דוח רווח והפסד של מסעדה: עלות מזון, עבודה ועלות ראשית

מה דוח רווח והפסד של מסעדה צריך להראות?

דוח רווח והפסד של מסעדה מתאים את המכירות של כל חודש למזון ולעבודה שיצרו אותן. עלות המזון היא מה שיצא מהמדפים באותו חודש. עלות העבודה היא העבודה שנעשתה באותו חודש. תאריכי רכישה ותאריכי תשלום שכר לא קובעים את החודש.

המקרה אינו פשוט כשלא סופרים את המדפים בסוף החודש, כשהשכר נרשם לפי יום התשלום, כשהשעות בשכר לא תואמות את סידור העבודה, כשהטיפים נמצאים בתוך המכירות, או כשהבעלים עובד בלי משכורת. הוא גם מפסיק להיות פשוט כשמישהו אחר יבדוק את המספרים: קונה, מוכר או מלווה.

מה לאסוף לפני סגירת חודש: דפי ספירה של סוף החודש, חשבוניות ספקים, רישום השכר ורישומי שעות, ודוחות הקופה.

למה עלויות המזון והעבודה קופצות מחודש לחודש?

העלויות קופצות כי משלוחים ותלושי שכר מתנהלים לפי לוח השנה שלהם ולא לפי הארוחות שהוגשו.

• משלוחים מגיעים בצורה לא אחידה. הזמנה גדולה בשבוע האחרון מגדילה את הרכישות של החודש בלי להגדיל את המכירות שלו.
• ימי תשלום השכר לא תואמים לחודשים. שכר שמשולם כל שבועיים כולל 26 ימי תשלום ברוב השנים, ולכן בשני חודשים יש שלושה. תקופת שכר שחוצה את סוף החודש משלמת חלק מהעבודה של חודש אחד בחודש הבא.
• רישום בשיטת מזומן מעביר את שתי הקפיצות ישירות. עלויות שנרשמות כשמשלמים זזות עם לוח השנה.

ספירת המדפים ורישום שכר שטרם שולם מסירים את קפיצות העיתוי. קפיצה שנשארת ראויה להסבר: פחת מזון, מנות גדולות מדי, ארוחות על חשבון הבית או ארוחות צוות שלא נרשמו, שינויי מחיר אצל ספקים, תמהיל התפריט, או טעויות ורישומים חסרים.

האם מקובל להתאים את עלות המכר ואת העבודה למועד שבו נוצלו בפועל?

חשבונאות בשיטת צבירה עושה בדיוק את זה. היא רושמת עלות בתקופה שבה היא נוצרה, כך שהעלויות מתאימות למכירות שהן עזרו להרוויח (פרסום 334). ספרים בשיטת מזומן רושמים את רוב העלויות כשמשלמים אותן.

במזון, ההתאמה היא ספירת המלאי: עסק שמנהל מלאי בספרים חייב לערוך ספירת מלאי פיזית במרווחי זמן סבירים ולהתאים את הסכום בספרים אליה (פרסום 538). בעבודה, ההתאמה היא צבירת השכר. אם דוח המס פועל באותו עיתוי, זו שאלה נפרדת שמוסברת בהמשך.

איך מוצאים את עלות המזון שנוצל בפועל בחודש?

עלות מזון היא מלאי פתיחה בתוספת רכישות, פחות מלאי סגירה. IRS משתמש באותה חשבון לעלות המכר: מלאי פתיחה בתוספת רכישות ועלויות אחרות, פחות מלאי סגירה (פרסום 334).

