Küçük İşletme Bilançosu Yanlış Görünüyor: Neyi Göstermeli?

Küçük işletme bilançosu neyi gösterir?

Küçük işletme bilançosu, tek bir tarihte işletmenin sahip olduklarını, borçlarını ve sahiplere kalanı gösterir. SEC bunu varlıkların, yükümlülüklerin ve özkaynağın bir anlık görüntüsü olarak tanımlar ve iki tarafın dengelenmesi gerekir: varlıklar, yükümlülüklerle özkaynağın toplamına eşittir. IRS şahıs işletmesi sahibi için aynı üç parçayı anlatır: varlıklar, yükümlülükler ve sahibin işletmedeki özkaynağı.

Dengelenen bir bilanço yine de yanlış olabilir. Çift taraflı kayıt tutan defterler tasarım gereği dengelenir; çünkü her kaydın bir borç, bir alacak tarafı vardır (Publication 583). Yani “dengeleniyor” demek aritmetiğin doğru olduğunu kanıtlar, içeriğin doğru olduğunu değil. Basit olmayan durumlar:

• Bir denkleştirme kaydı (plug): toplamları tutturmak için özkaynağa veya bir ara hesaba yazılan tutar.
• Bankayla hiç mutabakatı yapılmamış nakit.
• Bilançoda bulunmayan bir kredi, ekipman veya (defterleriniz kaydediyorsa) ödenmemiş faturalar.
• Geçen yıl verilen beyannamedeki veya kapanış bilançosundaki rakamlarla uyuşmayan açılış bakiyeleri.

Bir bilançoyu kontrol etmek için şunları toplayın:

• yıl sonu bilançosu ve bir mizan (her hesabın bakiyesi)
• yıl sonu tarihindeki her banka, kart ve kredi hesap özeti
• geçen yıl verilen beyanname ve kapanış bilançosu
• defterleriniz kaydediyorsa ödenmemiş müşteri faturalarının ve ödenmemiş borç faturalarının listeleri

Bir kredi veren, hazırlayıcı veya CPA bilançoyu bekliyorsa ve bilançoda denkleştirme kaydı, negatif hesaplar veya açıklayamadığınız bir özkaynak bakiyesi varsa ya da geçen yılın beyannamesiyle uyuşmuyorsa, bu bir uzman işidir; sonundaki Sizin için farklı mı? bölümüne bakın.

Küçük işletme bilançosunu nasıl doldururum ve hangi kalemler yer alır?

Doldurmak için işletmenin sahip olduklarını listeleyin, borçlarını listeleyin; aradaki fark özkaynaktır. Hepsi yıl sonu gibi tek bir tarihte olmalıdır. Ortaklık ve şirket beyannameleri genellikle defterlerden çıkarılan bir bilançoyu Schedule L olarak içerir (Form 1120-S, Form 1065) ve satır listesi her küçük işletme için yararlı bir kontrol listesidir.

Nakit esasıyla tutulan defterlerde alacaklar ve borçlar tasarım gereği sıfır olabilir: geliri aldığınızda bildirirsiniz ve giderleri genellikle ödediğinizde indirirsiniz (Publication 583). Tahakkuk esaslı defterler ikisini de gösterir; bkz. küçük işletme için nakit mi tahakkuk mu esası.

Publication 583, varlıklarla yükümlülükler arasındaki farka net değer der. Özkaynak bir fark olarak ortaya çıktığı için tek başına hiçbir şey kanıtlamaz; sahibin koyduğu para, çektiği para ve işletmede bıraktığı kâr kayıtlarıyla karşılaştırın. Şahıs işletmesinde tek bir sahip hesabı vardır. Ortaklık her ortak için bir sermaye hesabı tutar. Şirket, sermaye hisselerini, ödenmiş sermayeyi ve birikmiş kazançları gösterir. LLC için bkz. LLC özkaynak hesapları.

Bilançomun doğru olup olmadığını nasıl anlarım?

Bir bilanço dengeleniyorsa ve her büyük kalemi defterlerin dışındaki bir kayıtla eşleşiyorsa doğru olma ihtimali daha yüksektir. Dört eşleştirme yaygın hataları yakalar:

IRS, banka hesap özeti, çek defteri ve defterlerin uyuşması için çek hesabının her ay mutabakatının yapılmasını önerir. Mutabakatın ne yaptığını sıralar: hesapta ne kadar para olduğunu doğrular, defterlerin tüm banka masraflarını yansıttığını onaylar ve hataları düzeltir. Tek başına banka bağlantısı bunu yapmaz; bkz. banka bağlantıları mutabakat değildir.

