İşletme Kredisi Yevmiye Kaydı: Anapara ve Faiz Ayrımı

İşletme kredisini muhasebe kayıtlarına nasıl girerim?

İşletme kredisi bir borçtur, gelir değildir. Para geldiğinde nakit artar ve kredi bakiyesi aynı tutarda artar; dolayısıyla gelir tablosu değişmez. Kredi bu şekilde girilmezse kâr yanlış çıkar ve bir kredi veren veya bir beyanname bu rakamı çoktan kullanmış olabilir. IRS, gerçek bir borç sözleşmesiyle alınan paranın gelir olmadığını söyler. Bir kredinin gerçek olup olmadığı olgulara göre sınanır; belgesiz krediler ya da sahipten veya akrabadan alınanlar tam burada sorun yaşar.

Yevmiye kaydı, banka hesabına borç ve o kredi veren için açılan kredi hesabına alacak yazmaktır. Vadeli kredi, ekipman kredisi, SBA kredisi ve kredi limiti aynı şekilde girilir. Kredi veren kapanışta parayı başkasına öderse banka hesabı yerine satın alınan kalemi borçlandırın.

Kayıtlar şahıs işletmesi sahibi, ortaklık ve şirket için aynıdır; yalnızca faizi taşıyan beyanname satırı farklıdır. Şu durumlarda iş basit değildir: taksitler kapanmış veya verilmiş bir yılda zaten gider olarak kaydedilmişse, paranın bir kısmı kişisel harcamaya gitmişse, eski araç takası, masraflar veya affedilen bir bakiye söz konusuysa, kredi sizin adınızdaysa ama işletme parayı kullanıyorsa ya da kredi veren bir sahip, ortak veya akrabaysa.

Toplayın: kredi sözleşmesi, kredi verenin itfa tablosu (amortization schedule), kredinin başından beri her kredi veren ekstresi, kapanış belgesi, finanse edilen her şeyin satın alma faturası ve para yatışını gösteren hesap özeti.

Kredi taksitini anapara ve faize nasıl bölerim?

Kredi verenin ödeme planını kullanın. Plan yoksa kredi vereninden isteyin ya da her ekstrede gösterilen faiz ve anaparayı kullanın. İtfa edilen bir kredinin her taksitinin, hâlâ borçlu olunan bakiye üzerinden hesaplanan bir faiz kısmı ve geri kalan bir anapara kısmı vardır. Faiz ilk taksitlerde en yüksektir ve bakiye düştükçe azalır. Her taksiti üç satırlı tek bir kayıt olarak girin:

Muhasebe yazılımı ödemeyi tek bir para çıkışı olarak gösterir. Tek karar kategorisidir: çıkışı faiz gideri hesabı ile kredi hesabı arasında bölün. Çıkışın tamamını bir gider kategorisine kaydetmek, giderleri olduğundan yüksek gösteren hatadır.

• Formül değil, ödeme planı belirler. Ödeme tarihleri, gün sayımı, oran değişiklikleri, ek ödemeler ve yalnızca faiz ödenen dönem dağılımı kaydırır. Taraflar arasında farklı bir anlaşma yoksa IRS kısmi ödemeyi önce faize, kalanı anaparaya uygular (Publication 535).
• Kredi verenin diğer kesintileri ne anapara ne faizdir. Emanet hesabı (escrow), gecikme ücretleri ve yıllık ücretler kendi hesaplarına girer.
• Kredi limiti de aynı şekilde işler. Her çekim bakiyeyi artırır; her ödeme bakiyeyi anapara kısmı kadar düşürür.

Anapara gelir tablosuna hiç ulaşmadığı için kâr sağlıklı görünürken nakit düşebilir: bkz. kârlı ama bankada nakit yok.

Kredi taksitinin hangi kısmı indirilebilir ve hangi sınırlar geçerlidir?

