أرباح وخسائر المطعم: تكلفة الطعام والعمالة والتكلفة الأساسية

ماذا يجب أن تُظهر قائمة الأرباح والخسائر للمطعم؟

تقابل قائمة الأرباح والخسائر للمطعم مبيعات كل شهر بالطعام والعمالة اللذين أنتجاها. تكلفة الطعام هي ما خرج من الرفوف في ذلك الشهر. والعمالة هي العمل الذي أُنجز في ذلك الشهر. ولا يحدد تاريخ الشراء ولا تاريخ الدفع الشهر.

تصبح الحالة غير بسيطة حين لا تُجرد الرفوف أبدًا في نهاية الشهر، أو تُسجَّل الرواتب بتاريخ الدفع، أو لا تطابق ساعات كشف الرواتب الجدول، أو يختلط البقشيش بالمبيعات، أو يعمل المالك دون راتب. وتخرج أيضًا عن البساطة حين يراجع الأرقامَ شخصٌ آخر: مشترٍ أو بائع أو مُقرض.

اجمع قبل إقفال الشهر: أوراق الجرد لنهاية الشهر، وفواتير الموردين، وسجل الرواتب وسجلات الوقت، وتقارير نقطة البيع.

لماذا تتذبذب تكاليف الطعام والعمالة من شهر إلى آخر؟

تتذبذب التكاليف لأن التوريدات والرواتب تتبع تقويمها الخاص، لا الوجبات المقدَّمة.

• التوريدات تصل بشكل غير منتظم. طلب كبير في الأسبوع الأخير يرفع مشتريات ذلك الشهر دون أن يرفع مبيعاته.
• تواريخ الدفع لا تطابق الأشهر. الرواتب المدفوعة كل أسبوعين فيها 26 يوم دفع في معظم السنوات، فيحمل شهران ثلاثة أيام دفع. وفترة الدفع التي تمتد عبر نهاية الشهر تدفع جزءًا من عمل شهر في الشهر التالي.
• التسجيل على الأساس النقدي ينقل التذبذبين كما هما. فالتكاليف المسجَّلة عند الدفع تتحرك مع التقويم.

جرد الرفوف وتسجيل الأجور غير المدفوعة يزيلان تذبذب التوقيت. والتذبذب الذي يبقى يستحق التفسير: هدر الطعام، أو المبالغة في حجم الحصص، أو وجبات مجانية أو وجبات للعاملين غير مسجَّلة، أو تغيّر أسعار الموردين، أو تركيبة القائمة، أو أخطاء وسجلات ناقصة.

هل من الشائع تعديل تكلفة البضاعة المباعة والعمالة بحسب وقت استخدامهما فعلًا؟

المحاسبة على أساس الاستحقاق تفعل ذلك تمامًا. فهي تسجّل التكلفة في الفترة التي تُتكبَّد فيها، لتقابل التكاليفُ المبيعاتِ التي ساهمت في تحقيقها (المنشور 334). أما الدفاتر على الأساس النقدي فتسجّل معظم التكاليف عند دفعها.

في الطعام، التعديل هو جرد المخزون: فالنشاط الذي يحتفظ بمخزون دفتري يجب أن يجري جردًا فعليًا على فترات معقولة ويعدّل المبلغ الدفتري ليتفق معه (المنشور 538). وفي العمالة، التعديل هو استحقاق الرواتب. أما هل يتبع الإقرار الضريبي التوقيت نفسه فسؤال منفصل، نتناوله أدناه.

كيف أعرف تكلفة الطعام المستخدم فعلًا في الشهر؟

تكلفة الطعام هي مخزون أول الشهر زائد المشتريات، ناقص مخزون آخر الشهر. ويستخدم IRS العملية الحسابية نفسها لتكلفة البضاعة المباعة: مخزون أول المدة زائد المشتريات والتكاليف الأخرى، ناقص مخزون آخر المدة (المنشور 334).

