הנהלת חשבונות לחנות Etsy: רישום מכירות, עמלות, משלוחים והפקדות

האם אני צריך הנהלת חשבונות אמיתית לחנות Etsy, או שהדוחות של החנות מספיקים?

הדוחות של החנות לא מספיקים בפני עצמם. IRS מצפה לספרים שמסכמים את העסקאות שלכם ומציגים הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים, בגיבוי מסמכים תומכים. דפי החשבון של החנות הם מסמכים תומכים; הם לא מראים מה אתם משלמים מחוץ לחנות, כמו חומרים, אריזות וציוד מתכלה (פרסום 583).

הפקדה אינה נתון המכירות. עמלות, תוויות משלוח והחזרים יורדים לפני שהכסף מגיע לבנק, ולכן ספרים שנבנו מהפקדות מציגים מכירות נמוכות מדי ומסתירים הוצאות. טופס ⁦1099-K⁩ מדווח על הסכום ברוטו לפני הפריטים האלה (IRS: שאלות נפוצות על טופס ⁦1099-K⁩).

החנות כבר אינה פשוטה כשטופס ⁦1099-K⁩, סכומי החנות והבנק לא מתיישבים, חודשים של מכירות מעולם לא נרשמו, המכירות עוברות ביותר מערוץ אחד, הקונים בהרבה מדינות, יש לכם מלאי, כסף מהחנות עובר בחשבון פרטי, או שהספרים כבר גדלו מעבר לגיליון אלקטרוני. אלה הנקודות להכניס איש מקצוע להנהלת חשבונות או מכין דוחות מס.

כדי להתחיל, אספו את דפי חשבון התשלומים החודשיים, את דוח המכירות לסוף השנה, כל טופס ⁦1099-K⁩, דפי חשבון בנק וקבלות על ציוד.

אילו רישומים שומרים בחנות Etsy?

שמרו את הדפים החודשיים של החנות, את דוח המכירות ברמת ההזמנה, דפי חשבון בנק, כל טופס ⁦1099-K⁩ וקבלה לכל עלות. הורידו עותקים משלכם: רישומים עסקיים חייבים להיות זמינים בכל עת לבדיקה של IRS (פרסום 583; IRS: אילו רישומים צריך לשמור?). כמה זמן לשמור אותם מוסבר בכמה זמן שומרים רישומים עסקיים.

השתמשו בשמות שבדף החשבון שלכם. כל פלטפורמה קוראת לעמלות שלה בשמות משלה.

האם לרשום את עמלת הרישום בכל פעם שהיא נגבית?

לא. רשמו כל סוג עמלה פעם בחודש מדף החשבון החודשי; בדרך כלל מספיק רישום אחד לכל סוג. פרסום 583 קובע שבדרך כלל עדיף לרשום עסקאות מדי יום, אבל מתיר להשתמש בכל שיטת רישום שמראה בבירור הכנסות והוצאות, והמערכת לדוגמה שלו מסכמת רישומים יומיים לסיכומים חודשיים (פרסום 583).

שלושה תנאים שומרים על רישום חודשי שאפשר לגבות במסמכים:

1. שמרו את דף החשבון שממנו נלקח הסכום החודשי.
2. רשמו כל סוג עמלה כשורה נפרדת (רישום, עסקה, עיבוד תשלומים, פרסום), כי הן עשויות להירשם בשורות שונות ב-⁠Schedule C.
3. בדקו שהשורות של עמלות החודש מסתכמות לעמלות שבדף החשבון.

האם לרשום כל מכירה במחיר מלא, או רק את ההפקדה?

רשמו כל מכירה במחיר המלא שלה, ואת העמלות, תוויות המשלוח וההחזרים בשורות משלהם. Schedule C מתחיל מתקבולים ברוטו, וההוראות שלו קובעות לבדוק מולה את טפסי 1099 שקיבלתם. ספרים שנבנו על הפקדות נטו לא יתיישבו עם אף אחד מהם (IRS: הוראות Schedule C).

רשמו כל העברה כהעברה מחשבון התשלומים של החנות לבנק שלכם; מה שנשאר צריך להיות שווה ליתרה בדף החשבון של החנות. אם העברה נרשמת גם כהכנסה, אותה מכירה נספרת פעמיים.

באילו שורות ב-⁠Schedule C נרשמים עמלות החנות, משלוח, אריזות וציוד מתכלה?

מכירות נרשמות בשורה 1, החזרים בשורה 2, וכל עלות בשורת ההוצאה שמתאימה לה. בעל עסק יחידני, כולל LLC עם בעלים יחיד שלא בחר להיות ממוסה כחברה, מגיש Schedule C עם טופס 1040 (IRS: נושא 407).

