व्यावसायिक ऋण की जर्नल एंट्री: मूलधन और ब्याज का बँटवारा

मैं व्यावसायिक ऋण को बहीखाते में कैसे दर्ज करूँ?

व्यावसायिक ऋण देनदारी है, आय नहीं। रकम आने पर नकद बढ़ता है और ऋण शेष उतना ही बढ़ता है, इसलिए P&L नहीं हिलता। ऋण को इस तरह दर्ज न किया जाए तो मुनाफ़ा गलत रहता है, और ऋणदाता या कोई रिटर्न उसी आँकड़े का इस्तेमाल कर चुका हो सकता है। IRS कहता है कि वास्तविक ऋण (bona fide loan) से उधार ली गई रकम आय नहीं है। ऋण वास्तविक है या नहीं, यह तथ्यों पर परखा जाता है, और जिन ऋणों का कोई कागज़ नहीं है, या जो स्वामी या रिश्तेदार से हैं, वे यहीं मुश्किल में पड़ते हैं।

जर्नल एंट्री है बैंक खाते का डेबिट और उस ऋणदाता के ऋण खाते का क्रेडिट। टर्म, उपकरण, SBA और क्रेडिट लाइन के ऋण भी इसी तरह दर्ज होते हैं। जब ऋणदाता क्लोज़िंग पर किसी और को भुगतान करे, तो बैंक खाते की जगह उस चीज़ को डेबिट करें जो खरीदी गई।

एकल स्वामी, साझेदारी और कंपनी के लिए प्रविष्टियाँ वही रहती हैं; सिर्फ़ रिटर्न की वह लाइन अलग होती है जिसमें ब्याज जाता है। मामला तब आसान नहीं रहता जब किस्तें बंद या दाखिल हो चुके साल में पहले ही खर्च में दर्ज हों, रकम का कुछ हिस्सा निजी खर्च पर गया हो, ट्रेड-इन, शुल्क या माफ़ हुई शेष राशि शामिल हो, ऋण आपके अपने नाम पर हो जबकि व्यवसाय रकम इस्तेमाल करता हो, या ऋणदाता कोई स्वामी, साझेदार या रिश्तेदार हो।

इकट्ठा करें: ऋण समझौता, ऋणदाता का भुगतान शेड्यूल (amortization schedule), ऋण शुरू होने से अब तक ऋणदाता का हर विवरण, क्लोज़िंग विवरण, जो कुछ फ़ाइनेंस हुआ उसका खरीद चालान, और जमा दिखाने वाला बैंक विवरण।

मैं ऋण की किस्त को मूलधन और ब्याज में कैसे बाँटूँ?

ऋणदाता का शेड्यूल इस्तेमाल करें। शेड्यूल न हो, तो ऋणदाता से माँगें, या हर विवरण में दिखाए ब्याज और मूलधन लें। किस्तों में चुकाए जाने वाले ऋण की हर किस्त में एक ब्याज वाला हिस्सा होता है, जो बची हुई बकाया राशि पर निकाला जाता है, और एक मूलधन वाला हिस्सा, जो बाकी है। शुरुआती किस्तों में ब्याज सबसे ज़्यादा होता है और शेष घटने के साथ घटता जाता है। हर किस्त को तीन लाइनों वाली एक प्रविष्टि के रूप में दर्ज करें:

अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर किस्त को एक निकासी की तरह दिखाता है। एकमात्र फ़ैसला उसकी श्रेणी का है: उसे ब्याज खर्च खाते और ऋण खाते में बाँटें। पूरी निकासी को किसी खर्च श्रेणी में डाल देना वह गलती है जो खर्च को बढ़ा-चढ़ाकर दिखाती है।

• शेड्यूल तय करता है, कोई फ़ॉर्मूला नहीं। भुगतान की तारीखें, दिनों की गिनती, दर में बदलाव, अतिरिक्त भुगतान और केवल-ब्याज वाली अवधि बँटवारा बदल देते हैं। पक्षों के बीच कोई अलग समझ न हो, तो IRS आंशिक भुगतान को पहले ब्याज पर और बचे हिस्से को मूलधन पर लगाता है (Publication 535)।
• ऋणदाता के बाकी शुल्क इन दोनों में नहीं आते। एस्क्रो, देरी का शुल्क और सालाना शुल्क के अपने खाते होते हैं।
• क्रेडिट लाइन भी इसी तरह काम करती है। हर निकासी शेष बढ़ाती है; हर भुगतान अपने मूलधन वाले हिस्से जितना शेष घटाता है।

