Restoran Gelir Tablosu (P&L): Gıda, İşçilik, Ana Maliyet

Restoran gelir tablosu neyi göstermelidir?

Restoran gelir tablosu, her ayın satışlarını o satışları doğuran gıda ve işçilikle eşleştirir. Gıda maliyeti, o ay raflardan çıkan gıdadır. İşçilik, o ay yapılan iştir. Alım tarihleri ve ödeme tarihleri ayı belirlemez.

Raflar ay sonunda hiç sayılmıyorsa, bordro ödeme tarihine göre kaydediliyorsa, bordro saatleri çalışma çizelgesiyle uyuşmuyorsa, bahşişler satışların içinde duruyorsa veya sahip maaş almadan çalışıyorsa durum basit değildir. Rakamları başka biri kontrol edecekse de, örneğin alıcı, satıcı veya kredi veren, durum basit olmaktan çıkar.

Ayı kapatmadan önce toplayın: ay sonu sayım listeleri, tedarikçi faturaları, bordro defteri ve mesai kayıtları ile POS raporları.

Gıda ve işçilik maliyetleri neden aydan aya dalgalanır?

Maliyetler dalgalanır, çünkü teslimatlar ve maaş ödemeleri servis edilen yemeklere değil, kendi takvimlerine uyar.

• Teslimatlar eşit gelmez. Son haftadaki büyük bir sipariş, o ayın satışlarını artırmadan alımlarını artırır.
• Ödeme tarihleri aylarla örtüşmez. İki haftada bir ödenen bordroda çoğu yıl 26 ödeme günü olur, yani iki ayda üç ödeme günü bulunur. Ay sonunu aşan bir ödeme dönemi, bir ayın işinin bir kısmını sonraki ayda öder.
• Nakit esaslı kayıt iki dalgalanmayı da olduğu gibi geçirir. Ödendiğinde kaydedilen maliyetler takvimle birlikte oynar.

Rafları saymak ve ödenmemiş ücretleri kaydetmek zamanlama dalgalanmasını ortadan kaldırır. Geriye kalan dalgalanma açıklanmaya değerdir: fire, fazla porsiyon, kaydedilmemiş ikramlar veya personel yemekleri, tedarikçi fiyat değişiklikleri, menü dağılımı ya da hatalar ve eksik kayıtlar.

Satılan malın maliyeti ve işçiliği gerçekten kullanıldıkları döneme göre düzeltmek yaygın bir uygulama mıdır?

Tahakkuk esaslı muhasebe tam olarak bunu yapar. Maliyeti doğduğu dönemde kaydeder; böylece maliyetler, kazanılmasına katkıda bulunduğu satışlarla eşleşir (Publication 334). Nakit esaslı defterler maliyetlerin çoğunu ödendiğinde kaydeder.

Gıdada düzeltme, stok sayımıdır: defter stoku tutan bir işletme, makul aralıklarla fiziksel sayım yapmalı ve defter tutarını buna uydurmalıdır (Publication 538). İşçilikte düzeltme, bordro tahakkukudur. Vergi beyannamesinin aynı zamanlamayı izleyip izlemediği ayrı bir sorudur ve aşağıda ele alınır.

Ay içinde gerçekten kullanılan gıda maliyetini nasıl bulurum?

Gıda maliyeti, açılış stoku artı alımlar, eksi kapanış stokudur. IRS, satılan malın maliyeti için aynı aritmetiği kullanır: başlangıç stoku artı alımlar ve diğer maliyetler, eksi bitiş stoku (Publication 334).