בשורה 10 יש תנאי. ההוראות קובעות שעמלות ודמי תיווך ששולמו כדי להקל על מכירת רכוש חייבים בדרך כלל להיות מוונים: לא מנוכים כעמלה בשורה הזו, אלא מופחתים מהסכום שהתקבל במכירה בשנת המכירה (⁦26 CFR 1.263(a)-1⁩). החריג הוא סוחר ברכוש (dealer), שמוגדר כאדם שמוכר רכוש באופן קבוע במהלך העסקים הרגיל של עיסוקו; סוחר רושם אותם בשורה 10 (IRS: הוראות Schedule C; IRS: Schedule C). חנות שמוכרת באופן קבוע כעסק נראית תואמת את הניסוח הזה; חנות שמוכרת רק מדי פעם אולי לא. הכריעו עם מכין הדוחות איזה טיפול מתאים לחנות שלכם לפני שהדוח מוכן.

מספרי השורות לפי Schedule C האחרון שפורסם; אשרו אותם בטופס של הדוח שאתם מגישים. אם חומרים הם הוצאה עכשיו או מלאי מוסבר במלאי או ציוד מתכלה אצל מוכרים קטנים.

האם מס המכירה שהפלטפורמה גובה עבור הקונים הוא חלק מההכנסה שלי?

בדרך כלל לא. מס מכירה מדינתי ומקומי שמוטל על הקונה, שאתם חייבים לגבות ולהעביר לממשלה, אינו הכנסה (פרסום 334). הוא גם אינו ניכוי (IRS: הוראות Schedule C).

כשהפלטפורמה גובה את המס מהקונים ומעבירה אותו למדינה, הוא בדרך כלל אינו הכנסה של החנות, כי המס מוטל על הקונה ועובר למדינה. השאירו אותו מחוץ למכירות וגם מחוץ להוצאות. חפשו אותו כשורה נפרדת בדף החשבון. דפי IRS מתארים מס שאתם גובים בעצמכם; הם לא עוסקים בפלטפורמה שגובה אותו עבורכם.

הכלל מתהפך כשמדובר במס שדין המדינה מטיל עליכם כמוכרים ושאתם גובים: הסכום הזה נכלל בתקבולים ברוטו, והמס מנוכה בשורה 23. בנפרד, אם מדינה מאפשרת לכם לשמור חלק ממס הקונים שגביתם, החלק הזה הוא הכנסה בשורה 6 (IRS: הוראות Schedule C).

טופס ⁦1099-K⁩ יכול לכלול מס מכירה של קונים, ולכן הסכום שלו עשוי לעלות על המכירות שלכם (פרסום 334). אם אתם חייבים לגבות מס בעצמכם על מכירות מחוץ לפלטפורמה מוסבר במתי חייבים לגבות מס מכירה.

לאיזו שנה שייכת מכירה כשהכסף משולם כעבור ימים?

בשיטת מזומן, שבה משתמשים בעלי עסק יחידני רבים שאין להם מלאי, מכירה נספרת בשנה שבה קיבלתם את הכסף בפועל או לכאורה (constructive receipt). קבלה לכאורה פירושה שהסכום זוכה בחשבון שלכם או הועמד לרשותכם בלי הגבלה, גם אם לא משכתם אותו (פרסום 334).

מכירה שזוכתה ליתרה בחשבון התשלומים של החנות בסוף דצמבר והופקדה בבנק בתחילת ינואר עשויה לכן להשתייך לשנה המוקדמת, גם אם טופס ⁦1099-K⁩ עדיין יכול להציג אותה בשנה המאוחרת, כפי שהסעיף הבא מסביר. עיכוב או הקפאה של הכסף עשויים לשנות זאת. אם הפלטפורמה מקבלת את תשלום הקונה כשלוחה שלכם, אתם נחשבים כמי שקיבלו אותו כשהפלטפורמה קיבלה (פרסום 334). מקורות IRS אינם מכריעים בכך לפי תנאי כל פלטפורמה, ולכן הכריעו את הטיפול בסוף השנה עם מכין הדוחות והחילו אותו באותו אופן בכל שנה.

בשיטת צבירה, הכנסה נספרת בשנה שבה התרחשו כל האירועים שקובעים את הזכות אליה ואפשר לקבוע את הסכום, בלי קשר למועד ההעברה. חנות שצריכה מלאי כדי להציג את ההכנסה שלה חייבת בדרך כלל להשתמש בשיטת צבירה למכירות ולרכישות. נישום שהוא עסק קטן, עם תקבולים ברוטו ממוצעים בשנה של ⁦$32,000,000⁩ או פחות בשלוש שנות המס הקודמות, יכול לבחור שלא לנהל מלאי (פרסום 334). הבדיקה המלאה נמצאת במלאי או ציוד מתכלה אצל מוכרים קטנים.