Bir hesap özetine, faturaya veya önceki beyannameye bağlayamadığınız bir rakam denkleştirme kaydı (plug) olabilir.

Bilançomda neden tuhaf rakamlar var?

Bilançodaki tuhaf rakamlar genellikle mutabakatı yapılmamış nakitten, defterlerde eksik bir krediden veya varlıktan, yanlış hesaba yazılmış sahip parasından ya da geçen yılın beyannamesinden farklı açılış bakiyelerinden gelir. Gördüğünüzü olası nedenle eşleştirin:

Schedule C talimatları, diğer giderler için iş ekipmanı veya mobilya maliyetinin ya da kişisel, geçim ve aile giderlerinin dahil edilmemesini söyler (Schedule C talimatları). De minimis güvenli liman seçimi yapan bir işletme, defterleri de gider yazıyorsa küçük ekipman alımlarını bunun yerine diğer giderler olarak hemen indirebilir (Publication 334); bkz. küçük alımları gider yazma veya aktifleştirme. Form 1065 talimatları, bir ortaklığın varlıklarının yükümlülüklerle netleştirilemeyeceğini veya negatif sayı olarak bildirilemeyeceğini söyler (Form 1065 talimatları); bu yüzden Schedule L doldurulmadan önce negatif bir varlığın nedeni bulunmalıdır: bir kayıt hatası ya da yükümlülük olarak yazılması gereken gerçek bir hesap açığı veya alacak bakiyesi.

İşletmeye koyduğum veya işletmeden çektiğim para nereye yazılır?

Bir sahibin işletmeye koyduğu veya işletmeden çektiği para genellikle gelir veya gider hesaplarına değil, bilançodaki özkaynak veya kredi hesaplarına yazılır; hangisi olduğu olaylara ve işletme türüne bağlıdır. IRS, gerçek bir kredi yoluyla borç alınan paranın gelir olmadığını söyler (Publication 334). Ayrıca her yatırımın kaynağını not etmenizi önerir: işletme geliri, kişisel para veya kredi (Publication 583).

Bir sahibe işletme için yaptığı iş karşılığında yapılan ödeme, çekim veya dağıtım yerine ücret ya da garantili ödeme olabilir. S şirketi, bir yöneticiye yapılan ödemeleri, hizmetler için makul tazminat olduğu ölçüde ücret saymalıdır (Form 1120-S talimatları); ortaklık ise bir ortağa hizmetler için yaptığı garantili ödemeleri indirebilir (Form 1065 talimatları). Bkz. S şirketi dağıtımlarını kaydetme ve garantili ödemeler ve ortak çekimleri.

Şahıs işletmesi sahibi için Publication 334, kişisel ve aile giderleri için çekilen işletme gelirine ayrı bir çekim hesabı önerir; bu giderler genellikle indirilemez. Sahibin koyduğu paranın sermaye katkısı mı yoksa kredi mi olduğu olaylara bağlıdır; bkz. LLC'ye katkı mı kredi mi ve sahibin çekimlerini kaydetme. Kişisel ve işletme parası aynı hesaptan geçtiyse bkz. karışmış işletme ve kişisel fonların düzeltilmesi.

Bilançoya ihtiyacım var mı ve kim ister?

Kredi veren veya yatırımcı genellikle bilanço ister, ortaklık veya şirket beyannamesi bunu Schedule L olarak gerektirebilir ve şahıs işletmesi sahibinin Schedule C beyannamesinde bilanço yoktur. SBA, geleneksel bir iş planında yerleşik bir işletmenin son üç ila beş yılın gelir tablolarını, bilançolarını ve nakit akış tablolarını içermesi gerektiğini söyler; kredi verenler ve yatırımcılar bunları sık sık ister. IRS ise mali tabloların bir bankayla veya alacaklılarla ilişkilerde yardımcı olduğunu ekler. Kredi verenin ne istediği için bkz. banka kredisi için mali tablolar.

