État des résultats d'un restaurant : aliments et main-d'œuvre

Que doit contenir l'état des résultats d'un restaurant?

L'état des résultats d'un restaurant associe les ventes de chaque mois aux aliments et au travail qui les ont produites. Le coût des aliments est ce qui a quitté les étagères ce mois-là. La main-d'œuvre est le travail accompli ce mois-là. Les dates d'achat et de paie ne déterminent pas le mois.

Un cas n'est pas simple lorsque les étagères ne sont jamais comptées en fin de mois, que la paie est inscrite selon la date de paie, que les heures de paie ne correspondent pas à l'horaire, que les pourboires sont inclus dans les ventes ou que le propriétaire travaille sans chèque de paie. Il cesse aussi d'être simple lorsque quelqu'un d'autre vérifiera les chiffres : un acheteur, un vendeur ou un prêteur.

À réunir avant de clôturer un mois : les feuilles de dénombrement de fin de mois, les factures des fournisseurs, le registre de paie et les registres de temps, ainsi que les rapports de la caisse.

Pourquoi les coûts des aliments et de la main-d'œuvre varient-ils d'un mois à l'autre?

Les coûts varient parce que les livraisons et les chèques de paie suivent leur propre calendrier, et non les repas servis.

• Les livraisons arrivent de façon inégale. Une grosse commande la dernière semaine augmente les achats du mois sans augmenter ses ventes.
• Les dates de paie ne correspondent pas aux mois. Une paie versée aux deux semaines compte 26 jours de paie la plupart des années, de sorte que deux mois en comptent trois. Une période de paie à cheval sur la fin du mois paie une partie du travail d'un mois dans le mois suivant.
• La comptabilité de caisse répercute directement les deux écarts. Les coûts inscrits au moment du paiement suivent le calendrier.

Compter les étagères et inscrire les salaires impayés éliminent l'écart de calendrier. Un écart qui subsiste mérite d'être expliqué : gaspillage, portions trop généreuses, repas offerts (comps) ou repas du personnel non inscrits, variations de prix des fournisseurs, composition du menu, ou erreurs et registres manquants.

Est-il courant d'ajuster le coût des marchandises vendues et la main-d'œuvre au moment où ils ont réellement servi?

La comptabilité d'exercice fait exactement cela. Elle inscrit un coût dans la période où il est engagé, de sorte que les coûts correspondent aux ventes qu'ils ont aidé à produire (Publication 334). La comptabilité de caisse inscrit la plupart des coûts au moment du paiement.

Pour les aliments, l'ajustement est le dénombrement des stocks : une entreprise qui tient un registre des stocks doit faire un inventaire physique à intervalles raisonnables et ajuster le montant inscrit pour qu'il y corresponde (Publication 538). Pour la main-d'œuvre, l'ajustement est la charge à payer de la paie. La question de savoir si la déclaration de revenus suit le même calendrier est distincte et traitée plus bas.

Comment trouver le coût des aliments réellement utilisés dans le mois?

Le coût des aliments est égal aux stocks d'ouverture plus les achats, moins les stocks de clôture. L'IRS utilise le même calcul pour le coût des marchandises vendues : stocks de début plus achats et autres coûts, moins stocks de fin (Publication 334).

1. Comptez à la fermeture du dernier jour. Comptez le garde-manger sec, la chambre froide, le congélateur et le bar. Notez la quantité, le coût unitaire et la valeur sur une feuille de dénombrement, avec le nom de la personne qui a compté et de celle qui a établi les prix, comme le suggère l'IRS pour les formulaires d'inventaire (Publication 334).
2. Fixez le chiffre d'ouverture. Il doit être égal au dénombrement de clôture du mois précédent. Expliquez toute différence.
3. Ajoutez les achats. Utilisez les factures des fournisseurs pour les marchandises reçues dans le mois, payées ou non, moins les crédits et les retours. Retirez les aliments que le propriétaire prend pour son usage personnel ou familial. Un entrepreneur individuel les impute aux retraits du propriétaire (Publication 334); pour une société de personnes ou une société par actions, la façon de les inscrire dépend du type d'entité, alors consultez votre préparateur.
4. Soustrayez le dénombrement de clôture. Le résultat est la quantité d'aliments utilisée.

Le résultat comprend tout ce qui a quitté les étagères, que ce soit vendu, gâté, offert ou mangé par le personnel. Sans dénombrement, le coût des aliments tend à se confondre avec les achats. Gardez les aliments et les boissons sur des lignes séparées si le restaurant vend les deux. Les serviettes, les produits chimiques et les autres fournitures sont une question différente; voyez stocks ou fournitures.

Comment inscrire la main-d'œuvre dans le mois où le travail a été fait?

Prenez la main-d'œuvre selon les heures travaillées dans le mois, puis ajoutez ce que l'employeur doit sur ces salaires.

