن يصل المال إلى بنكك، ولذلك فالدفاتر المبنية على الإيداعات تُقلّل المبيعات وتُخفي المصروفات. ويبلّغ النموذج ⁦1099-K⁩ عن المبلغ الإجمالي قبل هذه البنود (IRS: أسئلة شائعة عن ⁦1099-K⁩).

لا يعود المتجر بسيطًا عندما لا تتفق إجماليات النموذج ⁦1099-K⁩ وإجماليات المتجر وبنكك، أو لم تُسجَّل مبيعات أشهر، أو تمر المبيعات عبر أكثر من قناة، أو يكون المشترون في ولايات كثيرة، أو تحتفظ بمخزون، أو يمر مال المتجر عبر حساب شخصي، أو تجاوزت الدفاتر جدول بيانات. هذه هي النقاط التي تستعين فيها بمسؤول مسك دفاتر أو معدّ إقرارات.

للبدء، اجمع كشوف حساب الدفع الشهرية، وتقرير المبيعات في نهاية السنة، وأي نموذج ⁦1099-K⁩، وكشوف البنك، وإيصالات اللوازم.

ما السجلات التي أحتفظ بها لمتجر Etsy؟

احتفظ بكشوف المتجر الشهرية، وتقرير المبيعات على مستوى الطلبات، وكشوف البنك، وكل نموذج ⁦1099-K⁩، وإيصال لكل تكلفة. نزّل نسخك الخاصة: يجب أن تتوافر سجلات النشاط في كل وقت لفحص IRS (المنشور 583؛ IRS: ما نوع السجلات التي يجب أن أحتفظ بها؟). ومدة الاحتفاظ بها موضحة في مدة الاحتفاظ بسجلات النشاط.

استخدم الأسماء الواردة في كشفك. فكل منصة تسمّي رسومها بطريقتها.

هل أسجّل رسم الإدراج في كل مرة يُحتسب فيها؟

لا. سجّل كل نوع من الرسوم مرة واحدة شهريًا من الكشف الشهري؛ وقيد واحد لكل نوع يكفي عمومًا. يقول المنشور 583 إن الأفضل عمومًا تسجيل المعاملات يوميًا، لكنه يتيح لك استخدام أي نظام سجلات يُظهر الدخل والمصروفات بوضوح، ونظامه النموذجي نفسه يجمع القيود اليومية في ملخصات شهرية (المنشور 583).

ثلاثة شروط تجعل القيد الشهري قابلًا للإثبات:

1. احتفظ بالكشف الذي أُخذ منه الإجمالي الشهري.
2. سجّل كل نوع من الرسوم في سطر مستقل (الإدراج، والمعاملات، ومعالجة الدفع، والإعلانات)، لأنها قد تذهب إلى سطور مختلفة في Schedule C.
3. تحقق من أن سطور رسوم الشهر تساوي مجموع الرسوم في الكشف.

هل أسجّل كل عملية بيع بسعرها الكامل، أم الإيداع فقط؟

سجّل كل عملية بيع بسعرها الكامل وضع الرسوم وملصقات الشحن والمبالغ المستردة في سطور مستقلة. يبدأ Schedule C من إجمالي الإيرادات، وتقول تعليماته أن تقارن النماذج 1099 التي تلقيتها بهذا السطر. والدفاتر المبنية على الإيداعات الصافية لن تتطابق مع أيٍّ منهما (IRS: تعليمات Schedule C).

سجّل كل دفعة تحويلًا من حساب الدفع في المتجر إلى بنكك؛ وما يتبقى يجب أن يساوي الرصيد في كشف المتجر. وإذا سُجّلت الدفعة أيضًا دخلًا، فقد احتُسبت عملية البيع نفسها مرتين.

في أي سطور من Schedule C تذهب رسوم المتجر والشحن والتغليف واللوازم؟

تذهب المبيعات إلى السطر 1، والمبالغ المستردة إلى السطر 2، وكل تكلفة إلى سطر المصروف المناسب لها. يقدّم صاحب المنشأة الفردية، ومنه صاحب شركة LLC بمالك واحد لم تختر الخضوع للضريبة كشركة، Schedule C مع النموذج 1040 (IRS: الموضوع رقم 407).