Bir ortaklık veya şirket, kendi formundaki küçük beyanname testini geçtiğinde Schedule L'yi atlayabilir; bu test Form 1065 ve 1120-S için Schedule B'de, Form 1120 için Schedule K'da yanıtlanır. Test toplam hasılatı ve toplam varlıkları kullanır. Toplam hasılat satıştan daha geniştir: diğer geliri ekler; Form 1065 ve 1120-S'de ayrıca Schedule K'da bildirilen geliri ve Form 8825'ten gelen kira gelirini de ekler (Form 1065 talimatları, Form 1120-S talimatları). Sınırlar ve ek koşullar forma ve yıla göre değişir; bu yüzden verdiğiniz formu okuyun, ayrıntılar için bkz. kurumsal beyannamede Schedule L bilançosu. Schedule L'yi atlamak, kredi verenin veya hazırlayıcının isteyeceklerini değiştirmez.

Vergi beyannamesindeki bilanço neyle uyuşmalı?

Schedule L, kuruluşun defterleri ve kayıtlarıyla uyuşmalıdır. Form 1120, Form 1120-S ve Form 1065 talimatlarının hepsi bunu söyler. Ortaklık, her farkı açıklayan bir ek beyan eklemelidir.

Schedule L, yılın başındaki ve sonundaki bilançoyu gösterir. Form 1065 talimatları, yıl başındaki toplam varlıkların genellikle bir önceki yılın kapanışındaki toplam varlıklara eşit olması gerektiğini söyler; farklıysa ortaklık bir ek beyan ekler. S şirketi beyannamesinde, Schedule L'deki hissedar kredileri genellikle Schedule K-1'lerdeki hissedar kredisi toplamlarıyla uyuşmalıdır (Form 1120-S talimatları). Şahıs işletmesi sahibinin beyannamesinde Schedule L yoktur; eşleştirilecek verilmiş bir bilanço yoktur, bunun yerine açılış bakiyelerini geçen yılın kapanış bilançosuyla karşılaştırın. Defterleriniz geçen yılın beyannamesinin kapandığı yerden açılmıyorsa geçen yılın beyannamesiyle uyuşmayan birikmiş kazançlar rehberiyle başlayın.

Rakamlar tutmadığında ne yapmalıyım?

Şu sırayla çalışın; çünkü her adım bir öncekine bağlıdır:

1. Nakdin mutabakatını yapın. Her banka hesabını hesap özetiyle (Publication 583) ve her kart hesabını aynı şekilde eşleştirin; yanlış bakiye ileriye taşınmasın diye mutabakatı yapılmamış en eski aydan başlayın.
2. Eksikleri ekleyin. Kredileri ve ekipmanı, tahakkuk esaslı defterlerde ödenmemiş faturaları kredi veren özetlerinden ve faturalardan kaydedin ve kredi anaparasını giderlerden çıkarın. Defterler ekipmanı aktifleştiriyorsa onu da giderlerden çıkarın: beyanname maliyetini 179. madde veya ek amortisman altında indirmiş olsa bile ekipman, birikmiş amortismanla birlikte maliyet bedeliyle yer almalıdır; çünkü defter ve vergi amortismanı farklı olabilir (Form 1120-S, Schedule M-1). Ekipman, ancak defterlerin politikası bunu gider yazıyorsa, de minimis güvenli limanın gerektirdiği gibi giderlerde kalır (Publication 334).
3. Sahip parasını taşıyın. Belgelerden, her sahip işleminin sermaye katkısı, kredi veya çekim olup olmadığına karar verin, sonra özkaynak veya kredi hesabına yazın.
4. Bu yılı değiştirmeden önce açılış bakiyelerini geçen yılın kapanış bilançosuyla ve verildiyse geçen yılın beyannamesindeki Schedule L ile karşılaştırın. Yıl başındaki fark genellikle bu yıldan öncesinden veya kapanmış bir dönemde yapılan düzenlemeden gelir; hiçbir şeyi değiştirmeden önce hangisi olduğunu bulun.
5. Her denkleştirme kaydını ve ara hesap bakiyesini belgelere kadar izleyin. Yalnızca bilançoyu dengelemek için yeni bir kayıt girmeyin; açıklayamadığınız kalemleri listeleyin.

