Préstamo del negocio: asiento contable y capital vs. intereses

¿Cómo registro un préstamo del negocio en la contabilidad?

Un préstamo del negocio es un pasivo, no un ingreso. Cuando llega el dinero, el efectivo sube y el saldo del préstamo sube en el mismo monto, así que el estado de resultados no se mueve. Si el préstamo no se registra así, la utilidad queda mal, y quizá un prestamista o una declaración de impuestos ya usó esa cifra. El IRS dice que el dinero recibido mediante un préstamo de buena fe no es un ingreso. Si un préstamo es de buena fe se decide según los hechos, y ahí es donde tienen problemas los préstamos sin documentos o los que vienen de un propietario o un familiar.

El asiento contable es un débito a la cuenta bancaria y un crédito a una cuenta de préstamo de ese prestamista. Los préstamos a plazo, para equipo, de la SBA y las líneas de crédito se registran igual. Cuando el prestamista paga a un tercero al cierre, debite lo que se compró en lugar de la cuenta bancaria.

Los asientos son los mismos para un propietario único, una sociedad y una corporación; solo cambia la línea de la declaración que lleva los intereses. El caso deja de ser sencillo cuando los pagos ya se registraron como gasto en un año cerrado o ya presentado, parte del dinero se gastó en cosas personales, hay un vehículo usado como parte de pago, comisiones o un saldo condonado, el préstamo está a su nombre pero el negocio usa el dinero, o el prestamista es un propietario, socio o familiar.

Reúna: el contrato del préstamo, la tabla de amortización del prestamista, todos los estados de cuenta del prestamista desde que empezó el préstamo, el estado de cierre, la factura de compra de lo financiado y el estado de cuenta bancario que muestra el depósito.

¿Cómo separo un pago del préstamo en capital e intereses?

Use la tabla del prestamista. Si no la tiene, pídasela al prestamista o use los intereses y el capital que muestra cada estado de cuenta. Cada pago de un préstamo amortizable tiene una parte de intereses, calculada sobre el saldo que aún se debe, y una parte de capital, que es el resto. Los intereses son mayores en los primeros pagos y bajan a medida que baja el saldo. Registre cada pago como un solo asiento con tres líneas:

El software de contabilidad muestra el pago como un solo retiro. La única decisión es su categoría: divídalo entre la cuenta de gasto por intereses y la cuenta del préstamo. Registrar todo el retiro en una categoría de gastos es el error que exagera los gastos.

• Manda la tabla, no una fórmula. Las fechas de pago, el conteo de días, los cambios de tasa, los pagos adicionales y un período de solo intereses cambian la división. Si las partes no acordaron otra cosa, el IRS aplica un pago parcial primero a los intereses y el resto al capital (Publication 535).
• Otros cargos del prestamista no son ni una cosa ni la otra. El depósito en garantía (escrow), los cargos por pago tardío y las cuotas anuales van en sus propias cuentas.
• Una línea de crédito funciona igual. Cada disposición sube el saldo; cada pago lo baja por su parte de capital.

Como el capital nunca llega al estado de resultados, la utilidad puede verse sana mientras el efectivo baja: vea utilidad sin efectivo en el banco.

¿Qué parte del pago de un préstamo es deducible y qué límites aplican?

Solo la parte de intereses, y solo en la medida en que el dinero prestado se usó en el negocio. El capital devuelve dinero ya recibido; en un pago parcial, el IRS permite deducir los intereses, no el resto (Publication 535). A los intereses se les aplican tres pruebas:

