Bút toán khoản vay kinh doanh: tách tiền gốc và tiền lãi

Làm sao ghi khoản vay kinh doanh vào sổ sách?

Khoản vay kinh doanh là khoản nợ phải trả, không phải thu nhập. Khi tiền về, tiền mặt tăng và số dư khoản vay tăng đúng bằng số đó, nên báo cáo kết quả kinh doanh không đổi. Khoản vay không được ghi như vậy sẽ làm lợi nhuận sai, và bên cho vay hoặc tờ khai thuế có thể đã dùng con số đó. Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) nói tiền vay thông qua một khoản vay thật sự không phải là thu nhập. Khoản vay có thật hay không được xét theo thực tế, và đó là chỗ các khoản vay không có giấy tờ, hoặc vay từ chủ sở hữu hay người thân, dễ gặp rắc rối.

Bút toán là ghi nợ tài khoản ngân hàng và ghi có tài khoản khoản vay của bên cho vay đó. Khoản vay có kỳ hạn, vay mua thiết bị, vay SBA và hạn mức tín dụng đều được ghi theo cùng cách. Khi bên cho vay trả tiền cho người khác lúc ký, hãy ghi nợ thứ đã mua thay vì tài khoản ngân hàng.

Bút toán giống nhau với chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh và công ty; chỉ khác dòng nào trên tờ khai ghi tiền lãi. Trường hợp không đơn giản khi các kỳ trả đã bị ghi vào chi phí trong một năm đã đóng sổ hoặc đã nộp tờ khai, một phần tiền vay đã chi cho việc cá nhân, có đổi xe cũ, có phí hoặc số dư được xóa nợ, khoản vay đứng tên cá nhân bạn trong khi doanh nghiệp dùng tiền, hoặc bên cho vay là chủ sở hữu, thành viên hợp danh hay người thân.

Hãy gom: hợp đồng vay, lịch trả nợ (amortization schedule) của bên cho vay, mọi bảng sao kê của bên cho vay từ khi bắt đầu vay, bảng quyết toán lúc ký, hóa đơn mua của thứ được tài trợ, và sao kê ngân hàng cho thấy khoản tiền được gửi vào.

Làm sao tách một kỳ trả nợ thành tiền gốc và tiền lãi?

Hãy dùng lịch của bên cho vay. Nếu chưa có lịch, hãy xin bên cho vay một bản, hoặc dùng số tiền lãi và tiền gốc ghi trên từng bảng sao kê. Mỗi kỳ trả của khoản vay trả dần có phần tiền lãi, tính trên số dư còn nợ, và phần tiền gốc là phần còn lại. Tiền lãi lớn nhất ở những kỳ trả đầu và nhỏ dần khi số dư giảm. Hãy ghi mỗi kỳ trả thành một bút toán gồm ba dòng:

Phần mềm kế toán hiển thị kỳ trả như một lần rút tiền. Quyết định duy nhất là chọn hạng mục: tách nó giữa tài khoản chi phí lãi vay và tài khoản khoản vay. Ghi cả khoản rút vào một hạng mục chi phí là lỗi làm chi phí bị tính quá cao.

• Lịch trả nợ quyết định, không phải công thức. Ngày trả, số ngày tính, thay đổi lãi suất, khoản trả thêm và giai đoạn chỉ trả lãi đều làm phần tách thay đổi. Nếu hai bên không có thỏa thuận khác, IRS áp dụng khoản trả một phần vào tiền lãi trước và phần còn lại vào tiền gốc (Publication 535).
• Các khoản phí khác của bên cho vay không phải tiền gốc hay tiền lãi. Tiền ký quỹ (escrow), phí trả trễ và phí hằng năm có tài khoản riêng.
• Hạn mức tín dụng cũng hoạt động như vậy. Mỗi lần rút làm số dư tăng; mỗi kỳ trả làm số dư giảm đúng bằng phần tiền gốc.

Vì tiền gốc không bao giờ vào báo cáo kết quả kinh doanh, lợi nhuận có thể trông tốt trong khi tiền mặt giảm: xem có lợi nhuận mà không có tiền trong ngân hàng.

Phần nào của kỳ trả nợ được khấu trừ, và có những giới hạn nào?