1. Son günün sonunda sayın. Kuru depoyu, soğuk odayı, dondurucuyu ve barı sayın. Miktarı, birim maliyeti ve değeri bir sayım listesine, kimin saydığı ve kimin fiyatladığıyla birlikte yazın; IRS de stok formları için bunu önerir (Publication 334).
2. Açılış rakamını belirleyin. Geçen ayın kapanış sayımına eşit olmalıdır. Herhangi bir farkı açıklayın.
3. Alımları ekleyin. Ay içinde teslim alınan mallar için, ödenmiş olsun olmasın, tedarikçi faturalarını kullanın; iade ve alacak notlarını düşerek. Sahibin kişisel veya aile kullanımı için aldığı gıdayı çıkarın. Şahıs işletmesi sahibi bunu sahip çekimlerine yazar (Publication 334); ortaklık veya şirkette kaydı kuruluş türüne bağlıdır, bu yüzden hazırlayıcıya sorun.
4. Kapanış sayımını çıkarın. Sonuç, kullanılan gıdadır.

Sonuç, satılmış, bozulmuş, ikram edilmiş veya personelin yediği, raftan çıkan her şeyi içerir. Sayım yoksa gıda maliyeti alımlara doğru kayar. Restoran ikisini de satıyorsa gıdayı ve içeceği ayrı satırlarda tutun. Peçete, kimyasal ve diğer sarf malzemeleri ayrı bir konudur; bkz. stok veya sarf malzemesi.

İşçiliği çalışıldığı aya nasıl koyarım?

İşçiliği o ay çalışılan saatlerden alın, sonra bu ücretler üzerinden işverenin borçlu olduğu tutarları ekleyin.

1. Bordro defteri ve mesai kayıtlarından başlayın. Bir ödeme dönemi ay sonunu aşıyorsa brüt ücreti her ayda çalışılan gün veya saatlere göre bölün.
2. Ödenmemiş ücretleri ay sonunda kaydedin. Kazanılmış ama henüz ödenmemiş ücretleri yükümlülük olarak kaydedin ve ödeme gününde kapatın; böylece maliyet iki kez sayılmaz. Yıl sonu zamanlaması ve beyanname için bkz. yıl sonunda tahakkuk eden bordro.
3. İşverenin bordro vergilerini ekleyin. İşveren, kapsanan ücretler üzerinden Sosyal Güvenlik vergisini %6,2 oranında (yıllık ücret tavanına kadar) ve Medicare vergisini %1,45 oranında öder; ayrıca federal ve eyalet işsizlik vergileri vardır (Publication 15). Yatırmalar ödeme gününü izler, ama maliyet işin yapıldığı aya aittir.
4. Bahşişler üzerindeki işveren vergisini ekleyin. Çalışan bahşişleri müşterilerin personele aktarılan parasıdır, restoranın ücret gideri değildir. İşverenin bunlar üzerindeki Sosyal Güvenlik, Medicare ve geçerli işsizlik vergileri ise, ücret tavanlarına tabi olarak, işçilik maliyetidir. Aylık gelir tablosu için bunları, diğer bordro vergileri gibi, bahşişlerin kazanıldığı ayda tahakkuk ettirin. Personele ödenen zorunlu servis ücreti bahşiş değil, ücrettir (IRS bahşiş kuralları). Bildirim tarihleri, Form 8846 bahşiş kredisi ve büyük restoran kuralları için bkz. kart bahşişleri.

Hangi işçilik girer: personel ücretleri, bordro vergileri, sahip ücreti?

Personel ücretleri ve işverenin onları çalıştırma maliyeti işçiliğe girer. Sahip ücreti işletmenin nasıl örgütlendiğine bağlıdır ve ayrı bir satırda olmalıdır.

Sahip ücretini ayrı satırda göstermek, kuruluş türü ne olursa olsun, ayları ve yılları aynı temelde karşılaştırmayı sağlar. Çekimler için bkz. sahibin çekimleri; ortaklar için garantili ödemeler ve çekimler.

Vardiyalı çalışan birine nakit ödenen para da işçiliktir. O kişinin çalışan mı bağımsız yüklenici mi olduğu ayrı bir sınıflandırma sorusudur (çalışan sayılabilecek yükleniciler).

Ana maliyet nedir ve neleri içerir?

Ana maliyet, aynı ay için gıda ve içecek maliyeti artı işçiliktir. Satışların yüzdesi olarak görmek için ayın satışlarına bölün.