मूलधन कभी P&L तक नहीं पहुँचता, इसलिए नकद घटते हुए भी मुनाफ़ा ठीक दिख सकता है: देखें मुनाफ़ा है पर बैंक में नकद नहीं।

किस्त का कौन-सा हिस्सा कटौती योग्य है, और कौन-सी सीमाएँ लागू होती हैं?

सिर्फ़ ब्याज वाला हिस्सा, और सिर्फ़ उतना जितना उधार ली गई रकम व्यवसाय में इस्तेमाल हुई। मूलधन पहले मिली रकम को चुकाता है; आंशिक भुगतान के लिए IRS ब्याज की कटौती देता है, बाकी की नहीं (Publication 535)। ब्याज पर तीन परीक्षण लागू होते हैं:

1. रकम का उपयोग। ब्याज इस पर निर्भर है कि रकम कहाँ खर्च हुई, ऋण किस चीज़ से सुरक्षित है इस पर नहीं। व्यावसायिक संपत्ति से सुरक्षित ऋण अगर निजी कार पर खर्च हुआ, तो उसका ब्याज निजी ब्याज है। जब एक ऋण ने व्यावसायिक और निजी दोनों खर्च चुकाए, तो ब्याज बाँटना होगा (Publication 334)। रकम के लिए अलग खाता रखने से उसका पता लगाना आसान होता है।
2. वास्तविक ऋण। उधार लेने वाला कानूनी रूप से बाध्य होना चाहिए, दोनों पक्षों का इरादा चुकाने का होना चाहिए, और उनके बीच सच्चा देनदार-लेनदार संबंध होना चाहिए (Publication 535, IRS का एक बंद किया गया प्रकाशन जिसका अंतिम संस्करण ऑनलाइन है)।
3. धारा 163(j) की सीमा। कोई व्यवसाय आम तौर पर इस सीमा से बाहर है, अगर वह टैक्स शेल्टर (tax shelter) नहीं है और पिछले 3 कर वर्षों की उसकी औसत सालाना सकल प्राप्तियाँ $32,000,000 या उससे कम हैं। संबंधित व्यवसायों की प्राप्तियाँ जोड़ी जाती हैं, और साझेदारी या S corporation का स्वामी उसकी प्राप्तियों का अपना हिस्सा गिनता है। अचल संपत्ति या खेती का व्यवसाय इसके बजाय इस सीमा से बाहर होने का चुनाव कर सकता है; वह चुनाव वापस नहीं लिया जा सकता और कुछ संपत्तियों के लिए वैकल्पिक मूल्यह्रास प्रणाली अनिवार्य करता है, इसलिए यह कर तैयारकर्ता का विषय है। बाकी व्यवसाय व्यावसायिक ब्याज की कटौती सिर्फ़ अपनी व्यावसायिक ब्याज आय, समायोजित कर योग्य आय के 30%, और फ़्लोर प्लान फ़ाइनेंसिंग (floor plan financing) ब्याज तक ही ले सकते हैं। नामंज़ूर ब्याज आगे ले जाया जाता है, और Form 8990 सीमा और आगे ले जाई गई रकम की रिपोर्ट करता है (धारा 163(j); Form 8990 के निर्देश)।

दो और नियम लागू होते हैं। नकद पद्धति वाला व्यवसाय ब्याज चुकाने पर काटता है, उपार्जन पद्धति वाला उसके उपार्जित होने पर, और अग्रिम चुकाया ब्याज सिर्फ़ उसी साल जिसमें वह देय हो। जो ऋण अचल संपत्ति या कुछ दूसरी लंबी उम्र वाली संपत्ति बनाने में लगा हो, उसका ब्याज उस संपत्ति की लागत में जोड़ना पड़ सकता है, जब तक व्यवसाय छोटा व्यवसाय करदाता न हो (Publication 535)।

फ़ॉर्म के एक साल से अगले साल में लाइन नंबर बदल सकते हैं।

अगर मैंने पूरी ऋण किस्त को खर्च के रूप में दर्ज कर दिया हो तो?

