Prêt d'entreprise : écriture, capital et intérêts séparés

Comment inscrire un prêt d'entreprise dans les livres?

Un prêt d'entreprise est un passif, pas un revenu. Quand l'argent arrive, l'encaisse augmente et le solde du prêt augmente du même montant; l'état des résultats ne bouge donc pas. Un prêt qui n'est pas inscrit ainsi fausse le bénéfice, et un prêteur ou une déclaration de revenus a peut-être déjà utilisé ce chiffre. L'IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis, précise que l'argent emprunté au moyen d'un prêt véritable (bona fide) n'est pas un revenu. La validité d'un prêt se vérifie d'après les faits, et c'est là que les prêts sans documents, ou venant d'un propriétaire ou d'un proche, posent problème.

L'écriture de journal est un débit au compte bancaire et un crédit à un compte de prêt pour ce prêteur. Les prêts à terme, d'équipement, de la SBA et les marges de crédit s'inscrivent de la même façon. Quand le prêteur paie quelqu'un d'autre à la clôture, débitez ce qui a été acheté plutôt que le compte bancaire.

Les écritures sont les mêmes pour un entrepreneur individuel, une société de personnes et une société; seule la ligne de la déclaration qui reçoit les intérêts diffère. Le dossier n'est pas simple si des versements ont déjà été imputés aux charges dans une année close ou produite, si une partie de l'argent a payé des dépenses personnelles, si une reprise d'un ancien bien, des frais ou un solde pardonné sont en cause, si le prêt est à votre nom pendant que l'entreprise utilise l'argent, ou si le prêteur est un propriétaire, un associé ou un proche.

À rassembler : le contrat de prêt, le tableau d'amortissement du prêteur, tous les relevés du prêteur depuis le début du prêt, le relevé de clôture, la facture d'achat de tout ce qui a été financé et le relevé bancaire montrant le dépôt.

Comment séparer un versement de prêt en capital et en intérêts?

Utilisez le tableau du prêteur. Sans tableau, demandez-en un au prêteur, ou utilisez les intérêts et le capital indiqués sur chaque relevé. Chaque versement d'un prêt amortissable comprend une part d'intérêts, calculée sur le solde encore dû, et une part de capital, qui est le reste. Les intérêts sont à leur plus haut dans les premiers versements et diminuent à mesure que le solde baisse. Inscrivez chaque versement en une seule écriture de trois lignes :

Le logiciel de comptabilité affiche le versement comme un seul retrait. La seule décision porte sur sa catégorie : répartissez-le entre le compte de charge d'intérêts et le compte du prêt. Imputer tout le retrait à une catégorie de charges est l'erreur qui gonfle les charges.

• C'est le tableau, et non une formule, qui fait foi. Les dates de paiement, le nombre de jours, les changements de taux, les versements additionnels et une période d'intérêts seulement modifient la répartition. En l'absence d'une entente différente entre les parties, l'IRS applique un paiement partiel d'abord aux intérêts et le reste au capital (Publication 535).
• Les autres frais du prêteur ne sont ni l'un ni l'autre. Le compte de séquestre, les frais de retard et les frais annuels ont chacun leur propre compte.
• Une marge de crédit fonctionne de la même façon. Chaque prélèvement augmente le solde; chaque paiement le réduit de sa part de capital.

Comme le capital n'atteint jamais l'état des résultats, le bénéfice peut sembler sain pendant que l'encaisse baisse : consultez un bénéfice sans argent en banque.

Quelle part d'un versement de prêt est déductible, et quelles limites s'appliquent?

Seulement la part des intérêts, et seulement dans la mesure où l'argent emprunté a servi à l'entreprise. Le capital rembourse de l'argent déjà reçu; pour un paiement partiel, l'IRS permet une déduction pour les intérêts, pas pour le reste (Publication 535). Trois critères s'appliquent aux intérêts :

