Restaurant-GuV: Wareneinsatz, Personalkosten und Prime Cost

Was sollte die Gewinn- und Verlustrechnung eines Restaurants zeigen?

Die Gewinn- und Verlustrechnung eines Restaurants stellt die Umsätze jedes Monats dem Wareneinsatz und den Personalkosten gegenüber, die sie erzeugt haben. Der Wareneinsatz ist das, was in diesem Monat aus den Regalen verbraucht wurde. Die Personalkosten sind die in diesem Monat geleistete Arbeit. Einkaufsdatum und Zahltag bestimmen den Monat nicht.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn die Regale am Monatsende nie gezählt werden, die Löhne nach Zahltag gebucht werden, die Lohnstunden nicht zum Dienstplan passen, Trinkgelder in den Umsätzen stecken oder der Eigentümer ohne Gehalt arbeitet. Er ist auch nicht mehr einfach, wenn jemand anderes die Zahlen prüft: ein Käufer, ein Verkäufer oder ein Kreditgeber.

Halten Sie vor dem Monatsabschluss bereit: die Zählbögen vom Monatsende, die Lieferantenrechnungen, das Lohnjournal und die Zeiterfassung sowie die POS-Berichte.

Warum schwanken Wareneinsatz und Personalkosten von Monat zu Monat?

Die Kosten schwanken, weil Lieferungen und Gehaltszahlungen ihrem eigenen Kalender folgen und nicht den servierten Mahlzeiten.

• Lieferungen kommen ungleichmäßig. Eine große Bestellung in der letzten Woche erhöht die Einkäufe des Monats, ohne die Umsätze zu erhöhen.
• Zahltage passen nicht zu den Monaten. Eine Lohnabrechnung alle zwei Wochen hat in den meisten Jahren 26 Zahltage, sodass zwei Monate drei davon tragen. Ein Zahlungszeitraum, der über das Monatsende reicht, bezahlt einen Teil der Arbeit eines Monats erst im nächsten.
• Die Buchführung nach Zahlungseingang und -ausgang gibt beide Schwankungen direkt weiter. Kosten, die bei Zahlung gebucht werden, folgen dem Kalender.

Wenn Sie die Regale zählen und unbezahlte Löhne buchen, verschwindet die zeitliche Schwankung. Eine Schwankung, die bleibt, sollten Sie erklären: Verderb, zu große Portionen, nicht erfasste Freiessen oder Personalessen, Preisänderungen der Lieferanten, die Zusammensetzung der Speisekarte oder Fehler und fehlende Unterlagen.

Ist es üblich, Wareneinsatz und Personalkosten dem Zeitpunkt des tatsächlichen Verbrauchs zuzuordnen?

Genau das leistet die periodengerechte Buchführung. Sie bucht Kosten in dem Zeitraum, in dem sie entstehen, sodass die Kosten zu den Umsätzen passen, die sie miterzielt haben (Publication 334). Bei der Buchführung nach Zahlungseingang und -ausgang werden die meisten Kosten bei Zahlung gebucht.

Beim Wareneinsatz ist die Anpassung die Bestandszählung: Ein Unternehmen, das einen Buchbestand führt, muss in angemessenen Abständen eine körperliche Inventur machen und den Buchbestand an sie angleichen (Publication 538). Bei den Personalkosten ist die Anpassung die Abgrenzung der Löhne. Ob die Steuererklärung dem gleichen Zeitpunkt folgt, ist eine eigene Frage, die weiter unten behandelt wird.

Wie finde ich den Wareneinsatz, der im Monat tatsächlich verbraucht wurde?

Der Wareneinsatz ist der Anfangsbestand plus Einkäufe, abzüglich des Endbestands. Der IRS rechnet beim Wareneinsatz (Cost of Goods Sold) genauso: Anfangsbestand plus Einkäufe und andere Kosten, abzüglich des Endbestands (Publication 334).

1. Zählen Sie zum Abschluss des letzten Tages. Zählen Sie Trockenlager, Kühlhaus, Tiefkühler und Bar. Erfassen Sie Menge, Einstandspreis und Wert auf einem Zählbogen, mit dem Namen der Person, die gezählt, und der Person, die bewertet hat, so wie der IRS es für Inventurformulare vorschlägt (Publication 334).
2. Legen Sie den Anfangsbestand fest. Er sollte dem Endbestand des Vormonats entsprechen. Erklären Sie jede Abweichung.
3. Addieren Sie die Einkäufe. Nehmen Sie die Lieferantenrechnungen für die im Monat erhaltene Ware, bezahlt oder nicht, abzüglich Gutschriften und Rücksendungen. Nehmen Sie Lebensmittel heraus, die der Eigentümer für sich oder die Familie entnimmt. Ein Einzelunternehmer bucht sie als Entnahmen (Publication 334); bei einer Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft hängt die Buchung von der Rechtsform ab, fragen Sie also den Ersteller der Steuererklärung.
4. Ziehen Sie den Endbestand ab. Das Ergebnis ist der Verbrauch an Lebensmitteln.

