Para quem é
- Proprietários de restaurantes nos EUA cujos custos mensais de comida e mão de obra oscilam sem motivo claro
- Proprietários que compram ou vendem um restaurante, ou enviam a P&L a um credor
- Responsáveis contábeis que fecham o mês de um restaurante em escrituração por competência
Não abordado aqui
- Registro das vendas diárias do POS, das taxas de cartão e dos depósitos
- Conciliação dos relatórios do POS com a declaração de imposto sobre vendas
- Divisão de gorjetas, regras de salário com crédito de gorjetas (tip credit) e leis salariais estaduais
- Avaliação de um restaurante ou definição de um percentual-alvo de custo
O que a demonstração do resultado de um restaurante deve mostrar?
A P&L de um restaurante combina as vendas de cada mês com a comida e a mão de obra que as geraram. O custo de comida é o que saiu das prateleiras no mês. A mão de obra é o trabalho feito no mês. As datas de compra e de pagamento não decidem o mês.
| Seção da P&L | O que contém |
|---|---|
| Vendas | Vendas de alimentos e bebidas conforme os relatórios do POS (sistema de caixa), depois de descontos e reembolsos. O imposto sobre vendas cobrado do comprador e repassado ao estado, e as gorjetas voluntárias no cartão devidas aos empregados, são passivos, não vendas. O imposto cobrado do restaurante como vendedor e recuperado dos clientes, e as gorjetas que um empresário individual recebe diretamente, são renda do negócio; confira qual tipo o seu estado cobra e concilie qualquer apresentação líquida com a declaração. Uma taxa de serviço obrigatória é venda; a parte paga à equipe é salário, dentro da mão de obra (vendas diárias do POS; gorjetas no cartão). |
| Custo de alimentos e bebidas | Contagem inicial mais compras, menos a contagem final. |
| Mão de obra | Salários, impostos do empregador sobre a folha e custos de benefícios pelo trabalho feito no mês. |
| Custo primário (prime cost) | Custo de alimentos e bebidas mais mão de obra. |
| Outros custos operacionais | Aluguel, contas de consumo, taxas de processamento de cartão, comissões de aplicativos de entrega, reparos, materiais. |
| Remuneração do proprietário | Em linha própria, para que os meses sejam comparáveis. A retirada de um empresário individual não é despesa; o pagamento garantido de um sócio e o salário de um diretor que trabalha na empresa são (veja abaixo). |
| Lucro líquido | Vendas menos comida, mão de obra e outros custos, e menos a remuneração do proprietário apenas quando ela é despesa do negócio. |
O caso deixa de ser simples quando as prateleiras nunca são contadas no fim do mês, a folha é lançada pela data de pagamento, as horas da folha não batem com a escala, as gorjetas estão dentro das vendas ou o proprietário trabalha sem salário. Também deixa de ser simples quando outra pessoa vai conferir os números: um comprador, um vendedor ou um credor.
Reúna antes de fechar um mês: as fichas de contagem do fim do mês, as faturas dos fornecedores, o relatório da folha de pagamento e os registros de ponto, e os relatórios do POS.
Por que os custos de comida e de mão de obra oscilam de um mês para o outro?
Os custos oscilam porque as entregas e os pagamentos seguem calendário próprio, e não as refeições servidas.
- As entregas chegam de forma desigual. Um pedido grande na última semana aumenta as compras do mês sem aumentar as vendas.
- As datas de pagamento não coincidem com os meses. Uma folha paga a cada duas semanas tem 26 pagamentos na maioria dos anos, então dois meses levam três. Um período de pagamento que atravessa o fim do mês paga parte do trabalho de um mês no mês seguinte.
- O registro pelo regime de caixa repassa as duas oscilações direto. Os custos lançados quando pagos acompanham o calendário.