1. סופרים בסוף היום האחרון. סופרים את המחסן היבש, חדר הקירור, המקפיא והבר. רושמים בדף ספירה כמות, עלות ליחידה וערך, עם שם הסופר ושם מי שתמחר, כפי ש-⁠IRS מציע לטפסי מלאי (פרסום 334).
2. קובעים את נתון הפתיחה. הוא צריך להיות שווה לספירת הסגירה של החודש הקודם. הסבירו כל הפרש.
3. מוסיפים רכישות. משתמשים בחשבוניות ספקים על סחורה שהתקבלה בחודש, שולמה או לא, בניכוי זיכויים והחזרות. מוציאים מזון שהבעלים לוקח לשימוש אישי או משפחתי. בעל עסק יחידני רושם אותו כמשיכות בעלים (פרסום 334); בשותפות או בחברה, אופן הרישום תלוי בסוג הישות, ולכן שאלו את מכין הדוחות.
4. מחסירים את ספירת הסגירה. התוצאה היא המזון שנוצל.

התוצאה כוללת כל מה שיצא מהמדפים, בין שנמכר, התקלקל, ניתן על חשבון הבית או נאכל בידי הצוות. בלי ספירה, עלות המזון נוטה להתקרב לרכישות. אם המסעדה מוכרת גם מזון וגם משקאות, שמרו אותם בשורות נפרדות. מפיות, חומרי ניקוי וציוד מתכלה אחר הם שאלה אחרת; ראו מלאי או ציוד מתכלה.

איך רושמים עלות עבודה בחודש שבו העבודה בוצעה?

לוקחים את עלות העבודה משעות העבודה בחודש, ואז מוסיפים את מה שהמעסיק חייב על השכר הזה.

1. מתחילים מרישום השכר ומרישומי השעות. אם תקופת שכר חוצה את סוף החודש, מחלקים את השכר ברוטו לפי הימים או השעות שנעבדו בכל חודש.
2. רושמים שכר שטרם שולם בסוף החודש. רושמים שכר שהורווח וטרם שולם כהתחייבות, ומנקים אותה ביום התשלום, כדי שהעלות לא תיספר פעמיים. עיתוי סוף השנה והדוח מוסברים בצבירת שכר בסוף השנה.
3. מוסיפים את מסי השכר של המעסיק. המעסיק משלם ביטוח לאומי (Social Security) בשיעור ⁦6.2%⁩ (עד תקרת השכר השנתית) ומדיקר (Medicare) בשיעור ⁦1.45%⁩ על שכר מכוסה, וכן מסי אבטלה פדרליים ומדינתיים (פרסום 15). ההפקדות נעשות לפי יום התשלום, אבל העלות שייכת לחודש העבודה.
4. מוסיפים את מס המעסיק על טיפים. טיפים של עובדים הם כסף של הלקוחות שמועבר לצוות, ולא הוצאת שכר של המסעדה. ביטוח לאומי, מדיקר ומסי אבטלה רלוונטיים שהמעסיק משלם עליהם הם עלויות עבודה, בכפוף לתקרות השכר שלהם. בדוח הרווח והפסד החודשי צוברים אותם בחודש שבו הטיפים הורווחו, כמו מסי שכר אחרים. דמי שירות חובה שמשולמים לצוות הם שכר ולא טיפ (כללי הטיפים של IRS). מועדי הדיווח, זיכוי המס על טיפים בטופס 8846 וכללים למסעדות גדולות מופיעים בטיפים בכרטיס אשראי.

איזו עבודה נכללת: שכר צוות, מסי שכר, תשלומי בעלים?

שכר הצוות ועלות ההעסקה של המעסיק נכללים בעלות העבודה. תשלומי בעלים תלויים באופן שבו העסק מאורגן, ומקומם בשורה נפרדת.

הצגת תשלומי הבעלים בשורה נפרדת מאפשרת להשוות חודשים ושנים על אותו בסיס, בכל סוג ישות. על משיכות ראו משיכות בעלים; על שותפים ראו תשלומים מובטחים ומשיכות.

מזומן ששולם למי שעובד במשמרות הוא עדיין עלות עבודה. אם האדם הזה עובד או קבלן עצמאי, זו שאלת סיווג נפרדת (קבלנים שעשויים להיחשב עובדים).

מהי עלות ראשית (prime cost) ומה נכנס אליה?

עלות ראשית היא עלות מזון ומשקאות בתוספת עלות עבודה, לאותו חודש. מחלקים אותה במכירות החודש כדי לראות אותה כאחוז מהמכירות.

