Como lançar um empréstimo da empresa: principal e juros

Como lanço um empréstimo da empresa na escrituração?

Um empréstimo da empresa é um passivo, não uma receita. Quando o dinheiro chega, o caixa sobe e o saldo do empréstimo sobe no mesmo valor, então a demonstração do resultado não se mexe. Um empréstimo que não é lançado assim deixa o lucro errado, e um credor ou uma declaração de imposto de renda talvez já tenha usado esse número. O IRS (a receita federal dos EUA) diz que dinheiro tomado em um empréstimo genuíno (bona fide) não é renda. Se um empréstimo é genuíno depende dos fatos, e é aí que se complicam os empréstimos sem papelada ou os feitos por um proprietário ou parente.

O lançamento contábil é um débito na conta bancária e um crédito em uma conta de empréstimo para aquele credor. Empréstimos a prazo, de equipamento, da SBA e linhas de crédito são lançados do mesmo jeito. Quando o credor paga a outra pessoa no fechamento, debite o que foi comprado em vez da conta bancária.

Os lançamentos são os mesmos para um empresário individual, uma sociedade de pessoas e uma corporação; só muda a linha da declaração que recebe os juros. O caso deixa de ser simples quando as parcelas já foram lançadas como despesa em um ano encerrado ou já declarado, parte do dinheiro pagou gastos pessoais, há um bem dado na troca, taxas ou um saldo perdoado, o empréstimo está no seu nome enquanto o negócio usa o dinheiro, ou o credor é um proprietário, sócio ou parente.

Reúna: o contrato do empréstimo, a tabela de amortização do credor, todos os extratos do credor desde o início do empréstimo, o extrato de fechamento, a fatura de compra de tudo o que foi financiado e o extrato bancário que mostra o depósito.

Como separo uma parcela do empréstimo em principal e juros?

Use a tabela do credor. Se não houver tabela, peça uma ao credor, ou use os juros e o principal mostrados em cada extrato. Cada parcela de um empréstimo amortizável tem uma parte de juros, calculada sobre o saldo ainda devido, e uma parte de principal, que é o restante. Os juros são maiores nas primeiras parcelas e diminuem conforme o saldo cai. Lance cada parcela como um único lançamento com três linhas:

O software de contabilidade mostra a parcela como uma única saída de dinheiro. A única decisão é a categoria: divida o valor entre a conta de despesa de juros e a conta do empréstimo. Lançar a saída inteira em uma categoria de despesa é o erro que infla as despesas.

• Manda a tabela, não uma fórmula. Datas de pagamento, contagem de dias, mudanças de taxa, pagamentos extras e um período só de juros alteram a divisão. Sem um acordo diferente entre as partes, o IRS aplica um pagamento parcial primeiro aos juros e o restante ao principal (Publication 535).
• Outras cobranças do credor não são nem uma coisa nem outra. Escrow (valor retido em conta de garantia), multas por atraso e anuidades têm contas próprias.
• Uma linha de crédito funciona do mesmo jeito. Cada saque aumenta o saldo; cada pagamento o reduz pela parte do principal.

Como o principal nunca chega à demonstração do resultado, o lucro pode parecer saudável enquanto o caixa cai: veja lucro sem dinheiro no banco.

Que parte da parcela do empréstimo é dedutível, e quais limites se aplicam?

Só a parte dos juros, e só na medida em que o dinheiro emprestado foi usado no negócio. O principal devolve dinheiro que você já recebeu; em um pagamento parcial, o IRS permite deduzir os juros, não o restante (Publication 535). Três testes se aplicam aos juros:

1. Uso do dinheiro. Os juros seguem o destino dado ao dinheiro, não a garantia do empréstimo. Um empréstimo garantido por bens do negócio, mas gasto em um carro pessoal, gera juros pessoais. Quando um mesmo empréstimo pagou gastos do negócio e pessoais, os juros precisam ser divididos (Publication 334). Uma conta separada para o dinheiro recebido facilita o rastreamento.
2. Uma dívida real. O tomador precisa ser legalmente responsável, as duas partes precisam ter a intenção de pagar e a relação precisa ser de verdadeiro devedor e credor (Publication 535, uma publicação do IRS descontinuada cuja última edição continua online).
3. O limite da seção 163(j). Em geral, uma empresa fica fora do teto se não for um abrigo fiscal (tax shelter) e se a receita bruta média anual dos 3 anos fiscais anteriores for de $32.000.000 ou menos. As receitas de empresas relacionadas são somadas, e o proprietário de uma sociedade de pessoas ou de uma corporação S conta uma parte da receita dela. Um negócio imobiliário ou agrícola pode, em vez disso, optar por ficar fora do limite; a opção é irrevogável e exige o sistema alternativo de depreciação (ADS) para certos bens, por isso cabe ao preparador de declarações. Os demais negócios só podem deduzir juros do negócio até o valor da própria renda de juros do negócio, mais 30% da renda tributável ajustada, mais os juros de financiamento de estoque (floor plan). Os juros não deduzidos são levados para os anos seguintes, e o Form 8990 informa o limite e o valor levado adiante (seção 163(j); instruções do Form 8990).

Mais duas regras se aplicam. Um negócio no regime de caixa deduz os juros quando paga, e um negócio no regime de competência os deduz conforme se acumulam; juros pagos antecipadamente só são deduzidos no ano em que vencem. Os juros de um empréstimo usado para produzir imóveis ou certos outros bens de longa duração podem ter de ser somados ao custo do bem, a menos que o negócio seja um pequeno contribuinte (Publication 535).

Os números das linhas podem mudar de um ano de formulário para o seguinte.

E se eu lancei a parcela inteira do empréstimo como despesa?

O lucro fica menor do que deveria pela parte do principal, e o saldo do empréstimo na escrituração fica maior do que deveria. No fim do empréstimo, o principal lançado como despesa soma o valor emprestado. A correção tira o principal da despesa e o leva para o saldo do empréstimo:

1. Pela tabela e pelos extratos do credor, liste o principal de cada parcela desde o início do empréstimo e some por ano.
2. No ano aberto, faça um lançamento com o principal daquele ano: débito no saldo do empréstimo e crédito na conta de despesa em que as parcelas foram lançadas.
3. Para os anos anteriores, calcule a correção de cada ano em uma planilha antes de lançar qualquer coisa. Ela muda o lucro daquele ano e o patrimônio com que o ano seguinte começa, então a escrituração deixará de bater com a declaração como foi entregue (lucros acumulados que não batem com a declaração do ano passado).
4. Confirme que o saldo do empréstimo na escrituração agora é igual ao saldo do credor na mesma data.

O principal não é dedutível, então uma declaração entregue que deduziu as parcelas inteiras pode ter deduzido mais do que as regras permitem. Se vale retificar depende do ano, dos valores e do tipo de empresa. Um autônomo pode começar por como retificar uma declaração por erros de despesas do negócio. Uma sociedade de pessoas ou corporação S cujos K-1 já foram enviados deve ler como corrigir uma declaração de empresa já entregue.

Como lanço um veículo ou equipamento comprado com um empréstimo?

Registre o bem pelo custo total e o empréstimo pelo valor tomado. O caixa só cai pelo que foi pago na assinatura. O custo é o que se paga em dinheiro, em obrigações de dívida, em outros bens ou em serviços, mais itens como imposto sobre vendas, frete e instalação (Publication 551; Publication 946). Quem compra um bem sujeito a uma dívida é tratado como dono dele e pode depreciá-lo (Publication 946).

Cada parcela seguinte é despesa de juros mais um saldo de empréstimo menor. Nunca é uma despesa de “parcela do caminhão” e nunca se soma ao custo do bem. A depreciação, ou uma dedução no primeiro ano, quando cabe, recupera o custo: veja como deduzir um equipamento no primeiro ano.