Contar as prateleiras e lançar os salários não pagos eliminam a oscilação de datas. Uma oscilação que resta merece explicação: desperdício, porções acima do padrão, cortesias ou refeições da equipe não registradas, mudanças de preço de fornecedores, mix do cardápio, erros e registros ausentes.
É prática comum ajustar o custo das mercadorias vendidas e a mão de obra para o momento em que realmente foram usados?
A contabilidade por competência faz exatamente isso. Ela registra um custo no período em que ele é incorrido, de modo que os custos acompanham as vendas que ajudaram a gerar (Publication 334). A escrituração pelo regime de caixa registra a maioria dos custos quando pagos.
Para a comida, o ajuste é a contagem do estoque: um negócio que mantém estoque contábil deve fazer um inventário físico em intervalos razoáveis e ajustar o valor contábil para que concorde com ele (Publication 538). Para a mão de obra, o ajuste é a provisão da folha de pagamento. Se a declaração de imposto segue o mesmo critério de datas, é outra questão, tratada abaixo.
Como encontro o custo de comida realmente usado no mês?
O custo de comida é o estoque inicial mais as compras, menos o estoque final. O IRS usa a mesma conta para o custo das mercadorias vendidas: estoque inicial mais compras e outros custos, menos o estoque final (Publication 334).
- Conte no fechamento do último dia. Conte o estoque seco, a câmara fria, o freezer e o bar. Registre quantidade, custo unitário e valor em uma ficha de contagem, com quem contou e quem precificou, como o IRS sugere para formulários de estoque (Publication 334).
- Defina o valor inicial. Ele deve ser igual à contagem final do mês anterior. Explique qualquer diferença.
- Some as compras. Use as faturas dos fornecedores para as mercadorias recebidas no mês, pagas ou não, menos créditos e devoluções. Retire a comida que o proprietário leva para uso pessoal ou da família. Um empresário individual lança isso nas retiradas do proprietário (Publication 334); para uma sociedade de pessoas ou corporação, o registro depende do tipo de entidade, então pergunte ao preparador.
- Subtraia a contagem final. O resultado é a comida usada.
O resultado inclui tudo o que saiu das prateleiras, seja vendido, estragado, oferecido de cortesia ou comido pela equipe. Sem contagem, o custo de comida tende a seguir as compras. Mantenha alimentos e bebidas em linhas separadas se o restaurante vende os dois. Guardanapos, produtos de limpeza e outros materiais são outra questão; veja estoque ou materiais.
Como lanço a mão de obra no mês em que foi trabalhada?
Tome a mão de obra das horas trabalhadas no mês e some o que o empregador deve sobre esses salários.
- Parta do relatório da folha e dos registros de ponto. Se um período de pagamento atravessa o fim do mês, divida o salário bruto pelos dias ou horas trabalhados em cada mês.
- Lance os salários não pagos no fim do mês. Registre os salários ganhos e ainda não pagos como passivo e baixe-o no dia do pagamento, para que o custo não seja contado duas vezes. O fim do ano e a declaração estão em folha provisionada no fim do ano.
- Some os impostos do empregador sobre a folha. O empregador paga Social Security a 6,2% (até o limite salarial anual) e Medicare a 1,45% sobre os salários cobertos, além dos impostos federal e estadual de seguro-desemprego (Publication 15). Os recolhimentos seguem a data de pagamento, mas o custo pertence ao mês do trabalho.
- Some o imposto do empregador sobre gorjetas. As gorjetas dos empregados são dinheiro dos clientes repassado à equipe, não despesa salarial do restaurante. O Social Security, o Medicare e os impostos de seguro-desemprego aplicáveis do empregador sobre elas são custos de mão de obra, sujeitos aos seus limites salariais. Na P&L mensal, provisione-os no mês em que as gorjetas foram ganhas, como os demais impostos da folha. Uma taxa de serviço obrigatória paga à equipe é salário, não gorjeta (regras do IRS sobre gorjetas). As datas de declaração, o crédito sobre gorjetas do Form 8846 e as regras para restaurantes grandes estão em gorjetas no cartão.