Das Ergebnis enthält alles, was die Regale verlassen hat, ob verkauft, verdorben, ausgegeben oder vom Personal gegessen. Ohne Zählung nähert sich der Wareneinsatz den Einkäufen an. Führen Sie Speisen und Getränke in getrennten Zeilen, wenn das Restaurant beides verkauft. Servietten, Reinigungsmittel und anderes Verbrauchsmaterial sind eine andere Frage; siehe Warenbestand oder Verbrauchsmaterial.

Wie buche ich die Personalkosten in den Monat, in dem gearbeitet wurde?

Nehmen Sie die Personalkosten aus den im Monat geleisteten Stunden und addieren Sie, was der Arbeitgeber auf diese Löhne schuldet.

1. Gehen Sie vom Lohnjournal und der Zeiterfassung aus. Reicht ein Zahlungszeitraum über das Monatsende, teilen Sie den Bruttolohn nach den in jedem Monat gearbeiteten Tagen oder Stunden auf.
2. Buchen Sie unbezahlte Löhne zum Monatsende. Buchen Sie Löhne, die verdient, aber noch nicht gezahlt sind, als Verbindlichkeit und lösen Sie sie am Zahltag auf, damit die Kosten nicht doppelt gezählt werden. Zum Jahresende und zur Steuererklärung siehe abgegrenzte Löhne zum Jahresende.
3. Addieren Sie die Lohnsteuern des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber zahlt auf die erfassten Löhne Social Security mit 6,2 % (bis zur jährlichen Bemessungsgrenze) und Medicare mit 1,45 %, dazu die Bundes- und Landessteuern zur Arbeitslosenversicherung (Publication 15). Die Einzahlungen folgen dem Zahltag, aber die Kosten gehören zur Arbeit.
4. Addieren Sie die Steuer des Arbeitgebers auf Trinkgelder. Trinkgelder der Arbeitnehmer sind Geld der Gäste, das an das Personal weitergegeben wird, und keine Lohnausgabe des Restaurants. Die Beiträge des Arbeitgebers zu Social Security, Medicare und gegebenenfalls zur Arbeitslosenversicherung darauf sind Personalkosten, begrenzt durch ihre Bemessungsgrenzen. Für die monatliche Gewinn- und Verlustrechnung grenzen Sie sie in dem Monat ab, in dem die Trinkgelder verdient wurden, wie andere Lohnsteuern. Ein verpflichtendes Bedienungsentgelt, das an das Personal gezahlt wird, ist Lohn, kein Trinkgeld (IRS-Regeln zu Trinkgeldern). Meldetermine, die Steuergutschrift für Trinkgelder nach Form 8846 und Regeln für große Restaurants stehen in Kartentrinkgelder.

Welche Kosten gehören in die Personalkosten: Löhne des Personals, Lohnsteuern, Vergütung des Eigentümers?

Löhne des Personals und die Kosten des Arbeitgebers für dessen Beschäftigung gehören in die Personalkosten. Wie die Vergütung des Eigentümers behandelt wird, hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab, und sie gehört in eine eigene Zeile.

Wenn Sie die Vergütung des Eigentümers in einer eigenen Zeile zeigen, lassen sich Monate und Jahre auf derselben Grundlage vergleichen, egal welche Rechtsform vorliegt. Zu Entnahmen siehe Entnahmen des Eigentümers; zu Gesellschaftern garantierte Zahlungen und Entnahmen.

Bargeld, das an jemanden gezahlt wird, der Schichten arbeitet, sind weiterhin Personalkosten. Ob diese Person Arbeitnehmer oder Auftragnehmer ist, ist eine eigene Frage der Einstufung (Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten).

Was ist Prime Cost, und was gehört hinein?

Prime Cost ist der Wareneinsatz für Speisen und Getränke plus Personalkosten desselben Monats. Teilen Sie ihn durch die Umsätze des Monats, um ihn als Anteil an den Umsätzen zu sehen.