للسطر 10 شرط. تقول التعليمات إن العمولات والرسوم المدفوعة لتيسير بيع الممتلكات يجب عمومًا رسملتها: لا تُخصم رسمًا في هذا السطر، بل تُطرح من المبلغ المحقَّق من البيع في سنة البيع (⁦26 CFR 1.263(a)-1⁩). والاستثناء هو التاجر في الممتلكات (dealer)، وهو من يبيع الممتلكات بانتظام في سياق نشاطه التجاري أو مهنته؛ ويدرجها التاجر في السطر 10 (IRS: تعليمات Schedule C؛ IRS: Schedule C). ويبدو أن المتجر الذي يبيع بانتظام بوصفه نشاطه يطابق هذه الصياغة؛ أما الذي يبيع بين حين وآخر فقط فقد لا يطابقها. اتفق مع معدّ إقراراتك على المعاملة المناسبة لمتجرك قبل إعداد الإقرار.

أرقام السطور تتبع أحدث Schedule C منشور؛ فتأكد منها في نموذج الإقرار الذي تقدّمه. وهل تُعدّ المواد مصروفًا الآن أم مخزونًا موضح في المخزون أم اللوازم لصغار البائعين.

هل ضريبة المبيعات التي تحصّلها المنصة من المشترين جزء من دخلي؟

عمومًا لا. ضريبة المبيعات في الولاية والمحلية المفروضة على المشتري، والتي يلزمك تحصيلها وسدادها للحكومة، ليست دخلًا (المنشور 334). وليست خصمًا أيضًا (IRS: تعليمات Schedule C).

عندما تحصّل المنصة الضريبة من المشترين وتدفعها للولاية، فهي عمومًا ليست إيرادًا للمتجر، لأن الضريبة مفروضة على المشتري وتنتقل إلى الولاية. أبقها خارج المبيعات والمصروفات معًا. وابحث عنها بوصفها سطرًا مستقلًا في الكشف. تصف صفحات IRS الضريبة التي تحصّلها بنفسك؛ ولا تتناول منصة تحصّلها نيابة عنك.

وتنقلب القاعدة في الضريبة التي يفرضها قانون الولاية عليك بصفتك البائع وتحصّلها: يدخل ذلك المبلغ في إجمالي الإيرادات، وتُخصم الضريبة في السطر 23. وبصورة منفصلة، إذا سمحت لك ولاية بالاحتفاظ بجزء من ضريبة المشتري التي تحصّلها، فذلك الجزء دخل في السطر 6 (IRS: تعليمات Schedule C).

قد يشمل النموذج ⁦1099-K⁩ ضريبة مبيعات المشتري، فقد يتجاوز إجماليه مبيعاتك (المنشور 334). وهل يلزمك تحصيل الضريبة بنفسك على المبيعات خارج المنصة موضح في متى يجب عليك تحصيل ضريبة المبيعات.

إلى أي سنة تنتمي عملية البيع إذا دُفع المال بعد أيام؟

بموجب الأساس النقدي، الذي يستخدمه كثير من أصحاب المنشآت الفردية الذين لا مخزون لديهم، تُحتسب عملية البيع في السنة التي تتسلم فيها المال فعليًا أو حكميًا. والاستلام الحكمي يعني أن المبلغ أُضيف إلى حسابك أو صار متاحًا لك دون قيد، ولو لم تسحبه (المنشور 334).

وبذلك قد تنتمي عملية بيع أُضيفت إلى رصيد حساب الدفع في المتجر في أواخر ديسمبر وأُودعت في البنك في أوائل يناير إلى السنة السابقة، مع أن النموذج ⁦1099-K⁩ قد يُظهرها في السنة اللاحقة كما يشرح القسم التالي. وقد يغيّر ذلك حجزٌ أو احتياطي على المال. وإذا تلقت المنصة دفعة المشتري بصفتها وكيلًا عنك، فتُعدّ كأنك تسلمتها حين تسلمتها المنصة (المنشور 334). ولا تحسم مصادر IRS هذا الأمر لشروط كل منصة، فاتفق مع معدّ إقراراتك على معاملة نهاية السنة وطبّقها بالطريقة نفسها كل سنة.

وبموجب أساس الاستحقاق المحاسبي، يُحتسب الدخل في السنة التي تقع فيها كل الأحداث التي تثبت حقك فيه ويمكن تحديد مبلغه، أيًّا كان تاريخ الدفعة. والمتجر الذي يحتاج إلى مخزون ليُظهر دخله يجب عليه عمومًا استخدام أساس الاستحقاق المحاسبي للمبيعات والمشتريات. ويجوز لدافع ضرائب من الأعمال الصغيرة، الذي لا يتجاوز متوسط إيراداته السنوية الإجمالية 32,000,000 دولار في السنوات الضريبية الثلاث السابقة، أن يختار ألا يحتفظ بمخزون (المنشور 334). والاختبار الكامل في المخزون أم اللوازم لصغار البائعين.

يجب أن تستخدم دفاترك الطريقة نفسها التي يستخدمها إقرارك، وبعد تحديد الطريقة يتطلب تغييرها عمومًا موافقة IRS، تُطلب بالنموذج 3115 (المنشور 334).