Juros de um veículo usado em parte para uso pessoal. Um autônomo geralmente pode deduzir no Schedule C a parte dos juros que corresponde ao uso comercial, mesmo usando a taxa de quilometragem padrão (Publication 334; Publication 463). A parte pessoal fica fora da demonstração do resultado. Quando uma corporação ou sociedade de pessoas é dona do veículo, a entidade paga os juros, e o uso pessoal do proprietário é outra questão, de remuneração ou distribuição: veja como comprar um veículo pela empresa.

Um bem dado na troca (trade-in). Quando o valor atribuído está perto do valor de mercado do veículo antigo, a escrituração registra o veículo novo pelo preço do contrato e dá baixa no veículo antigo pelo custo menos a depreciação acumulada, com qualquer diferença em relação ao valor atribuído lançada como ganho ou perda. Se o preço da concessionária e o valor atribuído parecem inflados, o custo e o ganho precisam do preparador de declarações. Para fins de imposto, a troca de um veículo comum é a venda do veículo antigo e a compra do novo, porque o tratamento de permuta de bens da mesma natureza (like-kind exchange) hoje vale só para bens imóveis (26 U.S.C. 1031; Publication 544), embora a Publication 463 ainda traga um texto antigo sobre trocas. Entregue ao preparador o custo-base (basis) fiscal do veículo antigo, o histórico de depreciação, os registros de uso comercial e o contrato da troca para apurar o ganho ou a perda fiscal e o custo-base fiscal do veículo novo.

As taxas e os pontos (points) do empréstimo são deduzidos de imediato?

Em geral, não. A maioria das cobranças para obter um empréstimo é diluída ao longo do prazo. Pontos, também chamados de taxas de originação ou pontos de desconto, são juros pagos antecipadamente e, em geral, não são dedutíveis por inteiro no ano em que são pagos (Publication 535). Para um empréstimo sobre bens do negócio, a Publication 551 diz que um relatório de crédito e uma avaliação exigida pelo credor são capitalizados como custos de obter o empréstimo e deduzidos ao longo do prazo, e que os pontos, em geral, são deduzidos ao longo do prazo. Segundo o regulamento, os custos de emissão de dívida, isto é, os custos da transação que precisam ser capitalizados, são deduzidos ao longo do prazo como se reduzissem o preço de emissão do empréstimo (26 CFR 1.446-5). Um regulamento relacionado trata como não sujeitos à capitalização até $5.000 no total de custos para buscar um financiamento, exceto remuneração de empregados e despesas gerais; comissões nunca entram nessa conta, e acima desse total nada entra (26 CFR 1.263(a)-5). A Publication 551 não menciona essa regra, então saber se custos pequenos, além dos pontos, são deduzidos quando pagos é uma pergunta para o preparador de declarações.

Na escrituração, registre as taxas como um custo de financiamento diferido e passe uma fatia para despesa de juros a cada mês. Quando o credor desconta cobranças do valor liberado, o depósito vem líquido, mas o saldo do empréstimo é o valor total. Um desconto ou pontos tirados do valor liberado não são juros pagos no momento em que o empréstimo é recebido (Publication 535) e seguem a regra do prazo, acima. As demais cobranças seguem as regras acima para o seu tipo: o simples fato de uma cobrança ser descontada do valor liberado não decide, por si só, quando ela é dedutível. Se o empréstimo termina antes do prazo, as taxas e os pontos ainda não amortizados podem ser dedutíveis naquele ano, mas refinanciar com o mesmo credor, em geral, os transfere para o prazo do novo empréstimo.

E se parte do empréstimo for perdoada ou cancelada?

Quando um credor terceiro perdoa parte do saldo, dê baixa nela e registre um ganho no mesmo lançamento. Se o credor é um proprietário, sócio ou acionista, o perdão geralmente é, em vez disso, um aporte, embora uma corporação ainda possa ter renda de cancelamento quando a dívida excede o custo-base (basis) do proprietário nela: veja aportes e empréstimos do proprietário a uma LLC. Para fins de imposto, uma dívida cancelada por menos do que o valor devido geralmente é tributável no ano do cancelamento, a menos que uma exceção ou exclusão se aplique (Topic 431).