Chỉ phần tiền lãi, và chỉ trong chừng mực tiền vay được dùng cho hoạt động kinh doanh. Tiền gốc là trả lại số tiền đã nhận; với khoản trả một phần, IRS cho khấu trừ tiền lãi, không cho khấu trừ phần còn lại (Publication 535). Ba điều kiện áp dụng cho tiền lãi:

1. Mục đích sử dụng tiền. Tiền lãi theo cách tiền vay được chi, không theo tài sản bảo đảm cho khoản vay. Khoản vay có tài sản kinh doanh bảo đảm nhưng được chi cho một chiếc xe cá nhân tạo ra tiền lãi cá nhân. Khi một khoản vay trả cho cả chi tiêu kinh doanh lẫn cá nhân, tiền lãi phải được chia (Publication 334). Mở tài khoản riêng cho khoản tiền vay giúp truy theo dễ hơn.
2. Một khoản nợ thật. Người vay phải chịu trách nhiệm pháp lý, cả hai bên phải có ý định hoàn trả, và phải có quan hệ con nợ và chủ nợ thật sự (Publication 535, một ấn phẩm của IRS đã ngừng phát hành nhưng ấn bản cuối vẫn còn trên mạng).
3. Giới hạn theo section 163(j). Doanh nghiệp nhìn chung nằm ngoài mức trần nếu không phải là công cụ trốn thuế (tax shelter) và tổng doanh thu bình quân hằng năm của 3 năm thuế trước là $32.000.000 hoặc thấp hơn. Doanh thu của các doanh nghiệp liên quan được cộng lại, và chủ sở hữu của một hợp danh hoặc S corporation tính một phần doanh thu của đơn vị đó. Doanh nghiệp bất động sản hoặc nông nghiệp có thể chọn không áp dụng; lựa chọn này không thể hủy và đòi hỏi dùng hệ thống khấu hao thay thế cho một số tài sản, nên cần giao cho người chuẩn bị thuế. Các doanh nghiệp khác chỉ được khấu trừ tiền lãi kinh doanh tối đa bằng thu nhập lãi kinh doanh, cộng 30% thu nhập chịu thuế đã điều chỉnh, cộng tiền lãi vay tài trợ hàng tồn kho (floor plan financing). Tiền lãi bị loại được chuyển sang năm sau, và Form 8990 báo cáo giới hạn cùng khoản chuyển sang năm sau (section 163(j); hướng dẫn khai Form 8990).

Còn hai quy tắc nữa. Doanh nghiệp dùng phương pháp tiền mặt khấu trừ tiền lãi khi trả, doanh nghiệp dùng phương pháp dồn tích khấu trừ khi phát sinh, và tiền lãi trả trước chỉ được khấu trừ trong năm đến hạn. Tiền lãi của khoản vay dùng để tạo ra bất động sản hoặc một số tài sản tồn tại lâu dài khác có thể phải cộng vào giá của tài sản đó, trừ khi doanh nghiệp là người nộp thuế doanh nghiệp nhỏ (Publication 535).

Số line có thể thay đổi giữa các năm của biểu mẫu.

Nếu tôi đã ghi cả kỳ trả nợ vào chi phí thì sao?

Lợi nhuận thấp hơn thực tế đúng bằng phần tiền gốc, và số dư khoản vay trong sổ sách cao hơn thực tế. Đến cuối kỳ hạn vay, tiền gốc đã ghi vào chi phí bằng đúng số tiền đã vay. Cách sửa là chuyển tiền gốc ra khỏi chi phí và vào số dư khoản vay:

1. Từ lịch và các sao kê của bên cho vay, liệt kê tiền gốc trong mọi kỳ trả từ khi bắt đầu vay, rồi cộng theo từng năm.
2. Trong năm còn mở, ghi một bút toán cho tiền gốc của năm đó: ghi nợ số dư khoản vay, ghi có tài khoản chi phí mà các kỳ trả đã bị ghi vào.
3. Với các năm trước, hãy tính phần sửa của từng năm trên một bảng riêng trước khi ghi bất cứ điều gì. Việc sửa làm thay đổi lợi nhuận năm đó và vốn chủ sở hữu mà năm sau mở đầu, nên sổ sách sẽ không còn khớp với tờ khai đã nộp (lợi nhuận giữ lại không khớp với tờ khai năm trước).
4. Xác nhận số dư khoản vay trong sổ sách hiện nay bằng số dư của bên cho vay cùng ngày.