1. L'usage de l'argent. Les intérêts suivent l'emploi du produit du prêt, pas la garantie du prêt. Un prêt garanti par un bien d'entreprise, mais dépensé pour une automobile personnelle, produit des intérêts personnels. Quand un même prêt a payé des dépenses d'entreprise et des dépenses personnelles, les intérêts doivent être répartis (Publication 334). Un compte distinct pour le produit du prêt facilite le suivi.
2. Une vraie dette. L'emprunteur doit être légalement responsable, les deux parties doivent avoir l'intention de rembourser, et elles doivent avoir une véritable relation de débiteur et de créancier (Publication 535, une publication de l'IRS abandonnée dont la dernière édition reste en ligne).
3. La limite de l'article 163(j). Une entreprise est généralement exclue du plafond si elle n'est pas un abri fiscal et si ses recettes brutes annuelles moyennes des 3 années d'imposition précédentes sont de 32 000 000 $ ou moins. Les recettes des entreprises liées s'additionnent, et le propriétaire d'une société de personnes ou d'une société de type S compte une part de ses recettes. Une entreprise immobilière ou agricole peut plutôt choisir de s'en exclure; le choix est irrévocable et exige le système d'amortissement alternatif pour certains biens, ce qui relève donc du préparateur de déclarations. Les autres entreprises ne peuvent déduire les intérêts d'entreprise que jusqu'à concurrence de leurs revenus d'intérêts d'entreprise, plus 30 % du revenu imposable rajusté, plus les intérêts sur le financement de stocks (floor plan). Les intérêts refusés se reportent prospectivement, et le formulaire 8990 déclare la limite et le report (article 163(j); instructions du formulaire 8990).

Deux autres règles s'appliquent. Une entreprise qui utilise la méthode de caisse déduit les intérêts quand elle les paie, et une entreprise qui utilise la méthode d'exercice, à mesure qu'ils courent; les intérêts payés d'avance ne se déduisent que dans l'année où ils sont dus. Les intérêts d'un prêt servant à produire un bien immeuble ou certains autres biens de longue durée peuvent devoir être ajoutés au coût de ce bien, sauf si l'entreprise est un petit contribuable (Publication 535).

Les numéros de ligne peuvent changer d'une année de formulaire à l'autre.

Et si j'ai inscrit tout le versement du prêt comme une charge?

Le bénéfice est trop bas de la part du capital, et le solde du prêt dans les livres est trop élevé. À la fin du prêt, le capital passé en charges égale le montant emprunté. La correction déplace le capital des charges vers le solde du prêt :

1. À partir du tableau et des relevés du prêteur, dressez la liste du capital compris dans chaque versement depuis le début du prêt et totalisez-le par année.
2. Dans l'année ouverte, passez une écriture pour le capital de cette année : débitez le solde du prêt, créditez le compte de charges auquel les versements avaient été imputés.
3. Pour les années antérieures, établissez la correction de chaque année dans un tableau avant de passer quoi que ce soit. Elle modifie le bénéfice de cette année-là et les capitaux propres d'ouverture de l'année suivante; les livres ne concorderont donc plus avec la déclaration produite (bénéfices non répartis qui ne concordent pas avec la déclaration de l'an dernier).
4. Vérifiez que le solde du prêt dans les livres égale maintenant le solde du prêteur à la même date.

Le capital n'est pas déductible; une déclaration produite qui a déduit les versements en entier peut donc avoir demandé plus que les règles ne le permettent. Il faut juger s'il y a lieu de modifier la déclaration selon l'année, les montants et le type d'entité. Un propriétaire travailleur autonome peut commencer par modifier une déclaration pour corriger des erreurs de dépenses d'entreprise. Une société de personnes ou une société de type S dont les annexes K-1 ont déjà été remises devrait lire corriger une déclaration d'entreprise produite.

Comment inscrire un véhicule ou de l'équipement acheté avec un prêt?

Inscrivez le bien à son coût total et le prêt au montant emprunté. L'encaisse ne baisse que de ce qui a été payé à la signature. Le coût est ce qui est payé en argent, en dettes, en autres biens ou en services, plus des éléments comme la taxe de vente, le fret et l'installation (Publication 551; Publication 946). Le propriétaire qui achète un bien grevé d'une dette est considéré comme son propriétaire et peut l'amortir (Publication 946).

Chaque versement ultérieur est une charge d'intérêts plus une baisse du solde du prêt. Ce n'est jamais une charge de « paiement du camion », et il n'est jamais ajouté au coût du bien. L'amortissement, ou une déduction de première année lorsqu'elle s'applique, récupère le coût : consultez déduire l'équipement dès la première année.