• As exceções vêm primeiro. Para um tomador no regime de caixa, os juros não pagos que seriam dedutíveis se pagos e foram cancelados não são renda, mas o principal cancelado não tem esse alívio (26 U.S.C. 108(e)(2)). Uma redução de preço qualificada dada pelo vendedor sobre um bem que você comprou dele não é renda e não exige redução de atributos fiscais (Topic 431).
• As exclusões incluem dívida cancelada em um processo de falência, na medida em que o tomador estava insolvente, dívida agrícola qualificada e, para um tomador que não é uma corporação C, dívida qualificada de negócio imobiliário. Um valor excluído geralmente reduz atributos fiscais, como prejuízos levados adiante e o custo-base de bens, informados no Form 982 (Publication 4681). A exclusão para bens imóveis é uma opção: marque a linha 1d do Form 982 em uma declaração entregue no prazo, incluindo prorrogações. Quem entregou no prazo e deixou de fora pode, em geral, ainda fazer a opção em uma declaração retificadora entregue em até 6 meses após o vencimento da declaração, sem prorrogação (instruções do Form 982).
• Empréstimos do Paycheck Protection Program. O perdão de um empréstimo coberto foi excluído da renda bruta pela sua própria lei, não pela seção 108, então é um ganho na escrituração, mas não é renda na declaração (Rev. Proc. 2021-20). Outros programas de auxílio têm regras próprias.
• Form 1099-C. Um credor coberto que cancela $600 ou mais depois de um evento identificável precisa entregá-lo, quer o tomador tenha de informar a renda ou não (instruções). Se o credor continua cobrando, a dívida pode não estar cancelada. O tomador informa o valor correto, seja qual for o que o formulário diga.
• Retomada de bem ou execução hipotecária. Um credor que toma o bem dado em garantia de uma dívida é tratado como se o comprasse, o que gera um ganho ou uma perda sobre o bem. Uma dívida pela qual o tomador responde pessoalmente também pode gerar renda de cancelamento; uma dívida sem direito de regresso (nonrecourse) não gera (Topic 431).
• Sociedades de pessoas e corporações S. As exclusões, e a opção para bens imóveis, se aplicam no nível do sócio em uma sociedade de pessoas (cada sócio faz a opção) e no nível da corporação em uma corporação S (26 U.S.C. 108(d)).

Como confiro o saldo do empréstimo todo mês?

Compare o saldo do empréstimo na escrituração com o saldo do extrato do credor na mesma data e confirme que juros mais principal igualam a parcela. O IRS recomenda conciliar a conta corrente da empresa todo mês (Publication 583).

Um credor hipotecário geralmente envia o Form 1098 quando os juros e certos pontos chegam a $600 ou mais em um ano (Publication 535). O formulário cobre juros recebidos de uma pessoa física, inclusive um empresário individual, então uma sociedade de pessoas ou corporação se apoia no extrato de fim de ano do credor (instruções do Form 1098). Se o credor é uma pessoa física ou outro credor que não é corporação, o negócio pode ter de entregar a esse credor um Form 1099-INT quando os juros do ano chegam a US$2.000; um credor corporação é isento (26 U.S.C. 6041; instruções do Form 1099-INT). Causas comuns de uma diferença são um pagamento compensado na virada do mês, um pagamento extra de principal, uma taxa ou um valor de escrow lançado como principal, ou um saque de linha de crédito que nunca foi lançado. Um saldo que não fecha também aparece em um balanço patrimonial que parece errado.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Um empréstimo a prazo: só os juros chegam à demonstração do resultado

Uma empresa toma emprestados US$100.000 a 8% em 5 anos, com parcelas mensais iguais de cerca de US$2.028. No recebimento, a conta bancária é debitada em US$100.000 e o empréstimo é creditado em US$100.000. A demonstração do resultado não muda.