1. اجرد عند إغلاق آخر يوم. اجرد المخزن الجاف والغرفة المبرَّدة والمجمّد والبار. سجّل الكمية وتكلفة الوحدة والقيمة في ورقة جرد، مع اسم من عدّ ومن سعّر، كما يقترح IRS في نماذج المخزون (المنشور 334).
2. حدد رقم أول الشهر. يجب أن يساوي جرد نهاية الشهر الماضي. اشرح أي فرق.
3. أضف المشتريات. استخدم فواتير الموردين للبضائع المستلمة في الشهر، مدفوعة كانت أم لا، ناقصًا الإشعارات الدائنة والمرتجعات. استبعد الطعام الذي يأخذه المالك للاستخدام الشخصي أو العائلي. صاحب المنشأة الفردية يحمّله على سحوبات المالك (المنشور 334)؛ وفي الشراكة أو الشركة، يتوقف تسجيله على نوع الكيان، فاسأل معدّ الإقرارات.
4. اطرح جرد نهاية الشهر. الناتج هو الطعام المستخدم.

يشمل الناتج كل ما خرج من الرفوف، سواء بيع أو فسد أو قُدّم مجانًا أو أكله العاملون. وبدون جرد، تنجرف تكلفة الطعام نحو المشتريات. أبقِ الطعام والمشروبات في سطرين منفصلين إذا كان المطعم يبيع الاثنين. أما المناديل والمواد الكيميائية واللوازم الأخرى فمسألة مختلفة؛ انظر المخزون أو اللوازم.

كيف أضع العمالة في الشهر الذي عمل فيه الموظفون؟

احسب العمالة من ساعات العمل في الشهر، ثم أضف ما يدين به صاحب العمل على تلك الأجور.

1. ابدأ من سجل الرواتب وسجلات الوقت. إذا امتدت فترة الدفع عبر نهاية الشهر، فوزّع إجمالي الأجر بحسب الأيام أو الساعات المعمولة في كل شهر.
2. سجّل الأجور غير المدفوعة في نهاية الشهر. سجّل الأجور المكتسبة وغير المدفوعة بعد كالتزام، واسحبها من الالتزامات يوم الدفع، حتى لا تُحتسب التكلفة مرتين. وتوقيت نهاية السنة والإقرار موجودان في استحقاق الرواتب في نهاية السنة.
3. أضف ضرائب الرواتب على صاحب العمل. يدفع صاحب العمل الضمان الاجتماعي بنسبة ⁦6.2%⁩ (حتى الحد السنوي للأجر) وMedicare بنسبة ⁦1.45%⁩ على الأجور الخاضعة، إضافة إلى ضرائب البطالة الفيدرالية وضرائب الولاية (المنشور 15). تتبع الإيداعات يوم الدفع، لكن التكلفة تنتمي إلى شهر العمل.
4. أضف ضريبة صاحب العمل على البقشيش. بقشيش الموظفين مال الزبائن يمرّ إلى العاملين، وليس مصروف أجور على المطعم. أما الضمان الاجتماعي وMedicare وضرائب البطالة المنطبقة على صاحب العمل بشأنه فتكاليف عمالة، مع مراعاة حدود الأجر الخاضع لها. وفي قائمة الأرباح والخسائر الشهرية، استحقها في الشهر الذي كُسب فيه البقشيش، مثل ضرائب الرواتب الأخرى. ورسوم الخدمة الإلزامية المدفوعة للعاملين أجور وليست بقشيشًا (قواعد IRS للبقشيش). تواريخ الإبلاغ وائتمان البقشيش في النموذج 8846 وقواعد المطاعم الكبيرة موجودة في بقشيش البطاقات.

أي عمالة تدخل في العمالة: أجور العاملين أم ضرائب الرواتب أم أجر المالك؟

أجور العاملين وتكلفة صاحب العمل لتوظيفهم تدخل في العمالة. أما أجر المالك فيتوقف على كيفية تنظيم النشاط، وموضعه سطر مستقل.

عرض أجر المالك في سطر مستقل يتيح مقارنة الأشهر والسنوات على الأساس نفسه، مهما كان نوع الكيان. بالنسبة إلى السحوبات، انظر سحوبات المالك؛ وبالنسبة إلى الشركاء، الدفعات المضمونة والسحوبات.

المبلغ النقدي المدفوع لمن يعمل في المناوبات يبقى عمالة. أما هل هو موظف أم مقاول مستقل فمسألة تصنيف منفصلة (مقاولون قد يكونون موظفين).

ما التكلفة الأساسية، وماذا تتضمن؟

التكلفة الأساسية هي تكلفة الطعام والمشروبات زائد العمالة عن الشهر نفسه. اقسمها على مبيعات الشهر لتراها كنسبة من المبيعات.