Yalnızca faiz kısmı ve yalnızca borç alınan para işletmede kullanıldığı ölçüde. Anapara, zaten alınmış parayı geri öder; kısmi ödemede IRS faiz için indirim tanır, kalan için tanımaz (Publication 535). Faize üç sınama uygulanır:

1. Paranın kullanımı. Faiz, krediyi neyin teminat altına aldığına değil, gelirin nasıl harcandığına bağlıdır. İşletme mülküyle teminatlanmış ama kişisel araca harcanmış bir kredi kişisel faiz doğurur. Bir kredi hem işletme hem kişisel harcamayı karşıladıysa faiz bölünmelidir (Publication 334). Gelir için ayrı bir hesap, izlemeyi kolaylaştırır.
2. Gerçek bir borç. Borçlu yasal olarak sorumlu olmalı, iki taraf da geri ödemeyi amaçlamalı ve aralarında gerçek bir borçlu-alacaklı ilişkisi bulunmalıdır (Publication 535, son baskısı çevrimiçi duran, kaldırılmış bir IRS yayını).
3. 163(j) maddesi sınırı. Bir işletme vergi sığınağı (tax shelter) değilse ve önceki 3 vergi yılının yıllık ortalama brüt hasılatı $32.000.000 veya altındaysa genellikle sınırın dışındadır. İlişkili işletmelerin hasılatı toplanır; bir ortaklığın veya S şirketinin sahibi, o şirketin hasılatından payını sayar. Bir gayrimenkul veya çiftçilik işletmesi bunun yerine sınırdan çıkmayı seçebilir; seçim geri alınamaz ve belirli mülkler için alternatif amortisman sistemini zorunlu kılar, bu nedenle hazırlayıcıya bırakılmalıdır. Diğer işletmeler işletme faizini yalnızca işletme faiz gelirleri, artı düzeltilmiş vergilendirilebilir gelirin %30 kadarı, artı stok finansmanı (floor plan) faizi tutarına kadar indirebilir. İndirilemeyen faiz sonraki yıllara devreder; Form 8990 sınırı ve devreden tutarı bildirir (163(j) maddesi; Form 8990 talimatları).

İki kural daha geçerlidir. Nakit esaslı işletme faizi ödendiğinde, tahakkuk esaslı işletme tahakkuk ettikçe indirir; peşin ödenen faiz ise yalnızca vadesi geldiği yılda indirilir. Gayrimenkul veya başka uzun ömürlü belirli mülkler üretmek için kullanılan krediye ait faiz, işletme küçük işletme mükellefi değilse bunun yerine o mülkün maliyetine eklenmek zorunda olabilir (Publication 535).

Satır numaraları bir form yılından diğerine değişebilir.

Kredi taksitinin tamamını gider olarak kaydettiysem ne olur?

Kâr, anapara kısmı kadar düşük çıkar ve muhasebe kayıtlarındaki kredi bakiyesi çok yüksek kalır. Kredinin sonunda gider yazılan anapara, ödünç alınan tutara eşit olur. Düzeltme, anaparayı giderden çıkarıp kredi bakiyesine taşır:

1. Kredi verenin ödeme planından ve ekstrelerinden, kredinin başından beri her taksitteki anaparayı listeleyin ve yıllara göre toplayın.
2. Açık yılda o yılın anaparası için tek bir kayıt girin: kredi bakiyesini borçlandırın, taksitlerin kaydedildiği gider hesabını alacaklandırın.
3. Önceki yıllar için hiçbir şey kaydetmeden önce her yılın düzeltmesini bir tabloda hesaplayın. Düzeltme o yılın kârını ve sonraki yılın açıldığı özkaynağı değiştirir; bu yüzden muhasebe kayıtları artık verilmiş beyannameyle uyuşmaz (geçen yılın beyannamesiyle uyuşmayan dağıtılmamış kârlar).
4. Muhasebe kayıtlarındaki kredi bakiyesinin şimdi, aynı tarihte kredi verenin bakiyesine eşit olduğunu doğrulayın.

