רישום הלוואה עסקית: פיצול קרן וריבית בפקודת יומן

איך רושמים הלוואה עסקית בספרים?

הלוואה עסקית היא התחייבות, לא הכנסה. כשהכסף מגיע, המזומן עולה ויתרת ההלוואה עולה באותו סכום, ולכן דוח רווח והפסד (P&L) לא משתנה. הלוואה שלא נרשמה כך משאירה את הרווח שגוי, ומלווה או דוח מס כבר עשויים להשתמש במספר הזה. IRS קובע שכסף שנלווה בהלוואה אמיתית (bona fide) אינו הכנסה. אם הלוואה היא אמיתית נבחן לפי העובדות, ושם נתקלות בבעיה הלוואות בלי מסמכים או הלוואות מבעלים או מקרוב משפחה.

פקודת היומן היא חובה בחשבון הבנק וזכות בחשבון הלוואה של אותו מלווה. הלוואות לתקופה קצובה, הלוואות לציוד, הלוואות של SBA (מינהל העסקים הקטנים של ארצות הברית) ומסגרות אשראי נרשמות באותו אופן. כשהמלווה משלם למישהו אחר בסגירה, רושמים בחובה את מה שנרכש במקום חשבון הבנק.

הרישומים זהים לבעל עסק יחידני, לשותפות ולחברה; רק השורה בדוח המס שנושאת את הריבית שונה. המקרה אינו פשוט כאשר תשלומים כבר נרשמו כהוצאה בשנה סגורה או שהוגשה, חלק מהכסף שימש להוצאה אישית, יש טרייד-אין, עמלות או יתרה שנמחלה, ההלוואה על שמכם והעסק משתמש בכסף, או שהמלווה הוא בעלים, שותף או קרוב משפחה.

אספו: את הסכם ההלוואה, את לוח הסילוקין של המלווה, כל דף חשבון של המלווה מאז תחילת ההלוואה, את דף הסגירה, את חשבונית הרכישה של כל מה שמומן, ואת דף חשבון הבנק שמראה את ההפקדה.

איך מפצלים תשלום הלוואה לקרן ולריבית?

השתמשו בלוח של המלווה. אם אין לוח, בקשו אחד מהמלווה, או השתמשו בריבית ובקרן שמופיעות בכל דף חשבון. בכל תשלום בהלוואה עם סילוק הדרגתי יש חלק ריבית, שמחושב על היתרה שעדיין חייבים, וחלק קרן, שהוא השאר. הריבית גדולה ביותר בתשלומים הראשונים ופוחתת ככל שהיתרה יורדת. רשמו כל תשלום כפקודה אחת עם שלוש שורות:

תוכנת הנהלת חשבונות מציגה את התשלום כמשיכה אחת. ההחלטה היחידה היא הקטגוריה שלה: מפצלים אותה בין חשבון הוצאות הריבית לחשבון ההלוואה. רישום המשיכה כולה בקטגוריית הוצאה הוא הטעות שמנפחת את ההוצאות.

• לוח הסילוקין קובע, לא נוסחה. תאריכי התשלום, ספירת הימים, שינויי ריבית, תשלומים נוספים ותקופה של ריבית בלבד משנים את הפיצול. כשאין הבנה אחרת בין הצדדים, IRS מייחס תשלום חלקי קודם כול לריבית ואת היתרה לקרן (פרסום 535).
• חיובים אחרים של המלווה אינם ריבית ואינם קרן. סכומי escrow (חשבון שהמלווה מחזיק לתשלום מסים וביטוח), קנסות איחור ודמי ניהול שנתיים נרשמים בחשבונות משלהם.
• מסגרת אשראי פועלת באותו אופן. כל משיכה מעלה את היתרה; כל תשלום מקטין אותה בחלק הקרן שלו.

מכיוון שהקרן לעולם לא מגיעה לדוח רווח והפסד, הרווח יכול להיראות טוב בזמן שהמזומן יורד: ראו רווח בלי מזומן בבנק.

איזה חלק מתשלום ההלוואה ניתן לניכוי, ואילו הגבלות חלות?