Intérêts sur un véhicule utilisé en partie à des fins personnelles. Un propriétaire travailleur autonome peut généralement déduire à l'annexe C la part d'usage professionnel des intérêts, même s'il utilise le taux standard par mille (Publication 334; Publication 463). La part personnelle reste hors de l'état des résultats. Quand une société ou une société de personnes possède le véhicule, c'est l'entité qui paie les intérêts, et la conduite personnelle d'un propriétaire est une question distincte de rémunération ou de distribution : consultez acheter un véhicule par l'entremise de votre entreprise.

Une reprise d'un ancien véhicule. Quand la valeur accordée est proche de la valeur marchande de l'ancien véhicule, les livres inscrivent le nouveau véhicule à son prix contractuel et sortent l'ancien à son coût moins l'amortissement cumulé, l'écart avec la valeur accordée étant inscrit comme un gain ou une perte. Si le prix du concessionnaire et la valeur accordée semblent tous deux gonflés, le coût et le gain demandent l'avis du préparateur de déclarations. Sur le plan fiscal, la reprise d'un véhicule ordinaire est la vente de l'ancien véhicule et l'achat du nouveau, parce que le traitement de l'échange de biens de même nature ne vise plus que les biens immeubles (26 U.S.C. 1031; Publication 544), même si la Publication 463 montre encore d'anciens textes sur la reprise. Remettez au préparateur le coût de base fiscal de l'ancien véhicule, l'historique d'amortissement, les registres d'usage professionnel et le contrat de reprise pour établir le gain ou la perte fiscal et le coût de base fiscal du nouveau véhicule.

Les frais de prêt et les points se déduisent-ils tout de suite?

Généralement non. La plupart des frais pour obtenir un prêt sont répartis sur sa durée. Les points, aussi appelés frais de montage ou points d'escompte, sont des intérêts payés d'avance et ne sont généralement pas déductibles en entier dans l'année où ils sont payés (Publication 535). Pour un prêt garanti par un bien d'entreprise, la Publication 551 précise qu'un rapport de crédit et une évaluation exigée par le prêteur sont inscrits à l'actif comme des coûts d'obtention du prêt et déduits sur la période du prêt, et que les points sont généralement déduits sur la durée. Selon le règlement, les frais d'émission de dette, c'est-à-dire les coûts d'opération qui doivent être inscrits à l'actif, sont déduits sur la durée comme s'ils réduisaient le prix d'émission du prêt (26 CFR 1.446-5). Un règlement connexe considère que jusqu'à concurrence de 5 000 $ au total de coûts pour obtenir un emprunt, autres que la rémunération des employés et les frais généraux, n'ont pas à être inscrits à l'actif; les commissions n'y entrent jamais, et au-delà de ce total, rien n'y entre (26 CFR 1.263(a)-5). La Publication 551 ne mentionne pas cette règle; savoir si les petits coûts, hors points, se déduisent quand ils sont payés est donc une question pour le préparateur de déclarations.

Dans les livres, inscrivez les frais comme des frais de financement reportés et passez une tranche en charge d'intérêts chaque mois. Quand le prêteur retient des frais sur le produit du prêt, le dépôt est net, mais le solde du prêt est le montant total. Un escompte ou des points retenus sur le produit ne sont pas des intérêts payés au moment où le prêt est reçu (Publication 535), et suivent la règle de la déduction sur la durée décrite ci-dessus. Les autres frais suivent les règles ci-dessus pour leur catégorie : le fait de les retenir sur le produit du prêt ne décide pas à lui seul du moment où ils sont déductibles. Si le prêt prend fin plus tôt, les frais et points non amortis restants peuvent être déductibles cette année-là, mais un refinancement auprès du même prêteur les reporte généralement sur la durée du nouveau prêt.

Et si une partie du prêt est pardonnée ou annulée?

Quand un prêteur tiers pardonne une partie du solde, retirez-la et inscrivez un gain dans la même écriture. Si le prêteur est un propriétaire, un associé ou un actionnaire, le pardon est habituellement un apport, mais une société peut quand même avoir un revenu d'annulation quand la dette dépasse le coût de base du propriétaire dans cette dette : consultez apports et prêts du propriétaire à une LLC. Sur le plan fiscal, une dette annulée pour moins que le montant dû est généralement imposable dans l'année de l'annulation, sauf exception ou exclusion applicable (Topic 431).