لماذا لا يتطابق النموذج ⁦1099-K⁩ مع إجماليات المتجر في نهاية السنة أو مع بنكي؟

يبلّغ النموذج ⁦1099-K⁩ عن إجمالي المدفوعات، فلن يطابق إيداعًا، وقد يختلف عن إجماليات المتجر في نهاية السنة لأسباب تتعلق بالتوقيت والنطاق. الخانة 1a لا تُخفَّض بالرسوم أو الائتمانات أو المبالغ المستردة أو الشحن أو الخصومات (IRS: ماذا تفعل بالنموذج ⁦1099-K⁩).

يُظهر النموذج أيضًا إجمالي المدفوعات لكل شهر؛ قارنها بكشوفك الشهرية لتعرف الشهر المختلف (تعليمات النموذج ⁦1099-K⁩).

إرسال المنصة للنموذج من عدمه يتوقف على نوعها وعلى ولايتك، وعلى المنصة المطالَبة بالتقديم أن ترسل إليك نسخة في موعد أقصاه 31 يناير من السنة التالية (IRS: فهم النموذج ⁦1099-K⁩ الخاص بك)؛ والحدود موضحة في دليل حد ⁦1099-K⁩. عدم وصول نموذج لا يعني عدم وجود دخل (IRS: مركز ضرائب اقتصاد الأعمال المؤقتة)؛ راجع الإبلاغ عن الدخل عندما لا يصل نموذج.

إذا كان النموذج خاطئًا فالجهة المُصدِرة وحدها تستطيع تصحيحه. احتفظ بالمراسلات وقدّم إقرارك في موعده حتى لو لم يصل نموذج مصحَّح (IRS: ماذا تفعل بالنموذج ⁦1099-K⁩). والجسر سطرًا بسطر من الإيداعات إلى النموذج موضح في تسوية المبيعات والدفعات والنموذج ⁦1099-K⁩.

هل أستخدم جدول بيانات لمسك دفاتر Etsy، أم أحتاج إلى برنامج محاسبة؟

جدول البيانات مقبول. فلا تشترط IRS عمومًا نظامًا معيّنًا، ويجب أن تستوفي السجلات الإلكترونية الشروط نفسها التي تستوفيها السجلات الورقية (IRS: ما نوع السجلات التي يجب أن أحتفظ بها؟).

يصلح جدول البيانات ما دام كل شهر بضعة سطور تستطيع مطابقتها مع الكشف والبنك. والتخطيط العملي صف لكل شهر، بأعمدة لإجمالي المبيعات والمبالغ المستردة وكل نوع من الرسوم والبريد واللوازم ودفعات المتجر والإيداعات المصرفية والفرق بين الدفعات والإيداعات. صفِّ هذا الفرق كل شهر، أو فسّره على أنه توقيت، قبل أن تنتقل.

يستحق برنامج المحاسبة النظر فيه عندما:

• تمر المبيعات عبر عدة قنوات أو حسابات دفع.
• تحتفظ بمخزون وتحتاج إلى تكلفة لكل صنف.
• تحصّل ضريبة المبيعات بنفسك.
• تستغرق مطابقة الشهر يدويًا وقتًا أطول من مبيعات الشهر.
• الدفاتر متأخرة بالفعل.

للمقارنة بين الأدوات راجع اختيار تطبيق مسك دفاتر لـ Schedule C. وللموازنة بين مسك دفاترك بنفسك والاستعانة بمساعدة راجع مسك دفاترك بنفسك أو توظيف مسؤول مسك دفاتر.

ماذا أسلّم لمسؤول مسك الدفاتر أو معدّ الإقرارات في نهاية السنة؟

سلّمه الكشوف وتقارير المبيعات والنماذج والسجلات المصرفية والإيصالات، مع قائمة قصيرة بكل ما لا تستطيع تفسيره.

• كل كشف حساب دفع شهري عن السنة.
• تقرير المبيعات في نهاية السنة لكل قناة.
• كل نموذج ⁦1099-K⁩، مع ملاحظة عن أي نموذج تظنه خاطئًا.
• كشوف البنك للحساب الذي استقبل الدفعات، ولأي بطاقة دفعت رسوم المتجر.
• إيصالات البريد والتغليف واللوازم، وفواتير شراء المواد أو المخزون، مع عدّ ما لم يُبع في نهاية السنة.
• أي تقارير لضريبة المبيعات، وإقرار السنة الماضية إن وُجد.
• قائمة بالإيداعات غير المفسَّرة والأشهر الناقصة والمبالغ المحجوزة.