Anapara indirilemez; bu nedenle taksitlerin tamamını indirmiş verilmiş bir beyanname kuralların izin verdiğinden fazlasını talep etmiş olabilir. Düzeltme beyannamesi verilip verilmeyeceği yıla, tutarlara ve işletme türüne bağlıdır. Serbest meslek sahibi bir sahip iş gideri hataları için beyannamenin düzeltilmesi rehberiyle başlayabilir. K-1'leri gönderilmiş bir ortaklık veya S şirketi verilmiş bir işletme beyannamesinin düzeltilmesi rehberini okumalıdır.

Krediyle alınan taşıt veya ekipmanı nasıl kaydederim?

Varlığı tam maliyetiyle, krediyi ise ödünç alınan tutarla kaydedin. Nakit yalnızca imza anında ödenen kadar azalır. Maliyet; nakit, borç yükümlülükleri, diğer mülk veya hizmetlerle ödenen tutar artı satış vergisi, nakliye ve kurulum gibi kalemlerdir (Publication 551; Publication 946). Borca tabi bir mülkü satın alan sahip, mülkün sahibi sayılır ve onu amortismana tabi tutabilir (Publication 946).

Sonraki her taksit, faiz giderine ve düşen bir kredi bakiyesine ayrılır. Hiçbir zaman “kamyon taksiti” gideri olmaz ve varlığın maliyetine eklenmez. Maliyeti amortisman veya uygun olduğunda ilk yıl indirimi geri kazandırır: bkz. ekipmanın ilk yılda gider yazılması.

Kısmen kişisel sürüşte kullanılan taşıtın faizi. Serbest meslek sahibi bir sahip, standart mil oranını kullansa bile faizin iş kullanımı payını genellikle Schedule C'de indirebilir (Publication 334; Publication 463). Kişisel pay gelir tablosunun dışında kalır. Taşıtın sahibi bir şirket veya ortaklıksa faizi tüzel kişi öder ve sahibin kişisel sürüşü ayrı bir ücret veya dağıtım sorusudur: bkz. işletme üzerinden araç satın alma.

Eski araç takası (trade-in). Takas bedeli eski aracın piyasa değerine yakınsa muhasebe kayıtları yeni aracı sözleşme fiyatıyla girer, eski aracı maliyetten birikmiş amortismanı düşülmüş tutarla çıkarır ve takas bedeline kadar olan fark kazanç veya zarar olarak kaydedilir. Bayinin fiyatı ve takas bedeli ikisi de şişirilmiş görünüyorsa maliyet ve kazanç için hazırlayıcı gerekir. Vergi açısından sıradan bir araç takası, eski aracın satışı ve yenisinin satın alınmasıdır; çünkü benzer mülk takası (like-kind exchange) uygulaması artık yalnızca gayrimenkulü kapsar (26 U.S.C. 1031; Publication 544), Publication 463 hâlâ eski takas metnini gösterse de. Vergi kazancını veya zararını ve yeni aracın vergi maliyet esasını hesaplamak için hazırlayıcıya eski aracın vergi maliyet esasını, amortisman geçmişini, iş kullanımı kayıtlarını ve takas sözleşmesini verin.

Kredi masrafları ve puanlar hemen indirilir mi?