No primeiro mês, os juros são de cerca de US$667 (US$100.000 × 8% ÷ 12) e o principal é de cerca de US$1.361. O lançamento debita despesa de juros em US$667 e o empréstimo em US$1.361, e credita o banco em US$2.028. No segundo mês, os juros são de cerca de US$658 e o principal de cerca de US$1.370, porque os juros incidem sobre um saldo menor. Depois de doze parcelas, os juros do ano somam cerca de US$7.388, o principal pago soma cerca de US$16.944 e o saldo do empréstimo é de cerca de US$83.056. Só os US$7.388 chegam à demonstração do resultado.

Um caminhão comprado com entrada, empréstimo e um bem dado na troca

Um autônomo compra um caminhão por US$60.000 com US$10.000 de entrada e um empréstimo de US$50.000. O lançamento debita o caminhão em US$60.000, credita o caixa em US$10.000 e credita o empréstimo em US$50.000. A 7%, os juros do primeiro mês são de cerca de US$292. O caminhão é usado 80% no negócio, então cerca de US$233 são despesa de juros do negócio e cerca de US$58 são pessoais, mantidos fora da demonstração do resultado.

Agora o mesmo caminhão de US$60.000 comprado com um bem dado na troca. O caminhão antigo custou US$30.000 e tem US$20.000 de depreciação acumulada na escrituração. A concessionária atribui US$12.000 a ele, quase o valor de mercado, e o proprietário paga US$8.000 em dinheiro e toma emprestados US$40.000.

O ganho na escrituração é o valor atribuído de US$12.000 menos o valor contábil do caminhão antigo, de US$10.000. O ganho ou a perda fiscal usa o custo-base fiscal do caminhão antigo, que pode ser diferente.

Toda parcela lançada como despesa

Tome o primeiro empréstimo. As doze parcelas de cerca de US$2.028 são lançadas em uma conta de despesa, então cerca de US$24.332 viram despesa. Só cerca de US$7.388 eram juros. As despesas ficam infladas em cerca de US$16.944 e o lucro fica subestimado no mesmo valor: uma escrituração que mostra US$30.000 de lucro deveria mostrar cerca de US$46.944. O balanço patrimonial ainda mostra o empréstimo em US$100.000, enquanto o credor mostra cerca de US$83.056, e a diferença aumenta a cada ano. Se esse ano ainda está aberto, debite o empréstimo em US$16.944 e credite a conta de despesa em US$16.944 para corrigir.

E no seu caso?

• As parcelas foram lançadas inteiras como despesa por um ano ou mais, ou uma declaração entregue usou o lucro errado: os lançamentos de correção, a necessidade de mudar ou não a declaração e o saldo inicial correto do empréstimo exigem julgamento profissional. Comece por como retificar uma declaração por erros de despesas do negócio ou como corrigir uma declaração de empresa já entregue, e procure ajuda com a escrituração contábil.
• Um empréstimo pagou gastos do negócio e pessoais: os juros precisam ser rastreados e divididos, e a parte pessoal tirada da escrituração. Procure ajuda com a escrituração contábil para refazer a divisão a partir dos extratos.
• Taxas, perdão ou um bem dado na troca complicam o lançamento: o lançamento contábil e o tratamento fiscal podem ser diferentes. Procure ajuda com a escrituração contábil antes de lançar, e leia como comprar um veículo pela empresa se o negócio é dono do veículo.
• Um proprietário, sócio ou acionista emprestou o dinheiro, ou o empréstimo está no seu nome e o negócio o usa: o negócio pode não ser o tomador, e os juros e a devolução são lançados de outro modo. Veja aportes e empréstimos do proprietário a uma LLC ou empréstimos de acionistas a uma corporação S, e procure ajuda com a escrituração contábil para separar o que foi emprestado do que foi aporte. Para o empréstimo de um parente sem papelada, veja empréstimo de família para o seu negócio.
• O empréstimo é venture debt com warrants, ou o saldo está em um cartão de crédito: veja venture debt e warrants ou pagamentos de cartão de crédito na escrituração.
• Um banco quer demonstrações antes de emprestar, ou a escrituração está atrasada em meses: veja demonstrações financeiras para um empréstimo bancário ou como atualizar uma escrituração atrasada, e procure ajuda com a escrituração contábil para atualizar a conta do empréstimo.