Bazı durumlar uzman yargısı gerektirir; çünkü bilançoyu düzeltmek önceki yılların kârını veya özkaynağını değiştirebilir. Bir düzeltme önceki yılın kârını değiştiriyorsa, o yıl için verilen beyanname incelenmek zorunda kalabilir. Birden fazla yıl hatalıysa, bir kredi veren veya hazırlayıcı bekliyorsa, bir bildirim geldiyse, Schedule L verilmiş bir beyannameyle uyuşmak zorundaysa ya da şirketin hissedar kredileri varsa profesyonel yardım uygundur.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Nakit bankadan yüksek

Bir peyzaj işletmesinin bilançosunda $26.500 nakit görünür. Banka hesap özeti $18.000 gösterir; fark $8.500'dır. En eski mutabakatı yapılmamış aya kadar yapılan mutabakat iki neden bulur: banka aktarımından bir kez, elle bir kez olmak üzere iki kez girilmiş $6.000'lık müşteri yatırımı ve bankadan geçmiş ama hiç girilmemiş $2.500'lık tedarikçi ödemeleri. İkisi de düzeltildikten sonra nakit bankayla uyuşur. Yinelenen yatırım gelir olarak da sayılmış olabilir; bu yüzden gelir tablosuna ikinci kez bakılmalıdır.

Bir kredi eksik

Bir LLC, yılın başında ekipman almak için $42.000 borç aldı. Kredi veren satıcıya doğrudan ödeme yaptı; bu yüzden ne ekipman ne de kredi hiç girilmedi. Yıl içindeki $8.400'lık ödemeler giderlerde duruyor: $1.800 faiz ve $6.600 anapara. Düzeltilmiş bilançoda ekipman, amortisman düşüldükten önce $42.000 ve kredi $35.400 görünür; bu, kredi verenin yıl sonu özetiyle uyuşur. Giderlerde yalnızca $1.800'lık faiz kalır. $6.600'lık anaparayı çıkarmak, amortismandan önce kârı ve özkaynağı $6.600 artırır.

Özkaynak geçen yılın beyannamesinden farklı

Schedule L veren bir S şirketinin defterleri bu yıla $48.000 birikmiş kazançla açılır. Geçen yıl verilen beyannamedeki Schedule L, yıl sonunda $54.000 gösterir. $6.000'lık fark, bu yılın ilk kaydından önce de vardır. Sonraki adım, beyanname hazırlandıktan sonra neyin değiştiğini bulmak için geçen yılın kapanış bakiyelerini bu yılın açılış bakiyeleriyle hesap hesap karşılaştırmaktır.

Sizin için farklı mı?

• Kredi vereniniz, hazırlayıcınız veya CPA'iniz bilanço istedi ve sizinkinde bir denkleştirme kaydı, büyük bir açıklanamayan özkaynak bakiyesi, negatif hesaplar var ya da geçen yılın beyannamesiyle uyuşmuyor: bilanço bir kredi vereni göndermeden veya Schedule L'ye girmeden önce hesapların ve açılış bakiyelerinin genellikle belgelere kadar izlenmesi gerekir; bkz. muhasebe kayıtlarını düzeltme desteği.
• Büyük veya negatif bir özkaynak bakiyesi açılış bakiyelerinden geldiyse: bkz. açılış bakiyesi özkaynağı.
• Alınmış ama yatırılmamış para bir ara hesapta birikmeye devam ediyorsa: bkz. yatırılmamış fonlar bakiyesi.
• Sahip özkaynağı negatife düştüyse: bkz. negatif sahip özkaynağı.
• Şirketinizin bilançosunda bir hissedara verilmiş büyük bir kredi görünüyorsa: bkz. hissedarlara verilen krediler.
• Bilançonuz değil, kârınız yanlış görünüyorsa: bkz. gelir tablosu yanlış görünüyor.
• Bilançoyu düzeltmek zaten beyan ettiğiniz bir yılın kârını veya özkaynağını değiştirecekse ya da bir bildirim geldiyse: defterler değişmeden önce önceki beyannamenin incelenmesi gerekebilir; bkz. muhasebe kayıtları desteği.
• İşletmenin sahibi veya finansmanı yurt dışındaysa; örneğin yabancı bir ana şirketin ABD'deki bağlı şirketi: bkz. yabancı ana şirketin ABD'deki bağlı şirketi için defterler.
• Birkaç yıllık defter geride kaldıysa veya verilen beyannamelerle uyuşmuyorsa: bkz. gecikmiş kayıtların tamamlanması ve muhasebe kayıtları desteği alın.