Tiền gốc không được khấu trừ, nên tờ khai đã nộp mà khấu trừ cả kỳ trả có thể đã khai nhiều hơn quy tắc cho phép. Có điều chỉnh tờ khai hay không tùy vào năm, số tiền và loại hình doanh nghiệp. Chủ sở hữu tự kinh doanh có thể bắt đầu bằng điều chỉnh tờ khai khi sai sót về chi phí kinh doanh. Hợp danh hoặc S corporation đã gửi Schedule K-1 nên đọc sửa tờ khai doanh nghiệp đã nộp.

Làm sao ghi xe hoặc thiết bị mua bằng khoản vay?

Hãy ghi tài sản theo giá đầy đủ và khoản vay theo số tiền đã vay. Tiền mặt chỉ giảm đúng số đã trả lúc ký. Giá gốc là số tiền trả bằng tiền mặt, nghĩa vụ nợ, tài sản hoặc dịch vụ khác, cộng các khoản như thuế bán hàng, phí vận chuyển và lắp đặt (Publication 551; Publication 946). Chủ sở hữu mua tài sản có nợ kèm theo được coi là chủ của tài sản đó và có thể khấu hao nó (Publication 946).

Mỗi kỳ trả sau đó là chi phí lãi vay cộng với số dư khoản vay thấp hơn. Nó không bao giờ là chi phí "tiền trả xe tải" và không bao giờ được cộng vào giá của tài sản. Khấu hao, hoặc khoản khấu trừ năm đầu nếu có, thu hồi lại giá gốc: xem khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu.

Tiền lãi của xe dùng một phần cho việc cá nhân. Chủ sở hữu tự kinh doanh nhìn chung có thể khấu trừ phần tiền lãi theo tỷ lệ dùng cho kinh doanh trên Schedule C, kể cả khi dùng mức tính theo số dặm tiêu chuẩn (Publication 334; Publication 463). Phần cá nhân không vào báo cáo kết quả kinh doanh. Khi công ty hoặc hợp danh sở hữu chiếc xe, pháp nhân trả tiền lãi, và việc lái xe cá nhân của chủ sở hữu là một vấn đề riêng về tiền lương hoặc khoản phân phối: xem mua xe qua doanh nghiệp của bạn.

Đổi xe cũ. Khi giá đổi gần bằng giá thị trường của xe cũ, sổ sách ghi xe mới theo giá hợp đồng và xe cũ ra theo giá gốc trừ khấu hao lũy kế, phần chênh lệch với giá đổi được ghi là lãi hoặc lỗ. Nếu giá của đại lý và giá đổi đều có vẻ bị thổi phồng, giá gốc và khoản lãi cần người chuẩn bị thuế xử lý. Về thuế, đổi xe thông thường là bán xe cũ và mua xe mới, vì cách xử lý trao đổi tài sản cùng loại nay chỉ áp dụng cho bất động sản (26 U.S.C. 1031; Publication 544), dù Publication 463 vẫn còn đoạn viết cũ về đổi xe. Hãy đưa cho người chuẩn bị thuế giá gốc tính thuế của xe cũ, lịch sử khấu hao, hồ sơ dùng xe cho kinh doanh và hợp đồng đổi xe để tính lãi hoặc lỗ về thuế và giá gốc tính thuế của xe mới.

Phí vay và điểm (points) có được khấu trừ ngay không?