Que mão de obra entra: salários da equipe, impostos sobre a folha, remuneração do proprietário?
Os salários da equipe e o custo do empregador para empregá-la entram na mão de obra. A remuneração do proprietário depende de como o negócio é organizado e pertence a uma linha própria.
| Item | Entra na mão de obra? | Por quê |
|---|---|---|
| Pagamento de horistas e assalariados, horas extras, bônus | Sim | Salário inclui toda remuneração por serviços, em dinheiro ou outras formas (Publication 15). |
| Social Security, Medicare e seguro-desemprego do empregador, custos de benefícios | Sim | Existem só porque a equipe foi contratada. Agrupe-os com os salários de que decorrem. |
| Imposto do empregador sobre gorjetas declaradas; taxas de serviço pagas à equipe | Sim | As gorjetas em si passam direto à equipe; o imposto do empregador e os salários pagos com a taxa de serviço são custo do restaurante. |
| Pagamento do próprio empresário individual | Não | Um empresário individual não é empregado. Os salários do Schedule C excluem valores pagos a você mesmo, e as retiradas vão para o patrimônio líquido (instruções do Schedule C; Publication 334). |
| Pagamento de sócio | Linha própria | Uma sociedade de pessoas deduz os pagamentos garantidos como despesa do negócio, não como salários (Publication 541). |
| Diretor de corporação que trabalha no restaurante | Salário, em linha própria | Os diretores de corporação que trabalham no negócio são empregados, e uma corporação S deve tratar os pagamentos como salários na medida em que sejam remuneração razoável por serviços (Publication 15). |
Mostrar a remuneração do proprietário em linha própria permite comparar meses e anos na mesma base, seja qual for o tipo de entidade. Para retiradas, veja retiradas do proprietário; para sócios, pagamentos garantidos e retiradas.
O dinheiro pago a quem trabalha em turnos continua sendo mão de obra. Se essa pessoa é empregada ou prestadora de serviços é outra questão de classificação (prestadores de serviços que podem ser empregados).
O que é o custo primário e o que entra nele?
O custo primário é o custo de alimentos e bebidas mais a mão de obra do mesmo mês. Divida-o pelas vendas do mês para vê-lo como percentual das vendas.
O custo primário é uma medida de gestão, não uma linha de formulário fiscal. Se um determinado percentual é adequado depende do conceito, dos preços do cardápio e do modelo de serviço. Compare mês a mês com uma definição fixa.
| Entra no custo primário | Não entra no custo primário |
|---|---|
| Alimentos e bebidas usados (inicial + compras − final) | Aluguel, contas de consumo, reparos, taxas de cartão |
| Salários da equipe pelo trabalho feito no mês | Remuneração do proprietário em linha própria |
| Impostos do empregador sobre a folha e custos de benefícios sobre esses salários | Imposto sobre vendas e gorjetas no cartão devidos a terceiros |
Lance cada dólar da folha uma só vez. Se a folha da cozinha está no custo das vendas e de novo na mão de obra, o custo primário a conta duas vezes. Em qual linha da declaração de imposto fica a folha da cozinha é outra questão, para o preparador: a Publication 334 diz que a mão de obra geralmente faz parte do custo das mercadorias vendidas apenas em um negócio de fabricação ou mineração (Publication 334).
Minha P&L mensal pode ser por competência enquanto minha declaração de imposto é pelo regime de caixa?
Às vezes. A renda tributável é calculada pelo método que o negócio usa regularmente em sua escrituração (26 U.S.C. 446(a)). O IRS diz que um negócio deve usar o mesmo método para apurar a renda tributável e para manter a escrituração (Publication 334). A regulamentação também cita, como exemplo dos registros que sustentam a escrituração, uma conciliação de quaisquer diferenças entre a escrituração e a declaração (26 CFR 1.446-1(a)(4)). A orientação do IRS diz que o contribuinte cumpre a regra de ligação entre a escrituração e a declaração se concilia os dois métodos e mantém registros que sustentam a conciliação (Rev. Proc. 2015-13, seção 2.01(4)).