التكلفة الأساسية مقياس إداري وليست سطرًا في نموذج ضريبي. وكون نسبة معينة مناسبة أو لا يتوقف على فكرة المطعم وتسعير القائمة ونموذج الخدمة. قارن شهرًا بشهر وفق تعريف ثابت واحد.

سجّل كل دولار من الرواتب مرة واحدة. فإذا كانت رواتب المطبخ في تكلفة المبيعات وتظهر مرة أخرى في العمالة، فالتكلفة الأساسية تحتسبها مرتين. أما أي سطر في الإقرار الضريبي يحمل رواتب المطبخ فسؤال منفصل لمعدّ الإقرارات: يقول المنشور 334 إن العمالة تكون عادةً جزءًا من تكلفة البضاعة المباعة في النشاط الصناعي أو التعديني فقط (المنشور 334).

هل يمكن أن تكون قائمة الأرباح والخسائر الشهرية على أساس الاستحقاق بينما إقراري الضريبي نقدي؟

أحيانًا. يُحتسب الدخل الخاضع للضريبة بالطريقة التي يستخدمها النشاط بانتظام في مسك دفاتره (⁦26 U.S.C. 446(a)⁩). ويقول IRS إن على النشاط استخدام الطريقة نفسها لحساب الدخل الخاضع للضريبة ولمسك الدفاتر (المنشور 334). وتذكر اللوائح أيضًا تسوية أي فروق بين الدفاتر والإقرار مثالًا على السجلات التي تدعمها (⁦26 CFR 1.446-1(a)(4)⁩). ويقول إرشاد IRS إن دافع الضرائب يستوفي قاعدة مطابقة الدفاتر للإقرار إذا سوّى بين الطريقتين واحتفظ بسجلات تدعم التسوية (Rev. Proc. 2015-13، القسم ⁦2.01(4)⁩).

هناك ترتيبان متشابهان وليسا كذلك:

• دفاتر على الأساس النقدي مع تعديلات نهاية الشهر لقائمة الأرباح والخسائر الشهرية: يُضاف جرد المخزون واستحقاق الرواتب فوق الدفاتر، وتُسوّى الفروق.
• دفاتر على أساس الاستحقاق وإقرار نقدي: الطريقتان مختلفتان، فتلزم تسوية بينهما. وهل يجوز لمطعم معين ذلك يتوقف على نوع كيانه وحجمه.

أي الترتيبين لدى المطعم يتوقف على كيفية مسك دفاتره وإقراره فعليًا. وتغيير الطريقة في الإقرار يحتاج موافقة IRS (المنشور 538).

المطعم الذي يحتفظ بمخزون طعام تنطبق عليه أيضًا قاعدة إضافية قد تفرض الاستحقاق للمشتريات والمبيعات. هذه القاعدة واستثناء الأعمال الصغيرة منها في المخزون أو اللوازم. وللمعالجة الكاملة، انظر دفاتر الاستحقاق وإقرار ضريبي نقدي والنقدي أم الاستحقاق.

لماذا تدل الرواتب على ساعات عمل أقل من الجدول؟

يُظهر الجدول الساعات المخطط لها. أما الرواتب فتُظهر الأجر عن فترة ما، فقسمة دولارات الرواتب على سعر الأجر تعطي ساعات ضمنية قد تقل عن الجدول لعدة أسباب عادية.

بالنسبة إلى الموظفين الخاضعين لقواعد الحد الأدنى الفيدرالي للأجور أو العمل الإضافي، يجب على صاحب العمل تسجيل الساعات المعمولة في كل يوم عمل والمجموع في كل أسبوع عمل (⁦29 CFR 516.2(a)(7)⁩). وبالنسبة إلى الموظفين ذوي الجداول الثابتة، يجوز أن تُظهر السجلات الجدول، وتؤكد أن الساعات عُملت، وتسرد الساعات الدقيقة في الأسابيع المختلفة (⁦29 CFR 516.2(c)⁩). قارن ثلاثة سجلات: الجدول وسجلات الوقت وسجل الرواتب.