मुनाफ़ा मूलधन वाले हिस्से जितना कम दिखता है, और बहीखाते में ऋण शेष ज़रूरत से ज़्यादा रहता है। ऋण खत्म होने तक खर्च में दर्ज मूलधन उधार ली गई रकम के बराबर हो जाता है। सुधार मूलधन को खर्च से निकालकर ऋण शेष में डालता है:

1. ऋणदाता के शेड्यूल और विवरणों से ऋण शुरू होने से अब तक की हर किस्त का मूलधन सूचीबद्ध करें, और साल के अनुसार उसका कुल निकालें।
2. चालू खुले साल में उस साल के मूलधन की एक प्रविष्टि करें: ऋण शेष को डेबिट करें, और जिस खर्च खाते में किस्तें दर्ज थीं उसे क्रेडिट करें।
3. पहले के सालों के लिए, कुछ भी पोस्ट करने से पहले हर साल का सुधार एक शेड्यूल पर निकालें। यह उस साल का मुनाफ़ा और अगले साल जिस इक्विटी से खुलता है उसे बदलता है, इसलिए बहीखाता अब दाखिल रिटर्न से मेल नहीं खाएगा (पिछले साल के रिटर्न से मेल न खाने वाली रिटेंड अर्निंग्स)।
4. पक्का करें कि बहीखाते में ऋण शेष अब उसी तारीख के ऋणदाता के शेष के बराबर है।

मूलधन कटौती योग्य नहीं है, इसलिए जिस दाखिल रिटर्न में पूरी किस्तों की कटौती ली गई, उसमें नियमों से ज़्यादा का दावा हुआ हो सकता है। संशोधन करना है या नहीं, यह साल, रकम और संस्था पर निर्भर है। स्वरोज़गार वाला स्वामी व्यावसायिक खर्च की गलतियों के लिए रिटर्न संशोधित करना से शुरू कर सकता है। जिस साझेदारी या S corporation के K-1 जा चुके हैं, उसे दाखिल व्यावसायिक रिटर्न को सुधारना पढ़ना चाहिए।

ऋण से खरीदा वाहन या उपकरण मैं कैसे दर्ज करूँ?

संपत्ति को उसकी पूरी लागत पर और ऋण को उधार ली गई रकम पर दर्ज करें। नकद सिर्फ़ उतना घटता है जितना हस्ताक्षर के समय चुकाया गया। लागत वह है जो नकद, ऋण की देनदारियों, दूसरी संपत्ति या सेवाओं में चुकाया जाए, साथ में बिक्री कर, माल-भाड़ा और इंस्टॉलेशन जैसी मदें (Publication 551; Publication 946)। जो स्वामी ऋण के अधीन संपत्ति खरीदता है, उसे उसका स्वामी माना जाता है और वह उसका मूल्यह्रास ले सकता है (Publication 946)।

बाद की हर किस्त ब्याज खर्च और घटा हुआ ऋण शेष है। यह कभी "ट्रक की किस्त" नाम का खर्च नहीं होती और संपत्ति की लागत में कभी नहीं जुड़ती। लागत की वसूली मूल्यह्रास से होती है, या जहाँ लागू हो वहाँ पहले साल की कटौती से: देखें पहले ही साल में उपकरण को खर्च में लिखना।

आंशिक रूप से निजी ड्राइविंग में आने वाले वाहन का ब्याज। स्वरोज़गार वाला स्वामी आम तौर पर Schedule C पर ब्याज का व्यावसायिक उपयोग वाला हिस्सा काट सकता है, स्टैंडर्ड माइलेज रेट इस्तेमाल करते हुए भी (Publication 334; Publication 463)। निजी हिस्सा P&L से बाहर रहता है। जब वाहन किसी कंपनी या साझेदारी का हो, तो ब्याज संस्था चुकाती है, और स्वामी की निजी ड्राइविंग वेतन या वितरण का अलग सवाल है: देखें अपने व्यवसाय के ज़रिए वाहन खरीदना।