1. Uso del dinero. Los intereses siguen la forma en que se gastó el dinero, no lo que garantiza el préstamo. Un préstamo garantizado con bienes del negocio pero gastado en un auto personal produce intereses personales. Cuando un préstamo pagó gastos del negocio y gastos personales, los intereses deben dividirse (Publication 334). Una cuenta aparte para los fondos facilita el rastreo.
2. Una deuda real. El prestatario debe ser legalmente responsable, ambas partes deben tener la intención de que se pague, y debe existir una verdadera relación entre deudor y acreedor (Publication 535, una publicación descontinuada del IRS cuya última edición sigue en línea).
3. El límite de la sección 163(j). En general, un negocio queda fuera del tope si no es un refugio fiscal (tax shelter) y sus ingresos brutos anuales promedio de los 3 años fiscales anteriores son de $32,000,000 o menos. Los ingresos de negocios relacionados se suman, y el propietario de una sociedad o de una corporación S cuenta una parte de sus ingresos. Un negocio de bienes inmuebles o agrícola puede optar por quedar fuera; la opción es irrevocable y exige el sistema alternativo de depreciación para ciertos bienes, así que corresponde al preparador. Los demás negocios solo pueden deducir los intereses del negocio hasta el monto de sus ingresos por intereses del negocio, más 30% del ingreso gravable ajustado, más los intereses del financiamiento de inventario (floor plan). Los intereses no permitidos se arrastran a años futuros, y el Form 8990 informa el límite y el arrastre (sección 163(j); instrucciones del Form 8990).

Aplican dos reglas más. Un negocio con método de efectivo deduce los intereses cuando los paga, y uno con método de acumulación, a medida que se acumulan; los intereses pagados por adelantado se deducen solo en el año en que corresponden. Los intereses de un préstamo usado para producir bienes inmuebles u otros bienes de larga vida pueden tener que sumarse al costo de ese bien, salvo que el negocio sea un contribuyente de pequeña empresa (Publication 535).

Los números de línea pueden cambiar de un año del formulario al siguiente.

¿Qué pasa si registré todo el pago del préstamo como gasto?

La utilidad queda baja por la parte de capital, y el saldo del préstamo en la contabilidad queda alto. Al terminar el préstamo, el capital llevado a gastos iguala el monto prestado. La corrección saca el capital del gasto y lo pasa al saldo del préstamo:

1. Con la tabla y los estados de cuenta del prestamista, haga una lista del capital de cada pago desde que empezó el préstamo y sume el total por año.
2. En el año abierto, registre un asiento por el capital de ese año: debite el saldo del préstamo y acredite la cuenta de gastos a la que se registraron los pagos.
3. Para los años anteriores, calcule la corrección de cada año en una hoja aparte antes de registrar nada. Cambia la utilidad de ese año y el patrimonio con el que abre el año siguiente, así que la contabilidad ya no coincidirá con la declaración presentada (utilidades retenidas que no coinciden con la declaración del año pasado).
4. Confirme que el saldo del préstamo en la contabilidad ahora es igual al saldo del prestamista en la misma fecha.

El capital no es deducible, así que una declaración ya presentada que dedujo pagos completos puede haber reclamado más de lo que permiten las reglas. Si conviene enmendar depende del año, los montos y el tipo de entidad. Un trabajador independiente puede empezar con cómo enmendar una declaración por errores en gastos del negocio. Una sociedad o una corporación S que ya entregó los K-1 debería leer cómo corregir una declaración del negocio ya presentada.

¿Cómo registro un vehículo o equipo comprado con un préstamo?

Registre el activo por su costo total y el préstamo por el monto prestado. El efectivo baja solo por lo que se pagó al firmar. El costo es lo que se paga en efectivo, obligaciones de deuda, otros bienes o servicios, más conceptos como el impuesto sobre las ventas, el flete y la instalación (Publication 551; Publication 946). El propietario que compra un bien sujeto a una deuda se trata como su dueño y puede depreciarlo (Publication 946).

Cada pago posterior es gasto por intereses más una baja del saldo del préstamo. Nunca es un gasto de “pago de la camioneta” ni se suma al costo del activo. La depreciación, o una deducción del primer año donde aplique, recupera el costo: vea cómo deducir el equipo en el primer año.