רק חלק הריבית, ורק במידה שהכסף שנלווה שימש בעסק. הקרן מחזירה כסף שכבר התקבל; בתשלום חלקי IRS מתיר ניכוי על הריבית, לא על השאר (פרסום 535). שלושה מבחנים חלים על הריבית:

1. השימוש בכסף. הריבית נקבעת לפי האופן שבו הוצא הכסף, לא לפי מה שמבטיח את ההלוואה. הלוואה שמובטחת בנכס עסקי אבל הוצאה על רכב פרטי יוצרת ריבית אישית. כשהלוואה אחת מימנה הוצאות עסקיות ואישיות, צריך לחלק את הריבית (פרסום 334). חשבון נפרד לכסף ההלוואה מקל על המעקב.
2. חוב אמיתי. הלווה חייב להיות חייב בדין, שני הצדדים חייבים לכוון להחזר, ובין הצדדים חייב להתקיים יחס אמיתי של חייב ונושה (פרסום 535, פרסום של IRS שהופסק והמהדורה האחרונה שלו נשארת באתר).
3. מגבלת סעיף ⁦163(j)⁩. עסק נמצא בדרך כלל מחוץ לתקרה אם הוא אינו מקלט מס (tax shelter) והתקבולים ברוטו השנתיים הממוצעים שלו ב-⁠3 שנות המס הקודמות הם ⁦$32,000,000⁩ או פחות. תקבולים של עסקים קשורים מצטברים, ובעלים של שותפות או של חברת S סופר חלק מהתקבולים שלהן. עסק נדל״ן או חקלאות יכול לבחור שלא להיכלל במגבלה; הבחירה בלתי הדירה ודורשת את שיטת הפחת החלופית לנכסים מסוימים, ולכן היא עניין למכין הדוחות. עסקים אחרים יכולים לנכות ריבית עסקית רק עד גובה הכנסות הריבית העסקיות שלהם, ועוד ⁦30%⁩ מההכנסה החייבת המותאמת, ועוד ריבית על מימון מלאי (floor plan). ריבית שלא הותרה עוברת לשנים הבאות, וטופס 8990 מדווח על המגבלה ועל ההעברה (סעיף ⁦163(j)⁩; הוראות טופס 8990).

חלים עוד שני כללים. עסק בשיטת מזומן מנכה ריבית כשהיא משולמת, עסק בשיטת צבירה מנכה אותה כשהיא נצברת, וריבית ששולמה מראש מנוכה רק בשנה שבה היא מגיעה. ריבית על הלוואה ששימשה לייצור מקרקעין או נכסים מסוימים אחרים לטווח ארוך עשויה להיות מתווספת במקום זאת לעלות הנכס, אלא אם העסק הוא נישום עסק קטן (פרסום 535).

מספרי השורות יכולים להשתנות משנת טופס אחת לאחרת.

מה אם רשמתי את כל תשלום ההלוואה כהוצאה?

הרווח נמוך מדי בגובה חלק הקרן, ויתרת ההלוואה בספרים גבוהה מדי. עד סוף ההלוואה, הקרן שנרשמה כהוצאה שווה לסכום שנלווה. התיקון מעביר את הקרן מהוצאה ליתרת ההלוואה:

1. מתוך לוח המלווה ודפי החשבון, רשמו את הקרן בכל תשלום מאז תחילת ההלוואה וסכמו לפי שנה.
2. בשנה הפתוחה, רשמו פקודה אחת לקרן של אותה שנה: חובה ביתרת ההלוואה, זכות בחשבון ההוצאה שאליו נרשמו התשלומים.
3. לגבי שנים קודמות, חשבו את התיקון של כל שנה בטבלה לפני שרושמים משהו. הוא משנה את הרווח של אותה שנה ואת ההון שבו השנה הבאה נפתחת, ולכן הספרים כבר לא יתאימו לדוח כפי שהוגש (עודפים שאינם תואמים לדוח של השנה שעברה).
4. ודאו שיתרת ההלוואה בספרים שווה עכשיו ליתרת המלווה באותו תאריך.