Nhìn chung là không. Phần lớn các khoản phí để có được khoản vay được phân bổ dần theo kỳ hạn của khoản vay. Điểm (points), còn gọi là phí khởi tạo hoặc điểm chiết khấu, là tiền lãi trả trước và nhìn chung không được khấu trừ toàn bộ trong năm trả (Publication 535). Với khoản vay cho tài sản kinh doanh, Publication 551 nói phí báo cáo tín dụng và phí thẩm định theo yêu cầu của bên cho vay được vốn hóa như chi phí để có khoản vay và được khấu trừ dần theo thời gian vay, và điểm nhìn chung được khấu trừ dần theo kỳ hạn. Theo quy định, chi phí phát hành nợ, tức chi phí giao dịch phải vốn hóa, được khấu trừ dần theo kỳ hạn như thể chúng làm giảm giá phát hành của khoản vay (26 CFR 1.446-5). Một quy định liên quan coi tổng cộng tối đa $5.000 chi phí theo đuổi một khoản vay, không kể tiền lương nhân viên và chi phí chung, là không cần vốn hóa; hoa hồng không bao giờ được tính, và vượt tổng số đó thì không khoản nào được tính (26 CFR 1.263(a)-5). Publication 551 không nhắc đến quy tắc đó, nên chi phí nhỏ, ngoài điểm, có được khấu trừ khi trả hay không là câu hỏi cho người chuẩn bị thuế.

Trong sổ sách, hãy ghi phí là chi phí tài trợ trả trước (deferred financing cost) và mỗi tháng chuyển một phần vào chi phí lãi vay. Khi bên cho vay trừ các khoản phí từ tiền vay, tiền gửi vào là số ròng nhưng số dư khoản vay là số đầy đủ. Khoản chiết khấu hoặc điểm bị trừ từ tiền vay không phải là tiền lãi đã trả khi nhận khoản vay (Publication 535), và theo quy tắc khấu trừ dần theo kỳ hạn ở trên. Các khoản phí khác theo quy tắc ở trên của loại đó: việc trừ khoản phí từ tiền vay tự nó không quyết định khi nào được khấu trừ. Nếu khoản vay kết thúc sớm, phí và điểm chưa phân bổ hết còn lại có thể được khấu trừ trong năm đó, nhưng tái tài trợ với cùng bên cho vay nhìn chung chuyển chúng vào kỳ hạn của khoản vay mới.

Nếu một phần khoản vay được tha hoặc xóa nợ thì sao?

Khi bên cho vay là bên thứ ba tha một phần số dư, hãy xóa phần đó và ghi nhận một khoản lãi trong cùng bút toán. Nếu bên cho vay là chủ sở hữu, thành viên hợp danh hoặc cổ đông, việc tha nợ thường là một khoản góp vốn, dù công ty vẫn có thể có thu nhập từ việc xóa nợ khi khoản nợ vượt quá giá gốc tính thuế của chủ sở hữu trong khoản nợ đó: xem góp vốn và cho LLC vay của chủ sở hữu. Về thuế, khoản nợ được xóa với số tiền ít hơn số nợ nhìn chung chịu thuế trong năm xóa nợ, trừ khi có ngoại lệ hoặc khoản loại trừ (Topic 431).

• Ngoại lệ được xét trước. Với người vay dùng phương pháp tiền mặt, tiền lãi chưa trả được xóa mà lẽ ra được khấu trừ nếu đã trả thì không phải là thu nhập, nhưng tiền gốc được xóa thì không được giảm nhẹ như vậy (26 U.S.C. 108(e)(2)). Khoản giảm giá đủ điều kiện của người bán cho tài sản bạn mua từ người bán đó không phải là thu nhập và không cần giảm các thuộc tính thuế (Topic 431).
• Khoản loại trừ gồm khoản nợ được xóa trong vụ phá sản, trong chừng mực người vay mất khả năng thanh toán, nợ nông nghiệp đủ điều kiện và, với người vay không phải C corporation, nợ kinh doanh bất động sản đủ điều kiện. Số tiền được loại trừ nhìn chung làm giảm các thuộc tính thuế như khoản lỗ chuyển sang năm sau và giá gốc tài sản, và được báo cáo trên Form 982 (Publication 4681). Khoản loại trừ cho bất động sản là một lựa chọn: đánh dấu Form 982 line 1d trên tờ khai nộp đúng hạn, kể cả khi đã gia hạn. Người nộp đúng hạn mà bỏ sót nhìn chung vẫn có thể chọn trên tờ khai điều chỉnh nộp trong vòng 6 tháng sau hạn nộp chưa gia hạn của tờ khai (hướng dẫn khai Form 982).
• Khoản vay Paycheck Protection Program. Việc xóa nợ cho khoản vay được bảo hiểm đã được luật riêng của nó loại khỏi tổng thu nhập, không phải theo section 108, nên đó là khoản lãi trong sổ sách nhưng không phải thu nhập trên tờ khai (Rev. Proc. 2021-20). Các chương trình hỗ trợ khác có quy tắc riêng.
• Form 1099-C. Bên cho vay thuộc diện phải khai mà xóa $600 trở lên sau một sự kiện xác định được thì phải nộp mẫu này, dù người vay có phải khai thu nhập hay không (hướng dẫn). Nếu bên cho vay vẫn tiếp tục thu nợ, khoản nợ có thể chưa được xóa. Người vay khai đúng số tiền, bất kể mẫu ghi gì.
• Tịch thu tài sản thế chấp hoặc thu hồi tài sản. Chủ nợ lấy tài sản bảo đảm cho khoản nợ được coi là đã mua nó, và điều đó tạo ra lãi hoặc lỗ trên tài sản. Khoản nợ mà người vay chịu trách nhiệm cá nhân cũng có thể tạo ra thu nhập từ việc xóa nợ; nợ không truy đòi (nonrecourse) thì không (Topic 431).
• Hợp danh và S corporation. Các khoản loại trừ, và lựa chọn cho bất động sản, áp dụng ở cấp thành viên hợp danh với hợp danh (mỗi thành viên tự chọn) và ở cấp công ty với S corporation (26 U.S.C. 108(d)).