Prime Cost ist eine Kennzahl für die Unternehmensführung, keine Zeile in einem Steuerformular. Welcher Anteil richtig ist, hängt von Konzept, Preisen auf der Speisekarte und Servicemodell ab. Vergleichen Sie die Monate untereinander mit einer festen Definition.

Buchen Sie jeden Lohndollar nur einmal. Steht die Küchenlohnabrechnung im Wareneinsatz und noch einmal in den Personalkosten, zählt der Prime Cost sie doppelt. In welcher Zeile der Steuererklärung die Küchenlöhne stehen, ist eine eigene Frage an den Ersteller der Steuererklärung: Publication 334 sagt, dass Löhne in der Regel nur bei einem produzierenden oder Bergbaubetrieb Teil des Wareneinsatzes (Cost of Goods Sold) sind (Publication 334).

Kann meine monatliche Gewinn- und Verlustrechnung periodengerecht sein, während meine Steuererklärung nach Zahlungseingang erstellt wird?

Manchmal. Das steuerpflichtige Einkommen wird nach der Methode berechnet, die das Unternehmen regelmäßig in seiner Buchführung verwendet (26 U.S.C. 446(a)). Der IRS sagt, dass ein Unternehmen für die Ermittlung des steuerpflichtigen Einkommens und für die Buchführung dieselbe Methode verwenden muss (Publication 334). Die Vorschriften nennen außerdem als Beispiel für belegende Unterlagen eine Abstimmung aller Unterschiede zwischen Buchführung und Steuererklärung (26 CFR 1.446-1(a)(4)). Nach den Hinweisen des IRS erfüllt ein Steuerpflichtiger die Regel zur Übereinstimmung von Buchführung und Erklärung, wenn er beide Methoden abstimmt und Unterlagen führt, die die Abstimmung belegen (Rev. Proc. 2015-13, Abschnitt 2.01(4)).

Zwei Konstellationen sehen ähnlich aus und sind es nicht:

• Buchführung nach Zahlungseingang mit Anpassungen zum Monatsende für die monatliche Gewinn- und Verlustrechnung: Bestandszählung und Lohnabgrenzung werden obendrauf gebucht, und die Unterschiede werden abgestimmt.
• Periodengerechte Buchführung und Steuererklärung nach Zahlungseingang: Die beiden Methoden unterscheiden sich, daher ist eine Abstimmung zwischen ihnen nötig. Ob ein bestimmtes Restaurant das tun darf, hängt von Rechtsform und Größe ab.

Welche Konstellation ein Restaurant hat, hängt davon ab, wie Buchführung und Steuererklärung tatsächlich geführt werden. Die Methode in der Steuererklärung zu ändern, erfordert die Genehmigung des IRS (Publication 538).

Ein Restaurant, das einen Warenbestand führt, unterliegt außerdem einer zusätzlichen Regel, die für Einkäufe und Verkäufe die periodengerechte Methode verlangen kann. Diese Regel und ihre Ausnahme für kleine Unternehmen stehen in Warenbestand oder Verbrauchsmaterial. Die ausführliche Darstellung finden Sie in periodengerechte Buchführung und Steuererklärung nach Zahlungseingang und Zahlungseingang oder periodengerecht.

Warum ergibt die Lohnabrechnung weniger Arbeitsstunden als der Dienstplan?

Der Dienstplan zeigt geplante Stunden. Die Lohnabrechnung zeigt die Bezahlung für einen Zeitraum. Teilen Sie die Lohnsumme durch einen Stundensatz, erhalten Sie deshalb abgeleitete Stunden, die aus mehreren gewöhnlichen Gründen unter dem Dienstplan liegen können.

Für Arbeitnehmer, die unter den bundesrechtlichen Mindestlohn- oder Überstundenregeln stehen, muss der Arbeitgeber die an jedem Arbeitstag geleisteten Stunden und die Gesamtstunden jeder Arbeitswoche aufzeichnen (29 CFR 516.2(a)(7)). Bei Arbeitnehmern mit festen Dienstplänen dürfen die Aufzeichnungen den Dienstplan zeigen, bestätigen, dass die Stunden gearbeitet wurden, und in abweichenden Wochen die genauen Stunden nennen (29 CFR 516.2(c)). Vergleichen Sie drei Unterlagen: den Dienstplan, die Zeiterfassung und das Lohnjournal.