ट्रेड-इन। जब ट्रेड-इन की कीमत पुराने वाहन के बाज़ार मूल्य के करीब हो, तो बहीखाते में नया वाहन अनुबंध की कीमत पर आता है और पुराना वाहन लागत में से जमा मूल्यह्रास घटाकर बाहर जाता है, और ट्रेड-इन की कीमत से जो अंतर बचे उसे लाभ या हानि के रूप में दर्ज किया जाता है। अगर डीलर की कीमत और ट्रेड-इन दोनों फुले हुए लगें, तो लागत और लाभ के लिए कर तैयारकर्ता चाहिए। कर के लिए, साधारण वाहन का ट्रेड-इन पुराने वाहन की बिक्री और नए की खरीद है, क्योंकि समान-प्रकृति विनिमय (like-kind exchange) का व्यवहार अब सिर्फ़ अचल संपत्ति पर लागू होता है (26 U.S.C. 1031; Publication 544), भले ही Publication 463 में अब भी पुराना ट्रेड-इन पाठ दिखता हो। कर के लाभ या हानि और नए वाहन के कर आधार (tax basis) की गणना के लिए कर तैयारकर्ता को पुराने वाहन का कर आधार, मूल्यह्रास का इतिहास, व्यावसायिक उपयोग के रिकॉर्ड और ट्रेड-इन का अनुबंध दें।

क्या ऋण के शुल्क और पॉइंट्स तुरंत काटे जाते हैं?

आम तौर पर नहीं। ऋण पाने के ज़्यादातर शुल्क उसकी अवधि में बाँटे जाते हैं। पॉइंट्स, जिन्हें ओरिजिनेशन शुल्क या डिस्काउंट पॉइंट्स भी कहते हैं, अग्रिम चुकाया ब्याज हैं और आम तौर पर चुकाने के साल में पूरे नहीं काटे जा सकते (Publication 535)। व्यावसायिक संपत्ति पर ऋण के लिए Publication 551 कहता है कि क्रेडिट रिपोर्ट और ऋणदाता का माँगा हुआ मूल्यांकन ऋण पाने की लागत के रूप में पूँजीकृत होते हैं और ऋण की अवधि में काटे जाते हैं, और पॉइंट्स आम तौर पर अवधि में काटे जाते हैं। नियम के तहत, ऋण जारी करने की लागत, यानी लेन-देन की वे लागतें जिन्हें पूँजीकृत करना ज़रूरी है, अवधि में ऐसे काटी जाती हैं मानो उन्होंने ऋण की जारी कीमत घटाई हो (26 CFR 1.446-5)। एक संबंधित नियम उधार लेने की कोशिश की लागतों में से, कर्मचारी वेतन और ओवरहेड को छोड़कर, कुल $5,000 तक को ऐसा मानता है कि उन्हें पूँजीकृत करना ज़रूरी नहीं; कमीशन कभी नहीं गिने जाते, और उस कुल से ज़्यादा होने पर उसमें से कुछ भी नहीं (26 CFR 1.263(a)-5)। Publication 551 उस नियम का ज़िक्र नहीं करता, इसलिए पॉइंट्स के अलावा छोटी लागतें चुकाते समय कट जाती हैं या नहीं, यह कर तैयारकर्ता का सवाल है।

बहीखाते में शुल्कों को आस्थगित वित्तपोषण लागत (deferred financing cost) के रूप में दर्ज करें और हर महीने उसका एक हिस्सा ब्याज खर्च में डालें। जब ऋणदाता रकम में से शुल्क काट ले, तो जमा रकम शुद्ध होती है लेकिन ऋण शेष पूरी रकम है। रकम में से काटा गया डिस्काउंट या पॉइंट्स ऋण मिलते समय चुकाया गया ब्याज नहीं हैं (Publication 535), और वे ऊपर बताए अवधि-भर वाले नियम का पालन करते हैं। बाकी शुल्क अपनी किस्म के ऊपर बताए नियमों का पालन करते हैं: रकम में से शुल्क काट लेने से अपने आप तय नहीं होता कि वह कब कटौती योग्य है। अगर ऋण जल्दी खत्म हो जाए, तो बचे हुए अपरिशोधित शुल्क और पॉइंट्स उसी साल कटौती योग्य हो सकते हैं, पर उसी ऋणदाता के साथ रीफ़ाइनेंस आम तौर पर उन्हें नए ऋण की अवधि में ले जाता है।

अगर ऋण का कुछ हिस्सा माफ़ या रद्द हो जाए तो?