עלות ראשית היא מדד ניהולי ולא שורה בטופס מס. האם אחוז מסוים הוא נכון תלוי בקונספט, בתמחור התפריט ובמודל השירות. השוו מחודש לחודש לפי הגדרה קבועה אחת.

רושמים כל דולר שכר פעם אחת. אם שכר המטבח נמצא גם בעלות המכר וגם בעלות העבודה, העלות הראשית סופרת אותו פעמיים. באיזו שורה בדוח המס יופיע שכר המטבח היא שאלה נפרדת למכין הדוחות: פרסום 334 קובע שעבודה היא בדרך כלל חלק מעלות המכר רק בעסק ייצור או כרייה (פרסום 334).

האם דוח הרווח והפסד החודשי שלי יכול להיות בשיטת צבירה בזמן שדוח המס שלי בשיטת מזומן?

לפעמים. ההכנסה החייבת מחושבת לפי השיטה שבה העסק משתמש באופן קבוע בניהול ספריו (⁦26 U.S.C. 446(a)⁩). IRS קובע שעסק חייב להשתמש באותה שיטה כדי לחשב הכנסה חייבת וכדי לנהל ספרים (פרסום 334). התקנות גם מביאות כדוגמה לרישומים שתומכים בספרים התאמה של כל הפרש בין הספרים לדוח (⁦26 CFR 1.446-1(a)(4)⁩). הנחיות של IRS קובעות שנישום עומד בכלל הספרים-לדוח אם הוא מתאים בין שתי השיטות ושומר רישומים שתומכים בהתאמה (Rev. Proc. 2015-13, סעיף ⁦2.01(4)⁩).

שני מבנים נראים דומים ואינם זהים:

• ספרים בשיטת מזומן עם התאמות בסוף החודש לדוח הרווח והפסד החודשי: ספירת המלאי וצבירת השכר מתווספות מלמעלה, וההפרשים מותאמים.
• ספרים בשיטת צבירה ודוח מס בשיטת מזומן: שתי השיטות שונות, ולכן נדרשת התאמה ביניהן. האם מסעדה מסוימת רשאית לעשות זאת תלוי בסוג הישות ובגודלה.

איזה מבנה יש למסעדה תלוי באופן שבו הספרים והדוח מתנהלים בפועל. שינוי השיטה בדוח דורש אישור של IRS (פרסום 538).

מסעדה שמנהלת מלאי מזון כפופה גם לכלל נוסף שעשוי לחייב שיטת צבירה לרכישות ולמכירות. הכלל הזה והפטור לעסקים קטנים מוסברים במלאי או ציוד מתכלה. להסבר מלא ראו ספרים בשיטת צבירה ודוח מס בשיטת מזומן ומזומן או צבירה.

למה מהשכר משתמעות פחות שעות עבודה מסידור העבודה?

סידור העבודה מראה שעות מתוכננות. השכר מראה תשלום לתקופה, ולכן חלוקת דולרי השכר בתעריף שכר נותנת שעות משוערות שיכולות להיות נמוכות מסידור העבודה מכמה סיבות רגילות.

לעובדים שחל עליהם שכר המינימום הפדרלי או כללי השעות הנוספות, המעסיק חייב לרשום את השעות שנעבדו בכל יום עבודה ואת הסך הכולל בכל שבוע עבודה (⁦29 CFR 516.2(a)(7)⁩). לעובדים במשמרות קבועות, הרישומים יכולים להראות את סידור העבודה, לאשר שהשעות נעבדו, ולפרט שעות מדויקות בשבועות שבהם הן שונות (⁦29 CFR 516.2(c)⁩). השוו שלושה רישומים: סידור העבודה, רישומי השעות ורישום השכר.