קרן אינה ניתנת לניכוי, ולכן דוח שהוגש וניכה תשלומים שלמים עלול לתבוע יותר ממה שהכללים מתירים. אם לתקן תלוי בשנה, בסכומים ובסוג הישות. עצמאי יכול להתחיל בתיקון דוח בגלל טעויות בהוצאות עסקיות. שותפות או חברת S שכבר שלחה טפסי Schedule K-1 צריכות לקרוא תיקון דוח עסקי שהוגש.

איך רושמים רכב או ציוד שנרכשו בהלוואה?

רשמו את הנכס בעלותו המלאה ואת ההלוואה בסכום שנלווה. המזומן יורד רק בסכום ששולם בחתימה. עלות היא מה ששולם במזומן, בהתחייבויות חוב, בנכס אחר או בשירותים, בתוספת פריטים כמו מס מכירה, הובלה והתקנה (פרסום 551; פרסום 946). בעלים שקונה נכס החייב בחוב נחשב לבעליו ויכול לחשב עליו פחת (פרסום 946).

כל תשלום מאוחר יותר הוא הוצאות ריבית ועוד הקטנה של יתרת ההלוואה. הוא אף פעם לא הוצאה בשם “תשלום משאית” ואף פעם לא מתווסף לעלות הנכס. פחת, או ניכוי בשנה הראשונה במקום שהוא חל, מחזיר את העלות: ראו ניכוי ציוד בשנה הראשונה.

ריבית על רכב ששימש חלקית לנסיעות פרטיות. עצמאי יכול בדרך כלל לנכות ב-⁠Schedule C את חלק השימוש העסקי בריבית, גם כשהוא משתמש בתעריף המייל הסטנדרטי (פרסום 334; פרסום 463). החלק האישי נשאר מחוץ לדוח רווח והפסד. כשחברה או שותפות מחזיקה ברכב, הישות משלמת את הריבית, ונסיעות אישיות של בעלים הן שאלה נפרדת של שכר או חלוקה: ראו רכישת רכב דרך העסק.

טרייד-אין (trade-in). כשהסכום שהוקצב קרוב לשווי השוק של הרכב הישן, הספרים מציגים את הרכב החדש במחיר החוזה ואת הרכב הישן בעלות פחות פחת שנצבר, וכל פער מול הסכום שהוקצב נרשם כרווח או כהפסד. אם גם מחיר הסוחר וגם הסכום שהוקצב נראים מנופחים, העלות והרווח דורשים את מכין הדוחות. לצורכי מס, טרייד-אין רגיל של רכב הוא מכירה של הרכב הישן ורכישה של החדש, כי הטיפול בהחלפה מאותו סוג חל עכשיו רק על מקרקעין (⁦26 U.S.C. 1031⁩; פרסום 544), אף שפרסום 463 עדיין מציג נוסח ישן על טרייד-אין. תנו למכין הדוחות את בסיס העלות לצורכי מס של הרכב הישן, את היסטוריית הפחת, את רישומי השימוש העסקי ואת חוזה הטרייד-אין, כדי לחשב את הרווח או ההפסד לצורכי מס ואת בסיס העלות לצורכי מס של הרכב החדש.

האם עמלות הלוואה ונקודות מנוכות מיד?

בדרך כלל לא. רוב החיובים לקבלת הלוואה נפרסים על פני תקופתה. נקודות, שנקראות גם עמלות פתיחה או נקודות הנחה, הן ריבית ששולמה מראש ובדרך כלל אינן ניתנות לניכוי מלא בשנה ששולמו (פרסום 535). לגבי הלוואה על נכס עסקי, פרסום 551 קובע שדוח אשראי והערכת שווי שהמלווה דורש מהוונים כעלויות לקבלת ההלוואה ומנוכים על פני תקופת ההלוואה, ושנקודות מנוכות בדרך כלל על פני התקופה. לפי התקנה, עלויות הנפקת חוב, כלומר עלויות עסקה שחובה להוון, מנוכות על פני התקופה כאילו הקטינו את מחיר ההנפקה של ההלוואה (⁦26 CFR 1.446-5⁩). תקנה קשורה קובעת שעד ⁦$5,000⁩ בסך הכול מעלויות של פעולה לקבלת הלוואה, מלבד שכר עובדים והוצאות כלליות, אינם דורשים היוון; עמלות תיווך לעולם אינן נספרות, ומעל הסך הזה שום חלק אינו נספר (⁦26 CFR 1.263(a)-5⁩). פרסום 551 אינו מזכיר כלל זה, ולכן השאלה אם עלויות קטנות, מלבד נקודות, מנוכות כשהן משולמות היא שאלה למכין הדוחות.