Intereses de un vehículo usado en parte para manejo personal. Un trabajador independiente generalmente puede deducir en el Schedule C la parte de los intereses que corresponde al uso del negocio, incluso cuando usa la tarifa estándar por milla (Publication 334; Publication 463). La parte personal queda fuera del estado de resultados. Cuando una corporación o una sociedad es dueña del vehículo, la entidad paga los intereses, y el manejo personal de un propietario es otra cuestión, de sueldo o de distribución: vea cómo comprar un vehículo a través de su negocio.

Un vehículo usado como parte de pago (trade-in). Cuando el monto reconocido se acerca al valor de mercado del vehículo anterior, la contabilidad registra el vehículo nuevo por su precio de contrato y da de baja el vehículo anterior por su costo menos la depreciación acumulada, y cualquier diferencia con el monto reconocido se registra como ganancia o pérdida. Si el precio del concesionario y el monto reconocido parecen inflados, el costo y la ganancia requieren al preparador. Para efectos de impuestos, el trade-in de un vehículo común es la venta del vehículo anterior y la compra del nuevo, porque el trato de intercambio de bienes similares (like-kind exchange) ahora cubre solo bienes inmuebles (26 U.S.C. 1031; Publication 544), aunque la Publication 463 todavía muestra un texto anterior sobre el trade-in. Entregue al preparador la base fiscal del vehículo anterior, su historial de depreciación, los registros de uso del negocio y el contrato del trade-in para calcular la ganancia o pérdida fiscal y la base fiscal del vehículo nuevo.

¿Las comisiones y los puntos del préstamo se deducen de inmediato?

En general, no. La mayoría de los cargos por obtener un préstamo se reparten a lo largo de su plazo. Los puntos, también llamados comisiones de apertura (origination fees) o puntos de descuento, son intereses pagados por adelantado y, en general, no son totalmente deducibles en el año en que se pagan (Publication 535). Para un préstamo sobre bienes del negocio, la Publication 551 dice que un informe de crédito y una tasación exigida por el prestamista se capitalizan como costos de obtener el préstamo y se deducen durante el plazo del préstamo, y que los puntos, en general, se deducen durante el plazo. Según el reglamento, los costos de emisión de deuda, es decir, los costos de la transacción que deben capitalizarse, se deducen durante el plazo como si redujeran el precio de emisión del préstamo (26 CFR 1.446-5). Un reglamento relacionado trata hasta $5,000 en total de costos de gestionar un préstamo, salvo la compensación de empleados y los gastos generales, como costos que no necesitan capitalizarse; las comisiones nunca cuentan, y por encima de ese total, ninguno cuenta (26 CFR 1.263(a)-5). La Publication 551 no menciona esa regla, así que si los costos pequeños, aparte de los puntos, se deducen cuando se pagan es una pregunta para el preparador.

En la contabilidad, registre las comisiones como un costo de financiamiento diferido y pase una parte a gasto por intereses cada mes. Cuando el prestamista descuenta cargos de los fondos, el depósito es neto, pero el saldo del préstamo es el monto completo. Un descuento o unos puntos descontados de los fondos no son intereses pagados cuando se recibe el préstamo (Publication 535), y siguen la regla del plazo explicada arriba. Los demás cargos siguen las reglas anteriores según su tipo: descontar un cargo de los fondos no decide por sí solo cuándo es deducible. Si el préstamo termina antes, las comisiones y los puntos sin amortizar pueden ser deducibles ese año, pero refinanciar con el mismo prestamista generalmente los traslada al plazo del nuevo préstamo.

¿Qué pasa si se condona o se cancela parte del préstamo?

Cuando un prestamista externo condona parte del saldo, elimínela y registre una ganancia en el mismo asiento. Si el prestamista es un propietario, socio o accionista, la condonación suele ser un aporte, aunque una corporación todavía puede tener ingresos por cancelación cuando la deuda supera la base del propietario en ella: vea aportes y préstamos del propietario a una LLC. Para efectos de impuestos, una deuda cancelada por menos de lo que se debe, en general, es gravable en el año de la cancelación, salvo que aplique una excepción o exclusión (Topic 431).