Ana maliyet bir yönetim ölçüsüdür, vergi formundaki bir satır değildir. Belirli bir payın doğru olup olmadığı konsepte, menü fiyatlamasına ve servis modeline bağlıdır. Aydan aya tek bir sabit tanımla karşılaştırın.

Her bordro dolarını bir kez kaydedin. Mutfak bordrosu hem satış maliyetinde hem işçilikte durursa ana maliyet onu iki kez sayar. Mutfak bordrosunun hangi vergi beyannamesi satırında yer aldığı hazırlayıcıya ait ayrı bir sorudur: Publication 334, işçiliğin genellikle yalnızca imalat veya madencilik işinde satılan malın maliyetinin parçası olduğunu söyler (Publication 334).

Aylık gelir tablom tahakkuk esaslı, vergi beyannamem nakit esaslı olabilir mi?

Bazen. Vergilendirilebilir gelir, işletmenin defterlerini tutarken düzenli olarak kullandığı yönteme göre hesaplanır (26 U.S.C. 446(a)). IRS, işletmenin vergilendirilebilir geliri hesaplamak ve defter tutmak için aynı yöntemi kullanması gerektiğini söyler (Publication 334). Yönetmelikler de defterler ile beyanname arasındaki farkların mutabakatını, bunları destekleyen kayıtlara örnek olarak sayar (26 CFR 1.446-1(a)(4)). IRS rehberliği, mükellefin iki yöntemi mutabık hale getirmesi ve mutabakatı destekleyen kayıtlar tutması halinde defter-beyanname kuralını karşılamış olduğunu söyler (Rev. Proc. 2015-13, bölüm 2.01(4)).

Birbirine benzeyen ama aynı olmayan iki düzen vardır:

• Aylık gelir tablosu için ay sonu düzeltmeli nakit esaslı defterler: stok sayımı ve bordro tahakkuku üstüne eklenir ve farklar mutabık hale getirilir.
• Tahakkuk esaslı defterler ve nakit esaslı beyanname: iki yöntem farklıdır, bu yüzden aralarında bir mutabakat gerekir. Belirli bir restoranın bunu yapıp yapamayacağı kuruluş türüne ve büyüklüğüne bağlıdır.

Restoranın hangisine sahip olduğu, defterlerinin ve beyannamesinin fiilen nasıl tutulduğuna bağlıdır. Beyannamedeki yöntemi değiştirmek IRS onayı gerektirir (Publication 538).

Gıda stoku tutan bir restoran, alımlar ve satışlar için tahakkuk esasını gerektirebilen ek bir kurala da tabidir. Bu kural ve küçük işletme istisnası stok veya sarf malzemesi sayfasındadır. Tam ele alış için bkz. tahakkuk esaslı defterler ve nakit esaslı vergi beyannamesi ve küçük işletme için nakit mi tahakkuk mu.

Bordro neden çizelgeden daha az işçilik saati gösteriyor?

Çizelge planlanan saatleri gösterir. Bordro, bir dönem için ödemeyi gösterir; bu yüzden bordro dolarını bir ücret oranına bölmek, çizelgenin gerisinde kalan örtük saatler verebilir ve bunun birkaç olağan nedeni vardır.

Federal asgari ücret veya fazla mesai kurallarının kapsadığı çalışanlar için işveren, her iş gününde çalışılan saatleri ve her iş haftasının toplamını kaydetmelidir (29 CFR 516.2(a)(7)). Sabit çizelgeli çalışanlar için kayıtlar çizelgeyi gösterebilir, saatlerin çalışıldığını doğrulayabilir ve farklı olan haftalarda tam saatleri listeleyebilir (29 CFR 516.2(c)). Üç kaydı karşılaştırın: çizelge, mesai kayıtları ve bordro defteri.