Bleibt nach Abgleich von Zeitpunkt, Festgehältern und Löhnen des Servicepersonals mit Trinkgeld eine Lücke, werden ein Käufer oder Kreditgeber danach fragen. Liegt die Ursache in Zahlungen außerhalb der Lohnabrechnung, folgen Fragen zu Lohnsteuern und Lohngesetzen, und die Bücher brauchen eine fachliche Prüfung, bevor sich jemand auf die Zeile der Personalkosten verlässt. Eine verantwortliche Person, die vorsätzlich Lohnsteuern nicht einzieht und nicht abführt, kann die nicht abgeführte Steuer der Arbeitnehmer persönlich schulden (26 U.S.C. 6672); der IRS hat in der Regel 3 Jahre Zeit, sie festzusetzen, gerechnet ab dem späteren der beiden Zeitpunkte, dem Einreichungsdatum oder dem folgenden 15. April, bei einer nicht eingereichten Erklärung ohne Frist. Siehe Rückstand bei Lohnsteuern.

Was sollten Käufer oder Kreditgeber an der Gewinn- und Verlustrechnung eines Restaurants prüfen?

Ein Käufer oder Kreditgeber sollte prüfen, ob sich jede Kostenposition auf eine Unterlage aus dem Monat stützt, zu dem sie gehört: Zählungen, Rechnungen, Lohn- und Zeitunterlagen.

Für eine vollständige Prüfung vor dem Kauf siehe Bücher des Verkäufers vor dem Kauf prüfen. Für die Anfrage eines Kreditgebers siehe Einkommen gegenüber einem Kreditgeber nachweisen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Wareneinsatz für März

Ein Bistro beginnt den März mit $5.000 Lebensmitteln im Regal, kauft für $30.000 ein und zählt am Monatsende $13.000. Der Wareneinsatz im März beträgt $5.000 + $30.000 − $13.000 = $22.000, nicht die $30.000 der Einkäufe. Die zusätzlich gekauften Lebensmittel für $8.000 liegen noch im Regal für den April.

Löhne der letzten Märzwoche

Die Löhne der letzten Märzwoche betragen $6.000 und werden am 5. April gezahlt. Am 31. März zeigen die Bücher $6.000 Verbindlichkeiten aus Löhnen, dazu die Lohnsteuern des Arbeitgebers darauf. Die Gewinn- und Verlustrechnung für März trägt die Kosten. Am 5. April löst die Zahlung die Verbindlichkeit auf, und die Gewinn- und Verlustrechnung für April verbucht für diese Woche keinen Aufwand.

Die Monatsrechnung und ihr Prime Cost

Angenommen, die Sales Tax wird den Kunden auferlegt und für den Bundesstaat eingezogen.

Die Vergütung des Eigentümers steht in einer eigenen Zeile nach diesem Gewinn. Ob 56 Prozent richtig sind, hängt vom Konzept und den Preisen des Restaurants ab.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie kaufen oder verkaufen ein Restaurant, oder ein Kreditgeber hat die Gewinn- und Verlustrechnung angefordert: Die Zahlen werden mit den Unterlagen abgeglichen. Beginnen Sie mit Bücher des Verkäufers prüfen und Zurechnungen. Monatliche Zählungen und Lohnabgrenzungen, die nie gebucht wurden, sind Buchhaltung, die vor der Prüfung fertig sein sollte.
• Monate sind nicht abgeschlossen, Wareneinsatz oder Personalkosten schwanken nach Zählung und Abgrenzung weiter, oder die Bücher hinken hinterher: siehe Überfällige Buchhaltung aufholen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die Lohnabrechnung passt nicht zum Dienstplan, oder Schichtarbeiter werden bar bezahlt: siehe Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten, und Rückstand bei Lohnsteuern, wenn Einzahlungen versäumt wurden. Lohnunterlagen, die nicht aufgehen, sind eine Aufgabe für die Buchhaltung.
• Ihre Buchführung ist periodengerecht und Ihre Steuererklärung nach Zahlungseingang, oder Sie sind unsicher, welche die führende Buchführung ist: lesen Sie periodengerechte Buchführung und Steuererklärung nach Zahlungseingang.
• Ein Eigentümer steht in einer S Corporation auf der Lohnliste oder wird über eine Personengesellschaft bezahlt: siehe Gehalt des Eigentümers einer S Corporation und garantierte Zahlungen und Entnahmen.
• Trinkgelder und POS-Umsätze stimmen nicht mit der Bank überein: siehe tägliche POS-Umsätze und Kartentrinkgelder.