إذا بقيت فجوة بعد مطابقة التوقيت وأجور العاملين بالراتب والعاملين بالبقشيش، فسيسأل عنها المشتري أو المُقرض. وإذا كان السبب دفع مبالغ خارج كشوف الرواتب، فتتبعه أسئلة ضرائب الرواتب وقوانين الأجور، وتحتاج الدفاتر مراجعة مهنية قبل أن يعتمد أحد على سطر العمالة. والشخص المسؤول الذي يتعمد عدم تحصيل ضريبة الرواتب وتوريدها قد يدين شخصيًا بضريبة الموظفين غير المدفوعة (⁦26 U.S.C. 6672⁩)؛ ولدى IRS عمومًا 3 سنوات لتقديرها، تُحسب من الأحدث بين تاريخ التقديم و15 أبريل التالي، ولا حد زمنيًا للإقرار غير المقدَّم. انظر التأخر في ضرائب الرواتب.

ما الذي يجب أن يفحصه المشتري أو المُقرض في قائمة الأرباح والخسائر للمطعم؟

على المشتري أو المُقرض أن يتأكد من أن كل تكلفة مرتبطة بسجل من الشهر الذي تنتمي إليه: جرد وفواتير وسجلات رواتب ووقت.

لمراجعة شراء كاملة، انظر فحص دفاتر البائع قبل الشراء. ولطلب مُقرض، انظر إثبات الدخل لمُقرض.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ والمبالغ بالدولار الأمريكي.

تكلفة الطعام لشهر مارس

يبدأ مطعم بيسترو شهر مارس بطعام قيمته 5,000 دولار على الرفوف، ويشتري بمبلغ 30,000 دولار، ويجرد في نهاية الشهر 13,000 دولار. تكلفة الطعام في مارس هي 5,000 + 30,000 − 13,000 = 22,000 دولار، وليست 30,000 دولار هي المشتريات. فالـ 8,000 دولار الزائدة من الطعام المشترى ما زالت على الرفوف لشهر أبريل.

رواتب الأسبوع الأخير من مارس

رواتب الأسبوع الأخير من مارس 6,000 دولار وتُدفع في 5 أبريل. وفي 31 مارس تُظهر الدفاتر 6,000 دولار أجورًا مستحقة الدفع، إضافة إلى ضريبة الرواتب على صاحب العمل عنها. وتتحمل قائمة مارس هذه التكلفة. وفي 5 أبريل يُسدّد الدفع الالتزام، فلا تسجّل قائمة أبريل أي مصروف لذلك الأسبوع.

قائمة شهر وتكلفتها الأساسية

افترض أن ضريبة المبيعات مفروضة على الزبائن ومحصّلة لصالح الولاية.

يُوضع أجر المالك في سطر مستقل بعد هذا الربح. وكون ⁦56%⁩ مناسبة أو لا يتوقف على فكرة المطعم وتسعيره.

هل وضعك مختلف؟

• تشتري مطعمًا أو تبيعه، أو طلب منك مُقرض قائمة الأرباح والخسائر: ستُقارن الأرقام بالسجلات. ابدأ بـفحص دفاتر البائع والإضافات الراجعة. أما جرد نهاية الشهر وقطع الرواتب الذي لم يُسجَّل قط فهو عمل مسك دفاتر يجب إنهاؤه قبل المراجعة.
• الأشهر غير مقفلة، أو ما زال الطعام أو العمالة يتذبذب بعد الجرد والاستحقاقات، أو الدفاتر متأخرة: انظر استكمال الدفاتر المتأخرة ومساعدة مسك الدفاتر.
• الرواتب لا تطابق الجدول، أو يُدفع للعاملين في المناوبات نقدًا: انظر مقاولون قد يكونون موظفين، والتأخر في ضرائب الرواتب إذا فاتت الإيداعات. وسجلات الرواتب التي لا تتطابق عمل مسك دفاتر.
• دفاترك على أساس الاستحقاق وإقرارك نقدي، أو لا تعرف أيهما دفتر السجل الأصلي: اقرأ دفاتر الاستحقاق وإقرار ضريبي نقدي.
• مالك على كشف الرواتب في شركة S، أو يتقاضى أجره عبر شراكة: انظر راتب مالك شركة S والدفعات المضمونة والسحوبات.
• البقشيش ومبيعات نقطة البيع لا تطابق البنك: انظر مبيعات نقطة البيع اليومية وبقشيش البطاقات.