Dois arranjos parecem iguais e não são:
- Escrituração pelo regime de caixa com ajustes de fim de mês para a P&L mensal: a contagem do estoque e a provisão da folha são acrescentadas por cima, e as diferenças são conciliadas.
- Escrituração por competência e declaração pelo regime de caixa: os dois métodos diferem, então é preciso uma conciliação entre eles. Se um restaurante pode fazer isso depende do tipo de entidade e do porte.
Qual dos dois um restaurante tem depende de como a escrituração e a declaração são mantidas de fato. Mudar o método na declaração exige a aprovação do IRS (Publication 538).
Um restaurante que mantém estoque de comida também se sujeita a uma regra adicional que pode exigir o regime de competência para compras e vendas. Essa regra e sua exceção para pequenos negócios estão em estoque ou materiais. Para o tratamento completo, veja escrituração por competência e declaração de imposto pelo regime de caixa e regime de caixa ou de competência.
Por que a folha indica menos horas de trabalho do que a escala?
A escala mostra as horas planejadas. A folha mostra o pagamento de um período; por isso, dividir os dólares da folha por um valor-hora dá horas implícitas que podem ficar abaixo da escala por vários motivos comuns.
| Possível motivo | O que conferir |
|---|---|
| Períodos diferentes | Os relatórios da folha cobrem períodos de pagamento, e a escala cobre semanas do calendário. Alinhe as datas primeiro. |
| Escalado não é trabalhado | Dispensas antecipadas, faltas e troca de turnos mudam as horas. Compare a escala com os registros de ponto. |
| Assalariados | Um gerente assalariado recebe por período, então a escala mostra horas que o pagamento por hora não mostra. |
| Equipe que recebe gorjetas | Onde a lei estadual permite o crédito de gorjetas (tip credit) e as condições federais de aviso e de retenção das gorjetas são cumpridas, o salário em dinheiro de um empregado que recebe gorjetas pode ser menor (29 U.S.C. 203(m)(2)(A)). Dividir esse pagamento por um único valor médio mais alto subestima as horas. Alguns estados proíbem o crédito (Califórnia); um salário mínimo estadual mais alto é uma verificação à parte (29 U.S.C. 218(a)). |
| Trabalho fora da folha | Tempo do proprietário ou da família, ou dinheiro pago a quem trabalha em turnos. Salário inclui toda remuneração por serviços, em dinheiro ou outras formas (Publication 15). |
Para os empregados cobertos pelas regras federais de salário mínimo ou de horas extras, o empregador deve registrar as horas trabalhadas em cada dia de trabalho e o total de cada semana (29 CFR 516.2(a)(7)). Para empregados com escalas fixas, os registros podem mostrar a escala, confirmar que as horas foram trabalhadas e listar as horas exatas nas semanas que diferem (29 CFR 516.2(c)). Compare três registros: a escala, os registros de ponto e o relatório da folha.
Quando resta uma diferença depois de acertar datas, salários fixos e salários da equipe com gorjetas, um comprador ou credor vai perguntar sobre ela. Se a causa é pagamento fora da folha, surgem questões de imposto sobre a folha e de lei salarial, e a escrituração precisa de revisão profissional antes de alguém confiar na linha de mão de obra. Uma pessoa responsável que deixa de propósito de reter e repassar o imposto sobre a folha pode ter de pagar pessoalmente o imposto do empregado não recolhido (26 U.S.C. 6672); o IRS geralmente tem 3 anos para lançá-lo, contados a partir da data mais tardia entre a data de entrega e o próximo 15 de abril, sem limite para uma declaração não entregue. Veja atraso nos impostos da folha.
O que um comprador ou credor deve conferir na P&L de um restaurante?
