Estado de resultados de un restaurante: comida y mano de obra

¿Qué debe mostrar el estado de resultados de un restaurante?

El estado de resultados de un restaurante hace coincidir las ventas de cada mes con la comida y el trabajo que las produjeron. El costo de comida es lo que salió de los estantes ese mes. La mano de obra es el trabajo hecho ese mes. Las fechas de compra y de pago no deciden el mes.

Un caso deja de ser sencillo cuando nunca se cuentan los estantes a fin de mes, la nómina se registra por fecha de pago, las horas de nómina no coinciden con el horario, las propinas están dentro de las ventas o el propietario trabaja sin recibir sueldo. También deja de ser sencillo cuando otra persona va a revisar las cifras: un comprador, un vendedor o un prestamista.

Reúna antes de cerrar un mes: las hojas de conteo de fin de mes, las facturas de proveedores, el registro de nómina y los registros de tiempo, y los reportes del POS.

¿Por qué los costos de comida y mano de obra cambian tanto de un mes a otro?

Los costos cambian porque las entregas y los pagos siguen su propio calendario, no el de las comidas servidas.

• Las entregas llegan de forma despareja. Un pedido grande en la última semana sube las compras de ese mes sin subir sus ventas.
• Las fechas de pago no coinciden con los meses. Una nómina que se paga cada dos semanas tiene 26 pagos en la mayoría de los años, así que dos meses cargan tres. Un período de pago que cruza el fin de mes paga en el mes siguiente parte del trabajo del mes anterior.
• Registrar por efectivo traslada ambos vaivenes tal cual. Los costos registrados cuando se pagan se mueven con el calendario.

Contar los estantes y registrar los salarios sin pagar eliminan el vaivén por fechas. Si queda un vaivén, vale la pena explicarlo: desperdicio, porciones excesivas, cortesías o comidas del personal sin registrar, cambios de precio de proveedores, mezcla del menú, o errores y registros faltantes.

¿Es práctica común ajustar el costo de los bienes vendidos y la mano de obra al momento en que realmente se usaron?

La contabilidad en método de acumulación hace exactamente eso. Registra un costo en el período en que se incurre, de modo que los costos coinciden con las ventas que ayudaron a generar (Publication 334). Los libros en método de efectivo registran la mayoría de los costos cuando se pagan.

En la comida, el ajuste es el conteo de inventario: un negocio que lleva inventario en libros debe hacer un inventario físico a intervalos razonables y ajustar el monto en libros para que coincida (Publication 538). En la mano de obra, el ajuste es la acumulación de nómina. Si la declaración de impuestos sigue el mismo calendario es otra pregunta, que se explica abajo.

¿Cómo encuentro el costo de comida que realmente se usó en el mes?

El costo de comida es el inventario inicial más las compras, menos el inventario final. El IRS usa la misma aritmética para el costo de los bienes vendidos: inventario inicial más compras y otros costos, menos inventario final (Publication 334).

1. Cuente al cierre del último día. Cuente la bodega seca, la cámara frigorífica, el congelador y la barra. Anote la cantidad, el costo unitario y el valor en una hoja de conteo, con quién contó y quién puso los precios, como sugiere el IRS para los formularios de inventario (Publication 334).
2. Fije la cifra inicial. Debe ser igual al conteo final del mes anterior. Explique cualquier diferencia.
3. Sume las compras. Use las facturas de proveedores por la mercancía recibida en el mes, pagada o no, menos créditos y devoluciones. Reste la comida que el propietario retira para uso personal o familiar. Un propietario único la carga a sus retiros (Publication 334); en una sociedad de personas o una corporación, cómo se registra depende del tipo de entidad, así que consulte al preparador.
4. Reste el conteo final. El resultado es la comida usada.

El resultado incluye todo lo que salió de los estantes, ya sea vendido, echado a perder, regalado como cortesía o comido por el personal. Sin conteo, el costo de comida tiende a igualar las compras. Si el restaurante vende comida y bebida, llévelas en líneas separadas. Las servilletas, los productos químicos y otros suministros son otra cuestión; vea inventario o suministros.

¿Cómo registro la mano de obra en el mes en que se trabajó?

Tome la mano de obra de las horas trabajadas en el mes y luego sume lo que el empleador debe por esos salarios.