1. Partez du registre de paie et des registres de temps. Si une période de paie chevauche la fin du mois, répartissez la paie brute selon les jours ou les heures travaillés dans chaque mois.
2. Inscrivez les salaires impayés à la fin du mois. Inscrivez les salaires gagnés mais non encore payés comme un passif et soldez-le le jour de la paie, afin que le coût ne soit pas compté deux fois. Le calendrier de fin d'exercice et la déclaration sont traités dans paie à payer à la fin de l'exercice.
3. Ajoutez les charges sociales de l'employeur. L'employeur verse la cotisation de sécurité sociale américaine (Social Security) de 6,2 % (jusqu'au plafond salarial annuel) et la cotisation Medicare de 1,45 % sur les salaires visés, plus l'impôt fédéral et étatique de chômage (Publication 15). Les dépôts suivent la date de paie, mais le coût appartient au mois du travail.
4. Ajoutez l'impôt de l'employeur sur les pourboires. Les pourboires des employés sont l'argent des clients transmis au personnel, et non une dépense de salaire du restaurant. La cotisation de sécurité sociale, la cotisation Medicare et l'impôt de chômage applicable de l'employeur sur ces pourboires sont des coûts de main-d'œuvre, sous réserve de leurs plafonds salariaux. Pour l'état des résultats mensuel, inscrivez-les à payer dans le mois où les pourboires ont été gagnés, comme les autres charges sociales. Des frais de service obligatoires versés au personnel sont des salaires, et non des pourboires (règles de l'IRS sur les pourboires). Les dates de déclaration, le crédit pour pourboires du formulaire 8846 et les règles pour les grands restaurants sont expliqués dans pourboires par carte.

Quelle rémunération va dans la main-d'œuvre : salaires du personnel, charges sociales, rémunération du propriétaire?

Les salaires du personnel et le coût de leur emploi pour l'employeur vont dans la main-d'œuvre. La rémunération du propriétaire dépend de la structure de l'entreprise, et elle appartient à sa propre ligne.

Présenter la rémunération du propriétaire sur sa propre ligne permet de comparer les mois et les années sur la même base, quel que soit le type d'entité. Pour les retraits, voyez retraits du propriétaire; pour les associés, paiements garantis et retraits.

L'argent versé à une personne qui travaille par quarts reste de la main-d'œuvre. Savoir si cette personne est un employé ou un entrepreneur indépendant est une question de classification distincte (entrepreneurs qui pourraient être des employés).

Qu'est-ce que le coût primaire, et que contient-il?

Le coût primaire (prime cost) est le coût des aliments et boissons plus la main-d'œuvre du même mois. Divisez-le par les ventes du mois pour le voir en pourcentage des ventes.

Le coût primaire est une mesure de gestion, et non une ligne d'un formulaire fiscal. Le pourcentage qui convient dépend du concept, des prix du menu et du modèle de service. Comparez d'un mois à l'autre selon une seule définition fixe.

Inscrivez chaque dollar de paie une seule fois. Si la paie de la cuisine figure dans le coût des ventes et de nouveau dans la main-d'œuvre, le coût primaire la compte deux fois. La ligne de la déclaration de revenus qui reçoit la paie de la cuisine est une question distincte pour le préparateur : la Publication 334 indique que la main-d'œuvre fait habituellement partie du coût des marchandises vendues seulement dans une entreprise de fabrication ou d'extraction (Publication 334).

Mon état des résultats mensuel peut-il être en comptabilité d'exercice alors que ma déclaration de revenus est en comptabilité de caisse?

Parfois. Le revenu imposable se calcule selon la méthode que l'entreprise utilise régulièrement pour tenir ses livres (26 U.S.C. 446(a)). L'IRS indique qu'une entreprise doit utiliser la même méthode pour calculer son revenu imposable et pour tenir ses livres (Publication 334). Les règlements citent aussi, parmi les registres qui les appuient, un rapprochement des différences entre les livres et la déclaration (26 CFR 1.446-1(a)(4)). Selon les directives de l'IRS, un contribuable respecte la règle des livres et de la déclaration s'il rapproche les deux méthodes et conserve des registres à l'appui du rapprochement (Rev. Proc. 2015-13, section 2.01(4)).

Deux montages se ressemblent sans être identiques :

• Des livres de caisse avec ajustements de fin de mois pour l'état des résultats mensuel : le dénombrement des stocks et la charge à payer de la paie sont ajoutés par-dessus, et les différences sont rapprochées.
• Des livres d'exercice et une déclaration de caisse : les deux méthodes diffèrent, un rapprochement entre elles est donc nécessaire. La possibilité pour un restaurant d'y recourir dépend de son type d'entité et de sa taille.

La situation d'un restaurant dépend de la façon dont ses livres et sa déclaration sont réellement tenus. Changer la méthode sur la déclaration exige l'approbation de l'IRS (Publication 538).