• Las excepciones van primero. Para un prestatario con método de efectivo, los intereses impagos cancelados que habrían sido deducibles de haberse pagado no son ingreso, pero el capital cancelado no recibe ese alivio (26 U.S.C. 108(e)(2)). Una reducción de precio calificada que le hace el vendedor sobre un bien que usted le compró no es ingreso y no requiere reducir atributos fiscales (Topic 431).
• Las exclusiones incluyen la deuda cancelada en un caso de quiebra, hasta el monto en que el prestatario era insolvente, la deuda agrícola calificada y, para un prestatario que no sea una corporación C, la deuda calificada de negocios de bienes inmuebles. Un monto excluido generalmente reduce atributos fiscales, como las pérdidas arrastrables y la base de los activos, y se informa en el Form 982 (Publication 4681). La exclusión de bienes inmuebles es una opción: marque la línea 1d del Form 982 en una declaración presentada a tiempo, incluidas las prórrogas. Un contribuyente que presentó a tiempo y la omitió generalmente aún puede optar en una declaración enmendada presentada dentro de 6 meses después de la fecha de vencimiento de la declaración sin prórroga (instrucciones del Form 982).
• Préstamos del Paycheck Protection Program. La condonación de un préstamo cubierto quedó excluida del ingreso bruto por su propia ley, no por la sección 108, así que es una ganancia en la contabilidad pero no un ingreso en la declaración (Rev. Proc. 2021-20). Otros programas de alivio tienen sus propias reglas.
• Form 1099-C. Un prestamista cubierto que cancela $600 o más después de un evento identificable debe presentarlo, tenga o no el prestatario que informar el ingreso (instrucciones). Si el prestamista sigue cobrando, es posible que la deuda no esté cancelada. El prestatario informa el monto correcto, diga lo que diga el formulario.
• Embargo de bienes o ejecución hipotecaria. Un acreedor que toma el bien que garantiza una deuda se trata como si lo comprara, lo cual genera una ganancia o pérdida sobre el bien. Una deuda por la que el prestatario es personalmente responsable también puede generar ingresos por cancelación; una deuda sin recurso (nonrecourse) no (Topic 431).
• Sociedades y corporaciones S. Las exclusiones y la opción de bienes inmuebles se aplican a nivel de cada socio en una sociedad (cada socio opta) y a nivel de la corporación en una corporación S (26 U.S.C. 108(d)).

¿Cómo verifico el saldo del préstamo cada mes?

Compare el saldo del préstamo en la contabilidad con el saldo del estado de cuenta del prestamista en la misma fecha, y luego confirme que los intereses más el capital igualan el pago. El IRS aconseja conciliar cada mes la cuenta corriente del negocio (Publication 583).

Un prestamista hipotecario generalmente envía el Form 1098 cuando los intereses y ciertos puntos llegan a $600 o más en un año (Publication 535). El formulario cubre los intereses recibidos de una persona física, incluido un propietario único, así que una sociedad o una corporación depende del estado de cuenta de fin de año del prestamista (instrucciones del Form 1098). Si el prestamista es una persona particular u otro prestamista que no es una corporación, el negocio puede deberle un Form 1099-INT cuando los intereses de un año llegan a $2,000; un prestamista corporativo está exento (26 U.S.C. 6041; instrucciones del Form 1099-INT). Las causas comunes de una diferencia son un pago que se procesó después de fin de mes, un pago extra de capital, una comisión o un depósito en garantía registrado como capital, o una disposición de una línea de crédito que nunca se registró. Un saldo que no cuadra también aparece en un balance general que se ve mal.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Un préstamo a plazo: solo los intereses llegan al estado de resultados

Un negocio pide prestados $100,000 al 8% a 5 años, con pagos mensuales iguales de unos $2,028. Al recibirlos, se debita la cuenta bancaria por $100,000 y se acredita el préstamo por $100,000. El estado de resultados no cambia.