Làm sao kiểm tra số dư khoản vay mỗi tháng?

Hãy so số dư khoản vay trong sổ sách với số dư trên sao kê của bên cho vay cùng ngày, rồi xác nhận tiền lãi cộng tiền gốc bằng số tiền đã trả. IRS khuyên đối chiếu tài khoản vãng lai của doanh nghiệp hằng tháng (Publication 583).

Bên cho vay thế chấp nhìn chung gửi Form 1098 khi tiền lãi và một số điểm đạt $600 trở lên trong một năm (Publication 535). Mẫu này bao gồm tiền lãi nhận từ một cá nhân, kể cả chủ doanh nghiệp một chủ, nên hợp danh hoặc công ty dựa vào sao kê cuối năm của bên cho vay (hướng dẫn khai Form 1098). Nếu bên cho vay là một cá nhân hoặc bên cho vay không phải công ty khác, doanh nghiệp có thể phải gửi cho bên đó Form 1099-INT một lần mỗi năm khi tiền lãi cả năm đạt $2.000; bên cho vay là công ty thì được miễn (26 U.S.C. 6041; hướng dẫn khai Form 1099-INT). Nguyên nhân thường gặp của chênh lệch là một kỳ trả được thanh toán qua cuối tháng, một khoản trả thêm tiền gốc, một khoản phí hoặc tiền ký quỹ bị ghi nhầm vào tiền gốc, hoặc một lần rút từ hạn mức tín dụng chưa bao giờ được ghi sổ. Số dư không khớp cũng hiện ra trong bảng cân đối kế toán trông sai.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

Khoản vay có kỳ hạn: chỉ tiền lãi vào báo cáo kết quả kinh doanh

Một doanh nghiệp vay $100.000 với lãi suất 8% trong 5 năm, trả đều hằng tháng khoảng $2.028. Khi nhận tiền, tài khoản ngân hàng được ghi nợ $100.000 và khoản vay được ghi có $100.000. Báo cáo kết quả kinh doanh không đổi.

Trong tháng đầu, tiền lãi khoảng $667 ($100.000 × 8% ÷ 12) và tiền gốc khoảng $1.361. Bút toán ghi nợ chi phí lãi vay $667 và khoản vay $1.361, và ghi có ngân hàng $2.028. Trong tháng thứ hai, tiền lãi khoảng $658 và tiền gốc khoảng $1.370, vì tiền lãi được tính trên số dư nhỏ hơn. Sau mười hai kỳ trả, tiền lãi cả năm khoảng $7.388, tiền gốc khoảng $16.944, và số dư khoản vay khoảng $83.056. Chỉ $7.388 vào báo cáo kết quả kinh doanh.