בספרים, רשמו עמלות כעלות מימון נדחית והעבירו חלק קטן להוצאות ריבית בכל חודש. כשהמלווה מנכה חיובים מהכסף, ההפקדה היא נטו אבל יתרת ההלוואה היא הסכום המלא. הנחה או נקודות שנוכו מהכסף אינן ריבית ששולמה בעת קבלת ההלוואה (פרסום 535), והן כפופות לכלל הפריסה על פני התקופה שלמעלה. חיובים אחרים כפופים לכללים שלמעלה לפי סוגם: ניכוי חיוב מהכסף אינו קובע בפני עצמו מתי הוא ניתן לניכוי. אם ההלוואה מסתיימת מוקדם, העמלות והנקודות שטרם הופחתו עשויות להיות ניתנות לניכוי באותה שנה, אבל מימון מחדש אצל אותו מלווה בדרך כלל מעביר אותן לתקופת ההלוואה החדשה.

מה אם חלק מההלוואה נמחל או בוטל?

כשמלווה צד שלישי מוחל על חלק מהיתרה, מסירים אותו ורושמים רווח באותה פקודה. אם המלווה הוא בעלים, שותף או בעל מניות, המחילה היא בדרך כלל הזרמת הון במקום זאת, אם כי לחברה עדיין יכולה להיות הכנסה מביטול חוב כשהחוב גבוה מבסיס העלות של הבעלים בו: ראו הזרמות והלוואות של בעלים לחברה בערבון מוגבל (LLC). לצורכי מס, חוב שבוטל בפחות מהסכום שחייבים הוא בדרך כלל חייב במס בשנת הביטול, אלא אם חל חריג או פטור (נושא 431).

• חריגים באים קודם. ללווה בשיטת מזומן, ריבית שלא שולמה ובוטלה, שהייתה ניתנת לניכוי אילו שולמה, אינה הכנסה, אבל קרן שבוטלה לא נהנית מהקלה כזאת (⁦26 U.S.C. 108(e)(2)⁩). הפחתת מחיר מזכה של מוכר על נכס שקניתם ממנו אינה הכנסה ואינה דורשת הפחתת תכונות מס (tax attributes) (נושא 431).
• פטורים כוללים חוב שבוטל בהליך פשיטת רגל, במידה שהלווה היה חדל פירעון, חוב חקלאי מזכה, ולגבי לווה שאינו חברת C, חוב עסקי מזכה על מקרקעין. סכום פטור מקטין בדרך כלל תכונות מס כמו העברת הפסדים לשנים הבאות ובסיס עלות של נכסים, ומדווח בטופס 982 (פרסום 4681). הפטור על מקרקעין הוא בחירה: סמנו שורה 1d בטופס 982 בדוח שהוגש במועד, כולל הארכות. מי שהגיש במועד והשמיט אותה יכול בדרך כלל עדיין לבחור בדוח מתוקן שמוגש בתוך 6 חודשים אחרי המועד המקורי להגשה ללא הארכה (הוראות טופס 982).
• הלוואות Paycheck Protection Program. מחילה על הלוואה מכוסה הוחרגה מהכנסה ברוטו בחוק משלה, לא בסעיף 108, ולכן היא רווח בספרים אבל לא הכנסה בדוח המס (Rev. Proc. 2021-20). לתוכניות סיוע אחרות יש כללים משלהן.
• טופס ⁦1099-C⁩. מלווה מכוסה שמבטל ⁦$600⁩ או יותר אחרי אירוע מזוהה חייב להגיש אותו, בין אם הלווה צריך לדווח על ההכנסה ובין אם לא (הוראות). אם המלווה ממשיך לגבות, ייתכן שהחוב לא בוטל. הלווה מדווח על הסכום הנכון, מה שלא יהיה כתוב בטופס.
• תפיסת הנכס או מימוש המשכנתה. נושה שנוטל את הנכס שמבטיח חוב נחשב כמי שרכש אותו, וזה יוצר רווח או הפסד על הנכס. חוב שהלווה חייב בו אישית יכול גם ליצור הכנסה מביטול חוב; חוב ללא זכות חזרה (nonrecourse) אינו יוצר (נושא 431).
• שותפויות וחברות S. הפטורים, והבחירה לגבי מקרקעין, חלים ברמת השותף בשותפות (כל שותף בוחר) וברמת החברה בחברת S (⁦26 U.S.C. 108(d)⁩).