• Les exceptions viennent en premier. Pour un emprunteur qui utilise la méthode de caisse, les intérêts impayés annulés qui auraient été déductibles s'ils avaient été payés ne sont pas un revenu, mais le capital annulé ne bénéficie pas d'un tel allègement (26 U.S.C. 108(e)(2)). Une réduction de prix admissible accordée par le vendeur d'un bien que vous lui avez acheté n'est pas un revenu et n'entraîne aucune réduction des attributs fiscaux (Topic 431).
• Les exclusions comprennent la dette annulée dans une faillite, dans la mesure où l'emprunteur était insolvable, la dette agricole admissible et, pour un emprunteur qui n'est pas une société de type C, la dette d'entreprise immobilière admissible. Un montant exclu réduit généralement les attributs fiscaux, comme les pertes reportées et le coût de base des actifs, ce qui se déclare au formulaire 982 (Publication 4681). L'exclusion pour les biens immeubles est un choix : cochez la ligne 1d du formulaire 982 sur une déclaration produite dans les délais, prolongations comprises. Un contribuable qui a produit dans les délais, mais qui l'a omis, peut généralement encore faire le choix dans une déclaration modifiée produite dans les 6 mois suivant la date d'échéance de la déclaration sans prolongation (instructions du formulaire 982).
• Prêts du Paycheck Protection Program (programme américain de prêts de soutien à la paie). Le pardon d'un prêt couvert a été exclu du revenu brut par sa propre loi, et non par l'article 108; c'est donc un gain dans les livres, mais pas un revenu dans la déclaration (Rev. Proc. 2021-20). Les autres programmes d'aide ont leurs propres règles.
• Formulaire 1099-C. Un prêteur visé qui annule 600 $ ou plus après un événement identifiable doit le produire, que l'emprunteur ait ou non à déclarer le revenu (instructions). Si le prêteur continue de réclamer le paiement, la dette peut ne pas être annulée. L'emprunteur déclare le montant exact, quoi que dise le formulaire.
• Reprise de possession ou saisie. Un créancier qui prend le bien donné en garantie d'une dette est considéré comme l'ayant acheté, ce qui donne un gain ou une perte sur le bien. Une dette dont l'emprunteur est personnellement responsable peut aussi donner un revenu d'annulation; une dette sans recours, non (Topic 431).
• Sociétés de personnes et sociétés de type S. Les exclusions, et le choix pour les biens immeubles, s'appliquent au niveau de l'associé pour une société de personnes (chaque associé fait le choix) et au niveau de la société pour une société de type S (26 U.S.C. 108(d)).

Comment vérifier le solde du prêt chaque mois?

Comparez le solde du prêt dans les livres au solde du relevé du prêteur à la même date, puis confirmez que les intérêts plus le capital égalent le versement. L'IRS conseille de rapprocher chaque mois le compte chèques de l'entreprise (Publication 583).

Un prêteur hypothécaire envoie généralement le formulaire 1098 lorsque les intérêts et certains points atteignent 600 $ ou plus dans une année (Publication 535). Le formulaire vise les intérêts reçus d'un particulier, y compris un entrepreneur individuel; une société de personnes ou une société s'appuie donc sur le relevé de fin d'année du prêteur (instructions du formulaire 1098). Si le prêteur est un particulier ou un autre prêteur qui n'est pas une société, l'entreprise peut devoir lui remettre un formulaire 1099-INT dès que les intérêts de l'année atteignent 2 000 $; un prêteur qui est une société en est dispensé (26 U.S.C. 6041; instructions du formulaire 1099-INT). Les causes courantes d'un écart sont un paiement qui a été débité à cheval sur la fin du mois, un versement additionnel de capital, des frais ou un montant de séquestre imputés au capital, ou un prélèvement sur une marge de crédit qui n'a jamais été inscrit. Un solde qui ne concorde pas apparaît aussi dans un bilan qui semble erroné.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et utilisent des dollars américains.

Un prêt à terme : seuls les intérêts passent par l'état des résultats

Une entreprise emprunte 100 000 $ à 8 % sur 5 ans, avec des versements mensuels égaux d'environ 2 028 $. À la réception, le compte bancaire est débité de 100 000 $ et le prêt est crédité de 100 000 $. L'état des résultats ne change pas.