जब कोई तीसरे पक्ष का ऋणदाता शेष का हिस्सा माफ़ करे, तो उसे हटाएँ और उसी प्रविष्टि में लाभ दर्ज करें। अगर ऋणदाता कोई स्वामी, साझेदार या शेयरधारक है, तो माफ़ी आम तौर पर योगदान होती है, हालाँकि कंपनी को तब भी रद्दीकरण की आय हो सकती है जब ऋण उस स्वामी के आधार से ज़्यादा हो: देखें LLC में स्वामी के योगदान और ऋण। कर के लिए, बकाया रकम से कम में रद्द किया गया ऋण आम तौर पर रद्द होने के साल में कर योग्य है, जब तक कोई अपवाद या बहिष्करण लागू न हो (Topic 431)।

• अपवाद पहले आते हैं। नकद पद्धति वाले उधारकर्ता के लिए, रद्द किया गया अवैतनिक ब्याज, जो चुकाने पर कटौती योग्य होता, आय नहीं है, पर रद्द किया गया मूलधन ऐसी राहत नहीं पाता (26 U.S.C. 108(e)(2))। जिस विक्रेता से आपने संपत्ति खरीदी, उसी की ओर से उस संपत्ति की कीमत में की गई योग्य कटौती (qualified price reduction) आय नहीं है, और उसके लिए कर विशेषताएँ (tax attributes) घटाने की ज़रूरत नहीं (Topic 431)।
• बहिष्करण में दिवालियापन के मामले में रद्द हुआ ऋण (उस हद तक जितना उधारकर्ता दिवालिया था), पात्र कृषि ऋण, और C corporation के अलावा किसी उधारकर्ता के लिए पात्र अचल संपत्ति व्यावसायिक ऋण शामिल हैं। बहिष्कृत रकम आम तौर पर कर विशेषताओं को घटाती है, जैसे घाटे का आगे ले जाना और संपत्ति का आधार, जिसकी रिपोर्ट Form 982 पर होती है (Publication 4681)। अचल संपत्ति वाला बहिष्करण एक चुनाव है: समय पर दाखिल रिटर्न पर, विस्तार सहित, Form 982 की लाइन 1d पर निशान लगाएँ। जिसने समय पर रिटर्न भरा पर इसे छोड़ दिया, वह आम तौर पर रिटर्न की बिना-विस्तार वाली देय तारीख के बाद 6 महीने के भीतर दाखिल संशोधित रिटर्न पर चुनाव कर सकता है (Form 982 के निर्देश)।
• Paycheck Protection Program ऋण। किसी कवर्ड ऋण की माफ़ी को उसके अपने कानून ने सकल आय से बाहर रखा, धारा 108 ने नहीं, इसलिए वह बहीखाते में लाभ है पर रिटर्न पर आय नहीं (Rev. Proc. 2021-20)। दूसरे राहत कार्यक्रमों के अपने नियम हैं।
• Form 1099-C। जो कवर्ड ऋणदाता किसी पहचानी जा सकने वाली घटना (identifiable event) के बाद $600 या उससे ज़्यादा रद्द करता है, उसे यह फ़ाइल करना होता है, चाहे उधारकर्ता को वह आय रिपोर्ट करनी हो या न हो (निर्देश)। अगर ऋणदाता वसूली जारी रखता है, तो हो सकता है ऋण रद्द ही न हुआ हो। फ़ॉर्म चाहे जो कहे, उधारकर्ता सही रकम रिपोर्ट करता है।
• कब्ज़े में लेना (repossession) या फ़ोरक्लोज़र। जो लेनदार ऋण की ज़मानत वाली संपत्ति ले लेता है, उसे उसका खरीदार माना जाता है, जिससे संपत्ति पर लाभ या हानि होती है। जिस ऋण के लिए उधारकर्ता व्यक्तिगत रूप से उत्तरदायी है, उसमें रद्दीकरण की आय भी हो सकती है; नॉनरिकोर्स ऋण में नहीं (Topic 431)।
• साझेदारी और S corporation। बहिष्करण और अचल संपत्ति का चुनाव साझेदारी में साझेदार के स्तर पर लागू होते हैं (हर साझेदार चुनाव करता है) और S corporation में कंपनी के स्तर पर (26 U.S.C. 108(d))।

मैं हर महीने ऋण शेष कैसे जाँचूँ?