Xe tải mua bằng tiền trả trước, khoản vay và đổi xe cũ

Một chủ sở hữu tự kinh doanh mua xe tải giá $60.000 với $10.000 trả trước và khoản vay $50.000. Bút toán ghi nợ xe tải $60.000, ghi có tiền mặt $10.000 và ghi có khoản vay $50.000. Với lãi suất 7%, tiền lãi tháng đầu khoảng $292. Xe tải được dùng 80% cho kinh doanh, nên khoảng $233 là chi phí lãi vay kinh doanh và khoảng $58 là chi phí cá nhân, không đưa vào báo cáo kết quả kinh doanh.

Bây giờ, cũng chiếc xe tải $60.000 đó mua kèm đổi xe cũ. Xe tải cũ có giá gốc $30.000 và khấu hao lũy kế $20.000 trong sổ sách. Đại lý cho giá đổi $12.000, xấp xỉ giá thị trường, và chủ sở hữu trả $8.000 tiền mặt và vay $40.000.

Khoản lãi trong sổ sách là giá đổi $12.000 trừ giá trị sổ sách $10.000 của xe tải cũ. Lãi hoặc lỗ về thuế dùng giá gốc tính thuế của xe tải cũ, có thể khác.

Mọi kỳ trả đều ghi vào chi phí

Lấy khoản vay đầu tiên. Cả mười hai kỳ trả khoảng $2.028 đều ghi vào một tài khoản chi phí, nên khoảng $24.332 bị tính vào chi phí. Chỉ khoảng $7.388 là tiền lãi. Chi phí bị tính cao khoảng $16.944 và lợi nhuận bị tính thấp đúng bằng số đó: sổ sách đang cho thấy lợi nhuận $30.000 lẽ ra phải là khoảng $46.944. Bảng cân đối kế toán vẫn cho thấy khoản vay $100.000 trong khi bên cho vay cho thấy khoảng $83.056, và khoảng cách này rộng thêm mỗi năm. Nếu năm đó còn mở, hãy ghi nợ khoản vay $16.944 và ghi có tài khoản chi phí $16.944 để sửa.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Các kỳ trả bị ghi cả vào chi phí trong một năm trở lên, hoặc tờ khai đã nộp dùng lợi nhuận sai: các bút toán sửa, tờ khai có thay đổi hay không và số dư khoản vay đầu kỳ đúng đều cần đến phán đoán chuyên môn. Hãy bắt đầu với điều chỉnh tờ khai khi sai sót về chi phí kinh doanh hoặc sửa tờ khai doanh nghiệp đã nộp, và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán giúp.
• Một khoản vay trả cho cả chi tiêu kinh doanh lẫn cá nhân: tiền lãi phải được truy theo và chia, và phần cá nhân phải lấy ra khỏi sổ sách. Hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán dựng lại phần tách từ các sao kê.
• Phí, việc tha nợ hoặc đổi xe cũ làm bút toán phức tạp: bút toán sổ sách và cách xử lý về thuế có thể khác nhau. Hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán giúp trước khi ghi sổ, và đọc mua xe qua doanh nghiệp của bạn nếu doanh nghiệp sở hữu chiếc xe.
• Chủ sở hữu, thành viên hợp danh hoặc cổ đông cho vay tiền, hoặc khoản vay đứng tên cá nhân bạn và doanh nghiệp dùng tiền: doanh nghiệp có thể không phải là người vay, nên tiền lãi và việc hoàn trả được ghi khác. Xem góp vốn và cho LLC vay của chủ sở hữu hoặc khoản vay của cổ đông cho S corporation, và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán phân biệt phần cho vay và phần góp vốn. Với khoản vay của người thân không có giấy tờ, xem khoản vay của gia đình cho doanh nghiệp của bạn.
• Khoản vay là nợ vay mạo hiểm kèm quyền mua cổ phần (warrants), hoặc số dư nằm trên thẻ tín dụng: xem nợ vay mạo hiểm và quyền mua cổ phần (warrants) hoặc thanh toán thẻ tín dụng trong sổ sách.
• Ngân hàng muốn có báo cáo trước khi cho vay, hoặc sổ sách bị chậm nhiều tháng: xem báo cáo tài chính để vay ngân hàng hoặc theo kịp sổ sách bị chậm, và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán cập nhật tài khoản khoản vay.