איך בודקים את יתרת ההלוואה בכל חודש?

השוו את יתרת ההלוואה בספרים ליתרה בדף החשבון של המלווה באותו תאריך, ואז ודאו שריבית ועוד קרן שווים לתשלום. IRS ממליץ להתאים את חשבון הבנק העסקי כל חודש (פרסום 583).

מלווה משכנתה שולח בדרך כלל טופס 1098 כשהריבית ונקודות מסוימות מגיעות ל-⁠⁦$600⁩ או יותר בשנה (פרסום 535). הטופס מכסה ריבית שהתקבלה מאדם פרטי, כולל בעל עסק יחידני, ולכן שותפות או חברה נשענות על דף הסיכום השנתי של המלווה (הוראות טופס 1098). אם המלווה הוא אדם פרטי או מלווה אחר שאינו תאגיד, העסק עשוי להיות חייב להנפיק למלווה טופס ⁦1099-INT⁩ פעם בשנה כשהריבית השנתית מגיעה ל-⁠⁦$2,000⁩; מלווה שהוא חברה פטור (⁦26 U.S.C. 6041⁩; הוראות טופס ⁦1099-INT⁩). סיבות נפוצות לפער הן תשלום שעבר בין חודשים, תשלום קרן נוסף, עמלה או סכום escrow שנרשמו כקרן, או משיכה ממסגרת אשראי שלא נרשמה מעולם. יתרה שלא מתיישבת מופיעה גם במאזן שנראה לא נכון.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה ומשתמשות בדולרים אמריקאיים.

הלוואה לתקופה קצובה: רק הריבית מגיעה לדוח רווח והפסד

עסק לווה ⁦$100,000⁩ ב-⁦8%⁩ ל-5 שנים, עם תשלומים חודשיים שווים של כ-⁦$2,028⁩. בקבלת הכסף, רושמים חובה בחשבון הבנק ב-⁦$100,000⁩ וזכות בהלוואה ב-⁦$100,000⁩. דוח רווח והפסד לא משתנה.

בחודש הראשון, הריבית היא כ-⁦$667⁩ (⁦$100,000⁩ × ⁦8%⁩ ÷ 12) והקרן כ-⁦$1,361⁩. הפקודה רושמת בחובה הוצאות ריבית ⁦$667⁩ והלוואה ⁦$1,361⁩, ובזכות את הבנק ⁦$2,028⁩. בחודש השני הריבית כ-⁦$658⁩ והקרן כ-⁦$1,370⁩, כי הריבית מחושבת על יתרה קטנה יותר. אחרי שנים עשר תשלומים, הריבית של השנה כ-⁦$7,388⁩, הקרן כ-⁦$16,944⁩ ויתרת ההלוואה כ-⁦$83,056⁩. רק ⁦$7,388⁩ מגיעים לדוח רווח והפסד.