En el primer mes, los intereses son unos $667 ($100,000 × 8% ÷ 12) y el capital es unos $1,361. El asiento debita gasto por intereses $667 y el préstamo $1,361, y acredita el banco $2,028. En el segundo mes, los intereses son unos $658 y el capital unos $1,370, porque los intereses se calculan sobre un saldo menor. Después de doce pagos, los intereses del año son unos $7,388, el capital es unos $16,944 y el saldo del préstamo es unos $83,056. Solo los $7,388 llegan al estado de resultados.

Una camioneta comprada con pago inicial, préstamo y un vehículo usado como parte de pago

Un trabajador independiente compra una camioneta por $60,000 con $10,000 de pago inicial y un préstamo de $50,000. El asiento debita la camioneta $60,000, acredita el efectivo $10,000 y acredita el préstamo $50,000. Al 7%, los intereses del primer mes son unos $292. La camioneta se usa 80% para el negocio, así que unos $233 son gasto por intereses del negocio y unos $58 son personales, y quedan fuera del estado de resultados.

Ahora, la misma camioneta de $60,000 comprada con un vehículo usado como parte de pago. La camioneta anterior costó $30,000 y tiene $20,000 de depreciación acumulada en la contabilidad. El concesionario reconoce $12,000 por ella, más o menos su valor de mercado, y el propietario paga $8,000 en efectivo y pide prestados $40,000.

La ganancia en la contabilidad es el monto reconocido de $12,000 menos el valor en libros de $10,000 de la camioneta anterior. La ganancia o pérdida fiscal usa la base fiscal de la camioneta anterior, que puede ser distinta.

Cada pago registrado como gasto

Tome el primer préstamo. Los doce pagos de unos $2,028 se registran en una cuenta de gastos, así que se llevan a gasto unos $24,332. Solo unos $7,388 eran intereses. Los gastos están exagerados en unos $16,944 y la utilidad está subestimada en el mismo monto: una contabilidad que muestra una utilidad de $30,000 debería mostrar unos $46,944. El balance general todavía muestra el préstamo en $100,000, mientras que el prestamista muestra unos $83,056, y la diferencia crece cada año. Si ese año sigue abierto, debite el préstamo $16,944 y acredite la cuenta de gastos $16,944 para corregirlo.

¿Es distinto en su caso?

• Los pagos se llevaron a gasto completos durante un año o más, o una declaración presentada usó una utilidad incorrecta: los asientos de corrección, si cambia una declaración y el saldo inicial correcto del préstamo requieren criterio profesional. Empiece con cómo enmendar una declaración por errores en gastos del negocio o cómo corregir una declaración del negocio ya presentada, y consiga ayuda con la contabilidad.
• Un préstamo pagó gastos del negocio y gastos personales: los intereses deben rastrearse y dividirse, y la parte personal debe sacarse de la contabilidad. Consiga ayuda con la contabilidad para rehacer la división a partir de los estados de cuenta.
• Las comisiones, la condonación o un vehículo usado como parte de pago complican el asiento: el asiento contable y el trato fiscal pueden diferir. Consiga ayuda con la contabilidad antes de registrar, y lea cómo comprar un vehículo a través de su negocio si el negocio es dueño del vehículo.
• Un propietario, socio o accionista prestó el dinero, o el préstamo está a su nombre y el negocio lo usa: puede que el negocio no sea el prestatario, así que los intereses y el pago se registran de otra manera. Vea aportes y préstamos del propietario a una LLC o préstamos de accionistas a una corporación S, y consiga ayuda con la contabilidad para aclarar qué se prestó y qué se aportó. Para el préstamo de un familiar sin documentos, vea un préstamo familiar a su negocio.
• El préstamo es deuda de riesgo con warrants, o el saldo está en una tarjeta de crédito: vea deuda de riesgo y warrants o pagos de tarjetas de crédito en la contabilidad.
• Un banco pide estados financieros antes de prestar, o la contabilidad está atrasada varios meses: vea estados financieros para un préstamo bancario o cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada, y consiga ayuda con la contabilidad para poner al día la cuenta del préstamo.