बहीखाते का ऋण शेष उसी तारीख के ऋणदाता के विवरण वाले शेष से मिलाएँ, फिर पक्का करें कि ब्याज और मूलधन का जोड़ किस्त के बराबर है। IRS व्यावसायिक चेकिंग खाते का हर महीने मिलान करने की सलाह देता है (Publication 583)।

मॉर्गेज ऋणदाता आम तौर पर Form 1098 तब भेजता है जब साल में ब्याज और कुछ पॉइंट्स $600 या उससे ज़्यादा हों (Publication 535)। यह फ़ॉर्म किसी व्यक्ति से, एकल स्वामी सहित, मिले ब्याज को कवर करता है, इसलिए साझेदारी या कंपनी ऋणदाता के साल के अंत के विवरण पर निर्भर करती है (Form 1098 के निर्देश)। अगर ऋणदाता कोई निजी व्यक्ति या कोई और गैर-कंपनी ऋणदाता है, तो जब साल का ब्याज $2,000 तक पहुँचे, व्यवसाय पर उस ऋणदाता को Form 1099-INT देना बन सकता है; कंपनी ऋणदाता को छूट है (26 U.S.C. 6041; Form 1099-INT के निर्देश)। अंतर के आम कारण हैं: महीने के अंत को पार करके क्लियर हुई किस्त, अतिरिक्त मूलधन भुगतान, मूलधन के रूप में दर्ज शुल्क या एस्क्रो रकम, या क्रेडिट लाइन से ली गई ऐसी रकम जो कभी दर्ज नहीं हुई। जो शेष मेल न खाए, वह गलत दिखने वाले तुलन पत्र में भी दिखता है।

उदाहरण

ये उदाहरण दिखाने के लिए हैं और अमेरिकी डॉलर में हैं।

टर्म ऋण: सिर्फ़ ब्याज P&L तक पहुँचता है

एक व्यवसाय 8% पर 5 साल के लिए $100,000 उधार लेता है, लगभग $2,028 की बराबर मासिक किस्तों के साथ। रकम मिलने पर बैंक खाता $100,000 से डेबिट होता है और ऋण $100,000 से क्रेडिट। P&L नहीं बदलता।

पहले महीने में ब्याज लगभग $667 है ($100,000 × 8% ÷ 12) और मूलधन लगभग $1,361। प्रविष्टि ब्याज खर्च को $667 और ऋण को $1,361 से डेबिट करती है, और बैंक को $2,028 से क्रेडिट। दूसरे महीने में ब्याज लगभग $658 और मूलधन लगभग $1,370 है, क्योंकि ब्याज छोटे शेष पर निकलता है। बारह किस्तों के बाद साल का ब्याज लगभग $7,388, मूलधन लगभग $16,944 और ऋण शेष लगभग $83,056 है। P&L तक सिर्फ़ $7,388 पहुँचता है।

डाउन पेमेंट, ऋण और ट्रेड-इन से खरीदा गया ट्रक

स्वरोज़गार वाला एक स्वामी $10,000 डाउन पेमेंट और $50,000 के ऋण के साथ $60,000 का ट्रक खरीदता है। प्रविष्टि ट्रक को $60,000 से डेबिट करती है, नकद को $10,000 से क्रेडिट और ऋण को $50,000 से क्रेडिट। 7% पर पहले महीने का ब्याज लगभग $292 है। ट्रक का 80% उपयोग व्यवसाय के लिए है, इसलिए लगभग $233 व्यावसायिक ब्याज खर्च है और लगभग $58 निजी, जो P&L से बाहर रखा जाता है।