Un restaurant qui tient un inventaire d'aliments est aussi soumis à une règle additionnelle pouvant exiger la comptabilité d'exercice pour les achats et les ventes. Cette règle et son exception pour les petites entreprises sont expliquées dans stocks ou fournitures. Pour le détail, voyez livres d'exercice et déclaration de caisse et caisse ou exercice.

Pourquoi la paie laisse-t-elle croire à moins d'heures de travail que l'horaire?

L'horaire montre les heures prévues. La paie montre le salaire d'une période; diviser les dollars de paie par un taux horaire donne donc des heures implicites qui peuvent être inférieures à l'horaire pour plusieurs raisons courantes.

Pour les employés visés par les règles fédérales sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, l'employeur doit consigner les heures travaillées chaque jour de travail et le total de chaque semaine de travail (29 CFR 516.2(a)(7)). Pour les employés à horaire fixe, les registres peuvent montrer l'horaire, confirmer que les heures ont été travaillées et indiquer les heures exactes des semaines qui diffèrent (29 CFR 516.2(c)). Comparez trois registres : l'horaire, les registres de temps et le registre de paie.

Lorsqu'un écart subsiste après le rapprochement du calendrier, de la paie à salaire fixe et des salaires du personnel à pourboires, un acheteur ou un prêteur posera des questions. Si la cause est une rémunération versée hors paie, des questions d'impôt sur la paie et de lois sur les salaires suivent, et les livres exigent un examen professionnel avant que quiconque se fie à la ligne de main-d'œuvre. Une personne responsable qui omet volontairement de percevoir et de verser l'impôt sur la paie peut devoir personnellement l'impôt impayé des employés (26 U.S.C. 6672); l'IRS dispose généralement de 3 ans pour l'établir, à compter de la plus tardive de la date de production et du prochain 15 avril, sans limite pour une déclaration non produite. Voyez retard dans les impôts sur la paie.

Que doit vérifier un acheteur ou un prêteur dans l'état des résultats d'un restaurant?

Un acheteur ou un prêteur doit vérifier que chaque coût correspond à un registre du mois auquel il appartient : dénombrements, factures, registres de paie et de temps.

Pour une vérification complète avant un achat, voyez vérifier les livres d'un vendeur avant d'acheter. Pour la demande d'un prêteur, voyez prouver son revenu à un prêteur.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; les montants sont en dollars américains.

Coût des aliments de mars

Un bistro commence mars avec 5 000 $ d'aliments sur les étagères, achète 30 000 $ et compte 13 000 $ à la fin du mois. Le coût des aliments de mars est de 5 000 $ + 30 000 $ − 13 000 $ = 22 000 $, et non les 30 000 $ d'achats. Les 8 000 $ d'aliments achetés en surplus sont encore sur les étagères pour avril.

Paie de la dernière semaine de mars

La paie de la dernière semaine de mars est de 6 000 $ et est versée le 5 avril. Le 31 mars, les livres montrent 6 000 $ de salaires à payer, plus les charges sociales de l'employeur sur ce montant. L'état des résultats de mars porte le coût. Le 5 avril, le paiement solde le montant à payer, et l'état des résultats d'avril n'inscrit aucune dépense pour cette semaine.

L'état d'un mois et son coût primaire

Supposons que la taxe de vente est imposée aux clients et perçue pour l'État.

La rémunération du propriétaire figure sur sa propre ligne, après ce bénéfice. La pertinence de 56 % dépend du concept et des prix du restaurant.

Votre situation est différente?

• Vous achetez ou vendez un restaurant, ou un prêteur a demandé l'état des résultats : les chiffres seront vérifiés à l'aide des registres. Commencez par vérifier les livres d'un vendeur et les redressements. Les dénombrements de fin de mois et les arrêtés de paie jamais inscrits relèvent de la tenue de livres à terminer avant l'examen.
• Les mois ne sont pas clôturés, les aliments ou la main-d'œuvre varient encore malgré les dénombrements et les charges à payer, ou les livres sont en retard : voyez rattraper des livres en retard et l'aide en tenue de livres.
• La paie ne correspond pas à l'horaire, ou le personnel par quarts est payé en argent : voyez entrepreneurs qui pourraient être des employés, et retard dans les impôts sur la paie si des dépôts ont été manqués. Des registres de paie qui ne concordent pas relèvent de la tenue de livres.
• Vos livres sont en comptabilité d'exercice et votre déclaration en comptabilité de caisse, ou vous ne savez pas quel est le livre de référence : lisez livres d'exercice et déclaration de caisse.
• Un propriétaire est à la paie d'une société de type S ou est payé par une société de personnes : voyez salaire du propriétaire d'une société de type S et paiements garantis et retraits.
• Les pourboires et les ventes de la caisse ne concordent pas avec la banque : voyez ventes quotidiennes de la caisse et pourboires par carte.