הספרים שלכם חייבים להשתמש באותה שיטה כמו הדוח, וכששיטה נקבעה, שינוי שלה דורש בדרך כלל אישור של IRS, שמבקשים בטופס 3115 (פרסום 334).

למה טופס ⁦1099-K⁩ שלי לא מתאים לסכומי החנות לסוף השנה או לבנק?

טופס ⁦1099-K⁩ מדווח על תשלומים ברוטו, ולכן הוא לא יתאים להפקדה, והוא יכול להיות שונה מסכומי החנות לסוף השנה מסיבות של עיתוי והיקף. תיבה 1a אינה מופחתת בעמלות, זיכויים, החזרים, משלוח או הנחות (IRS: מה עושים עם טופס ⁦1099-K⁩).

הטופס מציג גם תשלומים ברוטו לכל חודש; השוו אותם לדפים החודשיים שלכם כדי למצוא את החודש השונה (הוראות טופס ⁦1099-K⁩).

האם פלטפורמה שולחת טופס תלוי בסוג שלה ובמדינה שלכם, ופלטפורמה שחייבת להגיש חייבת לשלוח לכם עותק עד 31 בינואר בשנה שאחריה (IRS: להבין את טופס ⁦1099-K⁩); הספים נמצאים במדריך על סף ⁦1099-K⁩. היעדר טופס אינו אומר היעדר הכנסה (IRS: Gig Economy Tax Center); ראו דיווח על הכנסה כשלא מגיע טופס.

אם הטופס שגוי, רק המנפיק יכול לתקן אותו. שמרו את ההתכתבות והגישו במועד גם אם טופס מתוקן לא מגיע (IRS: מה עושים עם טופס ⁦1099-K⁩). הגשר שורה אחר שורה בין הפקדות לטופס נמצא בהתאמה בין מכירות, תשלומים שהתקבלו וטופס ⁦1099-K⁩.

האם להשתמש בגיליון אלקטרוני להנהלת חשבונות של Etsy, או שצריך תוכנת חשבונאות?

גיליון אלקטרוני מקובל. IRS אינו דורש בדרך כלל מערכת מסוימת, ורישומים אלקטרוניים חייבים לעמוד באותן דרישות כמו רישומים על נייר (IRS: אילו רישומים צריך לשמור?).

גיליון אלקטרוני עובד כל עוד כל חודש הוא כמה שורות שאפשר להתאים לדף החשבון ולבנק. מבנה שעובד הוא שורה אחת לכל חודש, עם עמודות למכירות ברוטו, החזרים, כל סוג עמלה, דמי דואר, ציוד מתכלה, העברות מהחנות, הפקדות בבנק והפער בין העברות להפקדות. נקו את הפער הזה בכל חודש, או הסבירו אותו כעיתוי, לפני שממשיכים.

כדאי לשקול תוכנת חשבונאות כאשר:

• המכירות עוברות בכמה ערוצים או חשבונות תשלום.
• יש לכם מלאי ואתם צריכים עלות לכל פריט.
• אתם גובים מס מכירה בעצמכם.
• התאמה ידנית של החודש לוקחת יותר זמן מהמכירות של החודש.
• הספרים כבר מפגרים.

להשוואת כלים ראו בחירת אפליקציית הנהלת חשבונות ל-⁠Schedule C. להכרעה בין ניהול ספרים עצמאי לבין שכירת עזרה ראו ניהול ספרים בעצמכם או שכירת איש מקצוע להנהלת חשבונות.

מה מוסרים לאיש מקצוע להנהלת חשבונות או למכין דוחות בסוף השנה?

מסרו את דפי החשבון, דוחות המכירות, הטפסים, רישומי הבנק והקבלות, וגם רשימה קצרה של כל מה שאתם לא יכולים להסביר.

• כל דף חשבון תשלומים חודשי של השנה.
• דוח המכירות לסוף השנה של כל ערוץ.
• כל טופס ⁦1099-K⁩, והערה על כל טופס שנראה לכם שגוי.
• דפי חשבון בנק של החשבון שקיבל את ההעברות, ושל כל כרטיס ששילם עמלות חנות.
• קבלות על דמי דואר, אריזות וציוד מתכלה, וחשבוניות רכישה של חומרים או מלאי, עם ספירה של מה שלא נמכר בסוף השנה.
• כל דוחות מס מכירה, והדוח של השנה שעברה אם יש.
• רשימה של הפקדות לא מוסברות, חודשים חסרים והקפאות.