Genellikle hayır. Krediyi almak için yapılan masrafların çoğu kredi vadesine yayılır. Origination fee veya discount points olarak da adlandırılan puanlar peşin ödenmiş faizdir ve genellikle ödendikleri yılda tamamen indirilemez (Publication 535). İşletme mülkü üzerindeki bir kredi için Publication 551, kredi raporunun ve kredi verenin zorunlu tuttuğu ekspertizin krediyi almanın maliyeti olarak aktifleştirildiğini ve kredi dönemi boyunca indirildiğini, puanların ise genellikle vade boyunca indirildiğini söyler. Yönetmeliğe göre borçlanma masrafları, yani aktifleştirilmesi gereken işlem maliyetleri, sanki borcun ihraç fiyatını düşürmüş gibi vade boyunca indirilir (26 CFR 1.446-5). İlgili bir yönetmelik, çalışan ücreti ve genel giderler dışında, bir borçlanmayı sürdürmenin toplam $5.000 tutarına kadar olan maliyetlerinin aktifleştirilmesini gerektirmediğini kabul eder; komisyonlar hiçbir zaman sayılmaz ve bu toplamın üstünde hiçbiri sayılmaz (26 CFR 1.263(a)-5). Publication 551 bu kuraldan söz etmez; bu yüzden puanlar dışındaki küçük maliyetlerin ödendiğinde indirilip indirilmeyeceği hazırlayıcıya sorulacak bir sorudur.

Muhasebe kayıtlarında masrafları ertelenmiş finansman maliyeti olarak kaydedin ve her ay bir dilimini faiz giderine aktarın. Kredi veren kesintileri gelirden yaparsa yatan para net olur ama kredi bakiyesi tam tutardır. Gelirden kesilen iskonto veya puanlar, kredi alındığında ödenmiş faiz sayılmaz (Publication 535) ve yukarıdaki vade boyunca indirim kuralını izler. Diğer masraflar kendi türlerinin kurallarını izler: bir masrafın gelirden kesilmesi, ne zaman indirileceğini kendi başına belirlemez. Kredi erken biterse itfa edilmemiş masraf ve puanların kalanı o yıl indirilebilir; ancak aynı kredi verenle yeniden finansman genellikle bunları yeni kredinin vadesine taşır.

Kredinin bir kısmı affedilir veya silinirse ne olur?

Üçüncü taraf bir kredi veren bakiyenin bir kısmını affettiğinde bunu silin ve aynı kayıtta bir kazanç kaydedin. Kredi veren bir sahip, ortak veya hissedarsa af genellikle bunun yerine bir katkıdır; yine de borç, sahibin borçtaki maliyet esasını aşıyorsa bir şirkette silinme geliri doğabilir: bkz. bir LLC'ye sahip katkıları ve kredileri. Vergi açısından borçlu olunan tutardan düşük bir tutara silinen borç, bir istisna veya hariç tutma uygulanmadıkça silindiği yılda genellikle vergiye tabidir (Topic 431).

• İstisnalar önce gelir. Nakit esaslı bir borçlu için, ödenseydi indirilebilecek olan silinmiş ödenmemiş faiz gelir değildir; ancak silinen anapara böyle bir rahatlama görmez (26 U.S.C. 108(e)(2)). Bir satıcının, o satıcıdan satın aldığınız mülk üzerinde yaptığı nitelikli fiyat indirimi gelir değildir ve vergi niteliklerinde indirim gerektirmez (Topic 431).
• Hariç tutmalar arasında iflas davasında silinen borç (borçlunun iflas halinde olduğu ölçüde), nitelikli çiftlik borcu ve C şirketi olmayan bir borçlu için nitelikli gayrimenkul işletmesi borcu bulunur. Hariç tutulan tutar genellikle zarar devirleri ve varlık maliyet esası gibi vergi niteliklerini azaltır ve Form 982'de bildirilir (Publication 4681). Gayrimenkul hariç tutması bir seçimdir: süresinde verilen bir beyannamede, uzatmalar dahil, Form 982 1d satırını işaretleyin. Süresinde beyanname veren ve bunu atlayan kişi, genellikle yine de beyannamenin uzatmasız son tarihinden sonraki 6 ay içinde verilen bir düzeltme beyannamesiyle seçim yapabilir (Form 982 talimatları).
• Paycheck Protection Program kredileri. Kapsama giren bir kredinin affı, 108. madde ile değil, kendi kanunuyla brüt gelirden hariç tutulmuştur; bu nedenle muhasebe kayıtlarında kazançtır ama beyannamede gelir değildir (Rev. Proc. 2021-20). Diğer yardım programlarının kendi kuralları vardır.
• Form 1099-C. Tanımlanabilir bir olaydan sonra $600 veya daha fazlasını silen kapsama giren bir kredi veren, borçlunun geliri bildirmesi gerekip gerekmediğine bakılmaksızın bu formu vermek zorundadır (talimatlar). Kredi veren tahsilata devam ediyorsa borç silinmemiş olabilir. Borçlu, formda ne yazarsa yazsın doğru tutarı bildirir.
• Mülke el koyma veya haciz. Bir borcu teminat altına alan mülke el koyan alacaklı, onu satın almış sayılır; bu da mülk üzerinde kazanç veya zarar doğurur. Borçlunun kişisel olarak sorumlu olduğu bir borç ayrıca silinme geliri doğurabilir; kişisel sorumluluk doğurmayan (nonrecourse) bir borç doğurmaz (Topic 431).
• Ortaklıklar ve S şirketleri. Hariç tutmalar ve gayrimenkul seçimi, ortaklıkta ortak düzeyinde (her ortak kendi seçimini yapar), S şirketinde ise şirket düzeyinde uygulanır (26 U.S.C. 108(d)).