1. Parta del registro de nómina y de los registros de tiempo. Si un período de pago cruza el fin de mes, divida el pago bruto según los días o las horas trabajadas en cada mes.
2. Registre los salarios sin pagar a fin de mes. Registre como pasivo los salarios ganados pero aún no pagados y cancélelo el día de pago, para no contar el costo dos veces. El momento del cierre del año y la declaración se explican en nómina acumulada al cierre del año.
3. Sume los impuestos de nómina del empleador. El empleador paga el Seguro Social al 6.2% (hasta la base salarial anual) y Medicare al 1.45% sobre los salarios cubiertos, además de los impuestos federal y estatal por desempleo (Publication 15). Los depósitos siguen el día de pago, pero el costo pertenece al mes del trabajo.
4. Sume el impuesto del empleador sobre las propinas. Las propinas de los empleados son dinero de los clientes que pasa al personal, no un gasto salarial del restaurante. El Seguro Social, Medicare y los impuestos por desempleo aplicables que paga el empleador sobre ellas son costos de mano de obra, sujetos a sus bases salariales. Para el estado de resultados mensual, acumúlelos en el mes en que se ganaron las propinas, como los demás impuestos de nómina. Un cargo por servicio obligatorio que se paga al personal son salarios, no una propina (reglas de propinas del IRS). Las fechas de informe, el crédito por propinas del Form 8846 y las reglas para restaurantes grandes están en propinas con tarjeta.

¿Qué mano de obra entra: salarios del personal, impuestos de nómina, pago del propietario?

Los salarios del personal y el costo del empleador por tenerlos van en la mano de obra. El pago del propietario depende de cómo esté organizado el negocio, y va en su propia línea.

Mostrar el pago del propietario en su propia línea permite comparar los meses y los años sobre la misma base, sea cual sea el tipo de entidad. Sobre los retiros, vea retiros del propietario; sobre los socios, pagos garantizados y retiros.

El efectivo que se paga a alguien que cubre turnos sigue siendo mano de obra. Si esa persona es empleada o contratista es otra cuestión, la de la clasificación (contratistas que podrían ser empleados).

¿Qué es el costo primo y qué incluye?

El costo primo es el costo de comida y bebida más la mano de obra del mismo mes. Divídalo entre las ventas del mes para verlo como porcentaje de las ventas.

El costo primo es una medida de gestión, no una línea de un formulario de impuestos. Qué porcentaje es el adecuado depende del concepto, los precios del menú y el modelo de servicio. Compare mes a mes con una definición fija.

Registre cada dólar de nómina una sola vez. Si la nómina de cocina está en el costo de ventas y otra vez en la mano de obra, el costo primo la cuenta dos veces. En qué línea de la declaración de impuestos va la nómina de cocina es otra pregunta, para el preparador: la Publication 334 dice que la mano de obra suele formar parte del costo de los bienes vendidos solo en un negocio de manufactura o minería (Publication 334).

¿Mi estado de resultados mensual puede ser en método de acumulación y mi declaración de impuestos en método de efectivo?

A veces. El ingreso gravable se calcula con el método que el negocio usa regularmente para llevar sus libros (26 U.S.C. 446(a)). El IRS dice que un negocio debe usar el mismo método para calcular el ingreso gravable y para llevar sus libros (Publication 334). Los reglamentos también mencionan una conciliación de las diferencias entre los libros y la declaración como ejemplo de los registros que los respaldan (26 CFR 1.446-1(a)(4)). Una guía del IRS dice que un contribuyente cumple la regla de libros y declaración si concilia los dos métodos y conserva registros que respalden la conciliación (Rev. Proc. 2015-13, sección 2.01(4)).

Dos configuraciones se parecen y no son iguales:

• Libros en método de efectivo con ajustes de fin de mes para el estado de resultados mensual: el conteo de inventario y la acumulación de nómina se agregan encima, y las diferencias se concilian.
• Libros en método de acumulación y declaración en método de efectivo: los dos métodos difieren, por lo que se necesita una conciliación entre ellos. Si un restaurante en particular puede hacerlo depende de su tipo de entidad y su tamaño.

Cuál tiene un restaurante depende de cómo se llevan realmente sus libros y su declaración. Cambiar el método en la declaración requiere la aprobación del IRS (Publication 538).