משאית שנרכשה עם תשלום ראשון, הלוואה וטרייד-אין

בעל עסק עצמאי קונה משאית ב-⁦$60,000⁩ עם תשלום ראשון של ⁦$10,000⁩ והלוואה של ⁦$50,000⁩. הפקודה רושמת בחובה את המשאית ⁦$60,000⁩, בזכות מזומן ⁦$10,000⁩ ובזכות את ההלוואה ⁦$50,000⁩. ב-⁠⁦7%⁩, הריבית בחודש הראשון כ-⁦$292⁩. המשאית משמשת ⁦80%⁩ לעסק, ולכן כ-⁦$233⁩ הם הוצאות ריבית עסקיות וכ-⁦$58⁩ הם אישיים, ונשארים מחוץ לדוח רווח והפסד.

עכשיו אותה משאית ב-⁦$60,000⁩ שנקנתה עם טרייד-אין. המשאית הישנה עלתה ⁦$30,000⁩ ויש עליה ⁦$20,000⁩ פחת שנצבר בספרים. הסוחר מקצה לה ⁦$12,000⁩, בערך שווי השוק שלה, והבעלים משלם ⁦$8,000⁩ במזומן ולווה ⁦$40,000⁩.

הרווח בספרים הוא הסכום שהוקצב, ⁦$12,000⁩, פחות הערך בספרים של המשאית הישנה, ⁦$10,000⁩. הרווח או ההפסד לצורכי מס משתמשים בבסיס העלות לצורכי מס של המשאית הישנה, שיכול להיות שונה.

כל תשלום נרשם כהוצאה

ניקח את ההלוואה הראשונה. כל שנים עשר התשלומים של כ-⁦$2,028⁩ נרשמים בחשבון הוצאה, ולכן כ-⁦$24,332⁩ נרשמים כהוצאה. רק כ-⁦$7,388⁩ היו ריבית. ההוצאות מנופחות בכ-⁦$16,944⁩ והרווח נמוך בסכום זהה: ספרים שמראים רווח של ⁦$30,000⁩ צריכים להראות כ-⁦$46,944⁩. המאזן עדיין מציג את ההלוואה ב-⁦$100,000⁩ בעוד המלווה מראה כ-⁦$83,056⁩, והפער גדל בכל שנה. אם השנה הזאת עדיין פתוחה, רשמו בחובה את ההלוואה ⁦$16,944⁩ ובזכות את חשבון ההוצאה ⁦$16,944⁩ כדי לתקן.

המצב שלכם שונה?

• תשלומים נרשמו כהוצאה מלאה במשך שנה או יותר, או שדוח שהוגש השתמש ברווח שגוי: פקודות התיקון, אם דוח משתנה והיתרה הפותחת הנכונה של ההלוואה דורשים שיקול דעת מקצועי. התחילו בתיקון דוח בגלל טעויות בהוצאות עסקיות או בתיקון דוח עסקי שהוגש, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• הלוואה אחת מימנה הוצאות עסקיות ואישיות: צריך לאתר את הריבית ולחלק אותה, ולהוציא את החלק האישי מהספרים. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי לבנות מחדש את הפיצול מדפי החשבון.
• עמלות, מחילה או טרייד-אין מסבכים את הרישום: הרישום בספרים והטיפול במס יכולים להיות שונים. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות לפני הרישום, וקראו רכישת רכב דרך העסק אם העסק מחזיק ברכב.
• בעלים, שותף או בעל מניות הלוו את הכסף, או שההלוואה על שמכם והעסק משתמש בה: ייתכן שהעסק אינו הלווה, ולכן ריבית והחזר נרשמים אחרת. ראו הזרמות והלוואות של בעלים לחברה בערבון מוגבל (LLC) או הלוואות בעל מניות לחברת S, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי להבחין בין מה שהולווה למה שהוזרם כהון. להלוואה מקרוב משפחה בלי מסמכים, ראו הלוואה משפחתית לעסק שלכם.
• ההלוואה היא הלוואת הון סיכון עם כתבי אופציה, או שהיתרה בכרטיס אשראי: ראו הלוואת הון סיכון וכתבי אופציה או תשלומי כרטיס אשראי בספרים.
• בנק רוצה דוחות לפני שהוא מלווה, או שהספרים מפגרים בחודשים: ראו דוחות כספיים להלוואה מבנק או השלמת ספרים באיחור, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי להביא את חשבון ההלוואה להיות מעודכן.