Um comprador ou credor deve conferir se cada custo se liga a um registro do mês a que pertence: contagens, faturas, registros da folha e de ponto.
| Conferir | O que procurar |
|---|---|
| Custo de comida | Fichas de contagem datadas do fim do mês, e cada contagem inicial igual à contagem final anterior (Publication 334). |
| Compras | Faturas e pagamentos de fornecedores que sustentam o mês, inclusive faturas não pagas no fim do mês. |
| Mão de obra por mês | A linha de mão de obra se liga ao relatório da folha por período de pagamento, com a última semana não paga lançada no mês em que foi trabalhada. |
| Totais da folha | Os salários da P&L, os salários de diretores na linha de remuneração do proprietário e as gorjetas informadas pela equipe (que ficam fora da P&L) devem ficar próximos da linha 2 do Form 941 dos mesmos trimestres. A linha 2 contém os valores que estariam na caixa 1 dos W-2 (instruções do Form 941). A caixa 1 deixa de fora diferimentos eletivos, como contribuições ao 401(k), e inclui benefícios adicionais tributáveis (instruções do W-2). Os Forms 941 seguem as datas de pagamento, então espere diferenças de data. Uma diferença que persiste é uma pergunta para o preparador. |
| Gorjetas e taxas de serviço | Gorjetas dos empregados fora das vendas; as gorjetas do próprio empresário individual na renda do negócio. Taxas de serviço nas vendas, com a parte paga à equipe nos salários. |
| Remuneração do proprietário | Em linha própria, mostrada do mesmo modo todo mês, para que os meses sejam comparáveis. |
| Trabalho do proprietário e da família | O tempo não pago ou pago em dinheiro do proprietário e da família é um custo de mão de obra que a P&L pode omitir, então o lucro pode parecer maior do que é. Veja ajustes e lucro discricionário do vendedor. |
| Horas | A escala, os registros de ponto e o relatório da folha concordam, ou a diferença está explicada. |
| Método | O mesmo método todo mês, com conciliação com a declaração de imposto (26 CFR 1.446-1(a)(4)). |
| Custo primário (prime cost) | Recalculado a partir das peças acima, não copiado da P&L. |
Para uma revisão completa de compra, veja conferir a escrituração do vendedor antes de comprar. Para o pedido de um credor, veja comprovar renda a um credor.
Exemplo
Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.
Custo de comida de março
Um bistrô começa março com US$5.000 de comida nas prateleiras, compra US$30.000 e conta US$13.000 no fim do mês. O custo de comida de março é US$5.000 + US$30.000 − US$13.000 = US$22.000, e não os US$30.000 das compras. Os US$8.000 a mais de comida comprada ainda estão nas prateleiras para abril.
Folha da última semana de março
A folha da última semana de março é de US$6.000 e é paga em 5 de abril. Em 31 de março, a escrituração mostra US$6.000 de salários a pagar, mais o imposto do empregador sobre eles. A P&L de março carrega o custo. Em 5 de abril, o pagamento baixa a conta a pagar, e a P&L de abril não registra despesa para essa semana.
A demonstração de um mês e seu custo primário
Suponha que o imposto sobre vendas seja cobrado dos clientes e repassado ao estado.
| Linha | Valor |
|---|---|
| Vendas (líquidas de imposto sobre vendas, gorjetas dos empregados e descontos) | 100.000 |
| Custo de alimentos e bebidas | 22.000 |
| Mão de obra (salários da equipe e impostos do empregador sobre a folha) | 34.000 |
| Custo primário | 56.000 (56% das vendas) |
| Outros custos operacionais (aluguel, contas de consumo, taxas de cartão, reparos, materiais) | 28.000 |
| Lucro antes da remuneração do proprietário | 16.000 |
A remuneração do proprietário vai em linha própria, depois deste lucro. Se 56% é adequado depende do conceito e dos preços do restaurante.
E no seu caso?