רשימת הפריטים הלא מוסברים היא החשובה ביותר. היא קובעת כמה עבודה הספרים צריכים לפני שאפשר להכין דוח.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

הפקדה אינה נתון המכירות

מוכר הדפסים מוכר בשנה הדפסים בסך ⁦$18,000⁩. החנות גובה ⁦$2,400⁩ עמלות ו-⁦$1,500⁩ תוויות משלוח, ומעבירה בסך הכול ⁦$14,100⁩. הספרים מציגים ⁦$18,000⁩ מכירות ו-⁦$3,900⁩ הוצאות, לא ⁦$14,100⁩ הכנסה. ציוד שנקנה מחוץ לחנות, כמו ⁦$1,200⁩ של שקיות משלוח, הוא הוצאות נוספות שאינן מופיעות בהעברות כלל.

שלוש מאות עמלות רישום בחודש

בחנות מחויבות כ-⁠300 עמלות רישום של ⁦$0.20⁩ בחודש אחד, ⁦$60⁩ בסך הכול. המוכר רושם שורה אחת של עמלת רישום בסך ⁦$60⁩ לחודש מדף החשבון, ושומר את הדף. אם באותו דף יש ⁦$45⁩ עמלות עסקה, זו שורה שנייה ולא חלק מהראשונה.

ערוץ שני ומלאי להמכירה מחדש

חנות מוכרת ⁦$45,000⁩ בערוץ הראשון ו-⁦$15,000⁩ בשני, ⁦$60,000⁩ בסך הכול, וקונה מלאי של ⁦$20,000⁩ למכירה מחדש. כל ערוץ עשוי לשלוח טופס ⁦1099-K⁩ או לא לשלוח, אבל כל ⁦$60,000⁩ הם תקבולים ברוטו. כל טופס נבדק מול דוח המכירות של אותו ערוץ, לא מול הסכום הכולל של ⁦$60,000⁩. המוכר צריך ספרים חודשיים וספירת מלאי שלא נמכר בסוף השנה. עם שני ערוצים ומלאי לספירה, כאן גיליון אלקטרוני מפסיק להספיק.

המצב שלכם שונה?

• חודשים או שנים של מכירות מעולם לא נרשמו: שחזרו אותם מדפי חשבון ישנים ומרישומי בנק. ראו השלמת ספרים שבאיחור וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• טופס ⁦1099-K⁩, סכומי החנות והבנק לא מתיישבים: התחילו בהתאמה בין מכירות, תשלומים שהתקבלו וטופס ⁦1099-K⁩. הבדלים שאתם לא יכולים להסביר הם הנקודה להכניס עזרה בהנהלת חשבונות.
• המכירות גדלו מעבר לגיליון אלקטרוני, עם כמה ערוצים או מלאי לספירה: ראו בחירת אפליקציית הנהלת חשבונות ל-⁠Schedule C ועזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם קונים חומרים או מלאי: ראו מלאי או ציוד מתכלה אצל מוכרים קטנים ועלות המכר למוצרים בעבודת יד.
• הודעה מ-⁠IRS אומרת שההכנסה שלכם לא תואמת לטופס ⁦1099-K⁩: ראו הודעת ⁦CP2000⁩: איך להשיב. אם הספרים שלכם לא יכולים להראות מאיפה בא ההבדל, זו הנקודה להכניס עזרה בהנהלת חשבונות.
• הקונים בהרבה מדינות: ראו מתי חייבים לגבות מס מכירה.
• כסף מהחנות מגיע לחשבון פרטי: ראו הכנסה עסקית בחשבון פרטי.
• אתם לא בטוחים שהחנות כבר עסק: ראו תחביב, מכירות אישיות או עסק.
• לחנות יש שני בעלים או יותר, או שהיא מופעלת דרך חברה (או LLC שממוסה כחברה): העמוד הזה מניח בעלים אחד. חנות של בני זוג היא בדרך כלל שותפות, אלא אם שניהם עובדים בה ובוחרים במעמד של מיזם משותף מזכה (qualified joint venture) בהגשת דוח משותף עם Schedule C נפרד לכל אחד (IRS: בחירה לבני זוג). LLC אינה יכולה לבחור בכך. ראו LLC של בני זוג ובני משפחה, איך ממוסות שותפויות ועזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם רוצים לדעת מה המס על הרווח: ראו מס הכנסה למוכרים מקוונים ומקדמות מס רבעוניות.