अब वही $60,000 का ट्रक ट्रेड-इन के साथ खरीदा गया। पुराने ट्रक की लागत $30,000 थी और बहीखाते में उस पर $20,000 का जमा मूल्यह्रास है। डीलर उसके लिए $12,000 देता है, जो लगभग उसका बाज़ार मूल्य है, और स्वामी $8,000 नकद देता है तथा $40,000 उधार लेता है।

बहीखाते का लाभ $12,000 की ट्रेड-इन कीमत में से पुराने ट्रक का $10,000 का बही मूल्य घटाकर है। कर का लाभ या हानि पुराने ट्रक के कर आधार (tax basis) से निकलता है, जो अलग हो सकता है।

हर किस्त खर्च के रूप में दर्ज

पहला ऋण लें। लगभग $2,028 की सभी बारह किस्तें खर्च खाते में दर्ज हैं, इसलिए लगभग $24,332 खर्च में आ गया। इसमें से सिर्फ़ लगभग $7,388 ब्याज था। खर्च लगभग $16,944 बढ़ा-चढ़ाकर दिखता है और मुनाफ़ा उतना ही कम दिखता है: जिस बहीखाते में $30,000 का मुनाफ़ा दिखता है, उसमें लगभग $46,944 होना चाहिए। तुलन पत्र में ऋण अब भी $100,000 पर है जबकि ऋणदाता लगभग $83,056 दिखाता है, और अंतर हर साल बढ़ता है। अगर वह साल अब भी खुला है, तो सुधार के लिए ऋण को $16,944 से डेबिट करें और खर्च खाते को $16,944 से क्रेडिट करें।

आपके मामले में अलग है?

• किस्तें एक साल या उससे ज़्यादा पूरी की पूरी खर्च में दर्ज हुईं, या दाखिल रिटर्न में गलत मुनाफ़ा इस्तेमाल हुआ: सुधार की प्रविष्टियाँ, रिटर्न बदलना है या नहीं, और ऋण का सही शुरुआती शेष, इनके लिए पेशेवर निर्णय चाहिए। व्यावसायिक खर्च की गलतियों के लिए रिटर्न संशोधित करना या दाखिल व्यावसायिक रिटर्न को सुधारना से शुरू करें, और बहीखाता मदद लें।
• एक ऋण ने व्यावसायिक और निजी दोनों खर्च चुकाए: ब्याज का पता लगाकर उसे बाँटना होगा, और निजी हिस्सा बहीखाते से निकालना होगा। विवरणों से बँटवारा फिर से बनाने के लिए बहीखाता मदद लें।
• शुल्क, माफ़ी या ट्रेड-इन प्रविष्टि को जटिल बनाते हैं: बहीखाते की प्रविष्टि और कर का व्यवहार अलग हो सकते हैं। पोस्ट करने से पहले बहीखाता मदद लें, और अगर वाहन व्यवसाय का है तो अपने व्यवसाय के ज़रिए वाहन खरीदना पढ़ें।
• किसी स्वामी, साझेदार या शेयरधारक ने रकम उधार दी, या ऋण आपके अपने नाम पर है और व्यवसाय उसका इस्तेमाल करता है: हो सकता है व्यवसाय उधारकर्ता न हो, इसलिए ब्याज और चुकौती अलग तरह से दर्ज होती है। देखें LLC में स्वामी के योगदान और ऋण या S corporation को शेयरधारक के ऋण, और क्या उधार दिया गया और क्या योगदान था यह सुलझाने के लिए बहीखाता मदद लें। रिश्तेदार के ऐसे ऋण के लिए जिसका कोई कागज़ नहीं, देखें आपके व्यवसाय को पारिवारिक ऋण।
• ऋण वारंट के साथ वेंचर डेट है, या शेष क्रेडिट कार्ड पर है: देखें वेंचर डेट और वारंट या बहीखाते में क्रेडिट कार्ड के भुगतान।
• बैंक ऋण देने से पहले विवरण माँगता है, या बहीखाता महीनों पीछे है: देखें बैंक ऋण के लिए वित्तीय विवरण या पिछड़े बहीखाते की भरपाई, और ऋण खाते को अद्यतन करने के लिए बहीखाता मदद लें।