Kredi bakiyesini her ay nasıl kontrol ederim?

Muhasebe kayıtlarındaki kredi bakiyesini kredi verenin aynı tarihteki ekstre bakiyesiyle karşılaştırın, sonra faiz artı anaparanın taksite eşit olduğunu doğrulayın. IRS, işletme çek hesabının aylık mutabakatının yapılmasını önerir (Publication 583).

İpotek veren kredi veren, bir yılda faiz ve belirli puanlar $600 veya daha fazlasına ulaştığında genellikle Form 1098 gönderir (Publication 535). Form, şahıs işletmesi sahibi dahil bir bireyden alınan faizi kapsar; bu yüzden ortaklık veya şirket kredi verenin yıl sonu ekstresine dayanır (Form 1098 talimatları). Kredi veren özel bir kişi ya da şirket olmayan başka bir kredi verense, bir yıllık faiz $2.000 tutarına ulaştığında işletme o kredi verene Form 1099-INT vermek zorunda olabilir; şirket olan kredi veren muaftır (26 U.S.C. 6041; Form 1099-INT talimatları). Farkın yaygın nedenleri şunlardır: ay sonunu aşarak tahsil edilen bir ödeme, ek bir anapara ödemesi, anapara olarak kodlanmış bir masraf veya emanet tutarı ya da hiç kaydedilmemiş bir kredi limiti çekimi. Tutmayan bir bakiye ayrıca yanlış görünen bir bilançoda da kendini gösterir.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD doları kullanır.

Vadeli kredi: gelir tablosuna yalnızca faiz ulaşır

Bir işletme %8 faizle 5 yıl vadeli $100.000 borç alıyor; eşit aylık taksit yaklaşık $2.028. Para geldiğinde banka hesabı $100.000 borçlandırılır ve kredi $100.000 alacaklandırılır. Gelir tablosu değişmez.

Birinci ayda faiz yaklaşık $667 ($100.000 × %8 ÷ 12) ve anapara yaklaşık $1.361'dir. Kayıt, faiz giderini $667 ve krediyi $1.361 borçlandırır, bankayı $2.028 alacaklandırır. İkinci ayda faiz yaklaşık $658, anapara yaklaşık $1.370'dir; çünkü faiz daha küçük bir bakiye üzerinden hesaplanır. On iki taksitten sonra yıllık faiz yaklaşık $7.388, anapara yaklaşık $16.944 ve kredi bakiyesi yaklaşık $83.056 olur. Gelir tablosuna yalnızca $7.388 ulaşır.