כשנשאר פער אחרי התאמת העיתוי, השכר החודשי והשכר של עובדים שמקבלים טיפים, קונה או מלווה ישאלו עליו. אם הסיבה היא תשלום מחוץ לשכר, יעלו שאלות של מס שכר ושל חוקי שכר, והספרים צריכים בדיקה מקצועית לפני שמישהו מסתמך על שורת העבודה. אדם אחראי שנמנע במכוון מלגבות ולהעביר מס שכר יכול להיות חייב אישית במס העובד שלא הועבר (⁦26 U.S.C. 6672⁩); ל-⁠IRS יש בדרך כלל 3 שנים כדי לקבוע שומה, שנספרות מהמאוחר מבין מועד ההגשה לבין ה-⁠15 באפריל הבא, ובלי הגבלה כשהדוח לא הוגש. ראו פיגור במסי שכר.

מה קונה או מלווה צריכים לבדוק בדוח רווח והפסד של מסעדה?

קונה או מלווה צריכים לבדוק שכל עלות קשורה לרישום מהחודש שאליו היא שייכת: ספירות, חשבוניות, רישומי שכר ורישומי שעות.

לבדיקת רכישה מלאה, ראו בדיקת הספרים של מוכר לפני הרכישה. לבקשה של מלווה, ראו הוכחת הכנסה למלווה.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; הסכומים בדולרים אמריקאיים.

עלות מזון למרץ

ביסטרו מתחיל את מרץ עם מזון בשווי ⁦$5,000⁩ על המדפים, קונה ב-⁦$30,000⁩ וסופר ⁦$13,000⁩ בסוף החודש. עלות המזון של מרץ היא ⁦$5,000⁩ + ⁦$30,000⁩ − ⁦$13,000⁩ = ⁦$22,000⁩, ולא ⁦$30,000⁩ של הרכישות. ⁦$8,000⁩ העודפים של המזון שנקנה עדיין על המדפים לאפריל.

שכר לשבוע האחרון של מרץ

השכר לשבוע האחרון של מרץ הוא ⁦$6,000⁩ ומשולם ב-⁠5 באפריל. ב-⁠31 במרץ הספרים מראים ⁦$6,000⁩ של שכר לתשלום, בתוספת מס השכר של המעסיק עליו. הדוח של מרץ נושא את העלות. ב-⁠5 באפריל התשלום מנקה את ההתחייבות, והדוח של אפריל לא רושם הוצאה על השבוע הזה.

דוח של חודש והעלות הראשית שלו

נניח שמס המכירה מוטל על הלקוחות ונגבה עבור המדינה.

תשלומי בעלים נרשמים בשורה נפרדת אחרי הרווח הזה. האם ⁦56%⁩ הם נכון תלוי בקונספט ובתמחור של המסעדה.

המצב שלכם שונה?

• אתם קונים או מוכרים מסעדה, או שמלווה ביקש את דוח הרווח והפסד: המספרים ייבדקו מול רישומים. התחילו בבדיקת הספרים של מוכר ובהתאמות חיוביות. ספירות סוף חודש וחיתוכי שכר שמעולם לא נרשמו הם עבודת הנהלת חשבונות שצריך להשלים לפני הבדיקה.
• חודשים לא סגורים, עלות המזון או העבודה עדיין קופצת גם אחרי ספירות וצבירות, או שהספרים בפיגור: ראו השלמת ספרים באיחור ועזרה בהנהלת חשבונות.
• השכר לא תואם את סידור העבודה, או שעובדי משמרות מקבלים מזומן: ראו קבלנים שעשויים להיחשב עובדים, ופיגור במסי שכר אם הפקדות הוחמצו. רישומי שכר שלא מתיישבים הם עבודת הנהלת חשבונות.
• הספרים שלכם בשיטת צבירה והדוח בשיטת מזומן, או שאתם לא בטוחים מהו ספר הרישום הקובע: קראו ספרים בשיטת צבירה ודוח מס בשיטת מזומן.
• בעלים נמצא בשכר בחברת S או מקבל תשלום דרך שותפות: ראו שכר בעלים בחברת S ותשלומים מובטחים ומשיכות.
• הטיפים ומכירות הקופה לא מתיישבים עם הבנק: ראו מכירות יומיות בקופה וטיפים בכרטיס אשראי.