Au premier mois, les intérêts sont d'environ 667 $ (100 000 $ × 8 % ÷ 12) et le capital, d'environ 1 361 $. L'écriture débite la charge d'intérêts de 667 $ et le prêt de 1 361 $, et crédite la banque de 2 028 $. Au deuxième mois, les intérêts sont d'environ 658 $ et le capital d'environ 1 370 $, parce que les intérêts sont calculés sur un solde plus petit. Après douze versements, les intérêts de l'année sont d'environ 7 388 $, le capital, d'environ 16 944 $, et le solde du prêt, d'environ 83 056 $. Seuls les 7 388 $ atteignent l'état des résultats.

Un camion acheté avec une mise de fonds, un prêt et une reprise

Un propriétaire travailleur autonome achète un camion de 60 000 $ avec une mise de fonds de 10 000 $ et un prêt de 50 000 $. L'écriture débite le camion de 60 000 $, crédite l'encaisse de 10 000 $ et crédite le prêt de 50 000 $. À 7 %, les intérêts du premier mois sont d'environ 292 $. Le camion sert à 80 % aux affaires; environ 233 $ sont donc une charge d'intérêts d'entreprise et environ 58 $ sont personnels, tenus hors de l'état des résultats.

Prenons maintenant le même camion de 60 000 $ acheté avec une reprise. L'ancien camion avait coûté 30 000 $ et a 20 000 $ d'amortissement cumulé dans les livres. Le concessionnaire accorde 12 000 $ pour celui-ci, à peu près sa valeur marchande, et le propriétaire paie 8 000 $ comptant et emprunte 40 000 $.

Le gain des livres est la valeur accordée de 12 000 $ moins la valeur comptable de 10 000 $ de l'ancien camion. Le gain ou la perte fiscal utilise le coût de base fiscal de l'ancien camion, qui peut être différent.

Chaque versement inscrit comme une charge

Reprenons le premier prêt. Les douze versements d'environ 2 028 $ sont tous imputés à un compte de charges; environ 24 332 $ sont donc passés en charges. Seuls environ 7 388 $ étaient des intérêts. Les charges sont surévaluées d'environ 16 944 $ et le bénéfice est sous-évalué du même montant : des livres qui affichent un bénéfice de 30 000 $ devraient en afficher environ 46 944 $. Le bilan montre toujours le prêt à 100 000 $, alors que le prêteur indique environ 83 056 $, et l'écart s'élargit chaque année. Si cette année est encore ouverte, débitez le prêt de 16 944 $ et créditez le compte de charges de 16 944 $ pour corriger.

Votre situation est différente?

• Les versements ont été passés en charges en entier pendant un an ou plus, ou une déclaration produite a utilisé un mauvais bénéfice : les écritures correctives, la question de savoir si une déclaration change et le bon solde d'ouverture du prêt demandent un jugement professionnel. Commencez par modifier une déclaration pour corriger des erreurs de dépenses d'entreprise ou corriger une déclaration d'entreprise produite, et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Un même prêt a payé des dépenses d'entreprise et des dépenses personnelles : les intérêts doivent être retracés et répartis, et la part personnelle doit être retirée des livres. Obtenez de l'aide en tenue de livres pour reconstituer la répartition à partir des relevés.
• Des frais, un pardon ou une reprise compliquent l'écriture : l'écriture comptable et le traitement fiscal peuvent différer. Obtenez de l'aide en tenue de livres avant de passer l'écriture, et lisez acheter un véhicule par l'entremise de votre entreprise si l'entreprise possède le véhicule.
• Un propriétaire, un associé ou un actionnaire a prêté l'argent, ou le prêt est à votre nom et l'entreprise l'utilise : l'entreprise n'est peut-être pas l'emprunteur, de sorte que les intérêts et le remboursement s'inscrivent autrement. Consultez apports et prêts du propriétaire à une LLC ou prêts d'actionnaire à une société de type S, et obtenez de l'aide en tenue de livres pour démêler ce qui a été prêté et ce qui a été apporté. Pour le prêt d'un proche sans documents, consultez un prêt familial à votre entreprise.
• Le prêt est une dette de capital de risque (venture debt) avec bons de souscription, ou le solde est sur une carte de crédit : consultez la dette de capital de risque et les bons de souscription ou les paiements de carte de crédit dans les livres.
• Une banque veut des états financiers avant de prêter, ou la tenue de livres a des mois de retard : consultez les états financiers pour un prêt bancaire ou rattraper une tenue de livres en retard, et obtenez de l'aide en tenue de livres pour mettre le compte de prêt à jour.