Peşinat, kredi ve eski araç takasıyla alınan kamyon

Serbest meslek sahibi bir sahip $60.000'lık bir kamyonu $10.000 peşinat ve $50.000 kredi ile alıyor. Kayıt kamyonu $60.000 borçlandırır, nakdi $10.000 ve krediyi $50.000 alacaklandırır. %7 faizle ilk ayın faizi yaklaşık $292'dir. Kamyon %80 işte kullanıldığı için yaklaşık $233 işletme faiz gideridir, yaklaşık $58 kişiseldir ve gelir tablosunun dışında tutulur.

Şimdi aynı $60.000'lık kamyonu bir eski araç takasıyla alalım. Eski kamyonun maliyeti $30.000'dır ve muhasebe kayıtlarında $20.000 birikmiş amortismanı vardır. Bayi bunun için, piyasa değerine yakın olarak $12.000 tanıyor; sahip $8.000 nakit ödüyor ve $40.000 borç alıyor.

Muhasebe kayıtlarındaki kazanç, $12.000 takas bedeli eksi eski kamyonun $10.000 defter değeridir. Vergi kazancı veya zararı, farklı olabilen eski kamyonun vergi maliyet esasını kullanır.

Her taksit gider olarak kaydedilmiş

İlk krediyi alalım. Yaklaşık $2.028'lik on iki taksidin hepsi bir gider hesabına kodlanmış; yani yaklaşık $24.332 gider yazılmış. Bunun yalnızca yaklaşık $7.388'i faizdi. Giderler yaklaşık $16.944 fazla, kâr aynı tutarda eksik: $30.000 kâr gösteren kayıtlar yaklaşık $46.944 göstermeliydi. Bilanço krediyi hâlâ $100.000 gösteriyor, kredi veren ise yaklaşık $83.056 gösteriyor ve fark her yıl açılıyor. O yıl hâlâ açıksa düzeltmek için krediyi $16.944 borçlandırın ve gider hesabını $16.944 alacaklandırın.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Taksitler bir yıl veya daha uzun süre tamamen gider yazıldı ya da verilmiş bir beyanname yanlış kârı kullandı: düzeltme kayıtları, beyannamenin değişip değişmeyeceği ve doğru açılış kredi bakiyesi mesleki yargı gerektirir. İş gideri hataları için beyannamenin düzeltilmesi veya verilmiş bir işletme beyannamesinin düzeltilmesi ile başlayın ve muhasebe kayıtları desteği alın.
• Bir kredi hem işletme hem kişisel harcamayı karşıladı: faiz izlenip bölünmeli ve kişisel pay muhasebe kayıtlarından çıkarılmalıdır. Bölüşümü ekstrelerden yeniden kurmak için muhasebe kayıtları desteği alın.
• Masraflar, af veya eski araç takası kaydı karmaşıklaştırıyor: defter kaydı ve vergi işlemi farklı olabilir. Kaydı girmeden önce muhasebe kayıtları desteği alın; taşıtın sahibi işletmeyse işletme üzerinden araç satın alma rehberini okuyun.
• Parayı bir sahip, ortak veya hissedar borç verdi ya da kredi sizin adınıza ve işletme kullanıyor: borçlu işletme olmayabilir; bu yüzden faiz ve geri ödeme farklı kaydedilir. Bkz. bir LLC'ye sahip katkıları ve kredileri veya S şirketine hissedar kredileri ve neyin borç verildiğini, neyin katkı olduğunu ayırmak için muhasebe kayıtları desteği alın. Belgesiz bir akraba kredisi için bkz. işletmenize aile kredisi.
• Kredi warrant'lı venture debt veya bakiye bir kredi kartında: bkz. venture debt ve warrant'lar veya muhasebe kayıtlarında kredi kartı ödemeleri.
• Bir banka kredi vermeden önce tablolar istiyor veya kayıtlar aylarca geride: bkz. banka kredisi için mali tablolar veya gecikmiş kayıtların tamamlanması ve kredi hesabını güncellemek için muhasebe kayıtları desteği alın.