Zamanlama, maaşlı ödeme ve bahşişli personel ücretleri eşleştirildikten sonra bir fark kalırsa alıcı veya kredi veren bunu soracaktır. Neden bordro dışı ödemeyse bordro vergisi ve ücret yasası soruları ortaya çıkar ve işçilik satırına güvenilmeden önce defterlerin profesyonel incelemesi gerekir. Bordro vergisini bilerek toplamayan ve yatırmayan sorumlu kişi, ödenmemiş çalışan vergisinden kişisel olarak borçlu olabilir (26 U.S.C. 6672); IRS bunu tarh etmek için genellikle 3 yıl sürece sahiptir ve bu süre, beyanname tarihi ile sonraki 15 Nisan tarihinden hangisi daha geçse ondan başlar; verilmemiş beyannamede süre sınırı yoktur. Bkz. bordro vergisi borcu.

Alıcı veya kredi veren restoran gelir tablosunda neyi kontrol etmeli?

Alıcı veya kredi veren, her maliyetin ait olduğu aya ait bir kayıtla eşleştiğini kontrol etmelidir: sayımlar, faturalar, bordro ve mesai kayıtları.

Tam bir satın alma incelemesi için bkz. satın almadan önce satıcının defterlerini kontrol etmek. Kredi verenin talebi için bkz. krediye gelir kanıtı sunmak.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Mart ayı gıda maliyeti

Bir bistro Mart'a raflarda $5.000 gıdayla başlar, $30.000 satın alır ve ay sonunda $13.000 sayar. Mart gıda maliyeti $5.000 + $30.000 − $13.000 = $22.000'dır; $30.000'lık alım değil. Fazladan alınan $8.000'lık gıda hâlâ raflardadır ve Nisan'a kalır.

Mart'ın son haftası için bordro

Mart'ın son haftasının bordrosu $6.000'dır ve 5 Nisan'da ödenir. 31 Mart'ta defterler $6.000 ödenecek ücret ve üzerindeki işveren bordro vergisini gösterir. Mart gelir tablosu maliyeti taşır. 5 Nisan'da ödeme, ödenecek ücret kaydını kapatır ve Nisan gelir tablosu o hafta için gider kaydetmez.

Bir ayın tablosu ve ana maliyeti

Satış vergisinin müşterilere yüklendiğini ve eyalet adına tahsil edildiğini varsayın.

Sahip ücreti bu kârdan sonra ayrı satıra gider. %56'nın doğru olup olmadığı restoranın konseptine ve fiyatlamasına bağlıdır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Restoran alıyor veya satıyorsunuz ya da bir kredi veren gelir tablosunu istedi: rakamlar kayıtlarla karşılaştırılacak. Satıcının defterlerini kontrol etmek ve ek düzeltmeler sayfalarıyla başlayın. Hiç kaydedilmemiş ay sonu sayımları ve bordro kesim tarihleri, incelemeden önce tamamlanması gereken muhasebe kayıtları işidir.
• Aylar kapanmadı, sayımlar ve tahakkuklardan sonra bile gıda veya işçilik hâlâ dalgalanıyor ya da defterler geride: bkz. gecikmiş defterleri tamamlamak ve muhasebe kayıtları desteği.
• Bordro çizelgeyle uyuşmuyor veya vardiya çalışanlara nakit ödeniyor: bkz. çalışan sayılabilecek yükleniciler; yatırmalar kaçırıldıysa ayrıca bordro vergisi borcu. Birbirini tutmayan bordro kayıtları bir muhasebe kayıtları işidir.
• Defterleriniz tahakkuk esaslı, beyannameniz nakit esaslı ya da hangisinin esas kayıt olduğundan emin değilsiniz: tahakkuk esaslı defterler ve nakit esaslı vergi beyannamesi sayfasını okuyun.
• S şirketinde bir sahip bordroda ya da ortaklık üzerinden ödeniyor: bkz. S şirketi sahibi maaşı ve garantili ödemeler ve çekimler.
• Bahşişler ve POS satışları bankayla uyuşmuyor: bkz. günlük POS satışları ve kart bahşişleri.