- Você está comprando ou vendendo um restaurante, ou um credor pediu a P&L: os números serão conferidos com os registros. Comece por conferir a escrituração do vendedor e ajustes. Contagens de fim de mês e cortes da folha que nunca foram registrados são trabalho de escrituração contábil a concluir antes da revisão.
- Os meses não estão fechados, a comida ou a mão de obra ainda oscila depois das contagens e provisões, ou a escrituração está atrasada: veja como atualizar uma escrituração atrasada e a ajuda com escrituração contábil.
- A folha não bate com a escala, ou funcionários de turno são pagos em dinheiro: veja prestadores de serviços que podem ser empregados e atraso nos impostos da folha, se houve recolhimentos perdidos. Registros da folha que não fecham são trabalho de escrituração contábil.
- Sua escrituração é por competência e sua declaração é pelo regime de caixa, ou você não sabe qual é o registro oficial: leia escrituração por competência e declaração de imposto pelo regime de caixa.
- Um proprietário está na folha de uma corporação S ou é pago por meio de uma sociedade de pessoas: veja salário do proprietário de corporação S e pagamentos garantidos e retiradas.
- As gorjetas e as vendas do POS não batem com o banco: veja vendas diárias do POS e gorjetas no cartão.
Valores nesta página
| Indicador | Valor | Fonte |
|---|---|---|
| Alíquota da contribuição de Social Security de cada um, empregado e empregador Cada parte paga esta alíquota sobre os salários cobertos até a base salarial anual | 6,2% Ano fiscal 2026 | IRS: Publication 15, guia de impostos do empregador Verificado |
| Alíquota do imposto de Medicare para empregado e empregador, cada um Cada parte paga esta alíquota sobre os salários cobertos; não há limite de base salarial | 1,45% Ano fiscal 2026 | IRS: Publication 15, guia de impostos do empregador Verificado |
| Prazo geral de lançamento da multa de recuperação de impostos retidos (trust fund recovery penalty) Do 15 de abril seguinte para declarações de imposto sobre a folha entregues no prazo, ou da entrega tardia efetiva; há exceções | 3 anos | IRS: prazo de lançamento da multa de recuperação de impostos retidos (Trust Fund Recovery Penalty) Verificado |
| Data considerada de entrega da declaração anual de impostos sobre a folha para fins de lançamento No ano-calendário seguinte; a entrega efetiva posterior da declaração faz o prazo de lançamento começar mais tarde; exceções podem suspender ou eliminar o limite | 15 de abril | IRS: regras de lançamento da multa pela falta de recolhimento de impostos retidos Verificado |
Fontes primárias
- IRS: Publication 334, guia de impostos para pequenas empresas
- IRS: Publication 538, períodos e métodos contábeis
- IRS: Publication 15, guia de impostos do empregador
- IRS: registro e declaração de gorjetas
- IRS: instruções do Schedule C (Form 1040)
- IRS: Publication 541, sociedades de pessoas (Partnerships)
- IRS: instruções do Form 941
- IRS: instruções gerais dos Forms W-2 e W-3
- US Code: 26 U.S.C. 446, regra geral sobre métodos contábeis
- GovInfo: 26 CFR 1.446-1, regra geral sobre métodos contábeis
- IRS: Revenue Procedure 2015-13
- US Code: 26 U.S.C. 6672, falha em reter e repassar o imposto
- US Code: 29 U.S.C. 203, definições da Fair Labor Standards Act
- California Labor Commissioner: perguntas frequentes sobre gorjetas e gratificações
- US Code: 29 U.S.C. 218, efeito sobre outras leis
- GovInfo: 29 CFR 516.2, registros do empregador segundo a Fair Labor Standards Act
Sobre este guia
Traduzido do guia em inglês · Leia o original em inglês
Explica as regras gerais do ano fiscal indicado. Não é aconselhamento para a sua situação.
Alterações no original em inglês
- : Primeira publicação.