قائمة البنود غير المفسَّرة هي الأهم. فهي تحدد حجم العمل الذي تحتاجه الدفاتر قبل أن يمكن إعداد الإقرار.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ وجميع المبالغ بالدولار الأمريكي.

الإيداع ليس رقم المبيعات

بائع مطبوعات يبيع مطبوعات بقيمة 18,000 دولار في السنة. يأخذ المتجر 2,400 دولار رسومًا و1,500 دولار ملصقات شحن، ويدفع 14,100 دولار في المجموع. تُظهر الدفاتر مبيعات 18,000 دولار ومصروفات 3,900 دولار، لا دخلًا قدره 14,100 دولار. واللوازم المشتراة خارج المتجر، مثل أكياس بريدية بقيمة 1,200 دولار، مصروفات إضافية لا تظهر في الدفعات أبدًا.

ثلاثمئة رسم إدراج في شهر

يُحتسب على متجر نحو 300 رسم إدراج قيمة كل منها 0.20 دولار في شهر واحد، أي 60 دولارًا في المجموع. يسجّل البائع سطرًا واحدًا لرسوم الإدراج بمبلغ 60 دولارًا للشهر من الكشف، ويحتفظ بالكشف. وإذا أظهر الكشف نفسه 45 دولارًا رسوم معاملات، فهذا سطر ثانٍ لا جزء من الأول.

قناة ثانية ومخزون لإعادة البيع

يبيع متجر بقيمة 45,000 دولار على قناته الأولى و15,000 دولار على قناة ثانية، أي 60,000 دولار في المجموع، ويشتري مخزونًا بقيمة 20,000 دولار لإعادة بيعه. قد ترسل أي من القناتين نموذج ⁦1099-K⁩ أو لا ترسل شيئًا، لكن 60,000 دولار كلها إجمالي إيرادات. ويُفحص كل نموذج مقابل تقرير مبيعات قناته هو، لا مقابل إجمالي 60,000 دولار. يحتاج البائع إلى دفاتر شهرية وإلى جرد المخزون غير المباع في نهاية السنة. ومع قناتين ومخزون يلزم عدّه، هنا يتوقف جدول البيانات عن الكفاية.

الأمر مختلف في حالتك؟

• لم تُسجَّل مبيعات أشهر أو سنوات: أعد بناءها من الكشوف القديمة والسجلات المصرفية. راجع استكمال الدفاتر المتأخرة واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
• لا يتفق النموذج ⁦1099-K⁩ وإجماليات المتجر والبنك: ابدأ بـ تسوية المبيعات والدفعات والنموذج ⁦1099-K⁩. والفروق التي لا تستطيع تفسيرها هي نقطة الاستعانة بـ مساعدة في مسك الدفاتر.
• تجاوزت المبيعات جدول البيانات، بقنوات متعددة أو مخزون يلزم عدّه: راجع اختيار تطبيق مسك دفاتر لـ Schedule C ومساعدة في مسك الدفاتر.
• تشتري مواد أو مخزونًا: راجع المخزون أم اللوازم لصغار البائعين وتكلفة البضاعة المباعة للمنتجات المصنوعة يدويًا.
• يقول إشعار من IRS إن دخلك لا يطابق النموذج ⁦1099-K⁩: راجع إشعار ⁦CP2000⁩: كيف ترد. وإذا لم تستطع دفاترك إظهار مصدر الفرق، فهذه نقطة الاستعانة بـ مساعدة في مسك الدفاتر.
• المشترون في ولايات كثيرة: راجع متى يجب عليك تحصيل ضريبة المبيعات.
• مال المتجر يصل إلى حساب شخصي: راجع دخل النشاط في حساب شخصي.
• لست متأكدًا بعد أن المتجر نشاط تجاري: راجع هواية أم مبيعات شخصية أم نشاط تجاري.
• للمتجر مالكان أو أكثر، أو يُدار عبر شركة (أو LLC تخضع للضريبة كشركة): تفترض هذه الصفحة مالكًا واحدًا. ومتجر الزوجين شراكة عمومًا، إلا إذا عمل الزوجان فيه واختارا معاملة المشروع المشترك المؤهل (qualified joint venture) بتقديم إقرار مشترك مع Schedule C منفصلين (IRS: اختيار الزوجين). ولا تستطيع شركة LLC إجراء هذا الاختيار. راجع شركات LLC للزوجين والعائلة وكيف تُفرض الضريبة على الشراكات ومساعدة في مسك الدفاتر.
• تريد معرفة الضريبة على الربح: راجع ضريبة الدخل للبائعين عبر الإنترنت والدفعات الضريبية التقديرية ربع السنوية.