Un restaurante que lleva inventario de comida también está sujeto a una regla adicional que puede exigir el método de acumulación para compras y ventas. Esa regla y su excepción para pequeños negocios están en inventario o suministros. Para el tratamiento completo, vea libros en método de acumulación y declaración en método de efectivo y método de efectivo o de acumulación.

¿Por qué la nómina implica menos horas de trabajo que el horario?

El horario muestra las horas planificadas. La nómina muestra el pago de un período, así que dividir los dólares de nómina entre una tarifa por hora da horas implícitas que pueden quedar por debajo del horario por varias razones comunes.

Para los empleados cubiertos por las reglas federales de salario mínimo u horas extra, el empleador debe registrar las horas trabajadas cada día laboral y el total de cada semana laboral (29 CFR 516.2(a)(7)). Para los empleados con horarios fijos, los registros pueden mostrar el horario, confirmar que se trabajaron las horas y detallar las horas exactas en las semanas que difieren (29 CFR 516.2(c)). Compare tres registros: el horario, los registros de tiempo y el registro de nómina.

Cuando queda una diferencia después de cuadrar las fechas, el pago de asalariados y los salarios del personal con propinas, un comprador o prestamista preguntará por ella. Si la causa es pago fuera de la nómina, siguen preguntas sobre impuestos de nómina y leyes salariales, y los libros necesitan una revisión profesional antes de que alguien confíe en la línea de mano de obra. Una persona responsable que deliberadamente no retiene ni paga el impuesto de nómina puede deber personalmente el impuesto no pagado de los empleados (26 U.S.C. 6672); el IRS generalmente tiene 3 años para determinarlo, contado desde la fecha posterior entre la de presentación o el siguiente 15 de abril, sin límite si la declaración no se presentó. Vea atrasado en los impuestos de nómina.

¿Qué debe revisar un comprador o prestamista en el estado de resultados de un restaurante?

Un comprador o prestamista debe revisar que cada costo corresponda a un registro del mes al que pertenece: conteos, facturas, y registros de nómina y de tiempo.

Para una revisión completa de compra, vea revisar los libros de un vendedor antes de comprar. Para la solicitud de un prestamista, vea demostrar ingresos a un prestamista.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

Costo de comida de marzo

Un bistró empieza marzo con $5,000 de comida en los estantes, compra $30,000 y cuenta $13,000 a fin de mes. El costo de comida de marzo es $5,000 + $30,000 − $13,000 = $22,000, no los $30,000 de compras. Los $8,000 adicionales de comida comprada siguen en los estantes para abril.

Nómina de la última semana de marzo

La nómina de la última semana de marzo es de $6,000 y se paga el 5 de abril. El 31 de marzo los libros muestran $6,000 de salarios por pagar, más el impuesto de nómina del empleador sobre ellos. El estado de resultados de marzo carga el costo. El 5 de abril el pago cancela la cuenta por pagar, y el estado de resultados de abril no registra gasto por esa semana.

El estado de resultados de un mes y su costo primo

Suponga que el impuesto sobre las ventas se impone a los clientes y se cobra para el estado.

El pago del propietario va en su propia línea después de esta utilidad. Si 56% es lo adecuado depende del concepto y de los precios del restaurante.

¿Su caso es distinto?

• Está comprando o vendiendo un restaurante, o un prestamista pidió el estado de resultados: las cifras se compararán con los registros. Empiece con revisar los libros de un vendedor y ajustes. Los conteos de fin de mes y los cortes de nómina que nunca se registraron son trabajo de registro contable que conviene terminar antes de la revisión.
• Los meses no están cerrados, la comida o la mano de obra siguen oscilando después de los conteos y las acumulaciones, o los libros están atrasados: vea ponerse al día con libros atrasados y ayuda con el registro contable.
• La nómina no coincide con el horario, o el personal de turnos cobra en efectivo: vea contratistas que podrían ser empleados, y atrasado en los impuestos de nómina si se omitieron depósitos. Los registros de nómina que no cuadran son un trabajo de registro contable.
• Sus libros están en método de acumulación y su declaración en método de efectivo, o no sabe cuál es el libro de registro: lea libros en método de acumulación y declaración en método de efectivo.
• Un propietario está en la nómina de una corporación S o cobra a través de una sociedad de personas: vea sueldo del propietario de una corporación S y pagos garantizados y retiros.
• Las propinas y las ventas del POS no cuadran con el banco: vea ventas diarias del POS y propinas con tarjeta.